Juni 10, 2022

Was kostet ein CRM? Kosten und Nutzen von CRM-Systemen im Überblick

Lesedauer etwa 10 min
crm kosten

Du willst dir ein CRM-System zulegen? Gute Entscheidung! Denn mit einem CRM kannst du deine Kund:innen so gut kennenlernen, dass du diese an jedem Punkt deiner Customer Journey optimal bedienen kannst. Fast alle CRM-Systeme bieten Basisfunktionen rund um die Verwaltung von Leads und Bestandskund:innen – manche sogar ausgeklügelte Automatisierungsfunktionen und mehr. 

Doch die Nutzen eines CRM-Systems bringen dir nichts, wenn es nicht ins Budget deines Unternehmens passt. Deshalb schauen wir uns die Kosten von CRM-Systemen einmal näher an. Was kostet ein CRM und welche Faktoren bestimmen den Preis? In diesem Artikel erhältst du Antworten.


6 Faktoren, die die Kosten von CRM-Systemen beeinflussen 

Die Kosten eines CRM-Systems können sehr unterschiedlich ausfallen. Um dir trotzdem eine Zahl zu nennen: In unserem CRM-Vergleich haben wir 12 CRM Softwares auf Herz und Nieren untersucht, und die Kosten der Anbieter lagen zwischen 8€ und 60€ im Monat. Diese Preisspanne ist natürlich nur ein Richtwert. Wie viel ein CRM-System kostet, hängt vor allem von diesen 6 Faktoren ab:

1. Art der Software

Wenn du bereits nach CRM-Lösungen recherchiert hast, wirst du festgestellt haben: CRM-System ist nicht gleich CRM-System. Zum einen gibt es verschiedene CRM-Arten, zum Beispiel Cloud- und On-premise-Lösungen. Bei ersterer Variante erwirbst du eine Nutzungslizenz, mit der du die Software eines Saas-Anbieters nutzen kannst. Die Software selbst besitzt du also nicht. Anders sieht es bei einer On-premise-Lösung aus: Diese gehört nach dem Kauf ganz dir und wird lokal auf deinen eigenen Servern installiert.

Je nachdem, für welche Variante du dich entscheidest, können unterschiedliche Kosten anfallen. Bei einer Cloud-Lösung zahlst du meist einen monatlichen Betrag für eine bestimmte Anzahl an Nutzer:innen; bei einer On-premise Software hingegen Anschaffungsgebühren, Hardware- und Instandhaltungskosten. Pauschal lässt sich nicht sagen, welche der beiden Optionen günstiger ist. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch für ein Cloud-CRM, weil dieses meist fortgeschrittenere Funktionen besitzt als ein On-premise CRM.

Außerdem haben die meisten CRM-Systeme unterschiedliche Schwerpunkte. Oft wird in 4 Hauptarten unterschieden: Analytisches, kollaboratives, kommunikatives und operatives CRM. Analytische CRMs helfen dir beispielsweise bei der Datenanalyse, kommunikative CRMs bei der kanalübergreifenden Kontaktaufnahme mit deinen Kund:innen.

Wofür steht CRM eigentlich und warum ist es so wichtig? Diese und weitere Fragen beantworten wir dir in unserem Grundlagenartikel zum Thema CRM.

2. Umfang der Software

Wer mehr will, zahlt meist auch mehr – das trifft auch auf die meisten CRM-Systeme zu. Dementsprechend musst du für einige Software-Lösungen tiefer in die Tasche greifen als für andere. Während manche CRMs lediglich Basisfunktionen wie die Verwaltung von Kontakten anbieten, kannst du mit anderen sogar E-Mail Marketing betreiben und detaillierte Reportings erstellen.

Hier kommt es ganz auf deine persönlichen Ansprüche an: Wenn dir grundlegende Funktionen rund um die Organisierung deiner Kundenkontakte und Sales Pipeline ausreichen, kannst du bei der Wahl einer entsprechenden Software bares Geld sparen. Frag dich vor dem Kauf: Muss es eine Lösung mit unzähligen Features sein – wie zum Beispiel Salesforce – oder tut es eine einfach zu bedienende Software mit grundlegenden CRM-Funktionen auch?

