Mai 13, 2024

CRM Automation: Smarte Workflows, zufriedene Kund:innen

Lesedauer etwa 13 min
CRM Automation unterstützen dein Unternehmen effektiv.

Am Thema Automatisierung kommt man heute nicht mehr vorbei. Selbst im Bereich des Customer Relationship Managements (CRM) gewinnt es zunehmend an Bedeutung. Dabei kann CRM Automation nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Beziehung zu deinen Kund:innen verbessern.

In diesem Artikel erfährst du, welche automatisierten Workflows und Tools zu deinem Unternehmen passen und welche CRM Automation Software sich für dich lohnt.

Übrigens kannst du auch Workflows in deinem Online Shop automatisieren, um deine Umsätze anzukurbeln. Warum du das Thema E-Commerce Marketing Automation nicht vernachlässigen solltest, erfährst du in unserem separaten Artikel.

CRM Automation: Das musst du wissen

Bevor wir tiefer in das Thema CRM Automation eintauchen, lass uns einen Blick darauf werfen, was CRM Automation eigentlich ist und worin der Unterschied zu Marketing Automation und Sales Automation besteht. Ebenso wollen wir dir zeigen, warum Automatisierungslösungen für dein Unternehmen von Vorteil sind.

Was ist CRM Automation?

Unter CRM Automation versteht man den Einsatz von Automatisierungs-Software, um wichtige, aber wiederkehrende Aufgaben im Kundenbeziehungs-Management zu – Überraschung! – automatisieren. Diese Technologien minimieren manuelle Prozesse, wodurch du mehr Zeit für wichtige strategische oder kreative Aufgaben hast.

Automation für CRM, Marketing und Sales: Alles dasselbe?

Um die erste Frage gleich zu beantworten: CRM, Marketing und Sales Automation gehen oft Hand in Hand, sind jedoch nicht dasselbe. Vielmehr sind Sales und Marketing Automation Teil des Oberbegriffs CRM Automation. Wir wollen dir die 3 Begriffe näher erklären:

Gut zu wissen

Sales Automation, Marketing Automation und CRM Automation sind Ansätze zur Automatisierung von Vertriebs-, Marketing- und CRM-Prozessen:

  • Sales Automation zielt darauf ab, Vertriebsprozesse zu automatisieren, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
  • Marketing Automation konzentriert sich auf die Automatisierung von Marketing-Aktivitäten zur effektiven Interaktion mit potenziellen Kund:innen.
  • CRM Automation ist ein übergeordnetes Konzept, das sowohl Sales als auch Marketing Automation umfasst und darauf abzielt, den gesamten Kundenlebenszyklus zu automatisieren, um die Kundenerfahrung zu verbessern und die Geschäftsleistung zu optimieren.

Die größten Unterschiede liegen in folgenden Kernfunktionen:

  • Fokus: Während Sales Automation primär Vertriebsprozesse zur Effizienzsteigerung automatisiert, konzentriert sich Marketing Automation auf die Lead-Generierung und -konvertierung und CRM Automation umfasst den gesamten Kundenlebenszyklus zur Stärkung von Kundenbeziehungen.
  • Aufgabenbereich: Sales Automation optimiert direkte Vertriebsaktivitäten, Marketing Automation fokussiert sich auf vorvertriebliche Maßnahmen wie E-Mail-Kampagnen und Lead Nurturing und CRM Automation erleichtert umfassend die Verwaltung von Kundeninteraktionen und Support-Anfragen.
  • Personalisierung und Zielgruppenansprache: Sales Automation richtet sich gezielt an potenzielle Kund:innen im Vertriebszyklus, Marketing Automation erstellt personalisierte Inhalte basierend auf Nutzerdaten zur Maximierung der Engagement-Rate und CRM Automation passt Interaktionen an, um eine durchgängige Kundenpflege über alle Berührungspunkte hinweg zu gewährleisten.

Du willst mehr zum Thema Marketing Automation wissen? In unserem Artikel geben wir dir 7 Beispiele.

