Gute Kundenbeziehungen sind das A und O für langfristigen Geschäftserfolg. Das gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Je stärker ein Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es jedoch, den Überblick über Leads und Bestandskund:innen zu behalten.
Genau deshalb gibt es CRM Softwares. Damit können Unternehmen ihre Kontakte verwalten, ihre Vertriebs-Pipeline organisieren und vieles mehr. Warum ein CRM-System auch für kleine Unternehmen unverzichtbar ist und welche Softwares sich am besten für KMUs eignen, erklären wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
💡 Warum kleine Unternehmen ein CRM brauchen: 5 Gründe
CRM steht für Customer Relationship Management und bezeichnet die systematische Pflege bzw. Verwaltung von Kundenbeziehungen. Der Begriff CRM beschreibt zum einen eine Strategie, zum anderen eine Software, mit der Sie Ihre Kund:innen an jeder Stelle ihrer Customer Journey betreuen können. Doch macht ein CRM-System auch für Startups und kleine Unternehmen Sinn? Ganz klar: ja! Warum? Das schauen wir uns in diesem Abschnitt an.
Noch mehr Infos rund um das Thema CRM-Systeme erhalten Sie in unserem ausführlichen Blog-Artikel.
1. Bessere Organisation
In einem CRM werden in erster Linie Kundendaten gesammelt. Dazu zählen neben den Kontaktdaten auch Informationen zu Bestellungen, Interessen und vergangenen Interaktionen mit einem Unternehmen. Der große Vorteil einer CRM Software ist, dass diese Datensätze von allen berechtigten Teammitgliedern eingesehen, geändert oder ergänzt werden können – und zwar in Echtzeit. So kann jede:r auf die Informationen zugreifen, die er oder sie gerade benötigt.
Nutzen Sie hingegen eine Anwendung wie Excel für Ihr Kundenbeziehungsmanagement, müssen Sie nach jedem Kundenkontakt neu gewonnene Informationen händisch in eine Tabelle eintragen. Das bedeutet nicht nur viel manuelle Arbeit, sondern kann dazu führen, dass Ihre Teammitglieder wichtige Informationen nicht rechtzeitig mitbekommen – und so womöglich Verkaufschancen verpassen.
2. Höhere Kundenzufriedenheit
Sinn und Zweck von CRM ist es, die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen und damit die Kundenbindung zu erhöhen. Denn zufriedene Kund:innen kaufen häufiger bei Ihnen ein. Um Ihre Kund:innen glücklich zu machen, müssen Sie jedoch erst einmal wissen, welche Bedürfnisse und Pain Points sie haben. Ein CRM-System kann KMUs dabei helfen, das herauszufinden und besser darauf einzugehen.
Denn wenn Sie erst einmal wissen, wer Ihre Kund:innen sind und was sie wollen, können Sie Vertrieb, Marketing und Kundenservice passgenau darauf ausrichten. So können Kund:innen ganz individuell betreut werden: Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu langfristigen Kundenbeziehungen.
3. Übersichtlichere Vertriebs-Pipeline
Besonders hilfreich sind CRM Softwares bei der Organisation von Vertriebsaktivitäten. Detaillierte Kundenprofile unterstützen Vertriebsmitarbeiter:innen dabei, sich besser auf Meetings mit Interessent:innen vorzubereiten. Aber nicht nur das: Je mehr Kundengespräche Sie führen, desto schwieriger wird es, einen Überblick über laufende und abgeschlossene Deals zu behalten. Hier kann ein CRM-System mit Deal-Pipeline-Management-Funktion hilfreich sein.
Ein solches Feature erlaubt es Ihnen, Ihren Sales Funnel zu beobachten und zu erkennen, wo Ihre Verkaufschancen gerade am größten sind. Wenn sich ein Deal anbahnt, kann das Vertriebs-Team dann direkt darauf reagieren. So kann der Verkaufsprozess viel besser strukturiert werden.
