ISDN war gestern – heute telefoniert man per VoIP, also über das Internet. Auf regionale oder internationale Rufnummern musst du dabei trotzdem nicht verzichten: Möglich machen es virtuelle Telefonnummern.
Welche Vorteile solche Nummern haben, welche Arten von Online-Telefonnummern du kennen solltest und wie du ganz einfach an eine virtuelle Nummer kommst, erklären wir in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Mit einer virtuellen Telefonnummer, auch Online-Telefonnummer genannt, telefonierst du über das Internet. Das funktioniert mittels VoIP (Voice over Internet Protocol), einer Technologie, die Sprache in digitale Daten umwandelt und anschließend über das Internet transportiert. Eine virtuelle Rufnummer kannst du über einen VoIP-Anbieter wie zum Beispiel Brevo beziehen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonnummern sind virtuelle Rufnummern nicht an eine physische Telefonleitung gebunden, sondern werden auf einem Server hinterlegt und einer IP-Adresse zugeordnet. Diese kann jederzeit abgerufen werden – egal, wo du dich gerade befindest. Dadurch bist du nicht ortsgebunden. Außerdem brauchst du für die VoIP-Telefonie kein klassisches Telefon mehr; ein Computer oder ein Mobilgerät mit Internetverbindung sowie eine Cloud-Telefonanlage reichen aus.
All diese Punkte machen Online-Telefonnummern nicht nur für den Privatgebrauch attraktiv, sondern vor allem auch für Unternehmen. Dort wird VoIP häufig im Sales-Bereich, im Kundenservice und für Meetings eingesetzt. Wie Unternehmen konkret von einer virtuellen Telefonnummer profitieren können, schauen wir uns gleich an.
Wusstest du schon? Herkömmliche ISDN-Anschlüsse sind seit 2022 abgeschafft. Damit ist VoIP nun der einzige Telefonstandard in Deutschland. Unternehmen, die noch eine alte Telefonanlage besitzen, können diese entweder umrüsten lassen oder gleich auf eine Cloud-Telefonanlage umsteigen.
Virtuelle Telefonnummer auf dem Handy nutzen: So geht’s
Viele Unternehmen möchten auch von unterwegs aus über ihre virtuelle Festnetznummer erreichbar sein. Du auch? Dann hast du zwei Möglichkeiten. Zum einen kannst du deine Mobilfunknummer mit deiner virtuellen Telefonnummer verknüpfen, sodass eingehende Anrufe automatisch auf dein Handy weitergeleitet werden. Zum anderen kannst du dein Smartphone direkt mit der Cloud-Telefonanlage eines VoIP-Anbieters verbinden, indem du eine entsprechende App installierst. Dadurch wird dein Handy im Handumdrehen zu einem Softphone.
Wenn du möchtest, kannst du statt deinem Handy auch ein IP-Telefon nutzen. Dieses sieht aus wie ein herkömmliches Festnetztelefon, aber du kannst damit über das Internet telefonieren.
Mehr zum Thema VoIP-Telefonie erfährst du hier.
4 Arten von virtuellen Telefonnummern, die du kennen solltest
Klassische Rufnummern werden zu verschiedenen Zwecken eingesetzt – das gleiche gilt für virtuelle Telefonnummern. Deshalb hast du auch hier die Wahl zwischen 4 verschiedenen Arten von Nummern:
Festnetznummern
Festnetznummern bestehen aus einer Rufnummer sowie einer ortsabhängigen Vorwahl. Eine regionale Vorwahl schafft Vertrauen bei deinen Kund:innen in der entsprechenden Region und hilft dir dabei, auch als großes Unternehmen mit mehreren Standorten nahbar zu wirken.
Hinweis: In Deutschland kannst du nur Vorwahlen für Regionen bestellen, in denen entweder du, dein Unternehmen oder einer deiner Mitarbeitenden gemeldet sind. Eine entsprechende Verifizierung ist von der Bundesnetzagentur vorgeschrieben.
Internationale Nummern
Mit einer internationalen Telefonnummer kannst du deine Kund:innen von jeder beliebigen internationalen Vorwahl aus anrufen. Wenn dein Team beispielsweise in Deutschland sitzt und Kund:innen in den USA kontaktiert, kannst du festlegen, dass diese eine amerikanische Vorwahl angezeigt bekommen sollen. Andersherum werden Kund:innen automatisch an deinen Kundenservice in Deutschland weitergeleitet, sobald sie deine amerikanische Rufnummer wählen.
Auch das kann das Vertrauen erhöhen und dafür sorgen, dass mehr Kund:innen mit deinem Unternehmen in Kontakt treten, weil sie einer bekannten Vorwahl eher vertrauen als einer unbekannten. Denn wenn du mit einer „fremden“ Vorwahl anruft, kann es passieren, dass viele den Hörer aus Angst vor hohen Auslandsgebühren gar nicht erst abnehmen.
