März 21, 2024

Calendly-Alternativen: 9 Terminbuchungs-Tools im Vergleich (2024)

Lesedauer etwa 14 min
calendly alternativen

Ob B2B oder B2C: Wer heutzutage Termine mit Kund:innen vereinbaren will, tut das am besten mit einem Online-Terminbuchungs-Tool. Das ist oft einfacher, als Termine per Telefon oder E-Mail zu vereinbaren. Eine beliebte Software, mit der du online Termine vereinbaren kannst, ist Calendly.

In diesem Artikel erklären wir, was Calendly zu bieten hat und vergleichen das Tool mit 9 Alternativen, die eventuell besser zu dir passen.

Das kann Calendly

Calendly ist eines der bekanntesten Terminbuchungs-Tools. Doch was kann die Anwendung genau? Wir geben dir einen Überblick.

Terminbuchung

Die Kernfunktion von Calendly ist die Terminbuchung. Wenn Leads und Kund:innen deine Website besuchen und du dort Calendly eingebettet hast, können sie sich mit nur wenigen Klicks einen Slot im virtuellen Terminkalender aussuchen. Du kannst den Link zu deinem Kalender auch einfach kopieren und per E-Mail und Social Media teilen.

Automatisierung

Noch smarter wird die Online-Terminbuchung mit Calendly durch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten. So kannst du beispielsweise Workflows für den Versand von Erinnerungs-Nachrichten und Terminbestätigungen erstellen. Außerdem kannst du gebuchte Termine automatisch verfügbaren Teammitgliedern zuordnen.

Integrationen 

Wenn du möchtest – und bereit bist, dafür zu zahlen – kannst du Calendly auch mit deinem CRM, deiner E-Mail Marketing Software und weiteren Kalendern, z.B. Google Calendar, verbinden. Insgesamt bietet Calendly über 700 App-Integrationen an, die meisten davon allerdings erst ab dem Professional-Tarif. Zu den bekanntesten Integrationen zählen Zoom, PayPal, Google Analytics und MailChimp. 

Viele Unternehmen nutzen Excel zur Terminplanung. Warum das nicht die beste Lösung ist, verraten wir in diesem Artikel.

Warum sollte ich mich nach einer Calendly-Alternative umschauen?

Klingt nicht schlecht, oder? Trotzdem kann es sich für dich lohnen, auf der Suche nach einem Terminbuchungs-Tool auch die ein oder andere Calendly-Alternative in Betracht zu ziehen. Warum, erklären wir in diesem Abschnitt.

DSGVO

Der wohl größte Nachteil von Calendly ist die mangelnde DSGVO-Konformität. Calendly ist ein US-amerikanischer Anbieter, dessen Server sich ebenfalls in den USA befinden. Das Problem: Wenn du Calendly nutzt, erhebst du personenbezogene Daten deiner Kund:innen, die dann in den USA gespeichert werden. Damit ist der Anbieter nicht zu 100% DSGVO-konform. Das Problem kannst du umgehen, indem du ein Tool wählst, das Daten auf Servern innerhalb der EU speichert.

Eingeschränkte kostenlose Version

Calendly kannst du völlig kostenlos nutzen. Das mag zunächst gut klingen, allerdings stößt du bezüglich des Funktionsumfangs mit der Gratis-Version von Calendly schnell an deine Grenzen. So sind die meisten Integrationen erst im Standard-Tarif für $12/Monat verfügbar. Außerdem kannst du mit der kostenlosen Version keine Erinnerungen verschicken und auch keine Zahlungen abwickeln. Bei einigen Calendly-Alternativen sind diese und weitere Funktionen bereits im kostenlosen Tarif inbegriffen. 

Wenn du lieber per E-Mail Terminvorschläge formulieren willst, findest du in diesem Artikel einige Formulierungshilfen.

Welche Calendly-Alternativen gibt es? 9 Tools im Vergleich

Zu den beliebtesten Calendly-Alternativen 2024 zählen:

  • Brevo
  • MeetFox
  • Doodle
  • SimplyBook.me
  • OnceHub
  • Mixmax
  • Setmore
  • Chili Piper
  • Youcanbook.me

All diese Tools bieten diverse Funktionen rund um die Online-Terminbuchung. Doch welches davon ist das richtige für dich? Wir haben uns die 9 Calendly-Alternativen im Detail angeschaut und ihre Funktionen miteinander verglichen.

