Ob für Großunternehmen, Vereine oder Start-ups: Ein CRM-System ist heutzutage unverzichtbar. Zum Glück gibt es CRM Softwares für jedes Budget und alle möglichen Ansprüche.
Welche Optionen es gibt, was die einzelnen Lösungen leisten und wie du das passende CRM-System für dein Unternehmen findest, erfährst du in unserem ultimativen CRM-Vergleich 2026. Darin stellen wir dir 12 führende Anbieter vor – von Brevo über HubSpot und Salesforce bis zu SAP – und beantworten die wichtigsten Fragen rund um die Wahl deines CRMs.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System ist eine Software, mit der Unternehmen Kundenbeziehungen ganzheitlich verwalten können. Darin werden Daten zu Leads und Kund:innen zentral gespeichert und übersichtlich dargestellt, damit sie später dafür genutzt werden können, Kundenbeziehungen und Unternehmensabläufe zu verbessern. Ein CRM-System ist also die Grundlage für dein CRM Marketing.
Übrigens: Eine noch detailliertere Antwort auf die Frage Was ist ein CRM-System? erhältst du in unserem separaten Artikel.
Welche Arten von CRM Softwares gibt es?
Bei der Wahl eines CRMs kannst du grundsätzlich zwischen zwei Arten entscheiden: Einer Cloud-Lösung oder einem On-Premise-CRM-System. Bei einem cloud-basierten CRM erwirbst du eine Nutzungslizenz von einem SaaS-Anbieter und kannst damit von überall auf die Anwendung zugreifen. Bei einem On-Premise-CRM-System hingegen erwirbst du die komplette Software und installierst sie lokal auf einem Computer.CRM-System-Vergleich: 5 Vorteile eines CRM
91 % der Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden nutzen bereits ein CRM-System (Quelle). Warum? Weil gute Beziehungen zwischen Marken und Kund:innen heutzutage entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind.
Stell dir vor, du kaufst ein Produkt in einem Online-Shop, aber die Nachbetreuung lässt zu wünschen übrig: Du hast ein Problem und wirst von einem Mitarbeitenden zum nächsten weitergereicht. Zudem bekommst du völlig irrelevante Marketing-Nachrichten. Würdest du beim nächsten Mal erneut in diesem Unternehmen einkaufen?
Mit einem CRM-Programm sorgst du dafür, dass ein positives Kundenerlebnis entsteht. In einem CRM werden Kundeninformationen und -interaktionen teamübergreifend und in Echtzeit festgehalten. Konkret bietet dir ein CRM-System folgende Vorteile:
Wie unterscheiden sich CRM Tools von Lead Management Softwares? In diesem Artikel bekommst du Antworten.
1. Bessere Organisation
Ein CRM-System verschafft dir eine Übersicht über all deine Kundendaten, und das über alle Kommunikationskanäle hinweg. Selbst, wenn diese Informationen von einem Teammitglied geändert oder ergänzt werden, bleiben alle Unternehmensbereiche immer auf dem neuesten Stand – denn Änderungen werden in einem CRM-System in Echtzeit vorgenommen.
Warum es so wichtig ist, Informationen zu deiner Kundschaft immer im Blick zu haben und stets aktuell zu halten? Weil du deine Kund:innen mit jedem Telefonat und jeder E-Mail ein bisschen besser kennenlernen kannst. Das wiederum hilft dir, zielgenaue Marketing-Aktivitäten zu planen und zu entscheiden, welche deiner Kund:innen priorisiert werden sollten. Ein CRM-Tool hilft dir also nicht nur beim Kontakt-, sondern auch beim Vertriebsmanagement sowie bei der Kundenkommunikation.
Dadurch, dass deine Kundenkontakte in einer CRM-Plattform teamübergreifend gemanagt werden, fördert eine solche Software-Lösung außerdem Teamwork. Ob Vertriebsteam, Marketing oder Kundenservice: Alle arbeiten gemeinsam daran, die Customer Journey deiner Kund:innen so angenehm wie möglich zu gestalten.
Bevor du mit einem CRM-System durchstarten kannst, solltest du dir zunächst eine passende CRM-Strategie überlegen.
2. Zeitersparnis
Eine bessere Organisation deiner Unternehmensprozesse kann dir langfristig Zeit einsparen. Denn wenn jede:r immer auf alle Informationen zugreifen kann, müssen deine Mitarbeiter:innen nicht mehr manuell Ordner durchsuchen. Außerdem sehen alle deine Teams, woran die anderen gerade arbeiten. Dadurch kann zum Beispiel der Vertrieb besser einschätzen, wann ein Lead bereit für den Abschluss eines Deals ist, und so Aufgaben besser priorisieren.
