Wenn von E-Mail Marketing die Rede ist, geht es meistens um Newsletter. Dabei gibt es noch eine andere Art von E-Mail, die in der Kundenkommunikation eine große Rolle spielt: die Bestätigungs-Mail. Diese erfüllt zwar einen anderen Zweck als ein Newsletter, sollte aber trotzdem nicht vernachlässigt werden.
Was es mit dieser Mail-Gattung auf sich hat, wie du selbst eine Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellst und wie du solche Mails automatisierst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Bestätigungs-E-Mails gehören zur Kategorie der Transaktions-Mails. Darunter versteht man Mails, die Kund:innen bekommen, wenn sie eine bestimmte Aktion durchführen, also zum Beispiel einen Kauf tätigen. Während Newsletter vor allem dazu genutzt werden, Produkte, Rabattaktionen und Unternehmens-News zu kommunizieren, besteht der Hauptzweck von Transaktions-Mails darin, Kund:innen wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen mitzuteilen. Sie sind dementsprechend meist kürzer und „abgespeckter” als Newsletter.
Auch Bestätigungs-E-Mails sind dafür gedacht, Kund:innen über wichtige Ereignisse zu informieren, zum Beispiel über eine erfolgreiche Registrierung oder Buchung. Der Versand von Bestätigungs-Mails ist wichtig, um Kund:innen zu bestätigen, dass eine von ihnen durchgeführte Aktion erfolgreich war und um ihnen bei eventuellen nächsten Schritten zu helfen. Sie können aber noch mehr.
Mit Bestätigungs-Mails vermittelst du deinen Kund:innen Wertschätzung und zeigst ihnen, dass du dich um sie kümmerst. Das stärkt die Kundenbindung. Außerdem kannst du in solche Benachrichtigungen Handlungsaufforderungen einbinden und deine Empfänger:innen zur weiteren Interaktion mit deinem Unternehmen motivieren – zum Beispiel zum Besuch deines Online Shops.
Marketing Automation und Bestätigungs-Mails: Ein Dream Team
In Bestätigungs-E-Mails schlummert also jede Menge Potential, dass viele Marketer oft noch vernachlässigen. Dabei ist der Versand solcher Mails mit der richtigen E-Mail Marketing Software ein Kinderspiel. Denn: Bestätigungs-Mails kannst du ganz leicht automatisieren.
Dafür erstellst du mit der Software deiner Wahl zunächst eine Bestätigungs-Mail-Vorlage und anschließend einen Workflow. Dieser besteht aus einem Einstiegspunkt und verschiedenen Bedingungen, auch Wenn-Dann-Szenarien genannt. Stell dir das ganze wie einen Pfad vor, an dem sich deine Kund:innen mit jeder Aktion weiter entlang bewegen.
Ein einfacher Workflow für eine Bestätigungs-E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen: Ein Kontakt trägt sich in ein Anmeldeformular auf deiner Website ein und schickt dieses ab. Dadurch wird er automatisch zu einer Kontaktliste hinzugefügt. Das Hinzufügen zu dieser Liste wiederum initiiert den Versand einer Bestätigungsnachricht. Eigentlich ganz einfach, oder?
Natürlich kannst du deinen Kund:innen auch manuell Bestätigungs-E-Mails schreiben. Ab einer gewissen Kundenzahl ist das jedoch zeitlich kaum noch zu stemmen. Außerdem kann es leicht passieren, dass du das Schreiben einer Bestätigungs-Mail schlichtweg vergisst – und das kann bei deiner Kundschaft für Frust sorgen.
Was ist Marketing Automation und welche Arten von Workflows kannst du noch erstellen? In diesen Artikeln findest du Antworten.
4 Tipps für gelungene Bestätigungs-E-Mails
Automatisierte Workflows für Bestätigungs-Mails sind im Handumdrehen eingerichtet. Auch das Erstellen der E-Mail-Vorlagen selbst ist kein Hexenwerk. Damit deine Mails ihren Zweck erfüllen, solltest du jedoch auf einige Dinge achten. Wir haben dir 4 Tipps für die Erstellung richtig guter Bestätigungs-Mails zusammengestellt.
1. Ansprechende Betreffzeile
Wie bereits erwähnt, werden in einer Bestätigungs-E-Mail wichtige, teils zeitkritische Informationen übermittelt. Es ist also wichtig, dass deine Empfänger:innen bereits vor dem Öffnen der Mail wissen, worum es darin geht. Dementsprechend solltest du auch deine Betreffzeile gestalten.