Brevo

Brevo ist eine CRM-Suite mit integriertem Terminbuchungstool, das dir die Vereinbarung von Kundenterminen erleichtert. Mit der Software kannst du eine eigene Buchungsseite erstellen und sie ganz nach deinem Geschmack individualisieren. Diese Seite kannst du dann in deine Website einbetten oder als Link mit Leads und Kund:innen teilen. 

Wenn Interessent:innen einen Termin mit dir buchen wollen, können sie dafür einfach einen freien Termin im Online-Buchungskalender auswählen. Außerdem gibt es die Option, deinen Outlook- oder Google-Kalender mit Brevo zu synchronisieren – so vermeidest du Doppelbuchungen.

Und Brevo kann noch mehr: Wenn du erst einmal einen Kundentermin vereinbart hast, kannst du direkt im Browser ein Videotelefonat starten, ohne dafür zwingend auf einen Drittanbieter (Zoom o.Ä.) zurückgreifen zu müssen. Und wenn du möchtest, kannst du über Brevo sogar Zahlungen abwickeln – zum Beispiel, wenn du eine Buchungsgebühr erheben willst. 

Die Terminbuchungsfunktion von Brevo ist Teil der kostenlosen Sales-Plattform. Weitere nützliche Funktionen erhältst du im Sales Pro-Paket für 9€/Monat/User.

Das macht Brevo zu einer guten Calendly-Alternative:

  • DSGVO-konform: Mit einem deutschen Server-Standort, TÜV-Prüfbericht und rechtssicheren Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung erfüllt Brevo allerhöchste Datenschutz-Standards.
  • Preis: Alle Terminbuchungsfunktionen von Brevo sind dauerhaft kostenlos verfügbar.
  • Umfang: Wenn du willst, kannst du über Brevo nicht nur die Terminvereinbarung mit Kund:innen abwickeln, sondern beispielsweise auch E-Mail, WhatsApp und SMS Marketing betreiben.

MeetFox

Das nächste Tool in unserem Vergleich stammt vom österreichischen Anbieter MeetFox. Auch mit MeetFox kannst du personalisierte Buchungsseiten erstellen, über die deine Leads und Kund:innen dann Termine mit dir vereinbaren können. Den entsprechenden Buchungslink kannst du auf deiner Website, aber auch auf Instagram, Facebook, Google und Co. einbetten. Wie auch Calendly bietet MeetFox eine Synchronisierung mit Outlook- und Google-Kalendern an.


Das macht MeetFox zu einer guten Calendly-Alternative:

  • DSGVO-konform: Die Server von MeetFox stehen innerhalb der EU, genauer gesagt in Frankfurt (Main) – ein großer Vorteil gegenüber US-Anbietern wie Calendly. Laut eigener Aussage ist das Tool zu 100% DSGVO-konform.
  • Umfangreicher kostenloser Tarif: Genau wie Calendly bietet auch MeetFox eine kostenlose Version seiner Software an. Der große Unterschied: Bereits mit der Gratis-Version von MeetFox kannst du Zahlungen abwickeln – gegen Gebühr – und deine Kund:innen automatisch an gebuchte Termine erinnern.


Doodle

screenshot der calendly alternative doodle

Das Schweizer Terminbuchungs-Tool Doodle dürfte vielen von euch bekannt sein. Mit diesem Tool kannst du Buchungsseiten erstellen, Terminerinnerungen einrichten und dank der Gruppenumfragen-Funktionen auch mit mehreren Personen gleichzeitig Termine planen. Diverse Integrationen sind auch verfügbar, zum Beispiel für Microsoft Teams, Google Meet und Zapier.

Das macht Doodle zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Europäischer Server-Standort: Doodle speichert Nutzerdaten auf Servern in Frankfurt und in Irland. Damit wird die Problematik der Datenübertragung in die USA umgangen.
  • Gratis Gruppentermine: Bei Doodle hast du die Möglichkeit, entweder 1:1 Meetings mit Kund:innen zu buchen, oder aber mehrere Personen einer Gruppe hinzuzufügen und dieser dann Termine vorzuschlagen. Das ist bereits mit der kostenlosen Version möglich. 


