Juni 6, 2024

Kundendaten: So erfasst und nutzt du sie DSGVO-konform

Lesedauer etwa 9 min
Frau sitzt am PC und teilt Kundendaten.

Kundendaten sind ein wertvolles Gut. Sie ermöglichen den Unternehmen zielgerichtetere Marketing-Maßnahmen und die Steigerung des Umsatzes. Das bestätigt auch eine repräsentative Studie von Bitkom: 12 Prozent von 602 befragten Unternehmen gaben an, dass die Arbeit mit Kundendaten maßgeblich zum Erfolg beiträgt. Wiederum haben sich 14 Prozent noch gar nicht mit diesem Thema beschäftigt – unter anderem aus Angst, gegen Datenschutz zu verstoßen oder versehentlich Geschäftsgeheimnisse preiszugeben.

Wichtig ist also ein sensibler Umgang mit Kundendaten. Doch welche Arten von Kundendaten gibt es eigentlich, wofür nutzt man sie im Unternehmen und wie geht man Datenschutz richtig an? Auf all das und mehr gehen wir in den nächsten Kapiteln ein.

Was sind Kundendaten?

Zuallererst ist natürlich die Frage zu beantworten, was Kundendaten eigentlich sind. Unter Kundendaten versteht man alle Informationen, die ein Unternehmen über seine Kund:innen sammelt und speichert. Ein typisches Beispiel ist die E-Mail-Adresse, die für Newsletter angegeben werden. Aber selbst wenn Kund:innen eine Anfrage oder Beschwerde senden, werden daraus wertvolle Informationen gewonnen. All diese Daten helfen Unternehmen, ihre Kund:innen besser zu verstehen und gezielte Marketing-Maßnahmen zu entwickeln.

Dahingehend sind Kund:innen entweder Personen (auch: Business to Customer, B2C) oder Unternehmen (auch: Business to Business, B2B), die deine Produkte oder Dienstleistungen erwerben. Zu Kund:innen zählen jedoch nicht nur diejenigen, die einmalig, sondern auch die, die regelmäßig bei dir einkaufen.

Es gibt verschiedene Arten von Kund:innen: Potenzielle Kund:innen (Leads) sind Interessent:innen, die noch keinen Kauf getätigt haben. Wiederkehrende Kund:innen kaufen regelmäßig bei dir ein, stellen eine stabile Einnahmequelle dar und ziehen bestenfalls neue Käufer:innen an. Bestandskund:innen kommen über einen längeren Zeitraum hinweg zu dir und sind entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg.

Kundenanalyse: Darum sind Kundendaten wichtig

Die Pflege deiner Kundenbeziehungen – egal ob im B2C- oder B2B-Bereich – ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Schließlich ist das grundlegende Ziel eines Unternehmens, die Kund:innen besser kennenzulernen und dahingehend sollte man Kundendaten sinnvoll nutzen und entsprechend analysieren. Wir stellen dir 9 Vorteile vor, die dir die Analyse deiner Kundendaten bietet:

  • Mithilfe der Kundendaten wird der Kundenwert (Beitrag der Kund:innen zu Unternehmenszielen) gemessen, wodurch Marketing Budgets effizienter geplant werden können.
  • Durch Kundensegmentierung können wichtige Kundengruppen sowie ungenutztes Potenzial identifiziert werden.
  • Automatisierte Marketing-Kampagnen erleichtern anhand von Kundendaten die gezielte Ansprache von Zielgruppen und reduzieren repetitive Aufgaben.
  • Die Kundendatenanalyse optimiert die Preisgestaltung durch das Verständnis der Reaktionen verschiedener Kundensegmente.
  • Der Customer Lifetime Value bewertet den langfristigen Wert deiner Kund:innen und prognostiziert zukünftige Umsätze.
  • Personalisierte Kaufempfehlungen durch Kundenanalyse ermöglichen die Entwicklung personalisierter Werbeanstöße und Produktempfehlungen.
  • Die Analyse von Kundenabwanderung (Churn Management) ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen für mehr Kundenbindung.
  • Kundenanalysen bieten dem Vertrieb wichtige Einblicke in die Bedürfnisse der Zielgruppe und unterstützen effektive Verkaufsstrategien.
  • Kundendaten helfen, die Kundenzufriedenheit zu messen und gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Kundenbindung zu ergreifen.

Wir zeigen dir 10 Kundenbindungsmaßnahmen, mit denen du erfolgreich Kund:innen für dich gewinnst.

