Januar 24, 2023

Feedback E-Mails: Vorlagen und Tipps zur Kundenbefragung

Lesezeit ungefähr 12 min

Wer Kund:innen langfristig an ein Unternehmen binden will, sollte alles daran setzen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Wie du herausfindest, was deine Kund:innen glücklich macht? Ganz einfach: Indem du sie fragst. Dafür eignen sich E-Mails besonders gut. 

In Feedback E-Mails kannst du deine Kontakte nach ihrer Meinung zu bestimmten Produkten, Services, Events und Co. fragen. In diesem Artikel geben wir dir Tipps zum Erstellen einer Feedback E-Mail und präsentieren ausgewählte E-Mail-Vorlagen.

Was ist eine Feedback E-Mail?

Eine Feedback E-Mail ist eine E-Mail, mit der Unternehmen die Meinung ihrer Empfänger:innen zu einem bestimmten Thema einholen können. In einer solchen E-Mail kannst du deine Kund:innen zum Beispiel bitten, ein Produkt, einen Kundentermin, ein Event oder deinen Kundenservice zu bewerten.

Natürlich kannst du deine Kundschaft auch telefonisch oder persönlich nach Rückmeldung fragen. Der beste Weg ist jedoch das Verfassen einer Feedback E-Mail. Diese hat nämlich einen entscheidenden Vorteil: Sie kann automatisiert werden. So ist es beispielsweise möglich, immer dann automatische Feedback Mails zu versenden, wenn Kund:innen einen Kauf getätigt oder mit deinem Kundensupport interagiert haben. Die Automatisierung erlaubt es dir außerdem, viele E-Mails gleichzeitig an verschiedene Kontakten zu schicken. So sparst du nicht nur manuelle Arbeit, sondern stellst außerdem sicher, dass du nie wieder vergisst, einen Kunden oder eine Kundin nach Feedback zu fragen.

Um automatisierte Mails zu verschicken, musst du einmalig einen sogenannten Workflow erstellen – das geht mit einer professionellen E-Mail Marketing Software im Handumdrehen.

Mehr zu den Themen Marketing Automation und Drip Marketing erfährst du hier.

3 Gründe, warum sich Feedback E-Mails lohnen 

Viele Marketer unterschätzen das Potential von Feedback E-Mails. Es gibt jedoch 3 gute Gründe, warum du das lieber nicht tun solltest.

Bessere Produkte und Dienstleistungen

Wenn du wissen willst, wie dein Unternehmen sowie dessen Produkte und Aktivitäten bei deinen Kund:innen ankommen, helfen Spekulationen wenig. Der einzig verlässliche Weg, herauszufinden, was deine Kundschaft wirklich denkt, ist, sie zu fragen. Dabei ist es egal, ob du überwiegend positive oder negative Rückmeldungen bekommst: Jedes Feedback kann dir potentiell dabei helfen, die Bedürfnisse deiner Zielgruppe besser zu verstehen. Basierend darauf kannst du dann Produkte, Dienstleistungen, Kundenservice-Aktivitäten und Co. verbessern und deine Kund:innen in Zukunft noch glücklicher zu machen.

Bessere Kundenkommunikation 

Gute Kundenkommunikation sollte in beide Richtungen stattfinden. Anstatt deine Kund:innen nur passiv mit Marketing-Botschaften zu beschallen, solltest du ihnen also die Chance geben, proaktiv mit dir in Kontakt zu treten. Auch dafür eignen sich Feedback E-Mails gut: Sie ermöglichen es deinen Kund:innen, Lob und Kritik zu äußern und damit aktiv an der Kundenkommunikation teilzunehmen. Das kann die Kundenbindung nachhaltig stärken.

Auch Messenger Apps wie WhatsApp eignen sich gut dafür, Kund:innen den direkten Austausch mit einem Unternehmen zu erleichtern.

Stärkere Kundenbindung 

Unternehmen versenden Feedback E-Mails in der Regel, um zu verstehen, wie Produkte und Dienstleistungen bei ihren Kund:innen ankommen. Die Mailings können aber noch einen weiteren Zweck erfüllen: Die Kundenbindung stärken. Denn deinen Empfänger:innen vermittelst du mit dem Versand von Feedback Mails, dass du dich um sie kümmerst und ihre Meinung wertschätzt. Sie geben ihnen das Gefühl, nicht bloß anonyme Käufer:innen zu sein.

