Gibt es ein Geheimrezept für erfolgreiche E-Mail-Kaltakquise? Und was gibt es zu beachten, um nicht im Spam-Ordner zu landen?
In diesem Artikel erfährst du, was rechtlich erlaubt ist und welche Alternativen zur B2B-Kaltakquise bessere Ergebnisse erzielen. Wir zeigen dir außerdem, wie du durch wertvolle Inhalte und authentische Kommunikation echtes Interesse weckst. Mit unseren Vorlagen und praktischen Tipps gelingt dir der Aufbau einer engagierten E-Mail Community – ganz ohne rechtliche Risiken und Spam Image.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet B2B-Kaltakquise?
Lead-Generierung und Neukundengewinnung gehören zu den größten Herausforderungen im Vertrieb. Besonders der Erstkontakt zu potenziellen Kund:innen, die dein Unternehmen noch nicht kennen, will gut geplant sein. Genau hier setzt die B2B-Kaltakquise an: Sie bezeichnet die erste Kontaktaufnahme zu Menschen, die bisher keine Berührungspunkte mit deinem Unternehmen hatten und auch nicht aktiv nach deinen Produkten oder Dienstleistungen suchen.
Im Gegensatz dazu liegen bei der Warmakquise bereits ein erster Kontakt oder eine Interessenbekundung vor. Diese „warmen Kontakte“ kannst du gezielt mit E-Mail-Kampagnen ansprechen und zu Kund:innen weiterentwickeln. Die B2B-Kaltakquise startet hingegen bei null – sie kann über verschiedene Kanäle erfolgen, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile bieten.
Arten der B2B-Kaltakquise
Die Wahl des richtigen Kanals zur erfolgreichen Kaltakquise hängt von deiner Zielgruppe und deinem Angebot ab. Oft ist eine Kombination verschiedener Kanäle am erfolgreichsten.
- E-Mail-Kaltakquise: E-Mail-Kampagnen zeichnen sich durch hohe Skalierbarkeit und geringe Kosten aus. Die Empfänger:innen können selbst entscheiden, wann sie deine Nachricht lesen und darauf reagieren möchten. Der Nachteil: Rechtlich gesehen ist die Kundengewinnung per E-Mail an strenge Vorgaben geknüpft.
- Kaltakquise per Telefon: Der klassische „Cold Call“ ermöglicht einen direkteren und persönlicheren Kontakt als E-Mails. Du kannst sofort auf Einwände reagieren und das Verkaufsgespräch aktiv lenken. Allerdings wird Telefonakquise oft als störend empfunden, da sie den Tagesablauf unterbricht. Zudem ist sie zeitaufwändig. Ein weiterer Nachteil ist auch hier die strikte Rechtslage.
- Kaltakquise per Social Media: Soziale Medien eröffnen vielseitige Chancen für die Kaltakquise. Der große Vorteil: Du kannst dich vorab über die Person informieren und deine Ansprache sehr gezielt gestalten. Besonders in Business-Netzwerken wie LinkedIn gilt die geschäftliche Kontaktaufnahme als gesellschaftlich akzeptiert. Der Nachteil: Ein persönlicher Erstkontakt ist mit viel Aufwand für Vertriebsmitarbeiter:innen verbunden, was deine Reichweite begrenzt.
- Kaltakquise vor Ort: Besuche in Geschäften oder auf Messen ermöglichen die direkteste Form der Kommunikation. Du kannst dein Produkt unmittelbar präsentieren und eine persönliche Beziehung zu deinen Leads aufbauen. Gleichzeitig ist diese Methode sehr zeit- und kostenintensiv. Ein weiterer Nachteil: Ohne Termin gestaltet es sich oft schwierig, überhaupt ein persönliches Gespräch zu führen.
Sind Kaltakquise-E-Mails erlaubt?