Im Endeffekt sparst du mit einem gut geführten CRM-System Zeit und erhöhst deine Produktivität.
Noch mehr Zeit gewinnst du mit Automatisierungsfunktionen. So kannst du mit vielen CRM Tools automatisch Leads verfolgen und E-Mails verschicken. Ebenso gibt es mittlerweile Plattformen, die dich mit Vertriebsautomatisierung unterstützen, und auch wir bei Brevo bieten dir diverse KI-gestützte Tools an.
Erstelle einmalig einen E-Mail Workflow und lass in Zukunft dein CRM Mails an Warenkorbabbrecher:innen senden.
3. Wertvolle Insights
Da du in einem CRM-System alle Informationen bündelst, die du über deine Kundschaft besitzt – von Kontaktdaten über Interessen bis hin zu Pain Points – kannst du besser verstehen, warum Kund:innen gewisse Handlungen vornehmen.
Viele CRMs lassen sich zum Beispiel mit sozialen Medien verknüpfen. Darauf basierend kannst du Zukunftsprognosen erstellen, Marketing-Kampagnen anpassen und Vertriebsprozesse optimieren. Das hilft deinem Unternehmen nicht nur beim Erhöhen der Verkaufschancen, sondern auch bei der Aufrechterhaltung guter Kundenbeziehungen. Denn nur, wenn du die Bedürfnisse deiner Kundschaft kennst, kannst du diese auch erfüllen.
4. Messbare Ergebnisse
Wenn du all deine Kundeninteraktionen und -aktivitäten dokumentierst, ist das die perfekte Grundlage für skalierbare Ergebnisse. Beispielsweise kannst du anhand deiner Lead Management Pipeline erkennen, wie viele Leads dein Sales Team bereits konvertiert hat, wie viele kurz vor dem Abschluss stehen und wie viele noch vom Marketing Team betreut werden müssen – Stichwort Lead Nurturing.
Außerdem kannst du in einem CRM Aufgaben erstellen und diese einzelnen Mitarbeiter:innen zuweisen. So hast du immer eine Übersicht darüber, welche Ziele konkret erreicht wurden und an welchen noch gearbeitet wird. All das verschafft dir Planungssicherheit und hilft beim Aufbau einer Unternehmensstrategie.
5. Höhere Kundenzufriedenheit
Der eigentliche Grund, Customer Relationship Management zu betreiben, ist die Pflege von Kundenbeziehungen. Deshalb zielen alle oben genannten Vorteile konkret auf eines ab: Die Zufriedenheit deiner Kund:innen zu erhöhen.
Wenn du weißt, wer deine Kund:innen sind und was sie wollen, kannst du deine Kundenbetreuung darauf ausrichten. Das macht nicht nur deine Kundschaft glücklich, sondern kann langfristig gesehen auch den ROI deines Unternehmens steigern – denn zufriedene Kund:innen bleiben gerne einem Unternehmen treu.
Konkrete Ziele sind die Basis eines erfolgreichen CRM. In unserem Artikel erklären wir dir, wie du deine CRM-Ziele definierst.
Unsere Methodik bei Brevo: So vergleichen wir
Die in diesem Artikel genannten Tools wurden von uns auf Basis eigener Recherche und Analyse ausgewählt und evaluiert. Wie genau wir dabei vorgehen, kannst du in unserem ausführlichen Artikel nachlesen. Wir erhalten keine finanzielle Vergütung oder Provisionen für die Erwähnung dieser Produkte.
Bitte beachte, dass es sich bei den hier genannten Funktionen immer nur um Auszüge aus dem Angebot der Softwares handelt. Um genaue Preisinformationen bezüglich eines bestimmten Features sowie eine vollständige, tagesaktuelle Funktionsübersicht zu erhalten, empfehlen wir dir, die Website des jeweiligen Anbieters aufzusuchen.
CRM-Systeme im Vergleich: Die 12 besten CRM Tools
Um dir die Entscheidung für ein CRM-Tool etwas zu erleichtern, haben wir in unserem CRM-Vergleich 12 Anbieter miteinander verglichen.
Du willst wissen, wie du das perfekte CRM-System für dein Unternehmen findest? In diesem Artikel erfährst du, wie du deine eigenen CRM-Anforderungen definierst.
