Januar 31, 2024

CRM-Systeme im Vergleich: 12 CRM Softwares für jeden Anspruch (2024)

Lesezeit ungefähr 23 min
frau vergleicht crm-systeme

Du willst deine Kund:innen glücklich machen? Ein Customer-Relationship-Management-System (kurz: CRM-System) hilft dir dabei. Mit einer Software für Kundenbeziehungsmanagement kannst du nämlich all deine Kontakte verwalten, Leads beobachten, Prognosen erstellen und vieles mehr.

Ob für Großunternehmen oder Start-ups: Eine CRM Software ist heutzutage unverzichtbar. Zum Glück gibt es CRM Tools für jedes Budget und alle möglichen Ansprüche. Welche Optionen es gibt, was die einzelnen Lösungen leisten und wie du das passende CRM-System für dein Unternehmen findest, erfährst du in unserem ultimativen CRM-Software-Vergleich.


Warum brauche ich ein CRM-System? 5 Vorteile von CRM Softwares

Ein CRM-System – manchmal auch CRM-Plattform oder CRM Tool genannt – ist generell immer eine gute Idee. Warum? Weil gute Beziehungen zwischen Marken und Kund:innen heutzutage entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind.

Stell dir vor, du kaufst ein Produkt in einem Online-Shop, aber die Nachbetreuung lässt zu wünschen übrig: Du hast ein Problem und wirst von einem Mitarbeitenden zum nächsten weitergereicht. Jedes Mal musst du aufs Neue schildern, wo dein Problem liegt. Zudem bekommst du völlig irrelevante Marketing-Nachrichten. Würdest du beim nächsten Mal erneut in diesem Unternehmen einkaufen oder lieber bei einem der vielen Konkurrenten?

Mit einem CRM Tool kannst du dafür sorgen, dass solche Situationen gar nicht erst entstehen. Darin werden Kundeninformationen und -interaktionen nämlich teamübergreifend und in Echtzeit festgehalten. Somit behältst du immer den Überblick – egal, ob es sich bei deinen Kontakten um Leads, Neukund:innen oder den etablierten Kundenstamm handelt. Konkret bietet dir ein CRM-System folgende Vorteile:

Wie unterscheiden sich CRM Tools von Lead Management Softwares? In diesem Artikel bekommst du Antworten.

1. Bessere Organisation

Ein CRM-System verschafft dir Übersicht über all deine Kundendaten, und das über alle Kommunikationskanäle hinweg. Selbst, wenn diese Informationen von einem Teammitglied geändert oder ergänzt werden, bleiben alle Unternehmensbereiche immer auf dem neuesten Stand – denn Änderungen werden in einem CRM-System in Echtzeit vorgenommen.

Warum es so wichtig ist, Informationen zu deiner Kundschaft immer im Blick zu haben und stets aktuell zu halten? Weil du deine Kund:innen mit jedem Telefonat und jeder E-Mail ein bisschen besser kennenlernen kannst. Das wiederum hilft dir, zielgenaue Marketing-Aktivitäten zu planen und zu entscheiden, welche deiner Kund:innen priorisiert werden sollten. Ein CRM-Tool hilft dir also nicht nur beim Kontakt-, sondern auch beim Vertriebsmanagement sowie bei der Kundenkommunikation.

Dadurch, dass deine Kundenkontakte in einem CRM-System teamübergreifend gemanagt werden, fördert eine solche Software-Lösung außerdem Teamwork. Ob Vertriebsteam, Marketing oder Kundenservice: Alle arbeiten gemeinsam daran, die Customer Journey deiner Kund:innen so angenehm wie möglich zu gestalten.

Bevor du mit einem CRM-System durchstarten kannst, solltest du dir zunächst eine passende CRM-Strategie überlegen.

