Mit einer Sales Pipeline lässt du keine Verkaufschance mehr ungenutzt! Stell dir die Sales Pipeline als Roadmap für deinen gesamten Vertriebsprozess vor. Sie beginnt bei der Lead-Generierung und endet mit dem erfolgreichen Abschluss eines Verkaufs. Du begleitest deine Leads individuell durch die einzelnen Schritte deines Kaufprozesses und steigerst auf diese Weise deine Abschlussrate.
In diesem Artikel erfährst du noch mehr über die Vertriebs-Pipeline: Welche Phasen gibt es? Und was ist der Unterschied zum Sales Funnel? Lerne außerdem, wie du eine Sales Pipeline selbst erstellst und wie dich die passende Software beim Sales Pipeline Management unterstützen kann.
Inhaltsverzeichnis
Definition: Was ist eine Sales Pipeline?
Die Sales Pipeline (auch Verkaufs-Pipeline oder Vertriebs-Pipeline genannt) bildet deinen Vertriebsprozess in einzelnen Phasen vom ersten Interesse bis zum Kauf ab. Doch warum ist das wichtig?
Durch eine Sales Pipeline kannst du deine Verkaufsabschlüsse systematisch verfolgen und aus ihnen lernen. Zudem erkennst du sofort, in welcher Verkaufsphase sich deine potenziellen Kund:innen befinden. Welche Deals stehen kurz vor dem Abschluss? Wo ist noch ein längerer Reifeprozess nötig?
Eine Sales Pipeline erleichtert außerdem die Automatisierung deiner Vertriebsschritte und die Analyse des ganzen Vertriebsprozesses. Kommt es in einer bestimmten Phase zu besonders vielen Absprüngen? Welche Maßnahmen kommen gut an? Auch im Einzelfall hilft eine Vertriebs-Pipeline weiter. Wenn beispielsweise einer deiner Vertriebsmitarbeiter:innen mit einem Lead telefoniert, weiß er oder sie genau, wo im Kaufprozess der Lead steht. Das fördert die Effizienz deines Vertriebs-Teams und verbessert im Idealfall deine Sales Forecasts.
Oft werden die einzelnen Phasen der Sales Pipeline übrigens in Form eines Trichters dargestellt. Das hilft bei der Visualisierung der jeweiligen Absprungraten und ermöglicht eine noch schnellere Einordnung deines Leads.
Sales Pipeline vs. Sales Funnel: Wo liegt der Unterschied?
Die Verwechslungsgefahr ist hoch bei der Sales Pipeline und dem Sales Funnel. Vor allem bei der abstrakten Darstellung als Trichter, denn die einzelnen Vertriebsschritte und die Abbildung der Absprungraten sind sich sehr ähnlich. Außerdem geht es bei beiden Konzepten um die Gewinnung von Neukund:innen.
Es gibt aber zwei wesentliche Unterschiede. Zum einen ist die Sales Pipeline ein konkretes Werkzeug zur Organisation von Verkaufsabschlüssen. Sie zeigt dir, welche Aufgaben du in deinem Verkaufszyklus zu erfüllen hast. Der Sales Funnel hingegen ist ein abstrakteres Konzept, das den gesamten Prozess der Kundengewinnung darstellt. Er visualisiert die Customer Journey (Kundenreise) von der ersten Wahrnehmung deiner Marke über den Kauf bis zur Kundenbindung.
Zum anderen ist der Sales Funnel eine anonyme Darstellung von Besucherströmen. Dagegen kann die Sales Pipeline auf den einzelnen Lead heruntergebrochen werden und dir helfen, eine persönliche Bindung mit ihm aufzubauen.
Kurz gesagt: Beide Konzepte sind wertvoll, aber sie dienen teils unterschiedlichen Zwecken. Die Sales Pipeline ist neben der langfristigen Optimierung auch sehr nützlich für das Tagesgeschäft, während der Sales Funnel insbesondere eine langfristige Perspektive auf die Kundenakquise unterstützt.
Die 7 Phasen der Vertriebs-Pipeline
Die Sales Pipeline lässt sich in mehrere Phasen unterteilen. Das ist eine bewährte Struktur, die in vielen Unternehmen erfolgreich von Vertriebsmitarbeiter:innen angewendet wird. Jede dieser Phasen erfüllt eine spezifische Aufgabe. Du kannst die Phasen aber auch flexibel anpassen und erweitern, um die spezifischen Bedürfnisse deines Geschäftsmodell besser abzubilden.
