Wenn von E-Mail Marketing die Rede ist, geht es meistens um Newsletter. Dabei gibt es noch eine andere Art von E-Mail, die in der Kundenkommunikation eine große Rolle spielt: die Bestätigungs-Mail. Diese erfüllt zwar einen anderen Zweck als ein Newsletter, sollte aber trotzdem nicht vernachlässigt werden.
Was es mit dieser Mail-Gattung auf sich hat, wie Sie selbst eine Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellen und wie Sie solche Mails automatisieren, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
💡 Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Bestätigungs-E-Mails gehören zur Kategorie der Transaktions-Mails. Darunter versteht man Mails, die Kund:innen bekommen, wenn sie eine bestimmte Aktion durchführen, also zum Beispiel einen Kauf tätigen. Während Newsletter vor allem dazu genutzt werden, Produkte, Rabattaktionen und Unternehmens-News zu kommunizieren, besteht der Hauptzweck von Transaktions-Mails darin, Kund:innen wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen mitzuteilen. Sie sind dementsprechend meist kürzer und “abgespeckter” als Newsletter.
Auch Bestätigungs-E-Mails sind dafür gedacht, Kund:innen über wichtige Ereignisse zu informieren, zum Beispiel über eine erfolgreiche Registrierung oder Buchung. Der Versand von Bestätigungs-Mails ist wichtig, um Kund:innen zu bestätigen, dass eine von ihnen durchgeführte Aktion erfolgreich war und um ihnen bei eventuellen nächsten Schritten zu helfen. Sie können aber noch mehr.
Mit Bestätigungs-Mails vermitteln Sie Ihren Kund:innen Wertschätzung und zeigen ihnen, dass Sie sich um sie kümmern. Das stärkt die Kundenbindung. Außerdem können Sie in solche Benachrichtigungen Handlungsaufforderungen einbinden und Ihre Empfänger:innen zur weiteren Interaktion mit Ihrem Unternehmen motivieren – zum Beispiel zum Besuch Ihres Online Shops.
Marketing Automation und Bestätigungs-Mails: Ein Dream Team
In Bestätigungs-E-Mails schlummert also jede Menge Potential, dass viele Marketers oft noch vernachlässigen. Dabei ist der Versand solcher Mails mit der richtigen E-Mail Marketing Software ein Kinderspiel. Denn: Bestätigungs-Mails können Sie ganz leicht automatisieren.
Dafür erstellen Sie mit der Software Ihrer Wahl zunächst eine Bestätigungs-Mail-Vorlage und anschließend einen Workflow. Dieser besteht aus einem Einstiegspunkt und verschiedenen Bedingungen, auch Wenn-Dann-Szenarien genannt. Stellen Sie sich das ganze wie einen Pfad vor, an dem sich Ihre Kund:innen mit jeder Aktion weiter entlang bewegen.
Ein einfacher Workflow für eine Bestätigungs-E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen: Ein Kontakt trägt sich in ein Anmeldeformular auf Ihrer Website ein und schickt dieses ab. Dadurch wird er automatisch zu einer Kontaktliste hinzugefügt. Das Hinzufügen zu dieser Liste wiederum initiiert den Versand einer Bestätigungsnachricht. Eigentlich ganz einfach, oder?
Natürlich können Sie Ihren Kund:innen auch manuell Bestätigungs-E-Mails schreiben. Ab einer gewissen Kundenzahl ist das jedoch zeitlich kaum noch zu stemmen. Außerdem kann es leicht passieren, dass Sie das Schreiben einer Bestätigungs-Mail schlichtweg vergessen – und das kann bei Ihrer Kundschaft für Frust sorgen.
Was ist Marketing Automation und welche Arten von Workflows können Sie noch erstellen? In diesen Artikeln finden Sie Antworten.
