Um sicherzustellen, dass ein bereits vereinbarter Kundentermin auch zustande kommt, schicken viele Unternehmen Terminerinnerungen an ihre Kund:innen. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten: So sollte eine Terminerinnerung zum Beispiel nicht zu aufdringlich sein, aber dennoch ihren Zweck erfüllen.
Warum du überhaupt Terminerinnerungen verschicken solltest, welchen Kanal du dafür am besten wählst und wie du eine gute Terminerinnerung formulierst, erklären wir in diesem Artikel. Außerdem stellen wir dir einige Muster und Vorlagen für richtig gute Terminerinnerungen zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis
Ist eine Terminerinnerung wirklich nötig?
Ob Verkaufs-, Follow-up- oder Bewerbungsgespräch: Wenn du mit Kund:innen oder (potentiellen) Mitarbeiter:innen ein persönliches Gespräch führen möchtest, musst du zunächst einmal einen Termin mit ihnen vereinbaren. Das geht am einfachsten mit einem Tool zur Online-Terminbuchung, aber natürlich auch per E-Mail oder Telefon.
Ist der Termin einmal festgelegt, sollte eigentlich nichts mehr schief gehen – eigentlich. Warum du deinen Gegenüber dennoch immer an anstehende Termine erinnern solltest, erklären wir in diesem Abschnitt.
Weniger Umsatzverlust
In der Regel vergehen zwischen dem Tag der Terminvereinbarung und dem tatsächlichen Meeting einige Tage, wenn nicht sogar Wochen. Dabei kann es schnell passieren, dass dein Gegenüber den Termin schlichtweg vergisst. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern führt im Falle von Kundenterminen oftmals zu Umsatzeinbußen. Schließlich hast du dir das Zeitfenster freigehalten und vielleicht sogar andere erfolgsversprechende Gespräche abgesagt.
Viele Terminausfälle können vermieden werden, indem du deine Geschäftspartner:innen und Kund:innen einfach einige Tage im Voraus an den vereinbarten Termin erinnerst. Oftmals reicht dies schon, um das unentschuldigte Nichterscheinen zu verhindern.
Wusstest du schon? Einige Unternehmen verlangen bei der Terminbuchung eine sogenannte No-Show-Gebühr, die Kund:innen bei verpassten Terminen zahlen müssen.
Effizienteres Arbeiten
Jeder Termin, der nicht fristgerecht abgesagt wurde, kostet dich nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Zum einen investierst du im Vorfeld Zeit in die Planung bzw. das Formulieren von Terminvorschlägen sowie die Vorbereitung auf das Gespräch. Zum anderen verlierst du Zeit, während du darauf wartest, dass dein Gesprächspartner oder deine Gesprächspartnerin zum Meeting erscheint. So entstehen unnötige Leerläufe.
Mit einer Terminerinnerung im Vorfeld können viele solcher Situationen vermieden werden. Sie hilft dir also im Endeffekt dabei, effizienter zu arbeiten.
Stärkere Kundenbindung
Das Versenden von Terminerinnerungen hat nicht nur für dich viele Vorteile, sondern auch für deine Kundschaft. Denn ein versehentlich versäumtes Meeting ist auch für deine Kund:innen ärgerlich – besonders, wenn das Vereinbaren eines zweiten Termins nicht so leicht bzw. nicht so schnell möglich ist. Eine freundliche Erinnerung kann deinen Kund:innen diesen Aufwand ersparen. Außerdem vermittelst du ihnen damit ein Gefühl der Wertschätzung und zeigst, dass dir der Termin wichtig ist. Das wiederum kann die Kundenbindung stärken.
Binde deine Kundschaft mit diesen Kundenbindungsmaßnahmen noch stärker an dein Unternehmen.
Die besten Kanäle für die Terminerinnerung
Kund:innen an bevorstehende Termine zu erinnern ist nicht schwer und wenig zeitaufwendig. Doch auf welchem Weg solltest du Terminerinnerungen am besten kommunizieren? Wir stellen dir 4 mögliche Kanäle vor.
Der wohl beliebteste Kanal zum Versenden von Terminerinnerungen ist die E-Mail. Viele Unternehmen nutzen E-Mails ebenfalls dafür, Meeting-Einladungen zu verschicken – da liegt es nahe, einige Tage vor dem Treffen einfach eine Erinnerungs-Mail zu versenden.
Der Vorteil der Erinnerungsmail ist, dass du hier alle wichtigen Informationen zusammenfassen kannst – Datum, Uhrzeit und Inhalt des Gesprächs zum Beispiel. Eine E-Mail kannst du außerdem planen, sodass sie an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit automatisch versendet wird. Trotzdem musst du natürlich daran denken, eine solche E-Mail zu formulieren. Außerdem kann es passieren, dass deine Terminerinnerung in der Flut an geschäftlichen E-Mails, die dein Kontakt täglich bekommt, untergeht.
Die E-Mail hat als Kommunikationskanal ausgedient? Von wegen! Lies hier, warum E-Mail Marketing auch heutzutage unverzichtbar ist.