1. Lead-Generierung
Die Lead-Generierung markiert den ersten Schritt im Sales-Prozess. In dieser Phase geht es darum, potenzielle Kund:innen zu identifizieren und anzusprechen. Hierbei setzt du verschiedene Marketing-Methoden wie Social Media Marketing, E-Mail Marketing oder Events ein. Dafür benötigst du hochwertige und relevante Inhalte, die das Interesse deiner Zielgruppe wecken und ihre Neugierde auf dein Angebot steigern. Dein vorrangiges Ziel besteht in dieser Phase darin, die Aufmerksamkeit potenzieller Leads zu gewinnen und sie zu einer ersten Interaktion mit deinem Unternehmen zu ermutigen.
2. Qualifizierung
Nachdem du Leads generiert hast, erfolgt die Phase der Lead-Qualifizierung. Das heißt, du filterst deine Leads anhand festgelegter Bewertungskriterien – Stichwort: Lead Scoring. Je nach Art und Weise, wie du an den Lead gelangt bist, stehen dir dafür verschiedene Kriterien zur Verfügung. Das können zum Beispiel die Quelle des Leads, die Art der Kontaktaufnahme oder auch konkrete Interessen sein.
Dadurch steigerst du die Effektivität deines Vertriebs. Zum Beispiel kannst du bei vielversprechenden Leads gleich zum Telefonhörer greifen – weniger qualifizierte Leads (Cold Leads) übergibst du stattdessen erst einmal in den weiteren Nurturing-Prozess.
3. Lead Nurturing
Beim Lead Nurturing konzentrierst du dich darauf, langfristige Beziehungen zu deiner Zielgruppe aufzubauen. Du lieferst kontinuierlich relevante Informationen und Inhalte, um ihr Interesse an deinem Unternehmen aufrechtzuerhalten. In dieser Phase begleitest du deine potenziellen Kund:innen durch den Verkaufsprozess und stellst sicher, dass sie sich in ihrem Entscheidungsprozess unterstützt fühlen. Mit effektivem Lead Nurturing wandelst du Leads in zahlende Kund:innen um und baust darüber hinaus langfristige Kundenbeziehungen auf.
4. Kontaktaufnahme/Meeting
Nachdem du qualifizierte Leads identifiziert hast, trittst du in die Phase der persönlichen Kontaktaufnahme ein. Du kontaktierst die Personen, die erhöhtes Interesse gezeigt haben, per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch – virtuell oder vor Ort. Der Lead ist jetzt ein Hot Lead. Nimm dir Zeit, deinem Gegenüber zuzuhören, um dessen individuelle Bedürfnisse zu erfahren und darauf einzugehen.
Erfahre hier, wie du am besten Kundentermine vereinbarst.
5. Angebot
Nachdem du die Anforderungen deines Hot Leads kennst, erstellst du ein maßgeschneidertes Angebot. Präsentiere dein Angebot in einer überzeugenden Art und Weise und beantworte eventuelle Fragen oder Bedenken. Dein Ziel in dieser Phase ist es, potenzielle Käufer:innen von der Wertigkeit deines Angebots zu überzeugen und sie zum Kauf zu bewegen.
6. Abschluss
Die Abschlussphase ist der Höhepunkt des Verkaufsprozesses. Hier erfolgt die endgültige Zustimmung der Kundin oder des Kunden zum Kauf deiner Produkte oder Dienstleistungen. Du sorgst dafür, dass alle Vertragsdetails geklärt sind und alle erforderlichen Schritte für den Abschluss des Deals unternommen werden. Deine Verhandlungsfähigkeiten und Überzeugungskraft spielen in dieser Phase eine entscheidende Rolle. Durch den Abschluss führst du alle vorherigen Schritte zum Ziel und generierst Umsatz.
7. Nachverfolgung
Selbst nach dem Abschluss bleibt die Arbeit nicht stehen. In der Nachverfolgungsphase sorgst du dafür, dass deine neue Kundschaft zufrieden bleibt. Du stehst für Fragen parat und informierst über neue Angebote.
Das Follow-up ist Teil des Nurturing-Prozesses. Du kannst in diesem Zuge auch Cold Leads erneut kontaktieren. Präsentiere neue Ansätze oder Angebote, um ihr Interesse wieder zu entfachen. In dieser Phase stellst du sicher, dass du keine potenziellen Geschäftsmöglichkeiten ungenutzt lässt.