4. Verbessertes Teamwork
Oft sind Informationen, die einem Ihrer Teams vorliegen, auch für andere Bereiche interessant. Ein CRM Tool erleichtert den abteilungsübergreifenden Informationsfluss, indem es Informationen aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice bündelt. So hat jede:r Zugriff auf potentiell relevante Notizen, Dokumente etc. – das stärkt die Zusammenarbeit. Außerdem können Ihre Mitarbeiter:innen jede Menge Zeit sparen, wenn sie Informationen nicht jedes Mal manuell bei einem anderen Team erfragen müssen, sondern vergangene Kundeninteraktionen eigenständig nachverfolgen können.
5. Mehr Umsatz
Glückliche Kund:innen kaufen häufiger bei Ihnen ein und werben womöglich sogar neue Kund:innen. Eine gute interne Organisation und besseres Teamwork wiederum helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten. All das trägt im Endeffekt zu einem höheren Umsatz bei.
Weitere Vorteile von CRM-Systemen haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.
✅ 5 Eigenschaften, die ein gutes CRM für kleine Unternehmen haben sollte
Eine CRM Software lohnt sich also nicht nur für große Unternehmen. Wenn es darum geht, ein passendes CRM-System zu finden, sollten KMUs jedoch etwas genauer hinschauen. Zwar gibt es diverse bekannte CRM Softwares auf dem Markt; aber nicht jedes CRM eignet sich gleich gut für große wie für kleine Unternehmen. Folgende Eigenschaften sind KMUs in der Regel besonders wichtig:
- Geringer Preis: Kleine Unternehmen haben meist deutlich schmalere Budgets als große. Dementsprechend spielen die Kosten bei der Wahl einer CRM Software eine große Rolle.
- Einfache Benutzeroberfläche: Die wenigsten KMUs haben Zeit, ihre Mitarbeiter:innen in eine komplizierte CRM-Lösung einzuarbeiten. Eine einfach zu bedienende Software mit übersichtlichem Dashboard ist für viele kleine Unternehmen ein Muss.
- Anpassbarkeit: Nicht alle Kleinunternehmen wollen auf Dauer klein bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass sich eine CRM Software an sich verändernde Bedürfnisse anpassen kann. So sollte es zum Beispiel möglich sein, mit nur wenigen, grundlegenden Features loszulegen und den Funktionsumfang der CRM Software bei Bedarf zu erweitern.
- Plugins und Integrationen: Um das Beste aus Ihrem CRM herauszuholen, sollten Sie sicherstellen, dass es sich mit Tools, die Sie bereits nutzen, problemlos verknüpfen lässt. Wollen Sie zum Beispiel Ihre E-Mail Marketing Software mit Ihrem CRM-System verbinden, sollten Sie im Vorfeld recherchieren, ob es dafür ein passendes Plugin gibt.
- Basisfunktionen für Marketing, Sales und Support: Mittlerweile gibt es CRMs für jeden Anspruch. Ein CRM für kleine Unternehmen sollte jedoch mindestens über grundlegende Funktionen in den Bereichen Kontaktverwaltung und Deal Pipeline Management verfügen. Darüber hinaus können Funktionen rund um das E-Mail Marketing sowie eine Möglichkeit zur Terminbuchung mit bestehenden und potenziellen Kund:innen praktisch sein.
Ihr CRM-System soll mehr können? Dann könnte unser großer Vergleich der CRM-Systeme für Sie interessant sein.
⚖️ Der Vergleich: 8 top CRM Softwares für KMUs
Keine Frage: Wer in ein CRM-System investiert, tut seinen Kund:innen und damit seinem Unternehmen langfristig etwas Gutes. Doch welche CRMs eignen sich nun besonders gut für Startups und kleine Unternehmen? Wir haben Ihnen eine Liste mit 8 CRM Softwares zusammengestellt, die die meisten der oben aufgeführten Kriterien erfüllen.