Mit ansprechend gestalteten Feedback E-Mails kannst du dich bei deiner Zielgruppe ins Gedächtnis rufen, dein Marken-Image stärken und Kund:innen dazu animieren, dir langfristig die Treue zu halten. Starke Kundenbeziehungen sind unabdingbar, wenn du vermeiden willst, dass Kund:innen bei einer negativen Nutzererfahrung direkt zur Konkurrenz abwandern.

10 gute Betreffzeilen für Kundenfeedback E-Mails

Damit möglichst viele Empfänger:innen deiner Bitte nach Feedback nachkommen, solltest du zunächst dafür sorgen, dass die Betreffzeile ihr Interesse weckt. Das erreichst du, indem du in wenigen Worten erklärst, worum es in der E-Mail eigentlich geht. Zusätzlich kannst du Emojis in deinen Betreff einbauen, damit deine Mail aus dem Posteingang der Empfänger:innen hervorsticht. Auch eine personalisierte Betreffzeile, in der du Empfänger:innen namentlich ansprichst, kann die Öffnungsrate erhöhen.

Inspiration gefällig? Folgende Betreffe eignen sich gut für Feedback E-Mails:

  1. Sind Sie zufrieden, Frau XY?
  2. Deine Meinung zählt
  3. Teilen Sie uns Ihr Feedback mit
  4. Was halten Sie von [z.B. Name des Produkts]?
  5. Bewerte deine Bestellung
  6. Wie war Ihre Erfahrung?
  7. Bitte bewerte uns!
  8. Hilf uns dabei, [z.B. Name des Produkts] noch besser zu machen
  9. Wir schätzen Ihr Feedback
  10. Sag’ uns deine Meinung

6 Tipps für gelungene Feedback E-Mails

Ein guter E-Mail Betreff ist der erste Schritt auf dem Weg zur gelungenen Feedback Mail. Worauf es sonst noch ankommt, erklären wir in diesem Abschnitt.

1. Setze dir Ziele

Bevor du dich an die inhaltliche Gestaltung deiner Mail machst, solltest du dir überlegen, was du damit überhaupt erreichen möchtest. Geht es in erster Linie darum, Verbesserungsvorschläge für ein bestimmtes Produkt zu erhalten? Oder möchtest du Feedback Mails dafür nutzen, deinen Kund:innen Gehör zu verschaffen und so die Kundenbindung zu stärken? Leg außerdem fest, anhand welcher Kennzahlen (z.B. Klick- und Öffnungsraten) du deinen Erfolg messen möchtest. 

Die Zielsetzung ist einerseits wichtig, damit du Inhalt und Format deiner Feedback-Kampagne darauf ausrichten kannst. Andererseits helfen dir konkrete Ziele später dabei, die Performance deiner Mailings zu analysieren.

2. Wähle das passende Format 

Kundenmeinungen kannst du zu diversen Themen einholen. Die Bewertung eines kürzlich gekauften Produkts bzw. einer Dienstleistung ist einer der beliebtesten Anwendungsfälle. Genauso gut kannst du deine Kund:innen aber auch zu einem Webinar, einer Konferenz oder einem Workshop befragen. 

Leg deshalb zunächst fest, worum es in deiner Mail gehen soll und achte darauf, dass das Format deiner Feedback E-Mail dazu passt. In manchen Fällen reicht vielleicht eine Bewertungsskala, bei der Kund:innen eine Zahl zwischen 0 und 10 auswählen – zum Beispiel für Fragen wie „Wie wahrscheinlich ist es, dass du das Produkt weiterempfehlen würdest?”. Für detailliertere Bewertungen hingegen eignen sich längere Umfragen, bei denen Teilnehmer:innen aus verschiedenen Antwortmöglichkeiten wählen können, besser.

3. Werde persönlich

Um Empfänger:innen zur Interaktion mit einer Feedback Mail zu bewegen, verleihst du ihr am besten eine persönliche Note. Wie bereits erwähnt, kannst du deine Kund:innen bereits in der Betreffzeile namentlich ansprechen, um die Öffnungsrate zu erhöhen. Und auch in der E-Mail selbst empfehlen wir eine personalisierte Anrede – so wirkt die Nachricht relevanter.