SimplyBook.me

screenshot der calendly alternative simplybookme

Das nächste Tool heißt SimplyBook.me. Auch damit kannst du deinen Terminkalender in deiner Website integrieren, oder aber du leitest Interessent:innen per Link von Social Media oder Google auf deine Buchungsseite weiter. Um letztere ansprechend zu gestalten, kannst du bei SimplyBook.me aus über 20 Designvorlagen auswählen und sie nach deinen Wünschen anpassen. 

Neben Standard-Funktionen aus dem Bereich der Online-Terminbuchung wartet diese Calendly-Alternative mit jeder Menge fortgeschrittener Features auf. So kannst du zum Beispiel individuelle Anmeldeformulare erstellen, Reportings erstellen und sogar einen HTML E-Mail Editor nutzen.

Die meisten dieser Funktionen sind jedoch erst in den höheren Tarifen erhältlich.


Das macht SimplyBook.me zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Funktionsumfang: SimplyBook.me bieten eine Vielzahl an Funktionen, die es bei Calendly – und vielen anderen Calendly-Alternativen – nicht gibt. 


OnceHub (ehemals ScheduleOnce)

Die nächste Calendly-Alternative in unserer Liste ist OnceHub. Das Besondere an diesem Tool ist, dass du damit Terminvorschläge nicht nur auf deiner Buchungsseite anbieten kannst, sondern direkt im Kunden-Chat. Wenn ein Lead also per Live Chat oder Chatbot mit dir kommuniziert und Interesse zeigt, kannst du ihm direkt im Chat einen Termin vorschlagen. 

Außerdem kannst du mit OnceHub Kontaktformulare erstellen, über die Leads und Kund:innen ebenfalls Termine buchen und mehr über sich und ihr Unternehmen erzählen können. Auch das Vorschlagen von mehreren Terminen an eine Gruppe ist möglich.

Du solltest jedoch beachten, dass die OnceHub Server in den USA stehen und die Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar ist.


Das macht OnceHub zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Funktionen: OnceHub bietet eine Reihe interessanter Funktionen an, die du bei Calendly so nicht findest.
  • Großzügige Gratis-Version: Im kostenfreien Tarif von OnceHub sind bis zu 3 Personen inbegriffen.

Du möchtest dich lieber nach anderen Live Chat Softwares umschauen? Dann hilft dir unser Vergleich vielleicht weiter.


Mixmax

Mixmax ist mehr als nur ein Online-Buchungssystem und sticht auch sonst aus unserem Vergleich heraus. Denn diese Calendly-Alternative ist dafür gedacht, die Funktionalität der Google Suite, also Gmail und Co., zu erweitern. Mit Mixmax kannst du deinen E-Mails einen Terminkalender hinzufügen, über den deine Empfänger:innen mit nur wenigen Klicks Meetings mit dir buchen können.

Darüber hinaus bietet Mixmax Funktionen, die über die Terminvereinbarung hinausgehen. So kannst du mit der Software zum Beispiel E-Mail Tracking betreiben. Wenn du das CRM von Salesforce nutzt, kannst du dieses dank Mixmax mit deinem Gmail Account verbinden und so deine Kundendatenbank immer aktuell halten.

Aber Achtung: Mixmax funktioniert bisher nur mit Gmail.

Das macht Mixmax zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Terminbuchung per Gmail: Wenn du Termine am liebsten per E-Mail vereinbarst, aber auf einen virtuellen Terminkalender nicht verzichten möchtest, dann solltest du dir Mixmax näher anschauen.


Setmore

screenshot der calendly alternative setmore

Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Zahlungen, Integrationen: Auch mit Setmore bekommest du ein solides Tool zur Online-Buchung von Terminen. Generell ist das Tool Calendly sehr ähnlich, sowohl was den Funktionsumfang, als auch den Server-Standort USA angeht. 


