Juni 21, 2023

Lead Management Software: 9 Tools im Vergleich

Lesezeit ungefähr 16 min
frau mit tablet und mann mit laptop sitzen auf einer bank

Viele Leads zu generieren ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu langfristigen Kundenbeziehungen. Der nächste Schritt besteht dann darin, diese Leads in zahlende Kund:innen zu verwandeln. Dabei kann dir eine Lead Management Software helfen.

Mit einem Lead Management Tool kannst du den gesamten Verkaufsprozess steuern, von der Lead-Generierung bis hin zur Lead-Verwaltung und -Analyse. Doch welches Tool ist das richtige für dich, und welche Funktionen kannst du von einer Lead Management Software erwarten? In diesem Artikel findest du Antworten.

Was ist Lead Management?

Als Lead Management bezeichnet man sämtliche Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen, um Interessent:innen (auch Leads genannt) in Kund:innen zu verwandeln. Diese Maßnahmen können auf das Erfassen neuer Leads ausgerichtet sein, aber auch auf die Qualifizierung potenzieller Kund:innen sowie die Verwaltung und Analyse bereits konvertierter Leads. Ziel des Lead Managements ist es, qualitativ hochwertige Leads zu generieren, sie zu konvertieren und damit den Umsatz eines Unternehmens zu erhöhen.

Da im Lead Management viele verschiedene Aufgaben anfallen, die von unterschiedlichen Teams – meistens Marketing und Vertrieb – bearbeitet werden, kann es ganz schön schwierig werden, den Überblick zu behalten. Dazu kommt, dass auf dem Weg vom Lead zum Kunden bzw. zur Kundin jede Menge Daten erfasst werden, die übersichtlich dargestellt werden wollen.

Eine Lead Management Software kann dir dabei helfen, dein Lead Management besser zu organisieren – zum Beispiel, indem sie es dir ermöglicht, gewisse Abläufe zu automatisieren. Wie du konkret von einer solchen Software profitieren kannst, erklären wir dir im nächsten Abschnitt. 

Warum brauche ich eine Lead Management Software?

Heutzutage gibt es Unmengen an Softwares für Marketing, Sales und Co. Braucht man da überhaupt noch eine Lead Management Software? Wenn du starke Kundenbeziehungen aufbauen willst, dann auf jeden Fall. Von folgenden Vorteilen kannst du konkret profitieren:

Du sparst Zeit 

Ein starker Vorteil von Lead Management Softwares ist, dass sie in der Regel über zahlreiche Automatisierungs-Features verfügen. Wenn sich ein Lead zum Beispiel auf deiner Website in ein Interessent:innen-Formular einträgt, legen viele Tools automatisch ein entsprechendes Profil an. Ist der Lead erst einmal in deiner Datenbank, kannst du ihn automatisch bestimmten Mitarbeitenden zuweisen und mithilfe von Marketing Automation weiter qualifizieren. Was genau hier möglich ist, hängt von der Software deiner Wahl ab; mit Brevo kannst du zum Beispiel automatisierte Marketing E-Mails verschicken. 

Du konvertierst mehr Leads 

Im Grunde geht es beim Lead Management darum zu verstehen, was Leads benötigen, damit sie zu treuen Kund:innen werden. Denn nur wenn du weißt, was deine Leads wirklich wollen, kannst du sie glücklich machen und sie zu wiederkehrenden Käufen bewegen.

Eine Lead Management Software ermöglicht es dir, das herauszufinden. Basierend auf Informationen von deinem Sales und Marketing Team siehst du hier auf einen Blick, wer deine Leads sind, welche Pain Points sie haben und in welcher Phase der Vertriebs-Pipeline sie sich gerade befinden. So kannst du außerdem erkennen, welche Leads gerade deine Aufmerksamkeit benötigen und wo das Umsatzpotenzial am höchsten ist. 