Brevo
Unseren CRM-Vergleich starten wir mit Brevo. Brevo ist eine komplette CRM-Suite und bietet dir wichtige CRM-Funktionen, darunter:
- das Hochladen von Kontakten
- das Erstellen von Aufgaben
- das Verwalten und Analysieren deiner Sales Pipeline (mit Sales Add-on)
- Lead-Generierung, -Verwaltung und -Analyse
- AI Agenten
Auch bei der Kundenkommunikation unterstützt dich die Software von Brevo:
- Erstelle Lead-Magneten wie personalisierte Landingpages oder WhatsApp-Nachrichten
- verschicke Marketing E-Mails – auf Wunsch auch automatisiert
- vereinbare Meetings
- tätige Anrufe per VoIP
Das macht Brevo besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- E-Mail und SMS Marketing, Marketing Automation, Transaktionsnachrichten, CRM und vieles mehr auf einer einzigen Plattform
- DSGVO-konform mit Server-Standorten in Deutschland und der EU
- Günstiger Preis erlaubt auch KMUs den Einstieg ins CRM
Das Brevo CRM eignet sich für:
Große und kleine Teams, die ein modernes CRM mit soliden Funktionen im Bereich Lead Management und Kontaktverwaltung suchen und E-Mail Marketing, Automatisierungen und Co. auf einer einzigen Plattform bündeln wollen.
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Wir sind begeistert!
Wir hatten vorher in unserem Unternehmen ein anderes System, welches vom Workflow meiner Meinung sehr umständlich war. Durch Zufall hatte ich damals sendinblue (jetzt Brevo) entdeckt und war schon beim Testen begeistert. Alles viel logischer, besser übersetzt und vor allem viel viel schneller als das alte System. Wir nutzen es immer mehr und haben es auch schon weiterempfohlen.
Centralgarage Schaeffer GmbH,
Trustpilot-Rezensent:in
Brevo ist sehr übersichtlich
Brevo ist eine sehr übersichtliche Plattform für Direct-Marketing und Newsletter.
Martin Wohlmuth,
Trustpilot-Rezensent
Unkompliziert zu handhaben!
Ich finde die unkomplizierte Handhabung und die Zuverlässigkeit als sehr entspannend. Das Design wirkt sehr professionell und ist leicht zu erstellen.
Franconia - Heart of Europe,
Trustpilot-Rezensent:in
Unser Tipp
Du willst wissen, wie andere Unternehmen CRM nutzen, um starke Kundenbeziehungen aufzubauen? Wir haben für dich zahlreiche Case Studies zusammengestellt, die zeigen, wie es geht. In einer davon verrät Monisnap, wie eine Kombination aus Marketing Automation, Lead Scoring und Transaktions-Mails dem Unternehmen dabei half, die Kundenbindung um 40% zu steigern.
HubSpot
Ein weiterer bekannter Name in unserem CRM-System-Vergleich ist HubSpot. Wenn du willst – und bereit bist, dafür zu zahlen – bietet dir der US-Anbieter eine komplette CRM Suite, die kaum einen Wunsch offen lässt.
Die Suite beinhaltet 6 Hubs für Marketing, Sales, Kundenservice, CMS, Datenmanagement und Commerce. Damit kannst du nicht nur deine Kontakte und Verkaufsprozesse, sondern praktisch dein komplettes Unternehmen verwalten.
Wenn du dich nur für klassische CRM-Funktionen interessierst, dann solltest du dir den Sales Hub genauer anschauen. Hiermit kannst du Kontakte verwalten, Deals verfolgen, deinen Mitarbeitenden Leads zuweisen und einiges mehr. Einige dieser Funktionen sind kostenlos nutzbar.
Das macht HubSpot besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Tools für jeden Bereich des Kundenbeziehungsmanagements, von Akquise über Lead Nurturing bis hin zur Nachbetreuung
HubSpot eignet sich für:
Unternehmen mit großem Budget beziehungsweise wenigen Kontakten.
Das sagen Nutzer:innen zu HubSpot:
Lisa (OMR): HubSpot CMS Hub ist ein zuverlässiger Helfer für die Erstellung von Websites. Super praktisch ist daran, dass das Ganze cloudbasiert ist - einfach zeitgemäß! Auch die Drag and Drop Funktion ist zeitgemäß und fehlerfrei. Am besten gefallen mir persönlich die Funktionen im Bereich SEO-Management.