2. Zeitersparnis 

Eine bessere Organisation deiner Unternehmensprozesse kann dir langfristig Zeit einsparen. Denn wenn jeder immer auf die Informationen zugreifen kann, die er oder sie gerade benötigt, müssen deine Mitarbeiter:innen nicht mehr manuell Ordner durchsuchen – sie können einfach das Dashboard des CRM-Tools konsultieren. Außerdem sehen alle deine Teams, woran die anderen gerade arbeiten. Dadurch kann zum Beispiel der Vertrieb besser einschätzen, wann ein Lead bereit für den Abschluss eines Deals ist, und so Aufgaben besser priorisieren. Im Endeffekt sparst du mit einem gut geführten CRM-System Zeit und erhöhst deine Produktivität.

Noch mehr Zeit gewinnst du mit Automatisierungen. So kannst du mit vielen CRM Tools automatisch Leads verfolgen und E-Mails verschicken. Ein Lead steht kurz vor dem Abschluss? Lass dich von deinem CRM Tool darüber informieren. Ein Kunde hat Produkte zu seinem Warenkorb hinzugefügt, aber keinen Kauf getätigt? Erstelle einmalig einen E-Mail Workflow und lass in Zukunft dein CRM Mails an Warenkorbabbrecher:innen senden. 

3. Wertvolle Insights 

Da du in einem CRM-System alle Informationen bündelst, die du über deine Kundschaft besitzt – von Kontaktdaten über Interessen bis hin zu Pain Points – kannst du besser verstehen, warum Kund:innen gewisse Handlungen vornehmen. Viele CRMs lassen sich zum Beispiel mit sozialen Netzwerken verknüpfen. Darauf basierend kannst du Zukunftsprognosen erstellen, Marketing-Kampagnen anpassen und Vertriebsprozesse optimieren. Das hilft deinem Unternehmen nicht nur beim Erhöhen der Verkaufschancen, sondern auch bei der Aufrechterhaltung guter Kundenbeziehungen. Denn nur, wenn du die Bedürfnisse deiner Kundschaft kennst, kannst du diese auch erfüllen.

4. Messbare Ergebnisse 

Wenn du all deine Kundeninteraktionen und -aktivitäten dokumentierst, ist das die perfekte Grundlage für skalierbare Ergebnisse. Beispielsweise kannst du anhand deiner Lead Management Pipeline erkennen, wie viele Leads dein Sales Team bereits konvertiert hat, wie viele kurz vor dem Abschluss stehen und wie viele noch vom Marketing Team betreut werden müssen – Stichwort Lead Nurturing.

Außerdem kannst du in einem CRM Aufgaben erstellen und diese einzelnen Mitarbeiter:innen zuweisen. So hast du immer eine Übersicht darüber, welche Ziele konkret erreicht wurden und an welchen noch gearbeitet wird. All das verschafft dir Planungssicherheit und hilft beim Aufbau einer Unternehmensstrategie.

5. Höhere Kundenzufriedenheit 

Der eigentliche Grund, Customer Relationship Management zu betreiben, ist die Pflege von Kundenbeziehungen. Deshalb zielen alle oben genannten Vorteile konkret auf eines ab: Die Zufriedenheit deiner Kund:innen zu erhöhen. Wenn du weißt, wer deine Kund:innen sind und was sie wollen, kannst du deine Kundenbetreuung darauf ausrichten. Das macht nicht nur deine Kundschaft glücklich, sondern kann langfristig gesehen auch den ROI deines Unternehmens steigern – denn zufriedene Kund:innen bleiben oftmals gerne einem Unternehmen treu.


Welche CRM Software ist die beste? 12 CRM Tools in der Übersicht 

Die Vorteile eines CRM-Systems liegen also auf der Hand. Etwas komplizierter wird es bei der Frage nach der perfekten CRM Software. Denn sind wir mal ehrlich: An Auswahl mangelt es nicht. Um dir die Entscheidung für ein CRM-Tool etwas zu erleichtern, haben wir 12 Anbieter miteinander verglichen. 