Gebührenfreie Nummern
Gerade im Kundenservice sind Telefonnummern, die für die Anrufenden gebührenfrei sind, unabdingbar. In Deutschland sind kostenlose Telefonnummern auch als 0800 Nummern bekannt. Ruft ein Kunde oder eine Kundin eine 0800 Nummer an, dann übernimmt der Inhaber der Rufnummer die Anrufgebühren.
Vanity-Nummern
Vanity-Nummern sind vielen auch als Buchstabenwahl bekannt. Dabei handelt es sich um benutzerdefinierte Telefonnummern, die aus einer numerischen Vorwahl sowie einzelnen Buchstaben bestehen, also zum Beispiel 0800 – COMPANY. Der Sinn dahinter: Vanity-Nummern lassen sich in der Regel leichter einprägen als Zahlenfolgen.
5 Vorteile von virtuellen Telefonnummern
Du überlegst, dir eine virtuelle Rufnummer für dein Unternehmen zuzulegen? Wir zeigen dir, wie du konkret von einer Online-Telefonnummer profitieren kannst.
1. Standortunabhängigkeit
Wie du gesehen hast, kannst du dir bei vielen VoIP-Anbietern aussuchen, ob du eine regionale Ortsvorwahl oder gar eine internationale Nummer haben möchtest. Du kannst deine Nummer also jederzeit und von überall aus abrufen – auch im Ausland.
Dadurch bist du vor allem eins: ortsunabhängig. So kannst du neue Märkte erschließen und mit Kund:innen auf der ganzen Welt telefonieren, ohne dort einen Firmensitz haben zu müssen. Ein weiterer Vorteil: Wenn deine Mitarbeiter:innen im Home Office arbeiten, können sie Anrufe über deine offizielle, virtuelle Telefonnummer tätigen. Es ist also völlig egal, wo sich deine Teammitglieder gerade aufhalten.
2. Kostenersparnis
Kaum zu glauben, aber wahr: Eine virtuelle Telefonnummer erhältst du bei einigen Anbietern völlig kostenlos – zum Beispiel bei Brevo. Und auch das Telefonieren übers Internet ist relativ günstig – insbesondere internationale Anrufe. Wenn du zum Beispiel mit deinem Smartphone über VoIP telefonierst, fallen hierbei keine teuren Roaming-Gebühren an – im Gegensatz zur herkömmlichen Telefonie. Viele VoIP-Anbieter bieten dir dafür kostengünstige Flatrates an.
Dazu kommt, dass du für die VoIP-Telefonie lediglich eine stabile Internetverbindung, ein internetfähiges Gerät sowie einen VoIP-Anbieter benötigst. Die Anschaffungs- und Wartungskosten für eine herkömmliche Telefonanlage kannst du dir also sparen.
3. Flexibilität
Mit einer virtuellen Telefonnummer bist du sehr flexibel. Selbst wenn deine Mitarbeiter:innen im Home Office arbeiten oder du auf Reisen bist: Auf deine Online-Telefonnummer kannst du von jedem beliebigen Standort und Endgerät aus zugreifen.
Auch die Einrichtung und Verwaltung einer virtuellen Rufnummer ist denkbar einfach: Neue Mitarbeiter:innen können ihre Geräte einfach mit deiner Cloud-Telefonanlage verknüpfen und praktisch sofort darüber telefonieren. Auch ein Umzug in ein neues Büro ist somit kein Problem. Eine herkömmliche Telefonanlage müsstest du erst einmal ab- und dann wieder aufbauen; ein Cloud-Telefonsystem kannst du hingegen nahtlos weiter nutzen.
Besonders für kleinere Unternehmen, die sich noch im Wachstum befinden, ist dieser hohe Grad an Flexibilität von Vorteil.
4. Zusatzfunktionen
Bei den meisten VoIP-Anbietern bekommst du nicht nur eine Online-Telefonnummer, sondern auf Wunsch auch viele nützliche Zusatzfunktionen, mit denen du das Beste aus der VoIP-Telefonie herausholen kannst. Dazu zählen Features wie die Weiterleitung von Anrufen, das Einrichten einer Mailbox, die Aufzeichnung von Gesprächen oder das Hinterlegen von Willkommensnachrichten.
5. Integrationen
Virtuelle Telefonnummern werden besonders häufig im Kundenservice und in Callcentern eingesetzt. Ein Grund dafür ist die einfache Integration mit anderen Tools wie einer Helpdesk Software oder einem CRM-System. Dadurch ist es dir zum Beispiel möglich, Telefongespräche mit bereits vorhandenen Kundenprofilen zu verknüpfen oder nach jedem Anruf automatisch Umfragen zu verschicken. All das hilft dir dabei, deine Kund:innen besser zu verstehen und in Zukunft noch besser auf sie einzugehen.
