November 21, 2023

Follow-up E-Mails schreiben: Vorlagen, Tipps und Beispiele zum Nachmachen

Lesedauer etwa 15 min
follow-up email

Ist der Kontakt erst einmal hergestellt, entscheidet die Follow-up E-Mail, ob aus Interessierten Neukund:innen werden. Laut der „Rule of Seven“ benötigen wir durchschnittlich sieben Kontakte bis zum Kauf. Genau hier setzen Follow-up E-Mails an. Sie bauen Vertrauen auf und laden zur Interaktion ein. Die Kunst dabei ist, unaufdringlich zu bleiben und trotzdem Neugierde zu wecken.

Wir geben dir praxiserprobte Tipps und haben konkrete E-Mail-Vorlagen vorbereitet, damit bei deiner Kundenkommunikation nichts mehr schief geht. Erfahre alles Wichtige über Follow-up E-Mails – vom richtigen Zeitpunkt über aussagekräftige Betreffzeilen bis zum CTA.

Was ist eine Follow-up E-Mail?

Follow-up E-Mails sind Folge-E-Mails, die auf einem vorangegangenen Kontakt aufbauen. Sie sind eine Form des E-Mail Marketings und ein wichtiger Bestandteil deines Verkaufsprozesses. Ähnlich wie bei Erinnerungsmails wird auch bei einer Follow-up E-Mail der Dialog mit bestehenden oder potenziellen Kund:innen gefördert.

Inhalt einer Follow-up E-Mail kann beispielsweise die Zusammenfassung eines Telefonats sein, eine Terminerinnerung, eine Nachfrage oder auch ein Folgeangebot. Vor allem im Vertrieb werden Follow-up E-Mails gerne genutzt, um die Beziehung zu potenziellen Kund:innen zu stärken und die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses zu erhöhen. Damit das gelingt, müssen Nachfass-E-Mails klar, höflich und zielgerichtet formuliert sein.

Wann schreibt man eine Follow-up E-Mail?

Eine Follow-up E-Mail eignet sich für unterschiedlichste Szenarien. Sie gewährleistet, dass deine Botschaft gehört wird und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Typische Anlässe sind zum Beispiel:

  •  Geschäftliche Angelegenheiten: In der Geschäftswelt sind Follow-up E-Mails üblich nach Angeboten, Bewerbungen oder Verhandlungen. Sie zeigen Interesse und Engagement.
  • Nach Verabredungen oder Meetings: Nach einem Treffen, zum Beispiel einem Kundentermin, kannst du eine Follow-up E-Mail senden, um besprochene Punkte zu bestätigen, die nächsten Schritte festzulegen oder Dankbarkeit auszudrücken.
  • Versand wichtiger Informationen: Wenn du wichtige Dokumente oder Informationen gesendet und keine Rückmeldung erhalten hast, hilft eine Follow-up E-Mail, Unklarheiten zu beseitigen.
  • Unbeantwortete Anfragen: Falls eine vorherige E-Mail unbeantwortet geblieben ist, ermöglicht ein freundliches Follow-up, die Kommunikation wieder in Gang zu bringen.

Eine Follow-up Nachricht als KI Mail schreiben? Ja, das geht! In unserem Artikel erklären wir dir alles Wichtige dazu!

Mit Follow-up E-Mails nachfassen: So geht’s in 5 Schritten

Egal, ob du beruflich oder persönlich kommunizierst – Follow-up E-Mails sind ein mächtiges Werkzeug, um von deinem Gegenüber als vertrauenswürdig wahrgenommen zu werden. Wir zeigen, wie du in fünf einfachen Schritten deine eigene Follow-up Mail erstellst.

Schritt 1: Setze dir ein Ziel

Bevor du eine Follow-up E-Mail verfasst, ist es entscheidend, dass du dir ein klares Ziel setzt. Überlege, was du mit dieser E-Mail erreichen möchtest. Möchtest du eine Antwort auf eine unbeantwortete Frage erhalten? Willst du per Kaltakquise ein Webinar oder konkrete Produkte bewerben? Oder möchtest du einen Termin bestätigen? Dein Ziel wird den gesamten Ton und die Struktur deiner Nachricht beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, dass du vor dem Schreiben der E-Mail weißt, was du erreichen möchtest.

