CRM für kleine Unternehmen: 8 Softwares im Vergleich (2023)

Gute Kundenbeziehungen sind das A und O für langfristigen Geschäftserfolg. Das gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Je stärker ein Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es jedoch, den Überblick über Leads und Bestandskund:innen zu behalten.

Genau deshalb gibt es CRM Softwares. Damit kannst du deine Kontakte verwalten, deine Vertriebs-Pipeline organisieren und vieles mehr. Warum ein CRM-System auch für kleine Unternehmen unverzichtbar ist und welche Softwares sich am besten für KMUs eignen, erklären wir in diesem Artikel.

Warum kleine Unternehmen ein CRM brauchen: 5 Gründe

CRM steht für Customer Relationship Management und bezeichnet die systematische Pflege bzw. Verwaltung von Kundenbeziehungen. Der Begriff CRM beschreibt zum einen eine Strategie, zum anderen eine Software, mit der du deine Kund:innen an jeder Stelle ihrer Customer Journey betreuen kannst. Doch macht ein CRM-System auch für Startups und kleine Unternehmen Sinn? Ganz klar: ja! Warum? Das schauen wir uns in diesem Abschnitt an.

Noch mehr Infos rund um das Thema CRM-Systeme bekommst du in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

1. Bessere Organisation 

In einem CRM werden in erster Linie Kundendaten gesammelt. Dazu zählen neben den Kontaktdaten auch Informationen zu Bestellungen, Interessen und vergangenen Interaktionen mit einem Unternehmen. Der große Vorteil einer CRM Software ist, dass diese Datensätze von allen berechtigten Teammitgliedern eingesehen, geändert oder ergänzt werden können – und zwar in Echtzeit. So kann jede:r auf die Informationen zugreifen, die er oder sie gerade benötigt.

Nutzt du hingegen eine Anwendung wie Excel für dein Kundenbeziehungsmanagement, musst du nach jedem Kundenkontakt neu gewonnene Informationen händisch in eine Tabelle eintragen. Das bedeutet nicht nur viel manuelle Arbeit, sondern kann dazu führen, dass deine Teammitglieder wichtige Informationen nicht rechtzeitig mitbekommen – und so womöglich Verkaufschancen verpassen.

2. Höhere Kundenzufriedenheit 

Sinn und Zweck von CRM ist es, die Zufriedenheit deiner Kund:innen und damit die Kundenbindung zu erhöhen. Denn zufriedene Kund:innen kaufen häufiger bei dir ein. Um deine Kund:innen glücklich zu machen, musst du jedoch erst einmal wissen, welche Bedürfnisse und Pain Points sie haben. Ein CRM-System kann KMUs dabei helfen, das herauszufinden und besser darauf einzugehen.

Denn wenn du erst einmal weißt, wer deine Kund:innen sind und was sie wollen, kannst du Vertrieb, Marketing und Kundenservice passgenau darauf ausrichten. So können Kund:innen ganz individuell betreut werden: Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu langfristigen Kundenbeziehungen.

3. Übersichtlichere Vertriebs-Pipeline 

Besonders hilfreich sind CRM Softwares bei der Organisation von Vertriebsaktivitäten. Detaillierte Kundenprofile unterstützen Vertriebsmitarbeiter:innen dabei, sich besser auf Meetings mit Interessent:innen vorzubereiten. Aber nicht nur das: Je mehr Kundengespräche du führst, desto schwieriger wird es, einen Überblick über laufende und abgeschlossene Deals zu behalten. Hier kann ein CRM-System mit Deal-Pipeline-Management-Funktion hilfreich sein.  

Ein solches Feature erlaubt es dir, deinen Sales Funnel zu beobachten und zu erkennen, wo deine Verkaufschancen gerade am größten sind. Wenn sich ein Deal anbahnt, kann das Vertriebs-Team dann direkt darauf reagieren. So kann der Verkaufsprozess viel besser strukturiert werden.

