November 24, 2023

E-Mail-Vorlagen erstellen: So geht’s (inkl. Templates)

Lesezeit ungefähr 16 min
email vorlagen

E-Mail-Vorlagen helfen dir dabei, ansprechende Mailings zu gestalten, die auch wirklich gelesen werden. Wichtig ist hierbei die Qualität der Vorlage, denn nur klar strukturierte Inhalte und ein ansprechendes E-Mail Design sorgen für gute Öffnungsraten und motivieren zur Interaktion.

Lerne in diesem Beitrag acht Vorlagen und fünf sofort einsetzbare Templates kennen und hebe deine E-Mail-Kommunikation mit wertvollen Profi-Tipps auf das nächste Level.

Was ist eine E-Mail-Vorlage?

Eine E-Mail-Vorlage ist eine vorgefertigte Struktur für E-Mail-Nachrichten. Sie enthält vordefinierte Abschnitte wie Kopfzeile, Text und Signatur, die an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Oft sind neben Textblöcken auch gestalterische Elemente in der Vorlage hinterlegt. E-Mail-Vorlagen vereinfachen den Versand standardisierter Benachrichtigungen und sorgen dafür, dass du beim Schreiben deiner Mails nicht bei Null anfangen musst.

8 E-Mail-Vorlagen für verschiedene Anlässe

Wirkungsvolle E-Mails sind entscheidend für deine geschäftliche Kommunikation. Die Auswahl der richtigen Worte und die passende Struktur sind wichtig, um verschiedenen Anlässen gerecht zu werden. Wir präsentieren dir acht vielseitige Mustervorlagen, die du in unterschiedlichen Situationen einsetzen kannst.

Kaltakquise

Betreff: Interessante Möglichkeiten zur Zusammenarbeit

Hallo [Name],

ich bin [dein Name] von [dein Unternehmen] und sehe viel Potenzial für eine Zusammenarbeit.

Beim Durchsehen potenzieller Kooperationspartner bin ich auf dein Unternehmen gestoßen und war beeindruckt von [einem bestimmten Aspekt]. Mit meiner Erfahrung im Bereich [deine Branche oder Fachgebiet] konnte ich bereits [Erfolge oder positive Aspekte deines Unternehmens] erzielen. Da wir ähnliche Interessen und Ziele zu haben scheinen, wäre es interessant, unsere gemeinsamen Möglichkeiten zu prüfen. 

Ich würde mich über die Gelegenheit zu einem kurzen Gespräch freuen, um weitere Details zu besprechen. Welcher Zeitpunkt käme dir gelegen?

Beste Grüße

Willkommens-E-Mail

Betreff: Herzlich willkommen bei [dein Unternehmen/Produkt/Service]!

Hallo [Name],

herzlich willkommen bei [dein Unternehmen]! Ich freue mich, dich als Teil unserer Community begrüßen zu dürfen und dir die ersten Schritte zu erleichtern.

Ich möchte dir für dein Interesse und deine Entscheidung, Teil dieser Gemeinschaft zu werden, danken. Bei [dein Unternehmen] legen wir großen Wert darauf, unseren Mitgliedern ein erstklassiges Erlebnis zu bieten, und wir sind sicher, dass du von den zahlreichen Vorteilen profitieren wirst.

Hier sind einige Informationen, die dir den Einstieg erleichtern sollen:

  • [Weitere Informationen zu deinem Unternehmen]: Erkunde unsere Website [Website-Link] für detaillierte Informationen über unsere Produkte/Dienstleistungen und unsere Mission.
  • Kontaktiere uns: Solltest du Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögere nicht, mich unter [deine Kontaktdaten] zu kontaktieren. Ich stehe dir gerne persönlich zur Verfügung.
  • Bleibe auf dem Laufenden: Folge uns auf [Social-Media-Links], um über die neuesten Entwicklungen, Angebote und Veranstaltungen informiert zu bleiben.

