Du willst deine Kund:innen glücklich machen? Ein Customer-Relationship-Management-System (kurz: CRM-System) hilft dir dabei. Mit einer Software für Kundenbeziehungsmanagement kannst du nämlich all deine Kontakte verwalten, Leads beobachten, Prognosen erstellen und vieles mehr.
Ob für Großunternehmen, Vereine oder Start-ups: Eine CRM Software ist heutzutage unverzichtbar. Zum Glück gibt es CRM Tools für jedes Budget und alle möglichen Ansprüche. Welche Optionen es gibt, was die einzelnen Lösungen leisten und wie du das passende CRM-System für dein Unternehmen findest, erfährst du in unserem ultimativen CRM-Software-Vergleich.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System ist eine Software, mit der Unternehmen Kundenbeziehungen ganzheitlich verwalten können. In einem CRM-System werden Daten zu Leads und Kund:innen zentral gespeichert und übersichtlich dargestellt, damit sie später dafür genutzt werden können, Kundenbeziehungen und Unternehmensabläufe zu verbessern. Ein CRM-System ist also die Grundlage für dein CRM Marketing.
Auch im Sales-Bereich spielt CRM eine wichtige Rolle, um die Beziehung zu Kund:innen zu stärken. Erfahre alles zu Vertriebssoftware in unserem separaten Artikel.
CRM-System-Vergleich: 5 Vorteile eines CRM
Ein CRM-System – manchmal auch CRM-Plattform oder CRM Tool genannt – ist generell immer eine gute Idee. Warum? Weil gute Beziehungen zwischen Marken und Kund:innen heutzutage entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind.
Stell dir vor, du kaufst ein Produkt in einem Online-Shop, aber die Nachbetreuung lässt zu wünschen übrig: Du hast ein Problem und wirst von einem Mitarbeitenden zum nächsten weitergereicht. Jedes Mal musst du aufs Neue schildern, wo dein Problem liegt. Zudem bekommst du völlig irrelevante Marketing-Nachrichten. Würdest du beim nächsten Mal erneut in diesem Unternehmen einkaufen oder lieber bei einem der vielen Konkurrenten?
Mit einem CRM-Programm sorgst du dafür, dass ein positives Kundenerlebnis entsteht. Darin werden Kundeninformationen und -interaktionen nämlich teamübergreifend und in Echtzeit festgehalten. Somit behältst du immer den Überblick – egal, ob es sich bei deinen Kontakten um Leads, Neukund:innen oder den etablierten Kundenstamm handelt. Konkret bietet dir ein CRM-System folgende Vorteile:
Wie unterscheiden sich CRM Tools von Lead Management Softwares? In diesem Artikel bekommst du Antworten.
1. Bessere Organisation
Laut einer Studie aus dem Jahr 2024 ist die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Teams mit Kundenkontakt mit 40 % eines der wichtigsten Ziele der befragten Unternehmen (Quelle: Adito, 2024). Ein CRM-System verschafft dir genau diese Übersicht über all deine Kundendaten, und das über alle Kommunikationskanäle hinweg. Selbst, wenn diese Informationen von einem Teammitglied geändert oder ergänzt werden, bleiben alle Unternehmensbereiche immer auf dem neuesten Stand – denn Änderungen werden in einem CRM-System in Echtzeit vorgenommen.
Warum es so wichtig ist, Informationen zu deiner Kundschaft immer im Blick zu haben und stets aktuell zu halten? Weil du deine Kund:innen mit jedem Telefonat und jeder E-Mail ein bisschen besser kennenlernen kannst. Das wiederum hilft dir, zielgenaue Marketing-Aktivitäten zu planen und zu entscheiden, welche deiner Kund:innen priorisiert werden sollten. Ein CRM-Tool hilft dir also nicht nur beim Kontakt-, sondern auch beim Vertriebsmanagement sowie bei der Kundenkommunikation.
Dadurch, dass deine Kundenkontakte in einem CRM-System teamübergreifend gemanagt werden, fördert eine solche Software-Lösung außerdem Teamwork. Ob Vertriebsteam, Marketing oder Kundenservice: Alle arbeiten gemeinsam daran, die Customer Journey deiner Kund:innen so angenehm wie möglich zu gestalten.
Bevor du mit einem CRM-System durchstarten kannst, solltest du dir zunächst eine passende CRM-Strategie überlegen.
2. Zeitersparnis
Eine bessere Organisation deiner Unternehmensprozesse kann dir langfristig Zeit einsparen. Denn wenn jeder immer auf die Informationen zugreifen kann, die er oder sie gerade benötigt, müssen deine Mitarbeiter:innen nicht mehr manuell Ordner durchsuchen – sie können einfach das Dashboard des CRM-Tools konsultieren. Außerdem sehen alle deine Teams, woran die anderen gerade arbeiten. Dadurch kann zum Beispiel der Vertrieb besser einschätzen, wann ein Lead bereit für den Abschluss eines Deals ist, und so Aufgaben besser priorisieren. Im Endeffekt sparst du mit einem gut geführten CRM-System Zeit und erhöhst deine Produktivität.