Erfahre hier, wie du selbst eine Sales Pipeline erstellst.

4. Verbessertes Teamwork

Oft sind Informationen, die einem deiner Teams vorliegen, auch für andere Bereiche interessant. Ein CRM Tool erleichtert den abteilungsübergreifenden Informationsfluss, indem es Informationen aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice bündelt. So hat jede:r Zugriff auf potentiell relevante Notizen, Dokumente etc. – das stärkt die Zusammenarbeit. Außerdem können deine Mitarbeiter:innen jede Menge Zeit sparen, wenn sie Informationen nicht jedes Mal manuell bei einem anderen Team erfragen müssen, sondern vergangene Kundeninteraktionen eigenständig nachverfolgen können.

5. Mehr Umsatz

Glückliche Kund:innen kaufen häufiger bei dir ein und werben womöglich sogar neue Kund:innen. Eine gute interne Organisation und besseres Teamwork wiederum helfen dir dabei, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten. All das trägt im Endeffekt zu einem höheren Umsatz bei.

Weitere Vorteile von CRM-Systemen haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

5 Eigenschaften, die ein gutes CRM für kleine Unternehmen haben sollte

Eine CRM Software lohnt sich also nicht nur für große Unternehmen. Wenn es darum geht, ein passendes CRM-System zu finden, sollten KMUs jedoch etwas genauer hinschauen. Zwar gibt es diverse bekannte CRM Softwares auf dem Markt; aber nicht jedes CRM eignet sich gleich gut für große wie für kleine Unternehmen. Folgende Eigenschaften sind KMUs in der Regel besonders wichtig:

• Geringer Preis: Kleine Unternehmen haben meist deutlich schmalere Budgets als große. Dementsprechend spielen die Kosten bei der Wahl einer CRM Software eine große Rolle. 
• Einfache Benutzeroberfläche: Die wenigsten KMUs haben Zeit, ihre Mitarbeiter:innen in eine komplizierte CRM-Lösung einzuarbeiten. Eine einfach zu bedienende Software mit übersichtlichem Dashboard ist für viele kleine Unternehmen ein Muss.
• Anpassbarkeit: Nicht alle Kleinunternehmen wollen auf Dauer klein bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass sich eine CRM Software an sich verändernde Bedürfnisse anpassen kann. So sollte es zum Beispiel möglich sein, mit nur wenigen, grundlegenden Features loszulegen und den Funktionsumfang der CRM Software bei Bedarf zu erweitern.
• Plugins und Integrationen: Um das Beste aus deinem CRM herauszuholen, solltest du sicherstellen, dass es sich mit Tools, die die bereits nutzt, problemlos verknüpfen lässt. Willst du zum Beispiel deine E-Mail Marketing Software mit deinem CRM-System verbinden, solltest du im Vorfeld recherchieren, ob es dafür ein passendes Plugin gibt.
• Basisfunktionen für Marketing, Sales und Support: Mittlerweile gibt es CRMs für jeden Anspruch. Ein CRM für kleine Unternehmen sollte jedoch mindestens über grundlegende Funktionen in den Bereichen Kontaktverwaltung und Deal Pipeline Management verfügen. Darüber hinaus können Funktionen rund um das E-Mail Marketing sowie eine Möglichkeit zur Terminbuchung mit bestehenden und potenziellen Kund:innen praktisch sein.

Dein CRM-System soll mehr können? Dann könnte unser großer Vergleich der CRM-Systeme für dich interessant sein.

Das sind 8 der besten CRM Softwares für kleine Unternehmen 

Keine Frage: Wer in ein CRM-System investiert, tut seinen Kund:innen und damit seinem Unternehmen langfristig etwas Gutes. Doch welche CRMs eignen sich nun besonders gut für Startups und kleine Unternehmen? Wir haben dir eine Liste mit 8 CRM Softwares zusammengestellt, die die meisten der oben aufgeführten Kriterien erfüllen.

