Ganz gleich, ob Kundschaft, Patientenstamm oder Geschäftskontakte – um erfolgreiche Beziehungen zu pflegen, ist der persönliche Kontakt von grundlegender Bedeutung. Einen Termin zu vereinbaren, sollte für dein Gegenüber also niemals eine Hürde darstellen. Zum Glück gibt es viele praktische Tools, mit denen Termine online gebucht werden können.
Doch welche Online-Terminplanungs-Software ist die richtige für deine individuellen Bedürfnisse? Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir 8 Anbieter miteinander verglichen. Erfahre in diesem Artikel, welche Software am besten zu dir passt.
Inhaltsverzeichnis
Wo werden Terminplanungs-Softwares eingesetzt?
Terminplanungs-Softwares haben eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Sie sind primär im geschäftlichen Bereich zu verorten, aber genauso für private Zwecke nützlich. Und auch aus dem Gesundheitswesen und der öffentlichen Verwaltung sind sie nicht mehr wegzudenken.
Kurz gesagt kommen Terminplanungsprogramme also überall dort zum Einsatz, wo a) eine umfangreiche Organisation von Terminen und Aufgaben notwendig ist und b) Arbeitsabläufe möglichst zeiteffizient gestaltet sein sollen. Die häufigsten Einsatzgebiete im betrieblichen Umfeld lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Ressourcenplanung in der Gastronomie
In der Gastronomie unterstützt ein Terminplanungsprogramm dabei, Reservierungen für Tische oder Veranstaltungen zu verwalten. Für Gäste zeigt die Software verfügbare Slots an, die sich mit wenigen Klicks direkt reservieren lassen. Den Servicekräften bleibt ein langes Hin und Her am Telefon erspart und auch Doppelbuchungen sind Schnee von gestern.
Viele Unternehmen verwenden Excel als Terminplaner. Warum das nicht die beste Lösung ist, erfährst du in diesem Artikel.
Buchungskalender in der Hotellerie
Zur Zimmerverwaltung bietet ein digitaler Buchungskalender eine praktische Übersicht – sowohl für Mitarbeitende als auch für Gäste. Letztere sehen auf einen Blick, welche Zimmer wann verfügbar sind. Gleichzeitig werden Überbuchungen vermieden und Zimmer optimal ausgelastet.
B2C-Dienstleistungen: Kundentermine vereinbaren
Sei es im Friseursalon, im Kosmetikstudio oder in der Physiotherapie – das Tagesgeschäft eines B2C-Dienstleisters lebt vom reibungslosen Kundenkontakt. Eine Terminplanungs-Software greift hierbei tatkräftig unter die Arme, indem sie das Terminmanagement größtenteils automatisiert. Dadurch lassen sich menschliche Fehler bei der Terminkoordination vermeiden.
Besonders praktisch: Manche Menschen tendieren dazu, Termine ausfallen zu lassen, ohne sie zu verschieben oder abzusagen. Indem Kund:innen die bequeme Option haben, Termine selbst zu ändern oder zu stornieren, wirken Dienstleister diesem Phänomen entgegen.
Und auch für den Vertrieb ergeben sich neue Chancen: Auf digitalen Kanälen ist die Aufmerksamkeitsspanne oft stark eingeschränkt. Indem du beispielsweise eine Option zur Terminbuchung auf einer produktnahen Landingpage platzierst, bietest du Uern eine einfache Option der Kontaktaufnahme und erleichterst so die Entscheidung. Als Resultat generierst du mehr Verkaufsgespräche und somit Leads.
Tipps, wie du erfolgreich Kundentermine vereinbarst, findest du hier.
Interne Terminplanung: Meetings mit Kolleg:innen vereinbaren
Feiertage, Urlaub, Konferenzen etc. – bei der internen Terminplanung geht schnell der Überblick verloren, wann Kolleg:innen zur Verfügung stehen. Eine Terminplanungs-Software findet automatisch Zeitfenster für Meetings und stellt sicher, dass keine Überschneidungen entstehen.