Sales Pipeline aufbauen: So geht’s in 5 Schritten
Der Aufbau einer Sales Pipeline muss nicht kompliziert sein. Wenn du klare Kriterien und Ziele definierst, behältst du ganz leicht den Überblick über die Effektivität deines Vertriebsprozesses. Einheitliche Strukturen sorgen zudem für Vergleichbarkeit und helfen dir bei der Analyse und Optimierung. Deine eigene Sales Pipeline kannst du in nur 5 Schritten erstellen – wir zeigen dir, wie es geht.
Vertriebsziele definieren
Als erstes solltest du deine Vertriebsziele und KPIs (Schlüsselkennzahlen) klar definieren. Sie sollten spezifisch, messbar und erreichbar sein, um deinem Vertrieb eine klare Ausrichtung zu geben. Du könntest beispielsweise konkrete Umsatzziele, Kundengewinnungsziele oder Abschlussquoten festlegen. Die Vertriebsziele dienen als Leitfaden für die gesamte Sales Pipeline und helfen dir dabei, den Fokus zu behalten und deinen Erfolg zu messen.
Informationen über Leads sammeln
Sammle im nächsten Schritt Informationen über deine Leads. Lege dafür eine Liste mit potenziellen Leads an – zum Beispiel können Personen einer bestimmten Branche, Altersgruppe oder mit bestimmten Interessen potenzielle Leads für dich sein. Überlege, wie du diese Zielgruppen erreichst und beginne, Kontakte zu sammeln, die du nach relevanten Kriterien ordnest. Eine gut organisierte Lead-Liste bildet dabei die Grundlage für effektive Vertriebsbemühungen.
Deine Leads sammelst und verwaltest du am besten mit einer professionellen CRM Software. Zwar ist es theoretisch möglich, Leads in einer Excel-Tabelle oder in Google Sheets zu bündeln; praktisch ist diese Vorgehensweise aber sehr umständlich und daher eher nicht zu empfehlen. Mit einer CRM Software hingegen kannst du Kundendaten bündeln, verknüpfen, in Echtzeit aktualisieren und übersichtlich darstellen.
Hier erfährst du noch mehr über die konkreten Vorteile von CRM-Systemen.
Pipeline-Phasen definieren und einrichten
Lege nun fest, welche Stufen ein Lead bei dir durchläuft, bevor er zum Kunden oder zur Kundin wird, und welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit ein Lead in die jeweils nächste Phase deiner Pipeline vorrückt. Das können konkrete Phasen wie „Werbung schalten“, „Newsletter versenden“ und „Angebot unterbreiten“ sein. Jede Stufe sollte klare Kriterien und Aktivitäten enthalten. So werden aus deinen übergeordneten Vertriebszielen viele kleinere, konkrete Aktivitäten, die dein Sales Team systematisch abarbeiten kann.
Pipeline überwachen
Die Überwachung deiner Sales Pipeline ist ein laufender Prozess. Du verfolgst den Fortschritt der Leads durch die einzelnen Phasen, analysierst Verzögerungen oder Engpässe und intervenierst bei Bedarf. Durch die regelmäßige Überwachung kannst du frühzeitig auf Probleme reagieren und sicherstellen, dass dein Vertriebsprozess reibungslos funktioniert.
Pipeline-Phasen nachjustieren
Vergiss nicht: Du kannst deine Vertriebs-Pipeline jederzeit nachjustieren, auch wenn noch keine konkreten Probleme aufgetreten sind. Teste neue Ideen oder füge andere Phasen hinzu. Durch kontinuierliches Monitoring und Anpassung kannst du sicherstellen, dass deine Sales Pipeline immer den aktuellen Anforderungen und Marktbedingungen entspricht.
5 Tipps für dein Sales Pipeline Management
Das Sales Pipeline Management beschreibt deine Arbeit mit und an der Vertriebs-Pipeline. Durch einen flexiblen Umgang mit deiner Sales Pipeline bleibst du agil und anpassungsfähig in einem sich ständig ändernden Geschäftsumfeld. Wir haben 5 Tipps für dich, mit denen du dein Sales Pipeline Management noch effizienter gestaltest.