Das macht Setmore zu einer guten Calendly-Alternative:

  • 4 kostenlose User: Bei Setmore können bis zu 4 Nutzer:innen auf die kostenlose Version zugreifen. Außerdem bekommst du Zusatz-Features wie SMS-Erinnerungen und Integrationen mit PayPal und Stripe schon ab $5/Monat.


Chili Piper

screenshot der calendly alternative chili piper

Chili Piper ist ein Tool, das vor allem im Sales-Bereich genutzt wird und dessen Kernkompetenz es ist, Leads in Kund:innen zu konvertieren. Eine Option, online Termine zu buchen, gibt es bei Chili Piper auch – dank eines Feature namens Instant Booker.

Bei der Terminbuchung mit Chili Piper hast du einige interessante Möglichkeiten, die bei Calendly fehlen. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass nur qualifizierte Leads Termine mit dir buchen können. Und wenn du Chili Piper mit deinem CRM verbindest, kannst du deine Leads automatisch an die qualifiziertesten Sales-Mitarbeiter:innen weiterleiten. So kannst du beispielsweise festlegen, dass Leads aus einer bestimmten Branche immer an ein bestimmtes Team weitergeleitet werden.

Das macht Chili Piper zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Sales-Fokus: Wenn du nach einer Lösung für dein Sales Team suchst und deine Conversion Rate mittels Online-Terminbuchungen erhöhen möchtest, könnte Chili Piper für dich interessant sein.
  • Tiefergehende Funktionen bei der Terminzuweisung: Während du mit Chili Piper Leads segmentieren und an individuelle Mitarbeiter:innen übergeben kannst, gibt es bei Calendly lediglich eine Round-Robin-Funktion, mit der gebuchte Meetings automatisch an gerade verfügbare Teammitglieder verteilt werden.


Youcanbook.me

Das letzte Tool in unserem Vergleich der Calendly-Alternativen ist wieder eine reine Terminbuchungs-Software. Mit dem Tool des britischen Anbieters Youcanbook.me kannst du Buchungsseiten einrichten, E-Mail- und SMS-Erinnerungen an Leads und Kund:innen senden und deinen Kalender, dein CRM oder deine Newsletter Software verknüpfen. Auch bei diesem Tool sind die Unterschiede zu Calendly eher gering. 

Das macht Youcanbook.me zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Benutzerfreundlichkeit: Youcanbook.me hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche – diese ist jedoch nur auf Englisch verfügbar.


Preisvergleich: Das kosten die Calendly-Alternativen

Funktionen, DSGVO-Konformität, Benutzeroberfläche: All das sind wichtige Kriterien, die du bei der Wahl einer passenden Calendly-Alternative berücksichtigen solltest. Aber auch der Preis spielt eine Rolle – vor allem für kleinere Unternehmen. Deshalb haben wir dir die Preise aller 9 Calendly-Alternativen in folgender Tabelle zusammengefasst (Stand: 19.01.2024).

Anbieter kostenloser Tarif kostenpflichtiger Tarif
Brevo ja ab 9€/User/Monat
Calendly ja ab $10/User/Monat
MeetFox ja ab $10/User/Monat
Doodle ja ab 6,95€/User/Monat
Simplybook.me ja ab 8,25€/100 Buchungen/Monat
OnceHub ja ab $10/User/Monat
Mixmax ja ab $29/User/Monat
Setmore ja ab $5/User/Monat
Chili Piper (Instant Booker) nein ab $15/User/Monat
Youcanbook.me ja ab $10,80/Kalender/Monat


Welche Calendly-Alternative passt zu mir?

Du siehst also: Wenn du nach einer Calendly-Alternative suchst, hast du oft die Qual der Wahl. Wie du im Dschungel der Terminplanungs-Softwares dennoch den Überblick behältst und eine Calendly-Alternative wählst, die wirklich zu dir passt? Ganz einfach: Mit unserer Checkliste!

1. Was soll mein Tool können? 

Mach dir zunächst bewusst, wofür du das Tool überhaupt nutzen möchtest. Willst du eine Buchungsseite in deine Website einbetten, oder geht es dir hauptsächlich darum, deinen E-Mail-Kontakten einen virtuellen Terminkalender mitzuschicken, in den sich diese eintragen können? Legst du Wert auf eine Vielzahl ausgefeilter Funktionen, oder reichen dir grundlegende Features aus? 