Gleichzeitig bietet das Tool einen schnellen Überblick über alle anstehenden Meetings. Und durch automatisierte Erinnerungen gehen keine Termine mehr vergessen. Insgesamt erhöhst du mit einem Terminplanungsprogramm also die Anwesenheitsquote bei internen Events und sparst so Kommunikationswege.
B2B Terminplanung: Meetings mit Geschäftspartner:innen planen
Eine Terminplanungs-Software lässt sich problemlos in die bestehende Kommunikation mit Geschäftspartner:innen einbinden – beispielsweise durch die Integration in E-Mails. So bekommen Lieferant:innen beispielsweise Echtzeiteinblicke in deinen Terminkalender und gewinnen einen schnellen Überblick zu Verfügbarkeiten.
Durch Automatisierungen wie alternative Terminvorschläge hast du wiederum die Möglichkeit, schnell und gezielt auf Anfragen zu reagieren. Damit beweist du ein hohes Maß an Flexibilität, das in der Regel auf Wertschätzung deines Gegenübers trifft.
Ein weiterer Pluspunkt: Ein gutes Terminplanungsprogramm sorgt für einen professionellen Eindruck. Du zeigst dich als gut organisiertes Unternehmen, das um eine reibungslose Zusammenarbeit bemüht ist.
Lies hier, wie du Geschäftskund:innen zu einem Meeting einlädst.
Diese Funktionen zeichnen ein gutes Terminplanungsprogramm aus
Die Funktionen einer Terminplanungssoftware gehen weit über die reine Terminbuchung hinaus und halten für verschiedene Unternehmensbereiche wie Sales, Marketing und Projektmanagement praktische Features bereit.
Der genaue Funktionsumfang variiert zwischen einzelnen Anbietern. Auf einige zentrale Funktionen solltest du aber keinesfalls verzichten:
Buchungskalender
Ein digitaler Kalender gestaltet die Online-Terminbuchung besonders übersichtlich. Kund:innen sehen die freien Slots und wählen mit wenigen Klicks den Tag und die gewünschte Uhrzeit aus. Du wiederum behältst durch die einfache Visualisierung im Blick, welche Termine und Buchungen auf dich zukommen.
Ein Buchungskalender lässt sich beispielsweise als Pop-up-Formular auf der eigenen Website und via Link in sozialen Medien oder Mailings integrieren.
Kalender-Synchronisierung (z.B. mit Outlook- oder Google-Kalender)
Buchungen aus deiner Terminplanungs-Software händisch in deinen Standardkalender zu übertragen, wäre lästig und würde Sinn und Zweck des Tools verfehlen. Daher bieten Anbieter in aller Regel eine Synchronisierung mit den Kalendern deiner Wahl an. Die Synchronisierung läuft dabei in beide Richtungen:
- Eingegangene Buchungen lassen sich automatisiert in die Kalender der verantwortlichen Teammitglieder übertragen.
- Verfügbarkeitsinformationen der Teammitglieder stehen dem Tool zur Verfügung, sodass Events, Urlaube, Krankheitsausfälle und andere Abwesenheiten in Echtzeit berücksichtigt werden.
Individualisierbare Buchungsseite
Die Buchungsseite ist Dreh- und Angelpunkt für die Abwicklung deiner Online-Buchungen. Sie ermöglicht einen einfachen Buchungsprozess und besitzt im besten Fall Wiedererkennungswert.
Wie das gelingt? Mit einem Terminplanungsprogramm, das benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten erlaubt. Indem du Logo, Icon, Farben und Profilbild personalisieren, verleihst du der Seite deine Unternehmensidentität. Jetzt noch eine aktivierende Seitenbeschreibung ergänzen und der Lead-Generierung steht nichts mehr im Wege.
