Du willst dir ein Customer Relationship Management System zulegen? Gute Entscheidung! Denn mit dem richtigen CRM-System kennst du deine Kund:innen so gut, dass du sie an jedem Punkt der Customer Journey optimal abholen kannst. Von smartem Kontakt-Management bis hin zu ausgeklügelter Marketing Automation: Moderne CRM Software bietet dir einen riesigen Funktionsumfang, um deine Kundenbeziehungen zu stärken.
Aber natürlich spielt der Preis eine entscheidende Rolle. Denn der beste Funktionsumfang nützt dir nichts, wenn die CRM-System-Kosten dein Budget sprengen. Die Kosten können stark variieren – von unter 100 Euro bis weit über 500.000 € für Enterprise-Lösungen. Ob Lizenz oder Mietmodell, On-Premise oder Cloud-Lösung: Es gibt viele Faktoren, die den Preis beeinflussen. In diesem Artikel nehmen wir die CRM-System-Kosten genau unter die Lupe, damit du die beste Lösung für dein Unternehmen oder deinen E-Commerce-Shop findest.
Inhaltsverzeichnis
CRM-System Kosten: 6 Faktoren, die dein Budget bestimmen
Die Kosten eines CRM-Systems können sehr unterschiedlich ausfallen. Um dir trotzdem eine Zahl zu nennen: Bei unseren CRM-Vergleich liegen die CRM-System-Kosten der Anbieter zwischen 8€ und 60€ im Monat. Diese Preisspanne ist natürlich nur ein Richtwert. Wie viel ein CRM-System kostet, hängt vor allem von diesen 6 Faktoren ab:
1. Art der Software
CRM-Lösung ist nicht gleich CRM-Lösung. So gibt es verschiedene CRM-Arten, zum Beispiel Cloud- und On-premise-Lösungen. Bei ersterer Variante erwirbst du eine Nutzungslizenz (mit anfallenden Lizenzkosten), mit der du die Software eines Saas-Anbieters nutzen kannst. Die cloudbasierte Software selbst besitzt du also nicht. Anders sieht es bei einer On-premise-Lösung aus: Diese gehört nach dem Kauf ganz dir und wird lokal auf deinen eigenen Servern installiert.
Bei einer Cloud-Lösung bestehen die CRM-System-Kosten meist aus einem monatlichen Betrag für eine bestimmte Anzahl an Nutzer:innen; bei einer On-premise Software hingegen aus Anschaffungsgebühren, Hardware- und Instandhaltungskosten. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch für ein Cloud-CRM, weil dieses meist fortgeschrittenere Funktionen besitzt als ein On-premise CRM.
Außerdem haben die meisten CRM Tools unterschiedliche Schwerpunkte. Oft wird in 4 Hauptarten unterschieden: Analytisches, kollaboratives, kommunikatives und operatives CRM. Analytische CRMs helfen dir beispielsweise bei der Datenanalyse, kommunikative CRMs bei der kanalübergreifenden Kontaktaufnahme mit deinen Kund:innen.
Wofür steht CRM eigentlich und warum ist es so wichtig? Diese und weitere Fragen beantworten wir dir in unserem Grundlagenartikel zum Thema CRM.
2. Umfang der Software
Wer mehr will, zahlt meist auch mehr – das trifft auch auf die meisten CRM-Plattformen zu. Während manche CRMs lediglich Basisfunktionen wie die Verwaltung von Kontakten anbieten, kannst du mit anderen sogar E-Mail Marketing betreiben und detaillierte Reportings erstellen. Tatsächlich spielen vor allem die Fachkompetenz und Servicequalität für 46 Prozent der Unternehmen eine entscheidene Rolle bei der Suche nach dem richtigen CRM-Anbieter (Quelle: Adito.de, 2024).
Hier kommt es ganz auf deine persönlichen Ansprüche an: Wenn dir grundlegende Funktionen rund um die Organisierung deiner Kundenkontakte und Sales Pipeline ausreichen, kannst du bei deinem CRM-System Kosten sparen. Frag dich vor dem Kauf: Muss es eine Lösung mit unzähligen Features sein – wie zum Beispiel Salesforce – oder tut es eine benutzerfreundliche Software mit grundlegenden CRM-Funktionen auch? Da würden sich beispielsweise Pipedrive und Brevo und Hubspot CRM anbieten.
Wenn du nach einem CRM für Start-ups suchst, hilft dir dieser Artikel vielleicht weiter.
