Kundendaten sind der Schlüssel zu langfristigem Geschäftserfolg. Denn nur, wer seine Kund:innen wirklich gut kennt, kann starke Beziehungen zu ihnen aufbauen, individuell auf ihre Bedürfnisse eingehen und sie langfristig halten.
Zur Verwaltung dieser Daten kannst du Microsoft Excel nutzen. Im Folgenden zeigen wir, wie du Schritt für Schritt eine Excel-Kundendatenbank anlegst und stellen eine zeit- und ressourcensparende Alternative vor.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Excel-Kundendatenbank?
In einer Excel-Kundendatenbank kannst du Kundeninformationen sammeln und verwalten. Sie ersetzt damit die klassische Kundenkartei. Typischerweise werden in einer solchen Kundendatenbank Informationen wie Name, Adresse, Interessen und Kaufhistorie gespeichert. Eine Excel-Kundenliste bietet dir einen Überblick über Leads und Bestandskund:innen und hilft dir dabei, individuell auf deine Kontakte einzugehen – beispielsweise mit personalisierten Produktempfehlungen. So baust du starke, langfristige Kundenbeziehungen auf.
So erstellst du eine Kundendatenbank mit Excel
Das Erstellen einer Excel-Kundendatenbank ist in der Regel schnell erledigt. Wir zeigen dir, wie du dabei konkret vorgehst.
Schritt 1: Kategorien festlegen
Überlege zunächst, welche Daten du in deiner Kundendatenbank erfassen möchtest. Teile sie dann in entsprechende Kategorien ein. Das können zum Beispiel die folgenden sein:
- Name
- Straße, Postleitzahl & Wohnort
- Geburtsdatum
- Kundennummer
- Interessen
- Bestelldatum
- Datum des letzten Kontakts
- Priorität
- Anmerkungen
Schritt 2: Tabelle erstellen & Daten eingeben
Öffne als nächstes MS Excel und schreibe jede Kategorien in eine eigene Spalte. Pflege anschließend deine Kundendaten in die Excel-Datenbank ein.
Schritt 3: Sortierung & Formatierung
Fertig! Du kannst nun beliebige Formeln anwenden, um deine Kundendaten in Excel zu sortieren und zu formatieren.
Kundenverwaltung mit Excel: Vorteile und Nachteile
Du siehst also: Das Anlegen einer Kundendatenbank mit Excel ist nicht schwer. Dennoch solltest du dir gut überlegen, ob die Kundenverwaltung mit Excel für dein Unternehmen wirklich Sinn macht. Denn die Nutzung einer Excel-Kundendatenbank mag zwar auf den ersten Blick simpel erscheinen, kann aber auch ganz schnell ganz schön kompliziert werden. Im folgenden Abschnitt geben wir dir einen Überblick über alle Vor- und Nachteile.
Vorteile der Excel-Kundendatenbank
Diese Vorteile hat das Anlegen einer Kundendatebank mit Excel:
Bekannte Benutzeroberfläche
Viele Unternehmen nutzen Excel täglich. Da liegt es nahe, auch Kundendaten in der Software zu speichern – schließlich sind viele Mitarbeitende bereits mit der Benutzeroberfläche des Programms vertraut und müssen nicht erst in die Software eingearbeitet werden.
Geringe Kosten
Excel ist zusammen mit Word, PowerPoint, Outlook und Teams Teil des Microsoft-365-Abonnements (ehemals Microsoft Office). Wenn du bereits eine Lizenz für die Produktivitätsplattform besitzt, kommen auf dich also keine zusätzlichen Kosten zu.
Kostenlose Excel-Vorlagen
Wenn du nicht viel Zeit mit der Einrichtung verbringen, sondern deine Datenbank möglichst schnell nutzen willst, kannst du auf kostenlose Vorlagen zur Kundenverwaltung mit Excel zurückgreifen. Davon gibt es online jede Menge. Oft sind die Datenbankvorlagen bereits auf bestimmte Branchen und Einsatzbereiche zugeschnitten. Mit ein bisschen Recherche findest du bestimmt auch eine Excel-Vorlage, die zu deinem Unternehmen passt.