Brevo

Brevo ist eine CRM-Suite, mit der du Zugriff auf Funktionen rund um E-Mail und WhatsApp Marketing, Transaktions-Mails, Live Chat, Web-Push-Nachrichten, Vertriebsmanagement und mehr hast. Mit der Brevo Sales-Plattform kannst du eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten hochladen und Notizen, Dokumente und mehr mit ihnen verknüpfen. Außerdem kannst du mit eine eigene Vertriebs-Pipeline erstellen und alle abgeschlossenen und laufenden Deals im Blick behalten. Dank benutzerdefinierter Umsatzprognosen siehst du nicht nur, ob sich ein Deal anbahnt, sondern auch, wie viel Umsatz er dir potentiell bringt.

Die Sales-Plattform von Brevo kannst du auch dafür nutzen, um Aufgaben zu erstellen und diese – auf Wunsch auch automatisiert – bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen. Außerdem kannst du direkt über die Plattform Video- und Telefonanrufe tätigen und es deinen Kund:innen ermöglichen, online Termine mit dir zu buchen.

Preis: Sales-CRM und grundlegende Marketing-Funktionen kostenlos, erweiterte Sales-CRM-Funktionen ab 9€/Monat/User

Darum eignet sich das Brevo CRM für kleine Unternehmen:

• essentielle CRM- und Marketing-Funktionen auf einer Plattform gebündelt
• kostenloses CRM und günstige Marketing-Pakete für alle Ansprüche
• einfache Bedienung

Zendesk Sell

Zendesk ist eine CRM Software, die neben diversen Kundenservice-Funktionen auch ein Vertriebs-CRM anbietet. Dieses läuft unter dem Namen Zendesk Sell und erlaubt es dir, deine Kontakte zu verwalten, Aufgaben zu erstellen und deine Vertriebs-Pipeline zu organisieren. 

Hinzu kommen nützliche Features wie das Enrichment Tool, mit dem du Kundenprofile automatisch ergänzen und potentielle Neukund:innen finden kannst. Dank einer integrierten Anruffunktion kannst du außerdem Kundentelefonate über die Plattform führen. 

Zendesk Sell besitzt keine integrierte E-Mail Marketing Software. Es gibt jedoch die Möglichkeit, per Plugin eine Verbindung zu diversen Newsletter Softwares, darunter Mailchimp, herzustellen. Außerdem kannst du Zendesk mit deinem E-Mail-Konto verknüpfen, zum Beispiel Gmail.

Preis: ab 19€/User/Monat

Darum eignet sich Zendesk Sell für kleine Unternehmen:

• auf Wunsch kann das Vertriebs-CRM mit Kundenservice-Funktionen angereichert werden
• übersichtliche Benutzeroberfläche

Insightly

Ein speziell auf kleine Unternehmen ausgelegtes CRM-System ist Insightly. Die Software bietet wichtige Funktionen rund um die Lead-Verwaltung und das Aufgabenmanagement. Auch mit Insightly kannst du unter anderem eine Vertriebs-Pipeline erstellen, Aufgaben anlegen und Kontakte verwalten. Wenn du zusätzlich das Marketing-Paket erwirbst, bekommst du einen simplen E-Mail Editor, mit dem du E-Mails gestalten und automatisieren kannst. Auch um ein Ticketing-System kannst du die Software erweitern.

Insightly bietet eine einfache Benutzeroberfläche und grundlegende Funktionen rund um die Kontaktverwaltung sowie diverse Integrationen. Die Analyse- und Forecast-Funktionen sind jedoch eingeschränkt.

Preis: $29/User/Monat, All-in-One-Paket mit CRM-, Marketing- und Service-Funktionen ab $349/Monat

Darum eignet sich das Insightly CRM für kleine Unternehmen:

• gut für die einfache Organisation von Daten
• einfach zu bedienen

FreshSales

FreshSales ist ein Vertriebs-CRM des Anbieters FreshWorks. Activity Timeline, Sales Pipeline, Kontaktverwaltung, Webformulare: FreshSales bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen viele unverzichtbare CRM-Funktionen. Dazu gibt es die Möglichkeit, mit Kontakten direkt über die Plattform in Kontakt zu treten, und zwar über Telefon, E-Mail, Messenger und Chatbot.