Nochmals herzlich willkommen! Wir freuen uns darauf, mit dir gemeinsam eine großartige Zeit bei [dein Unternehmen] zu verbringen.

Viele Grüße

Rechnung

Betreff: Deine Rechnung [Rechnungsnummer] für [erbrachte Leistungen]

Hallo [Name],

ich hoffe, du bist wohlauf. Anbei sende ich dir die Rechnung für die vereinbarten Leistungen mit Bitte zur Begleichung bis zum Fälligkeitsdatum.

Vielen Dank für dein Vertrauen und die gute Zusammenarbeit!

Viele Grüße

Angebot

Betreff: Individuelles Angebot für [Dienstleistung/Produkt]

Hallo [Name],

vielen Dank für das sympathische Gespräche und dein Interesse an [Dienstleistung/Produkt]. Ich kann dir folgendes maßgeschneidertes Angebot unterbreiten: 

  • Leistung/Produkt: [Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts]
  • Dauer/Quantität: [Angabe der Dauer oder Menge]
  • Einzelpreis: [Preis pro Einheit]
  • Gesamtpreis: [Gesamtpreis basierend auf der Dauer/Quantität]
  • Optionale Zusatzleistungen: [Angabe von Zusatzleistungen und deren Preisen]
  • Gültigkeitsdauer des Angebots: [Datum]

Zahlungsbedingungen:

  • Zahlungsart: [Zahlungsart, z. B. Überweisung]
  • Zahlungsfrist: [Frist für die Zahlung, z. B. 30 Tage nach Rechnungsdatum]

Hinweise: Das Angebot ist gültig bis zum [Gültigkeitsdatum]. Die genannten Preise verstehen sich [inklusive/exklusive] der gesetzlichen Mehrwertsteuer von 19%.

Bei weiteren Fragen oder Anpassungswünschen stehe ich gerne zur Verfügung. Du erreichst mich unter [deine Kontaktdaten].

Ich würde mich freuen, von dir zu hören, und hoffen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Herzliche Grüße

Einladung zu einem Event/Webinar

Betreff: Einladung zum [Event/Webinar] am [Datum]

Hallo [Name],

ich hoffe, diese Nachricht erreicht dich bei bester Laune. Gerne möchte ich dich hiermit zu unserem [Event/Webinar] am [Datum] einladen:

  • Titel: [Titel des Events]
  • Datum und Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit]
  • Veranstaltungsort/Online-Plattform: [Ort/Link zur Online-Plattform]
  • Agenda: [Kurze Übersicht über die Themen und Programmpunkte]

Warum du teilnehmen solltest:

  • [Gründe, warum das Event für das Publikum relevant ist]
  • [Mögliche Vorteile oder Erkenntnisse durch die Teilnahme]

Anmeldung: Um deine Teilnahme zu bestätigen, klicke bitte auf den folgenden [Anmeldelink].

Hinweise: Die Teilnahme ist [kostenlos/gebührenpflichtig, ggfs. entsprechende Information ergänzen].

Bei Fragen oder Anmerkungen stehe ich gerne zur Verfügung. Du erreichst mich unter [deine Kontaktdaten].

Ich freue mich darauf, dich bei unserem [Event/Webinar] begrüßen zu dürfen und auf einen bereichernden Austausch.

Herzliche Grüße

Follow-up

Betreff: Danke für das Gespräch und nächste Schritte

Hallo [Name],

vielen Dank für unser sympathisches Gespräch. Es war mir eine Freude, mehr über [Anliegen/Bedürfnisse] zu erfahren und zu besprechen, wie [dein Produkt/deine Dienstleistung] dazu beitragen kann.

Hast du noch Fragen oder benötigst du weitere Informationen, die ich dir bereitstellen kann? Wenn du bereits konkrete Gedanken oder Anmerkungen zu unserem letzten Gespräch hast, lass es mich bitte wissen. Ich schätze ehrliches Feedback sehr und möchte sicherstellen, dass ich deine Erwartungen erfülle.

