In der heutigen schnelllebigen Welt werden E-Mails in Massen verschickt und genauso oft ignoriert. Erinnerungsmails sind somit ein Werkzeug, auf das kein Unternehmen verzichten sollte. Doch wie gestaltet man eine Reminder E-Mail, die nicht nur gelesen werden, sondern auch eine bestimmte Reaktion hervorrufen soll?
Wir zeigen dir die Dos and Don’ts für Erinnerungs-E-Mails, erklären dir Schritt für Schritt, wie du deine Nachrichten formulierst und geben dir verschiedene Beispiele für Erinnerungsmails an die Hand.
Inhaltsverzeichnis
Erinnerungsmail: Darum solltest du sie nicht unterschätzen
Stell dir vor, du veranstaltest ein Event: Du hast alles geplant, von der Agenda bis zum Catering. Aber dann … taucht keiner deiner Gäste auf. Sie haben es schlicht vergessen. Hier kommen freundliche Erinnerungsmails ins Spiel – sie sind wie eine Nachricht von dir, die sagt: „Hey, vergiss nicht unser Sommer-Event heute Abend!“
DefinitionErinnerungsmails sind digitale Benachrichtigungen, die dazu dienen, die Empfänger:innen unaufdringlich an bevorstehende Termine, ausstehende Aktionen oder besondere Angebote zu erinnern. Mithilfe von gut getimten und ansprechenden Reminder E-Mails stärkt man die Kundenbindung, fördert Geschäftsbeziehungen und steigert den Umsatz. |
Allerdings geht es in der Geschäftswelt nicht immer nur um coole Events (leider). Hier sind 3 Gründe, warum du die Macht von Reminder E-Mails nicht unterschätzen solltest:
1. Dank Reminder E-Mails im Gedächtnis bleiben: In einer Welt, in der wir täglich mit Informationen überflutet werden, passiert es leicht, dass Dinge vergessen werden. Eine gut getimte Erinnerungsmail kann der Schlüssel sein, die Aufmerksamkeit des Empfängers oder der Empfängerin zu gewinnen.
2. Erinnerungsmails fördern das Engagement: Ob es darum geht, aktiv zu werden, an einer Umfrage teilzunehmen oder sich für ein Event einzuschreiben – Erinnerungsmails motivieren die Empfänger:innen dazu, mehr mit deinem Unternehmen zu interagieren. Das verbessert im Umkehrschluss deine Erfolgsquote.
3. Mit Erinnerungs-E-Mails die Beziehung stärken: Durch Reminder E-Mails zeigst du, dass du dir Gedanken machst und deinen Kund:innen einen Mehrwert bieten möchtest. Das stärkt nicht nur das Vertrauen und die Beziehung zwischen dir und deinen Adressat:innen, sondern ist auch förderlich für dein Unternehmen.
Vielleicht denkst du dir gerade: „Klingt super, aber ich möchte niemanden nerven.“ Eine valide Sorge, aber hier kommt die gute Nachricht: Mit dem richtigen Ton und einem ansprechenden Text werden deine Erinnerungsmails nicht als lästig empfunden. Wie du eine höfliche Erinnerungsmail verfasst, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt.
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Erinnerungsmail formulieren: 8 Tipps für deine Nachricht
Eine wirkungsvolle Erinnerungs-E-Mail zu schreiben, ist kein Hexenwerk. Bevor wir dir verschiedene Erinnerungsmail-Beispiele vorstellen, haben wir einige Tipps, wie du eine freundliche Erinnerung formulieren kannst.
Lege Zeit, Zweck und Zielgruppe fest
Timing ist alles. Überlege genau, wann deine Erinnerung den größten Impact hat. Zu früh und deine Mail gerät in Vergessenheit. Zu spät und sie kommt als nachträglicher Gedanke. Der Zweck deiner Mail sollte klar sein – was genau möchtest du erreichen? Und wer soll sie erhalten? Je genauer du deine Zielgruppe definierst, desto persönlicher und relevanter kannst du deine Reminder E-Mail gestalten.
Beispiel: Angenommen, du organisierst ein Webinar. Die beste Zeit für deine Erinnerungsmail ist 24 Stunden vor dem Event. So bleibt sie im Gedächtnis. Der Zweck ist die Erhöhung der Teilnahmequote. Zur Zielgruppe gehören diejenigen, die sich angemeldet haben. Anhand dieser Faktoren kannst du deine Nachricht schon mehr personalisieren: „Hallo Lisa! Freust du dich schon auf unser Webinar morgen? Hier ist alles, was du wissen musst, um dabei zu sein!“
Achte auf deinen Ton
Der Ton macht die Musik, gerade bei geschäftlichen E-Mails. So wird unterschieden zwischen einer Reminder E-Mail, die begeistert, und einer, die ignoriert wird. Sei persönlich, sei freundlich, sei klar. Menschen möchten das Gefühl haben, mit Menschen und nicht mit Maschinen zu sprechen. Mit einem lockeren und respektvollen Ton kommen deine Erinnerungsnachrichten gut an. In deinem Unternehmen sollte festgelegt sein, wie ihr mit euren Kund:innen sprecht.