Übrigens: Mit einer guten Terminplanungs-Software erstellst du eine Buchungsseite intuitiv mit einem visuellen Seiten-Editor – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen
Terminbestätigungen und -erinnerungen – bspw. via E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigungen – mit einer Terminplanungs-Software zu automatisieren, hat mehrere Vorteile:
- Mitarbeitende können ihre wertvolle Arbeitszeit in anspruchsvolle, weniger standardisierte Aufgaben investieren.
- Auf Kundenseite verhindern die automatischen Hinweise Missverständnisse und reduzieren Terminausfälle.
Integrationen mit anderen Softwares
Integrationsmöglichkeiten einer soliden Terminplanungs-Software gehen über die Kalender-Synchronisierung hinaus. Hier einige Beispiele für praktische Integrationen:
- CRM-Systeme zur Pflege von Kontakt- bzw. Kundendaten
- Videokonferenz-Tools zur automatischen Bereitstellung von Links für Videoanrufe
- CMS- und Shopsysteme zur Einbindung auf der Website
- Zahlungsdienstleister zur Kaufabwicklung
Reporting Dashboard
Mit einem Reporting Dashboard behält dein Management den Überblick über geschäftlich relevante KPIs. Das betrifft unter anderem:
- Formularaufrufe
- Bestätigte Termine
- Personalauslastung
- Summe der Zahlungen
- Verhältnis neuer und wiederkehrender Kund:innen
So legst du Optimierungspotenziale frühzeitig offen und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Online-Zahlungen entgegennehmen
Viele Terminbuchungen gehen mit einer zahlungspflichtigen Leistung einher – gerade im B2C-Bereich, beispielsweise für Sprachkurse oder Yogastunden. Eine Terminplanungs-Software mit integrierter Zahlungsabwicklung auf der Buchungsseite liefert hierfür einen unkomplizierten Prozess. So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe und sicherst den Cashflow.
Ebenfalls besteht so die Möglichkeit, eine No-Show-Gebühr einzurichten, um unnötige Kosten von vornherein zu vermeiden.
8 Terminplanungs-Softwares unter der Lupe
Wie du merkst, sind Terminplanungs-Tools oft komplexer als der Name zunächst vermuten lässt. Und Anbieter gibt es auch zur Genüge. Damit du nicht den Überblick verlierst, wollen wir uns aufs Wesentliche konzentrieren und dir lästigen Rechercheaufwand ersparen.
Dafür haben wir 8 beliebte Anbieter und ihre wichtigsten Funktionen unter die Lupe genommen.
Brevo
Bei der CRM-Suite Brevo steht die erfolgreiche Kundenkommunikation im Mittelpunkt – ein Tool zur Terminplanung und -umsetzung ist dabei inbegriffen.
Funktionen: Zur Terminvereinbarung erstellst du eine persönliche Buchungsseite mit individuellem Design, Meeting-Typ und einem Buchungskalender, der freie Termine anzeigt. Du hast die Option, die Buchungsseite in deine Website einzubinden oder via Link mit Interessent:innen zu teilen. Durch die Synchronisierung mit deinem Outlook- oder Google-Kalender behältst du stets den Überblick. Und falls gewünscht, sorgt die Einrichtung automatisierter Zahlungen für einen stressfreien Abrechnungsprozess.
Besonders praktisch: Eine Integration von Drittanbietern für virtuelle Meetings ist möglich, aber nicht zwingend notwendig. Das Tool selbst ermöglicht Videoanrufe im Browser.
Brevo bündelt Terminbuchungsfunktionen mit vielen weiteren starken Features für Marketing und Sales auf einer einzigen Plattform. Damit ist die Software eine ideale Option für kleine und mittlere Unternehmen.
Preis: kostenlos, weitere Funktionen rund um die Vertriebsoptimierung ab 9€/Monat/User
Meetfox
Meetfox ist ein Anbieter, der – ähnlich wie Brevo – Terminmanagement, Videokonferenz und Zahlungsabwicklung vereint.