Noch mehr Zeit gewinnst du mit Automatisierungsfunktionen. So kannst du mit vielen CRM Tools automatisch Leads verfolgen und E-Mails verschicken. Ebenso gibt es mittlerweile Plattformen, die dich mit Vertriebsautomatisierung unterstützen und auch wir bei Brevo bieten dir diverse KI-gestützte Tools an.
Erstelle einmalig einen E-Mail Workflow und lass in Zukunft dein CRM Mails an Warenkorbabbrecher:innen senden.
3. Wertvolle Insights
Da du in einem CRM-System alle Informationen bündelst, die du über deine Kundschaft besitzt – von Kontaktdaten über Interessen bis hin zu Pain Points – kannst du besser verstehen, warum Kund:innen gewisse Handlungen vornehmen. Viele CRMs lassen sich zum Beispiel mit sozialen Netzwerken verknüpfen. Darauf basierend kannst du Zukunftsprognosen erstellen, Marketing-Kampagnen anpassen und Vertriebsprozesse optimieren. Das hilft deinem Unternehmen nicht nur beim Erhöhen der Verkaufschancen, sondern auch bei der Aufrechterhaltung guter Kundenbeziehungen. Denn nur, wenn du die Bedürfnisse deiner Kundschaft kennst, kannst du diese auch erfüllen.
4. Messbare Ergebnisse
Wenn du all deine Kundeninteraktionen und -aktivitäten dokumentierst, ist das die perfekte Grundlage für skalierbare Ergebnisse. Beispielsweise kannst du anhand deiner Lead Management Pipeline erkennen, wie viele Leads dein Sales Team bereits konvertiert hat, wie viele kurz vor dem Abschluss stehen und wie viele noch vom Marketing Team betreut werden müssen – Stichwort Lead Nurturing.
Außerdem kannst du in einem CRM Aufgaben erstellen und diese einzelnen Mitarbeiter:innen zuweisen. So hast du immer eine Übersicht darüber, welche Ziele konkret erreicht wurden und an welchen noch gearbeitet wird. All das verschafft dir Planungssicherheit und hilft beim Aufbau einer Unternehmensstrategie.
5. Höhere Kundenzufriedenheit
Der eigentliche Grund, Customer Relationship Management zu betreiben, ist die Pflege von Kundenbeziehungen. Deshalb zielen alle oben genannten Vorteile konkret auf eines ab: Die Zufriedenheit deiner Kund:innen zu erhöhen. Wenn du weißt, wer deine Kund:innen sind und was sie wollen, kannst du deine Kundenbetreuung darauf ausrichten. Das macht nicht nur deine Kundschaft glücklich, sondern kann langfristig gesehen auch den ROI deines Unternehmens steigern – denn zufriedene Kund:innen bleiben oftmals gerne einem Unternehmen treu.
Konkrete Ziele sind die Basis eines erfolgreichen CRM. In unserem Artikel erklären wir dir, wie du deine CRM-Ziele definierst.
Unsere Methodik bei Brevo: So vergleichen wir
Die in diesem Artikel genannten Tools wurden von uns auf Basis eigener Recherche und Analyse ausgewählt und evaluiert. Wie genau wir dabei vorgehen, kannst du in unserem ausführlichen Artikel nachlesen. Wir erhalten keine finanzielle Vergütung oder Provisionen für die Erwähnung dieser Produkte.
Bitte beachte, dass es sich bei den hier genannten Funktionen immer nur um Auszüge aus dem Angebot der Softwares handelt. Um genaue Preisinformationen bezüglich eines bestimmten Features sowie eine vollständige, tagesaktuelle Funktionsübersicht zu erhalten, empfehlen wir dir, die Website des jeweiligen Anbieters aufzusuchen.
CRM-Systeme im Vergleich: Die 12 besten CRM Tools
Die Vorteile eines CRM-Systems liegen also auf der Hand. Etwas komplizierter wird es bei der Frage: Was sind die besten CRM-Systeme? Denn sind wir mal ehrlich: An Auswahl mangelt es nicht. Um dir die Entscheidung für ein CRM-Tool etwas zu erleichtern, haben wir in unserem CRM-Vergleich 12 Anbieter für dich.
Zunächst haben wir uns in unserem CRM-Vergleich angeschaut, welche Funktionen die einzelnen Lösungen zu bieten haben. Dafür haben wir uns immer auf den günstigsten verfügbaren Bezahltarif bezogen. Hier ist unsere Übersicht der besten 12 CRM-Systeme (Stand: 24.04.2025).
Jetzt, wo du dir einen ersten Überblick über verfügbare Funktionen gemacht hast, schauen wir uns den CRM-Vergleich im Detail an.