Beispiel: Statt „Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie daran erinnern, dass…“ versuche es mit „Hey Tom! Erinnerst du dich noch an deine Anmeldung für unser morgiges Webinar zum Thema ‚Erinnerungsmails‘? Wenn nicht, ist das vollkommen in Ordnung – genau dafür sind Erinnerungsmails schließlich da!“ Ein persönlicher und begeisterter Ton baut eine Verbindung auf und macht nicht nur deine E-Mail, sondern auch dein Unternehmen authentischer.
Wähle einen Betreff, der neugierig macht
Die Betreffzeile ist eine der größten Hürden. Sie entscheidet darüber, ob deine Mail geöffnet wird oder im digitalen Nirwana verschwindet. Hier gilt ebenso: Kreiere sie prägnant und interessant.
Beispiel: Ein Betreff wie „Erinnerung: Morgen ist das Webinar“ ist informativ, aber langweilig. Wie wäre es stattdessen mit „Morgen ist es so weit: Bleibe mit Erinnerungsmails in Erinnerung!“ Eine solche E-Mail-Betreffzeile weckt Neugier und hebt sich im Posteingang ab.
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Formuliere eine prägnante Reminder E-Mail
Kommen wir zum Kern deiner Erinnerungsnachricht: dem Text der E-Mail. Hier kommt es ebenfalls darauf an, die Lesezeit in Grenzen zu halten und die Botschaft kurz und knackig zu formulieren. Deine Leser:innen sollten sofort verstehen, was du von ihnen willst.
Beispiel: Nutze kurze Absätze für zusätzliche Informationen oder Aufzählungen: was, wann, wo. „Hey Lisa, nur noch 24 Stunden bis zum Start unseres Webinars zu Erinnerungsmails! Hier sind die letzten Infos: Mittwoch (10. April 2024), von 14 bis 16 Uhr. Das Webinar findet online statt, unter diesem Link kannst du teilnehmen. Verpass nicht deine Chance, künftig mit deinen Erinneurngsmails in Erinnerung zu bleiben!“
Gestalte deine Erinnerungsmail
Du kannst Bilder in E-Mails einfügen, die deine Botschaft entsprechend unterstützen. Jedoch solltest du es nicht übertreiben: Selbst ohne Grafiken sollte dein Text verständlich und ansprechend sein. Bereits ein sauberes Layout hilft deinen Leser:innen, sich zu orientieren.
Wichtig: Stelle sicher, dass dein Design mobilfreundlich ist, da viele E-Mails auf dem Smartphone gelesen werden.
Vergiss die Handlungsaufforderung nicht
Was sollen die Empfänger:innen mit deiner Mail anfangen? Egal, ob es um die Anmeldung zu einem Event geht, eine letzte Erinnerung oder eine andere Aktion – die Handlungsaufforderung sollte klar und deutlich sein. Verwende Verben, die zum Handeln anregen, und mache es so einfach wie möglich, deiner Aufforderung zu folgen.
Beispiel: „Jetzt anmelden!“, „Platz sichern!“ oder „Teilnahme bestätigen!“ sind direkte Aufforderungen, die die Lesenden zum Handeln bewegen. Platziere diese CTAs (Call-to-Actions) auffällig, damit sie nicht übersehen werden.
Bleibe freundlich bis zum Schluss
Der Abschluss ist die letzte Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Eine freundliche Grußformel, ein Dankeschön oder sogar ein kleiner Scherz – zeige Persönlichkeit und Wertschätzung für die Zeit deiner Empfänger:innen.
Beispiel: „Wir freuen uns darauf, dich zu sehen, [Name]! Bis bald!“ statt „Mit freundlichen Grüßen”.
Nutze Follow-up Mails
Allerdings reicht eine Erinnerung nicht aus. Follow-up Mails können dabei helfen, dass deine Nachricht gelesen wird. Aber auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Zu viele Mails schrecken eher ab, als dass sie motivieren.
Beispiel: Wenn dein Event oder Termin vorbei ist, sende eine kurze Nachfass-Mail: „Hi Lisa! Hoffentlich hattest du bei unserem Webinar so viel Spaß wie wir und behältst uns in guter Erinnerung! Unter diesem Link findest du die Aufzeichnung unserer Online-Veranstaltung. Wir hoffen, du bist auch beim nächsten Mal dabei!“ So bleibst du im Gedächtnis und förderst die Bindung zu deiner Zielgruppe.
