Mai 17, 2023

Termine vorschlagen: So formulierst du Terminanfragen per E-Mail

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person schreibt auf einem tablet computer

Du hast einen neuen Lead und willst mit ihm ein persönliches Gespräch führen? Oder du möchtest ein Vorstellungsgespräch mit ausgewählten Bewerber:innen vereinbaren? Ganz egal, um was es sich handelt: Am Anfang steht der Terminvorschlag. Diesen versenden viele Unternehmen heutzutage per E-Mail.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du einen gelungenen Terminvorschlag formulieren kannst. Außerdem verraten wir, wie du die Terminvereinbarung künftig noch einfacher gestalten kannst.


5 Elemente, die dein Terminvorschlag per E-Mail enthalten sollte

Ob im privaten oder geschäftlichen Kontext: Überall dort, wo mehrere Parteien zusammenkommen und sich persönlich über Dinge austauschen wollen, müssen Terminvorschläge formuliert werden. Das kann über verschiedene Kanäle getan werden, beispielsweise per Brief, Telefon, E-Mail oder Messenger

Besonders im geschäftlichen Bereich ist die Terminanfrage per E-Mail beliebt. Das ist meist professioneller als ein Terminvorschlag per WhatsApp und Co., flexibler als ein Telefonat und schneller als ein Brief.

Diese 5 Elemente sollte eine Terminanfrage per E-Mail unbedingt enthalten:   

1. Betreff

Die Betreffzeile ist das Aushängeschild einer jeden E-Mail. Sie zeigt deinen Empfänger:innen, worum es in der Nachricht geht, noch bevor sie diese öffnen. Eine leere, nichtssagende oder gar aufdringliche Betreffzeile führt schnell dazu, dass deine E-Mail gar nicht erst gelesen wird oder im Spam-Ordner deiner Empfänger:innen landet.

Bei der Terminvereinbarung per E-Mail gilt deshalb: Wähle einen Betreff, der deinen Empfänger:innen klar macht, was du von ihnen willst. Möchtest du selbst Terminvorschläge unterbreiten oder deinen Gegenüber darum bitten, selbst einen Termin vorzuschlagen? Dies sollte bereits aus dem Betreff hervorgehen.

2. Terminbeschreibung

Niemand sagt gerne einen Termin zu, bei dem Anlass und Ablauf unklar sind. Sei deshalb transparent und schildere in deiner E-Mail genau, was Sinn und Zweck des Termins ist. Im geschäftlichen Bereich könnte das zum Beispiel ein internes Meeting, ein Verkaufs- oder Beratungsgespräch, ein Follow-up-Termin oder ein Vorstellungsgespräch sein. 

So wissen deine Empfänger:innen, was auf sie zukommt und können sich besser auf den Termin vorbereiten. Damit vermeidest du böse Überraschungen im tatsächlichen Termin – zum Beispiel, dass du Kund:innen verärgerst, weil du im Vorfeld nicht offen mit ihnen über den Inhalt des Termins kommuniziert hast.

3. Terminvorschlag: Datum, Zeit und Ort

Eins darf in deiner E-Mail natürlich nicht fehlen: Der eigentliche Terminvorschlag. Dazu zählen Datum, Zeit und Ort – oder, falls es sich um ein Videotelefonat handelt, einen entsprechenden Hinweis darauf. Auch, wie viel Zeit dein Gegenüber für den Termin einplanen sollte, schreibst du am besten direkt in deine Mail.

Diese wichtigen Details solltest du möglichst zentral in deiner Mail platzieren, sodass sie den Empfänger:innen direkt ins Auge springen. Wenn du mehrere Termine vorschlägst, bietet sich eine Liste an, die sich deutlich vom Fließtext abhebt.

4. Ansprechpartner

Nicht zu vernachlässigen ist auch eine namentliche Nennung der Person, mit der ein Termin vereinbart werden soll. Wirst du den Termin selbst wahrnehmen oder eine:r deiner Kolleg:innen? In welcher Position arbeitet diese:r? Hier kann es außerdem Sinn machen, die Kontaktdaten der zuständigen Person zu nennen, damit die Empfänger:innen deiner Mail wissen, an wen sie sich bei Rückfragen wenden können.