5 Arten von Kundendaten (mit Beispielen)

Du siehst, die Nutzung von Kundendaten entscheidet maßgeblich über den Erfolg deines Unternehmens. Dabei lassen sich diese Informationen in verschiedene Kategorien einteilen, mithilfe derer du deine Kundendaten anreichern kannst. Wir stellen dir 5 Arten von Kundendaten vor und geben dir jeweils Kundendaten-Beispiele mit:

Kundenstammdaten und soziodemografische Daten

Darunter fallen wichtige Informationen zu Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Alter, Familienstand, Bildungsniveau und Beruf. Die Daten geben einen Einblick in die sozialen Strukturen der Kund:innen, wodurch das Marketing personalisiert wird.

Beispiel: „Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, [email protected], geboren am 01.01.1980, männlich, 40 Jahre, verheiratet, Hochschulabschluss, Beruf: Ingenieur.“

Verhaltensdaten

Unter Verhaltensdaten fällt das Kaufverhalten, wie z.B. Kaufhistorie, bevorzugte Produkte, Einkaufsfrequenz und bevorzugte Zahlungsmethoden. Diese Daten sind besonders nützlich, um personalisierte Angebote zu erstellen.

Beispiel: „Kauft regelmäßig Sportschuhe und bevorzugt die Zahlungsmethode PayPal.“

Interaktionsdaten

Mithilfe der Interaktionsdaten verbesserst du deinen Kundenservice, da Daten aus der Kundenkommunikation gesammelt werden, z.B. über E-Mail, Telefon oder Social Media, sowie Kunden-Feedback und Reklamationen.

Beispiel: „Häufige Anfragen zu Produktverfügbarkeit per E-Mail, positive Bewertung auf Social Media.“

Tracking-Daten

Damit sind Daten gemeint, die durch die Nutzung deiner Website oder App gesammelt werden (IP-Adressen, Besuchsdauer, besuchte Seiten und Interaktionen mit Inhalten). Dadurch erfährst du mehr über das Online-Verhalten deiner Kund:innen.

Beispiel: „Besucht regelmäßig die Kategorien ‚Elektronik‘ und ‚Haushaltsgeräte‘ im Online Shop.“

Transaktionsdaten

Transaktionsdaten meint Informationen über getätigte Käufe, wie Rechnungsbeträge, Zahlungsweise und Kaufzeitpunkt. Diese Daten sind wichtig für die Analyse des Kaufverhaltens und zur Erstellung von Kundenprofilen.

Beispiel: „Kauf von drei Artikeln im Wert von 150 Euro am 15. Mai, bezahlt mit Kreditkarte.“

Mithilfe all dieser verschiedenen Daten erhältst du ein umfassendes Bild über deine Zielgruppe, was dir wiederum eine effektive Kundenkommunikation ermöglicht. Doch bei der Arbeit mit derartigen Datenmengen ist Datenschutz unerlässlich. Was du dabei beachten musst, erklären wir dir im nächsten Abschnitt.

Deine Kundendaten solltest du in einer professionellen Kundendatenbank speichern. Wir zeigen, wie es geht und welche Softwares es dafür gibt.

DSGVO bei Kundendaten: Nimm Datenschutz ernst!

Beim Umgang mit Kundendaten sind gesetzlichen Vorgaben und Datenschutzrichtlinien unerlässlich. Verstöße führen nicht nur zu hohen Bußgeldern, sondern beeinträchtigen ebenso das Vertrauen deiner Kund:innen erheblich. Deshalb ist es wichtig, sich mit den relevanten Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), vertraut zu machen.

DSGVO-Richtlinien und Aufbewahrungsfristen

Die DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Sie gilt für alle Unternehmen, die Daten von EU-Bürger:innen verarbeiten, unabhängig davon, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Die wichtigsten Punkte zu Artikel 5 der DSGVO umfassen:

  • Rechtmäßigkeit und Transparenz: Daten müssen auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden.
  • Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
  • Datenminimierung: Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für die Zwecke der Verarbeitung notwendig sind.
  • Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein.
  • Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, notwendig ist.
  • Integrität und Vertraulichkeit: Die Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.

Ein wichtiger Aspekt der DSGVO ist die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert werden.

Bestimmte Daten, wie Buchhaltungs- oder Steuerunterlagen, müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften länger aufbewahrt werden. Laut dem Handelsgesetzbuch dürfen Handelsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsberichte erst nach 10 Jahre gelöscht werden.

Erfahre bei uns alles über DSGVO bei E-Mails.

