Dezember 7, 2023

Massen-Mails versenden: So klappt’s

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massenmails versenden

Wenn du eine Nachricht an mehrere Empfänger:innen schicken möchtest, ohne sie jedes Mal einzeln einzutippen, bietet sich der Versand von Massen-Mails an. Das solltest du jedoch nicht unüberlegt tun, denn dann läufst du Gefahr, dass deine E-Mails in den Spam-Ordnern deiner Kontakte landen.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du das vermeidest und Massen-Mails versendest, die auch wirklich dort ankommen, wo sie sollen.

Was sind Massen-E-Mails?

Massen-Mails, auch Bulk Mails oder Serien-Mails genannt, sind E-Mails, die an viele Empfänger:innen gleichzeitig geschickt werden. Sie können verschiedenen Zwecken dienen: Im Privaten werden beispielsweise gerne Einladungen in Form von Massen-Mails verschickt. Besonders beliebt ist der Versand von Massen-E-Mails auch im Online Marketing. Mails, in denen Produkte beworben oder Inhalte geteilt werden, bezeichnet man auch als Newsletter.

Massen-Mails und Spam: Darauf solltest du achten 

Vielleicht ist dir schon einmal aufgefallen, dass einige Seiten im Internet davor warnen, Massen-Mails zu versenden, da sie häufig als Spam eingestuft werden – also unerwünschte (Werbe-)Mails. Das liegt daran, dass beim E-Mail-Massenversand sehr viele Nachrichten innerhalb kürzester Zeit verschickt werden. 

Nutzt du dafür einen E-Mail Provider wie Gmail oder Outlook, kann es leicht passieren, dass dich dieser als Spam-Versender:in einstuft und deine E-Mails statt im Posteingang im Spam-Ordner deiner Kontakte landen. Denn Outlook und Co. sind in erster Linie auf die private Nutzung ausgelegt. Und wenn deine E-Mails gar nicht erst bei deinen Empfänger:innen ankommen, wie sollen sie dann gelesen werden und ihre Wirkung entfalten?

Doch keine Sorge: Es ist definitiv möglich, Massen-Mails zu verschicken, die im wahrsten Sinne des Wortes gut bei deinen Empfänger:innen ankommen – nämlich mit einer professionellen Newsletter Software. Wie genau du dabei vorgehst, erklären wir dir gleich.

Mehr zu Spam-Ordnern und wie du sie vermeidest kannst du hier nachlesen.

Massen-Mails verschicken: 3 Gründe dafür

Die Tatsache, dass Massen-Mails von vielen E-Mail Providern als Spam markiert werden, heißt nicht, dass ein effektiver Massenversand nicht möglich ist oder sich nicht lohnt. Im Gegenteil: Wenn du die Sache professionell angehst, kannst du von diversen Vorteilen profitieren. Drei davon stellen wir dir in diesem Abschnitt vor.

Zeitersparnis

Einer der Hauptgründe für den Versand von Serien-Mails ist die Zeitersparnis. Stell dir vor, du willst ein neues Produkt ankündigen, das bald in deinem Sortiment verfügbar sein wird. Statt 100 einzelne Nachrichten an 100 Kund:innen einzutippen, kannst du deine Nachricht einmal formulieren und sie dann an beliebig viele Kontakte schicken.

Große Reichweite

Wie der Name schon sagt, erreichst du mit Massen-Mails eine große Anzahl an Kontakten. So kannst du viele Menschen auf einmal informieren und so deinen Umsatz ankurbeln oder deine Markenbekanntheit steigern. 

Hoher Impact

Wenn du Massen-Mails als Teil deines Marketing Mix nutzt, kostet dich das im Vergleich zu anderen Marketing-Maßnahmen relativ wenig – selbst, wenn du dafür ein kostenpflichtiges Newsletter Tool verwendest. Auch der mit dem Erstellen eines Mailings verbundene Aufwand ist relativ gering. Nicht ohne Grund zählt die E-Mail als echter ROI Champion: Jeder Euro, den du in E-Mail Marketing-Kampagnen investierst, bringt dir im Durchschnitt 49 Euro ein.   

Wie kann man Massen-Mails versenden?

