Du brauchst ein CRM, aber Microsoft Dynamics 365 ist dir zu teuer und unflexibel? Kein Problem – es gibt eine Vielzahl von Alternativen mit unterschiedlichsten Funktionen. Welche Option die richtige für dich ist, liegt an deinen persönlichen Vorlieben, den Anforderungen deines Unternehmens und nicht zuletzt an deinem Budget. Wir haben uns 12 der besten Microsoft-Dynamics-365-Alternativen angeschaut und für dich die wichtigsten Merkmale zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
Was kann Microsoft Dynamics 365?
Microsoft Dynamics 365 ist eine umfassende Unternehmenslösung von Microsoft. Sie integriert verschiedene Geschäftsanwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Ressource Planning (ERP) in einer einzigen Plattform.
Das Microsoft Dynamics CRM bietet eine Reihe von Tools, um nicht nur deine Kundenbeziehungen, sondern vielfältige Prozesse in deinem Unternehmen zu verwalten und zu analysieren. Dadurch ermöglicht die Software weitreichende Automatisierungen von Geschäftsabläufen und die effiziente Optimierung von Ressourcen.
Es gibt unter anderem Module für die Bereiche Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Personalmanagement, Lieferkette, Produktion und Buchhaltung. Die einzelnen Bausteine können in der Regel flexibel kombiniert werden, was zur insgesamt guten Skalierbarkeit von Microsoft Dynamics 365 beiträgt. Durch die cloudbasierte Infrastruktur von Dynamics 365 kannst du zudem von überall auf deine Daten zugreifen.
ERP vs. CRM: wo liegt der Unterschied? In diesem Artikel erhältst du Antworten.
3 Gründe, sich nach einer Alternative zu Microsoft Dynamics 365 umzuschauen
Du bist dir unsicher, ob Microsoft Dynamics 365 zu den Bedürfnissen und Ressourcen deines Unternehmens passt? Im Wesentlichen gibt es drei gute Gründe, warum es sich lohnt, nach Alternativen Ausschau zu halten:
- Kostenintensiv: Microsoft Dynamics 365 gilt als nicht sehr budgetfreundlich. Paketpreise starten ab 65,50 € pro Benutzer:in und Monat. Einzelne Module können schon für monatlich 46,80 € pro Benutzer:in gebucht werden. Die Customer Data Platform Customer Insights schlägt sogar mit monatlich mindestens 1.591,30 € zu Buche. Besonders für kleine Unternehmen ist das meist zu viel, aber auch größere Unternehmen können mit günstigeren Optionen viel Geld sparen.
- Komplexität: Frustrieren dich im Alltag schon Word und Excel? Dann übertrage das gedanklich auf ein CRM. Die umfangreichen Funktionen und Module von Dynamics 365 überfordern häufig nicht nur Einsteiger:innen, sondern auch Profis. Frage dich, ob dir eine benutzerfreundliche Alternative mit den wichtigsten Funktionen rund ums Customer Relationship Management womöglich ausreicht.
- Abhängigkeit von Microsoft: Microsoft bietet ein eigenes Universum an Software-Paketen, darunter Office 365 und Outlook. Das kann Fluch und Segen zugleich sein. Die Nutzung von Dynamics 365 bedeutet eine enge Verknüpfung mit Microsoft und schränkt deine Flexibilität ein, externe Tools und Dienste zu integrieren oder zu verwenden.
Die 12 besten Microsoft-CRM-Alternativen unter der Lupe
Die Auswahl einer passenden CRM-Plattform ist mitentscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Hier sind die 12 besten Microsoft-CRM-Alternativen unter der Lupe. Jede Option bietet einzigartige Funktionen und Vorteile, die deine Geschäftsprozesse verbessern können, ohne deinen Geldbeutel über die Maße zu belasten.
Brevo
Brevo ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Der Fokus liegt darauf, Benutzer:innen eine intuitive Plattform zu bieten, über die sie verschiedene Marketing- und Vertriebsprozesse zentral steuern können.