🚀 4 Tipps für gelungene Bestätigungs-E-Mails
Automatisierte Workflows für Bestätigungs-Mails sind im Handumdrehen eingerichtet. Auch das Erstellen der E-Mail-Vorlagen selbst ist kein Hexenwerk. Damit Ihre Mails ihren Zweck erfüllen, sollten Sie jedoch auf einige Dinge achten. Wir haben Ihnen 4 Tipps für die Erstellung richtig guter Bestätigungs-Mails zusammengestellt.
1. Ansprechende Betreffzeile
Wie bereits erwähnt, werden in einer Bestätigungs-E-Mail wichtige, teils zeitkritische Informationen übermittelt. Es ist also wichtig, dass Ihre Empfänger:innen bereits vor dem Öffnen der Mail wissen, worum es darin geht. Dementsprechend sollten Sie auch Ihre Betreffzeile gestalten.
Verzichten Sie im Betreff auf Umschreibungen und kommen Sie stattdessen gleich auf den Punkt. Ist Ihren Empfänger:innen nicht sofort klar, dass es sich bei einer Mail um eine Bestätigungs-E-Mail handelt, so kann es passieren, dass die Mail erst viel zu spät gelesen oder sogar in den Papierkorb verschoben wird. Gute Betreffzeilen für Bestätigungs-Mails stechen aus dem Posteingang hervor und könnten zum Beispiel so aussehen:
- [Name Ihres Unternehmens]: Bestellbestätigung
- Wir haben Ihre Rücksendung erhalten
- Registrierung erfolgreich
- Buchungsbestätigung: Auftrag XY
- Willkommen im Club!
2. Relevante Informationen
Im Hauptteil Ihrer Mail sollte der Fokus vor allem auf den Informationen liegen, die Sie Ihren Kund:innen mitteilen möchten. Zwar sind visuelle Elemente wie Bilder und Emojis auch in Bestätigungs-E-Mails erlaubt; sie sollten jedoch nicht von der Botschaft Ihrer Nachricht ablenken.
Generell gilt: Erwähnen Sie die wichtigsten Informationen gleich am Anfang Ihrer Mail. Relevante Daten wie Bestellnummern, Rechnungsnummern oder Termine können Sie außerdem fett markieren oder andersfarbig hervorheben, damit diese Ihren Empfänger:innen direkt ins Auge stechen.
3. Konkrete Anweisungen
Ihre Kund:innen haben Ihre Bestätigungs-Mail geöffnet und die darin befindlichen Informationen gelesen. Es wäre doch schade, sie jetzt schon wieder gehen zu lassen, oder? Wenn Sie Ihre Bestätigungs-Mails zu Marketing-Zwecken nutzen wollen, sollten Sie deshalb noch einen Schritt weiter gehen und Ihren Kund:innen erklären, was als nächstes zu tun ist. Diese Anweisungen können, je nach Inhalt der Bestätigungs-Mail, ganz unterschiedlich aussehen.
Eine Mail an Neukund:innen, die sich gerade für einen Newsletter angemeldet haben, könnte beispielsweise einen Rabatt-Code enthalten, sowie die Handlungsaufforderung “Jetzt Willkommensrabatt sichern”. Alternativ könnten Sie Kund:innen auch auf Ihren Blog oder Ihre Unternehmens-Website verweisen. Auch hier sollten Sie am besten einen Call-to-Action (CTA) einbauen, etwa “Jetzt loslegen”, “Jetzt reinlesen” oder “Im Kundenportal anmelden”.
4. Aussagekräftiger Footer
Er steht ganz unscheinbar am Ende einer E-Mail, sollte jedoch auf keinen Fall vernachlässigt werden: der E-Mail Footer. Dorthin gehören zunächst einmal Pflichtangaben wie Ihr Impressum inklusive Firmenname, Kontaktinformationen, Handelsregisternummer und Co. Im Falle eines Newsletters – also auch der Willkommens-Mail, die Sie neuen Abonnent:innen schicken – ist ein Abmeldelink ebenfalls ein Muss. Zwingend erforderliche Transaktions-Mails wie Bestellbestätigungen oder Zahlungserinnerung gelten hingegen nicht als Marketing-E-Mails und müssen dementsprechend auch keinen Link zur Abmeldung enthalten.