Zunächst haben wir uns angeschaut, welche Funktionen die einzelnen Lösungen zu bieten haben. Dafür haben wir uns immer auf den günstigsten verfügbaren Bezahltarif bei monatlicher Abrechnung bezogen. Hier ist unsere Übersicht der top 12 CRM-Systeme (Stand: 31.01.2024).

Anbieter Kontakte verwalten Automation Lead Management Integrierte E-Mail Marketing Software unbegrenzte Kontakte* Preis ab Trustpilot-Bewertung
Brevo 19€ 4,3
Salesforce (Sales Cloud) 25€ 1,4
Pipedrive 14,90€ 4,5
Monday 12€ 3,4
CentralStationCRM 20€
Zoho 20€ 4,4
HubSpot CRM 30€ 3,1
ActiveCampaign (Sales) 19$ (nur jährliche Abrechnung) 3,2
Microsoft Dynamics 365 (Sales) 60,80€ 1,5
SugarCRM (Sell) 49€ 2,5
Insightly CRM $29 (nur jährliche Abrechnung) 3,2
SAP (Sales Cloud) ? auf Anfrage 3,4

*Einige CRM-Systeme rechnen nach Anzahl der Kontakte ab. Das heißt, je mehr Kontakte du deinem CRM hinzufügst, desto mehr bezahlst du. Darauf solltest du bei deiner Preisberechnung achten.

Jetzt, wo du dir einen ersten Überblick über verfügbare Funktionen gemacht hast, schauen wir uns die einzelnen CRM-Anbieter im Detail an.

Brevo

Brevo ist eine komplette CRM-Suite und bietet dir wichtige CRM-Funktionen wie das Hochladen von Kontakten, das Erstellen von Aufgaben sowie das Verwalten und Analysieren deiner Sales Pipeline. Lead-Generierung, -Verwaltung und -Analyse steuerst du bei Brevo von einer einzigen Plattform aus. Und das Beste: Die Brevo Sales-Plattform mit den oben genannten kannst du völlig kostenlos nutzen!

Auch bei der Kundenkommunikation unterstützt dich die Software von Brevo: Erstelle Lead-Magneten wie personalisierte Landingpages, WhatsApp-Nachrichten oder Facebook Ads, verschicke Marketing E-Mails – auf Wunsch auch automatisiert –, vereinbare Meetings und tätige Anrufe. Dank Server-Standorten in Deutschland & der EU bleibst du dabei auch noch DGSVO-konform.

Das macht Brevo besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Das besondere an Brevo ist, dass es als Teil einer umfassenden Software Suite daherkommt. Mit Brevo kannst du E-Mail und SMS Marketing, Marketing Automation, Live Chats, Chatbots, Transaktionsnachrichten, CRM und vieles mehr von einer einzigen Plattform aus steuern. Das ist nicht nur bequem, sondern hat außerdem den Vorteil, dass du nahtlos mit deiner Kundschaft kommunizieren kannst. So behältst du einen ganzheitlichen Überblick über all deine Sales- und Marketing-Maßnahmen.

Das Brevo CRM eignet sich für:

Unternehmen, die ein CRM mit soliden Funktionen im Bereich Lead Management und Kontaktverwaltung suchen und E-Mail Marketing, Automatisierungen und Co. auf einer einzigen Plattform bündeln wollen. 


Salesforce

Wahrscheinlich ist Salesforce den meisten von euch bereits ein Begriff. Das Salesforce CRM (läuft unter dem Namen Sales Cloud) bietet dir sehr umfangreiche CRM-Funktionen rund um das Management von Leads und Kontakten. Das Erfassen, Filtern und Qualifizieren von Leads ist mit der Software ebenso drin wie das Erstellen von Umsatzprognosen. Was die Funktionen angeht, kannst du das CRM-System problemlos an deine Bedürfnisse anpassen.

