März 11, 2024

Kundendatenbank: Definition, Vorteile und Softwares im Überblick

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Dein Unternehmen wächst und du verwaltest deine Kundenbeziehungen immer noch in Excel? Dann ist es höchste Zeit für eine professionelle Kundendatenbank. Die Software zur Verwaltung deiner Kundenbeziehungen ist Dreh- und Angelpunkt für personalisiertes Marketing, effektive Automatisierungen und erfolgreich genutzte Vertriebschancen. Wir werfen einen genauen Blick darauf, was eine Kundendatenbank ausmacht, welche Vorteile sich bieten und welche Softwares sich am besten eignen.

Definition: Was ist eine Kundendatenbank?

Eine Kundendatenbank ist ein strukturiertes System für das Customer Relationship Management (CRM) – also zur Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Informationen über deine Kundschaft. Professionelle Kundendatenbank-Software wird in der Regel als CRM Software oder CRM-System bezeichnet.

Die Kundendatenbank dient als zentraler Ort, um relevante Daten wie Kontaktdaten, Kaufhistorie, Interaktionen und Präferenzen zu speichern. Die CRM Software hilft dir beim Kontaktmanagement und unterstützt dich dabei, deiner Zielgruppe personalisierte Interaktionen anzubieten. Kurz gesagt ist die Kundendatenbank ein unverzichtbares Werkzeug zur Kundenverwaltung im Marketing und im Vertrieb.

Kundendatenbank mit Excel erstellen: Warum das keine gute Idee ist

Grundsätzlich eignen sich Excel-Tabellen durchaus zur Organisation von Kundendaten – bis zu einer gewissen Datenmenge. Sie bieten jedoch nicht die erforderlichen Funktionen und Sicherheitsmaßnahmen einer dedizierten Datenbanklösung. Vor allem sensible personenbezogene Kundeninformationen können in Microsoft Excel kaum ausreichend geschützt werden.

Mit einer wachsenden Anzahl von Kund:innen wird Excel zudem schnell unübersichtlich und fehleranfällig. Durch einen hohen manuellen Aufwand schleichen sich Tippfehler, Inkonsistenzen und Dubletten ein. Darüber hinaus müssen Excel-Listen immer erst aufwändig exportiert und importiert werden, um mit gängigen Marketing- und Vertriebs-Tools zu funktionieren.

Mehr zum Thema CRM und Excel kannst du in diesem Artikel nachlesen.

7 Vorteile einer Kundendatenbank-Software

Du überlegst noch, ob sich eine Kundendatenbank-Software für dich überhaupt lohnt? Erfahre mehr über die sieben wichtigsten Vorteile eines CRM-Systems.

1. Zentrale Datenspeicherung

Die zentrale Datenspeicherung ist der Kern jeder Kundendatenbank-Software. Das heißt, alle wichtigen Informationen werden am selben Ort gespeichert – von Kontaktinformationen über Verträge und Support-Anfragen bis zur Telefonnotiz. Dadurch wird gewährleistet, dass die CRM-Datenbank immer auf dem aktuellen Stand bleibt und Informationen nicht im Daten-Nirvana verschwinden.

Die ideale Grundlage dafür bildet ein ortsunabhängiger Echtzeit-Zugriff über eine Cloud. Das bedeutet, dass Mitarbeitende jederzeit und von jedem Ort aus auf die aktuellen Informationen zugreifen und diese ergänzen oder ändern können. Dies verbessert die Reaktionsfähigkeit deines Unternehmens und ermöglicht eine schnellere und gezieltere Bearbeitung von Kundenanfragen, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

2. 360-Grad-Sicht auf Kund:innen

Eine Kundendatenbank erlaubt dir eine 360-Grad-Sicht auf deine Kund:innen über verschiedene Kanäle hinweg. Durch das zentrale Sammeln von Daten über verschiedene Interaktionspunkte (Telefon, E-Mail, Social Media, Einkäufe etc.) kannst du das Verhalten deiner Kund:innen analysieren und die Erkenntnisse in deine Marketing-Strategie und personalisierte Kampagnen integrieren.

Eine 360-Grad-Sicht auf Kund:innen hilft auch dabei, frühzeitig Trends und Muster zu erkennen, um schnell auf veränderte Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, Kundenloyalität und -zufriedenheit zu steigern, indem sie ein nahtloses und konsistentes Erlebnis über alle Interaktionspunkte hinweg ermöglicht. Insgesamt hilft die 360-Grad-Sicht, langfristige Kundenbindungen aufzubauen, was wiederum deinen Unternehmenserfolg fördert.

3. Automatisiertes & personalisiertes Marketing

Mit einer Kundendatenbank kannst du personalisiertes Marketing automatisieren und eine insgesamt verbesserte Kundenkommunikation erreichen. Durch die strukturierte Speicherung relevanter Informationen lassen sich ganz einfach Automatisierungen und individualisierte Inhalte ableiten. Zum Beispiel könnten alle Personen, die im vergangenen Monat Interesse an einem Schirm gezeigt haben, eine Werbe-E-Mail zu Regenmänteln erhalten.

