Januar 11, 2024

Bestes CRM für Start-ups: Guide und Software-Vergleich

Lesezeit ungefähr 14 min
crm für startups

Um Kund:innen langfristig glücklich zu machen, führt kein Weg an einem CRM-System vorbei. Das gilt für Großunternehmen genau wie für Start-ups. Aufstrebende Unternehmen stehen jedoch vor ganz anderen Herausforderungen als etablierte Großkonzerne, wenn es um das Kundenbeziehungsmanagement geht. Deshalb werfen wir in diesem Artikel einen genaueren Blick auf CRM für Start-ups.

Wie können Start-ups von CRM profitieren, welche Funktionen sollte ein CRM für Start-ups mitbringen und welche Softwares eignen sich am besten für kleine Unternehmen? In diesem Beitrag bekommst du Antworten.

Was ist ein CRM für Start-ups?

CRM steht für Customer Relationship Management, also die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Ein CRM-System ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, Kundenprofile zu verwalten, Kundeninteraktionen nachzuverfolgen, Marketing-Maßnahmen zu steuern, Deals abzuschließen und mehr. Das alles ohne ein CRM Tool zu stemmen ist nicht nur zeitraubend, sondern ab einer gewissen Unternehmensgröße schier unmöglich

Aber nicht nur große Unternehmen, sondern auch Start-ups und KMUs profitieren von CRM-Systemen. Besonders in den frühen Phasen der Unternehmensentwicklung spielen CRM-Lösungen eine wichtige Rolle, da sie dir helfen, besser auf deine Kund:innen einzugehen und gleichzeitig Zeit, Geld und personelle Ressourcen zu sparen. So kannst du dich voll darauf konzentrieren, dein Unternehmen auszubauen.

Die Vorteile eines CRM-Systems im Überblick

Du willst wissen, wie Start-ups konkret von CRM-Systemen profitieren können? Wir stellen dir einige der größten Vorteile vor.

Bessere Organisation

Eine Hauptfunktion der meisten CRM-Systeme ist die Kontaktverwaltung. In einem CRM laufen alle Daten zusammen, die Marketing, Vertriebsteam und Kundenservice zu deinen Kund:innen sammeln. So weißt du zum Beispiel immer, welches Team zuletzt mit welchem Kontakt in Verbindung getreten ist, was deine Kund:innen bisher bei dir gekauft haben und auf welchen Kanälen du sie am besten erreichst. Da alle Informationen an einem Ort gebündelt werden, weißt du außerdem sofort, wo du nachschauen musst, wenn du mehr über einen Kontakt erfahren willst.

Zeitersparnis

Einer der größten Produktivitätskiller – insbesondere in jungen Unternehmen – sind Verwaltungsaufgaben wie das Eingeben von Kundendaten in Excel-Listen oder der Versand von E-Mails. Ein CRM-System kann dir einen Großteil dieser Aufgaben abnehmen. So werden Kontakte, die sich in ein Kontaktformular eintragen, beispielsweise automatisch im System erfasst. Und wenn ein Kundentermin ansteht, versenden viele CRMs automatische Erinnerungs-Mails an alle Teilnehmenden. Dadurch gewinnst du an Produktivität und kannst deine Zeit für wichtigere Dinge nutzen – zum Beispiel für das Finetuning deiner CRM-Strategie

Tipp: Zur zentralen Verwaltung von Kundendaten eignet sich eine Customer Data Platform – diese kannst du mit deinem CRM verknüpfen und so das beste aus deinen Kundendaten herausholen.

Stärkere Kundenbindung

Dank detaillierter und stets aktueller Kundenprofile können Start-ups individuell auf ihre Kund:innen eingehen. Wenn du weißt, wofür sich ein Kontakt interessiert, kannst du ihm maßgeschneiderte Marketing-Botschaften senden oder individuelle Angebote unterbreiten. So erhöhst du nicht nur deinen Umsatz, sondern sorgst außerdem dafür, dass sich deine Kund:innen gesehen fühlen. Denn du zeigst ihnen, dass sie mehr sind als nur anonyme Käufer:innen, und dass du ihre Bedürfnisse und Ansprüche verstehst. Dadurch bindest du Kund:innen langfristig an dein Unternehmen und verschaffst dir einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen.