Sie können Ihren E-Mail Footer außerdem dazu nutzen, weitere Informationen zu kommunizieren. So können Sie in der Fußzeile zum Beispiel auf Ihre Social-Media-Kanäle verlinken oder die Telefonnummer von Ihrem Support Team teilen. Das hinterlässt einen positiven Eindruck und kann Ihre Markenbotschaft zusätzlich hervorheben.
📩 5 Vorlagen für Bestätigungs-Mails
Bestätigungs-Mail ist nicht gleich Bestätigungs-Mail. Mails dieser Gattung können, je nach Zweck, sehr verschieden aussehen. Einige enthalten Bilder, Fließtext und CTAs, andere nur einen einzigen Satz. Wir stellen Ihnen 5 Arten von Bestätigungs-E-Mails vor, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen.
Anmeldebestätigung für Newsletter
Wenn sich Kund:innen auf Ihrer Website für einen Newsletter anmelden, dann erwarten sie in der Regel eine Bestätigung darüber, dass ihre Anmeldung erfolgreich war. Bleibt die Anmeldebestätigung aus, führt das eventuell zu Unsicherheit und Frustration auf Seiten Ihrer Kundschaft. Verzichten Sie also keinesfalls darauf!
Eine solche Bestätigungs-Mail lässt sich zudem wunderbar mit einer Willkommens-Mail verbinden, in der Sie Ihre neuen Abonnent:innen in Ihrem Netzwerk begrüßen und ihnen direkt einen Vorgeschmack darauf geben, welche Themen und Inhalte sie künftig erwarten. Dafür könnten Sie zum Beispiel ausgewählte Blog-Artikel verlinken oder einige Ihrer beliebtesten Produkte vorstellen.
Auch ein Rabatt-Code als Dankeschön für die Newsletter-Anmeldung kommt immer gut an. Damit animieren Sie Ihre Abonnent:innen außerdem, Ihren Online Shop zu besuchen – und das kann den Umsatz fördern.
Dieses fiktive Reisemagazin bedankt sich mit einem 10% Rabatt bei seinen neuen Abonnent:innen. Außerdem wird auf die Social-Media-Profile, eine Landingpage und ein Gewinnspiel verlinkt.
Übrigens: Diese Bestätigungs-E-Mail-Vorlage steht allen Brevo (ex Sendinblue)-Nutzer:innen kostenlos zur Verfügung.
Bevor Sie Newsletter verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Newsletter-Anmeldung DSGVO-konform abläuft.
Terminbestätigung
Viele Unternehmen bieten ihren Kund:innen an, online Termine mit ihnen zu buchen. Dafür tragen sich Interessent:innen selbstständig in einen virtuellen Terminkalender ein. Auch Reservierungen, zum Beispiel für Restaurants, werden mittlerweile oft online per Terminbuchungs-Tool getätigt.
Wenn auch Ihr Unternehmen online Termine vergibt, ist eine Bestätigungs-Mail inklusive einer Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten unabdingbar. Ansonsten könnte ein Teil Ihrer Kund:innen den gebuchten Termin vergessen oder davon ausgehen, die Terminbuchung hat nicht funktioniert. Für die Kundenbindung ist das alles andere als optimal.
Tipp: Ein Link, über den Ihre Empfänger:innen gebuchte Termine mit nur einem Klick ihrem Kalender hinzufügen können, sowie eine Möglichkeit zur Terminänderung bzw. -absage kann die Anzahl an No-Shows deutlich reduzieren.
Die Buchungsplattform DISH verschickt automatisch Bestätigungs-Mails, sobald ein Restaurant eine Reservierungsanfrage angenommen hat. In der Mail werden die wichtigsten Informationen wie Datum, Uhrzeit und Gruppengröße noch einmal zusammengefasst.