Das heißt, du musst nicht mehr zwischen WhatsApp, E-Mail Marketing, Chat Tool und deinem CRM wechseln, sondern kannst alle Prozesse über eine einzige Plattform und eine einheitliche Benutzeroberfläche verwalten. Dadurch kannst du viele Abläufe automatisieren. Das steigert nicht nur die Effizienz deines Marketings, sondern verbessert auch deine Kundenbeziehungen, weil du mit viel weniger Aufwand und höherer Regelmäßigkeit personalisierte Werbemaßnahmen durchführen kannst.
Der Hauptsitz von Brevo ist in Paris. Das französische Unternehmen legt großen Wert auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen nach europäischem Standard. Folglich sind die angebotenen Tools DSGVO-konform.
Zudem ist Brevo deutlich preiswerter als Microsoft Dynamics 365. Viele Module können völlig kostenlos genutzt werden. Darüber hinaus bietet Brevo Staffelpreise, die je nach Modul bei monatlich 9 € pro Nutzer:in starten. Selbst die Bezahlversion der umfangreichen Marketing-Plattform von Brevo kannst du schon ab 19 € im Monat nutzen.
Salesforce
Salesforce gehört zu den weltweit bekanntesten CRM-Lösungen und wird in vielen Branchen erfolgreich eingesetzt. Das amerikanische Unternehmen kauft regelmäßig andere Firmen, um seinen Funktionsumfang zu erweitern – so zum Beispiel den Instant-Messaging-Dienst Slack. Die umfangreichen Möglichkeiten von Salesforce sind ähnlich komplex wie bei Microsoft Dynamics 365 und das ist auch eine der Schwächen. Für Laien ist es schwierig zu beurteilen, welcher Funktionsumfang überhaupt notwendig ist.
Preise für die Sales Cloud Edition starten bereits ab monatlich 25 € pro User. Dafür erhältst du ein praktisches Tool zum Lead- und Kunden-Management. Die attraktive Enterprise-Lösung mit individuell anpassbaren Dashboards, Angebotserstellung und flexiblen Schnittstellen zu anderen Tools als Grundlage für Automatisierungen ist mit monatlich 165 € pro Benutzer:in allerdings weniger kostengünstig. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Preismodelle für das Salesforce CRM, die eine individuelle Skalierung erlauben.
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Oracle NetSuite
Auch NetSuite des amerikanischen Unternehmens Oracle ist eine cloud-basierte Unternehmenssoftware. Der Fokus liegt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). NetSuite bietet ERP- und CRM-Funktionen, die in verschiedenen Abomodellen gebucht werden können, darunter weitreichende Analysefunktionen, Schnittstellen mit E-Commerce-Lösungen wie Amazon oder Shopify und eine Buchhaltungs-Software.
Zudem können mittels NetSuite ganze Online Shops gehostet werden. Aus diesem Grund bietet sich NetSuite vor allem für Unternehmen an, die einen Großteil ihres Umsatzes über ihren Online Shop erzielen.
Über die Nutzerfreundlichkeit von NetSuite scheiden sich die Geister. Besonders zu Beginn kann die Software überwältigend sein. Darüber hinaus gibt es für Unternehmen außerhalb der USA hohe Einstiegshürden, da die Website von Oracle NetSuite ausschließlich in Englisch verfügbar ist und es keine kostenlose Testversion gibt. Preise starten bei 499 $ pro Monat.
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Pipedrive
Pipedrive wurde in Estland gegründet, hat seinen Hauptsitz mittlerweile aber in den USA. Pipedrive gilt als dedizierte CRM-Lösung. Im Mittelpunkt stehen das Tracken der Sales Pipeline, die Verwaltung von Leads und die Automatisierung des Vertriebsprozesses. Da Pipedrive darüber hinaus keinen überbordenden Funktionsumfang aufweist, ist die Software deutlich intuitiver als andere Microsoft-CRM-Alternativen.
Auch preislich ist Pipedrive attraktiv. Die Kosten für einfache Funktionen starten bei 14,90 € pro Benutzer:in und Monat für das Essential-Paket. Legst du Wert auf E-Mail-Anwendungen wie Klick-Tracking und ausführliche Berichtsfunktionen, dann benötigst du mindestens das Professional-Paket für monatlich 49,90 € pro Nutzer:in. Erweiterte Sicherheitsfunktionen bietet hingegen nur das Enterprise-Paket mit 99 € pro Monat und User:in.