Zur Personalisierung gehört auch, die Feedback-Anfrage in einen Kontext einzuordnen und Kund:innen beispielsweise mitzuteilen, welches Produkt oder Event sie konkret bewerten sollen. Damit vermeidest du, dass deine Mail als Spam wahrgenommen wird. Das gleiche gilt für die Frage nach dem „Warum”: Erkläre deinen Kund:innen am besten auch, warum sie die Feedback Mail erhalten (z.B. weil sie kürzlich einen Kauf getätigt haben). 

4. Nutze Call to Actions (CTAs)

Wenn du willst, dass Kund:innen ihre Meinung kundtun, solltest du dies in deiner Mail unmissverständlich klar machen. Am besten eignet sich dafür eine Handlungsaufforderung in Form eines Buttons, der farblich hervorgehoben und gut erkennbar in der E-Mail platziert wird. Diesen Call to Action kannst du verlinken, sodass deine Empfänger:innen mit einem Klick direkt zur Umfrage gelangen.

Handlungsaufforderungen in einer Feedback E-Mail könnten zum Beispiel so aussehen:

  • Jetzt Feedback geben
  • Jetzt bewerten
  • Jetzt teilnehmen
  • Zur Umfrage
  • Befragung beginnen

5. Wähle ein ansprechendes Layout

Eine Feedback E-Mail ist in der Regel sehr kurz. Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Kampagnen, zum Beispiel Newslettern, hast du hier also etwas weniger Gestaltungsspielraum. Trotzdem solltest du darauf achten, dass du einige wichtige Bausteine in dein E-Mail Layout integrierst, um sicherzugehen, dass deine Empfänger:innen dein Mailing auch wirklich öffnen und lesen. Dazu zählen Betreff, Preheader, Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile. 

Sobald deine Feedback E-Mail über ein Grundgerüst verfügt, gilt es, sie mit Leben zu füllen. Bilder und GIFs können dabei helfen, die Mail aufzulockern – achte jedoch darauf, dass sie nicht vom Inhalt der Nachricht ablenken. Für das Design deiner E-Mail verwendest du am besten deine Unternehmensfarben.

Lies hier nach, welche Do’s und Don’ts beim E-Mail Design gelten.

6. Achte auf die Länge der Mail

Bei Feedback E-Mails gilt: Komm schnell auf den Punkt und mache deinen Empfänger:innen deutlich, was du von ihnen willst. Ein paar erläuternde Sätze, die den Zweck der Kundenbefragung verdeutlichen, reichen vollkommen aus. Wenn deine Kund:innen bereits vor der eigentlichen Umfrage einen langen Text lesen müssen, riskierst du, dass viele davon die Nachricht direkt wieder schließen. 

Und noch ein Tipp: Erwähne bereits am Anfang der E-Mail, wie lange das Ausfüllen der Umfrage ungefähr dauert. Eine genaue Zeitangabe kann dazu beitragen, mehr Kund:innen von der Teilnahme zu überzeugen.

4 Ideen und Vorlagen für Feedback E-Mails 

Feedback E-Mails können zu verschiedenen Zwecken und an unterschiedlichen Punkten der Customer Journey verschickt werden. Wir stellen dir 4 verschiedene Formate vor, von denen du dich inspirieren lassen kannst.

Produktrezension

Produktbewertungen spielen im E-Commerce eine wichtige Rolle. Jemand hat kürzlich ein Produkt bei dir gekauft und du möchtest nun, dass er oder sie eine Bewertung in deinem Online Shop hinterlässt? Dann schicke der Person doch eine Feedback Mail, in der du fragst, ob sie mit dem Produkt zufrieden ist. Bitte sie anschließend, eine Produktrezension zu schreiben. Eine solche E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen:

feedback-email-vorlage von sendinblue - feedback schreiben

Diese Vorlage steht Brevo-Nutzer:innen kostenlos zur Verfügung.

Allgemeine Zufriedenheit

Wenn du mit deiner Feedback E-Mail hauptsächlich die Kundenbindung stärken willst, kannst du ganz allgemein nach der Zufriedenheit deiner Kundschaft fragen. Dafür eignet sich eine Skala, auf der deine Kund:innen mit einem Klick auswählen können, wie zufrieden sie bisher mit deinem Unternehmen sind.