Brevo
Unseren CRM-Vergleich starten wir mit Brevo. Brevo ist eine komplette CRM-Suite und bietet dir wichtige CRM-Funktionen wie das Hochladen von Kontakten, das Erstellen von Aufgaben sowie das Verwalten und Analysieren deiner Sales Pipeline. Lead-Generierung, -Verwaltung und -Analyse steuerst du bei Brevo von einer einzigen Plattform aus. Und das Beste: Die Brevo Sales Platform mit den oben genannten Funktionen kannst du völlig kostenlos nutzen!
Auch bei der Kundenkommunikation unterstützt dich die Software von Brevo: Erstelle Lead-Magneten wie personalisierte Landingpages oder WhatsApp-Nachrichten, verschicke Marketing E-Mails – auf Wunsch auch automatisiert –, vereinbare Meetings und tätige Anrufe. Dank Server-Standorten in Deutschland und der EU bleibst du dabei auch noch DSGVO-konform.
Das macht Brevo besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Das besondere an Brevo ist, dass es als Teil einer umfassenden Software Suite daherkommt. Mit Brevo kannst du E-Mail und SMS Marketing, Marketing Automation, Live Chats, Chatbots, Transaktionsnachrichten, CRM und vieles mehr von einer einzigen Plattform aus steuern. Das ist nicht nur bequem, sondern hat außerdem den Vorteil, dass du nahtlos mit deiner Kundschaft kommunizieren kannst. So behältst du einen ganzheitlichen Überblick über all deine Sales- und Marketing-Maßnahmen.
Das Brevo CRM eignet sich für:
Große und kleine Teams, die ein CRM mit soliden Funktionen im Bereich Lead Management und Kontaktverwaltung suchen und E-Mail Marketing, Automatisierungen und Co. auf einer einzigen Plattform bündeln wollen.
Das sagen Nutzer:innen zu Brevo:
Adriana (OMR): Ich nutze Brevo nun schon seit fast zehn Jahren und bin seit meinen Anfängen bei Newsletter2Go dabei. Auch als das Tool zu Sendinblue wurde und nun als Brevo bekannt ist, bin ich geblieben – und das aus gutem Grund. Brevo bietet eine ausgezeichnete Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarken Funktionen, die sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer optimal sind.
Thomas (Capterra): Das Arbeiten mit Brevo macht Spaß. Die Einfachheit sowie der Workflow lassen keine Wünsche offen. Schade ist, dass das Tool nicht optimal mit Elementor zusammenarbeitet. In meinen Augen der absolute Preis- Leistungssieger bei den E-Mail-Marketing-Tools.
HubSpot
Ein weiterer bekannter Name in unserem CRM-System-Vergleich ist HubSpot. Wenn du willst – und bereit bist, dafür zu zahlen – bietet dir der US-Anbieter eine komplette CRM Suite, die kaum einen Wunsch offen lässt. Diese Suite beinhaltet 5 Hubs für Marketing, Sales, Kundenservice, CMS und Operations. Damit kannst du nicht nur deine Kontakte und Verkaufsprozesse, sondern praktisch dein komplettes Unternehmen verwalten.
Wenn du dich nur für klassische CRM-Funktionen interessierst, dann solltest du dir den Sales Hub genauer anschauen. Hiermit kannst du Kontakte verwalten, Deals verfolgen, deinen Mitarbeitenden Leads zuweisen und einiges mehr. Einige dieser Funktionen sind kostenlos nutzbar.
Das macht HubSpot besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Die HubSpot CRM Suite deckt jeden denkbaren Bereich des Kundenbeziehungsmanagements ab, von Akquise über Lead Nurturing bis hin zur Nachbetreuung.
HubSpot eignet sich für:
Unternehmen mit sehr großem Budget beziehungsweise sehr wenigen Kontakten. Wenn du HubSpot auch für dein E-Mail Marketing benutzen willst, solltest du beachten, dass HubSpot nach Anzahl deiner Marketing-Kontakte abrechnet. Das heißt: Je mehr Kontakte du anschreibst, desto teurer wird es für dich. Mehr Infos findest du in unserem Artikel über die beliebtesten HubSpot-Alternativen.
Das sagen Nutzer:innen zu HubSpot:
Lisa (OMR): HubSpot CMS Hub ist ein zuverlässiger Helfer für die Erstellung von Websites. Super praktisch ist daran, dass das Ganze cloudbasiert ist - einfach zeitgemäß! Auch die Drag and Drop Funktion ist zeitgemäß und fehlerfrei. Am besten gefallen mir persönlich die Funktionen im Bereich SEO-Management.
Simon (Capterra): Insgesamt war die Arbeit mit Hubspot immer zufriedenstellend. Die Integrationen mit Drittanbietern ist ein großer Vorteil ohne Aufpreis.
- Auf der Suche nach passenden Marketing Tools? In unserem Artikel stellen wir dir 18 Softwares vor, die du kennen musst.