Wenn du nach einem CRM für Start-ups suchst, hilft dir dieser Artikel vielleicht weiter.

3. Anzahl der Kontakte 

Die Kosten vieler CRM-Systeme richten sich nach der Anzahl deiner Kontakte. Vor allem Software-Anbieter, die zusätzlich E-Mail-Marketing-Funktionen anbieten, rechnen häufig nach der länge deiner Kontaktliste ab. Je mehr Kontakte du also in deiner Datenbank speicherst, desto höher sind häufig die Kosten.

Vor allem für mittlere und große Unternehmen oder solche, die sich noch im Wachstum befinden, kann das schnell teuer werden. Deshalb empfiehlt es sich, bereits bei der Auswahl einer CRM Software auf das Preismodell zu achten. Gegebenenfalls eignet sich für dich ein Anbieter, bei dem du eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten in dein CRM hochladen beziehungsweise Marketing E-Mails an beliebig viele Empfänger:innen schicken kannst. Das ist zum Beispiel bei Brevo der Fall.

4. Anzahl der Nutzer:innen

Ähnlich sieht es bei der Anzahl der Nutzer:innen aus, die Zugriff auf dein CRM haben sollen. In vielen Tarifen beliebter CRM-Anbieter ist die Nutzerzahl beschränkt, sodass du zusätzliche Nutzungslizenzen erwerben oder dein Paket upgraden musst, wenn mehrere Teammitglieder auf das CRM-System zugreifen sollen. 

Auch hier lohnt sich der Blick ins Kleingedruckte: Manche CRMs unterscheiden nämlich in Benutzer:innen, die Daten lediglich einsehen können, und solche, die im CRM Änderungen vornehmen dürfen. So kann es sein, dass viele verschiedene Benutzer:innen mit einem CRM arbeiten können, ohne dass du dafür extra zahlen musst, und zusätzliche Kosten lediglich für Nutzer:innen mit Bearbeitungszugriff anfallen. Wenn du planst, mehrere Kolleg:innen zu deinem CRM hinzuzufügen, solltest du hier also ins Detail schauen.

5. CRM-Strategie 

Ein CRM-System macht nur Sinn, wenn du dieses im Einklang mit deiner Unternehmensstrategie nutzt. Bevor du dir eine Software zulegst, solltest du dir deshalb eine passende CRM-Strategie überlegen. Welche konkreten Ziele willst du mit deinem Customer Relationship Management erreichen? Wenn du dir darüber im Klaren bist, kannst du ein CRM auswählen, das deinen Ansprüchen gerecht wird. 

Denn die Kosten eines CRM-Systems richten sich auch danach, was du mit dem CRM alles machen willst. Du willst mehr Leads in zahlende Kund:innen konvertieren? Das kannst du bereits mit einem günstigen CRM mit integrierter Vertriebs-Pipeline tun. Möchtest du zusätzlich dein Lead Nurturing effizienter gestalten und individualisierte Marketing-Kampagnen automatisiert an deine Kontakte versenden? Dann macht eine Software mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen Sinn. 

Marketing Automation nimmt dir viel Arbeit ab und macht gleichzeitig deine Kundschaft glücklich. Keine Sorge, falls du noch nicht viel Erfahrung in diesem Bereich hast: Diese drei Workflows lassen sich kinderleicht automatisieren.

6. Wartung und Schulung 

Ein neues CRM-System in deinem Unternehmen einzuführen bedeutet, dass du alle Personen, die damit künftig arbeiten sollen, entsprechend schulen musst. Wenn dies durch ein unternehmensinternes CRM-Projektteam geschieht, kostet das Zeit. Wenn du dafür auf eine externe Quelle zugreifst – zum Beispiel einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin deines CRM-Anbieters – kostet das meist Geld. Bedenke auch: Je komplexer eine CRM Software ist, desto länger wird es dauern, bis deine Mitarbeiter:innen im Umgang damit versiert sind. 

