VoIP ist das Herzstück moderner Unternehmenskommunikation. Die revolutionäre Art der Sprachübertragung verwandelt deine Stimme in Datenpakete und schickt sie blitzschnell an jeden beliebigen Ort der Welt – egal, ob du vor deinem Laptop, deinem Smartphone oder deinem Tablet sitzt.
VoIP ermöglicht nicht nur kristallklare Gespräche, sondern bietet auch viele zusätzliche Funktionen, die dein Kommunikationserlebnis auf ein ganz neues Level heben. Doch wie funktioniert VoIP überhaupt? Was brauchst du dafür? Und gibt es auch Nachteile? Das und mehr klären wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Was ist VoIP (Voice over IP)?
VoIP steht für Voice over Internet Protocol, übersetzt: „Sprache über Internetprotokoll“. VoIP ermöglicht also Telefongespräche via Internet. Tatsächlich kann VoIP aber mehr als nur Sprachübertragung, denn diese bahnbrechende Technologie erlaubt zusätzlich die Übertragung von Multimediainhalten.
Auch Instant Messaging (zum Beispiel über WhatsApp) und Videotelefonie zählen zum Funktionsumfang von VoIP. Dazu werden Bild- und Tonsignale in Datenpakete zerteilt und über das Internet versendet. Im Deutschen sprechen wir in diesem Zusammenhang auch von der Internettelefonie oder der IP-Telefonie. VoIP ermöglicht es dir, über verschiedene Geräte wie Computer, Smartphones oder spezielle VoIP-Telefone zu telefonieren und bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Festnetztelefonie. Welche das sind, erklären wir dir gleich.
Gut zu wissen: Bereits seit 2018 verzichtet die Deutsche Telekom auf analoge Telefonanschlüsse und setzt fast ausschließlich auf VoIP. Auch ISDN-Anschlüsse sind seit 2022 abgeschafft. Damit ist VoIP nun der einzige Telefonstandard in Deutschland.
Unterschiede zur Festnetztelefonie
Festnetztelefonie und Internettelefonie unterscheiden sich in technischer Hinsicht grundlegend. Die traditionelle Festnetztelefonie basiert auf der Übertragung analoger Sprachsignale über ein Telefonnetz aus Kupferleitungen. Auch die Übertragung von Bilddaten an Faxgeräte war grundsätzlich möglich, aber langsam. Das zu übertragende Dokument wurde in einzelne Punkte und Linien umgewandelt, die als Pixel auf einer Rastergrafik dargestellt wurden.
Ende der 80er Jahre kam die ISDN-Telefonie hinzu, eine frühe Form der digitalen Telefonie, die mittlerweile vollständig durch die moderne Internettelefonie abgelöst wurde. Die Vorteile von VoIP sind schnellere Datenraten sowie die Infrastruktur und Möglichkeiten des Internets. Dadurch erlaubt die IP-Telefonie besonders vielfältige Anwendungsbereiche.
Anwendungsbereiche von VoIP
Sowohl privat als auch geschäftlich gibt es eine Vielzahl von Anwendungsbereichen für VoIP. Hast du schon mal einen Freund oder eine Freundin per WhatsApp angerufen? Dann hast du per VoIP telefoniert. Mit VoIP kannst du Videochats starten und quasi kostenlos telefonieren – auch ins Ausland. Selbst in alten Gebäuden, die jegliches Telefonsignal abschirmen, kannst du jetzt mit deinem Smartphone über WLAN telefonieren.
In Unternehmen wird VoIP häufig im Sales-Bereich, im Kundenservice und für Meetings eingesetzt. Es bietet eine kostengünstige Lösung für Geschäftsanrufe. Auch Call Center setzen VoIP-Technologie ein, um ihre Kommunikationsprozesse effizienter zu gestalten. Selbst in Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten kommt VoIP zum Einsatz, um Lehrkräfte, Lernende und Verwaltungspersonal nahtlos zu verbinden.
In all diesen Bereichen bietet VoIP eine flexiblere und kostengünstigere Lösung als die frühere Festnetztelefonie.
Wie funktioniert VoIP-Telefonie?
