Januar 4, 2024

WhatsApp Newsletter erstellen: So klappt’s

Lesezeit ungefähr 16 min

Es gab Zeiten, in denen konnten Unternehmen WhatsApp Newsletter mehr oder weniger ungeregelt über die Messenger App verschicken. Doch im Dezember 2019 schob WhatsApp dieser Praxis einen Riegel vor und verbot den Versand kommerzieller Nachrichten auf der Plattform.

Das war für viele Unternehmen ein Verlust, denn die bekannte Messenger App aus dem Hause Meta bot eine attraktive Möglichkeit, Kund:innen mit Marketing-Botschaften zu erreichen.

Die gute Nachricht: Seit 2021 ist der WhatsApp Newsletter offiziell zurück – und zwar in neuem Gewand! In diesem Artikel erklären wir, was du über den Versand von WhatsApp Newslettern wissen solltest.

WhatsApp als Marketing-Kanal

WhatsApp ist der wohl beliebteste Messenger in Europa. Mit kurzen Direktnachrichten, Bilder- und Videofunktionen sowie Sprach- und Videoanrufen kann jeder in stetigem Austausch mit seinen Kontakten stehen. Auch viele Unternehmen haben sich die Beliebtheit von WhatsApp zu Nutzen gemacht und sind ins WhatsApp Marketing eingestiegen. Im E-Commerce werden WhatsApp Newsletter zum Beispiel häufig dafür verwendet, um Versand- oder Bestellbestätigungen sowie Sendungsverfolgungen mit Live Updates über den Paketstatus zu verschicken.

WhatsApp Marketing ist eine moderne Fortsetzung des SMS Marketings, da Messenger die SMS fast vollständig abgelöst haben und der schnellste Weg sind, jemanden zu erreichen. Es funktioniert unter anderem so gut, weil sich auch Empfänger:innen von dieser Art der Kommunikation ein schnelleres, verlässlicheres und insgesamt besseres Ergebnis erhoffen.

Zwar können WhatsApp Newsletter den E-Mail Newsletter nicht ersetzen, sie werden aber von vielen Unternehmen als unterstützende Funktion genutzt. Das liegt vor allem an folgenden Vorteilen:

Vorteile von WhatsApp Newslettern

  • Push-Nachrichten sorgen für hohe Öffnungsraten
  • Nachrichten werden schnell gelesen
  • Nachrichten können an viele Empfänger:innen gleichzeitig gesendet werden
  • WhatsApp-Nachrichten unterstützen den E-Mail Newsletter
  • WhatsApp Newsletter zu erstellen ist einfach und geht schnell

Was sind WhatsApp Newsletter?

Bis 2019 haben viele Unternehmen ihren Kund:innen die Möglichkeit angeboten, sich zu einem WhatsApp Newsletter anzumelden. Diese mussten nur ihre Mobilfunknummern angeben und erhielten dann beispielsweise Shopping-Angebote, Produktempfehlungen, Nachrichten oder andere aktuelle Informationen per WhatsApp aufs Smartphone.

Für Unternehmen war dies hochattraktiv, denn es kostete nichts und die Öffnungs- und Klickraten waren traumhaft, da die meisten Nutzer:innen sofort auf dem Smartphone nachsehen, wenn sie eine Nachricht erhalten. Ähnlich wie beim SMS Marketing sind hier zwar die Gestaltungsmöglichkeiten geringer, doch der Draht zu den Empfänger:innen ist noch direkter als bei der E-Mail.

Ein offizieller Service von WhatsApp war diese kommerzielle Nutzung des Messengers damals jedoch nicht. Unternehmen nutzten einfach die technischen Möglichkeiten der App und die Plattform duldete dies stillschweigend.

2019 fällt der Hammer

Doch nur bis zum 7. Dezember 2019. Ab diesem Datum war der herkömmliche WhatsApp Newsletter verboten. Wer weiterhin einen Service dieser Art betrieb, musste damit rechnen, wegen Verstoßes gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gesperrt oder sogar rechtlich belangt zu werden.