5. Handlungsaufforderung

Im E-Mail Marketing ist er längst eine Best Practice: Der Call to Action, also eine Handlungsaufforderung, am Ende der Nachricht. In einer Terminanfrage-E-Mail könnte die Handlungsaufforderung beispielsweise eine Bitte um Terminbestätigung sein, oder aber das Zusenden eines Alternativtermins.

Mit einer Handlungsaufforderung schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen motivierst du deinen Gegenüber damit, dir zu antworten, und zum anderen wissen deine Empfänger:innen genau, was du von ihnen willst.

Tipp: Damit deine vereinbarten Termine auch wirklich zustande kommen, solltest du am besten Terminerinnerungen an deine Kund:innen verschicken.

Termin per E-Mail vorschlagen: Beispiele für die perfekte Formulierung

Deine E-Mail beinhaltet all diese Elemente? Super! Mindestens genauso wichtig wie eine gute Struktur ist jedoch die Formulierung des Textes. Als nächstes zeigen wir dir, worauf es dabei ankommt.

Tipp

Die von uns vorgestellten Beispiele dienen zur allgemeinen Orientierung. Letztendlich weißt du jedoch am besten, wie du deine Zielgruppe am effektivsten ansprichst. Deshalb lautet unser Tipp: Passe auch E-Mails zur Terminvereinbarung an den Tone-of-Voice deines Unternehmens an. Wenn du üblicherweise eher locker mit Leads und Kund:innen kommunizierst und diese duzt, dann solltest du das also auch bei deinem Terminvorschlag tun.

Beispiele für den Betreff

  • Terminvorschläge – Verkaufsgespräch zu Produkt XY
  • Terminvorschlag – Bewerbungsgespräch
  • Termin erbeten – Follow-up zu Thema XY

Beispiel 1: Verkaufsgespräch

Guten Tag Herr/Frau Mustermann,

vielen Dank für das nette Gespräch auf der Messe XY und Ihr Interesse an [Name des Produkts]. Gerne würden ich und meine Kollegin, Frau Y, Ihnen in einem circa einstündigen Videotelefonat mehr darüber erzählen. Folgende Termine kann ich Ihnen anbieten:

  • Montag, xx.xx.xxxx um 15 Uhr
  • Dienstag, xx.xx.xxxx um 16 Uhr

Bitte teilen Sie mir bis Ende dieser Woche mit, welchen der genannten Termine Sie wahrnehmen möchten. Alternativ können Sie gerne auch einen anderen Termin vorschlagen.

Mit freundlichen Grüße

Vorname Nachname

Beispiel 2: Bewerbungsgespräch 

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Gerne würden Herr Y, [Position im Unternehmen], und ich Sie in einem persönlichen Gespräch näher kennenlernen.

Das Vorstellungsgespräch findet am Montag, xx.xx.xxxx von 15 bis 16 Uhr in unserem Büro in [Ort, Adresse] statt.

Bitte teilen Sie mir bis zum xx.xx.xxxx mit, ob Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können. Falls nicht, setzen Sie sich bitte telefonisch mit mir in Verbindung, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Beispiel 3: Follow-up 

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau Mustermann,

vor einiger Zeit haben wir Ihnen ein Angebot für [Name des Produkts] zukommen lassen. Gerne würde ich mit Ihnen über einen möglichen Vertragsabschluss sprechen und diesbezüglich einen Termin vereinbaren.

Welches Datum würde Ihnen für diesen Termin am besten passen?

Mit freundlichen Grüße

Vorname Nachname

Der Terminvorschlag ist erst der Anfang. Lies hier, wie du erfolgreich Kundentermine vereinbarst und durchführst.