Schritt 2: Formuliere einen aussagekräftigen Betreff

Der Betreff ist das Erste, was deine Empfänger:innen im Posteingang sehen. Er sollte sofort klar machen, warum du dich meldest. Ein gut formulierter Betreff sollte prägnant und informativ sein, ohne zu aufdringlich zu wirken. Vermeide vage Betreffzeilen wie „Follow-up“ und schreibe stattdessen etwas Spezifisches, das Interesse weckt, wie „Gedanken zu unserem letzten Gespräch“. Ein ansprechender Betreff steigert die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail geöffnet wird.

Schritt 3: Erläutere den Kontext deiner E-Mail 

In deiner Follow-up E-Mail ist es wichtig, den Kontext zu erklären. Erinnere die Empfängerin oder den Empfänger an die letzte E-Mail, ein Treffen oder anderweitige Kommunikation, auf die du dich beziehst. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und zeigt, dass deine Nachricht relevant ist. Nutze klare und präzise Formulierungen, um den Kontext deutlich darzustellen. Erkläre gegebenenfalls, warum diese Follow-up-Nachricht wichtig ist.

Schritt 4: Baue einen CTA ein

Eine klar formulierter Handlungsaufforderung ist entscheidend, um deine Antwortquote zu erhöhen. Dein CTA (Call to Action) sollte direkt und freundlich sein. Zum Beispiel könntest du schreiben: „Wann passt es dir nächste Woche mit einem Termin?“ oder „Ich freue mich auf deine Rückmeldung bis Freitag.“ Der CTA sollte die Empfängerin oder den Empfänger ermutigen, auf deine Nachricht zu reagieren und die gewünschte Handlung auszuführen.

Schritt 5: Versende die Mail zur richtigen Zeit

Du solltest deine Nachricht weder zu früh noch zu spät verschicken. Sonst könntest du aufdringlich wirken oder bereits in Vergessenheit geraten sein. Vermeide Stoßzeiten und berücksichtige Feiertage sowie die Zeitzone deines Gegenübers. In der Regel sind Wochentage morgens oder am frühen Nachmittag gute Zeiten zum Versenden geschäftlicher E-Mails – ausgenommen Montagmorgen und Freitagnachmittag.

Gestalte deine Workflows smarter dank CRM Automation. In unserem Artikel erfährst du alles dazu!

9 Vorlagen für gelungene Follow-up E-Mails

Manchmal fällt es schwer, die richtigen Worte zu finden, um eine Follow-up E-Mail zu verfassen. Genau deshalb sind Vorlagen so hilfreich. Wir haben neun Anwendungsfälle für gelungene Follow-up E-Mails für dich ausgewählt. Egal, ob du dich nach einem ersten Kennenlernen melden möchtest, ein Telefonat zusammenfassen oder dich verabschieden willst – diese Follow-up E-Mail Templates helfen dir, effektive und höfliche Nachfragen zu formulieren.

Nach dem ersten Kontakt

Betreff: Angenehmes Kennenlernen – weiterführende Schritte

Liebe/r [Name],

ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich in bester Verfassung. Es war mir eine Freude, dich letzte Woche bei [Ort des Kennenlernens] persönlich kennenzulernen und über [Thema des Gesprächs] zu sprechen. Deine Einblicke und Ansichten haben mein Interesse geweckt, und ich sehe großes Potenzial für eine weitere Zusammenarbeit oder einen vertieften Austausch.

Ich möchte die Gelegenheit nutzen, um nächste Schritte zu besprechen. Ich schlage vor, dass wir:

  • Ein weiteres Meeting vereinbaren, um [spezifisches Thema oder Ziel] zu vertiefen. Wann passt es dir am besten?
  • Unsere Ideen und Ressourcen teilen, um [gemeinsames Ziel oder Projekt] voranzutreiben. Welchen Kanal bevorzugst du?

Vielen Dank für deine Zeit und die inspirierende Unterhaltung. Ich bin gespannt auf unsere gemeinsame Zukunft und freue mich, von dir zu hören.

Viele Grüße/Mit freundlichen Grüßen

Tipp: Vereinfache deinen Terminbuchungsprozess, indem du einen Online-Terminkalender einrichtest, über den deine Kund:innen in wenigen Klicks Meetings mit dir vereinbaren können. Möglich machen es Terminbuchungs-Tools.