Funktionen rund ums Marketing und den Kundensupport findest du in der Marketing bzw. der Service Cloud, die du bei Bedarf hinzubuchen kannst. Auch Workflows kannst du mit Salesforce automatisieren, allerdings erst im Enterprise-Tarif für 150€/User/Monat.

Das macht Salesforce besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Nicht allen Anbietern von CRM-Systemen gelingt es, einen so großen Funktionsumfang mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu kombinieren – Salesforce schon.

Das Salesforce CRM eignet sich für:

Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-Tool benötigen und bereit sind, dafür entsprechend zu zahlen.

Lies hier nach, wie das CRM im Vergleich mit 12 Salesforce-Alternativen abschneidet.

Pipedrive

Der CRM-Anbieter Pipedrive wirbt mit der Benutzerfreundlichkeit seiner CRM-Lösung und einem top Preis-Leistungs-Verhältnis. Und tatsächlich ist Pipedrive in unserem CRM-Vergleich einer der günstigsten Anbieter. Für 14,90€/User/Monat bekommst du wichtige Funktionen rund um das Kunden- und Aufgaben-Management, darunter die obligatorische Deal Pipeline sowie ein visuelles Dashboard. Auf die Automatisierung von Workflows musst du im günstigsten Tarif aber verzichten.

Über 400 Integrationen helfen dir dabei, andere Tools aus deinem Tech Stack mit dem CRM-System von Pipedrive zu verknüpfen. Über ein kostenpflichtiges Add-on kannst du dein CRM außerdem um eine E-Mail Marketing-Funktion erweitern.

Das macht Pipedrive besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Die CRM Software von Pipedrive ist intuitiv zu bedienen – das ist in der CRM-Welt nicht selbstverständlich. 

Das Pipedrive CRM eignet sich für:

Unternehmen, die nur bestimmte CRM-Funktionen benötigen und auf E-Mail Marketing verzichten können beziehungsweise dafür bereits ein anderes Tool nutzen.

Monday.com

Vertriebs-Pipelines, Kontaktdatenbank, Formulare zur Lead-Erfassung: Auch die CRM Software von Monday bietet dir viele nützliche CRM-Funktionen. Neben den obligatorischen Funktionen rund um das Kundenmanagement kannst du mit Monday auf Wunsch auch Massen-E-Mails verschicken, um mit deinen Kund:innen in Kontakt zu bleiben, und gewisse Aufgaben automatisieren. Auch Umsatzprognosen sind prinzipiell möglich.

Ebenfalls praktisch: die Integration mit Gmail und Outlook, die es dir erlaubt, dein E-Mail-Konto mit dem CRM zu verknüpfen und all deine Kundenkorrespondenzen an einem Ort zu bündeln. Beachte jedoch, dass die meisten dieser Funktionen nicht im günstigsten Einstiegstarif verfügbar sind.

Das macht Monday besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Monday bietet nicht nur ein cloudbasiertes CRM, sondern auch eine Software für Projektmanagement. Dementsprechend kannst du mit der Lösung auch Projekt-Workflows erstellen und verwalten. Außerdem ist es vergleichsweise günstig.

Das Monday CRM eignet sich für:

Unternehmen, die nach einem Tool suchen, mit dem sie grundlegende CRM-Funktionen nutzen und Projekte managen können.

CentralStationCRM

screenshot centralstation crm-system vergleich

Der nächste Anbieter in unserer Liste kommt aus Deutschland: CentralStationCRM richtet sich an kleine Unternehmen und beschränkt sich bei den Funktionen aufs Wesentliche. Konkret kannst du mit dem CRM Daten ordnen, Kontakte filtern, Aufgaben anlegen und laufende sowie abgeschlossene Deals ansehen. 

Wie der Name bereits ahnen lässt, handelt es sich beim CentralStationCRM um ein reines CRM. Willst du zusätzlich z.B. E-Mail Marketing betreiben, musst du dafür auf ein Plugin zurückgreifen.

Ein Pluspunkt im Hinblick auf die DSGVO ist der Server-Standort in Deutschland.