3 Alternativen zur Terminvereinbarung per E-Mail

Terminanfragen per E-Mail sind auf den ersten Blick vielleicht der einfachste Weg, einen Termin zu vereinbaren, haben aber auch ihre Tücken. Wenn du dich beispielsweise nicht sofort auf einen Termin einigen kannst, musst du unter Umständen viele E-Mails hin und her schreiben. Das kostet Zeit und Nerven. Außerdem kann es passieren, dass deine Mail im Spam-Ordner deiner Empfänger:innen landet oder einfach übersehen wird. 

Wir haben uns deshalb 3 alternative Kommunikationskanäle angeschaut, über die du Termine vereinbaren kannst.

1. Telefon

Einer der traditionellen Kanäle zur Terminvereinbarung ist das Telefon. Wenn du deine Leads und Kund:innen direkt anrufst, hat das den Vorteil, dass du womöglich schneller einen Termin vereinbarst, als das per E-Mail der Fall wäre. Wenn dein Terminvorschlag am Telefon abgelehnt wird, kannst du außerdem direkt nach einem Ausweichtermin fragen.

Ein Nachteil dieser Variante ist jedoch, dass du deinen Gegenüber vielleicht nicht direkt erreichst oder dass sich dieser von deinem unerwarteten Anruf gestört fühlt. Eine E-Mail bietet deinen Empfänger:innen Bedenkzeit – ein Anruf eher nicht.

2. Messenger

Messenger Apps, beispielsweise WhatsApp oder Facebook Messenger, werden im Unternehmensbereich – insbesondere in der B2C-Kommunikation – immer beliebter. Es ist also durchaus möglich, mit Leads oder Kund:innen per Chat einen Termin zu vereinbaren. Das geht schnell und ist unkomplizierter, als eine lange Mail zu verfassen.

Doch Vorsicht: Wenn die lockere Kommunikation per Messenger nicht zu dir und deinem Unternehmen passt, solltest du darauf besser verzichten. Ansonsten wirkst du schnell unprofessionell. Außerdem gelten bei der Kundenkommunikation via Messenger Apps besondere Datenschutzrichtlinien, die du unbedingt beachten solltest. 

Du nutzt WhatsApp zur Kundenkommunikation oder hast vor, dies zu tun? Lies hier nach, inwiefern die DSGVO bei der Nutzung von WhatsApp Business eine Rolle spielt.

3. Online-Buchungssystem

Einer der besten Wege, Terminanfragen zu verwalten, ist ein darauf ausgelegtes Online Tool. Mit diesem können Leads und Kund:innen ganz einfach über ein Widget auf deiner Website oder einen Link auf einen virtuellen Kalender zugreifen. Dort können sie dann einen passenden Termin auswählen und diesen bei Bedarf verschieben oder absagen.

Damit bleibt dir die Formulierung von E-Mails erspart. Außerdem musst du deinen eigenen Kalender nicht mehr nach freien Zeitfenstern durchsuchen – auch das übernimmt ein Online-Terminbuchungssystem für dich. Zu guter Letzt nimmst du damit deinen Leads und Kund:innen das Schreiben von E-Mails ab – das kann die Kundenzufriedenheit erhöhen. Bekannte Terminbuchungs-Tools sind beispielsweise Calendly, Doodle und MeetFox.

Auch interessant: Unser Artikel zu Calendly-Alternativen.

Fazit: Einen Terminvorschlag formulieren – das geht nicht nur per E-Mail

Ganz gleich, um welchen Termin es sich handelt, eine gelungene Terminanfrage per E-Mail beinhaltet immer einen aussagekräftigen Betreff sowie die wichtigsten Eckdaten zum Termin. Außerdem solltest du deine Empfänger:innen stets Gelegenheit zu einem Gegenvorschlag geben. Wenn du diese Grundregeln beachtest und dich dann noch an unseren Formulierungshilfen orientierst, ist das Formulieren eines Terminvorschlags kein Hexenwerk.

Falls du es noch einfacher haben willst, empfehlen wir dir einen Online-Terminplaner. Damit musst du Leads und Kund:innen künftig keine Termine mehr vorschlagen – denn das erledigt das Tool für dich. Viele Terminbuchungssysteme kannst du sogar völlig kostenlos nutzen!

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