Brevo (ex Sendinblue)
Brevo (ex Sendinblue) ist vielen vor allem als Newsletter Software bekannt, kann aber noch viel mehr. Mit dem Brevo (ex Sendinblue) Sales CRM können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten hochladen und Notizen, Dokumente und mehr mit ihnen verknüpfen. Außerdem können Sie mit dem CRM-System eine eigene Vertriebs-Pipeline erstellen und alle abgeschlossenen und laufenden Deals im Blick behalten. Dank benutzerdefinierter Umsatzprognosen sehen Sie nicht nur, ob sich ein Deal anbahnt, sondern auch, wie viel Umsatz er Ihnen potentiell bringt.
Das CRM von Brevo (ex Sendinblue) können Sie auch dafür nutzen, um Aufgaben zu erstellen und diese – auf Wunsch auch automatisiert – bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen. Außerdem können Sie direkt über die Plattform Videoanrufe mit Ihren Kontakten tätigen und es Ihren Kund:innen ermöglichen, online Termine mit Ihnen zu buchen.
Übrigens: Brevo (ex Sendinblue) ist eine All-in-One-Plattform, mit der Sie auch Zugriff auf Funktionen rund um E-Mail und WhatsApp Marketing, Transaktions-Mails, Live Chat, Web-Push-Nachrichten und mehr haben.
Preis: CRM-Funktionen und grundlegende Marketing-Funktionen kostenlos, erweiterte Funktionen ab 19€/Monat
Darum eignet sich das Brevo (ex Sendinblue) CRM für kleine Unternehmen:
- essentielle CRM- und Marketing-Funktionen auf einer Plattform gebündelt
- kostenloses CRM und günstige Marketing-Pakete für alle Ansprüche
- einfache Bedienung
Zendesk Sell
Zendesk ist eine CRM Software, die neben diversen Kundenservice-Funktionen auch ein Vertriebs-CRM anbietet. Dieses läuft unter dem Namen Zendesk Sell und erlaubt es Ihnen, Ihre Kontakte zu verwalten, Aufgaben zu erstellen und Ihre Vertriebs-Pipeline zu organisieren.
Hinzu kommen nützliche Features wie das Enrichment Tool, mit dem Sie Kundenprofile automatisch ergänzen und potentielle Neukund:innen finden können. Dank einer integrierten Anruffunktion können Sie außerdem Kundentelefonate über die Plattform führen.
Zendesk Sell besitzt keine integrierte E-Mail Marketing Software. Es gibt jedoch die Möglichkeit, per Plugin eine Verbindung zu diversen Newsletter Softwares, darunter Mailchimp, herzustellen. Außerdem können Sie Zendesk mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpfen, zum Beispiel Gmail.
Preis: ab 19€/User/Monat
Darum eignet sich Zendesk Sell für kleine Unternehmen:
- auf Wunsch kann das Vertriebs-CRM mit Kundenservice-Funktionen angereichert werden
- übersichtliche Benutzeroberfläche
Insightly
Ein speziell auf kleine Unternehmen ausgelegtes CRM-System ist Insightly. Die Software bietet wichtige Funktionen rund um die Lead-Verwaltung und das Aufgabenmanagement. Auch mit Insightly können Sie unter anderem eine Vertriebs-Pipeline erstellen, Aufgaben anlegen und Kontakte verwalten. Wenn Sie zusätzlich das Marketing-Paket erwerben, bekommen Sie einen simplen E-Mail Editor, mit dem Sie E-Mails gestalten und automatisieren können. Auch um ein Ticketing-System können Sie die Software erweitern.
Insightly bietet eine einfache Benutzeroberfläche und grundlegende Funktionen rund um die Kontaktverwaltung sowie diverse Integrationen. Die Analyse- und Forecast-Funktionen sind jedoch eingeschränkt.