Nachteile der Excel-Kundendatenbank
Diese Nachteile hat die Kundenverwaltung mit Excel:
Viel manuelle Arbeit
Wenn du Kundendaten mit Excel verwalten willst, dann ist das mit jeder Menge manueller Arbeit verbunden. Du musst jede Information händisch einpflegen und die Datenbank aktualisieren, sobald sich etwas ändert – beispielsweise die Adresse eines Kontakts.
Anfällig für Fehler
Weil Daten von Hand in die Excel-Datenbank eingepflegt werden müssen, ist die Kundenverwaltung mit Excel sehr fehleranfällig. So kann es schnell passieren, dass du in der Zeile verrutschst, Informationen falsch eingibst, Daten löschst oder einfach vergisst, Datensätze zu aktualisieren. Das Ergebnis: fehlerhafte und unvollständige Kundendaten. Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass du Umsatzchancen verpasst oder Kund:innen sogar ganz verlierst.
Nicht auf große Datenmengen ausgelegt
Je mehr Kund:innen zu hast, desto komplizierter wird die Kundenverwaltung mit Excel. Allein das manuelle Eintragen, Ergänzen und Aktualisieren kostet dich jede Menge Zeit und Ressourcen. Außerdem verlierst du schnell den Überblick über deine Daten. Das Auffinden einer bestimmten Informationen wird dann zu einer echten Herausforderung.
Hinzu kommt, dass Excel nicht darauf ausgelegt ist, große Datenmengen zu verarbeiten – denn die Anwendung ist in erster Linie ein Tabellenkalkulationsprogramm, keine Kundendatenbank. Fügst du nun massenweise Kundendaten hinzu, kann es passieren, dass Excel nicht mehr flüssig läuft.
Komplizierte Auswertung
Wenn du dich gut mit Zahlen auskennst bzw. diverse Excel-Funktionen beherrschst, kannst du deine Kundendaten nicht nur in Excel speichern, sondern auch auswerten. Doch ab einer gewissen Datenmenge und -komplexität stößt selbst der talentierteste Excel-Profi an seine Grenzen – denn wie bereits erwähnt, ist das Programm schlichtweg nicht darauf ausgelegt, große Datenmengen zu verarbeiten und ermöglicht deshalb keine tiefgehenden Datenanalysen.
Mangelnder Datenschutz
Wenn du personenbezogene Kundendaten von EU-Bürger:innen verarbeitest, führt für dich kein Weg an der DSGVO vorbei. Nutzt du Excel für die Kundenverwaltung, gibt es diverse Fallstricke, was die Einhaltung des geltenden Datenschutzrechts betrifft. So können Excel-Tabellen und die darin enthaltenen Daten meist leicht eingesehen und kopiert werden.
Noch komplizierter wird es, wenn du Einwilligungen in deiner Excel-Kundendatenbank verwaltest, beispielsweise Newsletter Opt-ins. Denn laut der DSGVO kann die Einwilligung zu einem Newsletter jederzeit widerrufen werden. Sollte das passieren, musst du sicherstellen, dass diese Änderung unverzüglich in deiner Excel-Liste vermerkt wird. Solltest du das vergessen und deinem Kontakt weiterhin Newsletter zuschicken, kann das rechtliche Konsequenzen haben.
Auch interessant: Deshalb ist CRM mit Excel keine gute Idee.
Alternative: Professionelle Kundenverwaltung mit einem CRM
Die Kundenverwaltung mit Excel ist also möglich, aber nicht immer sinnvoll. Für professionelles Kundendatenmanagement greifst du am besten zu einem Customer-Relationship-Management-System (CRM). Dabei handelt es sich um eine Software für Kundenmanagement, mit der du beispielsweise eine virtuelle Kundenkartei anlegen, Vertriebs-Pipelines organisieren und Prognosen erstellen kannst. Im Folgenden erklären wir, wie du konkret von einer CRM Software profitieren kannst.