Nach einem (virtuellen) Meeting

Betreff: Zusammenfassung unseres Meetings und [nächster Schritt]

Liebe/r [Name],

ich hoffe, es geht dir gut. Ich möchte mich nochmals herzlich für unser Meeting bedanken. Die Diskussion über [Thema des Meetings] war äußerst aufschlussreich, und ich bin begeistert von den Möglichkeiten, die sich ergeben könnten.

Ich fasse die wichtigsten Punkte zusammen, um sicherzustellen, dass wir auf dem gleichen Stand sind:

  1. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 1]
  2. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 2]
  3. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 3]

Ich bin schon gespannt auf die weitere Zusammenarbeit und schlage vor, dass wir [nächster Schritt oder Termin] vereinbaren, um die Dinge voranzutreiben. Bitte lass mich wissen, ob dir dieser Vorschlag zusagt, oder ob du weitere Fragen oder Anmerkungen hast.

Vielen Dank für deine Zeit. Ich freue mich darauf, unsere Pläne gemeinsam in die Tat umzusetzen.

Viele Grüße

Nach einem Telefonat

Betreff: Zusammenfassung unseres Telefonats und [nächster Schritt]

Liebe/r [Name],

ich möchte mich nochmals herzlich für unser Telefonat über [Thema des Gesprächs] bedanken. Die besprochenen Punkte waren äußerst interessant und ich schätze deine Zeit und dein Interesse an unserer Diskussion.

Um sicherzustellen, dass wir auf dem gleichen Stand sind und die nächsten Schritte klar sind, möchte ich die wichtigsten Punkte zusammenfassen:

  1. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 1]
  2. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 2]
  3. [Hauptthema oder Diskussionspunkt 3]

Ich freue mich darauf, unsere Pläne gemeinsam umzusetzen, und schlage vor, dass wir [nächster Schritt]. Bitte gib mir Bescheid, ob dir dieser Vorschlag zusagt, oder ob du noch Fragen hast.

Vielen Dank für deine Zeit und deine Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Viele Grüße

Nach einem Networking Event

Betreff: Rückblick auf [Name des Events]

Liebe/r [Name],

es war großartig, dich beim [Name des Events] zu treffen und gemeinsam an [Aktivitäten oder Gesprächen während des Events] teilzunehmen.

Ich würde mich freuen, von dir zu hören und deine Gedanken zum [Name des Events] zu erfahren. Bitte lass mich wissen, ob du an einer Fortsetzung unserer Gespräche interessiert bist oder wenn du andere Ideen oder Vorschläge hast.

Vielen Dank für deine Teilnahme und die wertvolle Zeit, die du investiert hast. Ich bin gespannt auf unseren weiteren Kontakt.

Viele Grüße

Nach dem Hinterlassen einer Voicemail

Betreff: Rückmeldung zu meiner Voicemail

Liebe/r [Name],

ich hoffe, dir geht es gut. Ich wollte dir kurz Bescheid geben, dass ich dir eine Voicemail hinterlassen habe.

Darin habe ich [kurze Zusammenfassung des Inhalts der Voicemail]. Dieses Thema ist mir wichtig, und ich freue mich auf deine Rückmeldung oder weitere Diskussion.

Bitte lass mich kurz wissen, ob du am [Zeitpunkt] Zeit hast für ein Gespräch per [Kanal], oder wenn du noch Rückfragen hast.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und herzliche Grüße

Nachdem eine Handlung durchgeführt wurde

Betreff: Weiterführende Schritte nach [Handlung, zum Beispiel eine erste E-Mail, ein Anruf, geteilte Dokumente]

Liebe/r [Name],

ich wollte mich nach [Handlung] kurz bei dir melden, um weitere Schritte zu besprechen. Ich freue mich sehr über dein Interesse an [Name des Unternehmens].

Um die Dinge weiter voranzubringen und sicherzustellen, dass du alle benötigten Informationen hast, schlage ich vor: 

  • Ein [spezifisches Angebot, eine Frage oder ein Vorschlag], um [Ziel oder Zweck] zu erreichen.
  • Ein [weiterführendes Gespräch oder Meeting] zu planen, um [Thema oder Projekt] zu vertiefen.
  • [Andere relevante Schritte oder Möglichkeiten], um [gemeinsame Ziele oder Interessen] zu unterstützen.

Bitte lass mich wissen, wie du fortfahren möchtest, oder wenn du Fragen oder Anmerkungen hast. Dein Feedback ist für mich äußerst wertvoll, und ich freue mich darauf, von dir zu hören.