Preis: $29/User/Monat, All-in-One-Paket mit CRM-, Marketing- und Service-Funktionen ab $349/Monat
Darum eignet sich das Insightly CRM für kleine Unternehmen:
- gut für die einfache Organisation von Daten
- einfach zu bedienen
FreshSales
FreshSales ist ein Vertriebs-CRM des Anbieters FreshWorks. Activity Timeline, Sales Pipeline, Kontaktverwaltung, Webformulare: FreshSales bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen viele unverzichtbare CRM-Funktionen. Dazu gibt es die Möglichkeit, mit Kontakten direkt über die Plattform in Kontakt zu treten, und zwar über Telefon, E-Mail, Messenger und Chatbot.
Besonders hilfreich sind außerdem diverse KI-gesteuerte Features: Von der Deal-Vorhersage über die automatische Anreicherung von Kundenprofilen bis hin zum Lead Scoring. Wenn Sie solche Vertriebsprozesse automatisieren wollen, müssen Sie dafür jedoch extra zahlen. Kontakt-Scoring gibt es beispielsweise erst in der Bezahlversion, die automatische Profil-Anreicherung erst im Enterprise-Paket.
Preis: kostenlos; erweiterte Funktionen (z.B.) Sales Pipeline ab 15€/User/Monat
Darum eignet sich das FreshSales CRM für kleine Unternehmen:
- es gibt eine dauerhaft kostenlose Version
- interessante KI-Features
HubSpot
Einer der bekanntesten Namen im Bereich der CRM Softwares ist HubSpot. Die kostenlose Version des HubSpot CRMs bietet Ihnen nicht nur eine Deal Pipeline, Kontakt-Management-Funktionen und Möglichkeiten zur Kontaktsegmentierung, sondern auch einige Marketing und Kundenservice Tools. Ein Live Chat sowie ein dialogbasierter Chatbot erlauben es Ihnen, noch mehr Kund:innen zu akquirieren.
Sie hätten zusätzlich gerne die Möglichkeit, Newsletter und andere Marketing Mails via HubSpot zu verschicken und vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zu nutzen? Die gibt es, jedoch sollten Sie beachten, dass dafür Mehrkosten entstehen können. Und: HubSpot rechnet nach Anzahl Ihrer Marketing-Kontakte ab. Je mehr Ihre Kontaktliste wächst, desto teurer wird es also für Sie.
Preis: kostenlos, CRM Suite mit erweiterten Funktionen ab 41€/Monat
Darum eignet sich das HubSpot CRM für kleine Unternehmen:
- große Auswahl an kostenlosen Funktionen aus den Bereichen Sales, Marketing, Service, CMS und Operations
Salesforce
Ein weiterer großer Name auf unserer Liste der CRMs für Kleinunternehmen ist Salesforce. Mit der Sales Cloud des SaaS-Anbieters behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kontakte sowie deren Aktivitäten. Sie können außerdem Massenmails versenden, automatisierte Workflows einrichten und Prognosen zu künftigen Deals erstellen.
Wenn Sie sich für Omnichannel Marketing interessieren und beispielsweise Marketing E-Mails oder Push-Nachrichten versenden wollen, können Sie die Marketing Cloud hinzubuchen. Funktionen rund um den Kundensupport erhalten Sie mit der Service Cloud.
Preis: ab 25€/User/Monat für die Sales Cloud
Darum eignet sich das Salesforce CRM für kleine Unternehmen:
- der Funktionsumfang des CRMs kann nach Belieben erweitert werden
Pipedrive
Der Anbieter Pipedrive bietet klassische CRM-Funktionen rund um das Deal und Lead Management sowie die Organisation Ihrer Sales Pipeline. Mit der Software können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten verwalten – ideal für wachsende Unternehmen. Zusätzlich steht Ihnen bei Pipedrive ein Vertriebsassistent zur Verfügung, der Ihnen zum Beispiel dabei hilft, Ihre Performance zu optimieren.
Wenn Sie bereit sind, etwas tiefer in die Tasche zu greifen, können Sie Ihre CRM-Plattform mit einem kostenpflichtigen Add-on namens LeadBooster noch weiter ausbauen und unter anderem einen Chatbot und einen Live Chat nutzen. Auch E-Mail-Marketing-Kampagnen können Sie mittels eines Add-ons direkt von der Pipedrive-Plattform versenden.