Hinweis
Die hier gegebenen Infos dienen ausschließlich zur Orientierung und ersetzen keine rechtliche Beratung. Da die Anforderungen der DSGVO komplex und individuell unterschiedlich sein können, empfehlen wir dir, im Zweifelsfall stets eine seriöse juristische Beratung hinzuzuziehen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Die rechtliche Situation bei Kaltakquise-E-Mails (auch „Cold E-Mails” genannt) ist eindeutig: In Deutschland ist E-Mail-Werbung ohne vorherige Einwilligung grundsätzlich verboten. Dies regeln die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG). Besonders § 7 des UWG ist hier relevant, da er E-Mail-Werbung ohne ausdrückliche vorherige Einwilligung als „unzumutbare Belästigung“ einstuft. Das gilt sowohl für den B2C-, als auch für den B2B-Bereich.
Stattdessen solltest du auf Permission Marketing setzen. Dabei holst du dir die ausdrückliche Einwilligung deiner Zielgruppe, bevor du E-Mails versendest. Die rechtssichere Variante ist das Double-Opt-in-Verfahren. Hier erhalten Interessierte direkt nach der Eintragung ihrer E-Mail-Adresse in ein Online-Formular einen Bestätigungslink per E-Mail. Erst durch das Anklicken dieses Links wird die Anmeldung final bestätigt.
Genauso wichtig wie die rechtskonforme Anmeldung ist die Möglichkeit zur Abmeldung. Integriere immer einen Abmelde-Link in deine Werbe-E-Mails. So stellst du nicht nur sicher, dass deine E-Mail-Kommunikation rechtlich einwandfrei ist, sondern sicherst dir auch eine höhere Akzeptanz und bessere Klickraten bei deinen E-Mail-Kampagnen.
Lies hier nach, was du zum Thema DSGVO und Datenschutz in der E-Mail-Kommunikation wissen musst.
4 Alternativen zur Kaltakquise-E-Mail
Von der ersten Begrüßung bis zum regelmäßigen Newsletter – wir stellen dir vier der wichtigsten E-Mail-Typen für eine nachhaltige Kundenbeziehung vor.
Willkommens-Mail
Die Willkommens-Mail ist deine Chance für den perfekten ersten Eindruck im Posteingang. Bedanke dich für die Newsletter-Anmeldung und zeige direkt den Mehrwert deiner Mailings auf. Stelle dein Unternehmen kurz vor und empfehle relevante Inhalte – zum Beispiel beliebte Blog-Beiträge oder Whitepaper. Eine persönliche Note schaffst du durch die direkte Ansprache mit Namen. Erkläre auch kurz, was die nächsten Schritte sind und wie oft dein Kontakt E-Mails von dir erwarten kann.
Terminvorschlags-Mail
Nach einer Anfrage oder ersten Interessensbekundung kannst du per E-Mail einen Termin für ein Beratungsgespräch oder eine Produktpräsentation vereinbaren. Stelle verschiedene Terminoptionen zur Auswahl und erkläre kurz, welche Themen du besprechen möchtest. Ein integrierter Kalenderbuchungslink macht die Terminvereinbarung besonders einfach. Bestätige den vereinbarten Termin anschließend mit einer separaten E-Mail inklusive aller wichtigen Details.
Tipp: Noch einfacher geht die Terminvereinbarung mit einem Online-Terminbuchungs-Tool.
Follow-up Mail
Die Follow-up E-Mail knüpft an einen vorherigen Kontakt an. Nach einem persönlichen Gespräch könntest du die wichtigsten besprochenen Punkte zusammenfassen, und nach dem Versand eines Angebots könntest du höflich nachfragen, ob noch Fragen bestehen. Wichtig ist der richtige Zeitpunkt: Warte nicht zu lange mit dem Follow-up, aber bedränge dein Gegenüber auch nicht. In der Regel sind zwei bis drei Werktage ein guter Zeitrahmen.
