Mai 11, 2023

Transaktions-Mails: Definition, Best Practices und Einrichtung

Lesezeit ungefähr 16 min

Bestell- und Versandbestätigungen, Rechnungen, Passwort-Wiederherstellung – transaktionale E-Mails sind vor allem beim Online Shopping kaum mehr wegzudenken.

Sie sind automatisiert und informieren Nutzer:innen über aktuelle Abläufe im Zusammenhang mit deinem Account. Dass dies zunächst weniger spannend ist als kreative Newsletter-Inhalte, erklärt zum Teil, dass Transaktion-Mails im Marketing-Bereich noch selten Thema sind. Zu Unrecht!

Lies in diesem Leitfaden, worauf es bei transaktionalen E-Mails ankommt und wie du sie kreativ für dein Marketing nutzen kannst.

Was ist eine transaktionale E-Mail?

Eine transaktionale E-Mail ist eine E-Mail, die von deiner Website automatisch an einzelne Personen gesendet wird, nachdem diese eine Transaktion oder eine bestimmte Aktion ausgeführt haben, z. B. einen Online-Kauf oder eine Anfrage zum Zurücksetzen des Passworts.

Transaktions-Mails können aber noch viel mehr als Informieren. Sie spielen auch eine wichtige Rolle beim Pflegen deiner Kundenbeziehungen.

Denn: Wenn Transaktions-Mails ausbleiben, zu spät kommen oder unverständlich sind, wissen Kund:innen nicht, woran sie sind. Ist meine Bestellung angekommen und wird bearbeitet? Wann kann ich mit der Lieferung rechnen? Meldet sich der Kundenservice bei mir zurück? Bekomme ich ein neues Passwort, damit ich meinen Account wieder nutzen kann?

Solange solche Fragen offen sind, hängen Kund:innen in der Luft und beginnen an der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters zu zweifeln. Keine Antwort zu erhalten und nicht Bescheid zu wissen, kann schnell frustrierend und ärgerlich werden. Im Zweifel kaufen sie beim nächsten Mal lieber in einem Shop, der auf ihre Anfragen schnell reagiert und alle Vorgänge für sie transparent macht.

Stichwort Kundenbeziehung: Erfahre hier alles rund ums Thema Customer Relationship Management (CRM) und wie du in 8 Schritten deine CRM-Strategie erstellst.

Welche E-Mails gelten als transaktional?

Als „transaktional“ kannst du alle E-Mails einstufen, die unmittelbar nach einer bestimmten Aktion oder einem bestimmten Ereignis auf deiner Website automatisch versendet werden. Häufige Beispiele sind:

  • Bestätigung eines Newsletter-Abos (Double Opt-in)
  • Bestellbestätigungen
  • Benachrichtigungs-E-Mails (Informationen zur Lieferung, neue Nachricht usw.)
  • E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen über Kontovorgänge
  • Rechnungen, Quittungen usw.

Transaktionale E-Mails vs. Marketing E-Mails – wo liegen die Unterschiede?

First things first: Transaktions-E-Mails sind keine Marketing E-Mails. 

Transaktions-Mails dienen der notwendigen Kundenkommunikation im laufenden Geschäftsbetrieb. Marketing E-Mails hingegen richten sich an ein Publikum von Newsletter-Abonnent:innen und dienen der Werbung und Information.

Marketing E-Mails sind zwar wichtig für das Wachstum deiner Marke und deines Umsatzes, aber sind nicht Bestandteil deines eigentlichen Tagesgeschäfts oder der Funktionalität deiner Website.

Unterschiedliche Versandprozesse

Der Hauptunterschied zwischen transaktionalen E-Mails und Marketing E-Mails (also Newsletter oder Werbe-E-Mails) besteht darin, dass die Ersteren gesendet werden, nachdem ein bestimmtes Ereignis auf deiner Website stattgefunden hat.