Preis: ab 14,90€/User/Monat
Darum eignet sich das Pipedrive CRM für kleine Unternehmen:
- benutzerfreundlich
- niedriger Einstiegspreis
Zoho Bigin
Die CRM-Größe Zoho bietet mit Bigin ein CRM-System speziell für Kleinunternehmen an. Dieses ist weniger komplex als das Standard CRM von Zoho; dennoch können Sie damit Ihre Sales Pipeline verwalten, E-Mails direkt auf der Plattform empfangen und Workflows automatisieren. Außerdem lässt sich Bigin mit Twitter verknüpfen, sodass Sie die Tweets Ihrer Kontakten verfolgen und bei Bedarf sofort darauf reagieren können.
Das CRM können Sie mit diversen anderen Zoho-Lösungen, zum Beispiel Zoho Desk für den Kundenservice und Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing, verknüpfen. Dank einer Zapier-Integration können Sie Bigin außerdem mit unzähligen anderen Apps verbinden.
Preis: ab 7€/User/Monat für Bigin, ab 14€/User/Monat für das normale Zoho CRM mit mehr Funktionen
Darum eignet sich das Bigin CRM für kleine Unternehmen:
- sehr übersichtlich
- günstiger Preis
Sie fragen sich, wie Sie Ihr CRM erfolgreich in der Praxis nutzen? In diesem Artikel stellen wir 5 Praxisbeispiele vor.
🚀 Fazit: So finden Sie als kleines Unternehmen ein passendes CRM
Gute Kundenbeziehungen sind unverzichtbar. Denn wenn Kund:innen mit einem Unternehmen unzufrieden sind, kann es schnell passieren, dass sie ihm dauerhaft den Rücken kehren. Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, das zu vermeiden. Denn wenn Sie stets einen Überblick über neue Leads und bestehende Kund:innen haben, können Sie deren Bedürfnisse besser verstehen und zielgenau darauf eingehen. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Kundschaft gerne und immer wieder bei Ihnen einkauft.
Heutzutage gibt es eine Vielzahl an CRM Softwares, die auf die Ansprüche von Startups und KMUs spezialisiert sind – 8 davon haben wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt. Folgende Fragen können Ihnen bei der Entscheidung helfen:
- Was möchten Sie mit Ihrem CRM machen? Wollen Sie lediglich Ihre Vertriebs-Pipeline visualisieren und Kontakte verwalten oder benötigen Sie eine Vielzahl ausgereifter Funktionen (z.B. Automatisierung)?
- Wie viele Kontakte haben Sie? Manche CRMs rechnen nach der Anzahl der Kontakte ab, die Sie hochladen. Gerade für Unternehmen, die schnell wachsen, kann das teuer werden.
- Benötigen Sie nur ein CRM oder auch eine E-Mail-Marketing- und Kundenservice-Lösung? Für viele Unternehmen ist es einfacher, E-Mail Marketing, Live Chat, Terminbuchung und Co. von einer einzigen Software-Lösung aus zu steuern, anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln.
- Wie wichtig ist Ihnen ein DSGVO-konformer Anbieter? Wenn Sie mit Ihrem CRM Daten von EU-Bürger:innen verarbeiten, sollten Sie einen genaueren Blick darauf werfen, welche Vorkehrungen Ihr CRM-Anbieter bezüglich der DSGVO getroffen hat. Es kann zum Beispiel Sinn machen, einen Anbieter mit Server-Standort innerhalb der EU zu wählen.
Sie haben alle Fragen beantwortet? Dann haben wir abschließend noch einen Tipp für Sie: Viele der von uns vorgestellten CRM-Systeme für kleine Unternehmen können Sie kostenlos testen. Manche bieten sogar dauerhaft kostenlose Versionen an. Machen Sie davon Gebrauch und probieren Sie in aller Ruhe aus, ob Sie mit der CRM Software Ihrer Wahl zurechtkommen.