Nächste Schritte: Wenn du Interesse an [weitere Schritte] hast oder eine vertiefte Diskussion über mögliche Lösungen wünschst, stehe ich gerne zur Verfügung. Wir können gerne einen weiteren Termin vereinbaren oder per E-Mail im Austausch bleiben.

Abschließend möchte ich mich für deine Zeit und Aufmerksamkeit bedanken. Ich freue mich darauf, von dir zu hören und unseren inspirierenden Kontakt fortzusetzen.

Beste Grüße

Terminvorschlag

Betreff: Terminvorschlag für [Meeting/Austausch]

Hallo [Name],

nach unserem letzten Gespräch über [Thema] würde ich gerne einen weiteren Termin vereinbaren, um detaillierter auf deine Bedürfnisse einzugehen.

Ich kann dir folgende Termine vorschlagen:

  1. [Datum 1], [Zeit 1]
  2. [Datum 2], [Zeit 2]
  3. [Datum 3], [Zeit 3]

Bitte lass mich wissen, welcher Termin für dich am besten passt. Dann sende ich dir eine Einladung für [Plattform für Online-Meeting]. / Wir treffen uns bei [Ort]. Bitte lass mich wissen, welcher Termin für dich am besten passt

Falls keiner dieser Termine für dich geeignet ist, richte ich mich auch gerne nach deinem persönlichen Zeitplan. Teile mir einfach mit, wann es für dich am besten passt, und wir finden eine passende Lösung.

Vielen Dank für deine Zeit und dein Interesse. Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit.

Beste Grüße

Noch einfacher geht die Terminbuchung mit einem Online-Buchungssystem. Interessierte können sich einfach einen Termin in deinem virtuellen Kalender aussuchen und in wenigen Klicks Meetings mit dir buchen. Einen Terminvorschlag musst du somit nicht mehr formulieren.

Geschäftsabschluss

Betreff: Bestätigung unserer Vereinbarungen

Hallo [Name],

ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich in bester Verfassung. Ich freue mich, dass wir uns einigen konnten und zukünftig zusammenarbeiten.

Hiermit bestätige ich dir folgende Vereinbarungen:

  • Dienstleistung/Produkt: [Kurze Beschreibung der vereinbarten Dienstleistung oder des Produkts]
  • Lieferumfang/Dauer: [Details zu Menge, Dauer oder Umfang]
  • Preis: [Vereinbarter Preis oder Konditionen]
  • Zahlungsbedingungen: [Zahlungsbedingungen, z. B. Fälligkeitsdatum]

Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sende ich dir in Kürze alle relevanten Dokumente, einschließlich der Rechnung und weiterer Details. Bitte überprüfe diese sorgfältig, und lass mich wissen, falls noch Anpassungen oder weitere Fragen bestehen.

Falls du weitere Unterstützung benötigst oder offene Punkte zu klären sind, stehe ich dir jederzeit zur Verfügung. Du erreichst mich unter [deine Kontaktdaten].

Ich möchte mich an dieser Stelle herzlich für dein Vertrauen bedanken. Ich freue mich auf eine erfolgreiche Partnerschaft und bin zuversichtlich, dass wir gemeinsam großartige Ergebnisse erzielen werden.

Herzliche Grüße

Du kannst auch mit Outlook Vorlagen erstellen. Warum du für professionelles E-Mail Marketing trotzdem lieber eine Newsletter Software verwendest, erfährst du hier.

Eine E-Mail-Vorlage selbst erstellen: So geht’s

Bei unseren E-Mail-Vorlagen war noch nichts dabei? Dann zeigen wir dir jetzt, wie du in nur fünf Schritten eine neue Vorlage erstellst, die deinen persönlichen und geschäftlichen Bedürfnissen entspricht.

