Je mehr Leads und Kund:innen ein Unternehmen hat, desto schneller wird der direkte Kontakt zur Herausforderung – schließlich wollen alle Kontakte gut betreut werden. Tools zur Online-Terminbuchung helfen Unternehmen dabei, diese Herausforderung zu stemmen.
Mit einem Terminbuchungssystem können deine Interessent:innen und Kund:innen ganz bequem online Termine buchen, ändern und stornieren. Viele Tools bieten darüber hinaus Funktionen rund um die Terminvereinbarung an. Welche Online-Terminplaner die besten sind und ob sich ein solches Tool für dich lohnt, erfährst du in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Online-Terminplaner?
- Das kannst du mit einem Tool für Online-Terminbuchungen machen
- 4 Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems
- Detailvergleich: 7 Online-Terminplaner in der Übersicht
- So findest du das passende Tool zum online Termine buchen
- Fazit: Online Termine buchen – darauf kommt es an
Was ist ein Online-Terminplaner?
Ein Online-Terminplaner ist eine Anwendung, über die Personen direkt auf der Website eines Unternehmens oder über einen Link zur Buchungsseite Termine buchen können. Es ersetzt damit die manuelle Terminbuchung per E-Mail oder Telefon. Die Buchung von Terminen über ein solches Tool ist effizient, weil Leads und Kund:innen dort eigenständig verfügbare Termine auswählen und einen gebuchten Termin ändern und stornieren können, ohne dafür mit dem Kundenservice in Kontakt treten zu müssen.
Die Anwendungsbereiche eines Terminbuchungs-Tools sind sehr vielfältig. Ob B2C oder B2B, ob Termine im Friseursalon, Reservierungen in Gaststätten oder Sales Calls mit Leads – ein Online-Terminbuchungssystem macht überall dort Sinn, wo Kund:innen mit dir in direkten Kontakt treten möchten.
Viele Unternehmen verwenden Excel als Terminplaner. Warum das nicht die beste Lösung ist, erfährst du in diesem Artikel.
Das kannst du mit einem Tool für Online-Terminbuchungen machen
Tools zur Online-Terminvereinbarung haben mehr in sich, als man auf Anhieb denken mag. Die meisten von ihnen bieten viele nützliche Funktionen rund um die Terminverwaltung an. Natürlich unterscheidet sich der Funktionsumfang von Anbieter zu Anbieter. Dennoch lassen sich einige grundlegende Funktionen festhalten, die nahezu alle Systeme gemeinsam haben.
Termine buchen
Mit einem Terminbuchungs-Tool kann man – na klar – in erster Linie Termine vereinbaren. Dafür wird ein Buchungs-Widget auf deiner Website integriert oder ein Link generiert, den du auf verschiedenen Plattformen – zum Beispiel in den sozialen Medien – platzieren kannst. Wenn Kund:innen darauf klicken, öffnet sich ein virtueller Kalender, in dem sie Tag und Uhrzeit auswählen können. Anschließend erhalten sie eine Buchungsbestätigung. Das Schreiben einzelner Meeting-Einladungen kannst du dir somit sparen.
Du verschickst Terminvorschläge lieber per E-Mail? Hier erfährst du, wie du gelungene Terminvorschläge formulierst.
Kalender synchronisieren
Wahrscheinlich nutzt du bereits einen Kalender, in den du wichtige Termine, Abwesenheiten und Co. eingetragen hast. All diese Daten händisch in dein Terminbuchungs-Tool einzutragen, würde dich Stunden kosten. Deshalb bieten dir die meisten Tools Integrationen an, mit denen du die Anwendung zum Beispiel mit deinem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren kannst.
Meetings durchführen
Die Terminbuchung ist wichtig – der eigentliche Termin aber noch wichtiger. Deshalb kannst du mit vielen Buchungssystemen direkt Online Meetings mit Kund:innen starten. Das funktioniert entweder über Integrationen, zum Beispiel mit Microsoft Teams oder Google Hangout, oder über ein eigenes Feature, das Videokonferenzen ermöglicht.
Erinnerungen verschicken
Damit du stets Planungssicherheit hast, ist es wichtig, dass deine Kund:innen zu einem vereinbarten Termin erscheinen. Das kannst du natürlich nur bedingt beeinflussen. Aber eine automatisch versendete E-Mail oder SMS, die Kund:innen an einen bevorstehenden Termin erinnert, kann zumindest dabei helfen, dass Termine nicht so leicht vergessen werden. Viele Online-Terminbuchungssysteme bieten Nutzer:innen zudem die Möglichkeit, Termine mit nur einem Klick zu verschieben oder zu stornieren. So werden Terminausfälle verhindert.