CRM-Automatisierung in deinem Unternehmen: Das sind die Vorteile

Das Zusammenspiel von CRM, Sales und Marketing Automation gewährleistet also eine effektive und einfache Kommunikation zwischen Marketing und Vertrieb. Ziel ist, die gesamte Customer Experience – von der ersten Interaktion bis zum Verkaufsabschluss – zu verbessern. Welche weiteren, konkreten Vorteile für dein Unternehmen spannend sein könnten, zeigen wir dir im Folgenden:

  1. Zeitersparnis: Indem du repetitive Aufgaben abgibst, hast du mehr Kapazitäten für Kundenbeziehungen oder um neue Marketing-Strategien zu entwickeln.
  2. Verbesserte Kundenbeziehungen: Mit automatisierten Systemen kannst du sicherstellen, dass keine Anfrage oder Feedback unbeantwortet bleibt. Mehr Kundeninteraktion steigert somit die Kundenzufriedenheit.
  3. Einfacheres Lead Management: Automatisierte CRM-Systeme bieten leistungsstarke Analyse-Tools für CRM-Daten, die das Lead Scoring einfacher gestalten. Durch optimiertes Lead Nurturing werden mehr Neukund:innen gewonnen.
  4. Erhöhte Umsätze: Durch personalisierte Marketing-Strategien und verbesserte Kundenservice-Erlebnisse, ermöglicht durch CRM-Automatisierung, kannst du die Umsätze deines Unternehmens steigern.
  5. Compliance und Sicherheit: Automatisierte Workflows reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und sorgen dafür, dass kundenbezogene Daten sicher und gemäß den geltenden Gesetzen behandelt werden.
  6. Verbesserte Team-Koordination: Das Arbeiten mit entsprechend optimierten Workflows fördert die Zusammenarbeit im Team und verbessert die Koordination und Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
  7. Bessere Marketing-Kampagnen: CRM-Automatisierungen helfen dabei, Marketing-Kampagnen präziser zu gestalten, da man schneller auf Daten aus verschiedenen Quellen zugreifen kann.

Weitere Vorteile von Marketing Automation gefällig? Dann schau doch gern in unserem Artikel vorbei!

6 Herausforderungen bei der CRM-Automatisierung

Du siehst: Indem du repetitive Prozesse automatisierst und deine Ressourcen optimierst, verschaffst du deinem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb. Dennoch bringt das einige Herausforderungen mit sich, die du im Blick haben solltest:

  1. Widerstand gegen Veränderung: Klare Kommunikation und Schulungen sind entscheidend, um Widerstand im Team gegen neue Technologien zu überwinden.
  2. Datenintegration und -qualität: Vor der Datenmigration ist eine gründliche Überprüfung und Bereinigung unerlässlich, besonders bei unvollständigen oder veralteten Daten.
  3. Auswahl der richtigen Plattform: Bei der Auswahl einer CRM-Plattform müssen sowohl aktuelle als auch zukünftige Unternehmensbedürfnisse berücksichtigt werden.
  4. Kosten-Management: Eine sorgfältige Budgetplanung und Kosten-Nutzen-Analyse sind wichtig, da die Kosten für CRM-Systeme variieren können.
  5. Technische Herausforderungen: Eine angemessene technische Unterstützung ist entscheidend, um Implementierungs- und Wartungsprobleme zu vermeiden.
  6. Sicherheit und Datenschutz: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre CRM-Systeme den Datenschutzbestimmungen entsprechen und Kundendaten vor unbefugtem Zugriff schützen.

Du interessierst dich für künstliche Intelligenz im Marketing? In unserem Artikel geben wir dir weitere Anregungen!

CRM Automation erfolgreich umsetzen: So klappt’s!

Du hast das Für und Wider sorgfältig abgewägt und willst den Schritt in Richtung CRM Automation wagen? Super! Doch wie gelingt die Umstellung auf Vertriebs- und Marketing-Automatisierung erfolgreich und welche Tools sind unerlässlich? Dafür geben wir dir einige Anhaltspunkte:

Die ersten Schritte zur CRM Automatisierung

Die Implementierung einer CRM-Automatisierung in deinem Unternehmen kann eine große Herausforderung darstellen, besonders wenn du zum ersten Mal damit arbeitest. Hier sind 6 Schritte, die dir den Einstieg erleichtern:

Bedürfnisanalyse durchführen

Bevor du irgendeine Automatisierungsplattform auswählst oder Prozesse änderst, solltest du genau verstehen, was dein Unternehmen benötigt. Analysiere deine aktuellen Arbeitsabläufe und identifiziere Bereiche, die von einer Automatisierung profitieren.

Die richtige CRM Software auswählen

Nicht jede CRM Software passt zu jedem Unternehmen. Berücksichtige Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, Integration mit anderen Tools und natürlich das Budget.

Onboarding für Mitarbeiter:innen

Die besten automatisierten CRM Tools sind nutzlos, wenn deine Vertriebs- und Marketing Teams nicht wissen, wie sie sie verwenden sollen. Investiere in Schulungen und sorge dafür, dass alle Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Systeme verstehen und anwenden können.

Datenmigration sorgfältig planen

Diesen Punkt solltest du nicht unterschätzen. Die Übertragung bestehender Kundendaten in ein neues System muss sorgfältig geplant werden, um Datenverluste oder -fehler zu vermeiden.