Kosteneinsparungen

Die Einführung eines CRM-Systems trägt langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen bei. Durch die Optimierung von Vertriebs- und Marketing-Prozessen können Start-ups ihre (oftmals begrenzten) Ressourcen besser nutzen. Darüber hinaus ermöglichen die CRMs eine präzisere Kundenansprache, was die Ausgaben für wenig effektive Marketing-Maßnahmen reduziert. 

Mehr Umsatz

Reduzierter Verwaltungsaufwand, mehr Abschlüsse, zufriedenere Kund:innen: All das führt letztendlich zu einem höheren Umsatz. CRM-Systeme können also das Wachstum von Start-ups kräftig ankurbeln.

Mehr zu den Vorteilen von CRM-Systemen kannst du hier nachlesen.

6 Funktionen, die ein CRM für Start-ups haben sollte 

CRM Softwares gibt es wie Sand am Meer. Aber nicht alle sind auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten. Ob sich ein CRM für Start-ups eignet, hängt vor allem von dessen Funktionsumfang ab. Diese 6 Funktionen sollte ein CRM-System für Start-ups auf jeden Fall mitbringen:

Kontaktmanagement

Das Herzstück einer CRM Software ist die Kontaktdatenbank. Daten, die du über deine Kund:innen sammelst, werden hier gebündelt und in individuellen Kundenprofilen zusammengefasst. So erkennen all deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wofür sich ein Kontakt interessiert und mit welchen Teammitgliedern er bereits Kontakt hatte. Wenn du ein Kundenprofil änderst oder ergänzt, geschieht das in Echtzeit, sodass alle Teams immer auf dem aktuellen Stand sind.

Lead-Generierung und Lead Management

Um neue Kund:innen gewinnen zu können, benötigst du zuallererst Leads – also Kontakte, die Interesse an deinem Unternehmen haben bzw. haben könnten. Leads gewinnst du, indem du deine Angebote zum Beispiel durch Online-Marketing-Maßnahmen sichtbar machst und mittels Lead-Magneten wie Newslettern, Webinaren oder eBooks Kontaktdaten potentieller Kund:innen sammelst. Ein gutes CRM für Start-ups unterstützt dich bei der Lead-Generierung, indem es dir zum Beispiel ermöglicht, Webformulare und Marketing E-Mails zu erstellen.

Auch im restlichen Lead Management spielen CRM-Systeme eine wichtige Rolle. Anhand von visuellen Vertriebs-Pipelines erkennst du, in welcher Phase sich ein Lead gerade befindet: Ist ein Lead schon empfänglich für ein Angebot oder benötigt er erst noch mehr Informationen zu deinen Produkten (Stichwort: Lead Nurturing)? Dadurch siehst du sofort, wo Handlungsbedarf besteht und wo sich die nächste Verkaufschance anbahnt. So kannst du gezielt eingreifen und dafür sorgen, dass möglichst viele Leads zu zahlenden Kund:innen werden.

Erfahre hier alles, was du zum Thema Sales Pipeline Management wissen musst.

Aufgabenverwaltung

CRM-Systeme erlauben es Start-ups, neue Aufgaben zu erstellen und diese bestimmten Mitarbeitenden zuzuweisen. Das kann das Telefonat mit einem Lead, das Schreiben einer Follow-up E-Mail oder die Vereinbarung eines Meetings sein. Der Vorteil: Vergangene und aktuelle Aufgaben werden übersichtlich auf einer einzigen Plattform angezeigt, sodass du jederzeit siehst, wer woran arbeitet, welche Maßnahmen bereits getroffen wurden und wie weit du vom nächsten Geschäftsabschluss entfernt bist. 

Automatisierung

Repetitive Aufgaben sind echte Produktivitäts-Killer. Deshalb solltest du bei der Wahl deines CRMs darauf achten, dass dir ausreichend Automatisierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Praktisch ist es beispielsweise, wenn dein CRM automatisch Deals erstellt, sobald ein Lead eine bestimmte Punktzahl in deinem Lead-Scoring-Modell erreicht hat, oder automatisch eine Aufgabe anlegt, wenn sich jemand in dein Kontaktformular einträgt.

Darüber hinaus profitieren insbesondere Start-ups von Marketing Automation Workflows. Du könntest beispielsweise festlegen, dass deine Leads einige Tage nach einem Meeting automatisch eine Follow-up E-Mail erhalten sollen, in der du ihnen weiterführende Infos zur Verfügung stellst. So sparst du wieder einmal Zeit und stellst außerdem sicher, dass du regelmäßig und zum richtigen Zeitpunkt mit deinen Kontakten in Verbindung trittst.