Simon (Capterra): Insgesamt war die Arbeit mit Hubspot immer zufriedenstellend. Die Integrationen mit Drittanbietern ist ein großer Vorteil ohne Aufpreis.
Auf der Suche nach neuen Marketing Tools? In unserem Artikel stellen wir dir 18 Softwares vor, die du kennen musst.
Salesforce
Natürlich findet auch Salesforce in unserem CRM-System-Vergleich seinen Platz. Salesforce bietet dir umfangreiche CRM-Funktionen rund um das Management von Leads und Kontakten. Das Erfassen, Filtern und Qualifizieren von Leads ist mit der Software ebenso drin wie das Erstellen von Umsatzprognosen.
Funktionen rund ums Marketing und den Kundensupport findest du in der Marketing bzw. der Service Cloud. Auch Workflow-Automatisierungen kannst du mit Salesforce automatisieren, allerdings erst im Pro-Suite-Tarif für 100 €/User/Monat.
Das macht Salesforce besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Sehr großer Funktionsumfang
Das Salesforce CRM eignet sich für:
Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-Tool benötigen und bereit sind, dafür entsprechend zu zahlen.
Das sagen Nutzer:innen zu Salesforce:
Alicia (OMR): Salesforce bietet zahlreiche Vorteile. Es ist sehr intuitiv anwendbar und benutzerfreundlich. Das Design ist dabei sehr modern.
Michael (Capterra): Umfassende Funktionen: Die Sales Cloud bietet alles, was ein Vertriebsteam benötigt – vom Lead- und Opportunity-Management über die Prognoseerstellung bis hin zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Lies hier nach, wie das CRM im Vergleich mit 12 Salesforce-Alternativen abschneidet.
Pipedrive
Der CRM-Anbieter Pipedrive ist in unserem CRM-Vergleich einer der günstigeren Anbieter. Für 14 €/User/Monat (bei jährlicher Abrechnung) bekommst du wichtige Funktionen rund um das Kunden- und Aufgaben-Management, darunter die obligatorische Deal Pipeline sowie ein visuelles Dashboard. Auf die Automatisierung von Workflows musst du im günstigsten Tarif aber verzichten.
Über 500 Integrationen helfen dir dabei, andere Tools aus deinem Tech Stack mit der CRM-Plattform von Pipedrive zu verknüpfen. Über ein kostenpflichtiges Add-on kannst du dein CRM außerdem um eine E-Mail Marketing-Funktion erweitern.
Das macht Pipedrive besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Die CRM Software ist intuitiv zu bedienen
Das Pipedrive CRM eignet sich für:
Unternehmen, die nur bestimmte CRM-Funktionen benötigen und auf E-Mail Marketing verzichten können beziehungsweise dafür bereits ein anderes Tool nutzen.
Das sagen Nutzer:innen zu Pipedrive:
Julian (OMR): Die Individualisierungsmöglichkeiten der Stages im Sales Funnel bildet nahezu alle Geschäftsmodelle und Prozesse ab. Die Reportings helfen sowohl Sales Experts den eigenen Output zu optimieren als auch Managern jeweils einen fundierten Überblick für Reportings zu bekommen.
Horst (Capterra): Es erleichtert mir meinen Arbeitsalltag und erinnert mich fast automatisch an Termine und Erledigungen.
Du willst wissen, wie das CRM im Vergleich mit 11 Pipedrive-Alternativen abschneidet? Dann hier entlang!
Monday.com
Vertriebs-Pipelines, Kontaktdatenbank, Formulare zur Lead-Erfassung: Auch die CRM Software von Monday bietet dir viele nützliche CRM-Funktionen. Neben den obligatorischen Funktionen rund um das Kundenmanagement kannst du mit Monday auf Wunsch auch Massen-E-Mails verschicken, um mit deinen Kund:innen in Kontakt zu bleiben, und gewisse Aufgaben automatisieren. Auch Umsatzprognosen sind möglich.
Ebenfalls praktisch: die Integration mit Gmail und Outlook, die es dir erlaubt, dein E-Mail-Konto mit dem CRM zu verknüpfen und all deine Kundenkorrespondenzen an einem Ort zu bündeln. Beachte jedoch, dass die meisten dieser Funktionen nicht im günstigsten Einstiegstarif verfügbar sind.