VoIP-Telefonie funktioniert, indem Sprachinformationen in digitale Daten umgewandelt und über das Internet übertragen werden. Die Identifikation von Start und Ziel erfolgt über die die IP-Adresse der Endgeräte. Die Basis dafür bilden Kommunikationsprotokolle, welche die Signalisierung, Steuerung und Auflösung der Kommunikationssitzungen ermöglichen. Das häufigste Standardprotokoll ist das Session Initiation Protocol (SIP). Jeder Gesprächsteilnehmer hat eine solche SIP-Adresse – du kannst sie dir ähnlich wie eine E-Mail-Adresse vorstellen.
Grundlegend laufen bei der IP-Telefonie folgende Schritte ab:
1. Sprachcodierung: Das analoge Sprachsignal wird mithilfe von Codecs in digitale Datenpakete umgewandelt. Codecs komprimieren die Daten, um die Übertragung effizienter zu gestalten. Je nach Codec variiert auch die Menge an Kbit, die pro Sekunde übertragen wird.
2. Paketierung: Die digitalen Datenpakete werden in kleine Pakete aufgeteilt und mit zusätzlichen Informationen versehen, wie den Sender- und Empfängeradressen.
3. Netzwerkübertragung: Die Datenpakete werden über das IP-Netzwerk, also das Internet, gesendet. Dabei werden die Pakete über verschiedene Knotenpunkte und Router geleitet, um ihre Zieladresse zu erreichen.
4. Routing: Router im Netzwerk leiten die Pakete weiter, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Weg nehmen und ihr Ziel erreichen.
5. Ankunft beim Empfängergerät: Die Pakete erreichen das Empfängergerät.
6. Sprachdecodierung: Die Empfänger-Software verwendet Codecs, um die digitalen Daten in ein analoges Sprachsignal zu verwandeln, das über Lautsprecher oder Kopfhörer gehört werden kann.
Diese sechs Schritte wiederholen sich kontinuierlich während eines VoIP-Telefonats, um eine nahtlose Sprachkommunikation zu gewährleisten.
Das brauchst du zur Nutzung von VoIP
Grundsätzlich ist das Einrichten einer VoIP-Verbindung nicht schwer. Was du dafür brauchst, erklären wir dir jetzt.
Internetverbindung
Um VoIP optimal nutzen zu können, benötigst du eine stabile und zuverlässige Internetverbindung. Eine Verbindung über Breitband wie DSL, Kabel oder Glasfaser ist empfehlenswert. Eine ausreichend hohe Bandbreite ist wichtig, um eine gute Sprachqualität und Verbindungsgeschwindigkeit zu gewährleisten. Eine Internetverbindung mit niedriger Latenz ist ebenfalls wünschenswert, um Verzögerungen bei der Sprachübertragung zu minimieren.
Hardware oder Softphone
Möchtest du VoIP mit deinem Smartphone, PC oder Tablet nutzen? Dann müssen du und dein Gegenüber lediglich dieselbe VoIP-fähige App installieren. Neben WhatsApp, Google Meet, MS Teams und Skype stehen dir viele weitere Anwendungen zum Telefonieren oder Videotelefonieren zur Auswahl. Die Anmeldung ist mit wenigen Klicks abgeschlossen. Dann steht dir ein sogenanntes Softphone zur Verfügung – eine Software-Anwendung als Telefonersatz. Um noch bequemer zu telefonieren, kannst du ein Headset an dein Softphone anschließen.
Wenn du VoIP geschäftlich nutzen möchtest, brauchst du auch dafür lediglich PC, Laptop oder Smartphone sowie eine VoIP-Telefonanlage. Statt deinem PC oder Handy kannst du auch ein IP-Telefon nutzen. In jedem Fall ist ein stabiles Netzwerkgerät wichtig, um die Verbindung zum Internet herzustellen – also ein Router und/oder ein Modem.
Gut zu wissen: Du möchtest dir keine neuen Telefone anschaffen und auch nicht über deinen PC telefonieren? Kein Problem! Mit einem Analog-Telefon-Adapter, kurz ATA, werden analoge Telefone im Handumdrehen zu IP-Telefonen. Der Adapter verwandelt das digitale Signal in ein analoges.