1. Finde eine passende E-Mail Marketing Software

Bevor du mit guten Vorlagen in dein E-Mail Marketing starten kannst, brauchst du eine geeignete Newsletter Software. Wenn du wenig Erfahrung mit HTML hast, entscheide dich für ein E-Mail-Programm mit einer großen Vorlagen-Bibliothek und mit einfachen Anpassungsmöglichkeiten – zum Beispiel Brevo.

Die Software von Brevo bietet dir drei Möglichkeiten, dich kreativ auszutoben. Nutze vorgefertigte E-Mail Templates aus unserer Galerie, stelle eigene Vorlagen per nutzerfreundlichem Drag-and-Drop Editor zusammen oder gestalte deine E-Mails völlig individuell per HTML-Code-Editor. Während du für letztere Variante über Programmierkenntnisse verfügen solltest, erlauben es dir die vorgefertigten Vorlagen und der Drag-and-Drop Editor, völlig mühelos und ohne technische Kenntnisse deine eigene E-Mail-Vorlage zu erstellen.

2. Formuliere Betreff und Preheader

Die Kunst, einen überzeugenden Betreff und Preheader zu formulieren, ist entscheidend für deine Öffnungsraten. Denn eine ansprechende Betreffzeile im Posteingang weckt die Neugierde und motiviert dein Publikum zum Öffnen der E-Mail, während ein prägnanter Preheader den Mehrwert der E-Mail kommuniziert. Beide Elemente sollten nicht nur aufmerksamkeitsstark, sondern auch relevant für den Inhalt der E-Mail sein. Berücksichtige zudem die Länge, um sicherzustellen, dass sie von allen gängigen E-Mail Clients (Microsoft Outlook, Gmail etc.) optimal angezeigt werden.

3. Gestalte die Kopfzeile

Die Kopfzeile einer E-Mail ist das erste, was dein Publikum sieht, und daher entscheidend für den ersten Eindruck. Verwende ansprechende Grafiken, klare Überschriften und dein Firmenlogo, um eine professionelle und gleichzeitig einladende Atmosphäre zu schaffen. Die Gestaltung der Kopfzeile sollte dabei nicht nur ästhetisch ansprechend sein, sondern auch die Identität deiner Marke widerspiegeln. Ein konsistentes Erscheinungsbild in der Kopfzeile fördert die Wiedererkennung und stärkt das Vertrauen der Empfänger:innen.

4. Fülle den Hauptteil mit Leben

Der Hauptteil deiner E-Mail ist der Kern deiner Botschaft. Hier kannst du durch gut geschriebene Texte, ansprechende Bilder oder kreative GIFs die Aufmerksamkeit und das Interesse deiner Leser:innen wecken. Sorge für eine ausgewogene Mischung aus Inhalten, um die Lesbarkeit zu erhöhen und verschiedene Lesetypen anzusprechen. Und das Wichtigste: Inszeniere und formuliere klare Handlungsaufforderungen (CTAs), um dein Publikum zur Interaktion zu motivieren.

5. Füge der Fußzeile wichtige Informationen hinzu

Auch die Fußzeile einer E-Mail ist von großer Bedeutung. Hier werden nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch wichtige Informationen für die Empfänger:innen bereitgestellt. Integriere rechtliche Hinweise, Abmeldelinks und Kontaktinformationen in die Fußzeile, um Transparenz und Vertrauen zu stärken. Auch Links zu deinen Social-Media-Profilen kannst du in den E-Mail Footer einbetten. Eine sorgfältig gestaltete Fußzeile signalisiert Professionalität und zeigt, dass du die Bedürfnisse und Erwartungen deines Publikums ernst nimmst.

5 professionelle E-Mail-Vorlagen, die du sofort nutzen kannst

Spare Zeit und hinterlasse auf Anhieb einen souveränen Eindruck mit professionellen E-Mail-Vorlagen. Im folgenden Abschnitt stellen wir dir 5 von über 40 kostenlosen Templates für diverse Anlässe vor, die du bei Brevo findest. Registriere dich kostenlos, suche dir eine E-Mail-Vorlage aus und passe sie ganz nach deinem Geschmack an. So erzielst du mit minimalem Aufwand maximale Wirkung.