3. Anzahl der Kontakte
Die CRM-System-Kosten richten sich nach der Anzahl deiner Kontakte. Vor allem Software-Anbieter, die zusätzlich E-Mail-Marketing-Funktionen anbieten, rechnen häufig nach der länge deiner Kontaktliste ab. Je mehr Kontakte du also in deiner Datenbank speicherst, desto höher sind häufig die Kosten.
Vor allem für mittlere Unternehmen und große Unternehmen oder auch Start-ups kann das schnell teuer werden. Deshalb empfiehlt es sich, bereits bei der Auswahl einer CRM Software auf das Preismodell zu achten.
4. Anzahl der Nutzer:innen
Ähnlich sieht es bei der Anzahl der Nutzer:innen aus, die Zugriff auf dein CRM haben sollen. In vielen Tarifen beliebter CRM-Anbieter ist die Nutzerzahl beschränkt, sodass du zusätzliche Nutzungslizenzen erwerben oder dein Paket upgraden musst, wenn mehrere Teammitglieder auf das CRM-System zugreifen sollen.
Auch hier lohnt sich der Blick ins Kleingedruckte: Manche CRMs unterscheiden nämlich in Benutzer:innen, die Daten lediglich einsehen können, und solche, die im CRM Änderungen vornehmen dürfen. Das kann schnell zusätzliche Kosten verursachen.
5. CRM-Strategie
Bevor du dir eine Software zulegst, solltest du dir eine passende CRM-Strategie überlegen. Welche konkreten CRM-Ziele willst du erreichen, wie sehen deine Vertriebsprozesse aus? Auch das beeinflusst die CRM-System-Kosten.
Denn die CRM-System-Kosten richten sich auch danach, was du mit der Plattform alles machen willst. Du willst mehr Leads in zahlende Kund:innen konvertieren? Dann bietet sich ein günstiges CRM-System mit integrierter Vertriebs-Pipeline an. Möchtest du zusätzlich dein Lead Nurturing effizienter gestalten, Marketing-Kampagnen automatisieren, mehr auf Social Media setzen? Halte Ausschau nach den Software-Lösungen, die deine benötigten Funktionen erfüllen.
Marketing Automation nimmt dir viel Arbeit ab und macht gleichzeitig deine Kundschaft glücklich. Keine Sorge, falls du noch nicht viel Erfahrung in diesem Bereich hast: Diese drei Workflows lassen sich kinderleicht automatisieren.
6. Wartung und Schulung
Ein neues CRM-System in deinem Unternehmen einzuführen bedeutet, dass du alle Vertriebsmitarbeiter:innen, die damit künftig arbeiten sollen, entsprechend schulen musst. Wenn dies durch ein unternehmensinternes CRM-Projektteam geschieht, kostet das Zeit. Wenn du dafür auf eine externe Quelle zugreifst – zum Beispiel einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin deines CRM-Anbieters – kostet das meist Geld. Bedenke auch: Je komplexer eine CRM Software ist, desto länger wird es dauern, bis deine Mitarbeiter:innen im Umgang damit versiert sind.
Ein weiterer Punkt, der die Kosten eines CRM-Systems beeinflussen kann, ist die Wartung beziehungsweise Instandhaltung deiner Software. Checke den IT Support deiner ausgesuchten Software.
CRM-System Kosten senken: Deine Hebel zur Kostenkontrolle
Wie hoch fallen CRM-System-Kosten aus? Wie du gesehen hast, ist es schwierig, darauf eine konkrete Antwort zu finden. Die gute Nachricht ist jedoch, dass du selbst Einfluss auf die Kosten deines CRM-Systems nehmen kannst! Mit den folgenden 4 Tipps kannst du sicherstellen, dass du nicht mehr für ein CRM ausgibst, als wirklich nötig.
- Zahle nur für Funktionen, die du wirklich brauchst. Wähle zum Einstieg eine Software, die grundlegende Basisfunktionen anbietet.
- Nutze eine Lösung, die so einfach wie möglich und so komplex wie nötig ist. Komplexe CRMs können dich viel Zeit und Geld im Bereich der CRM-Einführung und des IT-Supports kosten.
- Überlege dir im Vorfeld, wie du dein CRM jetzt und in Zukunft nutzen willst. Es macht Sinn, von Vornherein ein CRM-System zu wählen, das deinen Ansprüchen auch in Zukunft gerecht wird.
- Wähle eine CRM Software passend zu deiner IT-Infrastruktur. Ist die CRM-Lösung mit deinen anderen Softwares verknüpfbar oder bietet sie alle Tools, die du brauchst? Indem du das prüfst, gehst du späteren Schwierigkeiten aus dem Weg.