Telefon
Ein eher traditioneller Kanal für die Kundenkommunikation ist das Telefon. Auch mit einem kurzen Anruf bei deinen Kund:innen kannst du diese an bevorstehende Meetings erinnern. Praktisch dabei ist, dass du eventuelle Rückfragen oder Terminänderungen direkt am Telefon besprechen kannst.
Es kann jedoch sein, dass du deine Gesprächspartner:innen telefonisch nicht erreichst oder dass sich diese durch deinen Anruf gestört fühlen. Und auch bei der Terminerinnerung per Telefon gilt wieder: Du musst daran denken, deine Kund:innen rechtzeitig anzurufen.
SMS und Messenger
Die meisten Menschen haben ihr Smartphone immer dabei. Dementsprechend kann die SMS-Terminerinnerung oder die Erinnerung via Messenger, zum Beispiel WhatsApp, sehr effektiv sein: Die Öffnungsrate einer SMS oder einer WhatsApp-Nachricht ist in der Regel nämlich deutlich höher als die einer E-Mail.
Eine besondere Form der mobilen Benachrichtigung stellen Push-Nachrichten dar. Push-Nachrichten sind kurze Textmitteilungen, die Nutzer:innen nicht eigenhändig abrufen müssen, sondern die per Pop-up auf dem Handy- oder Computer-Bildschirm erscheinen. Sie stechen Nutzer:innen also sofort ins Auge und eignen sich deshalb ebenfalls gut dafür, zeitsensible Informationen wie Terminerinnerungen mit Kund:innen zu teilen.
Messenger, Push-Nachrichten und Co.: Lies hier, welche digitalen Kommunikationskanäle du kennen solltest.
Terminbuchungs-Tool
Eins haben alle bisher vorgestellten Kanäle gemeinsam: Sie sind mit manueller Arbeit verbunden. Denn ganz gleich, ob du deine Terminerinnerung nun per Mail verschickst oder per Anruf mitteilst: Du musst jedes Mal eine Nachricht formulieren und daran denken, diese pünktlich zu überbringen. Hast du viele Kundentermine, kann das durchaus zeitraubend sein.
Eine Alternative bietet ein professionelles Tool, mit dem du online Termine buchen kannst. Hierbei suchen sich deine Kund:innen zuerst einen passenden Termin in einem Online-Kalender aus und bekommen anschließend eine Terminbestätigung sowie eine automatische Terminerinnerung zugeschickt. Bei vielen Tools können Kund:innen außerdem mit nur wenigen Klicks Termine verschieben oder absagen.
Du musst hier also weder daran denken, Terminerinnerungen zu verschicken, noch musst du all deine Kund:innen einzeln kontaktieren. Dadurch, dass du ein Terminbuchungs-Tool meist mit deinem Outlook- oder Google-Kalender synchronisieren kannst, erleichtert es dir auch die allgemeine Terminplanung ungemein.
Ein bekanntes Tool zur Terminbuchung ist Calendly. Doch welche Anbieter gibt es außerdem? In unserem Vergleich haben wir uns 8 Calendly-Alternativen im Detail angeschaut.
Terminerinnerungen richtig formulieren: 4 Tipps gegen No-Shows
Ganz egal, auf welchem Weg du deine Terminerinnerung übermittelst: Es gibt einige Regeln, an die du dich halten solltest, wenn du möchtest, dass deine Erinnerung als nette Geste und nicht als aufdringlich empfunden wird. Folgende 4 Tipps helfen dir bei der Formulierung von Erinnerungsnachrichten:
1. Bleib freundlich
Eine Terminerinnerung nervt Kund:innen nur? Das muss nicht sein! Es kommt ganz darauf an, wie du deine Nachricht verpackst. Bleib stets freundlich und werde nicht vorwurfsvoll. So kommt es zum Beispiel oft besser an, wenn du aus der Ich-Perspektive schreibst, also zum Beispiel: „Ich freue mich auf unseren morgigen Termin” anstelle von „Vergessen Sie unseren morgigen Termin nicht”.
2. Fass dich kurz
Eine Terminerinnerung folgt immer auf eine Terminvereinbarung. Deshalb wissen deine Gesprächspartner:innen bereits, wann das Meeting stattfindet und worum es darin gehen soll. Fasse in deiner Terminerinnerung daher nur noch einmal die wichtigsten Informationen zusammen – am besten stichpunktartig. Zu den wichtigsten Infos zählen Datum und Uhrzeit, deine Kontaktdaten, die Namen der Teilnehmer:innen sowie das Thema des Meetings.
Wiederhole dich nicht unnötig, denn ansonsten steigt die Gefahr, dass sich deine Kund:innen genervt fühlen. Solltest du in der Terminerinnerung neue Infos teilen, dann gilt: Formuliere diese so ausführlich wie nötig und so kurz wie möglich.
3. Wähle den richtigen Zeitpunkt
Wie viele Terminerinnerungen du verschicken möchtest, ist dir überlassen und richtet sich allgemein danach, wie viel Zeit zwischen Terminvereinbarung und -erinnerung liegt. In vielen Fällen macht es Sinn, Kund:innen einen Tag vor dem Meeting zu kontaktieren, damit notfalls noch genug Zeit bleibt, den Termin abzusagen oder zu verschieben.