Omnichannel-Kommunikation

Bietet eine CRM-Plattform mehrere Kommunikationskanäle an, über die du mit deinen Leads und Kund:innen in Kontakt treten kannst, dann spricht man von einem kommunikativen CRM. Ein kommunikatives CRM hat den großen Vorteil, dass du keine zusätzlichen Tools zur Kundenkommunikation benötigst, in die du dich erneut einarbeiten müsstest und die dich extra Geld kosten.

Mit der CRM-Suite Brevo verschickst du zum Beispiel Newsletter, Live-Chat-Nachrichten, Push Notifications und mehr von einer einzigen Plattform. Sogar Telefonate kannst du direkt über das CRM führen. So bietest du deinen Kund:innen eine rundum gelungene Kommunikationserfahrung und musst nicht zwischen verschiedenen Softwares hin- und her wechseln.

Reporting

Damit Start-ups Prognosen treffen können und sehen, welche Marketing- und Vertriebsmaßnahmen funktionieren und welche nicht, brauchen sie ein CRM mit Reporting-Funktion. In einem Dashboard wird meist angezeigt, wie viele Deals bisher abgeschlossen wurden, wie viel Umsatz dabei erzielt wurde und wie hoch die bisherige Gewinnrate ist. 

Je nach Anbieter erhältst du außerdem Einblicke in die Performance deiner Marketing-Kampagnen und kannst Klick-, Öffnungs- und Conversion-Raten analysieren. All das hilft dir dabei, deine Unternehmensstrategie zu optimieren und langfristig erfolgreich zu sein.

7 der besten CRMs für Start-ups

Jetzt weißt du also, welche CRM-Funktionen für Start-ups theoretisch nützlich sind. Im nächsten Schritt wollen wir dir 7 CRMs vorstellen, die diese Funktionen miteinander vereinen und sich deshalb gut für Start-ups eignen.

Brevo

die besten crms für start-ups, screenshot brevo

Brevo ist eine komplette CRM-Suite mit Server-Standort in Deutschland und der EU. Du kannst sie nicht nur für dein Lead- und Kontaktmanagement, sondern auch für dein Marketing nutzen. Auf viele der angebotenen Funktionen kannst du sogar völlig kostenlos zugreifen.

Die Brevo Sales-Plattform erlaubt es dir, deine eigene, visuelle Vertriebs-Pipeline zu erstellen, mit der du abgeschlossenen und laufenden Deals im Blick behältst. Außerdem kannst du Kontakte importieren und organisieren und zeitsparende Automatisierungen einrichten. Anhand von benutzerdefinierten Umsatzprognosen siehst du nicht nur, ob sich ein Deal anbahnt, sondern auch, wie viel Umsatz er dir potentiell bringt. Und wenn du Video- und Telefonanrufe tätigen willst, kannst du auch das bequem über das CRM abwickeln.

Darüber hinaus kannst du mit Brevo Newsletter und WhatsApp-Nachrichten verschicken, Live Chats einrichten, Landingpages erstellen und vieles mehr.


Preis: Sales-Plattform und grundlegende Marketing-Funktionen kostenlos, erweiterte Sales-CRM-Funktionen ab 9€/Monat/User

Salesforce

die besten crms für start-ups, screenshot salesforce

Salesforce ist einer der bekanntesten Namen im Bereich der CRM Softwares. Mit der Sales Cloud Edition Salesforce Starter bietet der US-Anbieter ein CRM an, das sich vor allem an Start-ups richtet. Du kannst damit eine visuelle Sales Pipeline erstellen, Kundenprofile anlegen und verwalten und hast Zugriff auf ein übersichtliches Dashboard, in dem deine Berichte gebündelt werden. Zur nahtlosen Kundenkommunikation kannst du darüber hinaus deine Support-Kanäle mit Salesforce verknüpfen und verlierst so keine Kundenanfrage aus den Augen. 

Der Funktionsumfang der Sales Cloud reicht dir nicht aus? Dann kannst du die Vertriebslösung beispielsweise um die Marketing Cloud oder die Service Cloud erweitern. Diese erlauben es dir unter anderem, E-Mail Marketing zu betreiben, Marketing-Automatisierungen einzurichten und Chatbots zu erstellen.