2. Welche Programme will ich mit meinem Tool verknüpfen?

Wie du in unserem Vergleich sehen kannst, bieten alle unsere Calendly-Alternativen Integrationen an, die es dir erlauben, dein Buchungs-Tool mit anderen Softwares zu verbinden. Eine lange Liste an verfügbaren Plugins ist zwar schön und gut, bringt dir aber nichts, wenn die Softwares, mit denen du täglich arbeitest, nicht dabei sind. Deshalb lautet unser Tipp: Überleg dir, welche Anwendungen du mit deiner Calendly-Alternative synchronisieren möchtest – zum Beispiel dein CRM-System (Brevo, HubSpot CRM, Salesforce etc.), deine Newsletter Software (Mailchimp, Brevo etc.) oder deinen Kalender (Google Kalender, iCloud-Kalender etc.). Falls du über dein Tool auch Zahlungen abwickeln willst, solltest du dir Integrationen mit PayPal, Stripe und Co. näher anschauen.

3. Wie viele Personen sollen mit meinem Tool arbeiten?

Diese Frage ist vor allem wichtig, wenn es um den Preis geht. Viele Calendly-Alternativen werden teurer, je mehr User auf das Tool zugreifen beziehungsweise je mehr Kalender du mit deinem Tool synchronisierst. Stell dir deshalb bereits zu Beginn die Frage, wie viele Zugänge du benötigst.

4. Wie wichtig ist mir die Einhaltung der DSGVO?

Viele Unternehmen, die sich nach einer Calendly-Alternative umschauen, tun dies vor allem aus einem Grund: dem Datenschutz. Wenn du Wert auf ein zu 100% DSGVO-konformes Terminbuchungs-Tool legen, solltest du zum Beispiel auf einen Server-Standort innerhalb der EU achten. Außerdem solltest du dir die individuellen Datenschutzbestimmungen der einzelnen Anbieter durchlesen und dann entscheiden, ob die Softwares deinen Ansprüchen an den Datenschutz genügen.

5. Benötige ich eine deutsche Benutzeroberfläche?

Zu guter Letzt solltest du bedenken, dass einige der von uns vorgestellten Calendly-Alternativen keine deutsche Benutzeroberfläche und keinen deutschsprachigen Support anbieten. Das kann zum Problem werden, wenn nicht alle Mitarbeiter:innen mit einem komplett englischsprachigen Tool zurechtkommen.

Fazit: Calendly-Alternativen finden – darauf kommt es an

Ein Tool zur Online-Terminbuchung nimmt dir und deinen Leads und Kund:innen jede Menge Arbeit ab. Ganz gleich, ob du ein kleines Start-up oder ein gewachsenes Unternehmen bist – wenn du regelmäßig Termine an Leads und Kund:innen vergibst, macht die Nutzung einer solchen Software definitiv Sinn.

Ob die Wahl dabei auf Calendly oder eine Alternative fällt, bleibt natürlich ganz dir überlassen. Am besten machst du dir deine Ansprüche und dein Budget bewusst und entscheidest dann, welches Terminbuchungs-Tool am besten zu dir passt. Die gute Nachricht: Bis auf Chili Piper bieten alle unsere Calendly-Alternativen dauerhaft kostenlose Versionen an. So kannst du in Ruhe testen, welches Tool dir am besten gefällt, ohne auch nur einen Cent dafür zu bezahlen. 

Brevo bietet dir alle Sales Tools, die du benötigst, um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und deinen Umsatz zu steigern. Von der Lead-Erfassung über Terminplanung und Telefonbesprechung bis hin zur Bezahlung – mit Brevo verwaltest du deine gesamte Customer Journey und bündelst alle Kontaktdaten auf einer Plattform.

Der Newsletter für Marketing Fans
Jetzt anmelden und monatlich die besten Tipps und Tricks für erfolgreiches Online Marketing erhalten.
* Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich.

Bereit, mit Brevo zu wachsen?

Hol dir die Tools, die du brauchst, um deine Kundschaft zu erreichen und dein Unternehmen voranzubringen.

Kostenlos anmelden