Salesforce
Wahrscheinlich ist Salesforce den meisten von euch bereits ein Begriff. Natürlich findet es auch in unserem CRM-System-Vergleich seinen Platz. Das Salesforce CRM (läuft unter dem Namen Sales Cloud) bietet dir umfangreiche CRM-Funktionen rund um das Management von Leads und Kontakten. Das Erfassen, Filtern und Qualifizieren von Leads ist mit der Software ebenso drin wie das Erstellen von Umsatzprognosen. Was die Funktionen angeht, kannst du das CRM-System problemlos an deine Bedürfnisse anpassen.
Funktionen rund ums Marketing und den Kundensupport findest du in der Marketing bzw. der Service Cloud, die du bei Bedarf hinzubuchen kannst. Auch Workflows kannst du mit Salesforce automatisieren, allerdings erst im Enterprise-Tarif für 165 €/User/Monat.
Das macht Salesforce besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Nicht allen Anbietern von CRM-Systemen gelingt es, einen so großen Funktionsumfang mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu kombinieren – Salesforce schon.
Das Salesforce CRM eignet sich für:
Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-Tool benötigen und bereit sind, dafür entsprechend zu zahlen.
Das sagen Nutzer:innen zu Salesforce:
Alicia (OMR): Salesforce bietet zahlreiche Vorteile. Es ist sehr intuitiv anwendbar und benutzerfreundlich. Das Design ist dabei sehr modern.
Michael (Capterra): Umfassende Funktionen: Die Sales Cloud bietet alles, was ein Vertriebsteam benötigt – vom Lead- und Opportunity-Management über die Prognoseerstellung bis hin zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Lies hier nach, wie das CRM im Vergleich mit 12 Salesforce-Alternativen abschneidet.
Pipedrive
Der CRM-Anbieter Pipedrive wirbt mit der Benutzerfreundlichkeit seiner CRM-Lösung und einem top Preis-Leistungs-Verhältnis. Und tatsächlich ist Pipedrive in unserem CRM-Vergleich einer der günstigeren Anbieter (wenn du dich für das jährliche Abrechnungsmodell entscheidest). Für 14 €/User/Monat (bei jährlicher Abrechnung) bekommst du wichtige Funktionen rund um das Kunden- und Aufgaben-Management, darunter die obligatorische Deal Pipeline sowie ein visuelles Dashboard. Auf die Automatisierung von Workflows musst du im günstigsten Tarif aber verzichten.
Über 400 Integrationen helfen dir dabei, andere Tools aus deinem Tech Stack mit dem CRM-System von Pipedrive zu verknüpfen. Über ein kostenpflichtiges Add-on kannst du dein CRM außerdem um eine E-Mail Marketing-Funktion erweitern.
Das macht Pipedrive besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Die CRM Software von Pipedrive ist intuitiv zu bedienen – das ist in der CRM-Welt nicht selbstverständlich.
Das Pipedrive CRM eignet sich für:
Unternehmen, die nur bestimmte CRM-Funktionen benötigen und auf E-Mail Marketing verzichten können beziehungsweise dafür bereits ein anderes Tool nutzen.
Das sagen Nutzer:innen zu Pipedrive:
Julian (OMR): Die Individualisierungsmöglichkeiten der Stages im Sales Funnel bildet nahezu alle Geschäftsmodelle und Prozesse ab. Die Reportings helfen sowohl Sales Experts den eigenen Output zu optimieren als auch Managern jeweils einen fundierten Überblick für Reportings zu bekommen.
Horst (Capterra): Es erleichtert mir meinen Arbeitsalltag und erinnert mich fast automatisch an Termine und Erledigungen.
Du willst wissen, wie das CRM im Vergleich mit 11 Pipedrive-Alternativen abschneidet? Dann hier entlang!
Monday.com
Vertriebs-Pipelines, Kontaktdatenbank, Formulare zur Lead-Erfassung: Auch die CRM Software von Monday bietet dir viele nützliche CRM-Funktionen, weswegen wir sie in unserem CRM-System-Vergleich mit einbauen wollten. Neben den obligatorischen Funktionen rund um das Kundenmanagement kannst du mit Monday auf Wunsch auch Massen-E-Mails verschicken, um mit deinen Kund:innen in Kontakt zu bleiben, und gewisse Aufgaben automatisieren. Auch Umsatzprognosen sind prinzipiell möglich.
Ebenfalls praktisch: die Integration mit Gmail und Outlook, die es dir erlaubt, dein E-Mail-Konto mit dem CRM zu verknüpfen und all deine Kundenkorrespondenzen an einem Ort zu bündeln. Beachte jedoch, dass die meisten dieser Funktionen nicht im günstigsten Einstiegstarif verfügbar sind.
Das macht Monday besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Monday bietet nicht nur ein cloudbasiertes CRM, sondern auch eine Software für Projektmanagement. Dementsprechend kannst du mit der Lösung auch Projekt-Workflows erstellen und verwalten. Außerdem ist es vergleichsweise günstig.
Das Monday CRM eignet sich für:
Unternehmen, die nach einem Tool suchen, mit dem sie grundlegende CRM-Funktionen nutzen und Projekte managen können.