Bei Treffen, auf die sich beide Seiten gründlich vorbereiten müssen, kann es hingegen Sinn machen, mehrere Terminerinnerungen zu versenden. So könntest du eine erste Erinnerung dafür nutzen, relevante Inhalte, z.B. Dokumente, mit deinen Gesprächspartner:innen zu teilen. Stelle dabei sicher, dass dein Gegenüber genug Zeit hat, sich alle Unterlagen in Ruhe durchzulesen. Eine weitere, kürzere Erinnerung könntest du dann kurz vor dem Termin senden.
4. Biete eine Terminänderung an
Natürlich willst du, dass dein Kundentermin am vereinbarten Datum zustande kommt. Oft kommt es jedoch vor, dass deine Kund:innen kurzfristig verhindert sind – sei es durch Krankheit, spontane Terminverschiebungen etc. Daran kannst du nichts ändern. Du kannst jedoch dafür sorgen, dass deine Kund:innen den Termin nicht einfach ausfallen lassen, sondern dir Bescheid sagen und im Idealfall direkt einen neuen Termin ausmachen.
Damit das gelingt, solltest du es deinen Kund:innen so einfach wie möglich machen, Termine zu ändern. Muss ein Kunde oder eine Kundin erst diverse E-Mails mit dir austauschen, um abzusagen und einen Ersatztermin zu finden, kann es passieren, dass er oder sie es lieber ganz bleiben lässt. Können deine Kund:innen hingegen ganz einfach selbst Termine buchen und verschieben, zum Beispiel mit einem Terminbuchungs-Tool, steigt die Chance, dass das Meeting an einem anderen Tag doch noch zustande kommt.
Wusstest du schon? Viele Unternehmen nutzen Excel als Terminplaner. Warum das nicht die beste Lösung ist und wie es effizienter geht, erfährst du hier.
Muster und Vorlagen für die perfekte Terminerinnerung
Von der Theorie in die Praxis: Wir haben dir einige Formulierungen für Erinnerungsnachrichten zusammengetragen, die du als Muster verwenden kannst. Die Tonalität der Vorlagen reicht dabei von formal bis locker. Welche davon am besten zu deinem Unternehmen passen, musst du am Ende selbst entscheiden. Orientiere dich dabei am besten an deiner üblichen Unternehmenssprache sowie deiner Corporate Identity.
Erinnerungs-Mails formulieren
Hallo Herr X!
Ich freue mich auf unser Gespräch morgen, xx.xx.xxxx, um 11.00 Uhr. Hier noch einmal die wichtigsten Informationen:
- [Treffpunkt]
- [Zweck des Gesprächs]
- [Namen und ggf. Jobtitel der Gesprächspartner:innen]
Sollten Sie noch Fragen haben oder eine Terminänderung wünschen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Freundliche Grüße
Vorname Nachname
Sehr geehrte Frau X,
Herr Y und ich freuen uns auf unser gemeinsames Gespräch am Donnerstag, xx.xx.xxxx um 9.00 Uhr. Damit Sie uns gut finden, habe ich der Mail eine Anfahrtsbeschreibung angefügt. Anbei finden Sie außerdem ein Dokument mit der vorläufigen Agenda.
Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können oder einen Alternativtermin wünschen, lassen Sie es mich bitte wissen.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname
Kurznachrichten formulieren
Hallo Vorname Nachname,
wir möchten dich an deinen Termin morgen, xx.xx.xxxx, um 15.30 Uhr erinnern. Solltest du den Termin absagen oder verschieben wollen, dann erreichst du uns unter der Nummer 123456. Wir freuen uns auf dich!
Dein Team von [Unternehmen X]
Hi Vorname Nachname!
Bereit für dein Treffen mit uns? Am xx.xx.xxxx um 12.00 Uhr ist es soweit – wir freuen uns schon! Falls du den Termin nicht wahrnehmen kannst oder ihn verschieben möchtest, sag’ uns bitte Bescheid. Du erreichst uns direkt hier im Chat, unter der Nummer 123456 oder per Mail an [email protected].
Fazit: Terminerinnerungen sorgen für mehr Termintreue
Wenn du Termine mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Co. vereinbarst, dann solltest du dafür sorgen, dass diese auch eingehalten werden. Denn das schont deine Nerven und spart dir Zeit und Geld. Am besten geht das mit Terminerinnerungen. Diese kannst du über einen Kommunikationskanal deiner Wahl verbreiten – sowohl das Telefon, als auch E-Mail, WhatsApp und SMS sind hier denkbar.
Wenn du dir das Verschicken von Terminerinnerungen noch einfacher machen willst, solltest du dich nach einem Terminbuchungs-Tool mit integrierter Erinnerungsfunktion umschauen. Damit bleibt dir das ständige Formulieren und manuelle Versenden von Terminerinnerungen erspart. Gleichzeitig sorgst du so dafür, dass du nie wieder vergisst, eine Erinnerungsnachricht zu versenden!
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