Preis: Salesforce Starter (Sales Cloud) für 25€/User/Monat

Auch interessant: Unsere Liste der besten Salesforce Alternativen.

HubSpot CRM

die besten crms für start-ups, screenshot hubspot

Diverse nützliche CRM-Funktionen für Start-ups bietet auch die Software von HubSpot. Viele davon kannst du kostenlos nutzen. Neben grundlegenden Features wie einer Vertriebs-Pipeline, Segmentierungsoptionen, Lead Scoring und Vertriebsprognosen bietet dir HubSpot auch ein integriertes Tool für die Terminplanung, einen Landingpage Editor und mehr. 

Auch E-Mail Marketing kannst du mit dem HubSpot CRM kostenlos betreiben – sofern du nicht mehr als 2.000 E-Mails pro Monat verschickst. Für deinen Kunden-Support stehen dir bei HubSpot Funktionen wie ein Live Chat und ein Ticketing-System zur Verfügung.

Preis: kostenlos, Bezahlversion ab 20€/Monat (CRM-Suite Starter)

Microsoft Dynamics 365 

die besten crms für start-ups, screenshot microsoft dynamics

Mit Dynamics 365 bietet der Branchenriese Microsoft ein umfassendes CRM-System an, das aufgrund seiner Skalierbarkeit auch für Start-ups in Frage kommen kann. Praktisch ist vor allem die nahtlose Integration von Microsoft-Produkten wie Excel, Outlook und Teams sowie die Benutzeroberfläche, die vielen bereits aus der Microsoft Suite bekannt sein dürfte.

Die Komponente Microsoft Dynamics Sales bietet dir grundlegende CRM-Funktionen wie eine Sales Pipeline, eine Kontaktdatenbank und ein Reporting Dashboard. Außerdem steht dir eine KI zur Seite, die dir zum Beispiel bei der Verkaufschancenbewertung hilft. Darüber hinaus kannst du ein Kundenservice-Modul hinzufügen, das es dir erlaubt, deine Kundenkommunikation zentral zu steuern.


Preis: ab 60,80€/User/Monat

Zoho CRM 

die besten crms für start-ups, screenshot zoho

Eine weiteres CRM für Start-ups ist das des Anbieters Zoho. Das Zoho CRM ermöglicht es dir, mehrere Pipelines anzulegen, Workflows zu automatisieren, Leads und Kontakte zu verwalten und Standarberichte einzusehen. Diese Basisfunktionen erhältst du völlig kostenlos.

Neben dem klassischen CRM bietet Zoho auch eine eigens auf Start-ups zugeschnittene Lösung an: Bigin. Bigin zeichnet sich durch einen gemischten Funktionsumfang an, bei dem der Schwerpunkt nicht – wie bei vielen anderen CRMs – auf der Steuerung von Vertriebsaktivitäten liegt, sondern der dir beispielsweise auch diverse Tools zur Multichannel-Kommunikation bietet.

Dazu zählen die Option, Massen-E-Mails zu versenden und per integrierter Cloud-Telefonanlage mit Leads und Kund:innen zu telefonieren. Zahlreiche Integrationen erlauben es dir, das CRM nach deinen Ansprüchen anzupassen – zum Beispiel, indem du den Formular-Builder Zoho Forms oder die E-Mail Marketing Software Zoho Campaigns ergänzt.

Preis: kostenlos, Bezahlversion ab 14€/User/Monat (Zoho CRM Standard) bzw. 7€/User/Monat (Bigin)

Pipedrive

die besten crms für start-ups, screenshot pipedrive

Das Herzstück des CRMs von Pipedrive ist die Verkaufs-Pipeline, in der du Deals per Drag-and-Drop hinzufügen, nachverfolgen und aktualisieren kannst. Darüber hinaus können Start-ups mit Pipedrive ihre Kontaktlisten segmentieren, Web-Formulare erstellen und Vertriebsabläufe automatisieren. Auf Wunsch kannst du dir außerdem Unterstützung von einem KI Vertriebsassistenten holen, der Optimierungspotentiale aufzeigt.