Auch zur Messung des Net Promoter Scores (NPS) kannst du Feedback Mails nutzen. Eine beliebte Fragestellung ist zum Beispiel: „Wie wahrscheinlich ist es – auf einer Skala von 1 bis 10 –, dass du uns weiterempfehlen wirst?“ Auf Basis der vergebenen Punktzahl kannst du dann einschätzen, wie es um die Loyalität deiner Kund:innen steht. Die Formulierung für eine allgemeine Feedback Mail könnte beispielsweise so lauten:


Sehr geehrter Herr X,

Ihre Zufriedenheit steht bei uns an höchster Stelle. Deshalb würden wir uns sehr freuen, wenn Sie unser Unternehmen bewerten. Damit helfen Sie uns, unseren Service in Zukunft noch besser zu machen. 

Wie zufrieden bist du mit uns als Unternehmen?

[Skala von 0 bis 10]

Danke für deine Teilnahme!


Viele Grüße

[Vorname Nachname]

Längere Umfragen

Kurzes Kundenfeedback ist gut, ausführliche Rückmeldungen aber oft noch besser. Wenn du beispielsweise eine Konferenz veranstaltet hast und wissen willst, was die Teilnehmer:innen darüber denken, hilft dir eine Zufriedenheitsskala nur bedingt. Denn um es das nächste Mal besser zu machen, brauchst du konkrete Verbesserungsvorschläge. Das gleiche gilt für E-Mails, in denen du Kund:innen bittest, deinen Kundenservice zu bewerten, oder Mailings, die an Personen geschickt werden, die gerade ein Abonnement gekündigt haben. 

In solchen Fällen kann es sich lohnen, eine separate Umfrage zu erstellen und diese in deiner Feedback E-Mail zu verlinken. Das geht mit vielen Tools zum Erstellen von Formularen – zum Beispiel Brevo (ehemals Sendinblue) – völlig kostenlos. In Kundenumfragen kannst du deinen Kund:innen entweder offene Fragen stellen oder sie aus verschiedenen Antwortmöglichkeiten wählen lassen. Achte jedoch stets darauf, dass die Umfrage in wenigen Minuten abgeschlossen werden kann.

Diese E-Mail-Vorlage von Brevo zeigt, wie eine solche Feedback Mail aussehen könnte:

feedback-email-vorlage von sendinblue - an umfrage teilnehmen

Tipp: Wenn du das Gefühl hast, dass nicht genug Kund:innen an einer Umfrage teilnehmen, könntest du ihnen die Teilnahme mit einem Gutschein schmackhaft machen.

Follow-up

Mit einer Follow-up E-Mail, die du im Anschluss an ein Kundengespräch oder ein Meeting mit einem potentiellen Lead sendest, hinterlässt du immer einen guten Eindruck. Wenn du dir konkrete Verbesserungsvorschläge wünschst, kannst du hierfür eine Umfrage erstellen. Willst du lediglich die Grundstimmung erfassen, reicht in den meisten Fällen eine einfache Skala. Eine Follow-up Mail könnte zum Beispiel so aussehen:


Hallo Frau Y,

vielen Dank, dass Sie sich Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben. Wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben, würden wir uns über ein Feedback zu Ihrem Kundentermin am [Datum] freuen.


Zur Umfrage [Link zum Feedback-Formular].


Sollten Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.


Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

Noch mehr nützliche E-Mail-Vorlagen findest du in diesem Artikel.

Fazit: Nutze E-Mail Feedback zu deinem Vorteil

Mit Feedback E-Mails kannst du ganz leicht herausfinden, was Kund:innen über dein Unternehmen denken. Solche Erkenntnisse sind Gold wert, denn sie helfen dir dabei, deine Produkte und Services zu verbessern und die Kundenbindung zu stärken – vorausgesetzt natürlich, du setzt das Feedback im Anschluss auch um.

Und das Beste: Der Versand von Feedback E-Mails bedarf nicht einmal viel manueller Arbeit. Mit der passenden Software kannst du solche Mailings in kürzester Zeit einrichten und den Versand automatisieren. Probiere es doch direkt einmal aus!

P.S.: Feedback Mails sind nicht die einzigen E-Mails, die du automatisieren kannst. Wirf doch einmal einen Blick in unseren Blog-Artikel, in dem wir 3 weitere Marketing Automation Workflows vorstellen.

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