Das macht CentralStationCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

CentralStationCRM richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen und bietet eine einfache Benutzeroberfläche, mit der auch Einsteiger:innen CRM betreiben können.

CentralStationCRM eignet sich für:

Kleine Unternehmen, die nur ganz einfache CRM-Funktionen benötigen und Wert auf die Einhaltung der DSGVO legen.

Zoho

Wie du in unserer Übersicht siehst, wartet das CRM vom Anbieter Zoho selbst im günstigsten Tarif mit Automatisierungs- und E-Mail-Marketing-Funktionen auf. Klassische CRM-Funktionen wie das Erstellen von Pipelines, das Bewerten von Leads oder die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter:innen sind natürlich auch verfügbar.

Du willst noch mehr? Dann kannst du zusätzlich zum Zoho CRM auch Features wie Campaigns (E-Mail Marketing), Bookings (Online-Terminbuchung) oder Forms (Online-Formulare) hinzubuchen.

Tipp: Mit Bigin bietet Zoho ein abgespecktes, auf kleine Unternehmen zugeschnittenes CRM-System an.

Das macht Zoho besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Zoho kann nicht nur Kundenbeziehungsmanagement, sondern auch Vertriebs- und Marketing-Automatisierung, E-Mail Marketing und mehr. All das lässt sich von einer Plattform aus steuern.

Zoho eignet sich für:

Unternehmen, die bereits Erfahrung im CRM-Bereich haben und auch bei vielen Funktionen noch den Überblick behalten können.

Du überlegst, CRM mit Excel betreiben? Hier erfährst du, warum das keine so gute Idee ist.

HubSpot

Ein weiterer bekannter Name in unserem CRM-System-Vergleich ist HubSpot. Wenn du willst – und bereit bist, dafür einen recht stolzen Preis zu bezahlen – bietet dir der US-Anbieter eine komplette CRM Suite, die kaum einen Wunsch offen lässt. Diese Suite beinhaltet 5 Hubs für Marketing, Sales, Kundenservice, CMS und Operations. Damit kannst du nicht nur deine Kontakte und Verkaufsprozesse, sondern praktisch dein komplettes Unternehmen verwalten.

Wenn du dich nur für klassische CRM-Funktionen interessierst, dann solltest du dir den Sales Hub genauer anschauen. Hiermit kannst du Kontakte verwalten, Deals verfolgen, deinen Mitarbeitenden Leads zuweisen und einiges mehr. Einige dieser Funktionen sind kostenlos nutzbar.

Das macht HubSpot besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Die HubSpot CRM Suite deckt jeden denkbaren Bereich des Kundenbeziehungsmanagements ab, von Akquise über Lead Nurturing bis hin zur Nachbetreuung.

HubSpot eignet sich für:

Unternehmen mit sehr großem Budget beziehungsweise sehr wenigen Kontakten. Wenn du HubSpot auch für dein E-Mail Marketing benutzen willst, solltest du beachten, dass HubSpot nach Anzahl deiner Marketing-Kontakte abrechnet. Das heißt: Je mehr Kontakte du hast, desto teurer wird es für dich. Mehr Infos findest du in unserem Artikel über die beliebtesten HubSpot-Alternativen.

ActiveCampaign

ActiveCampaign ist vor allem für seine E-Mail-Funktionen bekannt. Dementsprechend kannst du mit dem Tool Newsletter und andere Marketing E-Mails professionell gestalten und versenden. Aber auch für dein CRM kannst du ActiveCampaign nutzen.

Besonders hervorzuheben sind die möglichen Automatisierungsoptionen des ActiveCampaign CRMs. Zum Beispiel können Leads anhand ihrer Aktivitäten automatisch bestimmten Listen zugeordnet werden. Außerdem kannst du automatisierte Nachrichten verschicken.