Du stärkst die Kundenbindung 

Wenn Leads schon ab dem ersten Berührungspunkt mit deinem Unternehmen das Gefühl haben, verstanden zu werden, ist das der ideale Grundpfeiler für langfristige Kundenbeziehungen. Das wiederum wirkt sich positiv auf deinen Unternehmenserfolg aus, denn: Kund:innen zu halten ist günstiger und rentabler als immer wieder neue Kund:innen zu akquirieren. 

Mit einer Lead Management Software stellst du sicher, dass deine Leads die bestmögliche Betreuung erhalten und zu jedem Zeitpunkt über die Informationen verfügen, die sie benötigen. Außerdem kannst du die Reporting-Funktionen der Software dafür nutzen, aus vergangenen Conversions zu lernen und zu erkennen, welche Lead-Management-Maßnahmen gut funktionieren und welche eher nicht.

Wo liegt der Unterschied zu CRM-Systemen? 

Vielleicht fragst du dich jetzt: Kundenbeziehungen pflegen, Daten verwalten und die Vertriebs-Pipeline organisieren – ist das nicht eigentlich der Job eines CRM-Systems? Ja, das ist es! Tatsächlich wird Lead Management meist mit CRM Softwares betrieben, denn das Lead Management ist Teil des Kundenbeziehungs-Managements (CRMs). Separate Lead Management Softwares gibt es aber trotzdem. 

Während du mit einem CRM-System ganzheitliche Beziehungen zu potenziellen und bestehenden Kund:innen pflegen kannst, sind Lead Management Softwares darauf spezialisiert, Leads zu erfassen, zu qualifizieren und nachzuverfolgen.

Einen detaillierten Vergleich verschiedener CRM-Systeme findest du hier.

Die wichtigsten Funktionen einer Lead Management Software im Überblick

Zugegeben, das mag bislang alles etwas abstrakt klingen. Doch keine Sorge: Als nächstes erklären wir dir, wobei eine Lead Management Software Unternehmen konkret unterstützen kann. 

Lead-Generierung

Leads kannst du auf verschiedenen Kanälen ansprechen, zum Beispiel deiner Website, einer Landingpage, auf Social-Media-Kanälen oder mit E-Mail-Kampagnen – Stichwort Lead Marketing.

Ganz egal, wo sich deine Interessent:innen tummeln – sobald sie sich in dein Kontaktformular eintragen, registriert deine Lead Management Software das und fügt den Kontakt deiner Datenbank hinzu. Besonders praktisch ist es, wenn deine Software ergänzende Tools wie z.B. einen E-Mail Editor, einen Chatbot Builder oder einen Landingpage Builder enthält. So kannst du mit einem einzigen Tool verschiedene Marketing-Inhalte erstellen, die für deine Leads relevant sind – Stichwort Lead Nurturing.

Erfahre hier, wie du deinen eigenen Lead-Nurturing-Prozess aufsetzt.

Lead-Bewertung (Lead Scoring)

Du hast qualifizierte Leads gesammelt und möchtest diese nun weiter durch die Sales Pipeline führen? Dafür kannst du zum Beispiel ein Telefonat mit einem Interessenten vereinbaren oder einer Interessentin Infomaterial zukommen lassen. Welchen Lead du zuerst mit passenden Informationen versorgen solltest, darüber kann dir dessen Score Aufschluss geben.

Dieses sogenannte Lead Scoring übernimmt deine Lead Management Software für dich. Dabei bekommen deine Leads eine bestimmte Punktzahl zugeordnet, basierend auf ihrem Conversion-Potenzial sowie ihrem Interesse an deinem Unternehmen. So wird das Potenzial von Leads messbar gemacht und deine Mitarbeiter:innen können sie entsprechend priorisieren – zum Beispiel, indem sie eine E-Mail-Marketing-Kampagne genau zum richtigen Zeitpunkt verschicken. 