Die Transaktions-Mail ist personalisierte Eins-zu-eins-Kommunikation und enthält spezifische Informationen zu einer aktuellen Transaktion.

Beim E-Mail Marketing hingegen versendest du eine Werbebotschaft an eine Liste von Kontakten, also eine Vielzahl von Adressat:innen. Dies können einzelne E-Mails oder ganze Kampagnen sein. Diese E-Mails sind im Voraus geplant und werden zum Zeitpunkt deiner Wahl ausgesendet.

Sind Warenkorbabbrecher-Mails transaktional?

Nein. E-Mails an Warenkorbabbrecher:innen werden ausgelöst, wenn ein:e Nutzer:in beim Shoppen Artikel in den Warenkorb gelegt hat und die Website verlässt, ohne den Kauf abzuschließen. 

Warenkorbabbrecher-Mails sind nicht transaktional, sondern gehören in die Kategorie Marketing E-Mails. Die Empfänger:innen müssen in diesem Fall bereits auf einer deiner Listen für das E-Mail Marketing stehen. Was uns zum nächsten Punkt führt…

Erfahre hier alles rund ums Thema Warenkorbabbrecher-Mails.

Anforderungen an E-Mail-Abonnements

Im Unterschied zu Transaktions-E-Mails werden Marketing E-Mails nur an Abonnent:innen versendet. 

Wenn du eine Marketing E-Mail oder einen Newsletter an eine Person senden willst, muss diese Person sich zuvor angemeldet und mit dem Empfang werblicher E-Mails von dir einverstanden erklärt haben.

Andernfalls hast du nicht das Recht, sie mit einer solchen E-Mail zu kontaktieren. Tust du es doch, bekommst du Schwierigkeiten mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO und des CAN-SPAM-Gesetzes.

Alle Marketing E-Mails müssen einen Link beinhalten, mit dem sich Abonnent:innen jederzeit vom Empfang der E-Mails abmelden können.

Müssen Transaktions-Mails einen Abmeldelink enthalten?

Nein. Denn Transaktions-E-Mails sind unabhängig von Abonnements. 

Es handelt sich um einmalige E-Mails zu bestimmten Vorgängen. Die Empfänger:innen können damit rechnen, in Zukunft (oder zumindest bis zum nächsten Einkauf) keine E-Mails mehr von dir zu erhalten.

Du kannst selbstverständlich beim Bezahlvorgang für deinen Newsletter werben. Aber dass jemand im Rahmen einer Transaktion seine oder ihre E-Mail-Adresse angegeben hat, gibt dir noch nicht das Recht, ihm oder ihr Marketing E-Mails zu senden.

Unterschiedliche E-Mail Softwares

Wie bereits gesagt: Transaktions-Mails sind kein E-Mail Marketing. Beachte deshalb bei der Auswahl von E-Mail Tools für dein Unternehmen: Für Transaktions-E-Mails gelten andere Software-Anforderungen als für Marketing E-Mails.

Transaktionale E-Mails werden automatisiert und unmittelbar nach bestimmten Ereignissen verschickt. Dies geschieht üblicherweise über einen dedizierten SMTP-Server oder eine spezielle API für Transaktions-E-Mails. So kannst du die bestmögliche Zustellbarkeit gewährleisten.

Wenn du all deine E-Mails unter einem Dach verwalten möchtest, solltest du einen E-Mail-Marketing-Dienst wie Brevo nutzen, der sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails anbietet.

Viele Marketer haben gerne beide Lösungen unter einem Dach, da sie so im Vergleich zur Verwaltung zwei verschiedener Konten und Plattformen Aufwand sparen – und Kosten.

Wir haben für dich die Preise und Funktionen der 12 besten Newsletter Softwares verglichen.

Beispiele für Transaktions-Mails

Transaktions-E-Mails begegnen dir online in vielen Varianten und Spielarten. Aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie vermitteln wichtige Informationen, die Kund:innen oder Website-Besucher:innen brauchen, um reibungslos mit dem Angebot zu interagieren.

