Je mehr Kundendaten du sammelst, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten – zumindest, wenn du sie händisch in einer Datei wie Excel verwaltest. Hier kommen Kontaktmanagement-Softwares ins Spiel. Sie helfen dir dabei, große Mengen an Kontaktinformationen zu speichern, zu organisieren und sie effektiv zu nutzen.
In diesem Artikel erklären wir, wie du von einer Kontaktmanagement-Software profitierst, welche Funktionen solche Lösungen bieten und welche Software am besten zu dir passt.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Kontaktmanagement-Software?
- Die wichtigsten Funktionen einer Contact Management Software
- 4 Vorteile einer Kontaktmanagement-Software
- 6 Kontaktmanagement-Softwares im Vergleich
- So findest du die passende Software für dein Kontaktmanagement
- Fazit: Starke Kundenbeziehungen durch smartes Kontaktmanagement
Was ist eine Kontaktmanagement-Software?
Eine Kontaktmanagement-Software – manchmal auch Contact-Management-System genannt –ist ein Programm, mit dem du Kontaktinformationen speichern und verwalten kannst. Zu den wichtigsten Funktionen zählen das Zentralisieren von Kundendaten, das automatische Ergänzen und Aktualisieren von Kontaktinformationen in Echtzeit sowie die Bereitstellung von Analysen zum Kundenverhalten.
Kontaktmanagement-Softwares kommen meist als Teil von CRM Software daher. Worin sich die beiden Lösungen unterscheiden, erklären wir im nächsten Abschnitt.
CRM vs. Kontaktmanagement-Software: Wo liegt der Unterschied?
Während dich eine Kontaktmanagement-Software lediglich bei der Verwaltung deiner Kontaktdaten unterstützt, hilft dir ein CRM-System ganz allgemein bei der Pflege deiner Kundenbeziehungen. Ein CRM hat also meist einen größeren Funktionsumfang als eine Kontaktmanagement-Software.
Eine Kontaktmanagement-Software ist das Herzstück eines CRMs. Darüber hinaus bieten dir CRM-Systeme häufig Funktionen wie den Versand von Newslettern, das Einrichten von Marketing-Automatisierungen, Website Live Chats, Vertriebs-Pipelines, Terminbuchungs-Tools und vieles mehr.
Erfahre hier noch mehr über die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems.
Die wichtigsten Funktionen einer Contact Management Software
Welche Funktionen du von einer Kontaktmanagement-Softwares erwarten kannst, hängt davon ab, ob du dich für eine reine Kontaktdatenbank-Software oder ein komplettes CRM entscheidest. Ein gutes Contact-Management-System sollte die folgenden Funktionen aufweisen:
- Kontaktdatenbank: Hier speicherst du Kundenstammdaten und soziodemografische Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Alter und mehr. Verfügt deine Kontaktmanagement-Software über diese Funktion, kannst du zudem Notizen, laufende Deals und Dokumente mit einem Kontakt verknüpfen.
- Automatisierungen: Die Software aktualisiert Daten automatisch, zum Beispiel, wenn ein Kontakt seine Newsletter-Präferenzen anpasst oder seine Telefonnummer ändert. Darüber hinaus ist es nützlich, wenn deine Kontaktmanagement-Software automatisch Erinnerungen und Follow-ups verschickt, zum Beispiel kurz vor einem Termin.
- Integrationen: Per Plugins kannst du dein Kontaktmanagement-System mit externen Programmen verbinden, beispielsweise deinem Gmail Account, deiner CRM-Lösung, deiner E-Commerce-Plattform oder diversen Marketing Tools.
- Lead-Management-Funktionen: Funktionen wie eine visuelle Sales Pipeline oder Lead Scoring helfen dir, deine Leads zu priorisieren und mehr Abschlüsse zu erzielen.
- Analyse- und Reporting-Funktionen: Reporting Dashboards und Berichte geben dir Aufschluss über die Aktivitäten deiner Kontakte. Du siehst zum Beispiel, wie oft und über welche Kanäle sie mit deinem Unternehmen in Kontakt treten und welche Marketing-Kampagnen besonders gut ankommen.