Funktionen: Meetfox ist mit allen grundlegenden Features zur Terminvereinbarung ausgestattet. Eine personalisierte Buchungsseite inklusive Buchungssystem, Kalender-Synchronisierung und automatische Erinnerungen sind inbegriffen. Nennenswert ist zudem die Vielzahl an möglichen Integrationen – so zum Beispiel mit Projektmanagement-Tools, um Terminanfragen direkt in Aufgaben zu verwandeln.
Meetfox bietet ebenfalls die Option, Videogespräche direkt über das Tool und im Browser abzuhalten und aufzuzeichnen. Die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen erfolgt inklusive automatischer Rechnungslegung.
Preis: Basisversion kostenlos, Pro-Version inkl. Videogespräche und weiterer Funktionen ab $10 pro Benutzer:in/Monat
Setmore
Die Terminplanungs-Software Setmore ist bereits seit 2011 auf dem Markt. Teammitglieder haben die Wahl, via Desktop oder Mobile App (iOS und Android) auf die Plattform zuzugreifen, um ihre Zeitpläne zu verwalten.
Funktionen: Setmore bietet viel Spielraum bei der Gestaltung der Buchungsseite. So kannst du beispielsweise positive Kundenerfahrungen einbinden, um das Vertrauen zu erhöhen. Eine Integration via Buchungskalender-Widget auf der Website sowie auf Facebook und Instagram ist problemlos möglich – im Gegensatz zu Meetfox aber nicht auf LinkedIn.
Für alle aufgelisteten Services ist es möglich, individuelle Service-Buchungslinks zu teilen. Mit der Pro-Version kannst du sogar wiederkehrende Termine für Stammkund:innen einrichten, damit diese nicht jedes Mal manuell einen Termin buchen müssen.
Auch Gruppenbuchungen sind mit unbegrenzter Teilnehmerzahl umsetzbar. Somit bietet sich die Plattform besonders für Anbieter von Kursen und Events an. Online-Zahlungen sind unter anderem mit PayPal und Stripe möglich.
Preis: Kostenlos für bis zu 4 User, Pro-Version mit Erweiterungen wie SMS-Erinnerungen ab $5 pro Benutzer:in/Monat
Simplybook.me
SimplyBook.me ist ein sehr umfangreiches, modular aufgebautes Terminplanungssystem. Theoretisch lässt sich die Software sogar als Komplettlösung für deinen Webauftritt verwenden.
Funktionen: Mit SimplyBook.me hast du die Wahl. Entweder nutzt du eine der fertig vorgebauten Websites und kreierst so einen ganzheitlichen Webauftritt – hierfür stehen dir diverse Designvorlagen zur Auswahl. Oder du gestaltest Widgets zur Integration auf deiner bestehenden Website. Der Widget-Editor bietet viele Optionen für die individuelle Anpassung.
Ansonsten stehen dir alle üblichen Funktionen für die Online-Terminplanung zur Verfügung – Buchungsbestätigungen, Stornierungen, Online-Zahlungen, Synchronisierungen und mehr. Besonders hilfreich ist ein multifunktionales Dashboard, über welches sich spezifische Berichte erstellen lassen.
Hinzu kommt eine große Auswahl eher unüblicher Funktionen – so zum Beispiel Geschenkkarten und Gutscheine. Allerdings sind einige dieser Features kostenpflichtig und müssen zusätzlich zum Grundtarif gebucht werden.
Preis: Gratisversion mit 50 Buchungen/Monat und 4 weitere Optionen, die zwischen 8,25€ und 49,90€/Monat kosten
Calendly
Die Terminplanungslösung Calendly ist vielen ein Begriff – nicht verwunderlich, bei bereits mehr als 10 Millionen Usern weltweit.
Funktionen: Mit Calendly hast du die Möglichkeit, einzelne Events oder die gesamte Buchungsseite auf deiner Website zu teilen – als Inline-Einbettung oder Pop-up. Dein Team hat die Möglichkeit, über eine Browser-Erweiterung, mobile Geräte und sogar über dein CRM auf Calendly zuzugreifen und Termine sowie Workflows zu koordinieren.