Das macht Monday besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Kombination aus CRM und Software für Projektmanagement
Das Monday CRM eignet sich für:
Unternehmen, die nach einem Tool suchen, mit dem sie grundlegende CRM-Funktionen nutzen und Projekte managen können.
Das sagen Nutzer:innen zu Monday CRM:
Sam (OMR): Es bietet viele zusätzliche Ansichten wie Timeline- und Kanban-Ansicht und ist auf alle PM-Methoden ausgelegt und bietet für jeden Workflow eine passende Visualisierung. Die Benutzeroberfläche ist modern und ansprechend gestaltet.
Robin (Capterra): Einfache UX - alle notwendigen Funktionen gut und zureichend dargestellt.
CentralStationCRM
Der nächste Anbieter in unserem CRM-Vergleich kommt aus Deutschland: CentralStationCRM richtet sich an kleine Unternehmen und beschränkt sich bei den Funktionen aufs Wesentliche. Konkret kannst du mit dem CRM Daten ordnen, Kontakte filtern, Aufgaben anlegen und laufende sowie abgeschlossene Deals ansehen.
Bei CentralStationCRM handelt es sich um ein reines CRM. Willst du zusätzlich z.B. E-Mail Marketing betreiben, musst du dafür auf ein Plugin zurückgreifen.
Ein Pluspunkt im Hinblick auf die DSGVO ist der Server-Standort in Deutschland.
Das macht CentralStationCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
CentralStationCRM richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen und bietet eine einfache Benutzeroberfläche, mit der auch Einsteiger:innen CRM betreiben können.
CentralStationCRM eignet sich für:
Kleine Unternehmen, die nur ganz einfache CRM-Funktionen benötigen und Wert auf die Einhaltung der DSGVO legen.
Das sagen Nutzer:innen zu CentralStationCRM:
Thorsten (OMR): Das Setup ist sehr einfach und man ist nach kurzer Schulung sofort startklar. Zudem ist das Pricing gerade für kleinere Unternehmen recht attraktiv. Kurzum: Die Einstiegshürden sind hier wirklich niedrig. Gleichzeitig bietet das CRM jedoch einige Optionen zur Konfiguration.
Pierre (Capterra): Einfaches, schnell zu erlernendes, klares und echt starkes Tool fürs Kontaktmanagement.
Zoho
Wie du in unsere CRM-System-Vergleich siehst, wartet das CRM vom Anbieter Zoho selbst im günstigsten Tarif mit Automatisierungs- und E-Mail-Marketing-Funktionen auf. Klassische CRM-Funktionen wie das Erstellen von Pipelines, das Bewerten von Leads oder die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter:innen sind natürlich auch verfügbar.
Du willst noch mehr? Dann kannst du zusätzlich zum Zoho CRM auch Features wie Campaigns (E-Mail Marketing), Bookings (Terminplanung) oder Forms (Online-Formulare) hinzubuchen.
Tipp: Mit Bigin bietet Zoho ein abgespecktes, auf kleine Unternehmen zugeschnittenes CRM-System an.
Das macht Zoho besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- CRM, Vertriebs- und Marketing-Automatisierung, E-Mail Marketing und mehr auf einer Plattform
Zoho eignet sich für:
Unternehmen, die bereits Erfahrung im CRM-Bereich haben und auch bei vielen Funktionen noch den Überblick behalten können.
Das sagen Nutzer:innen zu Zoho:
Alexander (OMR): Ich kann einfach Leads verwalten und über Automatisierungen auch mit anderen Apps Verbindungen aufbauen. Zoho ist vom Preis-Leistungs-Verhältnis echt stark und der Support melden sich schnell wenn man Probleme hat.
Sascha (OMR): Ich liebe dass die Anwendung auf vielen Plattformen funktioniert und ich immer im sync bin. Die Einrichtung ist einfach und die Handhabe super. Die Deals funktion ist sehr durchdacht und anpassbar.
Du willst wissen, wie der Anbieter im Vergleich mit 12 Zoho-Alternativen abschneidet? Dann interessiert dich vielleicht dieser Artikel.
ActiveCampaign
Die nächste Software in unserem CRM-System-Vergleich ist ActiveCampaign. Das Tool ist vor allem für seine E-Mail-Funktionen bekannt. Dementsprechend kannst du mit ActiveCampaign Newsletter und andere Marketing E-Mails professionell gestalten und versenden. Aber auch für dein CRM kannst du ActiveCampaign nutzen.