Hohe Skalierbarkeit
CRM-Systeme sind dafür gemacht, große Mengen an Kundendaten zu speichern. Wächst deine Kundendatenbank mit der Zeit, dann wächst dein CRM einfach mit. Gerade für kleine, schnell wachsende Unternehmen, aber auch für Großkonzerne mit riesigen Datenmengen ist das von Vorteil. Mit einem professionellen CRM-System kannst du dich ganz auf den Ausbau deiner Firma konzentrieren und musst dich nicht darum sorgen, dass immer größer werdende Datenmengen den technischen Rahmen deiner Kundendatenbank sprengen könnten.
Hohe Datensicherheit
Wenn du Wert auf die Einhaltung der DSGVO legst, ist eine CRM Software definitiv eine bessere Wahl als Excel. Bei einem CRM kannst du als Administrator entscheiden, wer Zugriff auf welche Kundendaten haben soll und wer Änderungen vornehmen kann. Außerdem kann jederzeit nachverfolgt werden, wenn Personendaten erfasst, verändert oder gelöscht werden.
Ganz auf Nummer sicher gehst du übrigens mit einem europäischen CRM-Anbieter, der Nutzerdaten auf Servern innerhalb der EU hostet. Gespeicherte Nutzerdaten fallen dann nämlich unter europäisches Datenschutzrecht.
Wusstest du schon? Brevo speichert seine Daten auf Servern in Deutschland und der EU und ist ISO 27001:2013-zertifiziert.
Zeitsparende Automatisierungen
Möchtest du mit Excel Kundeninformationen aktualisieren, musst du dies händisch tun. Ab einer gewissen Kundenzahl wird das zur Mammutaufgabe. Nutzt du hingegen ein CRM zur Kundenverwaltung, werden Änderungen und neue Informationen ganz automatisch erfasst – zum Beispiel, sobald sich jemand für deinen Newsletter angemeldet hat.
Außerdem kannst du mit einem CRM Kontakte automatisch nach Interessen, Aktivitäten und mehr segmentieren. Und wenn dein CRM-System über E-Mail-Marketing-Funktionen verfügt, kannst du sogar automatisch Mailings verschicken. So erhalten deine Kund:innen genau die richtigen Informationen zur richtigen Zeit – beispielsweise Willkommens-Mails nach erfolgreicher Registrierung, Geburtstags-Mails an ihrem Ehrentag oder Follow-up Mails nach längerer Inaktivität. Mit diesen Maßnahmen stärkst du die Kundenbindung und kurbelst deinen Umsatz an.
Hohe Zuverlässigkeit
Bei Nutzung eines CRMs laufen viele Prozesse automatisch ab. Dadurch ist deine Kundendatenbank weniger fehleranfällig und das Risiko von Zahlendrehern, Tippfehlern und Co. wird minimiert. Trägt ein Lead beispielsweise seine Kontaktdaten in ein Formular auf deiner Website ein, werden diese automatisch in deinem CRM erfasst – das mühsame manuelle Abtippen der Daten kannst du dir sparen.
Nützliche Insights
In deiner Kontaktdatenbank steckt jede Menge Potential, das du nur mit einer CRM Software wirklich nutzen kannst. Denn auch bei der Datenanalyse stößt Excel schnell an seine Grenzen. Die meisten CRM-Systeme bieten hingegen Reporting Dashboards, in denen du wichtige Entwicklungen und Kennzahlen auf einen Blick einsehen kannst: Wie viele Neukund:innen sind im letzten Monat hinzugekommen? Wie viele Leads stehen kurz vor dem Abschluss und wie viel Umsatz werden sie dir bringen? Diese Insights helfen dir dabei, Schwachstellen zu erkennen und deine Vertriebs- und Marketing-Strategie zu verbessern.
Praktische Verknüpfungen
Während du in Excel lediglich Kundendaten auflisten und filtern kannst, bietet dir ein CRM-System fortschrittliche Möglichkeiten zur Aufbereitung, Segmentierung und Analyse deiner Daten. Die CRM-Suite von Brevo beispielsweise beinhaltet neben einer Kontaktdatenbank eine E-Mail Marketing Software, eine Sales Pipeline und ein Automatisierungs-Tool. Damit kannst du Kundendaten nahtlos mit weiteren Daten und Tools verknüpfen und dein gesamtes Kundenbeziehungsmanagement über eine einzige Plattform verwalten.