Du bist auf der Suche nach dem besten CRM für dein Unternehmen? Unser Vergleichsartikel hilft dir bei der Recherche.
4 Vorteile einer Kontaktmanagement-Software
Du organisierst deine Kundenkontakte bislang noch in einer Excel-Tabelle? Wir zeigen dir, warum du lieber auf eine Contact Management Software umsteigen solltest.
Bessere Organisation
Kundendaten sind Gold wert. Denn je besser du deine Zielgruppe kennst, desto leichter wird es dir fallen, sie gezielt anzusprechen und erstklassige Kundenerlebnisse zu schaffen. Und glückliche Kund:innen kaufen häufiger bei dir ein.
Richtig nützlich werden Kundendaten jedoch erst dann, wenn du einen guten Überblick über sie hast und weißt, wie du sie zu deinem Vorteil einsetzen kannst. Hierbei hilft dir deine Kontaktmanagement-Software. Ob Kontaktdaten, Kaufhistorie, Kundeninteraktionen oder individuelle Präferenzen: In deiner Kontaktdatenbank laufen alle Informationen zu deinen Leads und Kund:innen zusammen und werden übersichtlich dargestellt.
Das Beste: Ergänzt eine:r deiner Mitarbeitenden das Profil eines Kontakts, geschieht das in Echtzeit. So sind all deine Teams immer auf dem aktuellsten Stand und keine Kontaktinformation geht mehr verloren.
Zeitersparnis
Dadurch, dass du nicht mehr lange nach Informationen suchen musst, sparst du mit einer Kontaktmanagement-Software bereits viel Zeit. Auch beim Datenimport kannst du ordentlich Zeit sparen: Neue Kontakte werden automatisch in die Kontaktdatenbank importiert – ohne, dass du sie händisch einpflegen musst. Trägt sich ein Lead beispielsweise in ein Formular auf deiner Website ein, wird dies automatisch in deiner Kontaktmanagement-Software erfasst.
Ist deine Kontaktmanagement-Software in eine CRM-Plattform integriert, kannst du noch mehr Zeit gewinnen. Mit vielen CRM-Systemen kannst du E-Mails verschicken, einen Online-Buchungskalender erstellen, automatisierte Erinnerungen und Follow-up Mails versenden und vieles mehr – alles über eine einzige Plattform. So musst du nicht zwischen verschiedenen Softwares hin- und herwechseln – auch das spart Zeit.
Stärkere Kundenbeziehungen
Die zentralisierten, stets aktuellen Informationen zu Leads und Kund:innen helfen dir bei der Personalisierung deines Marketings. Denn wenn du weißt, was deine Kontakte interessiert und welche Bedürfnisse sie haben, kannst du deine Marketing-Botschaften genau darauf zuschneiden. Langfristig gesehen stärkst du so deine Kundenbeziehungen und steigerst deinen Umsatz.
Eine übersichtliche Kontaktdatenbank kann dir außerdem Aufschluss über Trends und Muster geben. Wenn du erkennst, was deine Leads und Kund:innen bewegt, kannst du deine Unternehmensstrategie entsprechend anpassen und im Endeffekt die Kundenzufriedenheit weiter erhöhen.
Mehr Abschlüsse
Eine Kontaktmanagement-Software hilft dir dabei, mehr Deals abzuschließen – insbesondere, wenn deine Kontaktdatenbank mit Echtzeitdaten aus deinem CRM angereichert wird. So siehst du beispielsweise auf einen Blick, an welcher Stelle der Customer Journey sich deine Kontakte gerade befinden. Benötigen sie noch Informationen zu deinen Produkten oder Dienstleistungen, oder ist es an der Zeit für ein Gespräch mit dem Vertrieb? Wenn du das weißt, kannst du deine Leads und Kund:innen gezielt betreuen, sie besser priorisieren und deine Vertriebsprozesse optimieren. All das hilft dir dabei, in kürzerer Zeit mehr Deals abzuschließen und höhere Umsätze zu erzielen.