Besonders hervorzuheben sind die möglichen Automatisierungsoptionen des ActiveCampaign CRMs. Zum Beispiel können Leads anhand ihrer Aktivitäten automatisch bestimmten Listen zugeordnet werden. Außerdem kannst du automatisierte Nachrichten verschicken.
Das macht ActiveCampaign besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Starke E-Mail-Marketing-Funktionen
ActiveCampaign eignet sich für:
Unternehmen mit wenigen Kontakten, die wesentliche CRM- und E-Mail-Marketing-Funktionen benötigen.
Das sagen Nutzer:innen zu ActiveCampaign:
Lisa (OMR): Active Campaign bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gestaltung von E-mails und deren Nutzung zu Marketingzwecken. Es stehen verschiedenste Design-Templates zur Verfügung, die mit wenigen Klicks in einer leicht bedienbaren Interface personalisiert werden können.
Mary (Capterra): ActiveCampaign bietet nicht nur Listen-basiertes, sondern auch Tag-basiertes E-Mail-Marketing an, was essenziell für interessenbasiertes E-Mail-Marketing ist. Ich habe durch meine Arbeit als Webdesignerin schon mit ziemlich allen Anbietern gearbeitet, doch ActiveCampaign hat mich vollends überzeugt.
Du überlegst, CRM mit Excel betreiben? Hier erfährst du, warum das keine so gute Idee ist.
Microsoft Dynamics 365
Auch die Branchengröße Microsoft bietet mit Dynamics 365 ein umfangreiches CRM-System an. Du kannst hier individuelle Schwerpunkte setzen, indem du die Applikationen auswählst, die du brauchst. Ein klassisches Sales CRM bekommst du beispielsweise mit der Anwendung Microsoft Dynamics Sales. Sales Pipelines, gebündelte Kundendaten und automatische Erinnerungen helfen dir, deine Kundenbeziehungen zu pflegen.
Auch bei Microsoft hast du die Möglichkeit, dein CRM mit anderen Produkten zu ergänzen, darunter Lösungen für die Bereiche Kundenservice, Finanzen und Supply Chain.
Das macht Microsoft Dynamics 365 besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Einfache Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook, Teams oder OneNote
Microsoft Dynamics 365 eignet sich für:
Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-System suchen und bereits andere Microsoft-Produkte verwenden.
Das sagen Nutzer:innen zu Microsoft Dynamics 365:
Matthias (OMR): Strukturierter, klarer Aufbau und ein look and feel, das die Nutzung, egal auf welchem Endgerät sehr angenehm gestaltet. Eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Gestaltung und Organisation einer eigenen Dashboard-Struktur. Adäquate Export-Möglichkeiten von Daten.
Marc (Capterra): Sehr viele Funktionalitäten, hoher Individualisierungsgrad.
SugarCRM
Über SugarCRM kannst du dein gesamtes Kontakt-, Lead und Pipeline Management abwickeln. Möglich machen es die Produkte Sugar Market (Marketing Automation), Sugar Sell (Sales), Sugar sales-i (Vertriebs-Analytics) und Sugar Serve (Kundenservice). Sie helfen dir dabei, deine Vertriebs-Pipeline zu optimieren, Prozesse zu automatisieren, Leads und Kund:innen zielgerichtet anzusprechen und dadurch sowohl die Kundenzufriedenheit, als auch deinen Umsatz zu erhöhen.
Für unseren CRM-System-Vergleich ist besonders die integrierte KI-Lösung interessant. Sie hilft dir unter anderem, zu verstehen, wie sich deine Kund:innen gerade fühlen und zeigt dir anhand von Vorhersagen, wo deine größten Verkaufschancen liegen.
Das macht SugarCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Fortgeschrittene Automatisierungs- und KI-Funktionen
SugarCRM eignet sich für:
Unternehmen, die viel Wert auf Automatisierungen legen.
Das sagen Nutzer:innen zu SugarCRM:
Stuart (OMR): Am besten gefallen mir die Synergieeffekte aus der Nutzung des Tools unserer großen und auf diverse Standorte (In- und Ausland) gestreuten Sales-Teams und unserer diversen Marketing-Teams. Wir vereinen sämtliche Kunden-Touchpoints extrem flexibel über alle Abteilungen hinweg.
Orianne (Capterra): Mit SugarCRM behalte ich den Überblick über neue Kampagnen (Kontoverwaltung), werde regelmäßig daran erinnert, dass ich Leistungsgespräche mit meinen Kunden führe und kann in das entsprechende Kundenkonto wechseln, um alle wichtigen Daten zu finden und mit dem Kunden in Kontakt zu treten.