Du könntest zum Beispiel bestimmten Kundensegmenten automatisch E-Mails zukommen lassen, sobald sie eine von dir vordefinierte Aktion ausführen. Oder du verknüpfst Unternehmen, Notizen und Dokumente mit einem Kontakt, sodass all deine Mitarbeitenden – egal, zu welchem Team sie gehören – jederzeit und mit nur wenigen Klicks auf die aktuellsten Kundeninformationen zugreifen können.
Du suchst nach einem CRM für kleine Unternehmen? Unser Vergleich hilft dir bei der Recherche.
Kundendatenbank mit Brevo erstellen: So geht’s
Du möchtest deine Kundendaten künftig lieber mit Brevo statt mit Excel verwalten? In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du in 3 Schritten eine Kundendatenbank mit Brevo anlegst.
Schritt 1: Erstelle dein kostenloses Brevo-Konto
Zu Beginn benötigst du einen Account bei Brevo. Diesen kannst du in 4 Schritten und in unter 5 Minuten einrichten.
- Gib deine Informationen auf unserer Anmeldeseite ein.
- Überprüfe deinen Posteingang und klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail.
- Vervollständige dein Profil, indem du alle deine Informationen in die erforderlichen Felder eingibst.
- Schließe deine Kontoerstellung ab, indem du den Code eingibst, den du per SMS erhalten hast.
Schritt 2: Erstelle deine Kontaktdatenbank
Nun geht es ans Anlegen deiner Kontaktdatenbank. Hier hast du zwei Optionen: Entweder, du importierst bereits vorhandene Kontakte – beispielsweise als csv, xlsx oder txt Datei – oder du fügst diese manuell hinzu. Für den Kontaktimport klickst du in deinem Dashboard auf „Kontakte“ in der linken Spalte und dann oben rechts auf „Kontakte importieren“.
Hinweis: Aus Datenschutzgründen gibt es beim Import von Kontakten ein paar Dinge zu beachten. Welche das sind und wie du DSGVO-konform Kontaktdaten sammelst, erfährst du in diesem Artikel.
Schritt 3: Verwalte deine Kontakte
Nun kannst du deine Kundendatenbank nach Belieben sortieren und erweitern. Erstelle Listen und Segmente, um deine Kund:innen nach Interessen, Standort, Aktivität und mehr zu filtern und ihnen individuelle Nachrichten zukommen zu lassen.
Um eine neue Liste zu erstellen, navigiere zu „Listen” in der linken Spalte; zur Verwaltung deiner Segmente klicke auf „Segmente”. Wie sich Listen und Segmente unterscheiden, erfährst du hier.
Du möchtest deine Kundenliste ausbauen? Mit Brevo erstellst du ganz ohne Programmierkenntnisse ansprechende Anmeldeformulare, mit denen du im Handumdrehen neue E-Mail-Adressen sammelst – natürlich DSGVO-konform.
Fazit: Kundenverwaltung mit Excel – möglich, aber nicht immer sinnvoll
Prinzipiell ist das Erstellen einer Kundendatenbank mit Excel möglich. Kostenlose Vorlagen gibt es dafür genug. Im Kern ist und bleibt Excel aber ein Tabellenkalkulationsprogramm und ist für die Kundenverwaltung deshalb nicht zu empfehlen. Entscheidest du dich für eine Excel-Kundendatenbank, musst du dich auf viel manuelle Arbeit, eine hohe Fehleranfälligkeit und mangelhaften Datenschutz einstellen.
Deshalb raten wir dir ganz klar zu einer professionellen CRM-Lösung – selbst, wenn du ein kleines Unternehmen bist und nur eine Handvoll Kontakte verwalten möchtest. Heutzutage gibt es diverse benutzerfreundliche CRM Softwares, bei denen du von übersichtlichen Dashboards, nützlichen Automatisierungsfunktionen und hohen Datenschutzvorkehrungen profitierst. Und das Beste: Einige davon, zum Beispiel Brevo, kannst du völlig kostenlos nutzen.
Also, worauf wartest du noch? Erstelle jetzt eine kostenlose Kundendatenbank mit Brevo!