VoIP-Anbieter
Um VoIP mit deiner Telefonanlage nutzen zu können, musst du dich bei einem VoIP Provider wie Brevo anmelden. Von diesem bekommst du dann eine virtuelle Telefonnummer, mit der du über das Internet telefonieren kannst – häufig kannst du auch eine bereits bestehende Nummer importieren.
Es gibt eine Vielzahl von VoIP-Anbietern, die unterschiedliche Tarife und Funktionen bereitstellen. Wichtig sind eine gute Sprachqualität, eine stabile Verbindung und ein guter Kundenservice. Vergleiche die verschiedenen Tarife und Funktionen, um den Provider zu finden, der am besten zu deinen Bedürfnissen und deinem Budget passt. Prüfe, ob deine Wahl gegebenenfalls auch Anrufe zum Festnetz (in anderen Ländern) oder internationale Rufnummern unterstützt.
So holst du das Beste aus deiner Verbindung herausUm das Beste aus deiner VoIP-Verbindung herauszuholen, gibt es noch ein paar weitere Faktoren zu beachten. Dazu gehören die Optimierung deines Netzwerks, um eine reibungslose Datenübertragung sicherzustellen, die richtigen Einstellungen zur Sprachpriorisierung und Quality of Service (QoS) sowie regelmäßige Überprüfungen deiner VoIP-Konfiguration, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. So kannst du sicherstellen, dass deine VoIP-Gespräche klar, zuverlässig und ohne Unterbrechungen verlaufen. |
Die Vorteile von VoIP für dein Unternehmen
Mit seiner innovativen Technologie und flexiblen Nutzung hat VoIP die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, revolutioniert. Durch die Implementierung von VoIP profitierst du von einer Vielzahl von Vorteilen, die deine Effizienz steigern und Kosten senken können.
1. Einfache Einrichtung
Egal, ob du VoIP via App auf deinen mobilen Endgeräten nutzen möchtest oder ob du die Telefonanlage in deinem Unternehmen auf VoIP umstellst – die Einrichtung der IP-Telefonie ist nicht schwierig. In der Regel erhältst du von deinem VoIP Provider genaue Anweisungen zur Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage, inklusive der jeweils benötigten Hardware und Benutzerkonten.
2. Kosteneinsparung
Mit VoIP sparst du bares Geld. Denn im Vergleich zu herkömmlichen Telefonleitungen sind die Gesprächskosten viel günstiger, weil alles über das Internet abgewickelt wird und die Entfernung keine große Rolle mehr spielt. In der Regel kannst du eine Flatrate für ein bestimmtes Kontingent an Mitarbeitenden buchen. Außerdem fallen (fast) keine Kosten für Hardware an, denn internetfähige Geräte besitzen deine Teams höchstwahrscheinlich sowieso bereits.
3. Standortunabhängigkeit
Mit VoIP wird dein Standort zur Nebensache. So kannst du beispielsweise eine lokale Telefonnummer in verschiedenen Städten oder Ländern haben, ohne physisch dort präsent zu sein. Erschließe neue Märkte und erweitere dein Geschäft – ohne die Notwendigkeit eines physischen Standorts.
Zudem ist VoIP ideal für das Arbeiten im Homeoffice oder im Ausland. Per Anrufweiterleitung bist du problemlos zu Hause erreichbar und kannst telefonieren, als wärst du im Büro. Integriere deine Smartphone-Nummer in die Büro-Telefonanlage und leite Anrufe weiter. So bleibst du auch außerhalb des Büros produktiv und erreichbar.
4. Integration in dein CRM-System
Eine Integration von VoIP in dein CRM-System ermöglicht es dir, alle relevanten Kundendaten direkt während eines Anrufs einzusehen. Du kannst Kundenhistorien aufrufen, Notizen machen und sogar automatische Anrufprotokolle erstellen. Dadurch optimierst du deine Kundenbetreuung und steigerst die Effizienz deines Teams.