Lead-Verwaltung und Lead-Qualifizierung

Wenn du zielgerichtet auf einen Lead eingehen willst, hilft es, wenn du alle Informationen über ihn an einem Ort bündelst. In deiner Lead Management Software siehst du Details zu vergangenen Interaktionen zwischen dir und deinem Lead – zum Beispiel Meetings oder Telefonate –, die Kontaktdaten des Leads und in den meisten Fällen auch eine konkrete Umsatzprognose.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Sales Pipeline, das Herzstück der Lead Management Software: Sie zeigt an, in welcher Phase sich ein Lead gerade befindet und von welchem Team er betreut wird. Auch daran erkennst du, welche Leads besondere Aufmerksamkeit verdienen und wo der Handlungsbedarf besonders groß ist. 

Analyse

Du hast einen Lead erfolgreich konvertiert? Herzlichen Glückwunsch! Auf dem Erfolg ausruhen solltest du dich allerdings noch nicht. Schau dir lieber die Statistik an, um zu sehen, was du das nächste Mal noch besser machen kannst. Wie viele Leads hat dein Team diesen Monat akquiriert? Wie viele davon sind am Ende zu Kund:innen geworden und welchen Umsatz haben sie dir eingebracht? Darüber kann dir deine Lead Management Software Aufschluss geben.

Tipp: Frag deine neuen Kund:innen doch direkt, wie sie den Umgang mit deinem Unternehmen bewerten und wo sie noch Verbesserungsbedarf sehen. Besonders einfach geht das mit einer Feedback-E-Mail.

9 Lead Management Softwares im Detailvergleich

Du siehst: Eine Lead Management Software übernimmt ganz schön wichtige Aufgaben. Dementsprechend solltest du dir gut überlegen, welches Tool du letztendlich für dein Lead Management nutzt. Um dir die Entscheidung etwas zu erleichtern, stellen wir dir 9 der beliebtesten Lead Management Softwares im Detail vor. 

Zur Erinnerung: Oftmals verschwimmen die Grenzen zwischen Lead Management und Customer Relationship Management (CRM). Wundere dich also nicht, dass sich viele unserer Anbieter selbst als CRM Softwares beschreiben.

Du willst dir nicht alle Anbieter einzeln anschauen? Dann wirf doch einen Blick auf unsere Kurzübersicht:

Anbietergrundlegende Lead-Management-Funktionenintegrierte E-Mail Marketing Softwaredauerhaft kostenlose VersionPreis ab Trustpilot-Bewertung
Brevo0€4,4
Salesforce 25€1,3
Pipedrive14,90€4,5
Zoho0€1,9
Freshworks0€4,1
HubSpot0€3,3
Insightly$293,2
Zendesk19€1,3
Microsoft Dynamics 36560,80€1,5

Stand: 21. Juni 2023.

Brevo

Brevo ist eine CRM-Suite, mit der du ganzheitliches Lead Management betreiben kannst. Ob Landingpages, Newsletter, Live Chat, WhatsApp-Nachrichten oder Facebook Ads: Mit der Marketing-Plattform des französischen Unternehmens erstellst du im Handumdrehen Lead-Magneten. Die meisten Kanäle kannst du völlig kostenlos nutzen; für das Erstellen von Landingpages und Facebook Ads benötigst du das Business-Paket (ab 49€/Monat).

Anschließend kommt die Sales-Plattform ins Spiel: Hier kannst du deine neu gewonnenen Kontakte speichern, sie entlang der Vertriebs-Pipeline verfolgen und ihnen neue Deals, Notizen und Aufgaben hinzufügen. Lead-Scoring- und Reporting-Funktionen dürfen natürlich auch nicht fehlen. Und das Beste: Sämtliche CRM-Funktionen sind bei Brevo kostenlos verfügbar!

Repetitive Aufgaben, z.B. der Versand von Follow-up Mails, kannst du mit Brevo ganz einfach automatisieren. Auch der Versand automatischer Marketing-Kampagnen ist möglich. Dafür stehen dir diverse E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Besonders praktisch ist auch die Meetings-Funktion, über die Leads unkompliziert Videoanrufe mit dir vereinbaren und direkt über die Plattform abwickeln können. 