Ein weiterer Punkt, der die Kosten eines CRM-Systems beeinflussen kann, ist die Wartung beziehungsweise Instandhaltung deiner Software. Wenn du beispielsweise technische Probleme mit deinem CRM hast, benötigst du wahrscheinlich IT Support. Wenn du ein cloud-basiertes CRM nutzt, wird der Support üblicherweise von deinem SaaS-Anbieter gestellt. Solltest du dich hingegen für eine On-Premise-Lösung entschieden haben, musst du eventuell einen Spezialisten oder eine Spezialistin von außerhalb hinzuziehen.

So kannst du die Kosten deines CRM-Systems selbst beeinflussen 

Was kosten CRM-Systeme? Wie du gesehen hast, ist es schwierig, darauf eine konkrete Antwort zu finden. Die gute Nachricht ist jedoch, dass du selbst Einfluss auf die Kosten deines CRM-Systems nehmen kannst! Mit folgenden Tipps kannst du sicherstellen, dass du nicht mehr für ein CRM ausgibst, als wirklich nötig.

  • Zahle nur für Funktionen, die du wirklich brauchst. Wenn du kein allzu umfangreiches CRM benötigst, kannst du – vor allem zum Einstieg – eine Software wählen, die grundlegende Basisfunktionen anbietet. 
  • Wähle eine Lösung, die so einfach wie möglich und so komplex wie nötig ist. CRMs, die für deine Ansprüche eigentlich zu umfangreich sind, können dich viel Zeit und Geld im Bereich der CRM-Einführung und des IT-Supports kosten.
  • Überlege dir im Vorfeld, wie du dein CRM jetzt und in Zukunft nutzen willst. Wachsen dein Team und deine Kontaktliste stetig? Dann kann es Sinn machen, von Vornherein ein CRM-System zu wählen, das deinen Ansprüchen auch in Zukunft gerecht wird. Wenn du nach nur wenigen Monaten auf ein neues CRM umsteigen musst, weil dein altes deinen Anforderungen nicht mehr entspricht, kostet auch das erneut Geld.

Sind die CRM-Kosten gerechtfertigt? 4 Nutzen eines CRM-Systems 

So viel zu den Kosten, die beim Kauf einer CRM Software auf dich zukommen können. Doch lohnt es sich überhaupt, Geld für ein CRM-System auszugeben und Zeit in dessen Einrichtung zu investieren?

Generell kannst du mit der systematischen Verwaltung deiner Kundenbeziehungen per CRM nichts falsch machen. Ein CRM-System hat demnach praktisch nur Vorteile. Hier ist eine Übersicht der 4 größten Nutzen eines CRM-Systems:

Effizienz 

Eine CRM Software hilft dir und deinen Teams dabei, effizienter zu arbeiten. Da du Kundendaten ganz einfach hinzufügen und in Echtzeit aktualisieren kannst, sind alle wichtigen Informationen immer griffbereit. So musst du nicht mühsam nach bestimmten Infos suchen oder händisch Kundendaten in eine Excel-Liste einpflegen – das spart Zeit. Gleiches gilt für die Organisation deines Vetriebsprozesses: Mit einem CRM-System kannst du Leads identifizieren und diese zielgerichtet ansprechen – Stichwort: Lead Management. Wenn du weißt, was deine (potenziellen) Kund:innen interessiert und was nicht, kannst du dir unpassende Angebote sparen. Auch dadurch sparst du Ressourcen

Zu guter Letzt wird auch dein Kundenservice dank eines CRM-Systems effizienter. Denn dieser hat jederzeit einen Überblick darüber, welche Kund:innen in der Vergangenheit bereits mit dem Support Kontakt hatten und ob deren Anliegen zufriedenstellend gelöst wurden. So können deine Mitarbeitenden deine Kundschaft besser betreuen.