Das macht ActiveCampaign besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

ActiveCampaign ist im Kern eine E-Mail Marketing Software. Dementsprechend kann das Tool in diesem Bereich mehr als viele andere, klassische CRM-Lösungen.

ActiveCampaign eignet sich für:

Unternehmen mit wenigen Kontakten, die wesentliche CRM- und E-Mail-Marketing-Funktionen benötigen. Denn: Genau wie HubSpot rechnet ActiveCampaign bei Nutzung der E-Mail-Marketing-Funktionen nach Anzahl deiner Kontakte ab. Das heißt: mehr Kontakte = höhere Kosten.

Microsoft Dynamics 365

Auch die Branchengröße Microsoft bietet mit Dynamics 365 ein umfangreiches CRM-System an. Du kannst hier individuelle Schwerpunkte setzen, indem du die Applikationen auswählst, die du brauchst. Ein klassisches Sales CRM bekommst du beispielsweise mit der Anwendung Microsoft Dynamics Sales. Sales Pipelines, gebündelte Kundendaten und automatische Erinnerungen helfen dir, deine Kundenbeziehungen zu pflegen.

Ebenfalls praktisch: Echtzeit-Unterhaltungsdaten helfen deinen Vertriebsmitarbeiter:innen, während eines Kundengesprächs besser auf ihren Gegenüber einzugehen.

Auch bei Microsoft hast du die Möglichkeit, dein CRM mit anderen Produkten zu ergänzen, darunter Lösungen für die Bereiche Marketing, Kundenservice, Finanzen und Supply Chain.

Das macht Microsoft Dynamics 365 besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Ein großer Vorteil des Microsoft CRMs ist die einfache Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook, Teams oder OneNote.

Microsoft Dynamics 365 eignet sich für:

Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-System suchen und bereits andere Microsoft-Produkte verwenden.

SugarCRM

Über SugarCRM kannst du dein gesamtes Kontakt-, Lead und Opportunity Management abwickeln. Möglich machen es die drei Produkte Sugar Market (Marketing Automation), Sugar Sell (Sales) und Sugar Serve (Kundenservice). Sie helfen dir dabei, deine Vertriebs-Pipeline zu optimieren, Prozesse zu automatisieren, Leads und Kund:innen zielgerichtet anzusprechen und dadurch sowohl die Kundenzufriedenheit, als auch deinen Umsatz zu erhöhen.

Besonders interessant ist die integrierte KI-Lösung namens Sugar Predict. Sie hilft dir unter anderem, zu verstehen, wie sich deine Kund:innen gerade fühlen und zeigt dir anhand von Vorhersagen, wo deine größten Verkaufschancen liegen.

Das macht SugarCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

SugarCRM bietet fortgeschrittenere KI- und Automatisierungs-Features als viele andere CRM-Systeme.

SugarCRM eignet sich für:

Unternehmen, die viel Wert auf Automatisierungen sowie Unterstützung durch KI legen.

Insightly

Das CRM-System von Insightly ist speziell auf kleine Unternehmen ausgelegt. Es bietet Anwender:innen solide CRM-Funktionen, darunter eine Sales Pipeline, eine Kontaktdatenbank und grundlegende Automatisierungen. Auch einige Funktionen für dein Projektmanagement findest du bei Insightly.

Bei Insightly hast du außerdem die Option, ein Marketing- bzw. ein Service-Paket dazu zu buchen, oder gleich die komplette Insightly All-in-One-Lösung zu nutzen. Hier sind dann auch E-Mail Marketing und ein Ticketing-System mit inbegriffen und du kannst deine Kundschaft ganzheitlich betreuen. Und wenn dir das nicht reicht: Insightly bietet dir über 2.000 Integrationen, die es dir erlauben, diverse externe Softwares und z.B. auch deine Social-Media-Kanäle mit dem CRM zu verknüpfen.

Das macht Insightly besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Insightly ist übersichtlich und relativ einfach zu bedienen. Dadurch eignet es sich vor allem für kleinere Unternehmen und CRM-Einsteiger:innen.