Marketing Newsletter
Der regelmäßige Newsletter hält dich bei deinen Abonnent:innen in Erinnerung. Liefere relevante Inhalte wie Produktneuheiten, Branchen-News oder Expertentipps. Exklusive Angebote und zeitlich begrenzte Rabattaktionen schaffen zusätzliche Kaufanreize. Achte auf eine ausgewogene Mischung aus Information und Verkauf. Zu viele aggressive Verkaufsbotschaften führen schnell zu Abmeldungen. Halte dich an einen regelmäßigen Versandrhythmus, damit deine Leser:innen wissen, was sie erwartet.
6 Tipps für deine E-Mail-Akquise
Auch wenn du bereits eine Einwilligung deiner Empfänger:innen hast – der nachhaltige Erfolg deiner E-Mail-Kommunikation hängt maßgeblich von der Qualität deiner Nachrichten ab. Mit diesen sechs Tipps steigerst du deine Klick- und Öffnungsraten.
1. Aussagekräftigen Betreff verwenden
Die Betreffzeile entscheidet, ob deine E-Mail überhaupt geöffnet wird. Wecke Neugier, indem du einen konkreten Nutzen versprichst oder eine spannende Frage stellst. Zum Beispiel: „5 erprobte Strategien für höhere Klickraten“ oder „Nutzt du schon das volle KI-Potenzial für deinen Vertrieb?“. Vermeide dabei Ausrufezeichen und Großbuchstaben, die schnell unseriös wirken.
2. Inhalte personalisieren
Die Anrede mit Namen ist nur der erste Schritt. Echte Personalisierung bedeutet, dass deine Inhalte für deine Empfänger:innen relevant sind. Segmentiere deine Kontakte nach Branche, Interessen oder bisherigen Interaktionen. So kannst du gezielt auf spezifische Bedürfnisse eingehen und Lösungen anbieten, die wirklich interessieren.
3. Persönliche Beziehung herstellen
Zeige, dass hinter deiner E-Mail ein Mensch steht. Verwende eine authentische Sprache und teile, wo es passt, auch persönliche Erfahrungen oder Insights aus deinem Arbeitsalltag. Ein Foto, Kontaktdaten und eine persönliche Signatur des Absenders können die Vertrauensbildung zusätzlich unterstützen.
4. Wichtige Infos auf den Punkt bringen
Deine Empfänger:innen haben wenig Zeit. Konzentriere dich auf die wichtigsten Botschaften und formuliere sie prägnant. Strukturiere längere Texte mit Absätzen und Zwischenüberschriften. Leser:innen sollte binnen Sekunden erfassen können, worum es geht und welchen Mehrwert du bietest.
5. Spam-Begriffe und Floskeln vermeiden
Bestimmte Formulierungen lösen bei E-Mail-Programmen und Leser:innen Spam-Alarm aus. Nutze Begriffe wie „kostenlos“, „gratis“ oder „sofort“ nur ganz gezielt und sparsam. Auch abgenutzte Floskeln wie „innovative Lösungen“ schwächen deine Botschaft. Bleib stattdessen konkret und beschreibe den echten Nutzen.
6. Handlungsaufforderung einbauen (CTA)
Jede E-Mail braucht ein klares Ziel. Ob Terminvereinbarung, Download eines Whitepapers oder Produktkauf – formuliere deine Call-to-Actions direkt und unmissverständlich. Platziere sie auffällig und verwende aktive Verben wie „Jetzt anmelden“, „Guide downloaden“ oder „Termin vereinbaren“. Ein einzelner, prägnanter CTA ist dabei oft effektiver als multiple Handlungsoptionen.
4 Vorlagen für gelungene Akquise-Mails
Hier sind vier E-Mail-Vorlagen, die du als Basis für deine E-Mail-Kommunikation nutzen kannst. Passe den Ton an deine Zielgruppe an und ergänze individuelle Details deines Unternehmens, aber bleibe dabei immer prägnant und fokussiert.
Willkommens-E-Mail
Betreff: Willkommen [Name] – dein erster Schritt zu [konkreter Nutzen]
Hallo [Name],
vielen Dank für dein Interesse an [Thema/Produkt].