Das sagen Nutzer:innen zu Monday CRM:
Sam (OMR): Es bietet viele zusätzliche Ansichten wie Timeline- und Kanban-Ansicht und ist auf alle PM-Methoden ausgelegt und bietet für jeden Workflow eine passende Visualisierung. Die Benutzeroberfläche ist modern und ansprechend gestaltet.
Robin (Capterra): Einfache UX - alle notwendigen Funktionen gut und zureichend dargestellt.
CentralStationCRM
Der nächste Anbieter in unserem CRM-Vergleich kommt aus Deutschland: CentralStationCRM richtet sich an kleine Unternehmen und beschränkt sich bei den Funktionen aufs Wesentliche. Konkret kannst du mit dem CRM Daten ordnen, Kontakte filtern, Aufgaben anlegen und laufende sowie abgeschlossene Deals ansehen.
Wie der Name bereits ahnen lässt, handelt es sich beim CentralStationCRM um ein reines CRM. Willst du zusätzlich z.B. E-Mail Marketing betreiben, musst du dafür auf ein Plugin zurückgreifen.
Ein Pluspunkt im Hinblick auf die DSGVO ist der Server-Standort in Deutschland.
Das macht CentralStationCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
CentralStationCRM richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen und bietet eine einfache Benutzeroberfläche, mit der auch Einsteiger:innen CRM betreiben können.
CentralStationCRM eignet sich für:
Kleine Unternehmen, die nur ganz einfache CRM-Funktionen benötigen und Wert auf die Einhaltung der DSGVO legen.
Das sagen Nutzer:innen zu CentralStationCRM:
Thorsten (OMR): Das Setup ist sehr einfach und man ist nach kurzer Schulung sofort startklar. Zudem ist das Pricing gerade für kleinere Unternehmen recht attraktiv. Kurzum: Die Einstiegshürden sind hier wirklich niedrig. Gleichzeitig bietet das CRM jedoch einige Optionen zur Konfiguration.
Pierre (Capterra): Einfaches, schnell zu erlernendes, klares und echt starkes Tool fürs Kontaktmanagement.
Zoho
Wie du in unsere CRM-System-Vergleich siehst, wartet das CRM vom Anbieter Zoho selbst im günstigsten Tarif mit Automatisierungs- und E-Mail-Marketing-Funktionen auf. Klassische CRM-Funktionen wie das Erstellen von Pipelines, das Bewerten von Leads oder die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter:innen sind natürlich auch verfügbar.
Du willst noch mehr? Dann kannst du zusätzlich zum Zoho CRM auch Features wie Campaigns (E-Mail Marketing), Bookings (Online-Terminbuchung) oder Forms (Online-Formulare) hinzubuchen.
Tipp: Mit Bigin bietet Zoho ein abgespecktes, auf kleine Unternehmen zugeschnittenes CRM-System an.
Das macht Zoho besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Zoho kann nicht nur Kundenbeziehungsmanagement, sondern auch Vertriebs- und Marketing-Automatisierung, E-Mail Marketing und mehr. All das lässt sich von einer Plattform aus steuern.
Zoho eignet sich für:
Unternehmen, die bereits Erfahrung im CRM-Bereich haben und auch bei vielen Funktionen noch den Überblick behalten können.
Das sagen Nutzer:innen zu Zoho:
Alexander (OMR): Ich kann einfach Leads verwalten und über Automatisierungen auch mit anderen Apps Verbindungen aufbauen. Zoho ist vom Preis-Leistungs-Verhältnis echt stark und der Support melden sich schnell wenn man Probleme hat.
Sascha (OMR): Ich liebe dass die Anwendung auf vielen Plattformen funktioniert und ich immer im sync bin. Die Einrichtung ist einfach und die Handhabe super. Die Deals funktion ist sehr durchdacht und anpassbar.
Du überlegst, CRM mit Excel betreiben? Hier erfährst du, warum das keine so gute Idee ist.
ActiveCampaign
Die nächste Software in unserem CRM-System-Vergleich ist ActiveCampaign. Das Tool ist vor allem für seine E-Mail-Funktionen bekannt. Dementsprechend kannst du mit ActiveCampaign Newsletter und andere Marketing E-Mails professionell gestalten und versenden. Aber auch für dein CRM kannst du ActiveCampaign nutzen.
Besonders hervorzuheben sind die möglichen Automatisierungsoptionen des ActiveCampaign CRMs. Zum Beispiel können Leads anhand ihrer Aktivitäten automatisch bestimmten Listen zugeordnet werden. Außerdem kannst du automatisierte Nachrichten verschicken.
Das macht ActiveCampaign besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
ActiveCampaign ist im Kern eine E-Mail Marketing Software. Dementsprechend kann das Tool in diesem Bereich mehr als viele andere, klassische CRM-Lösungen.
ActiveCampaign eignet sich für:
Unternehmen mit wenigen Kontakten, die wesentliche CRM- und E-Mail-Marketing-Funktionen benötigen. Denn: Genau wie HubSpot rechnet ActiveCampaign bei Nutzung der E-Mail-Marketing-Funktionen nach Anzahl deiner Kontakte ab. Das heißt: mehr Kontakte = höhere Kosten.