6 Kontaktmanagement-Softwares im Vergleich
Du bist von den Vorteilen und Funktionen einer Kontaktmanagement-Software überzeugt? Dann fehlt nur noch das passende Tool. Wir stellen dir 6 der beliebtesten Softwares zur Kontaktverwaltung vor.
Brevo
Preis: Sales Platform mit Kontaktmanagement-Funktionen kostenlos; Pro-Version ab 9€/Monat
Die CRM-Suite von Brevo bietet dir eine Kontaktdatenbank, in der du deine Kontakte organisieren und mit Notizen, Dokumenten, Unternehmensprofilen, Deals und mehr verknüpfen kannst. Außerdem kannst du mit der Software-Lösung des französischen Unternehmens Newsletter verschicken, Online-Formulare erstellen, Automatisierungen einrichten und vieles mehr.
Darüber hinaus bietet dir Brevo eine visuelle Vertriebs-Pipeline, mit der du Leads verfolgen und sie mittels Lead Scoring priorisieren kannst. Besonders praktisch ist auch die Meetings-Funktion: Lass deine Kontakte über einen virtuellen Terminkalender Termine mit dir buchen und wickle Videoanrufe unkompliziert über die Plattform ab.
Wie deine Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten bei deinen Kund:innen ankommen, verrät dir ein Blick ins übersichtliche Reporting Dashboard. Und das Beste: die Server des französischen Unternehmens stehen in Deutschland und der EU. Deine Daten liegen also in sicheren Händen.
Warum Brevo als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Zahlreiche Funktionen auf einer Plattform gebündelt: Von Kontaktverwaltung über E-Mail Marketing bis hin zur Abwicklung von Meetings – Brevo bietet kleinen und großen Unternehmen alle Funktionen, die sie für erfolgreiches Customer Relationship Management brauchen.
- Datenschutz: Als europäischer Anbieter mit deutschem Server-Standort und TÜV-Zertifizierung garantiert Brevo maximalen Datenschutz.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Viele Funktionen von Brevo kannst du völlig kostenlos nutzen. So kannst du beispielsweise eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten in deiner Kontaktdatenbank speichern.
Salesforce
Preis: ab 25€/Monat
Salesforce ist eines der bekanntesten CRM Tools weltweit. Auch mit der Software des US-Anbieters kannst du Kontakte erstellen und verwalten. Darüber hinaus kannst du Kontaktrollen festlegen, damit deine Vertriebsmitarbeiter:innen immer wissen, wer wann kontaktiert werden muss. Eine weitere interessante Zusatzfunktion: Du kannst Leads und Kund:innen auf einer virtuellen Landkarte darstellen – besonders nützlich ist das für Mitarbeitende im Außendienst.
Die Kundendatenbank ist bei Salesforce Teil der Sales Cloud und kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach starten die Preise bei monatlich 25€.
Als eines der führenden CRMs bietet dir Salesforce weit mehr als eine Kontaktmanagement-Software. Automatisierungen, Lead Scoring, E-Mail Marketing und mehr sind mit der Lösung auch möglich. Dafür musst du jedoch auf ein höheres Paket umsteigen.
Warum Salesforce als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Umfangreiche Software: Wenn du das entsprechende Budget hast, kannst du mit Salesforce sämtliche CRM-Funktionen nutzen, die du für ein erstklassiges Kundenbeziehungsmanagement brauchst.
- Fortschrittliche Funktionen: Salesforce bietet dir jede Menge moderne Features an, darunter KI-gestützte Funktionen.
Du willst wissen, wie Salesforce im Vergleich zu anderen CRM Softwares abschneidet? Dann könnte dich unser Vergleich interessieren.
HubSpot
Preis: kostenlos; Start-Plattform ab 15€/Monat/Lizenz
HubSpot ist ein weiterer bekannter Anbieter von Kontaktmanagement-Software. Mit der Software kannst du auf Kundeninformationen wie vergangene Aktivitäten und Interaktionen mit deinem Unternehmen zugreifen, Notizen hinterlegen, Meetings planen und mehr.
Die Kontaktdatenbank ist Teil des HubSpot CRMs, mit dem du außerdem Deals erstellen und nachverfolgen, Automatisierungen einrichten und Meetings planen kannst.