Besonders hervorzuheben sind die vielen Optionen für automatisierte Workflows. Diese gehen über Terminerinnerungen und -bestätigungen hinaus. Automatisierungsfunktionen wie Follow-up E-Mails und Umfragen sowie die automatische Weiterleitung von Terminen an verfügbare Teammitglieder sind ebenfalls realisierbar.
Auffällig ist zudem die sehr große Auswahl möglicher Integrationen für Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Zahlungsabwicklung und Messaging. Beachte hierbei allerdings, dass du von einem Großteil der Apps und Integrationen erst im Professional-Tarif für $12/Monat profitierst.
Preis: Basisfunktionen kostenlos, weitere Tarife ab $10/User/Monat
In unserem Artikel zu den besten Calendly-Alternativen siehst du, wie der Anbieter im direkten Vergleich mit anderen Terminplanungs-Softwares abschneidet.
Cituro
Die Planungs-Software Cituro wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Dank individuell anpassbarer Buchungsmasken ist sie für viele Branchen geeignet.
Funktionen: Neben vielen Funktionen für die Terminverwaltung bietet Cituro auch praktische Optionen zur Kundenverwaltung und -kontaktierung. Dank eines integrierten Dienstplans unterstützt dich das Tool zudem beim Personal-Management.
Das Kalender-Tool bedienst du per Drag & Drop und mithilfe von Farbcodierungen. Auch Gruppenbuchungen und mehrtägige Events wie Seminare und Kurse lassen sich mit der Planungssoftware verwalten.
Gut zu wissen: Cituro besitzt ein eigenes Bewertungssystem. Die gesammelten Bewertungen kannst du in ProvenExpert übertragen – ein bekanntes Bewertungsportal.
Preis: 17€/Monat für einen Kalender (jährl. Abrechnung), für jeden weiteren Kalender gibt es einen kleinen Aufpreis (für jedes Teammitglied bzw. jede buchbare Ressource benötigst du einen Kalender)
bookingkit
Das Terminplanungsprogramm bookingkit zeichnet sich durch viele Zusatzfunktionen für das Marketing aus.
Funktionen: bookingkit setzt sich aus drei Hauptkomponenten zusammen: Einem Buchungs-Tool mit Widget, Verwaltungs-Tools für deine Dienstleistungen sowie einem Channel Manager für diverse Marketing-Kanäle. Einzelne Angebote lassen sich ansprechend mit allen relevanten Informationen und Bildern gestalten. Du kannst sogar Gutscheine selbst designen.
Außergewöhnlich und gleichzeitig sehr lukrativ ist das Netzwerk von Vertriebspartnern. Du hast also Zugriff auf weitere externe Kanäle, um Leistungen zu präsentieren und so die Sichtbarkeit zu erhöhen. Zu den Partnern zählen Plattformen wie GetYourGuide und mydays. Dadurch bietet sich die bookingkit insbesondere im Eventmanagement an.
Manko der Software: Für Buchungen, Tickets und Zahlungen werden zusätzliche Gebühren erhoben.
Preis: Starterkit 49€, Businesskit 99€, Prokit auf Anfrage
eTermin
Eine weitere deutsche Terminplanungs-Software für die einfache Integration auf der Website, in sozialen Medien und sogar der Google-Suche ist eTermin.
Funktionen: eTermin bietet dir alle relevanten Features zur Terminplanung und -buchung. So sind ein Widget für die Website, Buchungskalender mit Synchronisierungsfunktion und Funktionen zur Kundenverwaltung inbegriffen. Hinzu kommen Statistiken und optionale Marketing-Optionen. Besonders interessant: Terminbestätigungen lassen sich sogar automatisiert via Postkarte oder Brief versenden.
Praktisch ist zudem, dass sich Kund:innen auf eine Warteliste setzen lassen können, sollte ihr Wunschtermin bereits vergeben sein. Für virtuelle Meetings integrierst du Zoom, für eine reibungslose Zahlungsabwicklung stehen ebenfalls diverse Integrationen zur Verfügung. Weitere Schnittstellen mit (fast) jedem beliebigen Online Tool lassen sich mit dem Web-Service Zapier einrichten. Theoretisch ist es sogar möglich, mit einer speziellen API eine eigene Software-Lösung einzubinden.