Es freut uns sehr, dass du Teil unserer Community geworden bist! Wir begleiten dich auf deinem Weg zu [konkreter Nutzen]. Dafür erhältst du nun jede Woche praktische Tipps zu [relevantes Thema].
Als Willkommensgeschenk bekommst du Zugang zu unseren beliebtesten Ressourcen:
- [Ressource 1 mit kurzem Nutzenversprechen]
- [Ressource 2 mit kurzem Nutzenversprechen]
- [Ressource 3 mit kurzem Nutzenversprechen]
Du wünschst dir eine individuelle Beratung? Wende dich mit Fragen gerne direkt an mich.
Beste Grüße
[Dein Name]
Terminvorschlags-Mail
Betreff: Unser Gespräch über [konkretes Thema]
Hallo [Name],
danke für dein Interesse an [Produkt/Dienstleistung]. Gerne stelle ich dir in einem persönlichen Gespräch vor, wie wir [konkretes Ziel] zusammen erreichen können.
Wie passt es dir in der kommenden Woche?
- Dienstag, 10:00 Uhr
- Mittwoch, 14:00 Uhr
- Donnerstag, 11:00 Uhr
Wenn dir einer der Termine passt, sende ich dir eine Einladung für einen [Besprechungs-Software]-Call.
Alternativ kannst du direkt einen Termin buchen: [Kalenderbuchungslink]
Ich freue mich auf unseren Austausch.
Beste Grüße
[Dein Name]
Noch mehr Tipps zum Thema Terminvorschläge formulieren findest du in diesem Artikel.
Follow-up Mail
Betreff: Nächste Schritte nach unserem Gespräch über [Thema]
Hallo [Name],
vielen Dank für das angenehme Gespräch [gestern/ Datum]. Wie besprochen sende ich dir eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- [Hauptpunkt 1]
- [Hauptpunkt 2]
- [Hauptpunkt 3]
Das von dir gewünschte Angebot findest du im Anhang. Falls du Fragen hast, melde dich gerne jederzeit.
Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen.
Beste Grüße
[Dein Name]
Marketing Newsletter
Betreff: [Name], entdecke [aktuelle Neuigkeit/Angebot]
Hallo [Name],
[aktuelle Entwicklung/News aus der Branche] beschäftigt derzeit viele unserer Kundinnen und Kunden. Deshalb möchten wir dir heute zeigen, wie du [konkreter Nutzen].
[Hauptthema]
Übrigens: Nur noch bis [Datum] profitierst du von [exklusives Angebot].
Button mit Link: [Mehr erfahren/Zum Download]
Viele Grüße
[Dein Name]
PS: [Kurzer Teaser für nächsten Newsletter]
Lies hier, wie du im Handumdrehen einen eigenen Newsletter erstellst.
Fazit: So geht rechtskonforme E-Mail-Akquise
Auch, wenn die B2B-Kaltakquise per E-Mail erst einmal verlockend klingen mag: Setze lieber auf eine rechtskonforme E-Mail-Akquise per Double Opt-in. So legst du den Grundstein für nachhaltige Kundenbeziehungen. Biete deiner Zielgruppe Mehrwert durch Inhalte wie Checklisten, Whitepaper oder exklusive Einblicke, um nicht nur das Opt-In, sondern eine dauerhaft engagierte Leserschaft zu erhalten.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in der Qualität deiner E-Mails: Relevante Inhalte, klare Strukturen und ein authentischer Schreibstil sorgen für hohe Öffnungs-, Klick- und Antwortraten. So baust du langfristige Beziehungen zu deinen Kontakten auf und generierst qualifizierte Leads für dein Vertriebsteam.
Mit diesem Ansatz ist dein E-Mail Marketing nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern auch deutlich effektiver als klassische B2B-Kaltakquise. Denn wer sich bewusst für deine E-Mails entschieden hat, ist auch offen für deine Angebote.
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