Wir haben es schon angedeutet: Wenn du Massen-E-Mails versenden willst, die nicht im Spam-Ordner landen, führt kein Weg an einer professionellen Newsletter Software vorbei. Zwar ist es prinzipiell möglich, mit E-Mail-Programmen wie Thunderbird oder E-Mail Providern wie Gmail und Outlook Massen-Mails zu versenden; jedoch raten wir eindeutig davon ab.

Wenn du solche E-Mail Provider für den Massenversand nutzt, läufst du nicht nur Gefahr, als Spammer markiert zu werden: Sollten es deine Mails durch den Spam-Filter schaffen, kann es passieren, dass sie nicht richtig angezeigt werden. Denn viele Massen-Mails werden in Microsoft Word formatiert und enthalten dadurch einen inkompatiblen HTML-Code. Außerdem gibt es z.B. bei Outlook ein Versandlimit von 300 Mails/Tag – das reicht vielleicht für eine Rund-Mail an Freund:innen, aber kaum für eine größere E-Mail-Marketing-Kampagne.

Ein auf den Massenversand von E-Mails ausgelegtes Tool hingegen hat mehrere entscheidende Vorteile. Die wichtigsten haben wir dir im nächsten Abschnitt zusammengefasst.

Welche Newsletter Softwares es gibt und welche am besten zu dir passt findest du hier heraus.

Zustellbarkeit

Der größte Vorteil ist wohl die verbesserte Zustellbarkeit: Newsletter Softwares verwenden spezielle IPs, die für den Versand von Massen-Mailings ausgelegt sind. Damit wird sowohl das Spam-Risiko als auch das Blocklist-Risiko massiv verringert. Für besonders fleißige Vielversender:innen bietet sich zudem eine eigene, dedizierte IP-Adresse an – auch die kannst du über die meisten Newsletter Softwares beziehen.

Wenn du dich dann noch für einen Anbieter entscheidest, der Teil der Certified Senders Alliance (CSA) ist, kannst du dir relativ sicher sein, dass deine Massen-Mails ankommen. Denn: Die CSA ist eine der wichtigsten E-Mail Marketing Whitelists für Europa. Wenn du E-Mails über einen CSA-zertifizierten Anbieter verschickst, werden deine Mails von den wichtigsten E-Mail Providern gar nicht erst auf Spam geprüft.

Einige Newsletter-Anbieter, z.B. Brevo, bieten dir außerdem eine E-Mail API an. Das ist eine Schnittstelle, über die Programmierer:innen auf eine E-Mail-Marketing-Plattform wie Brevo zugreifen können, um deren Funktionen zu nutzen. Eine E-Mail API lohnt sich, wenn du eine große Anzahl an E-Mails innerhalb von kürzester Zeit verschicken willst. Bei Brevo kannst du zum Beispiel 120.000 E-Mails/Minute verschicken – und das mit einer Zustellrate von 99%. Häufig werden über die E-Mail API Transaktions-Mails und automatisierte Nachrichten verschickt.

Datenschutz

Wenn du Massen-Mails zu Marketing-Zwecken verschickst, benötigst du dafür das ausdrückliche Einverständnis deiner Kontakte – Stichwort: DSGVO. Hast du das nicht, machst du dich strafbar. Außerdem werden dich die meisten Empfänger:innen als Spam markieren, wenn du ihnen ungefragt Mailings schickst.

Um das Einverständnis einzuholen, hat sich das sogenannte Double-opt-in-Verfahren etabliert, bei dem sich Interessierte in ein Anmeldeformular eintragen und dann eine Mail geschickt bekommen, in der sie noch einmal auf einen Bestätigungslink klicken müssen. Erst dann werden sie in den E-Mail-Verteiler aufgenommen und dürfen Serien-Mails erhalten.

Viele Newsletter Tools erlauben es dir, solche DSGVO-konforme Anmeldeformulare zu erstellen. Außerdem kannst du mit diesen Softwares ganz einfach ein Impressum und einen Abmeldelink in deine Nachrichten einfügen – auch das ist Pflicht im E-Mail Marketing. Bei Outlook und Co. gibt es diese Funktionen nicht.

Kontaktverwaltung

Wenn du deiner Mailing-Liste neue Kontakte hinzufügen möchtest, ist das bei klassischen E-Mail Providern mit viel manueller Arbeit verbunden. Verwendest du hingegen eine E-Mail Marketing Software, kannst du neue Kontakte einfach gebündelt importieren – zum Beispiel als Excel-Tabelle. 