Lesen Sie hier, wie Sie erfolgreich Kundentermine vereinbaren.
Buchungs- und Bestellbestätigung
Zu den am häufigsten versendeten Bestätigungs-E-Mails gehören Buchungs- und Bestellbestätigungen. Diese werden verschickt, sobald Kund:innen einen Kauf getätigt haben. Im E-Commerce sind solche Mailings deshalb unverzichtbar.
Zu den Informationen, die in Bestellbestätigungs-Mails nicht fehlen dürfen, zählen eine Zusammenfassung der gekauften Produkte inklusive Preis, Bestellnummer und -datum und gegebenenfalls die Liefer- und Rechnungsadresse. Viele Unternehmen ergänzen Buchungs- und Bestellbestätigungs-Mails außerdem mit Links zum Kundenkonto, der Kundennummer und Zahlungsinformationen.
Buchungs- und Bestellbestätigungen können Sie außerdem gut dafür nutzen, um auf Ihren Online Shop oder Ihre FAQ-Seite zu verlinken. Außerdem können Sie Ihren Kund:innen in der Mail weitere Produkte empfehlen, die zu den soeben gekauften passen – Stichwort Cross-Selling.
In dieser E-Mail bestätigt ein Unternehmen den Eingang einer Bestellung, indem es die wichtigsten Eckdaten übersichtlich zusammenfasst. Außerdem werden Empfänger:innen dazu animiert, weitere Aktionen durchzuführen, zum Beispiel die Sendung zu verfolgen oder den Einkauf fortzusetzen.
Auch diese Bestätigungs-Mail-Vorlage können Sie als Brevo (ex Sendinblue)-Kund:in kostenlos nutzen und nach Ihrem Geschmack anpassen.
Versandbestätigung
Auf die Bestellbestätigung folgt die Versandbestätigung. Diese lässt Ihre Kund:innen wissen, dass die Bestellung auf dem Weg ist und ihr Warten bald ein Ende hat. In dieser Bestätigungs-E-Mail darf vor allem eine Info nicht fehlen: Die Sendungsnummer des Versandunternehmens, mit der Kund:innen eigenhändig überprüfen können, wo sich ihre Bestellung gerade befindet.
Oft werden in solchen Mails auch noch einmal die wichtigsten Bestellinfos aufgelistet, darunter Bestell- und Kundennummer.
Die Versandbestätigungs-Mail von Poster Store ist übersichtlich gestaltet, enthält aber dennoch die wichtigsten Daten: Bestellnummer, Sendungsnummer, Lieferadresse sowie eine Zusammenfassung der bestellten Produkte. Ein farbiger Button führt Empfänger:innen zur Website des Versanddienstleisters, ein Link im Footer zur eigenen Website.
Onboarding
Vielleicht bieten Sie neben Ihrem Newsletter noch andere Inhalte an, für die sich Kund:innen online anmelden können – zum Beispiel ein Webinar oder einen Workshop. Auch hierbei sollten Sie Ihren Kund:innen die erfolgreiche Registrierung per E-Mail bestätigen. Besonders hilfreich sind in diesem Kontext Onboarding E-Mails, die Ihren Empfänger:innen klare Anweisungen geben, was als nächstes zu tun ist.
Denn während Ihre Kund:innen nach der erfolgreichen Newsletter-Anmeldung nichts weiter tun müssen, sind bei Webinaren und Co. meist weitere Schritte erforderlich, um Zugang zu den gewünschten Inhalten zu bekommen. Oft müssen sich Kund:innen beispielsweise auf der Unternehmenswebsite einloggen.
In dieser Onboarding-Vorlage von Brevo (ex Sendinblue) erklärt ein Unternehmen seinen Empfänger:innen, was sie als nächstes tun müssen, um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
⚙️ Bestätigungs-E-Mails schreiben: So funktioniert’s mit Brevo (ex Sendinblue)
Wir haben es bereits angesprochen: Wenn Sie E-Mail-Bestätigungen an mehr als eine Handvoll Kund:innen senden möchten, führt kein Weg an Marketing Automation vorbei. Doch keine Sorge: Automation mag zwar kompliziert klingen, ist es aber gar nicht! Vor allem nicht mit einer professionellen E-Mail Marketing Software wie Brevo (ex Sendinblue).