Besonders hilfreich sind außerdem diverse KI-gesteuerte Features: Von der Deal-Vorhersage über die automatische Anreicherung von Kundenprofilen bis hin zum Lead Scoring. Wenn du solche Vertriebsprozesse automatisieren willst, musst du dafür jedoch extra zahlen. Kontakt-Scoring gibt es beispielsweise erst in der Bezahlversion, die automatische Profil-Anreicherung erst im Enterprise-Paket.

Preis: kostenlos; erweiterte Funktionen (z.B.) Sales Pipeline ab 15€/User/Monat

Darum eignet sich das FreshSales CRM für kleine Unternehmen:

• es gibt eine dauerhaft kostenlose Version 
• interessante KI-Features

HubSpot

Einer der bekanntesten Namen im Bereich der CRM Softwares ist HubSpot. Die kostenlose Version des HubSpot CRMs bietet dir nicht nur eine Deal Pipeline, Kontakt-Management-Funktionen und Möglichkeiten zur Kontaktsegmentierung, sondern auch einige Marketing und Kundenservice Tools. Ein Live Chat sowie ein dialogbasierter Chatbot erlauben es dir, noch mehr Kund:innen zu akquirieren.

Du hättest zusätzlich gerne die Möglichkeit, Newsletter und andere Marketing Mails via HubSpot zu verschicken und vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zu nutzen? Die gibt es, jedoch solltest du beachten, dass dafür Mehrkosten entstehen können. Und: HubSpot rechnet nach Anzahl deiner Marketing-Kontakte ab. Je mehr deine Kontaktliste wächst, desto teurer wird es also für dich.

Preis: kostenlos, CRM Suite mit erweiterten Funktionen ab 50€/Monat (bei monatl. Abrechnung)

Darum eignet sich das HubSpot CRM für kleine Unternehmen:

• große Auswahl an kostenlosen Funktionen aus den Bereichen Sales, Marketing, Service, CMS und Operations

Salesforce

Ein weiterer großer Name auf unserer Liste der CRMs für Kleinunternehmen ist Salesforce. Mit der Sales Cloud des SaaS-Anbieters behältst du stets den Überblick über deine Kontakte sowie deren Aktivitäten. Du kannst außerdem Massenmails versenden, automatisierte Workflows einrichten und Prognosen zu künftigen Deals erstellen.

Wenn du dich für Omnichannel Marketing interessierst und beispielsweise Marketing E-Mails oder Push-Nachrichten versenden willst, kannst du die Marketing Cloud hinzubuchen. Funktionen rund um den Kundensupport erhältst du mit der Service Cloud.

Preis: ab 25€/User/Monat für die Sales Cloud

Darum eignet sich das Salesforce CRM für kleine Unternehmen:

• der Funktionsumfang des CRMs kann nach Belieben erweitert werden 

Lies hier nach, wie das CRM im Vergleich mit 12 Salesforce-Alternativen abschneidet.

Pipedrive

Der Anbieter Pipedrive bietet klassische CRM-Funktionen rund um das Deal und Lead Management sowie die Organisation deiner Sales Pipeline. Mit der Software kannst du eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten verwalten – ideal für wachsende Unternehmen. Zusätzlich steht dir bei Pipedrive ein Vertriebsassistent zur Verfügung, der dir zum Beispiel dabei hilft, deine Performance zu optimieren. 

Wenn du bereit bist, etwas tiefer in die Tasche zu greifen, kannst du deine CRM-Plattform mit einem kostenpflichtigen Add-on namens LeadBooster noch weiter ausbauen und unter anderem einen Chatbot und einen Live Chat nutzen. Auch E-Mail-Marketing-Kampagnen kannst du mittels eines Add-ons direkt von der Pipedrive-Plattform versenden.