Durch personalisierte Marketing-Botschaften steigerst du die Relevanz deiner Kommunikation und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass deine Kundschaft darauf reagiert. Gleichzeitig sparst du durch die Automatisierung Zeit und Ressourcen, da du nicht jede Interaktion manuell steuern musst.

4. Skalierbarkeit und Flexibilität

Kundendatenbanken bieten in der Regel ein hohes Maß an Skalierbarkeit und Flexibilität, um sich an veränderte Anforderungen im Unternehmen anzupassen und mitzuwachsen. Sie können problemlos neue Kundschaft, Daten und Benutzer:innen integrieren, während eine hohe Leistung beibehalten wird. Dazu kann normalerweise einfach der Vertrag beim jeweiligen Anbieter hochgestuft werden.

Die Flexibilität erlaubt es zudem, verschiedene Datenarten zu verwalten und sich an neue Geschäftsprozesse anzupassen. Führst du beispielsweise neue Technologien im Unternehmen ein, ist die Integration selbiger in modernen Kundendatenbank-Softwares oft schon vorgesehen.

5. Datensicherheit und Datenschutz

Die meisten gängigen Kundendatenbanken bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität von Kundendaten zu gewährleisten. Durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen wird der autorisierte Zugriff sichergestellt. Regelmäßige Audits und Updates beheben potenzielle Sicherheitslücken. Außerdem wird die Einhaltung von Datenschutzstandards wie der DSGVO strikt beachtet, um das Vertrauen deiner Kundschaft zu stärken und die Reputation deines Unternehmens zu schützen.

6. Effiziente Verwaltung von Vertriebsaktivitäten

Eine Kundendatenbank ermöglicht nicht nur die effiziente Verwaltung der Daten deiner Bestandskund:innen, sondern auch potenzieller Neukund:innen. So kannst du auf einen Blick erkennen, welche Leads kurz vor dem Abschluss stehen und welche noch weitere Informationen benötigen.

Darüber hinaus kann die Datenbank Einblicke in deine Umsatzprognose bieten, indem sie Informationen darüber liefert, wie viele Deals in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Diese Transparenz und Übersichtlichkeit ermöglicht es dir, deine Vertriebsstrategie zu optimieren, Ressourcen effektiver einzusetzen und fundierte Entscheidungen zur Steigerung deines Umsatzes zu treffen.

Lerne hier mehr über den Einsatz eines CRMs im Vertrieb.

7. Zeitersparnis

Die Zeitersparnis ist eines der wichtigsten Argumente für eine Kundendatenbank. Durch die zentrale Speicherung und einfache Zugänglichkeit von Kundendaten entfällt das aufwändige Suchen und Zusammenstellen von Informationen aus verschiedenen Quellen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und eine schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse ermöglicht. Weiterhin reduzieren automatisierte Workflows wie Erinnerungs-Mails und Transaktions-Mails manuelle Aufgaben, was die Effizienz deiner Prozesse deutlich steigern kann.

Das kannst du mit einer Kundendatenbank-Software machen

Je nach verwendeter Kundendatenbank-Software steht dir ein unterschiedlicher Funktionsumfang zur Verfügung. Es gibt aber einige grundlegende Funktionen, die alle Kundendatenbanken abdecken sollten.

Informationen bündeln

Mit einer Kundendatenbank-Software kannst du verschiedene Informationen bündeln, darunter persönliche Daten, Interaktionen und Käufe deiner Kund:innen. Diese zentralisierte Datenbank bietet einen umfassenden Überblick über deine Kundenbeziehungen und ermöglicht eine effiziente Verwaltung deiner Kundendaten.

Mit Kontakten kommunizieren

Meist ermöglicht es dir die Software, direkt über die Plattform E-Mails und SMS an deine Kontakte zu verschicken. Zusätzlich kannst du über viele Kundendatenbank-Softwars (Video)anrufe tätigen, um eine persönliche Kommunikationsebene zu schaffen. Diese integrierten Kommunikationsfunktionen erleichtern den Austausch und die Interaktion mit deiner Zielgruppe.

Vertriebs-Pipeline verwalten

Eine Kundendatenbank-Software unterstützt dich bei der Verwaltung deiner Vertriebs-Pipeline. Du erhältst eine klare Übersicht über laufende und abgeschlossene Deals sowie die Kontakthistorie mit jeder Person. Dadurch kannst du deine Vertriebsaktivitäten besser planen, Chancen identifizieren und den Fortschritt einzelner Deals nachverfolgen.

Berichte und Analysen erstellen

Die Kundendatenbank ermöglicht dir, Berichte und Analysen zu erstellen, um wichtige Einblicke in deine Kundenbeziehungen zu gewinnen. Du kannst Daten auswerten, Trends erkennen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Diese Funktion unterstützt dich dabei, deine Marketing-Strategie zu optimieren, den Kundenservice zu verbessern und langfristige Geschäftserfolge zu erzielen.

Die besten Kundendatenbank-Softwares: Ein Überblick

Eine Vielzahl von Kundendatenbank-Softwares steht zur Verfügung, um dich beim Kundenmanagement zu unterstützen. Hier ist ein kurzer Überblick über einige der besten cloudbasierten Kundendatenbank-Softwares auf dem Markt.