Viele Grüße

Nach dem Versand eines Angebots

Betreff: Rückmeldung zu unserem Angebot

Liebe/r [Name],

ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich bei bester Gesundheit. Ich wollte mich kurz melden, nachdem ich dir unser Angebot für [Dienstleistung, Produkt oder Projekt] gesendet habe. Wir hoffen, es entspricht deinen Erwartungen und deckt alle deine Anforderungen in angemessenem Umfang ab.

Um sicherzustellen, dass wir deine Bedürfnisse vollständig verstehen und um offene Fragen zu klären, schlage ich vor:

  • [Ergänzende Informationen oder Unterlagen] bereitzustellen, um eine informierte Entscheidung zu ermöglichen.
  • [Einen Telefontermin oder ein Online-Meeting] zu vereinbaren.

Bitte lass mich wissen, wie wir dir am besten helfen können, und ob du weitere Informationen benötigst. Dein Interesse ist uns wichtig. Ich unterstütze dich gerne persönlich bei deiner Entscheidung.

Viele Grüße

Nach mehreren erfolglosen Follow-ups 

Betreff: Abschied und vielen Dank für die Gelegenheit

Liebe/r [Name], 

ich schreibe dir diese E-Mail, um das [Thema] abzuschließen.

Wie du weißt, habe ich dich bereits mehrfach kontaktiert, um [Ziel der vorangegangenen E-Mails]. Leider habe ich bis heute keine Antwort von dir erhalten. Ich respektiere deine Entscheidung und möchte mich für dein initiales Interesse und deine Zeit bedanken.

Falls sich deine Bedürfnisse oder Interessen in Zukunft ändern sollten, stehe ich weiterhin zur Verfügung, um dich zu unterstützen. Bis dahin wünsche ich dir alles Gute.

Viele Grüße

Bei mangelndem Interesse 

Betreff: Auf Wiedersehen und vielen Dank für unseren Kontakt

Liebe/r [Name],

ich hoffe, du bist gesund und munter. Der Kontakt mit dir war mir immer eine Freude.

Nach mehreren Versuchen, eine Verbindung herzustellen und deine Aufmerksamkeit zu gewinnen, habe ich bemerkt, dass mein Angebot möglicherweise nicht deinem Interesse entspricht. Jetzt ist vielleicht einfach nicht der richtige Zeitpunkt für eine Zusammenarbeit zwischen uns, und das kann ich akzeptieren.

Ich möchte dir für dein anfängliches Interesse und unseren Kontakt danken. Bitte zögere nicht, dich in der Zukunft zu melden, falls sich deine Bedürfnisse ändern. Ich lasse die Tür immer offen und würde mich freuen, von dir zu hören.

Für deine weiteren Projekte und Vorhaben wünsche ich dir viel Erfolg und alles Gute. Es wäre schön, wenn sich unsere Wege irgendwann wieder kreuzen.

Viele Grüße

Noch mehr nützliche E-Mail-Vorlagen findest du in diesem Artikel.

7 Tipps für effektive Follow-up E-Mails

Es ist nicht nur wichtig, eine Follow-up E-Mail zu senden, sondern auch sicherzustellen, dass sie die gewünschte Reaktion hervorruft. Lerne sieben wertvolle Tipps kennen, die dir helfen, Follow-up E-Mails zu schreiben, die wirklich gut ankommen.

Verwende ein CRM-System

Ein CRM-System ist nicht nur ein unverzichtbares Werkzeug für dein Vertriebs-Team, sondern hilft dir auch bei deinen Follow-up E-Mails. Es ermöglicht dir beispielsweise, Follow-up Mails automatisiert zu verschicken, Informationen über deine Leads jederzeit parat zu haben und die Öffnungsraten deiner E-Mails zu analysieren.

So kannst du individuell auf deinen Gegenüber eingehen und deine Nachricht wirkt relevanter. Zudem kannst du sichergehen, dass deine Follow-up E-Mails genau zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden. Durch die Integration von CRM-Systemen in deine Kommunikationsstrategie erreichst du maximale Effektivität mit deinen Follow-up E-Mails.

Noch auf der Suche nach dem passenden CRM-System? Unser Vergleich hilft dir bei der Recherche.

