Wir kennen es alle: Das Verfassen präziser und überzeugender E-Mails kann zeitaufwendig sein. Hier kommen künstliche Intelligenzen wie ChatGPT, DeepSeek und Co. ins Spiel: Mit Hilfe der sprach- und textbasierten Chatbots kannst du E-Mails noch schneller und effizienter schreiben.
In diesem Artikel erfährst du, wie du optimal mit ChatGPT E-Mails schreiben kannst. Wir erklären dir alles rundum Prompts für eine KI-E-Mail und worauf du beim Datenschutz achten solltest, wenn du ChatGPT E-Mails schreiben möchtest.
Inhaltsverzeichnis
ChatGPT E-Mail schreiben: So funktioniert es
Bevor wir tiefer in die Prompt-Erstellung fürs E-Mail-Schreiben eintauchen, schauen wir uns zunächst an, was ChatGPT genau ist und wie es dich in deinem E-Mail Marketing unterstützen kann.
Was ist ChatGPT und wie hilft es beim E-Mail-Schreiben?
ChatGPT ist ein KI-gestütztes Sprachmodell von OpenAI, das Texte auf Basis von Prompts (also einer Eingabeaufforderung) generiert. Die Abkürzung GPT steht dabei für “Generative Pre-trained Transformer”. Mit nur wenigen Stichpunkten kannst du ChatGPT E-Mails schreiben lassen, die deinen gewünschten Stil und Ton treffen.
Gerade beim KI-Mail-Schreiben sind die Vorteile vielfältig: ChatGPT spart Zeit, optimiert Betreffzeilen für höhere Öffnungsraten, hilft bei fehlerfreien Formulierungen und verbessert bestehende E-Mail-Texte. Doch generell ist es im Rahmen der Texterstellung vielseitig einsetzbar – von Gmail über LinkedIn bis hin zu WordPress. Und der Trend geht nach oben: Bereits 2023 gaben 35 Prozent von 378 Marketer an, dass sie künstliche Intelligenzen für ihre E-Mail-Marketing-Strategien nutzen und weitere 33 Prozent planen, sie in naher Zukunft einzusetzen (Quelle: Ascend2, 2023).
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Best Practices zu effektiven Prompts für deine ChatGPT E-Mail
Ein gut formulierter Prompt ist der Schlüssel für überzeugende E-Mail-Texte. Hier einige bewährte Methoden zur Nutzung von ChatGPT:
- Sei spezifisch: Statt „Schreibe eine E-Mail an mein Team“ besser „Verfasse eine E-Mail an mein Marketing Team über unsere neue Social-Media-Kampagne.“
- Gib Kontext: Erkläre, für wen die E-Mail ist und welchen Zweck sie erfüllt. Falls möglich, gib eine Beispiel-E-Mail oder Stilvorlage an.
- Strukturiere den Prompt: Teile deine Anfrage in Abschnitte wie Betreff, Hauptpunkte und gewünschten Ton.
- Rollenbasierte Prompts nutzen: „Schreibe eine Antwort als Support-Mitarbeiter auf eine Reklamation.“
- Zeichenbegrenzung vorgeben: Falls die E-Mail kurz sein soll, gib eine maximale Wortanzahl an.
- Experimentiere mit Nachfragen: Falls die erste Antwort nicht perfekt ist, stelle gezielte Nachfragen oder präzisiere den Prompt weiter, z. B.: „Verwende einen formelleren Ton und kürze die Antwort.“
- Verwende „Do & Don’t“-Hinweise: Falls du bestimmte Formulierungen vermeiden willst, gib das explizit an, z. B.: „Vermeide zu förmliche Begrüßungen.“
- Nutze Feedback zur Verbesserung: Optimiere deine Prompts mit der Zeit, indem du herausfindest, welche Eingaben die besten Ergebnisse liefern.
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ChatGPT E-Mail schreiben: Prompt-Vorlagen für effiziente E-Mails
Die Verwendung von ChatGPT gestaltet das Verfassen von E-Mails effizienter. Je nach Anwendungsfall lassen sich gezielte Prompts nutzen, damit personalisierte E-Mails im Posteingang deiner Kund:innen landen. Im Folgenden findest du die besten Prompt-Vorlagen für verschiedene Szenarien, die du gern zum ChatGPT-E-Mail-Schreiben nutzen kannst.