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Brevo (ex Sendinblue) im Handumdrehen einen Workflow für Bestätigungs-Mails einrichten und eine eigene Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellen.
Schritt 1
Loggen Sie sich in Ihr Brevo (ex Sendinblue)-Konto ein und navigieren Sie in der oberen Leiste zu “Automation”. Klicken Sie anschließend oben rechts auf “Einen neuen Workflow erstellen”, oder, falls Sie vorher noch keinen Workflow erstellt haben, auf “Erstellen Sie Ihren ersten Workflow”.
Schritt 2
Nun können Sie entweder per Klick auf “Custom Workflow erstellen” einen eigenen Workflow erstellen oder einen bereits vorgefertigten Workflow auswählen. Möchten Sie eine Bestellbestätigungs-Mail versenden, eignet sich dafür der Workflow “Produktkauf” am besten.
Schritt 3
Wählen Sie nun ein Ereignis aus, das Ihren Workflow auslöst und klicken Sie auf “Weiter”. Nun können Sie eine Zeitverzögerung einrichten, falls Sie möchten, dass Ihre Bestätigungs-E-Mail nicht sofort nach dem Kauf verschickt wird. Im dritten Schritt können Sie eine bereits vorhandenes E-Mail Template auswählen oder eine neue E-Mail-Vorlage erstellen. Außerdem haben Sie folgende Optionen:
- Eine Blindkopie der E-Mail an eine frei zu wählende E-Mail-Adresse versenden, wann immer ein neuer Kontakt die E-Mail erhält.
- Unter Versandplanung können Sie Zeiten für den E-Mail-Versand konfigurieren.
- Wenn mit dem auslösenden Ereignis bestimmte Kundendaten verarbeitet werden, können Sie diese nutzen, um die Bestätigungs-Mail zu personalisieren.
Schritt 4
Sollten Sie sich dafür entschieden haben, eine eigene Bestätigungs-Mail-Vorlage zu erstellen, öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie hier grundlegende Informationen zu Ihrer Mail ein, beispielsweise die Betreffzeile, und klicken Sie auf “Nächster Schritt”.
Am einfachsten ist es, wenn Sie nun eine bestehendes Design wählen und dieses mit unserem Drag&Drop Editor Ihren Bedürfnissen anpassen. Sind Sie mit Ihrer Mail zufrieden, klicken Sie auf “Speichern & aktivieren”.
Schritt 5
Wechseln Sie nun zurück zum ersten Browser-Fenster, klicken Sie auf “Liste aktualisieren” und wählen Sie Ihre eben erstellte Bestätigungs-Mail-Vorlage aus. Anschließend erhalten Sie eine schematische Ansicht Ihres Workflows und müssen Sie nur noch auf “Workflow aktivieren” klicken. Glückwunsch, ab jetzt werden all Ihre Kund:innen nach einem Kauf automatisch eine Bestätigungs-E-Mail erhalten!
💪 Fazit: Automatisierung + Bestätigungs-E-Mails = glückliche Kund:innen
Bestätigungs-E-Mails können viel mehr als nur informieren. Richtig eingesetzt, können sie die Kundenbindung stärken und sogar Ihre Umsätze ankurbeln. Und das Beste: Haben Sie einmal eine Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellt, können Sie deren Versand ganz leicht automatisieren. Mit einigen E-Mail Marketing Softwares, zum Beispiel Brevo (ex Sendinblue), geht das sogar völlig kostenlos.
Also: Nutzen Sie das Potenzial und schicken Sie Ihren Empfänger:innen ansprechende Bestätigungs-E-Mails mit Mehrwert!