Verzichte im Betreff auf Umschreibungen und komm stattdessen gleich auf den Punkt. Ist deinen Empfänger:innen nicht sofort klar, dass es sich bei einer Mail um eine Bestätigungs-E-Mail handelt, so kann es passieren, dass die Mail erst viel zu spät gelesen oder sogar in den Papierkorb verschoben wird. Gute Betreffzeilen für Bestätigungs-Mails stechen aus dem Posteingang hervor und könnten zum Beispiel so aussehen:
- [Name Ihres Unternehmens]: Bestellbestätigung
- Wir haben Ihre Rücksendung erhalten
- Registrierung erfolgreich
- Buchungsbestätigung: Auftrag XY
- Willkommen im Club!
2. Relevante Informationen
Im Hauptteil deiner Mail sollte der Fokus vor allem auf den Informationen liegen, die du deinen Kund:innen mitteilen möchtest. Zwar sind visuelle Elemente wie Bilder und Emojis auch in Bestätigungs-E-Mails erlaubt; sie sollten jedoch nicht von der Botschaft deiner Nachricht ablenken.
Generell gilt: Erwähne die wichtigsten Informationen gleich am Anfang deiner Mail. Relevante Daten wie Bestellnummern, Rechnungsnummern oder Termine kannst du außerdem fett markieren oder andersfarbig hervorheben, damit diese deinen Empfänger:innen direkt ins Auge stechen.
3. Konkrete Anweisungen
Deine Kund:innen haben deine Bestätigungs-Mail geöffnet und die darin befindlichen Informationen gelesen. Es wäre doch schade, sie jetzt schon wieder gehen zu lassen, oder? Wenn du deine Bestätigungs-Mails zu Marketing-Zwecken nutzen willst, solltest du deshalb noch einen Schritt weiter gehen und deinen Kund:innen erklären, was als nächstes zu tun ist. Diese Anweisungen können, je nach Inhalt der Bestätigungs-Mail, ganz unterschiedlich aussehen.
Eine Mail an Neukund:innen, die sich gerade für einen Newsletter angemeldet haben, könnte beispielsweise einen Rabatt-Code enthalten, sowie die Handlungsaufforderung „Jetzt Willkommensrabatt sichern”. Alternativ könntest du Kund:innen auch auf deinen Blog oder deine Unternehmens-Website verweisen. Auch hier solltest du am besten einen Call-to-Action (CTA) einbauen, etwa „Jetzt loslegen”, „Jetzt reinlesen” oder „Im Kundenportal anmelden”.
4. Aussagekräftiger Footer
Er steht ganz unscheinbar am Ende einer E-Mail, sollte jedoch auf keinen Fall vernachlässigt werden: der E-Mail Footer. Dorthin gehören zunächst einmal Pflichtangaben wie dein Impressum inklusive Firmenname, Kontaktinformationen, Handelsregisternummer und Co. Im Falle eines Newsletters – also auch der Willkommens-Mail, die du neuen Abonnent:innen schickst – ist ein Abmeldelink ebenfalls ein Muss. Zwingend erforderliche Transaktions-Mails wie Bestellbestätigungen oder Zahlungserinnerung gelten hingegen nicht als Marketing-E-Mails und müssen dementsprechend auch keinen Link zur Abmeldung enthalten.
Du kannst deinen E-Mail Footer außerdem dazu nutzen, weitere Informationen zu kommunizieren. So kannst du in der Fußzeile zum Beispiel auf deine Social-Media-Kanäle verlinken oder die Telefonnummer von deinem Support Team teilen. Das hinterlässt einen positiven Eindruck und kann deine Markenbotschaft zusätzlich hervorheben.
5 Vorlagen für Bestätigungs-Mails
Bestätigungs-Mail ist nicht gleich Bestätigungs-Mail. Mails dieser Gattung können, je nach Zweck, sehr verschieden aussehen. Einige enthalten Bilder, Fließtext und CTAs, andere nur einen einzigen Satz. Wir stellen dir 5 Arten von Bestätigungs-E-Mails vor, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen.
Anmeldebestätigung für Newsletter
Wenn sich Kund:innen auf deiner Website für einen Newsletter anmelden, dann erwarten sie in der Regel eine Bestätigung darüber, dass ihre Anmeldung erfolgreich war. Bleibt die Anmeldebestätigung aus, führt das eventuell zu Unsicherheit und Frustration auf Seiten deiner Kundschaft. Verzichte also keinesfalls darauf!
Eine solche Bestätigungs-Mail lässt sich zudem wunderbar mit einer Willkommens-Mail verbinden, in der du deine neuen Abonnent:innen in deinem Netzwerk begrüßt und ihnen direkt einen Vorgeschmack darauf gibst, welche Themen und Inhalte sie künftig erwarten. Dafür könntest du zum Beispiel ausgewählte Blog-Artikel verlinken oder einige deiner beliebtesten Produkte vorstellen.