Brevo

screenshot der kundendatenbank-software von brevo

Brevo bietet dir alles, was eine Kundendatenbank können muss – vom Upload deiner Kontakte über die einfache Verwaltung bis zu weitreichenden Analyse-Funktionen deiner Sales Pipeline. Doch Brevo kann noch viel mehr. Als Teil einer Software Suite kannst du Brevo nutzen, um Landingpages zur Lead-Generierung zu erstellen und personalisiertes Multichannel Marketing zu betreiben.

Durch die Steuerung sämtlicher Funktionalitäten über eine einzige Plattform bietet dir Brevo zudem ungeahnte Möglichkeiten zur Automatisierung. Nutze die Informationen aus deiner Kundendatenbank zum Beispiel für den automatischen Versand von E-Mails oder SMS.

Darüber hinaus kannst du Live Chats oder Chatbots einsetzen, um deiner Zielgruppe immer die schnellstmögliche Hilfe anzubieten. Und das Beste: die Server des französischen Unternehmens stehen in Deutschland und der EU. Deine Daten liegen also in sicheren Händen.

Die Kundendatenbank-Software von Brevo kannst du völlig kostenlos nutzen – perfekt, um dich unverbindlich mit der Bedienoberfläche vertraut zu machen.

Zoho

screenshot der kundendatenbank-software von zoho

Das Zoho CRM gilt als besonders benutzerfreundlich. Ähnlich wie Brevo bietet auch Zoho weitere Funktionalitäten und Bausteine, welche die Kundendatenbank sinnvoll ergänzen – wie etwa Möglichkeiten zur Automatisierung deines Multichannel Marketings.

Außerdem kannst du zusätzlich zum Zoho CRM Features wie Campaigns (E-Mail Marketing), Bookings (Online-Terminbuchung) oder Forms (Online-Formulare) hinzubuchen. Es gibt eine zeitlich unbegrenzte, kostenlose Testversion von Zoho. Dann starten die Preise ab 14 € pro Monat. Zoho verfügt über Server-Standorte auf der ganzen Welt, unter anderem auch in der EU.

Übrigens: Mit Bigin bietet Zoho auch ein CRM speziell für kleine Unternehmen.

Du suchst nach einem CRM, das sich für kleine und mittelständische Unternehmen eignet? Vielleicht wirst du in unserem Vergleich fündig.

HubSpot

screenshot der kundendatenbank-software von hubspot

HubSpot gehört zu den bekanntesten Anbietern von Kundendatenbanken. Die Plattform des US-Anbieters besteht aus Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub und Operations Hub, die jeweils modular gebucht werden können. Darüber hinaus gibt es einzeln nutzbare Pakete wie das CRM-System von Hubspot. Diese Modularität bietet Vorteile hinsichtlich der Skalierbarkeit.

Hubspot bietet ähnlich wie Brevo eine kostenlose Version für Einsteiger:innen. Mit Hauptsitz in den USA vefügt Hubspot über weltweite Server-Standorte und betreibt auch ein eigenes Rechenzentrum in der EU.

Salesforce

screenshot der kundendatenbank-software von salesforce

Im Zusammenhang mit Kundendatenbanken und CRMs kommt man an Salesforce nicht vorbei. Das amerikanische Unternehmen hat Begriffe wie Cloud Computing und Software as a Service grundlegend geprägt. Ähnlich wie HubSpot unterscheidet Salesforce seine Plattformen in Marketing Cloud, Sales Cloud und Service Cloud.

Die Kundendatenbank ist bei Salesforce Teil der Sales Cloud und kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach starten die Preise bei monatlich 25€. Auch Salesforce betreibt Server-Standorte auf der ganzen Welt, unter anderem in der EU.

Einen umfassenden CRM-Vergleich findest du hier.

Fazit: Hol das Beste aus deinen Kundendaten heraus

Excel war gestern! Eine professionelle Kundendatenbank-Software bietet dir eine Vielzahl von Möglichkeiten, um das Beste aus deinen Kundendaten herauszuholen und deine Geschäftsprozesse DSGVO-konform zu optimieren.

Durch die zentrale Speicherung und Organisation von Informationen erhältst du jederzeit einen umfassenden Überblick über deine Kundendaten und kannst ganz leicht personalisierte Werbeautomatisierungen einrichten. Zudem vereinfacht eine Kundendatenbank die Verwaltung deiner Vertriebs-Pipeline, weil du immer eine klare Sicht auf laufende und abgeschlossene Deals behältst.

Nutze außerdem vielfältige Funktionen zur Erstellung von Berichten und Analysen, um wichtige Erkenntnisse über deine Kundschaft und Geschäftsaktivitäten zu erlangen und stets fundierte Entscheidungen als Grundlage für dein Unternehmenswachstum zu treffen.

Also, worauf wartest du noch? Erstelle dir gleich einen kostenlosen Brevo Account und profitieren von den vielen Vorteilen einer professionellen Kundendatenbank.

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