Wir haben dir nun verschiedene Tipps für deine Erinnerungsmails vorgestellt. Das Wichtigste ist: Erinnerungsmails sind nicht nur eine Zahlungs- oder Terminerinnerung. Sie sind ebenso eine Chance, eine Verbindung zu deinen Kund:innen aufzubauen und diese zu pflegen.
In unserem separaten Artikel erklären wir dir, wie du eine Follow-up E-Mail schreibst.
Erinnerungsschreiben Muster: 7 Beispiele für eine freundliche Erinnerungsmail
Als Inspiration für dich haben wir im Folgenden eine Sammlung von E-Mail-Vorlagen für verschiedene geschäftliche Anlässe zusammengestellt. Von Veranstaltungserinnerungen über Zahlungsaufforderungen bis hin zu Feedback-Umfragen. Mit den Mustervorlagen kannst du deine Kommunikation noch effektiver gestalten.
Veranstaltungserinnerung
Mit diesem kurzem Erinnerungsmail-Beispiel kannst du deine Kund:innen an bevorstehende Webinare, Workshops, Online-Kurse oder Netzwerkveranstaltungen erinnern.
Betreff: Morgen geht’s los: SEO-Workshop für Einsteiger:innen!
Mail: Hallo Max,
nur noch ein Tag bis zu unserem SEO-Workshop für Einsteiger:innen! Wir starten um 15 Uhr – sei dabei für spannende Einblicke und tolle Gespräche. Hier ist dein Link zum Einloggen.
Wir freuen uns auf dich!
Dein X-Team
Mit der E-Mail Marketing Software von Brevo kannst du ebenfalls Meeting-Erinnerung versenden. Wir zeigen dir, wie es klappt!
Produkt-Updates oder -Launches
Diese Erinnerungsmails informieren deine Kund:innen über bevorstehende Releases, Updates oder die Einführung neuer Funktionen.
Betreff: Neues Feature: Entdecke die automatisierte Zeiterfassung!
Mail: Hey Lisa,
schon gesehen? Unser neuestes Feature ist live! Es bringt automatisierte Zeiterfassung auf das nächste Level. Unter diesem Link kannst du es dir näher anschauen.
Viel Spaß beim Entdecken!
Michelle von Firma X
Vertragsverlängerungen oder Abonnement-Erneuerungen
Diese Erinnerungsschreiben-Vorlage zeigt dir, wie du deine Kund:innen darüber informierst, dass ihr Abonnement oder Vertrag bald endet und erneuert werden muss.
Betreff: Dein Abonnement läuft bald ab – jetzt erneuern!
Mail: Lieber Jonas,
dein Abonnement endet in 10 Tagen. Verlängere jetzt, um weiterhin alle Vorteile auf unserer Seite zu genießen.
Beste Grüße
Dein Kundenservice von Firma X
Feedback und Umfragen
Eine kurze Feedback E-Mail motiviert deine Kund:innen, Feedback zu ihren Erfahrungen mit deinen Dienstleistungen oder Produkten zu geben.
Betreff: Wir würden gerne deine Meinung hören!
Mail: Hallo Sofia,
dein Feedback ist uns wichtig! Hilf uns mit ein paar kurzen Antworten, besser zu werden. Es dauert nur 2 Minuten, versprochen!
Beste Grüße
Dein X-Team
Zahlungserinnerungen
Auch beim Thema Geld darfst du auf die freundliche Erinnerung für ausstehende Rechnungen oder bevorstehende Zahlungsfristen zurückgreifen. Vergiss dabei nicht, das Fälligkeitsdatum zu erwähnen.
Betreff: Deine Rechnung wartet auf Bezahlung
Mail: Hi Marie,
bitte denke daran, deine offene Rechnung Nr. 123456 bis zum 30.04. zu begleichen. Über diesen Link kommst du zu unserem Zahlungsdienstleister.
Danke,
Michael von Firma X
Spezialangebote und Aktionen
Mit Reminder E-Mails kannst du auf zeitlich begrenzte Angebote, Rabatte oder Sonderaktionen aufmerksam machen.
Betreff: Letzte Chance: 20% auf alle Outdoor-Ausrüstungen
Mail: Hey Eva,
verpasse nicht unser spezielles Angebot – 20% auf alle Outdoor-Ausrüstungen! Der Rabatt gilt nur noch bis zum 15.05.! Schnapp dir den Deal hier.