Das sagen Nutzer:innen zu ActiveCampaign:
Lisa (OMR): Active Campaign bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gestaltung von E-mails und deren Nutzung zu Marketingzwecken. Es stehen verschiedenste Design-Templates zur Verfügung, die mit wenigen Klicks in einer leicht bedienbaren Interface personalisiert werden können.
Mary (Capterra): ActiveCampaign bietet nicht nur Listen-basiertes, sondern auch Tag-basiertes E-Mail-Marketing an, was essenziell für interessenbasiertes E-Mail-Marketing ist. Ich habe durch meine Arbeit als Webdesignerin schon mit ziemlich allen Anbietern gearbeitet, doch ActiveCampaign hat mich vollends überzeugt.
Microsoft Dynamics 365
Auch die Branchengröße Microsoft bietet mit Dynamics 365 ein umfangreiches CRM-System für unseren CRM-Vergleich an. Du kannst hier individuelle Schwerpunkte setzen, indem du die Applikationen auswählst, die du brauchst. Ein klassisches Sales CRM bekommst du beispielsweise mit der Anwendung Microsoft Dynamics Sales. Sales Pipelines, gebündelte Kundendaten und automatische Erinnerungen helfen dir, deine Kundenbeziehungen zu pflegen.
Ebenfalls praktisch: Echtzeit-Unterhaltungsdaten helfen deinen Vertriebsmitarbeiter:innen, während eines Kundengesprächs besser auf ihren Gegenüber einzugehen.
Auch bei Microsoft hast du die Möglichkeit, dein CRM mit anderen Produkten zu ergänzen, darunter Lösungen für die Bereiche Marketing, Kundenservice, Finanzen und Supply Chain.
Das macht Microsoft Dynamics 365 besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Ein großer Vorteil des Microsoft CRMs ist die einfache Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook, Teams oder OneNote.
Microsoft Dynamics 365 eignet sich für:
Unternehmen, die ein fortgeschrittenes CRM-System suchen und bereits andere Microsoft-Produkte verwenden.
Das sagen Nutzer:innen zu Microsoft Dynamics 365:
Matthias (OMR): Strukturierter, klarer Aufbau und ein look and feel, das die Nutzung, egal auf welchem Endgerät sehr angenehm gestaltet. Eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Gestaltung und Organisation einer eigenen Dashboard-Struktur. Adäquate Export-Möglichkeiten von Daten.
Marc (Capterra): Sehr viele Funktionalitäten, hoher Individualisierungsgrad.
SugarCRM
Über SugarCRM kannst du dein gesamtes Kontakt-, Lead und Opportunity Management abwickeln. Möglich machen es die drei Produkte Sugar Market (Marketing Automation), Sugar Sell (Sales) und Sugar Serve (Kundenservice). Sie helfen dir dabei, deine Vertriebs-Pipeline zu optimieren, Prozesse zu automatisieren, Leads und Kund:innen zielgerichtet anzusprechen und dadurch sowohl die Kundenzufriedenheit, als auch deinen Umsatz zu erhöhen.
Für unseren CRM-System-Vergleich ist besonders die integrierte KI-Lösung namens Sugar Predict interessant. Sie hilft dir unter anderem, zu verstehen, wie sich deine Kund:innen gerade fühlen und zeigt dir anhand von Vorhersagen, wo deine größten Verkaufschancen liegen.
Das macht SugarCRM besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
SugarCRM bietet fortgeschrittenere KI- und Automatisierungs-Features als viele andere CRM-Systeme.
SugarCRM eignet sich für:
Unternehmen, die viel Wert auf Automatisierungen sowie Unterstützung durch KI legen.
Das sagen Nutzer:innen zu SugarCRM:
Stuart (OMR): Am besten gefallen mir die Synergieeffekte aus der Nutzung des Tools unserer großen und auf diverse Standorte (In- und Ausland) gestreuten Sales-Teams und unserer diversen Marketing-Teams. Wir vereinen sämtliche Kunden-Touchpoints extrem flexibel über alle Abteilungen hinweg.
Orianne (Capterra): Mit SugarCRM behalte ich den Überblick über neue Kampagnen (Kontoverwaltung), werde regelmäßig daran erinnert, dass ich Leistungsgespräche mit meinen Kunden führe und kann in das entsprechende Kundenkonto wechseln, um alle wichtigen Daten zu finden und mit dem Kunden in Kontakt zu treten.
Insightly
Als nächstes CRM-System in unserem CRM-System-Vergleich haben wir Insightly. Die Software ist speziell auf kleine Unternehmen ausgelegt. Es bietet Anwender:innen solide CRM-Funktionen, darunter eine Sales Pipeline, eine Kontaktdatenbank und grundlegende Automatisierungen. Auch einige Funktionen für dein Projektmanagement findest du bei Insightly.