Insightly
Als nächstes CRM-System in unserem Vergleich haben wir Insightly. Die Software ist speziell auf kleine Unternehmen ausgelegt. Es bietet Anwender:innen solide CRM-Funktionen, darunter eine Sales Pipeline, eine Kontaktdatenbank und grundlegende Automatisierungen. Auch einige Funktionen für dein Projektmanagement findest du bei Insightly.
Bei Insightly hast du außerdem die Option, ein Marketing- bzw. ein Service-Paket dazu zu buchen, oder gleich die komplette Insightly All-in-One-Lösung zu nutzen. Hier sind dann auch E-Mail Marketing und ein Ticketing-System mit inbegriffen und du kannst deine Kundschaft ganzheitlich betreuen.
Das macht Insightly besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Das CRM-System ist übersichtlich und relativ einfach zu bedienen
Insightly eignet sich für:
Kleine und mittlere Unternehmen, die ein leicht zu bedienendes CRM-System benötigen und auf allzu ausgefeilte Funktionen verzichten können.
Das sagen Nutzer:innen zu Insightly:
Nadja (OMR): Die Software ist extrem nutzerfreundlich, insb. ist sie einfach/intuitiv zu bedienen. Bezogen auf den Inhalt/Zweck der Software kenne ich fast kein CRM, welches die Kernfunktion eines CRM - nämlich die Prozesse um einen Kunden herum vom ersten Anlegen über Newsletter-Anmeldung, Kommunikation etc. bis hin zum Verwalten seiner regelmäßigen Bestellungen - besser beherrscht.
Taylor (Capterra): Insightly eignet sich hervorragend für einfache Alltagsaufgaben, kommt aber mit Komplexität nicht sehr gut zurecht.
SAP Sales Cloud
Unser letzter Anbieter in unserem CRM-Vergleich ist die SAP Sales Cloud. Mit der Software erhältst du einen Überblick über bestehende und potenzielle Kund:innen. Reporting und Forecasting sowie intelligente Empfehlungen helfen dir dabei, deine Vertriebsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus hat die SAP Sales Cloud einige nützliche Zusatzfunktionen zu bieten: Hast du beispielsweise ein physisches Geschäft, kann dir die Software beim Planen einer „perfekten Filiale” helfen.
Wenn du bereits andere SAP-Anwendungen nutzt, beispielsweise das ERP-System des Anbieters, kannst du diese ganz einfach mit der Sales Cloud verbinden. Und wenn deine Ansprüche von der Sales Cloud allein nicht erfüllt werden, stehen dir weitere Ergänzungen wie die Commerce Cloud, die Customer Data Platform oder die Service Cloud zur Verfügung.
Das macht SAP besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
- Umfangreiche Funktionen rund um die Vertriebsoptimierung, die über die Must-haves eines CRMs hinausgehen
SAP eignet sich für:
Unternehmen, die schon Erfahrung mit SAP-Anwendungen haben bzw. sich nicht davor scheuen, ihr Team in das neue Programm einzuarbeiten.
Das sagen Nutzer:innen zu SAP Sales Cloud:
Lukas (OMR): Wir verwenden SAP CRM für unseren Vertrieb. Das war sehr hilfreich und aufschlussreich für die Vertriebsmitarbeiter. SAP CRM ist sehr einfach zu bedienen und sehr zuverlässig.
Dylan (Capterra): Die Speicherung aller Kundendaten ermöglicht eine bessere Kampagnendurchführung, wodurch jeder Kunde zufriedener ist und eine persönlichere Betreuung erhält. Jeder Kunde fühlt sich dadurch wertgeschätzt und zufriedener und fühlt sich vom Unternehmen wertgeschätzt.
So wählst du das richtige CRM-System: 5 Kriterien
Wie du siehst, gibt es viele verschiedene CRM-Tools, deren Preise und Funktionen sich teils gravierend voneinander unterscheiden. Da kann es schwer fallen, sich für eine Software zu entscheiden. Um die richtige Wahl zu treffen, empfehlen wir dir deshalb, beim Vergleichen auf folgende 5 Kriterien zu achten.
1. Funktionsumfang
Welche Funktionalitäten erwartest du von einem CRM? Wenn du nach einem einfachen Tool suchst, mit dem du deine Kontakte organisieren, Leads-Nachverfolgung und simple Analysen erstellen willst, dann ist eine komplexe CRM Software vielleicht gar nicht nötig.