Insightly eignet sich für:

Kleine und mittlere Unternehmen, die ein leicht zu bedienendes CRM-System benötigen und auf allzu ausgefeilte Funktionen verzichten können.

SAP Sales Cloud

Mit der SAP Sales Cloud erhältst du einen Überblick über bestehende und potenzielle Kund:innen und kannst deren Aktivitäten erfassen und organisieren. Reporting und Forecasting sowie intelligente Empfehlungen helfen dir dabei, deine Vertriebsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus hat die SAP Sales Cloud einige nützliche Zusatzfunktionen zu bieten: Hast du beispielsweise ein physisches Geschäft, kann dir die Software beim Planen einer „perfekten Filiale” helfen und so zur Verbesserung deiner Vertriebsstrategie beitragen.

Wenn du bereits andere SAP-Anwendungen nutzt, beispielsweise das ERP des Anbieters, kannst du diese ganz einfach mit der Sales Cloud verbinden. Und wenn deine Ansprüche von der Sales Cloud allein nicht erfüllt werden, stehen dir weitere Ergänzungen wie die Commerce Cloud, die Customer Data Platform oder die Service Cloud zur Verfügung.

Das macht SAP besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:

Das CRM-System der Software-Größe SAP bietet umfangreiche Funktionen rund um die Vertriebsoptimierung, die über die Must-haves eines CRMs hinausgehen.

SAP eignet sich für:

Unternehmen, die schon Erfahrung mit SAP-Anwendungen haben bzw. sich nicht davor scheuen, ihr Team in das neue Programm einzuarbeiten. Aufgrund der Komplexität kann das nämlich etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Worauf du bei der Wahl deines CRM-Systems achten solltest 

Welche Arten von CRM Softwares gibt es?

Bei der Wahl eines CRMs kannst du grundsätzlich zwischen zwei Arten entscheiden: Einer Cloud-Lösung oder einem On-Premise-CRM-System. Bei einem cloud-basierten CRM erwirbst du eine Nutzungslizenz von einem SaaS-Anbieter und kannst damit von überall auf die Anwendung zugreifen. Bei einem On-Premise-CRM-System hingegen erwirbst du die komplette Software und installierst sie lokal auf einem Computer. 

Wie du siehst, gibt es viele verschiedene CRM-Tools, deren Preise und Funktionen sich teils gravierend voneinander unterscheiden. Da kann es schwer fallen, sich für eine Software zu entscheiden. Um die richtige Wahl zu treffen, empfehlen wir dir deshalb, beim Vergleichen auf folgende 5 Kriterien zu achten: 

1. Funktionsumfang

Zunächst solltest du dich fragen, welche Funktionalitäten du von einem CRM erwartest. Wenn du nach einem einfachen Tool suchst, mit dem du deine Kontakte organisieren, Leads tracken und simple Analysen erstellen willst, dann ist eine komplexe CRM Software vielleicht gar nicht nötig. Behalte auch im Hinterkopf, dass mehr nicht immer besser ist: Bei Anwendungen mit sehr vielen Funktionen musst du oftmals bei der Benutzerfreundlichkeit Abstriche machen – vom Preis ganz zu schweigen.

Hast du dich schon einmal gefragt, was der Unterschied zwischen ERP und CRM ist? In diesem Artikel findest du Antworten.

2. Preis 

Auch, wenn er sicher nicht das alleinige Kriterium sein sollte, spielt der Preis eines CRM-Systems natürlich eine Rolle. Hier können wir dir nur ans Herz legen: Schau dir das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen CRM-Anbieter genau an. Überlege zum Beispiel, wie viele Kontakte du zur Zeit hast und ob du planst, deine Kontaktliste zu vergrößern. Da viele CRM Softwares nach Anzahl der Kontakte abrechnen, können diese sehr schnell sehr teuer werden.