Bei Insightly hast du außerdem die Option, ein Marketing- bzw. ein Service-Paket dazu zu buchen, oder gleich die komplette Insightly All-in-One-Lösung zu nutzen. Hier sind dann auch E-Mail Marketing und ein Ticketing-System mit inbegriffen und du kannst deine Kundschaft ganzheitlich betreuen. Und wenn dir das nicht reicht: Insightly bietet dir über 2.000 Integrationen, die es dir erlauben, diverse externe Softwares und z.B. auch deine Social-Media-Kanäle mit dem CRM zu verknüpfen.
Das macht Insightly besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Insightly ist übersichtlich und relativ einfach zu bedienen. Dadurch eignet es sich vor allem für kleinere Unternehmen und CRM-Einsteiger:innen.
Insightly eignet sich für:
Kleine und mittlere Unternehmen, die ein leicht zu bedienendes CRM-System benötigen und auf allzu ausgefeilte Funktionen verzichten können.
Das sagen Nutzer:innen zu Insightly:
Nadja (OMR): Die Software ist extrem nutzerfreundlich, insb. ist sie einfach/intuitiv zu bedienen. Bezogen auf den Inhalt/Zweck der Software kenne ich fast kein CRM, welches die Kernfunktion eines CRM - nämlich die Prozesse um einen Kunden herum vom ersten Anlegen über Newsletter-Anmeldung, Kommunikation etc. bis hin zum Verwalten seiner regelmäßigen Bestellungen - besser beherrscht.
Taylor (Capterra): Insightly eignet sich hervorragend für einfache Alltagsaufgaben, kommt aber mit Komplexität nicht sehr gut zurecht.
SAP Sales Cloud
Unser letzter Anbieter in unserem CRM-Vergleich ist die SAP Sales Cloud. Mit der Software erhältst du einen Überblick über bestehende und potenzielle Kund:innen und kannst deren Aktivitäten erfassen und organisieren. Reporting und Forecasting sowie intelligente Empfehlungen helfen dir dabei, deine Vertriebsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus hat die SAP Sales Cloud einige nützliche Zusatzfunktionen zu bieten: Hast du beispielsweise ein physisches Geschäft, kann dir die Software beim Planen einer „perfekten Filiale” helfen und so zur Verbesserung deiner Vertriebsstrategie beitragen.
Wenn du bereits andere SAP-Anwendungen nutzt, beispielsweise das ERP des Anbieters, kannst du diese ganz einfach mit der Sales Cloud verbinden. Und wenn deine Ansprüche von der Sales Cloud allein nicht erfüllt werden, stehen dir weitere Ergänzungen wie die Commerce Cloud, die Customer Data Platform oder die Service Cloud zur Verfügung.
Das macht SAP besser als andere CRM-Systeme in unserem Vergleich:
Das CRM-System der Software-Größe SAP bietet umfangreiche Funktionen rund um die Vertriebsoptimierung, die über die Must-haves eines CRMs hinausgehen.
SAP eignet sich für:
Unternehmen, die schon Erfahrung mit SAP-Anwendungen haben bzw. sich nicht davor scheuen, ihr Team in das neue Programm einzuarbeiten. Aufgrund der Komplexität kann das nämlich etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Das sagen Nutzer:innen zu SAP Sales Cloud:
Lukas (OMR): Wir verwenden SAP CRM für unseren Vertrieb. Das war sehr hilfreich und aufschlussreich für die Vertriebsmitarbeiter. SAP CRM ist sehr einfach zu bedienen und sehr zuverlässig.
Dylan (Capterra): Die Speicherung aller Kundendaten ermöglicht eine bessere Kampagnendurchführung, wodurch jeder Kunde zufriedener ist und eine persönlichere Betreuung erhält. Jeder Kunde fühlt sich dadurch wertgeschätzt und zufriedener und fühlt sich vom Unternehmen wertgeschätzt.
CRM-Vergleich: So findest du das richtige CRM-System
Welche Arten von CRM Softwares gibt es?
Bei der Wahl eines CRMs kannst du grundsätzlich zwischen zwei Arten entscheiden: Einer Cloud-Lösung oder einem On-Premise-CRM-System. Bei einem cloud-basierten CRM erwirbst du eine Nutzungslizenz von einem SaaS-Anbieter und kannst damit von überall auf die Anwendung zugreifen. Bei einem On-Premise-CRM-System hingegen erwirbst du die komplette Software und installierst sie lokal auf einem Computer.Wie du siehst, gibt es viele verschiedene CRM-Tools, deren Preise und Funktionen sich teils gravierend voneinander unterscheiden. Da kann es schwer fallen, sich für eine Software zu entscheiden. Um die richtige Wahl zu treffen, empfehlen wir dir deshalb, beim Vergleichen auf folgende 5 Kriterien zu achten:
1. Funktionsumfang
Zunächst solltest du dich fragen, welche Funktionalitäten du von einem CRM erwartest. Wenn du nach einem einfachen Tool suchst, mit dem du deine Kontakte organisieren, Leads-Nachverfolgung und simple Analysen erstellen willst, dann ist eine komplexe CRM Software vielleicht gar nicht nötig. Behalte beim CRM-System-Vergleich auch im Hinterkopf, dass mehr nicht immer besser ist: Bei Anwendungen mit sehr vielen Funktionen musst du oftmals bei der Benutzerfreundlichkeit Abstriche machen – von der Preisgestaltung ganz zu schweigen.