WhatsApp wollte zurück zur eigentlichen Idee, ein Messenger-Dienst für die persönliche Kommunikation zu sein, und der Spam war zu viel geworden. Aus der Traum vom günstigen, schnellen, conversionstarken Draht zur Zielgruppe!

WhatsApp Newsletter über WhatsApp Business?

Bereits seit Januar 2018 gibt es WhatsApp Business als Messenger-Lösung für Unternehmen. Diese kann durchaus attraktiv sein, ist jedoch eher für kleinere Unternehmen geeignet und ermöglicht keinen WhatsApp-Newsletter-Versand im großen Stil.

Ähnlich wie auf Facebook kannst du dein Unternehmen in der WhatsApp Business App mit Bild, Öffnungszeiten, Link zur Website und Anschrift vorstellen. Sogar einen optisch ansprechenden Produktkatalog kannst du einrichten.

Wenn du ein Profil bei WhatsApp Business erstellst, erhältst du einen QR-Code, über den Nutzer:innen dich direkt via WhatsApp kontaktieren können. Du kannst zudem automatisierte Willkommensnachrichten und Abwesenheitshinweise einrichten und Antworten auf häufig gestellte Fragen speichern, um sie im Chat immer zur Hand zu haben.

Erfahre hier, wie du in nur wenigen Schritten WhatsApp Business einrichtest.

Die Broadcast-Funktion unterliegt starken Einschränkungen

In Form der sogenannten Broadcasts ist mit der WhatsApp Business App auch so etwas Ähnliches wie ein Newsletter möglich. Doch die Funktion unterliegt starken Einschränkungen. Erstens kannst du einen solchen Broadcast nur an maximal 256 Empfänger:innen senden. Das genügt nur für sehr kurze Kontaktlisten, also nicht für einen großen Newsletter.

Zweitens kannst du Broadcasts nur an Nutzer:innen senden, die die Nummer deines WhatsApp-Business-Profils auf ihrem Endgerät gespeichert haben.

Drittens ist die Nutzung der WhatsApp Business App nicht zu 100% DSGVO-konform.

Mit diesen Einschränkungen fällt das reguläre WhatsApp Business als Anwendung für echte WhatsApp Newsletter weg – auch, wenn es kleineren Unternehmen durchaus spannende Funktionen für den Kundenservice bietet

Mehr zur Broadcast-Funktion erfährst du in diesem Artikel.

WhatsApp Business Platform: Im großen Stil WhatsApp Newsletter verschicken

Doch seit dem Ende der WhatsApp Newsletter im Jahr 2019 hat sich WhatsApp etwas überlegt, um diesen nützlichen Kommunikationskanal zwischen Unternehmen und Kund:innen wieder zu öffnen. Im Unterschied zum WhatsApp Newsletter aus der rechtlichen Grauzone, der bis 2019 bekannt war, hat die Plattform nun eine ausgereifte technische Infrastruktur für WhatsApp Marketing eingerichtet: Die WhatsApp Business Platform (auch WhatsApp Business API genannt).

Dabei handelt es sich um eine technische Schnittstelle (API), die dein WhatsApp Unternehmenskonto mit einer externen Marketing Software verknüpft. Du chattest hier also nicht mehr über dein Smartphone, sondern über eine Drittanbieter-Anwendung deiner Wahl.

Um Zugang zur WhatsApp Business Platform zu bekommen, benötigst du einen sogenannten Business Solution Provider (BSP). Dabei handelt sich um einen von WhatsApp bzw. der Muttergesellschaft Meta bestätigten Anbieter. Brevo ist einer davon: Brevo-Nutzer:innen steht die WhatsApp Business Platform unter dem Namen WhatsApp-Kampagnen zur Verfügung. Welche Vorteile die Lösung bietet, schauen wir uns jetzt an.

Hinweis: Im Gegensatz zur WhatsApp Business App fallen bei der Nutzung der WhatsApp Business Plattform Kosten an. Wie sich diese im Detail zusammensetzen, erfährst du hier.