Ebenso solltest du dich fragen, wie viele Nutzer:innen auf dein CRM zugreifen sollen, denn auch danach richtet sich der Preis vieler CRMs. Zu guter Letzt empfehlen wir, dir die Leistungen einer CRM-Lösung im Detail anzuschauen. Manche Anbieter, zum Beispiel Brevo, bieten dir neben CRM-Funktionen auch Zugang zu E-Mail Marketing, Live Chat Tools, SMS und mehr. 

3. Kompatibilität mit anderen Tools 

Möglicherweise nutzt dein Unternehmen bereits eine Vielzahl an Tools für Marketing, Vertrieb und Co. Wenn du überlegst, ein CRM-System zu nutzen, solltest du überprüfen, ob dieses mit deinen anderen Tools kompatibel ist. Konkret bedeutet das: Gibt es Plugins, die beispielsweise deine E-Mail Marketing Software, dein ERP oder dein Live Chat Tool mit deinem CRM verbinden können?

Noch einfacher ist es natürlich, wenn das von dir gewählte CRM Teil einer All-in-One-Lösung ist, mit der du zum Beispiel auch Newsletter erstellen und Workflows automatisieren kannst.

4. Benutzerfreundlichkeit 

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiteres Kriterium, das du eventuell in deine Entscheidung einbeziehen solltest. Dazu zählt nicht nur, wie einfach und übersichtlich die Bedienung des Tools ist, sondern beispielsweise auch, ob der Kundensupport gut erreichbar ist. Ein weiterer Faktor ist die Sprache: Da viele CRM-Anbieter aus den USA stammen, lässt die deutsche Lokalisierung manchmal zu wünschen übrig.

Wie bereits erwähnt, solltest du dir außerdem überlegen, ob du mit einem sehr umfangreichen CRM klarkommst beziehungsweise Zeit hast, dich in ein solches einzuarbeiten.

5. DSGVO

Ein Thema, das wir bis jetzt noch gar nicht angesprochen haben, ist der Datenschutz. Wenn du ein CRM nutzt, speicherst und verarbeitest du Kundendaten – und das in großen Mengen. Deshalb ist es unumgänglich, dass dies im Einklang mit der DSGVO geschieht. Wenn du nach einem CRM-Anbieter recherchierst, solltest du sicherstellen, dass dessen Software DSGVO-konform ist. Rechtlich auf der sicheren Seite bist du meist, wenn die Daten deiner Kund:innen auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Das ist zum Beispiel bei Brevo der Fall.

Du bist ein KMU und auf der Suche nach einem CRM-System für kleine Unternehmen? Dann hilft dir dieser Vergleichsartikel vielleicht weiter.

Fazit: So findest du das passende CRM-System für dein Unternehmen 

Wie du in unserer Übersicht gesehen hast, gibt es keinen Mangel an CRM Tools. Ob einfache CRMs mit Basisfunktionen rund um das Kontaktmanagement oder ausgefeilte Software Suites – heutzutage gibt es für jede Unternehmensgröße eine passende CRM Software. Aber welche ist nun die Richtige für dich? 

Um das herauszufinden, gehst du am besten die von uns vorgestellten Kriterien durch und entscheidest, welche davon du am stärksten gewichten willst. Außerdem bieten viele der CRM-Systeme aus unserem Vergleich kostenlose Testversionen an. Bei diesen ist der Funktionsumfang zwar meist eingeschränkt, aber du kannst dir dennoch einen ersten Eindruck verschaffen und so deine Auswahl eingrenzen. Wir wünschen viel Erfolg bei der Suche!

Falls du erst einmal ausprobieren willst, was man mit einer CRM-Lösung machen kann: Die Sales-Plattform von Brevo kannst du dauerhaft völlig kostenlos nutzen. Obendrauf kannst du mit Brevo kostenlos E-Mail-Kampagnen, Transaktionsnachrichten und mehr senden.

Noch mehr gebündeltes CRM-Wissen findest du in diesen Blog-Artikeln:

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