Salesforce Sales Cloud

homepage der lead management software salesforce

Salesforce ist wahrscheinlich den meisten von euch ein Begriff. Das SaaS-Unternehmen bietet so ziemlich alle Funktionen an, die du zum Aufbau von Kundenbeziehungen brauchst. Für dein Lead Management dürfte vor allem die Sales Cloud interessant sein: Damit kannst du Leads erfassen, filtern und qualifizieren und sie automatisch bestimmten Mitarbeitenden zuweisen.

Eine Echtzeit-Pipeline bekommst du im Professional-Paket (75€/User/Monat). Auch Automatisierungen sind möglich, aber erst im relativ teuren Enterprise-Paket (150€/User/Monat). Lead Scoring gibt es sogar erst im Unlimited-Paket für 300€/User/Monat.

Willst du außerdem Marketing E-Mails versenden, kannst du das mit der Marketing Cloud tun. Sie erlaubt es dir außerdem, automatisierte Workflows einzurichten und KI-gestützte Prognosen zu künftigen Deals zu erstellen. 


Preis: Sales Cloud ab 25€/User/Monat

Lies hier nach, wie der Anbieter im Vergleich mit 12 Salesforce-Alternativen abschneidet.


Pipedrive

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Eine anpassbare Deal Pipeline, ein visuelles Dashboard und zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten bekommst du mit der CRM-Plattform von Pipedrive. Du kannst zum Beispiel automatisch E-Mails auslösen, neue Deals erstellen und diese – ebenfalls automatisch – Mitarbeitenden zuweisen. Diese Automation Features sind jedoch erst mit dem Advanced-Paket (ab 27,90€/User/Monat) möglich.

E-Mail Marketing spielt in deinem Lead Management eine große Rolle? Auch das kannst du über Pipedrive abwickeln, allerdings brauchst du dafür ein kostenpflichtiges Add-on. Bei der Qualifizierung deiner Leads hilft ein integriertes Terminplanungs-Tool (gibt es auch erst ab dem Advanced-Paket).

Interessantes Zusatz-Feature: Bei Pipedrive steht dir ein KI-Vertriebsassistent zur Verfügung, der dir zum Beispiel dabei hilft, deine Performance zu optimieren. 

Preis: ab 14,90€/User/Monat


Zoho CRM

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Eine riesige Auswahl an Funktionen rund ums Lead Management bekommst du bei Zoho. Mit der Software hast du die Möglichkeit, Leads nicht nur in Formularen oder im Live Chat zu erfassen, sondern sogar, indem du die Visitenkarte deiner Interessent:innen scannst.

Einen Überblick über alle potenziellen Kund:innen liefern dir mehrere kundenspezifische Pipelines. Auch Lead Scoring, benutzerdefinierte Dashboards und Automatisierungsfunktionen wie der Versand von Follow-up Mails und die Zuweisung von Leads an Mitarbeitende hat Zoho zu bieten. Um deine Leads weiter zu qualifizieren, hast du bei Zoho zudem die Möglichkeit, Massen-Mails zu verschicken. 

Die meisten dieser Funktionen findest du allerdings erst ab dem kostenpflichtigen Standard-Paket für 14€/User/Monat. 

Tipp: Eine abgespeckte Version des Zoho CRMs bekommst du mit Zoho Bigin (ab 7€/User/Monat).


Preis: kostenlos, erweiterte Funktionen ab 14€/User/Monat


FreshSales

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FreshSales ist ein CRM des Anbieters FreshWorks. Auch dieser bietet wichtige Funktionen für dein Lead Management, darunter eine Sales Pipeline, Funktionen rund um die Kontaktverwaltung und Automatisierungen. Dazu hast du die Möglichkeit, mit Kontakten direkt über die Plattform in Kontakt zu treten, und zwar über Telefon, E-Mail, WhatsApp Business, Chatbot und mehr.