Workflows schrittweise automatisieren

Starte mit den am meisten zeitintensiven oder fehleranfälligen Aufgaben. Dies hilft dir, schnell erste Erfolge zu sehen und die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern.

Feedback einholen und Prozesse anpassen

CRM-Systeme und ihre Automatisierung müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sie optimal an die sich ändernden Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.

6 Must-have Tools deiner CRM Automation

Um das Potenzial der CRM Automation voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, eine Software zu wählen, die Automatisierungs-Tools passend zu den Bedürfnissen deines Unternehmens bietet. Hier sind einige Beispiele für relevante CRM Automation Tools:

Kontakt- und Kundenmanagement

Moderne CRM-Plattformen bieten eine zentrale Datenbank, die alle Kundeninformationen sicher speichert und organisiert. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung von Kundendaten für dein Team. Alle relevanten Informationen sind sofort verfügbar, was den Ablauf und die Reaktionszeit deutlich verbessert.

Automatisierung von Kommunikation und Workflows

Die Fähigkeit, repetitive Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen oder Follow-up E-Mails zu automatisieren, spart Zeit und verbessert die Kundenbindung. Moderne CRM-Systeme ermöglichen es auch, personalisierte E-Mails oder Inhalte automatisiert zu versenden. Dahingehend unterstützt die Arbeit mit KI Mails dich zusätzlich darin, die Kommunikation zu personalisieren.

Effektiver Kundenservice mit Chatbots

Chatbots verbessern den Vertrieb und den Kundenservice durch natürliche Interaktionen, Ressourcenbereitstellung und die Weiterleitung an Mitarbeiter:innen. Mithilfe von Chatbots kannst du deinen Kund:innen rund um die Uhr Support bieten, was die Kundenzufriedenheit und -treue stärkt.

Lead Management und Verkaufschancen

Tools zur Erfassung und Bewertung von Leads sowie zur Verfolgung von Verkaufschancen helfen, den Vertriebsprozess zu optimieren und die Konversionsraten zu erhöhen. Diese Systeme stellen sicher, dass keine Verkaufschance ungenutzt bleibt und dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Automatisierte Berichterstattung

Automatisierte Berichterstattungsfunktionen ermöglichen es, ausführliche Analysen und Berichte über Kundentrends und Verkaufsleistungen zu generieren. Diese Tools bieten wertvolle Einblicke in Echtzeit, wodurch beispielsweise Marketing-Strategien angepasst werden können.

Schnelle Angebots- und Preisgestaltungs-Tools

Mit den richtigen Automatisierungs-Tools können schnell maßgeschneiderte Angebote für interessierte Leads generiert werden. Prozesse wie die Angebotserstellung, Produktkonfiguration und finale Verhandlungen werden effektiver generiert und kommuniziert.

Auf der Suche nach passenden Marketing Automation Tools? In unserem Artikel stellen wir dir 9 Softwares vor.

CRM Automation Software: 8 Anbieter im Vergleich

Jeder Anbieter von CRM Software hat seine eigenen Stärken und Schwerpunkte, die es zu berücksichtigen gilt, wenn du nach der richtigen CRM-Automatisierungsplattform suchst. Um dir bei der Auswahl zu helfen, werfen wir einen Blick auf einige der führenden Anbieter.

Brevo

Brevo ist unsere umfassende CRM-Suite, die dir dabei hilft, die Vertriebs- und Marketing-Prozesse effizienter zu gestalten – und das alles auf einer Plattform. Dahingehend unterstützt dich Brevo bei der Kundenkommunikation, indem es die Erstellung von Landingpages, WhatsApp-Nachrichten oder Newslettern ermöglicht.

Homepage von Brevo: Dank CRM Automation bieten wir bei Brevo eine ganzheitliche CRM-Suite an.

Neben den grundlegenden CRM-Funktionen wie der Verwaltung deiner Kontakte und Sales Pipeline bietet Brevo ebenfalls eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, darunter:

  • Aktualisierung der Kontaktdatenbank
  • Terminbuchung
  • Versand von Terminerinnerungen
  • Versand von E-Mails und SMS
  • Erstellung von Deals
  • Erstellung von Aufgaben
  • Lead Scoring

In unserem separaten Artikel erklären wir dir, wie du eine Automatisierung mit Brevo erstellst

Die Plattform von Brevo bietet Unternehmen also eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung ihrer Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten, die eine nahtlose Kommunikation mit den Kund:innen ermöglicht. Übrigens: Mit Server-Standorten in Deutschland und der EU ist Brevo DGSVO-konform.