Opt-in ist Pflicht

Bei der WhatsApp Business Platform liegt der Fokus darauf, dass alles rechtskonform zugeht und die Nutzer:innen nicht mit Spam belästigt werden. Deshalb müssen WhatsApp-Kampagnen gewissen Regeln folgen. Vor allem darfst du deine Marketing-Botschaften per WhatsApp nur an Nutzer:innen senden, die dem Empfang zugestimmt haben, so wie es auch beim E-Mail und SMS Marketing der Fall ist. Solche Opt-ins kannst du zum Beispiel über ein Pop-up-Formular auf deiner Website sammeln.

Durch die Zusammenarbeit mit sorgfältig ausgewählten vertrauenswürdigen Unternehmen stellt WhatsApp sicher, dass alle Regeln eingehalten werden und Spam oder sonstiger Missbrauch des Systems ausgeschlossen sind.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App ist die Kundenkommunikation via WhatsApp Business Platform zudem DSGVO-konform – denn personenbezogene Daten werden nicht von WhatsApp gespeichert, sondern von deinem BSP.

Der perfekte Marketing-Kanal

WhatsApp Newsletter kombinieren gewissermaßen die Vorzüge von E-Mail Marketing und SMS Marketing. Sie bieten mehr Gestaltungsmöglichkeiten als die SMS und zugleich Interaktions- und Öffnungsraten, von denen du im E-Mail Marketing nur träumen kannst.

Während du mit der WhatsApp Business App einen WhatsApp Newsletter an maximal 256 Kontakte gleichzeitig schicken kannst, gibt es bei der WhatsApp Business Platform keinerlei Versandbeschränkungen. Du kannst also mit so vielen Leads und Kund:innen chatten, wie du möchtest! Dadurch, dass du bei Nutzung der Business Platform deine Nachrichten am Computer verfassst – und nicht wie bei der WhatsApp Business App am Smartphone – geht das Erstellen von WhatsApp Newslettern außerdem leichter von der Hand.

Und auch beim Content haben die neuen WhatsApp Newsletter viel zu bieten. Neben Textinhalten im Umfang von bis zu 1024 Zeichen kannst du auch Bilder/Gifs, Video, Audio und Anhänge versenden sowie CTA-Buttons für Landing-Page-Besuche oder Rückrufe in deinen Nachrichten versenden.

Das Thema WhatsApp Business ist für dich Neuland? Dann wirf doch einmal einen Blick in unseren ultimativen WhatsApp Guide. Darin erklären wir im Detail, was du mit einem WhatsApp Unternehmensaccount alles machen kannst.

WhatsApp Newsletter erstellen – Tipps und Best Practices

Damit du schon mal damit anfangen kannst, deine Erfolgsstrategie für das WhatsApp Marketing zu planen, haben wir die drei wichtigsten Best Practices für diesen leistungsstarken Marketing-Kanal zusammengestellt:

1. Respektiere die Nutzerperspektive

Du kennst bestimmt den Spruch: „Mit großer Macht kommt große Verantwortung.“

Das gilt auch für WhatsApp Newsletter und das übrige WhatsApp Marketing. Der Messenger bietet enormes Potenzial. Da ist es verlockend, mit Werbeinhalten Vollgas zu geben. Widerstehe dieser Versuchung jedoch und gehe mit Bedacht vor.

Denn: WhatsApp bietet zwar einen hyperpersonalisierten und direkten Marketing-Kanal, doch im Kern bleibt es eine persönliche Messaging-App. Nutzer:innen gewähren dir einen großen Vertrauensvorschuss, indem sie dir erlauben, sie mit Marketing-Botschaften zu kontaktieren. Respektiere und pflege dieses Vertrauen und überspanne den Bogen nicht.

Achte darauf, dass deine WhatsApp-Kampagnen nicht zu aufdringlich und nicht zu häufig bei deinen Abonnent:innen eingehen. Damit würdest du riskieren, nicht nur Kontakte, sondern auch zufriedene Kund:innen und Freund:innen deiner Marke zu verlieren.