SAP
SAP ist das größte europäische Software-Unternehmen. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf ERP-Software für Buchführung, Controlling, Einkauf, Lagerhaltung etc. SAP wird bereits in vielen Unternehmen eingesetzt und CRM-Funktionen von SAP lassen sich daher grundsätzlich gut in bestehende Prozesse einbinden. Allerdings gilt SAP als sehr erklärungsbedürftig, ineffizient und teuer.
SAP S/4HANA – schon der Name der Cloud-Software, deren Teil das SAP-CRM ist, wirft mehr Fragen auf, als er beantwortet. Zudem werden die Lizenzkosten für SAP Cloud for Sales nicht transparent auf der Website kommuniziert. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, welcher SAP-Service für dein Unternehmen in Frage kommt, ist ein Beratungsgespräch der erste Schritt. Damit ist die Einstiegshürde für diese CRM-Software außergewöhnlich hoch.
HubSpot
HubSpot ist eine Plattform, die ein CRM-System mit Funktionen zum Inbound Marketing, Kundenservice und Vertrieb kombiniert. Der Schwerpunkt von HubSpot liegt auf den Möglichkeiten des Internets. Es stellt Tools zur Suchmaschinenoptimierung, für Social Media Marketing und umfangreiche Webanalyse-Funktionen bereit. Hauptsitz des Unternehmens ist in den USA.
Wie bei den meisten Anbietern hast du auch beim HubSpot CRM die Möglichkeit, einzelne Module zu buchen. Preise für die komplette CRM Suite starten bei 15 € pro Monat. Hubspot stellt aber auch dauerhaft kostenlose Tools zur Verfügung, um Nutzer:innen mit der Bedienoberfläche und dem möglichen Funktionsumfang bekannt zu machen.
Zoho CRM
Die Zoho Corporation ist ein indisches Unternehmen, das (ähnlich wie Microsoft) in erster Linie für seine Office Suite bekannt ist. Parallel dazu bietet Zoho ein CRM-System an, das sich nach eigener Aussage besonders leicht implementieren lässt. Ziel der vielfältigen Funktionen des Zoho CRMs ist eine weitreichende Automatisierung bestehender Vertriebsprozesse.
Du kannst Zoho kostenlos testen oder direkt mit 14 € pro Monat und Benutzer:in einsteigen. Schon in der günstigen Standard-Version kannst du Workflows automatisieren, Werbe-E-Mails versenden und benutzerdefinierte Dashboards kreieren. Preisintensivere Abo-Modelle unterstützen beispielsweise weitreichende Formularfunktionen, einen KI-Assistenten und das Erstellen mobiler Apps.
Creatio
Der Schwerpunkt von Creatio liegt auf der Automatisierung von Workflows und einem No-Code CRM. No-Code bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Automatisierungen ohne Fachwissen oder Programmierkenntnisse eingerichtet werden können. Das macht Creatio zu einer besonders flexiblen und intuitiven CRM Software.
Das Creatio CRM unterteilt sich in die Module Sales Creatio zur Vertriebsautomatisierung, Marketing Creatio zur Marketing-Automatisierung und Service Creatio für den Kundenservice. Preise für die Creatio-Plattform starten bei monatlich 25 € pro Nutzer:in. Hinzu kommen die Kosten für die jeweils gebuchten Zusatzmodule, die bei jeweils 15 € pro User und Monat liegen. Insgesamt ist Creatio sehr transparent strukturiert und kann auch kostenlos getestet werden.
Freshsales
Freshsales ist die CRM-Lösung des indischen Unternehmens Freshworks. Freshsales bietet eine Komplettlösung für Vertrieb und Marketing mit integrierten Telefon- und Chatbot-Funktionen. Die KI-Anwendung Freddy AI unterstützt dich hier bei der Erkennung der chancenreichsten Leads und beim Aufbau intelligenter Vertriebskampagnen.
Freshsales punktet mit einer kostenlosen Testversion für unbegrenzt viele Nutzer:innen und umfangreichem Support. Danach starten die Preise bei monatlich 9 € pro Nutzer:in.