Eine Online-Telefonnummer in Deutschland erhalten: So geht’s
Eine virtuelle Telefonnummer bringt Unternehmen jede Menge Vorteile und ist bei vielen VoIP-Anbietern kostenlos erhältlich. Wie du vorgehen musst, um in Deutschland an eine Online-Telefonnummer zu kommen, erklären wir dir jetzt.
Hinweis: Bevor du diesen Schritten folgst, solltest du sicherstellen, dass du die Grundvoraussetzung für eine einwandfreie VoIP-Telefonie erfüllst und über eine stabile Internetverbindung verfügst.
Schritt 1: Registriere dich bei einem VoIP-Anbieter
Um eine Online-Telefonnummer zu bekommen, benötigst du zunächst einmal eine Cloud-Telefonanlage. Diese kannst du über diverse VoIP-Anbieter beziehen. Bei der Wahl eines passenden Anbieters solltest du neben dem Preis auch auf den Funktionsumfang achten. Ist es zum Beispiel möglich, Gespräche automatisch transkribieren zu lassen oder Abwesenheitsnachrichten zu konfigurieren? Gerade für den Einsatz im Kundenservice sind solche Funktionen äußerst nützlich.
Schritt 2: Richte deinen Account ein
Wenn du dich für einen Anbieter und einen Tarif entschieden hast, richtest du als nächstes dein Nutzerprofil ein und verknüpfst deine Geräte mit der Cloud-Telefonanlage, zum Beispiel, indem du dir die App deines VoIP-Anbieters auf dein Handy herunterlädst.
Schritt 3: Erstelle eine virtuelle Rufnummer
Nun geht es ans Eingemachte: Erstelle deine virtuelle Telefonnummer oder importiere eine bereits vorhandene Nummer in das System. In diesem Schritt legst du außerdem fest, welche Arten von Nummern du nutzen möchtest, zum Beispiel Festnetz- oder internationale Nummern.
Schritt 4: Erkunde die Zusatzfunktionen
Das Erstellen einer Online-Telefonnummer ist nur der Anfang. Wenn du auf Dauer Kundenbeziehungen per Telefon aufbauen willst, solltest du dir anschauen, welche Funktionen dein VoIP-Anbieter noch zu bieten hat: Voicemail, Anrufaufzeichnungen oder elektronische Sprachmenüs (IVR) können dir dabei helfen, effizienter zu arbeiten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Fazit: Eine Online-Telefonnummer lohnt sich
Mit einer virtuellen Telefonnummer telefonierst du bequem übers Internet. Für Unternehmen ist das preiswerter und flexibler als die herkömmliche ISDN-Telefonie, die ohnehin bereits im Jahr 2022 abgeschafft wurde.
Wenn du mit einer Online-Telefonnummer telefonieren willst, brauchst du dafür nichts weiter als eine stabile Internetverbindung, ein internetfähiges Gerät und eine Cloud-Telefonanlage, die dir ein VoIP-Anbieter zur Verfügung stellt. Und das Beste: Meist sind virtuelle Rufnummern völlig kostenlos – es fallen lediglich Kosten für deine Gespräche an. Für einen Aufpreis bekommst du bei vielen VoIP-Anbieter außerdem nützliche Zusatzfunktionen, die das Telefonieren noch einfacher und effizienter machen.
Also, worauf wartest du noch? Erstelle dir jetzt einen kostenlosen Brevo Account und tritt per virtueller Telefonnummer mit deinen Kund:innen in Kontakt.
FAQs
Bei Nutzung einer virtuellen Telefonnummer telefonierst du über das Internet und nicht, wie früher, über ein Telefonnetz. Möglich macht das die sogenannte VoIP (Voice over IP) Technologie. Hierbei werden Sprachinformationen in digitale Daten umgewandelt und über das Internet übertragen.
Um an eine virtuelle Telefonnummer zu kommen, benötigst du einen VoIP-Anbieter. Nach der Registrierung kannst du dir entweder eine neue virtuelle Telefonnummer erstellen oder eine bereits vorhandene Nummer importieren. Du hast außerdem die Wahl zwischen verschiedenen Arten von Nummern, darunter internationale und gebührenfreie Online-Rufnummern.
Bei vielen Anbietern erhältst du virtuelle Telefonnummern kostenlos. Oft zahlst du lediglich einen gewissen Centbetrag pro Gespräch, und dann auch nur für ausgehende Anrufe – oder du entscheidest dich für eine Flatrate. Wenn du willst, kannst du bei vielen Anbietern auch Zusatzfunktionen nutzen, z.B. Anrufweiterleitungen oder elektronische Sprachmenüs. Diese sind häufig kostenpflichtig.
Ja, die meisten VoIP-Anbieter bieten eine sogenannte Rufnummernportierung an, mit der du bestehende Nummern einfach importieren kannst.