Und wenn sich doch einmal ein Kontakt von deinem WhatsApp Newsletter abmelden möchte: Sorg dafür, dass ein Opt-out jederzeit und unkompliziert möglich ist. Du könntest zum Beispiel festlegen, dass der Newsletter-Versand eingestellt wird, sobald ein Nutzer oder eine Nutzerin im WhatsApp Chat „Stop” schreibt.

2. Biete Mehrwert und praktischen Nutzen

Anstatt eine Kampagne nach der anderen an deine Kontakte zu versenden, sollte dein Ziel darin bestehen, mit deinem WhatsApp Newsletter einen Mehrwert und praktischen Nutzen zu bieten.

So attraktiv es auch ist, WhatsApp Newsletter sollen andere Marketing-Kanäle nicht ersetzen, sondern dein bestehendes E-Mail Marketing und alle anderen Kanäle ergänzen, auf denen du aktiv bist.

Der vielleicht größte Vorteil des Marketings auf WhatsApp ist die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Dadurch eignet sie sich besonders gut für Versand-Updates, Bestellbestätigungen, Tickets, Terminerinnerungen und Ähnliches.

Standest du schon einmal an der Rezeption, am Ticketschalter oder am Eingang einer Veranstaltung und hast hektisch in deinem Posteingang nach einer Bestätigung oder einem E-Ticket gesucht?

Da wäre es doch schön, die benötigte Info in einer WhatsApp-Nachricht zu finden, die du genau zur richtigen Zeit erhältst. Bei diesen Gelegenheiten kann WhatsApp Marketing so richtig glänzen.

3. Erstelle Inhalte speziell für das WhatsApp-Marketing

WhatsApp Marketing ist nicht übermäßig schwierig zu erlernen oder umzusetzen. Du kannst sogar viele Best Practices für das E-Mail Marketing auch auf das WhatsApp Marketing anwenden.

Dennoch solltest du WhatsApp als eigenständigen Marketing-Kanal betrachten, der mit Inhalten aus den anderen Kanälen zusammenwirkt, diese aber nicht dupliziert.

In der Praxis heißt das: Nimm dir Zeit, um Bilder zu formatieren, Texte zu schreiben und CTAs speziell für deine WhatsApp Newsletter anzupassen. Direktes Kopieren von Inhalten aus einem E-Mail Newsletter bringt keine guten Ergebnisse.

Diese Best Practice ergibt sich im Grunde aus den ersten beiden. WhatsApp erfüllt für Nutzer:innen eine andere Funktion als die E-Mail. Gutes WhatsApp Marketing berücksichtigt dies und passt sich an die Nutzungsgewohnheiten der Community an.

Marketing mit WhatsApp Newslettern – Beispiele aus der Praxis

Nun haben wir einiges zur Theorie gesagt – aber auch in der Praxis zeigen bereits viele Unternehmen, wie gut WhatsApp Marketing sein und funktionieren kann. Hier einige anregende Beispiele.

Hilfreiche Reiseinformationen von KLM

KLM – Royal Dutch Airlines ist die nationale Fluggesellschaft der Niederlande. Sie nutzt WhatsApp Marketing auf verschiedene Weise. Zum Beispiel:

whatsapp newsletter von klm mit buchungsbestätigung
Quelle: KLM

Hier verschickt die Fluggesellschaft über WhatsApp eine gekürzte Version ihrer Buchungsbestätigung. Da die meisten Reisenden ihre Bestätigungen nicht mehr ausdrucken, kommt KLM ihnen entgegen und erleichtert ihnen mit dieser WhatsApp-Nachricht den Zugriff auf ihre Buchungsdaten am Flughafen.

whatsapp newsletter von klm mit mitteilung der gate nummer
Quelle: KLM

Auch mit diesem Beispiel zeigt KLM, wie WhatsApp Newsletter mit praktischen und nützlichen Inhalten überzeugen können.