Für erweiterte Funktionen kannst du diverse kostenpflichtige Optionen wählen, wie das Erstellen benutzerdefinierter Chatbots und das Tätigen von Anrufen direkt über die Plattform.
Warum HubSpot als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Flexibilität: HubSpot bietet neben dem kompletten CRM verschiedene Module an (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub und Operations Hub), die alle individuell buchbar sind.
- Integrationen: Du kannst HubSpot mit über 1.600 Apps verknüpfen und die Software so mit Programmen verbinden, die du bereits nutzt.
Eine Übersicht über 9 potentielle HubSpot-Alternativen findest du hier.
Pipedrive
Preis: ab 14€/User/Monat
Auch die Kontaktmanagement-Software von Pipedrive bietet dir alles rund um die Verwaltung deiner Kundendaten: Du kannst Kontakte verwalten, Dateien und Notizen mit ihnen verknüpfen, ihnen Labels zuordnen und mehr.
Wie die anderen Softwares in unserem Vergleich ist auch Pipedrive eine komplette CRM-Lösung, mit der du außerdem Deal Pipelines erstellen, ein visuelles Dashboard einrichten und Workflows automatisieren. Wenn du mit dem Tool E-Mail-Kampagnen verschicken willst, kannst du das mit dem kostenpflichtigem Add-on tun. Auch ein Terminplanungs-Tool ist im CRM enthalten (allerdings erst im Advanced-Paket).
Interessant ist auch die Verfügbarkeit eines KI-Vertriebsassistenten, der dir zum Beispiel dabei helfen kann, deine Performance zu optimieren.
Warum Pipedrive als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Fokus auf Vertrieb: Pipedrive bietet viele nützliche Funktionen für Vertriebs-Teams, darunter eine Sales Pipeline, Automatisierungen und diverse Lead-Management-Funktionen.
- Skalierbarkeit: Du kannst bei Pipedrive nach Bedarf verschiedene Funktionen als Add-ons zu deinem Paket hinzubuchen (z.B. Chatbot, Live Chats, Web-Formulare, E-Mail Marketing)
Zoho
Preis: kostenlos, erweiterte Funktionen ab 14€/User/Monat
Eine große Auswahl an Kontaktmanagement-Funktionen bekommst du bei Zoho. Mit dem Zoho CRM kannst du Kontakte speichern und über mehrere Kanäle mit ihnen kommunizieren – zum Beispiel via Live Chat, E-Mail und Telefon. Eine Zwei-Wege-Integration mit Helpdesk Softwares erlaubt es dir, Kunden-Tickets mit vorhandenen Kundenprofilen zu verknüpfen. Auch diverse Social-Media-Plattformen kannst du mit Zoho verbinden und so direkt über das CRM mit deinen Kund:innen in den sozialen Medien interagieren.
Für dich sind außerdem Funktionen rund um Marketing und Vertrieb interessant? Zoho bietet dir unter anderem kundenspezifische Pipelines, Lead Scoring, Automatisierungsfunktionen und mehr an.
Warum Zoho als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Funktionsumfang: Zoho bietet ein umfassendes CRM mit zahlreichen Funktionen, die über das einfache Kontaktmanagement hinausgehen (z.B. Multichannel Marketing).
- KI-Funktion: Die KI-Assistentin Zia hilft dir dabei, Kundenprofile zu vervollständigen, Anomalien im Kundenverhalten zu erkennen und Tabellen zu erstellen.
Microsoft Dynamics 365
Preis: ab 60,80€/User/Monat
Auch der letzte Anbieter in unserem Vergleich bietet dir eine leistungsstarke Kontaktmanagement-Software: Mit Microsoft Dynamics 365 Sales kannst du Kontakte erstellen, sie mit einer Firma verknüpfen, ihnen Verkaufschancen zuordnen, Notizen anfertigen und mehr. Auch das Einrichten von Automatisierungen und Segmentierung sowie das Erstellen von Analysen ist mit der Software des Tech-Giganten möglich.