Feinabstimmung deiner ChatGPT E-Mail
Nicht jede E-Mail muss neu geschrieben werden. Oft reicht es, Ton, Klarheit oder Struktur zu verbessern. Hier haben wir einige Beispiele für dich.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Hier ist eine E-Mail, die ich geschrieben habe:
[Deinen E-Mail-Text einfügen]
Bitte überprüfe sie auf Grammatik- und Rechtschreibfehler, verbessere den Stil und sorge für mehr Klarheit. Sorge bezüglich des Tons für eine persönliche Note. Füge präzisere und kreativere Formulierungen hinzu, die zu unserer Zielgruppe [Zielgruppe einfügen] passt.“
Weitere Beispiele für mehr Feinabstimmungen:
- „Füge eine Call-to-Action am Ende dieser E-Mail hinzu.“
- „Gestalte diese E-Mail kreativer und ansprechender, ohne den Inhalt zu verändern.“
- „Fasse diese E-Mail prägnant zusammen und liste die wichtigsten Punkte auf.“
Allgemeine E-Mail-Vorlage fürs ChatGPT-E-Mail-Schreiben
Lass dir von ChatGPT eine universelle Vorlage liefern, die individuell auf dein Unternehmen und deine Zielgruppe zugeschnitten ist. Diese Vorlage kannst du für weitere ChatGPT E-Mails nutzen.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Erstelle eine professionelle E-Mail-Vorlage für [Zweck einfügen, z. B. eine Geschäftsanfrage]. Die E-Mail sollte eine klare Struktur haben: Betreffzeile, Begrüßung, Hauptinhalt und Call-to-Action. Der Ton soll freundlich, aber dennoch verkaufsorientiert sein. Verwende eine zielgerichtete Ansprache passend zu unserer Branche und achte auf unsere Unternehmenswerte [Unternehmenswerte gegebenenfalls einfügen].“
Tipps und Beispiele zur individuellen Anpassung:
- Corporate Wording verwenden: Statt „Sehr geehrte Kund:innen“ lieber „Hallo [Name] – wir freuen uns auf den Austausch mit dir!“
- Branche und Zielgruppe einbeziehen: „Nutze eine lockerere Sprache, da unser Start-up Produkte für Student:innen anbietet.“
- Unternehmenswerte hervorheben: „Als klimaneutrales Unternehmen setzen wir auf nachhaltige Lösungen für unsere Kund:innen.“
- Bestehende Inhalte integrieren: „Bitte formuliere die E-Mail im Stil unserer Website [Website-Link] oder anhand dieser Beispieltexte: [Textauszug].“
- Personalisierung maximieren: „Verweise auf das zuletzt gekaufte Produkt und biete dazu passende Empfehlungen.“
Du interessierst dich für die Rolle von KI im Marketing? Dann schau bei unserem separaten Artikel dazu vorbei.
Outreach-E-Mail mit ChatGPT für Neukund:innen oder Partnerschaften
Eine gute Outreach-E-Mail sollte personalisiert, prägnant und überzeugend sein. ChatGPT kann helfen, eine professionelle Nachricht zu formulieren, die potenzielle Kund:innen oder Geschäftspartner:innen direkt anspricht.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Ich brauche eine Outreach-E-Mail, um potenzielle Kund:innen für mein Unternehmen zu gewinnen. Wir bieten [Produkt/Dienstleistung] an und möchten [Zielgruppe einfügen] ansprechen. Die E-Mail sollte eine überzeugende Betreffzeile enthalten, den Mehrwert unseres Angebots klar darstellen und mit einem deutlichen Call-to-Action enden, der aber nicht zu aufdringlich ist. Der Ton sollte professionell, aber nicht zu förmlich sein. Halte die E-Mail kurz und prägnant, maximal 100 Wörter.“
Willkommens-E-Mail mit ChatGPT
Eine Willkommens-E-Mail ist die erste Nachricht, die neue Kund:innen oder Abonnent:innen von einem Unternehmen erhalten. Sie sollte freundlich, einladend und informativ sein. Zusammen mit ChatGPT kannst du ganz einfach eine überzeugende Begrüßung formulieren, die Vertrauen schafft und direkt zur Interaktion anregt.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Erstelle eine Willkommens-E-Mail für die Neukund:innen meines Unternehmens, das [Produkt/Dienstleistung einfügen] anbietet. Die E-Mail sollte eine freundliche Begrüßung, eine kurze Vorstellung unseres Unternehmens und einen klaren Mehrwert für die Empfänger:innen enthalten. Füge unser exklusives Angebot [Angebot einfügen] hinzu. Beende die E-Mail mit einem eindeutigen Call-to-Action, wie ‚Jetzt entdecken‘ oder ‚Folge uns auf Social Media‘. Der Ton soll herzlich und motivierend sein.“
Erfahre in unserem Artikel alles, was du über Willkommens-Mails wissen musst.