Willkommens-Mail

willkommens-email-vorlage von brevo

Lass deine Neukund:innen wissen, wie sehr du dich über sie freust – eine Willkommens-E-Mail gehört zum guten Stil, pflegt den Kontakt und lädt zu weiteren Handlungen ein. Diese E-Mail-Vorlage vereint all diese Ansprüche in einer einzigen Vorlage. Das frische Design unterstreicht die freundlichen Grußworte. Der prominent platzierte CTA ermöglicht es deiner Zielgruppe, direkt auf erste Angebote zuzugreifen oder sich weiter über dein Angebot zu informieren. Natürlich kannst du diese Vorlage auch personalisieren und so im Handumdrehen eine persönliche Bindung zu deinem Publikum erschaffen.

Bestellbestätigung

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Für E-Commerce-Unternehmen ist die Bestellbestätigung wohl eine der am häufigsten versendeten E-Mails. In dieser universelle E-Mail-Vorlage wird die Kundenbestellung bestätigt und der voraussichtliche Versandzeitpunkt mitgeteilt. Sie ist nicht nur auf die reine Auftragsbestätigung beschränkt, sondern bietet auch Raum für persönliche Worte und ergänzende Produktvorschläge.

Einladung 

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Simpel aber wirksam: Dieses E-Mail-Template für eine Einladung enthält alles, was du brauchst, wenn du deine Kontakte zu einem Event einladen möchtest. Die klare Struktur ermöglicht es dir, alle relevanten Informationen prägnant zu präsentieren. Die Gestaltung ist darauf ausgerichtet, sofort die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen zu gewinnen. Die deutlich hervorgehobene Überschrift macht unmissverständlich deutlich, worum es geht. Der CTA lädt schließlich zur Interaktion ein. Dieses Template kannst du beispielsweise für Webinare, Veranstaltungen oder Feierlichkeiten nutzen. Natürlich kannst du auch hier weitere Elemente nach Bedarf ergänzen.

Saisonale E-Mails

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Ob Weihnachten, Ostern oder Black Friday: Es gibt eine Fülle an Anlässen für saisonale E-Mails. Mit dieser Newsletter-Vorlage für die Weihnachtsfeiertage verleihst du deinen Grüßen eine festliche Note. Sie bringt nicht nur Weihnachtsstimmung in dein E-Mail Marketing, sondern bietet auch Platz für persönliche Botschaften und Grußworte. Egal, ob du Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Mitarbeitende ansprichst, diese Vorlage verleiht deinen Nachrichten eine warme und einladende Atmosphäre und bereitet Vorfreude.

Tipps für die perfekte Weihnachts-Mail-Vorlage findest du hier.

Bekanntmachung

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Egal ob öffentlicher Natur oder für interne Zwecke – eine Bekanntmachung hat immer einen offiziellen Charakter. Ein förmliches Auftreten kann da nicht schaden, um die Ernsthaftigkeit der Mitteilung zu unterstreichen. Diese E-Mail-Vorlage kombiniert seriöses Marineblau mit einer klaren Struktur und einer gut lesbaren Schriftart. Das zurückhaltende Design ermöglicht es, Informationen effektiv zu vermitteln. Formulierst du deine Botschaft präzise und gut verständlich, dann kann mit dieser Vorlage nichts mehr schief gehen.

Tipps für die perfekte E-Mail-Vorlage

Du hast deine E-Mails bereits versendet, aber deine Empfänger:innen üben sich in Zurückhaltung? Wir haben noch ein paar Profi-Tipps für dich, mit denen du deine Öffnungs- und Conversion-Rate erhöhst. Sie sollen dir helfen, die Details nicht zu vernachlässigen, die für einen professionellen Auftritt so wichtig sind.