Viel Spaß beim Sparen,
Alex von Team X
Du möchtest dein E-Mail Marketing frühlingshafter gestalten? In unserem Artikel geben wir dir 9 Tipps!
Termine und Fristen
Neben Zahlungserinnerungen kannst du Reminder E-Mails ebenso für anderweitige Termine oder Fristen nutzen, beispielsweise für Liefergarantien.
Betreff: Dein Warenkorb wartet – Liefergarantie vor Weihnachten endet bald!
Mail: Hallo Paul,
wir haben bemerkt, dass du einige unserer Artikel in deinem Warenkorb hast. Nur ein kleine, freundliche Erinnerung: Um sicherzustellen, dass deine Auswahl rechtzeitig vor Weihnachten ankommt, empfehlen wir, die Produkte bis spätestens 15. Dezember zu bestellen.
Unter diesem Link kannst du deine Bestellung jetzt abschließen und dir oder deinen Liebsten eine Freude machen!
Frohe Feiertage wünscht dir
Dein Team von Firma X
Du siehst: Zu ganz verschiedenen Anlässen kannst du mit deinen Kund:innen in Kontakt zu treten, um ihre Beziehung zu deinem Unternehmen zu stärken und gleichzeitig konkrete, wertvolle Informationen zu liefern.
Reminder E-Mail: Achte auf diese 5 Stolpersteine
In den letzten Kapiteln haben wir dir gezeigt, wie du eine effektive Erinnerungsmail formulierst. Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die du im Blick haben solltest:
Überflutung mit Nachrichten
In einem überfüllten Posteingang kann deine Reminder E-Mail leicht übersehen oder als Belästigung empfunden werden, wenn du zu oft Nachrichten sendest.
Lösung: Vermeide es, mehrere Erinnerungen in kurzer Folge zu senden, es sei denn, es ist absolut notwendig. Eine gut getimte Erinnerung, die auf den individuellen Kontext der Empfänger:innen eingeht (z.B. basierend auf deren Verhalten oder früherer Interaktionen), kann die Effektivität deiner Erinnerungsmail erhöhen.
Unklare Handlungsaufforderungen
Eine Reminder E-Mail ohne einen klaren CTA lässt deine Kund:innen ratlos zurück: Was sollen sie damit anfangen?
Lösung: Jede E-Mail sollte eine klare, unmissverständliche Handlungsaufforderung enthalten. Ob es sich dabei um die Aufforderung zur Teilnahme an einer Veranstaltung, um Feedback oder um die Vervollständigung eines Kaufs handelt – stelle sicher, dass dein CTA prominent platziert und leicht zu verstehen ist.
Unpersönliche Ansprache
Eine generische, unpersönliche E-Mail führt schnell zu Desinteresse bei den Leser:innen.
Lösung: Personalisiere deine Erinnerungsmails so gut wie möglich. Schon die Einbindung des Empfängernamens erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine Nachricht beachtet wird. Selbst für ein kurzes Erinnerungsschreiben gilt: Beziehe dich (wenn möglich) auf spezifische Aktionen oder Interaktionen, die der Empfänger oder die Empfängerin mit deinem Unternehmen hatte.
Fehlender Mehrwert
Reminder-E-Mails, die keinen klaren Mehrwert bieten, werden schnell als irrelevant abgetan.
Lösung: Überlege, welchen Mehrwert deine Erinnerung den Kund:innen bietet. Das kann eine Erinnerung an einen Rabatt sein, exklusive Inhalte oder wichtige Informationen zu einer Veranstaltung. Zeige auf, warum deine E-Mail nicht irrelevant ist.
Technische Probleme
Technische Probleme, wie nicht funktionierende Links, fehlerhafte Darstellung auf verschiedenen Geräten oder Spam-Ordner statt Posteingang, können deine Erinnerungsmail wirkungslos machen.
Lösung: Teste deine E-Mails gründlich, bevor du sie versendest. Stelle sicher, dass alle Links funktionieren, die E-Mail auf mobilen Geräten gut aussieht und deine Nachrichten Spam-Filter umgehen können.
Bereit für deine Erinnerungsmail?
Ob es darum geht, die Teilnahme bei einer Veranstaltung zu erhöhen, zum Feedback zu ermutigen oder einfach die Kommunikation am Laufen zu halten – Erinnerungsmails sind ein essenzielles Werkzeug für effektive Kommunikation.
Mit den richtigen Strategien und ein wenig Übung kannst du Reminder E-Mails schreiben, die nicht nur bemerkt, sondern auch geschätzt werden.
Die E-Mail Marketing Software von Brevo bietet alles, was du brauchst, um loszulegen. Beginne gleich heute damit, die Kommunikation mit deinen Kund:innen auf das nächste Leven zu heben!