Günstiges Abo: ab 0 Euro

Hubspot

Hubspots CRM-Software bietet ebenfalls verschiedene Automatisierungen für Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Betriebsabläufe. Ob es darum geht, Kundendaten zu bereinigen oder zu aktualisieren, effektivere Marketing-Kampagnen zu erstellen oder selbst Automatisierungs-Workflows zu kreieren: Hubspot vereinfacht die Zusammenarbeit innerhalb deines Unternehmens.

Homepage von Hubspot: Mit Hubspot kannst du eigene Workflows für CRM Automation erstellen.

Günstigstes Abo: 0 Euro für 5 Accounts

Zendesk

Bei Zendesk kannst du unter anderem folgende Automatisierungs-Tools nutzen: Verkaufs-Tracker, Lead Management, Live Chat und Tools für Content Management. Da man die CRM- und Cloud-Technologie auch mobil nutzen kann, bietet sie eine hohe Flexibilität.

Homepage von Zendesk: Zur umfassenden Kundenservice-Lösung gehören CRM-Automatisierungen.

Günstigstes Abo: 19 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)

Salesforce

Die CRM Software von Salesforce bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Mithilfe der Task-Automatisierung werden repetitive Aufgaben automatisch erledigt (zum Beispiel Follow-up Anrufe planen). Die E-Mail-Automatisierung sendet automatisch Feedback-Formulare an Kund:innen, sobald ihre Support-Anfragen gelöst wurden. Opportunity-Management optimiert die Verkaufsprozesse, sodass die Verkaufschancen bei Kund:innen erhöht werden.

Homepage von Salesforce: Mit der CRM Automation von Salesforce kannst du repetitive Aufgaben abgeben.

Günstigstes Abo: 25 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)

Auf der Suche nach der besten CRM Software? In unserem Artikel stellen wir dir 12 Anbieter vor!

Monday

Auch bei Monday gibt es verschiedene Automatisierungsfunktionen: Unter anderem werden innerhalb des Kontakt-Managements automatisch Kunden-Updates eingepflegt und die Customer Journey nachverfolgt. Ebenso werden die Aktivitäten von Leads getrackt, um ihnen den besten Service zu bieten. Zusätzlich kannst du verschiedene Dokumente automatisiert bearbeiten: Seien es Genehmigungen, Verträge oder Rechnungen.

Homepage von Monday: Dank CRM Automation kannst du mit Monday smart arbeiten.

Günstiges Abo: 12 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)

Nutshell

Nutshell unterstützt vor allem beim Lead Management: So werden die Leads automatisch bei jeder Stufe durch die Vertriebs-Pipeline begleitet und Mitarbeitenden zugeordnet. Dahingehend können auch personalisierte E-Mails generiert werden, um die Antwortrate zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Homepage von Nutshell: Nutshell vereinfacht mit seinen Automatisierungslösungen das Lead Management.

Günstigstes Abo: 16 Dollar (pro Monat 14,85 Euro; jährliche Abrechnung)

Pipedrive

Pipedrive setzt den Fokus ebenfalls auf die Lead-Erfassung und -Verwaltung. Dafür können Nutzer:innen Automatisierungen für verschiedene Phasen des Lead-Managements einrichten. Das automatische Versenden personalisierter E-Mails an Leads, die Verwaltung von Anruflisten sowie das Generieren von Berichte und Analysen sind weitere Funktionen bei Pipedrive.

Homepage von Pipedrive: Pipedrive legt den Fokus bei CRM Automation auf die Verwaltung von Leads.

Günstigstes Abo: 14 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)

Zoho

Kommen wir schließlich noch zu Zoho: Dieses CRM bietet ebenfalls umfangreiche Automatisierungs-Lösungen für Geschäfts-, Vertriebs- und Marketing-Abläufe. Neben Prozessen für Follow-up-Benachrichtigungen und Kundendaten-Management, kannst du beispielsweise den Umgang mit Deeskalations Fällen verbessern.

Homepage von Zoho: Auch Zoho bietet verschiedene CRM-Automatisierungslösungen an.

Günstigstes Abo: 14 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung)

Keine Angst vor CRM Automation

Keine Frage: CRM Automation ist ein komplexes Thema. Zu verstehen, was genau dahintersteckt, wie die einzelnen Tools funktionieren und wie man sie erfolgreich nutzen kann, bedarf etwas Zeit und Übung. Doch richtig eingesetzt, profitierst du von den Vorteilen, die die Automatisierung der Workflows in Marketing und Vertrieb mit sich bringen – auch wenn es einige Hürden zu überwinden gibt.

Startklar für den Schritt in Richtung CRM Automation? Dann melde dich noch heute bei der CRM-Suite von Brevo an und lass dich von uns auf deinem Weg unterstützen.

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