Preis: Lite für 19€, Pro für 29€ und Enterprise auf Anfrage
Darauf solltest du bei der Wahl deines Terminplanungsprogramms achten
Im Kern verfolgen Terminplanungs-Softwares das gleiche Ziel. Wie der Vergleich veranschaulicht, legen einzelne Anbieter aber unterschiedliche Schwerpunkte. Folgende Punkte gilt es demnach zu beachten, bevor du deine finale Entscheidung triffst:
- Einsatzbereich: Je nach Branche sind gewisse Anbieter besser oder schlechter auf deine Bedürfnisse zugeschnitten. Manche Tools sind eher dafür geeignet, einfache Meetings wie Verkaufs- oder Bewerbungsgespräche zu koordinieren. Andere wiederum bieten sich dafür an, Kurse oder sogar mehrtägige Events zu planen. Dafür sind mitunter Gruppenbuchungen und Optionen zur Verwaltung von Teilnehmerlisten erforderlich.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Kosten sind natürlich ein entscheidender Faktor bei der Abwägung und müssen im Einklang mit deinem Budgetrahmen stehen. Insbesondere interessiert dabei die genaue Preisgestaltung: Gibt es ein Abo-Modell, ist dieses monatlich kündbar, welche Funktionen sind in welchem Preispaket verfügbar und werden Gebühren für Buchungen erhoben? Gerade für kleine Unternehmen können Tools mit kostenlosen (Test-)Versionen Sinn machen.
- Benutzerfreundlichkeit: Für optimale Nutzererfahrungen ist eine deutsche Benutzeroberfläche hilfreich. Und bei komplexen Anwendungen mit modularem Aufbau und umfangreichem Onboarding erspart dir ein deutschsprachiger Support womöglich einiges an Kopfzerbrechen. Hier gilt es, ein besonderes Augenmerk auf eine schnelle Erreichbarkeit zu legen.
- Kompatibilität: Wie der Anbietervergleich offenlegt, variieren mögliche Integrationen teilweise. Ärgerlich ist natürlich, wenn bspw. das eigene CRM, das Shop-System oder das CMS nicht mit dem Terminplanungsprogramm kompatibel ist. Prüfe demnach im Voraus, wie viele Überschneidungen mit deinen weiteren Software-Lösungen bestehen.
- Datenschutz: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Bestandteil einer Terminplanungs-Software. Vergewissere dich deshalb, ob dein Anbieter zu 100% DSGVO-konform handelt. Bei einem deutschen Unternehmen ist davon auszugehen, bei US-amerikanischen Anbietern besteht wiederum keine Garantie.
Fazit: Die Terminplanungs-Software als zuverlässiges Organisationstalent
Von der einfachen Kalender-App bis hin zur umfassenden Projektmanagement-Software – Terminplanungsprogramm ist nicht gleich Terminplanungsprogramm. Unser Ratschlag lautet deshalb: Überleg dir, welche Ziele du mit dem Tool verfolgst. So grenzt du den benötigten Funktionsumfang von vornherein ein und verlierst dich nicht in Details.
Glücklicherweise sind die Anwendungen aus unserem Vergleich alle in einer kostenlosen Version verfügbar oder zumindest einige Tage kostenlos testbar. Wie so oft im Leben heißt es auch hier: Probieren geht über studieren. Probier also einfach aus, mit welcher Terminplanungs-Software du am schnellsten warm wirst.
Brevo bietet dir alle Sales Tools, die du benötigst, um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und deinen Umsatz zu steigern. Von der Lead-Erfassung über Terminplanung und Telefonbesprechung bis hin zur Bezahlung – mit Brevo verwaltest du deine gesamte Customer Journey und bündelst alle Kontaktdaten auf einer Plattform.