4 Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems
Eine Anwendung, mit der deine Leads und Kund:innen online Termine buchen können, kann also ganz schön nützlich sein. Wenn du dich für ein solches Tool entscheidest und dieses konsequent nutzt, hat das folgende Vorteile:
Zeitersparnis
Ohne Terminbuchungs-Tool müssen Kund:innen häufig bei einem Unternehmen anrufen oder eine E-Mail schreiben, wenn sie einen Termin vereinbaren wollen. Auch, wenn sie einen Termin verschieben oder absagen möchten, müssen sie wieder zum Hörer greifen beziehungsweise eine Mail formulieren. Unternehmen wiederum müssen jedes Mal in den eigenen Terminkalender schauen und nach freien Terminen suchen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern kann auch zu ungewollten Doppelbuchungen führen.
Ein klassischer Terminbuchungsprozess ohne Tool kann sich also durchaus über mehrere Tage erstrecken. Mit einem Terminbuchungs-Tool kannst du dir solche Umstände sparen. Gleiches gilt für das manuelle Übertragen von Terminen aus deinem Kalender und das Versenden von Erinnerungen. Kurz gesagt: Mit einem Online-Buchungskalender sparst du wertvolle Zeit und arbeitest effektiver.
Höhere Kundenzufriedenheit
Mit einem Online-Terminplaner nimmst du deinen Kund:innen viel Arbeit ab. Denn wie bereits angesprochen, müssen diese nicht mehr in einer Telefonwarteschleife ausharren oder eine E-Mail formulieren. Außerdem stellst du mit einem Terminbuchungs-Tool sicher, dass du keine Termine doppelt vergibst oder gar einen Termin in ein Zeitfenster legst, in dem du eigentlich schon beschäftigt bist. Ein solch organisierter, effizienter Umgang mit deinen Kund:innen kann die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Mehr Leads und Kund:innen
Terminvereinbarungs-Tools sind immer verfügbar – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Dadurch können Interessent:innen online Termine buchen, wann immer es ihnen passt. Im Umkehrschluss heißt das: Dir entgehen keine Leads mehr. Dazu kommt, dass viele Menschen heutzutage schnell und unkompliziert mit Unternehmen in Kontakt treten wollen. Wenn sie sich zwischen zwei Unternehmen entscheiden wollen und eines davon Online-Terminbuchungen anbietet, das andere jedoch nicht, dann werden sich viele für ersteres entscheiden.
Mit einem Terminvereinbarungs-Tool kannst du im Endeffekt also Leads gewinnen und diese in loyale Kund:innen verwandeln.
Du willst wissen, wie aus Leads wiederkehrende Kund:innen werden? Der Schlüssel dazu ist ein gut durchdachter Lead-Nurturing-Prozess.
Bessere Organisation
Der vierte Vorteil liegt eigentlich auf der Hand: Wenn du die Terminbuchung optimierst, bist du organisierter. Das schont nicht nur deine Nerven, sondern kann langfristig gesehen auch deinem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Wenn du perfekt organisiert bist, kannst du deine Ressourcen in wirklich wichtige Dinge investieren und musst dich nicht mit nervigen organisatorischen Aufgaben rumschlagen.
Detailvergleich: 7 Online-Terminplaner in der Übersicht
So viel zur Theorie. Wenn du bereits nach Online-Terminplanern recherchiert hast, sind dir wahrscheinlich so einige Namen über den Weg gelaufen. Da kann man leicht die Orientierung verlieren. Deshalb haben wir für dich 7 der besten Terminbuchungssysteme unter die Lupe genommen. Welche das sind und wie die einzelnen Tools dabei abgeschnitten haben, erfährst du in unserem Vergleich.
Brevo
Preis: kostenlos
Brevo (ehemals Sendinblue) ist eine CRM-Suite mit integriertem Terminbuchungstool, das dir die Vereinbarung von Kundenterminen erleichtert. Mit der Meetings-Funktion kannst du eine eigene Buchungsseite erstellen, sie personalisieren und dann in deine Website einbetten bzw. als Link mit Leads und Kund:innen teilen.