Die Mitteilung ihrer Gate-Nummer etwa zu dem Zeitpunkt, wenn Reisende am Flughafen ankommen, erspart ihnen das lästige Warten auf die Anzeige auf den Monitoren. Es mag wie eine kleine Geste erscheinen, doch solche Informationen können für gestresste Reisende einen großen Unterschied bedeuten.

whatsapp newsletter von klm mitteilung einer verspätung
Quelle: KLM

Hier wiederum informiert KLM über eine Flugverspätung – etwas, das keine Fluggesellschaft gerne tut. Doch im Unterschied zur herkömmlichen öffentlichen Durchsage am Flughafen bietet diese Benachrichtigung den Kund:innen die Möglichkeit, mit dem Kundenservice zu sprechen.

Statt am Flughafen in der Schlange zu stehen, können Reisende Änderungen an ihrem Reiseplan mit Hilfe des Kundensupports ganz einfach auf ihrem Smartphone verfolgen und managen.

Diese Beispiele zeigen, wie bequem und nützlich WhatsApp Marketing für dein Publikum sein kann. Gut gemacht, KLM!

Eine sportliche Aktion von Adidas

Unser nächstes Beispiel kommt von Adidas. Auch die Sportmarke vermittelt einen Eindruck von den endlosen kreativen Möglichkeiten des WhatsApp Marketings!

Den Auftakt der Kampagne bildete ein Post auf Twitter:

Adidas bot an, Ersatzspieler für lokale Fußballmannschaften nach London zu entsenden, deren Teamkollegen in letzter Minute abgesagt haben. Interessierte mussten lediglich auf WhatsApp fragen.

whatsapp newsletter von adidas anfrage ersatzspieler
Quelle: Adidas

Dies war Bestandteil der „Predator“-Kampagne mit dem Claim, Adidas-Fußballschuhe seien so gut designt, dass sie gegenüber dem anderen Team „100 % unfair“ seien. Dementsprechend bot die Marke nun Ersatzspieler an, die ebenfalls „100 % unfair“ seien, darunter Profis wie der zurückgetretene Ricardo Kaká. Das ist mal eine Markenpersona!

Nun wird das durchschnittliche Kleinunternehmen nicht in der Lage sein, professionelle Fußballspieler anzuheuern, um die eigene Marke zu verkörpern. Doch darum geht es auch nicht. Nimm dir die Adidas-Kampagne vielmehr als Beispiel dafür, wie das Denken über den Tellerrand hinaus sich in wirkungsvollem WhatsApp Marketing bezahlt machen kann.

Adidas kann hier auf eine hohe Markenbekanntheit bauen. Doch gerade Unternehmen, denen diese noch fehlt, können durch interaktive lokale Kampagnen wie diese auf lange Sicht Wunder für die eigene Markenbekanntheit und Kundenbindung bewirken.

Eine Kampagne dieser Art kann auch bei der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen hilfreich sein, indem du mit Influencern zusammenarbeitest, um personalisierte Nachrichten rund um den neuen Artikel zu versenden.

Gated Content zum Muttertag von Nivea

Ein weiteres starkes Beispiel für WhatsApp Marketing ist eine Muttertagskampagne der Körperpflegemarke Nivea.

whatsapp newsletter von nivea muttertagskampagne
Quelle: Nivea

Nivea Schweiz hat einen Chatbot für WhatsApp entwickelt, um die Zielgruppe mit Muttertags-Content zu versorgen. Nutzer:innen hatten damit Möglichkeit, ein emotional ansprechendes Video, ein liebevolles Zitat und einen Muttertagsspruch für eigene Glückwünsche an ihre Mütter zu nutzen.

Dazu mussten sie nur Nivea auf WhatsApp anschreiben und den Anweisungen des Bots folgen. Diese Kampagne ist also eine interessante Variante von Gated Content.

Statt im Tausch für eine E-Mail-Adresse Zugang zu geschäftlichen Inhalten wie E-Books, Whitepages oder Seminaren zu gewähren, bot Nivea hier eine sehr persönliche Form von Gated Content an.

WhatsApp-Inhalte dieser Art eignen sich besonders gut für Marketing-Kampagnen rund um Reisen oder Events. Dein Unternehmen könnte ähnliche Strategien für besondere Anlässe wie Weihnachten, Silvester, Ostern, Valentinstag, oder Black Friday nutzen.