Monday Sales CRM
Monday.com ist ein Unternehmen aus Israel, das Cloud-basierte Produkte anbietet – darunter Entwickler-Tools, eine Plattform zum Projektmanagement und das Sales CRM.
Das Monday Sales CRM ermöglicht die Gestaltung einer Vertriebs-Pipeline, Kontakt- und Leadmanagement und umfasst weitere nützliche Funktionen zur Pflege deiner Kundenbeziehungen. Zudem sind Schnittstellen zu zahlreichen anderen Anwendungen wie beispielsweise Google Mail, Microsoft Teams etc. vorgesehen.
Preise starten bei 9 € pro Nutzer:in und Monat, wobei die Mindestgröße deines Teams bzw. die Mindestanzahl der User bei drei liegt. Erweiterte Funktionen wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen oder das Versenden von E-Mail-Marketing in großen Stückzahlen ist erst in fortgeschrittenen Paketen vorgesehen.
SugarCRM
SugarCRM wirbt damit, dass die Kampagnenerstellung durch die Nutzung dieses CRMs um bis zu 95% beschleunigt wird. Die Software nutzt den Cloud-Service von Amazon (AWS).
Das amerikanische Unternehmen unterteilt seine Lösungen in Sugar Sell zur Vertriebsautomation und Sugar Market, eine Plattform zur Marketing Automation. Darüber hinaus gibt es Sugar Serve für den Kundendienst und eine On-Premise-Lösung für Unternehmen, die nicht in die Cloud wollen oder aus Sicherheitsgründen nicht dürfen.
Sugar Sell erhältst du bereits ab 19 € pro Monat und Nutzer:in bei einer Mindestanzahl von drei Usern. Es bietet dir viele Funktionen rund um das Kontakt- und Pipeline Management. Die komplette Marketing-Plattform Sugar Market startet ab 1.000 € pro Monat. Sie unterstützt dich bei der Erstellung automatisierter Multi-Channel-Marketing-Kampagnen.
CentralStationCRM
CentralStationCRM stammt von der deutschen Firma 42he GmbH. Bei diesem CRM steht die Kundenhistorie im Vordergrund, weniger die Analytik. Es ist auf eine maximale Anzahl von bis zu 50 Nutzer:innen ausgelegt und richtet sich damit vor allem an Startups, KMUs und Vereine.
CentralStationCRM überzeugt durch seinen schlanken Aufbau, eine einfache Handhabung und eine hohe Transparenz. Zudem bekommst du beim Support schnell kompetente Hilfe. Allerdings kannst du dieses CRM nicht zur Automatisierung deiner Vertriebs- oder Marketing-Prozesse einsetzen.
Du kannst CentralStationCRM kostenlos testen und mit bis zu drei Nutzer:innen, 200 Kontakten und 20 MB Datenvolumen dauerhaft kostenlos nutzen. Darüber hinaus starten die Preise ab monatlich 20 € für drei Nutzer:innen.
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Fazit: Welche Microsoft-Dynamics-365-Alternative passt zu dir?
Bei der Auswahl einer passenden Microsoft-Dynamics-365-Alternative solltest du verschiedene Faktoren berücksichtigen. Aufgrund des jeweils unterschiedlichen Funktionsumfangs und der verschiedenen Abo-Modelle ist es nicht immer einfach, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu vergleichen. Überlege dir vorab deshalb ganz genau, welche Funktionen dein Sales Team und dein Marketing Team wirklich braucht und suche dann gezielt nach dem besten Angebot für diesen Funktionsumfang.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Datenschutz. Unternehmen aus Europa mit europäischen Server-Standorten wissen genau, wie sie die DSGVO und andere Datenschutzregelungen auf Landesebene umsetzen. Bei internationalen Großunternehmen zählt Datenschutz hingegen oft mehr als Pflicht denn als Kür.
Letztlich sollte auch die Benutzerfreundlichkeit deine Entscheidung beeinflussen. Denn nur eine einfache Bedienung stellt sicher, dass im Alltag kein Frust aufkommt und du und deine Mitarbeitenden auch wirklich das volle Potenzial eures CRM Tools ausschöpfen.
Nimm dir Zeit, verschiedene Alternativen ausgiebig zu testen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Wie wäre es zu Beginn mit einem kostenlosen Brevo Account?
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