Hast du dich schon einmal gefragt, was der Unterschied zwischen ERP und CRM ist? In diesem Artikel findest du Antworten.
2. Preis
Auch, wenn er sicher nicht das alleinige Kriterium sein sollte, spielen die CRM-System-Kosten natürlich eine Rolle. Hier können wir dir nur ans Herz legen: Schau dir das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen CRM-Anbieter genau an. Überlege zum Beispiel, wie viele Kontakte du zur Zeit hast und ob du planst, deine Kontaktliste zu vergrößern.
Ebenso solltest du dich bei deinem CRM-System-Vergleich fragen, wie viele Nutzer:innen auf dein CRM zugreifen sollen, denn auch danach richtet sich der Preis vieler CRMs. Zu guter Letzt empfehlen wir, dir die Leistungen einer CRM-Lösung im Detail anzuschauen. Manche Anbieter, zum Beispiel Brevo, bieten dir neben CRM-Funktionen auch Zugang zu E-Mail Marketing, Live Chat Tools, SMS und mehr.
3. Kompatibilität mit anderen Tools
Möglicherweise nutzt dein Unternehmen bereits eine Vielzahl an Tools für Marketing, Vertrieb und Co. Wenn du überlegst, ein CRM-System zu nutzen, solltest du überprüfen, ob dieses mit deinen anderen Tools kompatibel ist. Konkret bedeutet das: Gibt es anpassbare Plugins, die beispielsweise deine E-Mail Marketing Software, dein ERP oder dein Live Chat Tool mit deinem CRM verbinden können?
Noch einfacher ist es natürlich, wenn das von dir gewählte CRM Teil einer All-in-One-Lösung ist, mit der du zum Beispiel auch Newsletter erstellen und Workflows automatisieren kannst. So kannst du ganz auf Drittanbieter verzichten.
4. Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiteres Kriterium ind einem CRM-Vergleich, das du miteinbeziehen solltest. Dazu zählt nicht nur, wie einfach und übersichtlich die Bedienung des Tools ist, sondern beispielsweise auch, ob der Kundensupport gut erreichbar ist. Ein weiterer Faktor ist die Sprache: Da viele CRM-Anbieter aus den USA stammen, lässt die deutsche Lokalisierung manchmal zu wünschen übrig.
Wie bereits erwähnt, solltest du dir außerdem überlegen, ob du mit einem sehr umfangreichen CRM klarkommst beziehungsweise Zeit hast, dich in ein solches einzuarbeiten.
5. DSGVO
Ein Thema, das wir bis jetzt noch gar nicht angesprochen haben, ist der Datenschutz. Wenn du ein CRM nutzt, speicherst und verarbeitest du Kontaktinformationen – und das in großen Mengen. Deshalb ist es unumgänglich, dass dies im Einklang mit der DSGVO geschieht. Wenn du nach einem CRM-Anbieter recherchierst, solltest du sicherstellen, dass dessen Software DSGVO-konform ist. Rechtlich auf der sicheren Seite bist du meist, wenn die Daten deiner Kund:innen auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Das ist zum Beispiel bei Brevo der Fall.
Du bist ein KMU und auf der Suche nach einem CRM-System für kleine Unternehmen? Dann hilft dir dieser Vergleichsartikel vielleicht weiter.
CRM-Systeme im Vergleich: Mit Brevo zum Erfolg
Wie du in unserer Übersicht gesehen hast, gibt es keinen Mangel an CRM Tools. Ob einfache CRMs mit Basisfunktionen rund um das Kontaktmanagement oder ausgefeilte Software Suites – heutzutage gibt es für jede Unternehmensgröße eine passende CRM Software. Aber welche ist nun die Richtige für dich?
Um das herauszufinden, gehst du am besten die von uns vorgestellten Kriterien durch und entscheidest, welche davon du am stärksten gewichten willst. Außerdem bieten viele der CRM-Systeme aus unserem Vergleich kostenlose Testversionen an. Bei diesen ist der Funktionsumfang zwar oft eingeschränkt, aber du kannst dir dennoch einen ersten Eindruck verschaffen und so deine Auswahl eingrenzen. Wir wünschen viel Erfolg bei der Suche!
Falls du erst einmal ausprobieren willst, was man mit einer CRM-Lösung machen kann: Die Sales Platform von Brevo kannst du dauerhaft kostenlos nutzen. Obendrauf kannst du mit Brevo kostenlos E-Mail-Kampagnen, Transaktionsnachrichten und mehr senden. Also, worauf wartest du noch?