Messbarkeit 

Damit Kundeninformationen für verlässliche Prognosen genutzt werden können, müssen diese messbar sein. Das ist bei Daten in einem CRM-System der Fall. Hier kannst du konkret sehen, wie es um deine Kundschaft steht. Wie viele Neukund:innen sind im vergangenen Quartal dazu gekommen und wie viele Leads haben tatsächlich einen Deal mit dem Sales Team abgeschlossen? Wie viele Anfragen hat der Kundenservice beantwortet und wie viele davon erfolgreich? 

Das hilft dir, deinen Erfolg zu beziffern, Strategien neu auszurichten und Zukunftsprognosen zu treffen.

Umsatzsteigerung 

Mit einem CRM-System kannst du den Umsatz deines Unternehmens steigern. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Stimmt aber! Denn der Hauptgrund, CRM zu betreiben, ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung. Und wenn Kund:innen deinem Unternehmen gegenüber positiv eingestellt sind, steigt die Chance, dass sie immer wieder bei dir einkaufen. Gleichzeitig kostet dich die Haltung von Bestandskund:innen in der Regel deutlich weniger Geld als die Akquise neuer Kund:innen. Das Geld, was du mit gut umgesetztem CRM einsparst, kannst du anderswo wieder investieren – und somit deinem Umsatz erneut einen Boost verpassen.

Apropos: Wie sieht erfolgreiches CRM eigentlich konkret aus? Wir haben uns 5 Praxisbeispiele bekannter Unternehmen angeschaut.

Kosteneinsparung 

Wie bereits angesprochen, kannst du mit einem CRM an vielen Ecken Geld sparen. Das mag anfangs vielleicht paradox klingen, da du zunächst einmal Geld in eine CRM Software investieren musst. Doch langfristig gesehen kannst du mit einem CRM-System diverse Kosten reduzieren – vorausgesetzt natürlich, du wählst ein CRM-System, das zu dir und deinem Unternehmen passt.

Zum Beispiel erlaubt es dir ein CRM, individuellere Marketing-Kampagnen zu entwerfen. Wenn du weißt, was deine Kund:innen wollen, kannst du weniger Geld für breit gestreute Marketing-Nachrichten ausgeben, bei denen du hoffst, dass einige davon bei den richtigen Empfänger:innen ankommen. Stattdessen kannst du Kund:innen genau die Produkte oder Dienstleistungen empfehlen, die für sie interessant sind. Mit manchen CRMs kannst du dies sogar automatisiert tun. Ein Beispiel sind automatische E-Mails an Kund:innen, die für längere Zeit inaktiv waren. 

Du siehst also: Mit einem CRM-System sparst du jede Menge Zeit, Nerven und Ressourcen – und damit im Endeffekt auch Kosten.

Fazit zu den Kosten eines CRM: Lohnt es sich, Geld für ein CRM-System auszugeben?

Wenn man die Kosten eines CRM-Systems den Nutzen gegenüberstellt, kristallisiert sich eines recht schnell heraus: In den allermeisten Fällen lohnt sich ein CRM für große wie kleine Unternehmen – selbst, wenn es Geld kostet. Denn im Laufe der Zeit sparst du mit durchdachtem Kundenbeziehungsmanagement genug Ressourcen, um den bezahlten Preis wieder wettzumachen. Wenn du die 6 Faktoren, die den Preis von CRM-Systemen beeinflussen, stets im Blick behältst, kannst du sogar selbst dazu beitragen, die Kosten deiner CRM-Software so gering wie möglich zu halten.

Letztendlich raten wir dir, bei deiner Software-Auswahl nicht nur auf die Kosten zu achten, sondern auch auf Faktoren wie Benutzeroberfläche und Funktionsumfang. Dann kannst du sicher sein, dass die Nutzen deines CRMs am Ende auch dessen Kosten rechtfertigen.

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