Best Practices zum Schutz von Kundendaten

Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden und die Kundendaten effektiv zu schützen, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

  • Datensicherheit: Implementiere technische und organisatorische Maßnahmen (wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen), um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
  • Transparenz: Informiere deine Kund:innen klar und verständlich darüber, welche Daten du erhebst, wie diese verwendet werden und welche Rechte sie haben.
  • Einwilligung: Hole die ausdrückliche Zustimmung der Kund:innen ein, bevor du ihre Daten erhebst und verarbeitest. Achte darauf, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.
  • Datenschutzexpert:in: Benenne eine Person als Datenschutzbeauftragte:n, der oder die für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien verantwortlich ist und als Ansprechpartner:in fungiert.
  • Schulung der Mitarbeiter:innen: Sensibilisiere und schule deine Mitarbeiter:innen regelmäßig im Umgang mit Kundendaten und den Datenschutzbestimmungen.
  • Löschkonzepte: Entwickle und implementiere Konzepte zur regelmäßigen Überprüfung und Löschung von nicht mehr benötigten Daten.

Durch die Einhaltung dieser Maßnahmen stärkst du das Vertrauen deiner Kund:innen und minimierst gleichzeitig das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Auch für Newsletter ist die rechtssichere Anmeldung wichtig. Bei uns erfährst du alles zum Thema Double Opt-in Newsletter.

Kundendaten verwalten: So machst du es richtig

Das Verwalten von Kundendaten ist ein entscheidender Schritt, um gezielte Marketing-Maßnahmen zu ergreifen. Allerdings muss auch dieser Prozess effizient und datenschutzkonform ablaufen.

Kundendaten erfassen: 5 Optionen für mehr Daten

Du kannst auf verschiedene Weise Kundendaten erfassen. Wir haben im Folgenden 5 Anregungen für dich. Doch auch bei diesen Punkten gilt: Achte stets darauf, die Daten deiner Kund:innen datenschutzkonform zu erheben.

  • Online-Formulare auf deiner Website oder in deinem Online Shop, um wichtige Informationen von deinen Kund:innen zu erfassen.
  • Kundenkarten und Treueprogramme, um zusätzliche Daten zu Kaufverhalten und Vorlieben deiner Kund:innen zu sammeln und gleichzeitig die Kundenbindung zu stärken.
  • Über Social Media (Kommentare, Likes und Shares) kannst du Kundendaten analysieren, um Einblicke in die Interessen und das Verhalten deiner Kund:innen zu gewinnen.
  • Erfasse und analysiere die Kaufhistorie deiner Kund:innen, um Trends und Muster zu erkennen und personalisierte Angebote und Empfehlungen zu erstellen.
  • Führe regelmäßig Umfragen und Feedback durch, um wertvolle Informationen über die Zufriedenheit und die Bedürfnisse deiner Kund:innen zu erhalten.

Wie du Kunden-Feedback einholst, erklären wir dir in unserem separaten Artikel.

Kundendaten speichern mit CRM und CDP: Mit Brevo auf der sicheren Seite

Auch beim Speichern von Kundendaten solltest du darauf achten, dass dies sicher und datenschutzkonform erfolgt. Die richtige Customer Data Platform (CDP) hilft dabei, Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

Im Vergleich zum Customer Relationship Management (CRM) und zu Data Management Platforms (DMPs) bietet eine CDP einen umfassenderen Überblick über Kundeninteraktionen. Während CRM-Systeme spezifische Kundendaten verwalten und DMPs anonyme Online-Daten für kurzfristige Zwecke sammeln, integriert eine CDP Daten aus verschiedenen Quellen (z.B. E-Mail, Website und Social Media). Das ermöglicht nicht nur die Erstellung umfassender Kundenprofile, sondern ebenso detaillierte und personalisierte Marketing-Strategien.

Du willst mehr zum Thema CDP erfahren? In unserem Artikel erklären wir dir alles Wichtige.

Mit Brevo bekommst du alles aus einer Hand: CDP, CRM, E-Mail und SMS Marketing, Marketing Automation, Live Chats und Chatbots und noch viel mehr. Unsere ganzheitliche Software sorgt für eine bessere Kundenkommunikation und schließlich für effektivere Sales- und Marketing-Strategien. Viele dieser Funktionen kannst du völlig kostenlos nutzen; die CDP ist jedoch ausschließlich im Enterprise-Paket verfügbar.

Ein weiterer Pluspunkt: Mit Brevo bist du auf der sicheren Seite. Da unsere ISO-zertifizierten Server in Deutschland und der EU stehen, ist unser Produkt DSGVO-konform. Deine Daten und die deiner Kund:innen sind bei uns sicher.

Wie wir bei Brevo die DSGVO einhalten, zeigen wir dir hier.

Nutze das Potenzial deiner Kundendaten!

Wie du siehst: Kundendaten sind der Schlüssel zu erfolgreichem Marketing und langfristigen Kundenbeziehungen. Allem voran steht ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Daten. Das gibt nicht nur dir ein gutes Gefühl, sondern auch deinen Kund:innen.

Du möchtest noch heute mit deinen Kundendaten arbeiten und sie ordentlich verwalten? Dann melde dich jetzt bei Brevo an!

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