Preis: ab 14,90€/User/Monat 

Darum eignet sich das Pipedrive CRM für kleine Unternehmen:

• benutzerfreundlich
• niedriger Einstiegspreis

Zoho Bigin

Die CRM-Größe Zoho bietet mit Bigin ein CRM-System speziell für Kleinunternehmen an. Dieses ist weniger komplex als das Standard CRM von Zoho; dennoch kannst du damit deine Sales Pipeline verwalten, E-Mails direkt auf der Plattform empfangen und Workflows automatisieren. Außerdem lässt sich Bigin mit Twitter verknüpfen, sodass du die Tweets deiner Kontakten verfolgen und bei Bedarf sofort darauf reagieren kannst.

Das CRM kannst du mit diversen anderen Zoho-Lösungen, zum Beispiel Zoho Desk für den Kundenservice und Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing, verknüpfen. Dank einer Zapier-Integration kannst du Bigin außerdem mit unzähligen anderen Apps verbinden.

Preis: ab 7€/User/Monat für Bigin, ab 14€/User/Monat für das normale Zoho CRM mit mehr Funktionen

Darum eignet sich das Bigin CRM für kleine Unternehmen:

• sehr übersichtlich
• günstiger Preis

CRM erfolgreich in der Praxis nutzt? In diesem Artikel stellen wir 5 Praxisbeispiele vor.

Fazit: So findest du als kleines Unternehmen ein passendes CRM

Gute Kundenbeziehungen sind unverzichtbar. Denn wenn Kund:innen mit einem Unternehmen unzufrieden sind, kann es schnell passieren, dass sie ihm dauerhaft den Rücken kehren. Ein CRM-System hilft dir dabei, das zu vermeiden. Denn wenn du stets einen Überblick über neue Leads und bestehende Kund:innen hast, kannst du deren Bedürfnisse besser verstehen und zielgenau darauf eingehen. So sorgst du dafür, dass deine Kundschaft gerne und immer wieder bei dir einkauft.

Heutzutage gibt es eine Vielzahl an CRM Softwares, die auf die Ansprüche von Startups und KMUs spezialisiert sind – 8 davon haben wir dir in diesem Artikel vorgestellt. Folgende Fragen können dir bei der Entscheidung helfen:

• Was möchtest du mit deinem CRM machen? Willst du lediglich deine Vertriebs-Pipeline visualisieren und Kontakte verwalten oder benötigst du eine Vielzahl ausgereifter Funktionen (z.B. Automatisierung)?
• Wie viele Kontakte hast du? Manche CRMs rechnen nach der Anzahl der Kontakte ab, die du hochlädst. Gerade für Unternehmen, die schnell wachsen, kann das teuer werden.
• Benötigst du nur ein CRM oder auch eine E-Mail-Marketing- und Kundenservice-Lösung? Für viele Unternehmen ist es einfacher, E-Mail Marketing, Live Chat, Terminbuchung und Co. von einer einzigen Software-Lösung aus zu steuern, anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln.
• Wie wichtig ist dir ein DSGVO-konformer Anbieter? Wenn du mit deinem CRM Daten von EU-Bürger:innen verarbeitest, solltest du einen genaueren Blick darauf werfen, welche Vorkehrungen dein CRM-Anbieter bezüglich der DSGVO getroffen hat. Es kann zum Beispiel Sinn machen, einen Anbieter mit Server-Standort innerhalb der EU zu wählen.

Du hast alle Fragen beantwortet? Dann haben wir abschließend noch einen Tipp für dich: Viele der von uns vorgestellten CRM-Systeme für kleine Unternehmen kannst du kostenlos testen. Manche, z.B. Brevo, bieten sogar dauerhaft kostenlose Versionen an. Mach davon Gebrauch und probiere in aller Ruhe aus, ob du mit der CRM Software deiner Wahl zurechtkommst.

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