Wenn du nicht nur deinen Vertriebsprozess, sondern auch dein Marketing über Pipedrive steuern willst, kannst du dafür auf interne Add-ons zugreifen (die gibt es zum Beispiel für E-Mail Marketing, Chatbots und Live Chats). Zusätzlich stehen dir über 300 Integrationen zu Drittanbietern zur Verfügung (z.B. Gmail, Zapier, Google Meet, Slack).

Preis: ab 14,90€/User/Monat

Erfahre hier, wie du dein CRM im Vertrieb einsetzen kannst.

Bitrix24

die besten crms für start-ups, screenshot bitrix24

Das letzte CRM für Start-ups, das wir dir vorstellen wollen, ist Bitrix24. Das Tool ist ein echter One-Stop-Shop, mit dem du weit mehr kannst als bloß eine Vertriebs-Pipeline erstellen. Bitrix24 bietet dir über 35 Business-Tools, inklusive eines leistungsstarken CRM-Systems. Du kannst mit der Software Kontakte erfassen, Online-Formulare erstellen, Angebote und Rechnungen erstellen, Marketing-Kampagnen schalten und Automatisierungen einrichten.

Darüber hinaus ist es möglich, über die Plattform ganze Websites und Online Shops zu erstellen. In den höheren Paketen hast du außerdem Zugriff auf Funktionen rund um die Personalverwaltung sowie auf analytische Berichte.

Preis: kostenlos, Bezahlversion ab 49€/Monat für 5 User

Fazit: Das richtige CRM für dein Start-up finden: Checkliste

Wenn du als Start-up langfristig erfolgreich sein und einen loyalen Kundenstamm aufbauen willst, brauchst du ein CRM-System. Es hilft dir dabei, Zeit und Kosten zu sparen und deine Kund:innen besser zu verstehen. 7 CRMs, die sich besonders gut für Start-ups eignen, haben wir dir in diesem Beitrag vorgestellt. 

Bei der Auswahl der passenden CRM Software für dein Unternehmen helfen dir die folgenden Kriterien:

  • Benutzerfreundlichkeit: Kann das CRM intuitiv und ohne besondere Vorkenntnisse verwendet werden? Gibt es eine intuitive Benutzeroberfläche? Ist das CRM auf Deutsch verfügbar?
  • Funktionsumfang: Verfügt das CRM über alle für dich wichtigen Funktionalitäten? Ist dein CRM sehr umfangreich, solltest du gut überlegen, ob du Zeit hast, dich darin einzuarbeiten.
  • Anpassbarkeit: Start-ups wachsen in der Regel zügig. Deshalb ist es wichtig, dass dein CRM mit dir mitwachsen kann. Lassen sich Funktionen, die du momentan noch nicht brauchst, später hinzubuchen? 
  • Integrationen: Richtig nützlich ist ein CRM erst dann, wenn es sich mit deinem restlichen Tech Stack verbinden lässt (z.B. deinem E-Mail Marketing Tool oder deiner Live Chat Software). Dafür sollte dein CRM entsprechende Plugins zur Verfügung stellen. Noch einfacher ist es, wenn dein CRM-System Teil einer All-in-One-Lösung ist.
  • Preis: Last but not least spielt natürlich auch der Preis eine entscheidende Rolle. Achte hier nicht nur auf die monatlichen Kosten, sondern auch auf das Preis-Leistungs-Verhältnis: Welche Funktionen bekommst du für dein Geld? Und gibt es ein Kontaktlimit? Einige CRMs rechnen nach Anzahl der Kontakte ab und können so sehr schnell sehr teuer werden.


Und nun gilt: Probieren geht über studieren! Viele CRMs für Start-ups bieten kostenlose Testversionen an – einige davon, zum Beispiel Brevo, kannst du sogar dauerhaft kostenlos nutzen. Nimm dir etwas Zeit, um die Software auf Herz und Nieren zu prüfen, und beziehe am besten auch die Teammitglieder ein, die später damit arbeiten sollen. Dann kann nichts mehr schief gehen!

Noch mehr Vergleiche findest du in unserem Blog:

Der Newsletter für Marketing Fans
Jetzt anmelden und monatlich die besten Tipps und Tricks für erfolgreiches Online Marketing erhalten.
* Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich.

Bereit, mit Brevo zu wachsen?

Hol dir die Tools, die du brauchst, um deine Kundschaft zu erreichen und dein Unternehmen voranzubringen.

Kostenlose Anmeldung