Wenn Interessent:innen einen Termin mit dir buchen wollen, können sie dafür einfach einen freien Termin im Online-Buchungskalender auswählen. Außerdem gibt es die Option, deinen Outlook- oder Google-Kalender mit Brevo zu synchronisieren – so vermeidest du Doppelbuchungen.
Und Brevo kann noch mehr: Wenn du erst einmal einen Kundentermin vereinbart hast, kannst du direkt im Browser ein Videotelefonat starten, ohne dafür zwingend auf einen Drittanbieter (Zoom o.Ä.) zurückgreifen zu müssen. Und wenn du möchtest, kannst du über Brevo sogar Zahlungen abwickeln – zum Beispiel, wenn du eine No-Show-Gebühr erheben willst.
Die Terminbuchungsfunktion von Brevo ist völlig kostenlos. Wenn du weitere Marketing-Funktionen in Anspruch nehmen möchtest und über die Plattform Newsletter, WhatsApp-Nachrichten oder Live Chats abwickeln willst, kannst du das bereits ab 7€/Monat tun.
MeetFox
Preis: kostenlos, Pro-Version mit Zusatzfunktionen ab $10 pro User/Monat
Der zweite Online-Terminplaner kommt vom Anbieter MeetFox. MeetFox kannst du auf diversen Plattformen deiner Wahl integrieren. Dadurch kannst du deine Zielgruppe dort erreichen, wo sie sich aufhält, zum Beispiel auf Instagram, LinkedIn, Google oder deiner Website. Nutzer:innen, die gerade auf dein Instagram-Profil gestoßen sind, können somit zum Beispiel mit nur einem Klick einen Termin mit dir vereinbaren.
Auch grundlegende Features wie die Synchronisierung deiner Kalender, der automatische Versand von Terminerinnerungen sowie die Integration mit Slack, Wordpress und mehr hat MeetFox zu bieten. Außerdem sind mit der Software Videogespräche und Zahlungsabwicklungen möglich.
Mit MeetFox kannst du völlig kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Terminen mit deinen Kund:innen vereinbaren. Für Videogespräche und bestimmte Integrationen musst du jedoch zahlen.
SimplyBook.me
Preis: 50 Buchungen/Monat kostenlos, dann ab 8,25€/Monat für 100 Buchungen
Der nächste Online-Terminplaner stammt von SimplyBook.me. Auch mit diesem Tool hast du die Wahl: Entweder, du integrierst es per Widget in deine Website, oder du leitest Interessent:innen per Link von Social Media oder Google auf eine eigens von dir designte Buchungs-Website weiter. Dafür bietet SimplyBook.me eine Auswahl an Design-Vorlagen.
Ansonsten kannst du von dem Anbieter sowohl standardmäßige Funktionen erwarten, darunter das Einrichten von automatisierten Erinnerungen und diverse Integrationen, als auch fortgeschrittene Features. Dazu zählt das Erstellen von Anmeldeformularen, in die Nutzer:innen im Zuge der Terminbuchung ihre Kontaktinformationen eintragen können, sowie der Versand von E-Mails.
SimplyBook.me bietet zwar einen kostenlosen Tarif an, dieser beschränkt dich jedoch auf 50 Terminbuchungen pro Monat und ermöglicht dir nur die grundlegendsten Funktionen.
Timify
Preis: kostenlos, Premium-Tarif ab 25,00€/Monat
Mit Timify – ehemals TerminApp – können Leads und Kund:innen per Widget oder durch Scannen eines QR-Codes Termine buchen. Gleichzeitig versteht sich das Tool auch als Kalender. Statt beispielsweise deinen Google-Kalender mit der Plattform zu integrieren, kannst du – wenn du möchtest – alle unternehmensinternen Termin direkt im Timify-Kalender vermerken. Dank vieler verfügbarer Integrationen ist es dir auch mit Timify möglich, Zahlungen über das Tool abzuwickeln und Termine zum Beispiel direkt über Google Maps zu buchen.
Interessant ist auch die Option, Gruppenbuchungen vorzunehmen. Bietest du beispielsweise einen Kurs mit beschränkter Teilnehmerzahl an, kannst du ein Teilnehmerlimit bei Timify einrichten. Außerdem erstellt das Tool automatisch ein Profil, wenn jemand einen Termin darüber bucht. Dieses kannst du anschließend als .csv Datei exportieren. Das hilft dir bei der Kundenverwaltung – Stichwort: Customer Relationship Management.