Besonders hilfreich ist auch die Freshsales-KI namens Freddy. Freddy unterstützt dich dabei, Vorhersagen zu treffen, Kundengespräche am Laufen zu halten und Leads zu bewerten. Wenn du von all dem Gebrauch machen willst, musst du dafür aber in ein höheres Paket wechseln. Vertriebsprognosen gibt es beispielsweise erst in der Pro-Version (39€/User/Monat).


Preis: kostenlos für 3 User, erweiterte Funktionen ab 15€/User/Monat


Hubspot CRM

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Auch Hubspot ist eine CRM Software, bei der du so ziemlich alle CRM-Funktionen bekommst, die du dir vorstellen kannst. Die wichtigsten Lead-Management-Funktionen sind im sogenannten Sales Hub gebündelt. Wenn du dich für das kostenlose HubSpot-Paket entscheidest, kannst du kostenfrei deine Kontaktdaten verwalten, Deals erstellen und verfolgen und bestimmte Abläufe automatisieren.

Lead Magnete wie Landingpages kannst du auch mit der kostenlosen Version erstellen, allerdings maximal 20 Stück. Auch dein E-Mail Marketing kannst du über HubSpot abwickeln – bis zu 2.000 Sendungen pro Monat sind mit der kostenlosen Version drin.

Wenn du bereit bist, für weitere Funktionen zu bezahlen, kannst du mit HubSpot auch benutzerdefinierte Chatbots bauen, Anrufe von der Plattform aus tätigen und mehr. Auf Wunsch kriegst du bei HubSpot auch eine komplette CRM-Suite inklusive Marketing, Sales, Kundenservice, CMS und Operations Hub. 

Preis: kostenlos, erweiterte Funktionen ab 18€/zwei User/Monat (Sales Hub)


Insightly

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Der nächste Anbieter in unserem Vergleich ist speziell auf kleine Unternehmen ausgelegt. Das spiegelt sich vor allem in der Benutzeroberfläche und dem relativ übersichtlichen Funktionsumfang wieder. Trotzdem: An Funktionen rund um die Lead-Verwaltung und das Aufgabenmanagement mangelt es auch bei dieser Software nicht. Lead Capturing, Sales Pipeline, Automatisierung, Analyse: All das ist mit Insightly möglich.

Wenn du außerdem E-Mail Marketing und Kunden-Support über die Plattform steuern willst, kannst du zusätzlich das Marketing- bzw. das Service-Paket erwerben. Hier stehen dir unter anderem ein simpler E-Mail Editor und Ticketing-System zur Verfügung.

Preis: $29/User/Monat, All-in-One-Paket mit CRM-, Marketing- und Service-Funktionen ab $349/Monat

Eine Übersicht über CRMs für kleine Unternehmen gibt’s hier.


Zendesk Sell

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Nicht nur eine, sondern gleich zwei Vertriebs-Pipelines bekommst du in der kostenlosen Version von Zendesk Sell. Außerdem kannst du mit der Software Leads generieren, die Interaktion mit deinen Leads nachverfolgen, SMS verschicken und Telefonate direkt über die Plattform führen. Besonders praktisch ist auch die mobile App, dank der du dein CRM immer dabei hast, sowie das Enrichment Tool, mit dem du Kundenprofile automatisch ergänzen und potenzielle Neukund:innen finden kannst.

Du willst noch mehr? Lead Scoring, Automatisierungen und Umsatzprognosen sind ab dem Growth-Paket möglich. Eine eigene E-Mail Marketing Software hat Zendesk nicht; du kannst aber mit Plugins viele Newsletter Softwares mit der Lead Management Software verknüpfen. 