Wähle den passenden Kanal

Follow-ups müssen nicht immer per E-Mail kommuniziert werden. Es stehen viele verschiedene Kanäle zur Verfügung. Ein Telefonanruf ist zum Beispiel oft persönlicher als eine E-Mail und kann in manchen Situationen angemessener sein. Zudem stehen dir Messenger-Dienste wie WhatsApp, Social Media oder betriebsinterne Kommunikationsplattformen zur Verfügung. Die Wahl des richtigen Kanals hängt von den Vorlieben deines Gegenübers, der Art der Beziehung und der Dringlichkeit der Nachricht ab. Berücksichtige hier die Präferenzen deiner Kontakte und wähle den passenden Kommunikationsweg.

Erfahre hier, welche digitalen Kommunikationskanäle bei Kund:innen besonders beliebt sind.

Analysiere deine Performance

Um effektive Follow-up E-Mails zu schreiben, ist die kontinuierliche Analyse deiner Performance unerlässlich. Überwache Klick- und Öffnungsraten, um herauszufinden, wie gut deine E-Mails funktionieren. Beachte auch die Reaktion der Empfänger:innen auf deine Follow-up Nachrichten. Diese Daten bieten Einblicke in die Wirksamkeit deiner Strategie und helfen dir, Anpassungen vorzunehmen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Nutze vorhandene Daten

Die Nutzung vorhandener Daten über deine Leads ist entscheidend für den Erfolg deiner Follow-ups. Kenne die Interessen und Bedürfnisse deiner Kontakte, um maßgeschneiderte Follow-up E-Mails zu erstellen. Personalisierte Nachrichten werden besser wahrgenommen und haben deshalb eine höhere Erfolgschance. Nutze Informationen aus vorherigen Interaktionen, um relevante und ansprechende Follow-up E-Mails zu verfassen.

Mach Gebrauch von Automatisierungen

Wie bereits angesprochen, können Automatisierungs-Tools den Versand Follow-up E-Mails vereinfachen und effizienter gestalten. Du kannst Sequenzen – sogenannte Workflows – erstellen, um Follow-up E-Mails automatisch zu versenden, basierend auf bestimmten Aktionen oder Zeitplänen. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass du keine Follow-up-Chancen verpasst.

Bleib erreichbar

Die beste Follow-up E-Mail nützt nichts, wenn du für Rückfragen nicht erreichbar bist. Sorge dafür, dass du auf Anfragen zeitnah reagierst und deine Kontaktdaten leicht zugänglich sind. Eine Telefonnummer gibt deinen Leads die Möglichkeit, ganz persönlich mit dir zu sprechen. Das kann das Vertrauen stärken und ist die beste Voraussetzung zum Einleiten eines Verkaufsgesprächs.

ISDN war gestern – heute telefoniert man per über das Internet. Erfahre hier, wie du an eine virtuelle Telefonnummer kommst.

Vermeide Fehler

Vermeide unklare Botschaften, aggressives Drängen, mangelnde Personalisierung und Fehler in Grammatik und Rechtschreibung. Setze stattdessen auf klare Handlungsaufforderungen, unaufdringliches Nachhaken in angemessenen Zeitabständen, Personalisierung und fehlerfreie Texte. So vermittelst du Seriosität und Professionalität.

Fazit: Mehr Abschlüsse dank Follow-up-Mails

Richtig eingesetzt, steigern Sales Follow-up E-Mails deine Abschlussrate. Du hältst den Dialog aufrecht, versorgst dein Gegenüber mit relevanten Informationen und baust auf diese Weise eine Beziehung mit ihm auf. Das stärkt das Vertrauen in dich und erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen Verkauf.

Unsere Follow-up E-Mail Templates bieten dir eine solide Grundlage für verschiedenste Situationen. Passe die Texte individuell auf deine spezifischen Bedürfnisse und die deiner Zielgruppe an, um die Relevanz und Wirkung zu erhöhen. Sei außerdem stets erreichbar für Rückfragen, damit deine Follow-up-Kommunikation nicht einseitig bleibt.

Wichtig ist auch, dass du dir bei deinem Follow-up klare Ziele setzt, einen geeigneten Zeitpunkt festlegst und dich für einen passenden Kanal entscheidest. Durch Automatisierungen und datenbasierte Personalisierungen holst du die maximale Effizienz aus deinen Nachfassaktionen heraus. Eine geeignete CRM Software wie Brevo hilft dir dabei.

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