Behalte beim CRM-System-Vergleich auch Folgendes im Hinterkopf: Bei Anwendungen mit sehr vielen Funktionen musst du oftmals bei der Benutzerfreundlichkeit Abstriche machen.
Hast du dich schon einmal gefragt, was der Unterschied zwischen ERP und CRM ist? In diesem Artikel findest du Antworten.
2. Preis
Auch, wenn er sicher nicht das alleinige Kriterium sein sollte, spielen die CRM-System-Kosten natürlich eine Rolle. Hier können wir dir nur ans Herz legen: Schau dir das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen CRM-Anbieter genau an. Überlege zum Beispiel, wie viele Kontakte du zur Zeit hast und ob du planst, deine Kontaktliste zu vergrößern.
Ebenso solltest du dich bei deinem CRM-System-Vergleich fragen, wie viele Nutzer:innen auf dein CRM zugreifen sollen. Zu guter Letzt empfehlen wir dir, die Leistungen einer CRM-Lösung im Detail anzuschauen. Manche Anbieter, zum Beispiel Brevo, bieten dir neben CRM-Funktionen auch Zugang zu E-Mail Marketing, Live Chat Tools, SMS und mehr.
Auch im Sales-Bereich spielt CRM eine wichtige Rolle, um die Beziehung zu Kund:innen zu stärken. Erfahre alles zu Vertriebssoftware in unserem separaten Artikel.
3. Kompatibilität mit anderen Tools
Wenn du überlegst, ein CRM-System zu nutzen, solltest du überprüfen, ob dieses mit deinen anderen Tools kompatibel ist. Konkret bedeutet das: Gibt es Plugins, die beispielsweise deine E-Mail Marketing Software, dein ERP oder dein Live Chat Tool mit deinem CRM verbinden können?
Noch einfacher ist es natürlich, wenn das von dir gewählte CRM Teil einer All-in-One-Lösung ist, mit der du zum Beispiel auch Newsletter erstellen und Workflows automatisieren kannst. So kannst du ganz auf Drittanbieter verzichten.
4. Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiteres Kriterium in deinem CRM-Vergleich, das du miteinbeziehen solltest. Dazu zählt nicht nur, wie einfach und übersichtlich die Bedienung des Tools ist, sondern beispielsweise auch, ob der Kundensupport gut erreichbar ist. Ein weiterer Faktor ist die Sprache: Da viele CRM-Anbieter aus den USA stammen, lässt die deutsche Lokalisierung manchmal zu wünschen übrig.
Wie bereits erwähnt, solltest du dir außerdem überlegen, ob du mit einem sehr umfangreichen CRM klarkommst beziehungsweise Zeit hast, dich in ein solches einzuarbeiten.
5. DSGVO
Wenn du ein CRM nutzt, speicherst und verarbeitest du Kontaktinformationen – und das in großen Mengen. Deshalb ist es unumgänglich, dass dies im Einklang mit der DSGVO geschieht.
Wenn du nach einem CRM-Anbieter recherchierst, solltest du sicherstellen, dass dessen Software DSGVO-konform ist. Rechtlich auf der sicheren Seite bist du meist, wenn die Daten deiner Kund:innen auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden.
Du bist ein KMU und auf der Suche nach einem CRM-System für kleine Unternehmen? Dann hilft dir dieser Vergleichsartikel vielleicht weiter.
Fazit: Welches CRM-System passt zu dir?
Ob einfache CRMs mit Basisfunktionen rund um das Kontaktmanagement oder ausgefeilte Software Suites – heutzutage gibt es für jede Unternehmensgröße eine passende CRM Software. Aber welche ist nun die Richtige für dich? So findest du's heraus:
- mache dir deine eigenen Ansprüche bewusst
- gehe die von uns vorgestellten Kriterien durch und entscheide, welche davon du am stärksten gewichten willst
- nutze eine kostenlose Testversion, um dir einen ersten Eindruck zu verschaffen und deine Auswahl einzugrenzen
Wir wünschen viel Erfolg bei der Suche! Falls du erst einmal ausprobieren willst, was man mit einer CRM-Lösung machen kann: Viele Funktionen von Brevo kannst du dauerhaft kostenlos nutzen. Obendrauf kannst du mit Brevo kostenlos E-Mail-Kampagnen, Transaktionsnachrichten und mehr senden.