Halte deine Pipeline aktuell
Passe deine Pipeline an, wenn sich deine Vertriebsaktivitäten ändern. Füge außerdem regelmäßig alle neuen Leads hinzu und entferne veraltete oder inaktive Leads. Denn nur eine aktuelle Pipeline ermöglicht es dir, realistische Umsatzprognosen zu erstellen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zudem hilft sie dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Behebung zu ergreifen.
Behalte wichtige Kennzahlen im Blick
Nutze Kennzahlen wie die Conversion Rate oder die durchschnittliche Anzahl an Kontakten bis zum Verkauf, um deine Vertriebserfolge zu messen. Somit verstehst du, was du in Zukunft besser machen kannst, und welche Maßnahmen besonders gut funktionieren. Dadurch kannst du deine Vertriebsstrategien auf Grundlage fundierter Informationen planen. Zudem behältst du durch die kontinuierliche Überwachung dieser Kennzahlen den „Gesundheitszustand” deiner Pipeline im Blick.
Konzentriere dich auf deine wertvollsten Leads
Die wertvollsten Leads haben das größte Potenzial, zu zahlender Kundschaft zu werden. Deshalb solltest du sie unbedingt priorisieren. Eine gründliche Lead-Qualifizierung hilft dir dabei, die wertvollsten Leads zu identifizieren. Kontaktiere also zuerst die Leads mit besonders hohem Potenzial und stecke deine wertvolle Zeit erst danach in alle anderen Kontakte. So erwischst du deine Interessent:innen, bevor die Kaufbereitschaft wieder abflacht.
Gehe individuell auf deine Leads ein
Die individuelle Ansprache gemäß der jeweiligen Phase ist ein Schlüsselaspekt effektiven Vertriebs-Managements. In den frühen Phasen, in denen Leads gerade erst generiert wurden, sind informative Inhalte beispielsweise besonders wichtig. Später nimmt die Bedeutung gezielter Fragen zu, um ein individuelles Angebot erstellen zu können. Zeige deinen Interessent:innen, dass du genau weißt, was sie gerade von dir erwarten.
Wähle die passende Pipeline Management Software
Eine Software für das Sales Pipeline Management – zum Beispiel die Brevo Sales Platform – kann deinen Vertriebsalltag enorm erleichtern. Neben einer visuellen Sales Pipeline, in der du Deals per Mausklick in verschiedene Phasen verschieben kannst, bieten dir solche Tools oft nützliche Funktionen wie Automatisierungen, Sales-Berichte, Terminbuchungsfunktionen und mehr. Auf diese Weise kannst du verschiedene Marketing- und Vertriebsprozesse zentral steuern und nahtlos miteinander verknüpfen.
Bei der Wahl einer Software zur Vertriebssteuerung solltest du unbedingt darauf achten, dass sie sich mit deinem CRM-System für den Vertrieb integrieren lässt – oder selbst über ein integriertes CRM verfügt. Denn dadurch profitierst du von Zeiteinsparungen bei der Analyse und Verknüpfung von Daten. Dein Vertriebs-Team wiederum kann sich voll und ganz auf den Verkaufsprozess konzentrieren.
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Fazit: Umsatzwachstum durch effiziente Sales Pipelines
Der Aufbau einer Sales Pipeline ist das A und O für einen erfolgreichen Vertrieb. Denn mit einer gut organisierten Pipeline optimierst du deinen Kaufprozess und steigerst deinen Umsatz. Dabei helfen dir die vordefinierten Phasen der Sales Pipeline. Vom Erstkontakt bis zum Abschluss ermöglichen sie dir die gezielte Betreuung und individuelle Ansprache deiner Leads.
Passe deine Sales Pipeline an die Prozesse in deinem Unternehmen an, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Wichtig sind neben der Definition konkreter Pipeline-Phasen und Aktivitäten auch die kontinuierliche Aktualisierung und Überwachung deiner Pipeline. Dadurch kannst du deine Umsatzprognosen genauer gestalten und deinen Vertriebserfolg vorhersehbarer machen.
Du möchtest deine eigene Vertriebs-Pipeline aufbauen? Eine Sales Pipeline Management Software wie Brevo hilft dir dabei. Bei Brevo bekommst du nicht nur eine umfangreiche Sales-Plattform, sondern eine komplette CRM-Suite, die du für Lead-Generierung, Nurturing und vieles mehr einsetzen kannst. Probiere es gleich aus!
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