Im Folgenden zeigen wir dir einige Beispiele für häufige Typen von Transaktions-Mails, die du vielleicht auch für deine eigene Website nutzt oder mit Sicherheit selbst schon einmal in deinem Posteingang gesehen hast:

Bestätigung einer Anmeldung oder Registrierung

Diese Art von transaktionaler E-Mail erhältst du, wenn du dich auf einer Website oder für einen Newsletter angemeldet hast. Die Nachricht lässt dich wissen, dass deine Anmeldung erfolgreich war.

Oft dient diese Transaktions-Mail gleichzeitig dazu, dich zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse durch einen Link-Klick aufzufordern. Sie ist also Teil des Double-Opt-In-Verfahrens

Hier ein Beispiel einer Double Opt-in Mail für unseren Brevo Blog Newsletter.

Die Bestätigung ist jedoch nicht immer nötig. Es kann auch sein, dass du dich bei einer Plattform für einen neuen Dienst anmeldest, nachdem du dort bereits registriert und bekannt bist. In diesem Fall musst du nicht noch einmal deine E-Mail-Adresse bestätigen.

Die Bestätigungs-E-Mail ist nicht dasselbe wie eine Willkommens-E-Mail, obwohl sie manchmal eine Willkommensbotschaft enthält. 

Home24 nutzt die Gelegenheit fürs Marketing und wirbt mit einem Willkommensgutschein.

Beispiel für transaktionale E-Mails von Home24

Bestellbestätigungen

Diese Transaktions-Mail gehört wahrscheinlich zu denjenigen E-Mails, die deine Kund:innen am sehnlichsten erwarten

Wenn du online verkaufst, ist es wichtig, dass du die Bestellung zügig bestätigst, damit Kund:innen Bescheid wissen, dass sie bearbeitet wird.

Bestellbestätigungen können mehrere Zwecke erfüllen:

  • Sie signalisieren, dass der Kauf erfolgreich war
  • Sie bestätigen die erworbenen Artikel und Preise
  • Sie enthalten alle notwendigen Informationen, um die Bestellung zu verfolgen (Bestellnummer, Paketverfolgungsnummer, Kontakt zum Kundenservice usw.)
  • Sie geben einen voraussichtlichen Liefertermin an

Diese E-Mail zerstreut alle eventuellen Bedenken, ob beim Kauf alles geklappt hat, alle Artikel korrekt erfasst und berechnet wurden und so weiter.

Dies ist besonders wichtig für Kund:innen, die nicht so häufig online shoppen. Stelle also sicher, dass deine Bestellbestätigungen alle wichtigen Details enthalten.

Beispiel für transaktionale E-Mails von driver easy

Versandbestätigung

Auch nach erfolgreicher Bestellung möchten Kund:innen wissen, wie es weitergeht – und das heißt vor allem: wann sie damit rechnen können, die bestellten Artikel zu erhalten. 

Es ist also hilfreich, sie kontinuierlich zu informieren, sobald es etwas Neues gibt.

Um Kund:innen auf dem Laufenden zu halten, kannst du bei verschiedenen Schritten im Lieferprozess entsprechende Transaktions-E-Mails senden:

  • Versandvorbereitung
  • Versandbestätigung
  • Lieferbestätigung

Bei jedem einzelnen Schritt eine Transaktions-Mail zu versenden ist wahrscheinlich nicht in jedem Fall sinnvoll. Aber: Bestell- und Versandbestätigungen sollten im Repertoire eines jeden E-Commerce Shops sein.

So wissen Kund:innen, dass ihre Bestellung bearbeitet wird, wann sie versandt wurde und dank Sendungsverfolgung auch, wann sie ankommt.

Diese Benachrichtigungen sind besonders wichtig, wenn du einen Click-and-Collect-Dienst betreibst.