Auch das Entfernen von Kontakten ist mit einer Software in der Regel kinderleicht. Hast du einen Abmeldelink in deine Massen-Mail eingebaut – was wir dir im Hinblick auf die DSGVO wärmstens empfehlen –, dann können Kontakte, die dein Mailing nicht mehr erhalten möchten, sich darüber abmelden. Das wird von deinem Newsletter Tool registriert, sodass du die Personen nicht mehr manuell aus deiner Kontaktliste entfernen musst.

Design-Möglichkeiten

Mit den meisten Newsletter-Programmen kannst du ansprechende Mailings ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen – möglich macht es ein sogenannter Drag-and-Drop Editor. Viele Softwares bieten dir sogar kostenlose E-Mail-Vorlagen an, die du nur noch mit deinen Inhalten befüllen musst. 

Mit E-Mail Providern geht das Erstellen von ansprechenden Massen-Mails in der Regel nicht so einfach von der Hand und auch auf Templates musst du hier verzichten.

Analyse

Nach dem Massenversand ist vor dem Massenversand! Damit deine Serien-Mails in Zukunft noch besser performen, solltest du nach jeder abgeschlossenen E-Mail-Kampagne analysieren, wie viele Personen deine Nachrichten geöffnet, gelesen und damit interagiert haben. Mit Outlook, Thunderbird und Co. ist das kaum möglich. Newsletter Softwares hingegen bieten dir standardmäßig diverse Reporting-Funktionen an, mit denen du Öffnungsraten, Bounces und mehr – teilweise sogar in Echtzeit – nachverfolgen kannst.

5 Tipps für den erfolgreichen Massenversand

Eine professionelle Software ist also ein Muss, wenn du willst, dass deine Massen-E-Mails ankommen – soweit, so gut. Doch das allein ist noch keine Garantie dafür, dass du mit deinen Mailings auch Erfolg hast. Am Ende liegt es nämlich ganz bei dir, ob bzw. wie häufig deine Nachrichten als Spam markiert werden.

Versendest du fragwürdige Inhalte oder missachtest grundlegende Regeln, dann kann es nach wie vor passieren, dass Personen deine Nachrichten als Spam markieren – selbst wenn du ein Newsletter Tool mit erstklassiger Zustellrate gewählt hast. Passiert dies häufiger, dann schadet das deiner Absender-Reputation. Die Folge: du wirst auf eine Blocklist gesetzt, das heißt E-Mail Provider können von dir verschickte Massen-E-Mails einfach blocken.

Damit das nicht passiert, haben wir dir 5 Tipps zusammengestellt, mit denen deine Massen-Mails sicher ankommen.

1. Hol dir die Einwilligung deiner Empfänger:innen

Wir haben es oben bereits angesprochen: Du solltest auf keinen Fall Massen-Mails ohne die Einwilligung der Empfänger:innen verschicken. Am besten platzierst du ein Anmeldeformular auf deiner Website und richtest das Double-opt-in-Verfahren ein, um sicherzustellen, dass auch wirklich all deine Kontakte dein Mailing erhalten möchten.

Dass der Kauf von E-Mail-Adressen ebenfalls tabu ist, sollte sich von selbst erklären. Denn: Du kannst dir nie sicher sein, ob die Adressinhaber:innen tatsächlich jemals ihre Zustimmung erteilt haben. Und selbst wenn – die Zustimmung der Adressinhaber:innen gilt immer nur für das Unternehmen, das sich das Einverständnis eingeholt hat, in dem Fall also dem Adress-Verkäufer und nicht dir.

2. Verwende einen Abmeldelink

So einfach, wie sich Personen für deine Mailings anmelden, sollten sie sich auch wieder abmelden können. Das ist nicht nur eine Best Practice, sondern rechtlich vorgeschrieben. Am einfachsten ist es, wenn du einen Abmeldelink in deine Serien-Mails einbettest. So erleichterst du deinen Abonnent:innen das Opt-out.