Preis:
ab 19€/User/Monat


Microsoft Dynamics 365 Sales

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Unser Vergleich endet mit einem weiteren großen Namen: Microsoft Dynamics 365 Sales. Die Software bündelt verschiedene Funktionen und Anwendungen, die du für dein Lead Management nutzen kannst. Dazu gehören Funktionen rund um die Lead-Bewertung und -Verwaltung, das Sammeln von Echtzeit-Unterhaltungsdaten und das Verfassen von Marketing E-Mails.

Sogar dein Produkt-Management und die Angebots- und Rechnungserstellung kannst du über Microsoft Dynamics 365 Sales abwickeln. Wenn du bereits andere Microsoft-Produkte wie Outlook oder Teams nutzt, wird dir die Integration mit der Lead Management Software von Microsoft besonders leicht fallen.

Mehr Funktionen sind natürlich auch hier drin, wenn du bereit bist, dafür zu zahlen. Mit den teureren Paketen sind zum Beispiel Beziehungsanalysen, personalisierte Dashboards und Vorhersagen möglich. 

Preis: ab 60,80€/User/Monat

Checklist: So findest du ein Lead-Management-System, das zu dir passt

Die richtige Lead Management Software zu finden, kann zu einer echten Herausforderung werden. Denn mittlerweile gibt es jede Menge Tools, die sich zumindest in den grundlegenden Funktionen stark ähneln. Damit dir die Entscheidung leichter fällt, haben wir dir eine kurze Checklist zusammengestellt. Gehe sie am besten mit deinem Team durch und entscheide dann, welches Lead-Management-System am ehesten zu euch passt.

  • Einsatzbereich: Welche Abteilungen nutzen die Software hauptsächlich? (z.B. Vertriebsteam, Marketing)
  • Funktionsumfang: Welche Funktionen braucht ihr? Wollt ihr eine reine Lead Management Software oder lieber eine komplette All-in-One-Lösung?
  • Kosten: Liegen die Kosten in eurem Budget? Gibt es eine dauerhaft kostenlose Version?
  • Benutzeroberfläche: Ist die Software leicht bedienbar? Ist sie auch auf deutsch verfügbar?
  • Zusatzfunktionen: Kann die Software bei Bedarf um Funktionen ergänzt werden?
  • DSGVO-Konformität: Stammt der Anbieter aus der EU? (Mit einem Server-Standort innerhalb der EU bist du datenschutztechnisch auf der sicheren Seite, wenn du Kundendaten von EU-Bürger:innen verarbeitest.)
  • Plugins: Lässt sich die Software mit deinen anderen Sales und Marketing Tools verknüpfen, z.B. deinem Newsletter Tool oder deiner E-Commerce-Plattform?


Fazit: Bau dein Lead Management mit der passenden Software aus

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Das trifft durchaus auch auf die Wahl einer Lead Management Software zu. Damit du dich nicht zu lange mit aufwändigen Recherchen aufhalten musst, haben wir in diesem Artikel 9 Tools für dich verglichen.

Bestimmt hast du gemerkt, dass es vor allem auf deine individuellen Ansprüche ankommt und es auf die Frage „Welche ist die beste Lead Management Software?” nicht die eine richtige Antwort gibt. Denn Start-ups haben beispielsweise ganz andere Ansprüche als große Unternehmen.

Wir empfehlen dir auf jeden Fall ein CRM-System mit integrierten Lead-Management-Funktionen – eigenständige Lead-Management-Systeme gibt es ohnehin nur wenige. Denn wenn du schon Lead Management betreibst, willst du deine frisch konvertierten Kund:innen doch bestimmt auch langfristig halten und sie entlang der kompletten Customer Journey betreuen, oder? 

Und noch ein Tipp: Ein scheinbar niedriger Einstiegspreis mag verlockend klingen, aber oft fehlen hier wichtige Funktionen, die du später vermissen könntest. Manche Softwares – zum Beispiel Brevo – kannst du sogar völlig kostenlos nutzen und so selbst testen, ob sie deinen Ansprüchen genügen.

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