5. Effektivere Zusammenarbeit
VoIP fördert die effektive Zusammenarbeit in deinem Unternehmen. Halte Telefon- und Videokonferenzen ab, um Ideen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen, oder teile deinen Bildschirm oder Dokumente, um deine Gedanken darzustellen. Außerdem kannst du durch Instant Messaging jederzeit unkompliziert mit Mitarbeitenden kommunizieren.
6. Nützliche Zusatzfunktionen
Darüber hinaus bietet VoIP eine Vielzahl weiterer Zusatzfunktionen. Anrufbeantworter, Warteschleifen, automatische Sprachmenüs, Anrufanalysen, Voicemails per E-Mail und Anrufaufzeichnungen sind nur einige der Möglichkeiten, die du mit der Internettelefonie nutzen kannst.
Hat VoIP auch Nachteile?
Du informierst dich gerne gründlich? Im Folgenden beleuchten wir die Nachteile von VoIP und geben dir Tipps, wie du diese umgehst.
Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
Da VoIP über das Internet läuft, besteht automatisch das Risiko von Sicherheitslücken. VoIP-Anrufe können potenziell abgehört oder gehackt werden, wenn keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Die gute Nachricht: Professionelle Softphone-Anwendungen und VoIP-Provider arbeiten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ähnlichen Maßnahmen, um die Sicherheit deiner Daten zu gewährleisten.
Achte auch darauf, dass du VoIP-Geräte und Netzwerke mit starken Passwörtern schützt. Aktualisiere die Firmware regelmäßig und nutze die Sicherheitsfunktionen deines VoIP-Anbieters.
Höhere Anfälligkeit für Netzwerkprobleme
Früher hat die Festnetztelefonie eine direkte Verbindung zwischen der anrufenden und der empfangenden Rufnummer ermöglicht. VoIP nutzt hingegen verschiedene Netzwerke und Router. Das kann zu einer potenziell größeren Latenz führen. Im Prinzip ist VoIP genauso anfällig für Störungen wie dein Internetanschluss. Netzwerkprobleme führen zu Verzögerungen, Störungen oder Paketverlusten. Mit leistungsfähiger Hardware und einer zuverlässigen Internetverbindung kannst du diesem Problem entgegensteuern.
Abhängigkeit von der Stromversorgung
Analoge Telefone haben auch bei einem Stromausfall funktioniert, weil das Telefonnetz die Geräte mit Strom versorgen konnte. Bei der IP-Telefonie ist das nicht der Fall, weil die Geräte auf eine Stromverbindung angewiesen sind. Ein Notstromaggregat kann Abhilfe schaffen. Alternativ kannst du während des Stromausfalls für dringende Anrufe auf das Smartphone ausweichen.
Hinweis: Sämtliche erwähnten Nachteile wirst du im Alltag kaum bemerken. Dennoch solltest du diese Thematiken zusammen mit deinem Provider prüfen. Durch eine sorgfältige Planung und den Einsatz qualitativ hochwertiger Hardware lassen sich diese potenziellen Nachteile größtenteils beseitigen.
Fazit: An VoIP führt kein Weg vorbei
Du möchtest eine Telefonanlage für dein Unternehmen einrichten oder einfach nur mit Freund:innen im Ausland telefonieren? Eins steht fest: An VoIP führt dabei kein Weg vorbei! Denn die Netze sind längst umgestellt – analoge Telefonie und ISDN-Telefone sind Geschichte. Das immer schnellere Internet und die Aufteilung von Informationen in Datenpakete haben die Telefonie revolutioniert. Zahlreiche neue Funktionen haben die IP-Telefonie alternativlos werden lassen:
- VoIP ermöglicht dir eine standortunabhängige Zusammenarbeit und mobiles Arbeiten.
- Die VoIP-Integration in dein CRM-System schafft eine nahtlose Verbindung zwischen deiner Kommunikation und den Kundendaten. Dadurch behältst du bei jedem Schritt den Überblick.
- Die einfache Einrichtung von VoIP und die gewonnene Flexibilität führen insgesamt zu Kosteneinsparungen und einer höheren Produktivität.
Also, worauf wartest du noch? Erstelle dir jetzt deinen kostenlosen Brevo Account und profitiere von all den Vorteilen, die VoIP mit sich bringt.
