August 5, 2022

Kundentermine vereinbaren: In 5 Schritten zum Erfolg

Lesezeit ungefähr 7 min
zwei personen im kundengespräch

Ein Kundentermin kann in vielen Fällen darüber entscheiden, ob Leads zu Kund:innen werden oder nicht. Dabei ist es egal, ob der Termin online, am Telefon oder in Person durchgeführt wird: Was wirklich zählt ist eine gute Vor- und Nachbereitung deinerseits. 

In diesem Artikel erklären wir, wie du erfolgreich Kundentermine vereinbarstund diese souverän durchführst.

Warum sollte ich Kundentermine vereinbaren?

Im Internetzeitalter gibt es jede Menge Möglichkeiten, Menschen auf deine Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. E-Mail Marketing, Social Media Posts und Push-Nachrichten sind nur drei Beispiele dafür, wie du anonyme Nutzer:innen in Leads verwandeln kannst. 

Doch das heißt nicht, dass du auf althergebrachte Maßnahmen zur Akquise neuer Kund:innen gänzlich verzichten solltest. Dazu zählt der persönliche Kundentermin. Dieser macht in vielen Fällen auch heute noch Sinn, denn es gibt Dinge, die lassen sich am besten persönlich besprechen. Zu folgenden Zwecken vereinbaren Unternehmen häufig Kundentermine:

  • Verkaufsgespräche/Außendienst: Manche Leads überzeugst du am besten im persönlichen Gespräch vom individuellen Mehrwert deiner Produkte. Dieses bietet Zeit und Raum für Produktdemonstrationen und Rückfragen.
  • Einladungen zu Events: Wenn du ein Event planst und Kund:innen dazu einladen willst – zum Beispiel als Guest Speaker – eignet sich auch dafür häufig das persönliche Gespräch. In diesem kannst du Details meist besser schildern als beispielsweise in einer E-Mail.
  • Pflege von Kundenbeziehungen: Auch zur Pflege der Kundenbeziehungen kann ein Kundentermin beitragen. In diesem Rahmen könntest du deine Stammkund:innen zum Beispiel nach deren Bedürfnissen oder Verbesserungsvorschlägen fragen.


Kundentermine müssen übrigens nicht immer in Person stattfinden. In vielen Unternehmen hat sich mittlerweile auch das Videotelefonat bewährt.

3 Wege, einen Kundentermin zu vereinbaren 

Du hast eine Reihe an Leads, die sich für deine Produkte oder Dienstleistungen interessieren und willst mit ihnen nun Kundentermine vereinbaren? Dann solltest du zunächst einen geeigneten Kanal zur Terminvereinbarung wählen. Wir stellen dir 3 der beliebtesten Kanäle für die Kundenkommunikation vor.

Telefon

Die telefonische Terminvereinbarung hat den Vorteil, dass du deinem Gegenüber ausführlich erklären kannst, warum du einen Kundentermin vereinbaren möchtest und wie genau dieser ablaufen würde. Sollte dein Lead kein Interesse haben, kannst du am Telefon versuchen, ihn vom Gegenteil zu überzeugen. Sei jedoch vorsichtig, dass du nicht zu aufdringlich wirkst.

Außerdem kannst du Leads und Kund:innen am Telefon gleich mehrere Terminvorschläge unterbreiten und direkt einen davon festhalten bzw. gemeinsam nach einer Alternative suchen. Einen Nachteil hat die Terminvereinbarung am Telefon jedoch auch: Wenn du Leads und Kund:innen ohne Voranmeldung anrufst, kann das durchaus als aufdringlich empfunden werden. Andersherum kann es passieren, dass Interessent:innen ein Unternehmen telefonisch nicht erreichen und die Terminbuchung deshalb einfach aufgeben.

E-Mail

Eine weitere Methode zum Vereinbaren von Kundenterminen ist der Versand von E-Mails. Damit sind du und dein Gegenüber zeitlich ungebundener als bei einem Telefonat, denn jede:r kann dann antworten, wann es ihm oder ihr passt. 

Darin liegt allerdings auch die Schwäche der E-Mail-Kommunikation: Unter Umständen musst du mehrere Tage auf Feedback warten und viele Mails hin und her schreiben, bevor du dich auf einen Termin einigen kannst. Außerdem kann es leichter zu Missverständnissen kommen, denn in einer E-Mail kannst du dein Anliegen in der Regel nicht so detailliert beschreiben wie am Telefon.

Wenn du dich dafür entschieden hast, einen Terminvorschlag per E-Mail zu senden, hilft dir dieser Artikel beim Terminvorschlag formulieren.

Terminbuchungs-Tool

Ein recht neuer Kanal zur Terminvereinbarung ist ein Online Terminplaner. In diesem kannst du Verfügbarkeiten hinterlegen und Interessent:innen können sich einen geeigneten Termin aussuchen beziehungsweise diesen bei Bedarf jederzeit absagen oder verschieben

Die Buchung über ein solches Tool ist schnell, unkompliziert und oft unverbindlich. Für Interessent:innen ist deshalb die Hemmschwelle, einen Termin mit einem Unternehmen auszumachen, geringer als bei anderen Kanälen. Für Unternehmen selbst hat ein Terminbuchungs-Tool den Vorteil, dass niemand mehr manuell Kalender nach freien Terminen durchforsten muss und Doppelbuchungen vermieden werden.

Übrigens: Auch mit Brevo kannst du online Termine buchen.