Timify bietet einen recht großzügigen kostenlosen Tarif an, mit dem du eine unbegrenzte Anzahl an Buchungen entgegennehmen kannst. Dafür musst du aber beispielsweise für die Kalendersynchronisation extra zahlen.
Calendly
Preis: kostenlos, Essentials-Tarif ab $10/Monat
Einer der bekannteren Online-Terminplaner ist Calendly. Das Tool kann direkt in der eigenen Website eingebettet oder als Pop-up Widget eingerichtet werden. Es läuft dabei sowohl auf dem Browser, als auch auf mobilen Geräten und kann sogar in dein CRM integriert werden.
Im Vergleich zu den anderen von uns vorgestellten Online-Terminbuchungssystemen hat Calendly mehr Automatisierungsfunktionen zu bieten. So kannst du nicht nur einen Workflow zum Versand von Erinnerungs-Nachrichten und Terminbestätigungen erstellen, sondern beispielsweise auch automatisierte Follow-up E-Mails und Umfragen, die Kund:innen nach einem Termin geschickt werden. Zudem kannst du gebuchte Termine automatisch verfügbaren Teammitgliedern zuordnen.
Automatisierung liegt im Trend – auch im E-Mail Marketing. Lies hier, wie du Marketing Automation Workflows erstellst, die dir richtig viel Zeit sparen.
Auch mit der Anzahl an verfügbaren Integrationen sticht Calendly hervor. Zoom, PayPal, Google Analytics oder Mailchimp – Calendly kannst du mit vielen bekannten Softwares verknüpfen. Einziger Haken: Viele Integrationen sind erst im Standard-Tarif für $10/Monat verfügbar.
Noch nicht ganz überzeugt? Vielleicht passt ja eine unserer 9 Calendly-Alternativen besser zu dir.
Appointlet
Preis: kostenlos, Premium-Tarif ab 8€/Monat
Mit Appointlet kannst du Termine ebenfalls in der eigenen Website einbetten, oder aber einen Link generieren, über den Leads und Kund:innen auf die Terminbuchungsseite weitergeleitet werden. Erwähnenswert ist außerdem die sogenannte „Round Robin” Funktion, mit der gebuchte Meetings automatisch an verfügbare Teammitglieder verteilt werden. So musst du nicht manuell entscheiden, welche:r deiner Mitarbeitenden welchen Termin übernimmt.
Integrationen gibt es auch bei Appointlet, allerdings ist aktuell nur eine Synchronisierung mit den Kalendern von Google und Microsoft Office möglich. Außerdem gibt es zwar die Möglichkeit, Zahlungen mittels Stripe- oder PayPal-Integration über das Tool abzuwickeln, aber dafür musst du den Premium-Tarif buchen. Gleiches gilt für die „Round Robin” Funktion und automatisierte Erinnerungen. Die kostenlose Version von Appointlet ist also deutlich abgespeckter als die vieler Mitbewerber. Außerdem lässt die deutsche Übersetzung der Anwendung zu wünschen übrig.
eTermin
Preis: ab 19€/Monat
Wenn du nach einem deutschen Terminbuchungs-Tool suchst, könnte neben Timify der Anbieter eTermin die richtige Wahl für dich sein. Mit dieser Anwendung kannst du die Terminbuchung auf deiner Website, deinen Social-Media-Kanälen und der Google Suche einbetten. Ansonsten bietet eTermin klassische Funktionen wie einen eigenen Online-Terminkalender, die Möglichkeit zum Erfassen und Exportieren von Kundendaten und die Synchronisierung mit Google, iCloud, Outlook und mehr. Außerdem kannst du E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an Kund:innen und Mitarbeiter:innen senden und Zahlungen tätigen.
Großer Pluspunkt von eTermin: Laut eigener Aussage ist das Unternehmen 100% DSGVO-konform. Damit hebt es sich von den meist US-amerikanischen Anbietern in unserem Vergleich ab. Trotzdem hat eTermin auch Schwachstellen. Während alle anderen Tools einen kostenlosen Tarif anbieten, musst du für eTermin bezahlen – und gar nicht mal so wenig. Den günstigsten Lite-Tarif gibt es ab 19€. Hier fehlen jedoch einige Funktionen wie die Möglichkeit, Online-Zahlungen über das System abzuwickeln oder die Buchungsseite in einer anderen Sprache anzuzeigen.