Hier ein Beispiel einer Versandbestätigung von der Deutschen Post:

Beispiel für transaktionale E-Mails von Deutsche Post

Rechnungen und Quittungen

Manchmal kommen Rechnungen und Quittungen direkt mit der Bestellbestätigung. Gelegentlich widmen Websites ihnen aber auch eine separate Transaktions-Mail.

Dies ist in der Regel der Fall bei:

  • Unternehmen, die kein physisches Produkt liefern
  • Abo-Dienste, die regelmäßig Quittungen ausstellen

Der Versand von Rechnungen und Quittungen ist wichtig, da er den Kund:innen volle Transparenz über die Beträge bietet, die du ihnen in Rechnung stellst.

Ebenso sind sie natürlich wichtig für die Buchhaltung, sei es privat oder geschäftlich. 

Sorge also dafür, dass deine Kund:innen zufrieden sind und stelle ihnen alle nötigen Belege zur Verfügung.

Hier ein schönes Beispiel von E-Scooter-Anbieter Lime:

Beispiel für transaktionale E-Mails von Lime

Passwort zurücksetzen

E-Mails für das Zurücksetzen von Passwörtern sind wohl die am wenigsten glamourösen Transaktions-E-Mails. Dennoch sind sie entscheidend für die Nutzerfreundlichkeit deiner Website.

Der Zweck ist selbsterklärend: Sie ermöglichen es Benutzer:innen, ihre Passwörter zurückzusetzen, wenn sie sie einmal vergessen oder verloren haben.

Stelle sicher, dass du einen gut funktionierenden Prozess zum Zurücksetzen des Passworts anbietest. Andernfalls haben Benutzer:innen bei Passwortverlust keine Möglichkeit, wieder auf ihr Konto zuzugreifen und mit deinem Unternehmen zu interagieren.

Hier ein schönes Beispiel von Eventim:

Beispiel für transaktionale E-Mails von Eventim

So richtest du Transaktions-Mails ein

Transaktionale E-Mails werden über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) gesendet, ein Protokoll zur Übertragung von E-Mails über das Internet. 

Sie erfordern eine bestimmte Art von Lösung, um eine zuverlässige Zustellung zu gewährleisten.

Erfahre hier, was genau SMTP bedeutet und warum es erfolgskritisch für dein E-Mail Marketing ist.

Verwende eine dedizierte und zuverlässige SMTP-Lösung

First things first: Der beste Weg für eine erfolgreiche Verwaltung deiner Transaktions-E-Mails ist die Wahl eines dedizierten Dienstes für Transaktions-E-Mails wie zum Beispiel Brevo.

Die meisten E-Commerce-Systeme (Woocomerce, Prestashop, Magento usw.) stellen standardmäßig Transaktions-E-Mails bereit. Doch diese generischen Optionen sind im Vergleich zu dedizierten Lösungen wie Brevo nur begrenzt leistungsfähig.

Ein spezielles Tool bietet dir unter anderem folgende Vorteile:

  • Echtzeit-Analytics für E-Mail-Zustellung und Interaktionen
  • Personalisierte Vorlagen für Transaktions-E-Mails, um Branding, Design und Nutzerfreundlichkeit zu optimieren
  • Optimale Zustellbarkeit für alle deine Nachrichten

Mit den Transaktions-E-Mails deines Standard-CMS kannst du oft nur die Daumen drücken und hoffen, dass deine E-Mails erfolgreich zugestellt wurden. Mit einem speziellen Tool ist die Erfolgsrate und deine Kontrolle deutlich größer.

Einrichtung deiner Transaktions-E-Mails mit Brevo

Mit Brevo hast du drei Möglichkeiten, Transaktions-E-Mails für deine Website einzurichten:

  • Verwende eines unserer Plugins, um dein CMS mit Brevo zu verbinden (wie unser WooCommerce-Plugin)
  • Konfiguriere deine SMTP-Einstellungen manuell über Brevo
  • Nutze unsere E-Mail API: Lies hier die API-Dokumentation

Beachte, dass die zweite und die dritte Option Programmierkenntnisse oder die Unterstützung eines Entwicklers oder einer Entwicklerin erfordern.