Unbegrenzte kreative Möglichkeiten für WhatsApp Newsletter und Marketing

Hier in aller Kürze ein paar weitere Beispiele für effektives WhatsApp Marketing:

  • Clarks (Schuhe) baut größere Bekanntheit bei jüngeren Zielgruppen auf, indem die Marke eine direkte Konversation mit einem Influencer auf WhatsApp bewirbt.
  • Yoox (Kleidung) und Agent Provocateur (Dessous) kurbeln weitere Verkäufe an, indem sie Premium-Kund:innen über WhatsApp eine persönliche Verkaufsberatung anbieten.
  • BMW sendet Abonnent:innen Sonderangebote, Videos und Fotos mit der Option eines Expertenchats über die Produkte der Marke.
  • Netflix versendet aktuelle Tipps aus dem Programm, um Kund:innen zu aktivieren.
  • Die Financial Times teilt zwei kostenlose Artikel pro Tag, um zahlende Abonnent:innen zu gewinnen.
  • Hellman’s (Mayonnaise) entwickelt Vorschläge, was Nutzer:innen mit ihren aktuellen Kühlschrankinhalten kochen können.
  • Unilever teilt Tipps und Tricks zur Textilpflege, um den Launch eines Waschmittels zu bewerben.
  • Saffola (Health Food) teilt motivierende Audio- und Textnachrichten zur Unterstützung von Nutzer:innen auf Diät.

Wie du siehst, sind die Übergänge zwischen WhatsApp Newsletter und Kundenservice fließend – und das ist gerade das Besondere am WhatsApp Marketing. Von einem Live Chat über Transaktionsnachrichten und Updates zu neuen Produkten bis zu vollwertigem, aktiv versandten Content ist mit WhatsApp (fast) alles möglich.

Geschickt eingesetzt, bildet WhatsApp einen Marketing-Kanal mit reichhaltigen und einzigartigen Möglichkeiten, der eine tragende Rolle im Marketing Mix vieler Unternehmen spielen kann.

Du willst wissen, wie du WhatsApp im Kundenservice einsetzen kannst? Dann hier entlang!

Fazit: WhatsApp Newsletter haben jede Menge Potential

WhatsApp ist ein spannender Marketing-Kanal, der Unternehmen die Möglichkeit bietet, in engeren Kontakt mit ihren Kund:innen zu treten und stärkeres Wachstum zu erzielen. Damit ist der Messenger elementarer Bestandteil von Conversational Commerce – ein Ansatz, bei dem Online-Händler:innen digitale Kommunikationskanäle nutzen, um direkt und interaktiv mit ihren Kund:innen zu kommunizieren.

Wenn auch du WhatsApp Newsletter verschicken willst, kannst du dies mit der WhatsApp Business App oder der WhatsApp Business Platform (API) tun. Während sich die App nur für sehr kleine Unternehmen eignet, richtet sich die API an alle Unternehmen, die regelmäßig WhatsApp Newsletter versenden und dabei stets DSGVO-konform bleiben wollen.

Wusstest du schon? Brevo bietet seinen Nutzer:innen Zugang zur WhatsApp Business Platform. Die Möglichkeit, WhatsApp Newsletter zu verschicken, ist neben E-Mail Marketing, SMS Marketing, Live Chat und weiteren Features ein vollwertiger Teil unserer CRM-Suite, sodass du bei uns all deine Marketing-Maßnahmen als voll integrierte Multi-Channel-Strategie planen und koordinieren kannst.

Was du von Brevo erwarten kannst:

  • WhatsApp Newsletter versenden
  • Integration von WhatsApp in Marketing Automation, Transaktionsnachrichten und Chat
  • Eine voll DGSVO-konforme Opt-in-Lösung für das WhatsApp Marketing
  • Eine nutzerfreundliche Oberfläche – mit Kontaktlistenverwaltung und Analytics
  • Ein speziell für WhatsApp geschultes Support Team
  • … und mehr!

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