Du suchst noch nach einer geeigneten Videokonferenz-Software? Dann interessiert dich vielleicht unser Artikel zu den besten Zoom-Alternativen.
So findest du das passende Tool zum online Termine buchen
Mit den von uns verglichenen Tools kannst du weit mehr, als nur Termine buchen. Doch welches davon passt am besten zu dir? Um die richtige Lösung für dein Unternehmen auszuwählen, solltest du dich zunächst fragen, welche Funktionen du unbedingt benötigst. Anschließend empfehlen wir dir, die kostenlosen Tarife aller Anbieter unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, ob diese Funktionen bereits in der kostenlosen Version enthalten sind oder ob du diese extra hinzu buchen musst.
Wir haben den Anfang gemacht und zusammengefasst, welche grundlegenden Funktionen bei welchem Anbieter kostenlos verfügbar sind.
Stand: 15.08.2024. Für eine tagesaktuelle Funktionsübersicht wirfst du am besten einen Blick auf die Websites der einzelnen Anbieter.
Weitere Kriterien, auf die du bei der Auswahl eines Online-Buchungssystems achten solltest, haben wir dir hier aufgelistet:
- Terminbuchungsseiten: Können Kund:innen nur über deine Website auf die Buchungsseite gelangen oder auch über Social Media, Google, QR-Code etc.?
- Personalisierung: Kannst du deine Terminbuchungsseite leicht an deine Bedürfnisse anpassen (Design, Sprache etc.)?
- Benutzeroberfläche: Ist das Tool übersichtlich und leicht zu bedienen? Ist es auf Deutsch verfügbar?
- DSGVO: Entspricht das Tool meinen Ansprüchen an den Datenschutz?
- Kundensupport: Gibt es einen (deutschsprachigen) Kundensupport per Mail oder Telefon?
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Fantastisches und sehr nützliches Tool
Fantastisches und sehr nützliches Tool mit vielen Optionen zur Automation!!!
Alexander Grabner,
Trustpilot-Rezensent
Einfach und intuitiv nutzbar
Einfach und intuitiv nutzbar. Tolle Arbeitsumgebung!
Nino Sable,
Trustpilot-Rezensent
Benutzerfreundlich und vielseitig
Brevo (früher bekannt als Sendinblue) hat mich mit seiner Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit wirklich überzeugt. Es ist eine Plattform, die perfekt für kleinere Unternehmen geeignet ist, die ein professionelles E-Mail-Marketing betreiben möchten, ohne viel technisches Wissen zu benötigen. Besonders angenehm finde ich, dass Brevo auch andere Kanäle wie SMS, WhatsApp und CRM-Funktionen integriert – das macht es zu einer richtigen All-in-One-Lösung! Ich nutze es hauptsächlich für E-Mail-Kampagnen und bin begeistert von der einfachen Handhabung. Mit dem Drag-and-Drop-Editor kann man super schnell Newsletter erstellen, und dank der automatisierten Workflows kann man auch komplexere Kampagnen ganz unkompliziert umsetzen. Ein großer Pluspunkt ist, dass Brevo auch in der kostenlosen Version schon viel bietet – zum Beispiel kann man täglich bis zu 300 E-Mails versenden. Was mir besonders gefällt: Die Plattform hat eine hohe Zustellrate, und ich bekomme detaillierte Statistiken, die mir helfen, meine Kampagnen stetig zu verbessern. Insgesamt kann ich Brevo nur empfehlen, vor allem für Unternehmen, die nach einer flexiblen und kostengünstigen Lösung suchen, um mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben!
TD-IHK,
Trustpilot-Rezensent:in
Fazit: Online Termine buchen – darauf kommt es an
Wenn du nach einem Tool suchst, über das deine Leads und Kund:innen online Termine buchen können, hast du die Qual der Wahl. Unser Tipp: Mach dir deine eigenen Anforderungen bewusst, bevor du auf die Suche gehst. Dann kannst du die Auswahl schon einmal einschränken.
Und nicht verzagen: 6 der 7 Tools in unserem Vergleich sind dauerhaft kostenlos nutzbar, und eTermin kannst du zumindest 30 Tage kostenlos testen. Du kannst also in Ruhe ausprobieren, welches Tool am besten zu dir passt. Wie wäre es zu Beginn mit einem kostenlosen Brevo Account?
Du bist auch noch auf der Suche nach passenden Softwares für dein Online Marketing? Vielleicht helfen folgende Artikel bei der Entscheidungsfindung:
