April 23, 2024

KI Mail schreiben: Optimiere deine E-Mails mit smarten Tools

Lesedauer etwa 12 min
Ein Mann sitzt am PC und verfasst eine KI Mail.

Künstliche Intelligenz (KI) ist aus der Geschäftswelt kaum noch wegzudenken. Die Arbeit mit KI ermöglicht eine schnelle Datenanalyse, wodurch wiederum Arbeitsprozesse optimiert werden können. Doch auch in der Kundenkommunikation werden KI-Tools immer beliebter.

In diesem Artikel zeigen wir, wie du die KI Mail effektiv für dein Unternehmen nutzen kannst.

KI Mail: Vor- und Nachteile der automatisierten Kommunikation

Die Einführung von KI-gesteuerter E-Mail-Kommunikation, insbesondere im Bereich des E-Mail-Verkehrs, bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Doch wie jede Technologie bringt auch die künstliche Intelligenz ihre eigenen Hindernisse mit sich. Wir stellen dir im folgenden verschiedene Aspekte für die Nutzung von KI vor.

Darum lohnt sich die Arbeit mit KI-Tools

In der heutigen Arbeitswelt spielt Effizienz eine entscheidende Rolle, weswegen sich der Einsatz von KI E-Mails für das Schreiben von E-Mails im geschäftlichen Kontext anbietet. Wir zeigen dir an 7 Vorteilen, weswegen du auf die Nutzung von KI Mails nicht verzichten solltest:

  1. Zeitersparnis: KI automatisiert das Sortieren und Beantworten von E-Mails sowie das Absenden von Follow-up Mails. Die Mitarbeiter:innen gewinnen so mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
  2. KI Mail schreiben: Marketer können mithilfe von KI-Tools überzeugende E-Mail-Texte erstellen. Das reicht von der Betreffzeile bis zum Call to Action (CTA). Auf Personalisierung muss dabei nicht verzichtet werden.
  3. Fehlerminimierung: Rechtschreibung und Grammatik sind in einer KI Mail gesichert oder können zumindest schneller korrigiert werden, um eine professionelle Kommunikation zu ermöglichen.
  4. Bessere Kundenbetreuung: KI bearbeitet Anfragen sofort, verbessert Reaktionszeiten und unterstützt Kund:innen außerhalb der Bürozeiten – mehr Kundenservice ohne zusätzliche Personalkosten.
  5. Coupon-Marketing: KI-gestütztes Coupon-Marketing in KI E-Mails maximiert Engagement, Konversionen und ROI durch Personalisierung und optimierten Versand.
  6. Datenanalyse und Insights: Kommunikationsmuster, Kundenverhalten und -präferenzen können mithilfe von KI-Tools analysiert, besser verstanden und vorhergesagt werden. Das hilft auch Marketern bei der Optimierung ihrer KI E-Mail-Kampagnen.
  7. A/B-Tests: KI-gesteuerte A/B-Tests im E-Mail-Marketing verbessern Kampagnenleistungen durch die Identifizierung optimaler E-Mail-Elemente.

Du interessierst dich für künstliche Intelligenz im Marketing? In unserem Artikel geben wir dir weitere Anregungen!

Auch KI hat ihre Grenzen: 7 Herausforderungen, auf die du achten solltest

Trotz vieler Vorteile bringt der Einsatz von KI-Technologie in der Kundenkommunikation auch Herausforderungen und Risiken mit sich. Mit unserer kritische Betrachtung wollen wir dich für einen verantwortungsvollen Umgang mit dieser Technologie sensibilisieren.

  1. Unpersönlicher Ton: Eine KI Mail erreicht nicht immer die emotionale Tiefe eines menschlichen Schreibenden, was bei sensiblen Themen problematisch sein kann.
  2. Datenschutz und Sicherheit: Der Einsatz von KI birgt Risiken hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit. Umso wichtiger ist, dass Systeme den Datenschutzrichtlinien entsprechen und sicher sind.
  3. Kulturelle und emotionale Sensibilität: KI kann kulturelle und emotionale Nuancen missverstehen, was Kommunikationsmissverständnisse verursachen kann.
  4. Menschliche Überprüfung: Selbst fortschrittlichste KI-Systeme benötigen menschliche Überprüfung, um Genauigkeit und Angemessenheit sicherzustellen.
  5. Hohe Anfangsinvestitionen: Die Einführung von KI kann durch den Bedarf an spezialisierter Software und Expertise hohe Kosten verursachen.
  6. Wartung und Updates: Regelmäßige Wartung und Updates sind notwendig, um KI-Systeme effektiv und sicher zu halten.
  7. Abhängigkeit von Technologie: Übermäßige Abhängigkeit von KI kann bei technischen Störungen zu Problemen führen. Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, schnell zu reagieren.

Neben ChatGPT: 8 KI-Assistenten im Überblick

Nachdem wir dir die Möglichkeiten und Herausforderungen des Einsatzes von KI Mails in der Kundenkommunikation gezeigt haben, werfen wir einen Blick auf 8 KI-Mail-Assistenten, die es auf dem Markt gibt. Neben ChatGPT von OpenAI gibt es zahlreiche Tools, die eine Reihe von spezialisierten Funktionen für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen bieten: Von der Verbesserung der Kundeninteraktionen bis hin zur Automatisierung von administrativen Aufgaben.

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Mailbutler: Effizientes E-Mail-Management

Mailbutler ist ein intelligenter E-Mail-Assistent für das Verfassen, Beantworten und Zusammenfassen von E-Mails. Der KI-Assistent erstellt aus einfachen Stichworten umfassende E-Mails, identifiziert Aufgaben und extrahiert Kontaktinformationen aus vorherigen Nachrichten. Zusätzlich optimiert Mailbutler die Rechtschreibung und Grammatik deiner KI E-Mails. Kompatibel mit Outlook, Gmail und Apple Mail, bietet Mailbutler auch Funktionen wie E-Mail Tracking, Terminplanung für E-Mails, personalisierte Signaturen und Erinnerungen, um das E-Mail-Management zu verbessern.

Günstigstes Abo: 4,70 Euro (brutto) pro Nutzer:in pro Monat

SmartWriter: Professionelle Kommunikation leicht gemacht

SmartWriter ist ein fortschrittlicher KI-Assistent, der Grammatik- und Rechtschreibfehler korrigiert und Empfehlungen zu Tonfall, Schreibstil, Lesbarkeit und Zeichensetzung gibt. Diese Fähigkeit, präzise Korrekturen vorzuschlagen, macht SmartWriter zu einem wertvollen Tool für eine professionelle KI E-Mail. SmartWriter unterstützt ebenfalls beim Automatisieren täglicher Aufgaben und bietet Erinnerungen für To-do-Listen, ähnlich wie Mailbutler.

Günstigstes Abo: 49 Dollar (46,11 Euro) pro Monat im Basic Plan

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TextCortex: Vereinfachte digitale Content-Erstellung

TextCortex ist ein KI-basiertes Tool, das die Erstellung von E-Mails und anderer KI-Inhalte durch eine umfangreiche Palette von benutzerdefinierten Tools erleichtert. Verfügbar als Webanwendung und Chrome Add-on, unterstützt es über 25 Sprachen und integriert sich in mehr als 4.000 Web-Domains. TextCortex hilft dir, präzise Betreffzeilen zu erstellen, E-Mail-Antworten in Sekundenschnelle zu generieren, Inhalte treffend umzuformulieren und prägnante Zusammenfassungen zu erstellen. Mit dem Tool kannst du eine KI Mail kostenlos schreiben.

Günstigstes Abo: 0 Euro im Monat für 20 tägliche Kreationen

Benchmark: Maximiere dein E-Mail-Marketing mit KI

Mit Benchmark kannst du mithilfe vielfältiger E-Mail-Vorlagen eine ansprechende KI E-Mail schreiben lassen und deren optimale Versendungszeit bestimmen. Verschiedene automatisierte Tools geben dir die Möglichkeit, deine Abonnentenliste zu erweitern, deine Kampagnen effektiver und Workflows einfacher zu gestalten. Mit Benchmark kannst du ebenfalls eine KI Mail kostenlos schreiben.

Günstigstes Abo: 0 Euro im Monat für 500 Kontakte und 3.500 E-Mails

Flowrite: Dein schneller Weg zu professionellen Texten

Flowrite verwandelt kurze Notizen dank der Verwendung von KI in vollständig ausformulierte KI E-Mails, Berichte und andere Textarten. Dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche lohnt sich das Tool besonders, wenn viele Schreibaufgaben anfallen.

Günstigstes Abo: 4 Dollar (3,76 Euro) im Monat für 200 E-Mails im Jahr

Missive: Optimierung von Teamkommunikation und -management

Missive vereint E-Mail, Chat und Aufgabenverwaltung in einer App, um Teamkommunikation und Produktivität zu verbessern. Es ermöglicht simultanes Bearbeiten von E-Mails durch mehrere Teammitglieder und unterstützt geteilte Posteingänge sowie Aufgabenverwaltung direkt in der Plattform. Die Integration mit Tools wie Slack und Asana erleichtert die Synchronisation und Anpassung an unterschiedliche Arbeitsstile.

Günstigstes Abo: Startpaket für 14 Dollar (13,17 Euro) im Monat für maximal 5 Personen

SaneBox: Effizientes E-Mail Management mit KI

SaneBox optimiert dein E-Mail Management, indem es wichtige Nachrichten hervorhebt und den Posteingang organisiert. Nach der Einrichtung arbeitet es im Hintergrund, um unnötige E-Mails zu filtern und wichtige Inhalte in deinem Posteingang zu behalten. Dabei arbeitet das KI-Tool mit Funktionen wie automatischer Kategorisierung und SaneBlackHole für unerwünschte E-Mails.

Günstigstes Abo: für 7 Dollar (6,59 Euro) im Monat darf 1 E-Mail Account 2 Funktionen nutzen

GetResponse: KI-gesteuerte E-Mail-Erstellung

Der KI-Assistent von GetResponse generiert in weniger als einer Minute vollständige KI Mails und Betreffzeilen. Nutzer:innen können einfach Schlüsselwörter, Branchenangaben, und Design-Präferenzen eingeben und die KI liefert optimierte Inhalte, die sofort angepasst und versendet werden können. Weitere KI-Funktionen sind branchenspezifische Anpassungen und ein benutzerfreundlicher E-Mail Editor.

Günstigstes Abo: 13,10 Euro monatlich (jährliche Abrechnung) für verschiedene KI-Features

KI Mail schreiben kostenlos: So verfasst du eine ChatGPT Mail

Die Arbeit mit KI-Mails erspart viel Zeit, aber geht nicht selten mit Kosten einher. Wer sich an die Arbeit mit Künstlicher Intelligenz erstmal herantasten möchte, kann auf ChatGPT zurückgreifen. Um eine ChatGPT E-Mail schreiben zu können, sind effektive Prompts erforderlich. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du mithilfe von ChatGPT eine KI E-Mail schreiben lassen kannst. 

Das Wichtigste zuerst

Die Verwendung von KI in der E-Mail-Kommunikation erfordert die Einhaltung ethischer Standards, einschließlich Transparenz, Datenschutz, Genauigkeit, klare Verantwortlichkeiten und die Vermeidung von Diskriminierung.

Tipp 1: Sei klar und spezifisch 

Ein guter Prompt für den Chatbot sollte präzise und eindeutig sein. Vermeide Vagheit, da dies zu ungenauen oder irrelevanten Antworten führen kann. Gib so viele Details wie möglich an, um den Kontext und die Anforderungen zu klären.

Beispiel: Statt „Schreibe eine E-Mail an einen Kunden” sei präziser: „Schreibe eine E-Mail an einen Kunden, der nach dem Status seiner Bestellung fragt, die vor zwei Wochen aufgegeben wurde.”

Tipp 2: Definiere das Ziel der KI E-Mail

Sei klar in deiner Zielsetzung für die KI-gestützte E-Mail. Möchtest du informieren, um Rückmeldung bitten, zu einer Handlung anregen oder einfach nur einen Gruß senden? Dies hilft der KI, den richtigen Ton und Stil zu verwenden.

Beispiel: „Informiere den Kunden, dass seine Bestellung versendet wurde und in zwei Tagen ankommen wird.”

Tipp 3: Beschreibe die Zielgruppe

Wer empfängt die KI Mail? Die Kenntnis des Empfängers oder der Empfängerin ist eine wichtige Grundlage für die KI, den richtigen Ton zu treffen. Diese Angaben sind wichtig, um eine persönliche Note in die KI Mail einfließen zu lassen.

Beispiel: „Schreibe eine freundliche Erinnerungs-E-Mail an einen Stammkunden, dass die Mitgliedschaft nächste Woche erneuert wird.”

Tipp 4: Gib alle nötigen Informationen an 

Mach dir bewusst, welche Informationen in der KI E-Mail enthalten sein sollen. Genauigkeit und Vollständigkeit sind wichtige Aspekte für einen Textgenerator. Eventuell müssen spezifische Details oder genaue Beschreibungen im Nachhinein eingefügt werden. Stelle außerdem sicher, dass eventuell verwendete Links korrekt sind.

Beispiel: „Bitte formuliere eine E-Mail-Ankündigung für unsere neue KI-Software. Mit dieser können unsere Kund:innen anhand weniger Stichwörter eine Betreffzeile für ihre E-Mail-Kampagnen automatisch generieren. Die Software können sie auch in unserem kostenlosen Abo nutzen.”

Tipp 5: Achte auf Ton und Stil

Gibt es spezielle Anforderungen an den Ton oder Stil für die ChatGPT E-Mail? Soll es formal oder informell sein? Soll ChatGPT die E-Mail mehr personalisieren oder Gendersprache nutzen? Auch das kannst du explizit erwähnen.

Beispiel: „Verfasse die E-Mail in einem professionellen, aber zugänglichen Ton, da es sich um eine formelle Ankündigung an alle Mitarbeiter:innen handelt. Bitte nutze eine gegenderte Sprache”

Tipp 6: Vergiss den Call to Action nicht 

Wenn deine E-Mail eine Handlung von den Empfänger:innen erfordert, spezifiziere dies deutlich.

Beispiel: „Bitte die Kund:innen am Ende der E-Mail, die Lieferbestätigung zu überprüfen und bei Unstimmigkeiten Kontakt aufzunehmen.”

Tipp 7: Arbeite Feedback ein 

Bereite dich darauf vor, den ersten Entwurf der KI Mail möglicherweise zu überarbeiten, da sich eventuell Fehler eingeschlichen haben. Nutze Feedback und Vorschläge von Kund:innen, um den Prompt anzupassen und und eine verbesserte ChatGPT E-Mail schreiben zu lassen. Übrigens kannst du auch immer die KI fragen, ob deine Prompts verständlich sind und wie du einen Text optimieren kannst.

Durch das Einbeziehen dieser Elemente in deinen Prompt stellst du sicher, dass ChatGPT alle notwendigen Informationen hat, um eine relevante, präzise und effektive KI Mail zu erstellen. Mit präzisen Anweisungen kann die KI in Zukunft spezifischere und nützlichere Antworten liefern, die den Bedürfnissen deiner Kommunikation entsprechen.