Wähle das passende Design

Wähle ein Design, das zu deiner Marke passt und gleichzeitig die Aufmerksamkeit deiner Empfänger:innen auf sich zieht. Klar strukturierte Layouts, harmonische Farbschemata und gut platzierte Grafiken tragen dazu bei, dass deine E-Mail professionell und einladend wirkt.

Ganz wichtig: In alltäglichen Mailings sollte sich dein Corporate Design, also deine Unternehmensfarben und -Schriften, stets wiederfinden, denn das schafft Vertrauen und sorgt für einen einheitlichen Markenauftritt. Zu besonderen Anlässen, wie zum Beispiel Weihnachten oder Ostern, kannst du deine Farbauswahl allerdings auch einmal ändern. Für Weihnachts-Newsletter bieten sich beispielsweise Farben wie Rot, Grün und Gold an.

Setze auf responsive E-Mails

Vom Desktop-PC über das Tablet bis zum Smartphone – sorge dafür, dass deine E-Mail-Vorlagen auf verschiedenen Geräten optimal angezeigt werden. Ein responsives Design gewährleistet, dass sich das Layout automatisch an die Bildschirmgröße anpasst.

Achte auf die Vollständigkeit deines Layouts

Stelle sicher, dass dein E-Mail-Layout vollständig und gut strukturiert ist. Platzierung und Größe von Texten, Bildern und CTAs sollten durchdacht sein. Achte darauf, dass wichtige Informationen leicht erkennbar sind und die Leserin oder der Leser durch die E-Mail geführt wird, ohne sich zu verlieren.

Gut zu wissen: Die meisten E-Mail-Vorlagen professioneller E-Mail Marketing Softwares, darunter auch Brevo, sind standardmäßig responsiv.

Überlade deine E-Mail-Vorlage nicht

Weniger ist oft mehr. Konzentriere dich auf das Wesentliche, um deine Botschaft klar zu übermitteln. Übertreibe es nicht mit wechselnden Farben und überlade deine E-Mail-Vorlage nicht mit zu vielen Bildelementen, GIFs oder Emojis. Lenke stattdessen die komplette Aufmerksamkeit auf das, was wirklich zählt – meist ist das dein CTA.

Gestalte deine Vorlage so individuell wie möglich

Unpersönliche Massen-Mails? Nein danke! Eine individuelle Ansprache und zielgerichtete Inhalte erhöhen die Relevanz und Wirksamkeit deiner E-Mail-Kampagnen. Füge Platzhalter in deine Vorlage ein, um deine Empfänger:innen bei ihrem Vor- oder Nachnamen anzusprechen. Nutze zudem die Möglichkeit, deine Kontaktliste zu segmentieren und verschiedene Inhalte an unterschiedliche Zielgruppen zu verschicken. Den Versand kannst du oftmals sogar automatisieren.

Erfahre hier, wie du im Handumdrehen automatisierte E-Mail Workflows erstellst.

Fazit: Mit E-Mail-Vorlagen schneller zum Erfolg

Die Verwendung von durchdachten E-Mail-Vorlagen spart dir nicht nur Zeit, sondern beschert dir in vielerlei Hinsicht mehr Erfolg. Zum einen steckst du viel mehr Energie in eine dauerhafte Vorlage als in eine einzige neue E-Mail. Zum anderen verbesserst du deine Vorlage Schritt für Schritt, weil du durch die Analyse vergangener Kampagnen an Erfahrung gewinnst. Dadurch entstehen perfekt auf deine Business-Bedürfnisse abgestimmte E-Mail-Vorlagen, die dein E-Mail-Marketing auf ein neues Level heben.

Zudem kommunizierst du mit Vorlagen sehr viel konsistenter und regelmäßiger. Dadurch wirkst du auf dein Publikum sehr professionell und lässt keine Chance zur Interaktion mit deinen Leads und deiner Kundschaft mehr ungenutzt. Lege direkt los und nutze die E-Mail-Vorlagen von Brevo für erfolgreiche Kampagnen.

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