In unserem Artikel zeigen wir dir, welche CRM Softwares sich für kleine Unternehmen lohnen.
CRM-System-Kosten vs. -Nutzen: Lohnt sich die Investition wirklich?
So viel zu den CRM-System-Kosten, die beim Kauf auf dich zukommen können. Doch lohnt es sich überhaupt, Geld für ein CRM-System auszugeben und Zeit in dessen Einrichtung zu investieren?
Generell machst du mit der systematischen Verwaltung deiner Kundenbeziehungen per CRM nichts falsch. Hier ist eine Übersicht der 4 größten Vorteile eines CRM-Systems:
Effizienz
Da du Kundendaten ganz einfach deinem CRM-System hinzufügen und in Echtzeit aktualisieren kannst, sind alle wichtigen Informationen immer griffbereit. So musst du nicht mühsam nach bestimmten Infos suchen oder händisch Kundendaten in eine Excel-Liste einpflegen – das spart Zeit. Gleiches gilt für die Organisation deines Vetriebsprozesses: Mit einem CRM-System kannst du Leads identifizieren und diese zielgerichtet ansprechen – Stichwort: Lead Management.
Zu guter Letzt wird auch dein Kundenservice dank eines CRM-Systems effizienter. Denn dieser hat jederzeit einen Überblick darüber, welche Kund:innen in der Vergangenheit bereits mit dem Support Kontakt hatten und ob deren Anliegen zufriedenstellend gelöst wurden.
Messbarkeit
Mit deinem CRM-System kannst du konkret sehen, wie es um deine Kundschaft steht. Wie viele Neukund:innen sind im vergangenen Quartal dazu gekommen und wie viele Leads haben tatsächlich einen Deal mit dem Sales Team abgeschlossen? Wie viele Anfragen hat der Kundenservice beantwortet und wie viele davon erfolgreich?
Das hilft dir, deinen Erfolg zu beziffern, Strategien neu auszurichten und Zukunftsprognosen zu treffen.
Umsatzsteigerung
Der Hauptgrund, CRM zu betreiben, ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung. Und wenn Kund:innen deinem Unternehmen gegenüber positiv eingestellt sind, steigt die Chance, dass sie immer wieder bei dir einkaufen. Gleichzeitig kostet dich die Haltung von Bestandskund:innen in der Regel deutlich weniger Geld als die Akquise neuer Kund:innen.
Apropos: Wie sieht erfolgreiches CRM eigentlich konkret aus? Wir haben uns 5 Praxisbeispiele bekannter Unternehmen angeschaut.
Kosteneinsparung
Wie bereits angesprochen, kannst du mit einem CRM-System Kosten sparen. Das mag anfangs vielleicht paradox klingen, da du zunächst einmal Geld in eine CRM Software investieren musst. Doch langfristig reduzierst du deine CRM-System-Kosten – vorausgesetzt natürlich, du wählst ein CRM-System, das zu deinem Unternehmen passt.
Zum Beispiel erlaubt es dir eine CRM-Lösung, individuellere Marketing-Kampagnen zu entwerfen. So kannst du Kund:innen genau die Produkte oder Dienstleistungen empfehlen, die für sie interessant sind. Mit manchen CRMs kannst du dies sogar automatisiert tun.
Du siehst also: Mit einem CRM-System sparst du jede Menge Zeit, Nerven und Ressourcen – und damit im Endeffekt auch Kosten.
CRM-System Kosten: So triffst du die beste Entscheidung
Wenn man die CRM-Systems-Kosten dem Nutzen gegenüberstellt, kristallisiert sich eines recht schnell heraus: In den allermeisten Fällen lohnt sich ein CRM für große wie kleine Unternehmen – selbst, wenn es Geld kostet. Denn im Laufe der Zeit sparst du mit durchdachtem Kundenbeziehungs-Management genug Ressourcen, um den bezahlten Preis oder die laufenden Kosten wieder wettzumachen. Wenn du die 6 Faktoren, die den Preis von CRM-Systemen beeinflussen, stets im Blick behältst, kannst du sogar selbst dazu beitragen, die CRM-System-Kosten so gering wie möglich zu halten.
Letztendlich raten wir dir, bei deiner Software-Auswahl nicht nur auf die CRM-System-Kosten zu achten, sondern auch auf Faktoren wie Benutzeroberfläche und Funktionsumfang. Bei Brevo bieten wir dir verschiedene Abo-Modelle an, ganz nach deinen Bedürfnissen und Preisvorstellungen. Erstelle noch heute deinen kostenlosen Brevo Account!