KI E-Mail mit Brevo: So nutzt du den kostenlosen KI-Assistenten

Ja, auch Brevo bietet einen KI-Assistenten an, mit dem du eine überzeugende KI E-Mail schreiben lassen kannst. Der Vorteil: Du kannst auf dieser einen Plattform deine E-Mail-Kampagne erstellen, versenden und später die Performance analysieren. Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie du den kostenlosen E-Mail Generator für das Schreiben von KI Mails nutzt. Übrigens: Über Brevo kannst du ebenso ganz einfach deinen Newsletter versenden – auch dabei hilft dir unser KI-Assistent!

Schritt 1: Um den KI-Assistenten zu nutzen musst du dich zuallererst in unsere CRM-Suite einloggen. Klicke danach unter dem Reiter „Kampagnen“ auf die Fläche „E-Mail” und danach auf „Eine E-Mail-Kampagne erstellen”. 

Schritt 2: Unter dem 4. Punkt „Gestaltung” kannst du dir ein Design-Grundgerüst aussuchen und anklicken. In der linken Seitenliste wählst du anschließend „AI” aus. Nun hast du die Wahl zwischen „Absatz generieren”, „ Titel generieren” und „Schaltfläche generieren”. 

Brevo bietet dir ebenfalls einen KI-Assistenten an.
Mit unsere KI-Assistenten kannst du einen Titel, Absatz und eine Schaltfläche erstellen.

Schritt 3: Beginnen wir mit dem Titel. Formuliere in wenigen Worten, wovon deine E-Mail handeln soll. Anschließend kannst du deine Erklärung über den Button „Generieren” absenden und der KI-Assistent schlägt dir einen entsprechenden Titel vor. Für Absatz und Schaltfläche gehst du genau so vor.

Mit dem KI-Assistenten von Brevo kannst du eine KI-Mail schreiben.
Unseren KI-Assistenten kannst du direkt für die Erstellung deiner E-Mail-Kampagne nutzen.

Schritt 4: Du bist mit dem Vorschlag des KI-Assistenten nicht zufrieden? Dann kannst mit einem Klick Änderungen vornehmen, etwa um den Inhalt zu kürzen, den Ton zu ändern oder den Text umzuformulieren. 

Die Vorschläge des KI-Assistenten für die KI Mail kannst du in wenigen Klicks ändern.
Nicht zufrieden mit dem KI-Vorschlag? Kein Problem! Dann kannst du deine Wünsche in wenigen Klicks mitteilen.

Schritt 5: Sobald der Text deinen Vorstellungen entspricht, kannst du ihn per Drag-and-Drop in das Design der Mail einfügen. 

Schritt 6: Steht dein E-Mail-Text, geht es an die Betreffzeile deiner E-Mail-Kampagne. Diese kannst du ebenfalls mit unserem Brevo-KI-Assistenten erstellen. Klicke dafür einfach auf das Feld „Betreff”, beschreibe kurz den Inhalt deiner E-Mail – et voilà! – dir wird ein passender Betreff vorgeschlagen.

Unser KI-Assistent unterstützt auch bei der Betreffzeile in der KI Mail.
Unkreativ beim Betreff? Dann lass auch das ganz einfach von unserem KI-Assistenten erledigen!

Du bist neugierig auf die KI-Funktionen bei Brevo? In unserem separaten Artikel erklären wir dir all unsere Funktionen näher.

Starte durch mit deiner KI Mail!

Du siehst, die Unterstützung von künstlicher Intelligenz für E-Mail Inhalte kann dein Arbeitsleben einfacher und deine Kundenbeziehungen besser machen. Es gibt einige Herausforderungen, aber die positiven Zwecke überwiegen definitiv.

Wenn du neugierig bist, wie KI Mails deine E-Mail-Marketing-Kampagnen auf das nächste Level bringen, solltest du unsere Brevo KI-Software ausprobieren. Warum also nicht heute gleich damit starten?

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