Zwar ist es kein schönes Gefühl, wenn sich jemand von deinem Newsletter abmeldet, aber sieh es einmal so: Wenn jemand kein Interesse an deinen Inhalten hat, wird er damit nicht interagieren. Wenn du keinen Abmeldelink zur Verfügung stellst, wird die Person deine Mails entweder ungelesen in den Papierkorb verschieben, oder sie als Spam markieren. Letzteres hat wieder negative Konsequenzen für deine Absender-Reputation – also überwinde dich lieber dazu, einen Abmeldelink einzubauen.

3. Verschicke relevante Inhalte

Um zu vermeiden, dass sich deine Empfänger:innen überhaupt von deinen Massen-Mailings abmelden, solltest du Inhalt verschicken, die für sie relevant sind. Nimm dir also die Zeit und analysiere deine Zielgruppe: Wen willst du mit deinen Serien-Mails eigentlich konkret ansprechen? Was willst du erreichen und welche Arten von Inhalten eignen sich dafür? 

Wenn wir von Relevanz sprechen, darf ein Begriff nicht fehlen: Personalisierung. Denn je persönlicher ein Mailing auf einen Kontakt wirkt, desto relevanter erscheint es ihm oder ihr. Das Personalisieren von Massen-Mails ist einfacher umzusetzen, als es erst einmal klingt, denn auch hierbei hilft dir eine E-Mail Marketing Software. Beispielsweise kannst du deine Empfänger:innen mithilfe von Platzhaltern namentlich ansprechen, oder sie nach demographischen Merkmalen oder Interessen segmentieren.

4. Vermeide Spam-Begriffe 

Auch bestimmte Begriffe in der Betreffzeile oder dem Text deiner Massen-Mail können dafür sorgen, dass bei E-Mail Providern die Alarmglocken angehen und sie dich als Spam-Versender:in einstufen. Vermeide deshalb exzessive Werbesprache und Ausdrücke von Dringlichkeit, zum Beispiel „Neu!“, „Jetzt kaufen“, „Nur noch heute!“, „Nur noch X übrig“ oder „Billig!“. Das gleiche gilt für Wörter, die ausschließlich aus Großbuchstaben bestehen, und Begriffe, die mit Erotik, Krediten, Medikamenten/Drogen oder Glücksspiel zu tun haben. Auch Ausrufezeichen und Dollar- oder Eurozeichen solltest du – wenn überhaupt – eher sparsam verwenden.

Und noch ein letzter Tipp: Sorge für ein ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis. Eine E-Mail, die nur aus Grafiken besteht, mag schön aussehen, aber für die Filter ist sie leer und damit verdächtig.

5. Wähle einen vertrauenswürdigen Absender

Stell dir vor, du bekommst eine E-Mail von einem unbekannten Absender – nicht gerade vertrauenserweckend, oder? Wenn du Pech hast und deine Empfänger:innen nicht sofort erkennen, dass die Mail von dir stammt, kann auch das wieder darin resultieren, dass sie im Spam landet. 

Deshalb gilt: Dein Markenname sollte auf jeden Fall aus dem Absender hervorgehen. So wissen deine Empfänger:innen noch vor dem Öffnen der Mail, dass es sich dabei nicht um Spam handelt. Du kannst entweder nur deinen Markennamen verwenden, oder eine Kombination aus Markennamen und einem Vornamen (z.B. Lea von Brevo). So wirkt deine Massen-Mail noch persönlicher.

Fazit: So versendest du Massen-Mails, die ankommen

Oftmals herrscht Unsicherheit darüber, ob der Versand von Massen-Mails wirklich eine gute Idee ist – denn nicht selten werden solche Serien-Mails von E-Mail Providern als Spam markiert. Das ist jedoch nur dann der Fall, wenn du Massen-Mails über Free- und Webmailer wie Gmail, Outlook, Thunderbird und Co. verschickst.

Nutzt du hingegen eine professionelle E-Mail Marketing Software, musst du nichts befürchten – solange du dich an einige Grundregeln hältst. Dazu zählt, dass du nur Kontakte anschreibst, die dir dafür ihre Zustimmung erteilt haben.

Die gute Nachricht: Eine solche Software muss nicht teuer sein. Einige Tools, zum Beispiel Brevo, kannst du sogar völlig kostenlos nutzen. Erstelle dir direkt ein kostenloses Brevo-Konto und verschicke Massen-Mails, die wirklich ankommen!

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