Auch ein Rabatt-Code als Dankeschön für die Newsletter-Anmeldung kommt immer gut an. Damit animierst du deine Abonnent:innen außerdem, deinen Online Shop zu besuchen – und das kann den Umsatz fördern.
Dieses fiktive Reisemagazin bedankt sich mit einem 10% Rabatt bei seinen neuen Abonnent:innen. Außerdem wird auf die Social-Media-Profile, eine Landingpage und ein Gewinnspiel verlinkt.
Übrigens: Diese Bestätigungs-E-Mail-Vorlage steht allen Brevo-Nutzer:innen kostenlos zur Verfügung.
Bevor du Newsletter verschickst, solltest du sicherstellen, dass deine Newsletter-Anmeldung DSGVO-konform abläuft.
Terminbestätigung
Viele Unternehmen bieten ihren Kund:innen an, online Termine mit ihnen zu buchen. Dafür tragen sich Interessent:innen selbstständig in einen virtuellen Terminkalender ein. Auch Reservierungen, zum Beispiel für Restaurants, werden mittlerweile oft online per Terminbuchungs-Tool getätigt.
Wenn auch dein Unternehmen online Termine vergibt, ist eine Bestätigungs-Mail inklusive einer Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten unabdingbar. Ansonsten könnte ein Teil deiner Kund:innen den gebuchten Termin vergessen oder davon ausgehen, die Terminbuchung hat nicht funktioniert. Für die Kundenbindung ist das alles andere als optimal.
Tipp: Ein Link, über den deine Empfänger:innen gebuchte Termine mit nur einem Klick ihrem Kalender hinzufügen können, sowie eine Möglichkeit zur Terminänderung bzw. -absage kann die Anzahl an No-Shows deutlich reduzieren.
Die Buchungsplattform DISH verschickt automatisch Bestätigungs-Mails, sobald ein Restaurant eine Reservierungsanfrage angenommen hat. In der Mail werden die wichtigsten Informationen wie Datum, Uhrzeit und Gruppengröße noch einmal zusammengefasst.
Lies hier, wie du erfolgreich Kundentermine vereinbarst.
Buchungs- und Bestellbestätigung
Zu den am häufigsten versendeten Bestätigungs-E-Mails gehören Buchungs- und Bestellbestätigungen. Diese werden verschickt, sobald Kund:innen einen Kauf getätigt haben. Im E-Commerce sind solche Mailings deshalb unverzichtbar.
Zu den Informationen, die in Bestellbestätigungs-Mails nicht fehlen dürfen, zählen eine Zusammenfassung der gekauften Produkte inklusive Preis, Bestellnummer und -datum und gegebenenfalls die Liefer- und Rechnungsadresse. Viele Unternehmen ergänzen Buchungs- und Bestellbestätigungs-Mails außerdem mit Links zum Kundenkonto, der Kundennummer und Zahlungsinformationen.
Buchungs- und Bestellbestätigungen kannst du außerdem gut dafür nutzen, um auf deinen Online Shop oder deine FAQ-Seite zu verlinken. Außerdem kannst du deinen Kund:innen in der Mail weitere Produkte empfehlen, die zu den soeben gekauften passen – Stichwort Cross-Selling.
In dieser E-Mail bestätigt ein Unternehmen den Eingang einer Bestellung, indem es die wichtigsten Eckdaten übersichtlich zusammenfasst. Außerdem werden Empfänger:innen dazu animiert, weitere Aktionen durchzuführen, zum Beispiel die Sendung zu verfolgen oder den Einkauf fortzusetzen.
Auch diese Bestätigungs-Mail-Vorlage kannst du als Brevo-Kund:in kostenlos nutzen und nach deinem Geschmack anpassen.
Versandbestätigung
Auf die Bestellbestätigung folgt die Versandbestätigung. Diese lässt deine Kund:innen wissen, dass die Bestellung auf dem Weg ist und ihr Warten bald ein Ende hat. In dieser Bestätigungs-E-Mail darf vor allem eine Info nicht fehlen: Die Sendungsnummer des Versandunternehmens, mit der Kund:innen eigenhändig überprüfen können, wo sich ihre Bestellung gerade befindet.
Oft werden in solchen Mails auch noch einmal die wichtigsten Bestellinfos aufgelistet, darunter Bestell- und Kundennummer.
Die Versandbestätigungs-Mail von Poster Store ist übersichtlich gestaltet, enthält aber dennoch die wichtigsten Daten: Bestellnummer, Sendungsnummer, Lieferadresse sowie eine Zusammenfassung der bestellten Produkte. Ein farbiger Button führt Empfänger:innen zur Website des Versanddienstleisters, ein Link im Footer zur eigenen Website.