Dynamics 365 Sales ist die Vertriebslösung von Microsoft, mit der neben dem Kontaktmanagement auch Lead-Bewertung und -Verwaltung, Produktmanagement sowie Angebots- und Rechnungserstellung möglich ist. Für Marketing, Kundenservice und mehr gibt es separate Module, die du bei Bedarf hinzubuchen kannst.
Warum Microsoft Dynamics als Kontaktmanagement-Software wählen?
- Kompatibilität: Wenn du bereits andere Microsoft-Produkte wie Outlook oder Teams nutzt, wird dir die Integration mit der Kontaktmanagement-Software von Microsoft leicht fallen.
- Fortgeschrittene Funktionen: Wenn du bereit bist, dafür in die Tasche zu greifen, ist mit Microsoft Dynamics jede Menge möglich. In den höheren Paketen sind zum Beispiel Beziehungsanalysen, personalisierte Dashboards und eine ausgeklügelte KI mit dabei.
Erfahre hier, wie Microsoft Dynamics im Vergleich zu 12 Alternativen abschneidet.
So findest du die passende Software für dein Kontaktmanagement
Jede Kontaktmanagement-Software hat ihre individuellen Vorzüge. Um die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen, solltest du folgende Punkte im Hinterkopf behalten:
- Preis: Natürlich muss die Software in dein Budget passen. Schau dir das Preis-Leistungs-Verhältnis der Tools an und frage dich, welche Funktionen du unbedingt brauchst und auf welche du verzichten kannst.
- Funktionsumfang: Wichtig ist, dass der Funktionsumfang der Kontaktmanagement-Software zu deinen Ansprüchen passt. Reicht dir eine reine Kontaktdatenbank-Software, oder macht ein komplettes CRM-System Sinn, mit dem du beispielsweise auch E-Mail Marketing betreiben und eine Sales Pipeline anlegen kannst?
- Skalierbarkeit: Deine Software sollte mit dir mitwachsen können. Achte deshalb darauf, ob es eventuelle Limitationen gibt – beispielsweise eine Kontaktbeschränkung.
- Integrationen: Stelle sicher, dass sich die Kontaktmanagement-Software mit Programmen, die du bereits nutzt, verknüpfen lässt (z.B. deiner E-Mail Marketing Software).
- Benutzerfreundlichkeit: Hilfreich ist es, wenn deine Software leicht zu bedienen und ohne Schulung oder tiefgehende IT-Kenntnisse nutzbar ist. Auch eine deutsche Benutzeroberfläche und ein deutschsprachiger Support erleichtern oft die Eingewöhnung.
- Datenschutz: Informiere dich darüber, wo deine Kundendaten gespeichert werden und welche Datenschutzvorkehrungen der Anbieter deiner Kontaktmanagement-Software trifft, um sich an die DSGVO zu halten. Idealerweise werden Kundendaten auf einem Server innerhalb der EU gespeichert.
Fazit: Starke Kundenbeziehungen durch smartes Kontaktmanagement
Eine Kontaktmanagement-Software kann mehr als nur deine Kontakte übersichtlich darstellen. Richtig eingesetzt, hilft sie dir dabei, mehr über deine Zielgruppe zu erfahren, gezielter zu kommunizieren und produktiver zu arbeiten. Auf lange Sicht stärkst du so die Beziehung zu deinen Kund:innen und kurbelst deinen Umsatz an.
Bei der Auswahl der passenden Kontaktmanagement-Software solltest du darauf achten, dass Funktionsumfang, Benutzeroberfläche und Co. zu deinen Ansprüchen passen. Darüber hinaus empfehlen wir dir ein CRM-System mit integrierter Kontaktmanagement-Software. Eine solche Lösung bietet dir viele zusätzliche Funktionen, auf die du nicht verzichten solltest, wenn du Kund:innen langfristig an dein Unternehmen binden möchtest.
Preislich gesehen gibt es mittlerweile diverse CRMs auf dem Market, die auch in das Budget kleiner Unternehmen passen. Einige, wie zum Beispiel Brevo, kannst du sogar völlig kostenlos nutzen.
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