Für Entwickler:innen haben wir einen Leitfaden zur Einrichtung von Transaktions-E-Mails mit Next.js und Brevo bereitgestellt.

Wenn dir kein:e Entwickler:in zur Verfügung steht, ist es am besten, das richtige Plugin zu finden, um sich die Einrichtung deutlich zu erleichtern.

Best Practices für transaktionale E-Mails

Im Folgenden verraten wir dir Tipps und Tricks, wie du das Beste aus deinen Transaktions-Mails herausholen kannst.

Trenne transaktionale E-Mails von deinen Werbe- und Marketing-E-Mails

Wähle eine Lösung, mit der du das Routing deiner Transaktions-E-Mails von dem deiner werblichen E-Mail-Kampagnen trennen kannst.

Wie bereits erwähnt, erfüllen Transaktions-E-Mails einen spezifischen Zweck und sind elementar wichtig für dein Geschäft.

Daher gilt es zu vermeiden, dass deine Transaktions-E-Mails unter der zwangsläufig geringeren Zustellbarkeit und Interaktionsrate deiner Marketing E-Mails leiden. Transaktions-E-Mails müssen immer pünktlich im Posteingang ankommen.

Probleme mit einer E-Mail-Marketing-Kampagne können deinen Absender-Score beschädigen. Dies wiederum kann die Zustellbarkeit zukünftiger E-Mails beeinträchtigen. Vermeide um jeden Preis, dass sich solche Probleme auf deine Transaktions-E-Mails auswirken.

Brevo bietet dir folgende Möglichkeiten:

  • Trennung deiner Marketing- und Transaktions-E-Mail-Streams (nach Absender und IP-Adresse)
  • Verwaltung und Tracking der Leistung all deiner E-Mails von einem Konto aus
  • Alles ohne zusätzliche Kosten!

Transaktionale E-Mails ansprechend gestalten

Personalisiere deine Transaktions-E-Mails mit deinen Markenfarben

Leider sind die meisten transaktionalen E-Mails eher recht langweilig und wenig ansprechend gestaltet. Jedoch bieten sie enormes Potenzial für die Stärkung deiner Markenreputation, das du voll ausschöpfen solltest.

Bereits mit den Farben deiner Marke kannst du Transaktions-Mails attraktiver gestalten und den Wiedererkennungswert erhöhen. 

Schon ein eingebundenes Logo und einige Links zu deiner Website können für den Marketing-ROI dieser Nachrichten einen großen Unterschied machen.

Mit Brevo kannst du deine Transaktions-E-Mails individuell bearbeiten und anpassen. Dafür stellen wir dir mehrere Design-Vorlagen zur Verfügung.

Hier ist als Beispiel eine Vorlage für Bestellbestätigungen, die du in Brevo für deine Zwecke anpassen kannst:

So nutzt du Transaktions-Mails für dein Marketing

Wie wir schon erwähnt haben, ist der Hauptzweck von Transaktions-Mails die Funktionalität. Es geht darum, Kund:innen zum richtigen Zeitpunkt wichtige Informationen zu übermitteln.

Wenn du bereit bist, etwas Zeit in diesen Kommunikationskanal zu investieren, stellen transaktionale E-Mails jedoch auch eine enorme Marketing-Chance für dich dar.

Worin genau besteht das Marketing-Potenzial von Transaktions-E-Mails?

Reguläre Werbe-E-Mails werden zu selbstgewählten Zeitpunkten von Marketing-Verantwortlichen oder Geschäftsinhaber:innen versendet. Transaktions-E-Mails dagegen werden von Kund:innen erwartet und automatisch zugestellt.