Onboarding
Vielleicht bietest du neben deinem Newsletter noch andere Inhalte an, für die sich Kund:innen online anmelden können – zum Beispiel ein Webinar oder einen Workshop. Auch hierbei solltest du deinen Kund:innen die erfolgreiche Registrierung per E-Mail bestätigen. Besonders hilfreich sind in diesem Kontext Onboarding E-Mails, die deinen Empfänger:innen klare Anweisungen geben, was als nächstes zu tun ist.
Denn während deine Kund:innen nach der erfolgreichen Newsletter-Anmeldung nichts weiter tun müssen, sind bei Webinaren und Co. meist weitere Schritte erforderlich, um Zugang zu den gewünschten Inhalten zu bekommen. Oft müssen sich Kund:innen beispielsweise auf der Unternehmens-Website einloggen.
In dieser Onboarding-Vorlage von Brevo erklärt ein Unternehmen seinen Empfänger:innen, was sie als nächstes tun müssen, um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
Noch mehr nützliche E-Mail-Vorlagen findest du in diesem Artikel.
Bestätigungs-E-Mails schreiben: So funktioniert’s mit Brevo
Wir haben es bereits angesprochen: Wenn du E-Mail-Bestätigungen an mehr als eine Handvoll Kund:innen senden möchtest, führt kein Weg an Marketing Automation vorbei. Doch keine Sorge: Automation mag zwar kompliziert klingen, ist es aber gar nicht! Vor allem nicht mit einer professionellen E-Mail Marketing Software wie Brevo.
In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du mit Brevo im Handumdrehen einen Workflow für Bestätigungs-Mails einrichtest und eine eigene Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellst.
Schritt 1
Logge dich in dein Brevo-Konto ein und navigiere in der linken Seitenleiste zu „Automations”. Klicke anschließend oben rechts auf „Automatisierung erstellen”.
Schritt 2
Nun kannst du entweder per Klick auf „Benutzerdefinierte Automatisierung” einen eigenen Workflow erstellen oder einen bereits vorgefertigten Workflow auswählen. Möchtest du eine Bestellbestätigungs-Mail versenden, eignet sich dafür der Workflow „Produktkauf” am besten.
Schritt 3
Wähle nun ein Ereignis aus, das deinen Workflow auslöst und klicke auf „Weiter”. Nun kannst du eine Zeitverzögerung einrichten, falls du möchtest, dass deine Bestätigungs-E-Mail nicht sofort nach dem Kauf verschickt wird. Im dritten Schritt kannst du ein bereits vorhandenes E-Mail Template auswählen oder eine neue E-Mail-Vorlage erstellen. Außerdem hast du folgende Optionen:
- Eine Blindkopie der E-Mail an eine frei zu wählende E-Mail-Adresse versenden, wann immer ein neuer Kontakt die E-Mail erhält.
- Unter Versandplanung kannst du die Zeiten für den E-Mail-Versand konfigurieren.
- Wenn mit dem auslösenden Ereignis bestimmte Kundendaten verarbeitet werden, kannst du diese nutzen, um die Bestätigungs-Mail zu personalisieren.
Schritt 4
Solltest du dich dafür entschieden haben, eine eigene Bestätigungs-Mail-Vorlage zu erstellen, öffnet sich ein neues Fenster. Gib hier grundlegende Informationen zu deiner Mail ein, darunter die Betreffzeile, und klicke auf „Nächster Schritt”.
Am einfachsten ist es, wenn du nun ein bestehendes Design wählst und dieses mit unserem Drag&Drop Editor deinen Bedürfnissen anpasst. Bist du mit deiner Mail zufrieden, klicke auf „Speichern & aktivieren”.
Schritt 5
Wechsle nun zurück zum ersten Browser-Fenster, klicke auf „Liste aktualisieren” und wähle deine eben erstellte Bestätigungs-Mail-Vorlage aus. Anschließend erhältst du eine schematische Ansicht deines Workflows und musst du nur noch auf „Workflow aktivieren” klicken. Glückwunsch, ab jetzt werden all deine Kund:innen nach einem Kauf automatisch eine Bestätigungs-E-Mail erhalten!
Fazit: Automatisierung + Bestätigungs-E-Mails = glückliche Kund:innen
Bestätigungs-E-Mails können viel mehr als nur informieren. Richtig eingesetzt, können sie die Kundenbindung stärken und sogar deine Umsätze ankurbeln. Und das Beste: Hast du einmal eine Bestätigungs-Mail-Vorlage erstellt, kannst du deren Versand ganz leicht automatisieren. Mit einigen E-Mail Marketing Softwares, zum Beispiel Brevo, geht das sogar völlig kostenlos.
Also: Nutze das Potenzial und schicke deinen Empfänger:innen ansprechende Bestätigungs-E-Mails mit Mehrwert!