In 5 Schritten zum gelungenen Kundentermin

So viel zu den möglichen Kanälen, über die du Kundentermine vereinbaren kannst. Mindestens genauso wichtig wie die Wahl des richtigen Kanals sind jedoch folgende 5 Dinge:

1. Zieldefinition 

Wie du gesehen hast, gibt es viele Anlässe für einen Kundentermin. Damit letzterer ein voller Erfolg wird, ist es deshalb essenziell, dass du dir dessen Zweck deutlich machst und genaue Ziele definierst. Möchtest du, dass ein neuer Lead im Anschluss an das Gespräch eines deiner Produkte kauft? Oder willst du einem Stammkunden erst einmal nur eine Produktneuerung vorführen? 

Wenn du Sinn, Zweck und erwünschte Resultate bereits vor einem Kundentermin festhältst, hilft dir das, dein Gespräch später besser zu strukturieren und nicht den Faden zu verlieren.

2. Vereinbarung des Kundentermins

Anschließend geht es an die tatsächliche Terminvereinbarung. Hier ist es wichtig, so unaufdringlich wie möglich zu sein. Versuche nicht schon in der Einladung, Interessent:innen etwas zu verkaufen, sondern heb dir das für das tatsächliche Meeting auf. Außerdem solltest du deinem Gegenüber die Möglichkeit geben, zwischen verschiedenen Terminen zu wählen oder selbst einen Terminvorschlag zu machen.

Sobald ein Termin vereinbart wurde, solltest du deinen Kund:innen diesen offiziell bestätigen. Das geht zum Beispiel mit einer Bestätigungs-E-Mail. Damit der Termin am vereinbarten Datum auch tatsächlich zustande kommt, empfiehlt sich außerdem der Versand einer Terminerinnerung einige Tage vor dem Treffen.

3. Vorbereitung

Bei einem Kundentermin ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete – denn sie kann darüber entscheiden, ob das Treffen für dich zum Erfolg wird oder nicht. Dazu gehört eine gründliche Recherche zu deinen Leads oder Kund:innen. Besonders hilfreich ist dafür ein CRM-System, in dem Kundendaten wie beispielsweise zuletzt gekaufte Produkte, Interessen, Interaktionen mit dem Kundenservice und mehr gebündelt werden.

Wenn du weißt, welche Pain Points eine Person hat, wofür sie sich interessiert und was ihr wichtig ist, kannst du dein Gespräch passgenau auf sie zuschneiden. Wenn du zum Beispiel ein Verkaufsgespräch führst, kannst du anhand dieser Informationen gut den individuellen Mehrwert herausstellen, den ein Produkt oder eine Dienstleistung für einen bestimmten Lead hat.

Im B2B-Bereich solltest du natürlich auch wissen, bei welchen Unternehmen und in welchen Positionen Leads und Kund:innen arbeiten.

Tipp: Ein gut gepflegtes CRM, das stets aktuell gehalten wird, kann deiner Vertriebsabteilung viel Arbeit abnehmen! Hier kannst du nachlesen, wie du ein CRM erfolgreich nutzt.

4. Kundengespräch

Sind alle Vorbereitungen getroffen, geht es an den eigentlichen Kundentermin. Auch hier gilt: Gestalte das Meeting bereits ab dem Gesprächseinstieg so persönlich wie möglich und gehe auf deinen Gegenüber ein. Behalte außerdem die Zeit und dein zu Beginn gesetztes Ziel im Hinterkopf.

Natürlich solltest du auch persönlich gut auf den Termin vorbereitet sein. Vergiss zum Beispiel deine Visitenkarte nicht!

5. Nachbearbeitung

Du hast deinen Kundentermin erfolgreich über die Bühne gebracht? Glückwunsch! Damit sich deine Arbeit auszahlt, solltest du jedoch nicht vergessen, das Treffen nachzubereiten. Das heißt vor allem: Aktualisiere die Daten in deinem CRM. Ist ein warmer Lead dank des Kundengesprächs zu einem heißen Lead geworden? Oder hat dir eine Kundin erzählt, dass sich ihre Bedürfnisse und Interessen geändert haben? All diese Informationen solltest du unbedingt in deine CRM Software übertragen, damit dein Vertriebsteam die nächsten Schritte planen kann.

Ebenfalls wichtig: Soll es einen Follow-up-Termin geben? Wenn ja, wer ist dafür zuständig? Auch das solltest du in deinem CRM vermerken. Vergiss außerdem nicht, deinen Leads und Kund:innen entsprechende neue Terminvorschläge zu machen.

Lies auch, mit welchen CRM-Maßnahmen du die Beziehung zu deiner Kundschaft nachhaltig stärken kannst.

Fazit: Erfolgreich Termine mit Kund:innen vereinbaren

Kundentermine zu vereinbaren ist kinderleicht – vor allem, wenn du dafür ein entsprechendes Tool nutzt. Die Hauptarbeit liegt in der Vor- und Nachbereitung sowie dem eigentlichen Gespräch. 

Auch diese To-dos sind am einfachsten zu stemmen, wenn du dir technische Unterstützung holst: Mit einem professionellen CRM-System kannst du Kundendaten ganz einfach verwalten und in Echtzeit aktualisieren, sodass alle Stakeholder jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind. So bleibt dir – beispielsweise im Vergleich zur Nutzung von Excel-Listen – viel manuelle Arbeit erspart und du kannst dich ganz darauf konzentrieren, was wirklich zählt: Deine Kundentermine.

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