Daher überrascht es nicht, dass Transaktions-E-Mails einer Experian-Studie zufolge 8-mal höhere Öffnungsraten hatten als Marketing E-Mails.

Trotz dieser fantastischen Öffnungsraten lassen viele Unternehmen den Bonus-Marketing-Wert ungenutzt, den Transaktions-Mails bieten. Sie platzieren keine zusätzlichen Inhalte oder CTAs in diesen Nachrichten, mit denen sie Kund:innen für weitere Interaktionen zurückholen könnten.

Manchmal liegt das auch daran, dass Transaktions-E-Mails von Dritten gesendet werden, etwa einem Zahlungsdienst oder einem Shop-CMS. Das heißt, sie werden gar nicht vom Unternehmen selbst erstellt.

Nachfolgend haben wir einige Möglichkeiten zusammengestellt, wie du die Marketing-Möglichkeiten transaktionaler E-Mails optimal nutzen kannst.

Cross-Selling und Upselling

Diese simple Optimierung kann deine Online-Umsätze wirklich in die Höhe treiben.

Amazon ist ein Pionier dieser Strategie. Jede Bestellbestätigung enthält personalisierte Produktempfehlungen:

Beispiel für transaktionale E-Mails von Amazon

Amazon empfiehlt Artikel auf Basis vorheriger Käufe und Suchanfragen des betreffenden Nutzerkontos.

Kund:innen ähnliche Produkte vorzuschlagen, um weitere Käufe zu generieren, ist eine bewährte Strategie. Aber: Wie richtest du so etwas ein?

Du hast hierzu zwei Möglichkeiten:

  • Die erste besteht darin, dynamische Inhalte in deine E-Mails zu integrieren. Dies ist technisch anspruchsvoller, lässt sich aber leicht verwalten, wenn du ein Tool verwendest, das dynamische Inhalte unterstützt. Mit Brevo musst du nur innerhalb der Template-Sprache die Logik und Parameter erstellen.
  • Die andere, viel einfachere Lösung besteht darin, einen statischen Call-to-Action für ein Produkt oder Angebot einzufügen, das du zum betreffenden Zeitpunkt bewerben willst.

Dies ist zwar nicht so personalisiert oder dynamisch, aber für Einsteiger:innen viel einfacher zu implementieren. Gleichzeitig kann es erheblich deine Umsätze erhöhen – ganz ohne Investitionen in zusätzliche Ressourcen.

Weitere Informationen für besonderen Mehrwert

Transaktions-E-Mails müssen nicht langweilig sein!

Es gibt viele Möglichkeiten, sie ansprechender und interessanter zu gestalten: Füge „Bonus“-Inhalte oder -Tipps, Promo-Codes oder Sonderangebote hinzu, anstatt nur die erwarteten Informationen zu übermitteln.

Ein gutes Beispiel dafür sind die E-Mail-Belege, die Uber nach jeder Fahrt an seine Kund:innen versendet:

Beispiel für transaktionale E-Mails von Uber

Diese E-Mail enthält:

  • Eine Zusammenfassung der Fahrt: Start- und Endadresse, Datum, Uhrzeit und Route
  • Die Möglichkeit, Fahrer:innen zu bewerten
  • Die Möglichkeit, ein Trinkgeld zu geben
  • Einen CTA zum Download der UberEATs-App
  • Eine Einladung zur Anmeldung für die Uber-Kreditkarte
  • CTAs für Social Media

Das veranschaulicht perfekt, wie viel Wert du aus der kostenlosen Werbefläche in deinen Transaktions-E-Mails ziehen kannst.

Nun bist du am Zug!

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden verdeutlicht hat, wie wichtig Transaktions-E-Mails sind und welche Chancen sie für dein Marketing bieten.

Jetzt bist du am Zug! Nutze deine Transaktions-E-Mails, um deine Kundenbeziehungen zu stärken und schöpfe das Potenzial jeder Transaktion voll aus.

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