E-Mail-Antwort von ChatGPT auf eine Kundenanfrage
Eine schnelle und professionelle Antwort auf Kundenanfragen kann die Kundenzufriedenheit erheblich steigern. ChatGPT hilft dabei, klare, freundliche und lösungsorientierte Nachrichten zu formulieren.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Hallo! Du übernimmst die Rolle eines Kundenservice-Mitarbeiters meines Unternehmens [Unternehmen einfügen]. Ich benötige eine professionelle Antwort auf eine Kundenanfrage zu [Thema oder (anonymisierten) E-Mail-Text einfügen]. Die E-Mail sollte mit einer persönlichen Anrede beginnen, sich für die Anfrage bedanken und eine klare, verständliche Antwort geben. Ergänze eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und verlinke weiterführende Informationen von unserer Website [Website einfügen]. Beende die E-Mail mit einer freundlichen Einladung zur weiteren Kontaktaufnahme. Der Ton soll hilfsbereit, professionell und lösungsorientiert sein. Nutze die Betreffzeile: 'Unterstützung beim Login in dein Brevo-Konto'.“
Bestell- oder Versandbestätigung als ChatGPT E-Mail
Automatisierte Bestell- und Versandbestätigungen sind essenziell für eine klare E-Mail-Kommunikation im E-Commerce. ChatGPT hilft dir dabei, eine freundliche und informative Bestätigung zu gestalten.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Schreibe eine professionelle Bestellbestätigung für meine Kund:innen. Die E-Mail soll die Bestellung von [Produkt einfügen] bestätigen. Informiere über die voraussichtliche Versandzeit [Versandzeit einfügen]. Der Ton soll freundlich, professionell und vertrauenswürdig sein. Halte die E-Mail kurz und klar.“
Mehr über Bestätigungs-E-Mails erfährst du hier.
Reminder oder Follow-up-E-Mail von ChatGPT
Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails sorgen dafür, dass Empfänger:innen wichtige Termine oder unerledigte Anfragen nicht aus den Augen verlieren. Auch für derartige Nachrichten kannst du eine ChatGPT E-Mail schreiben lassen.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Formuliere eine freundliche Erinnerung an meine Kund:innen für [Anlass einfügen]. Die E-Mail sollte höflich an den Anlass erinnern, die wichtigsten Details [Details zu Wo, Wann, Was einfügen] zusammenfassen und mit einer klaren Call-to-Action enden. Der Ton sollte professionell und freundlich sein.“
Du willst mehr über Follow-up E-Mails erfahren? In unserem Artikel erklären wir dir alles Wichtige dazu.
Terminvereinbarung mit ChatGPT
Ob für Beratungsgespräche, Verkaufsgespräche oder Meetings – eine gut formulierte Terminvereinbarung sorgt für klare Kommunikation und eine höhere Antwortquote. Wir zeigen dir, wie du ganz einfach zusammen mit ChatGPT eine freundliche und professionelle Termineinladung erstellst.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
"Du bist der Online Marketing Manager meines Unternehmens [Unternehmen einfügen]. Schreibe eine professionelle E-Mail zur Terminvereinbarung mit meinen Empfänger:innen. Das Ziel der E-Mail ist [Ziel einfügen]. Der Ton soll [Ton einfügen] sein. Frage höflich, wann ein persönliches Kennenlernen am besten passt, und biete gegebenenfalls Terminvorschläge an. Füge eine kurze Erklärung hinzu, warum das Gespräch wertvoll für die Empfänger:innen ist. Halte die E-Mail kurz, klar und professionell."
Reaktivierungs-E-Mail für inaktive Abonnent:innen
Um verlorene Kund:innen oder Newsletter-Abonnent:innen zurückzugewinnen, sollte eine Reaktivierungs-E-Mail neugierig machen und einen Anreiz bieten. Auch hierbei kann dich ChatGPT unterstützen.
ChatGPT E-Mail schreiben: Ein praktisches Prompt-Beispiel
„Schreibe eine freundliche Reaktivierungs-E-Mail für Abonnent:innen, die längere Zeit keinen Newsletter meines Unternehmens [Unternehmen einfügen] geöffnet haben. Zeige, dass sie vermisst werden, und hebe hervor, welche Inhalte sie verpasst haben [z.B. vergangene Sonderaktionen einfügen] Füge eine klare Call-to-Action hinzu, um im Verteiler zu bleiben, und weise höflich darauf hin, dass die E-Mail-Adresse sonst entfernt wird. Der Ton soll wertschätzend und motivierend sein. Halte die E-Mail kurz und überzeugend.“
Wie du effektive Warenkorbabrecher-Mails erstellst, erklären wir dir in unserem separaten Artikel.
DSGVO-konform ChatGPT E-Mails schreiben: Das musst du beachten
Beim Einsatz von ChatGPT E-Mails sind Datenschutzrichtlinien essenziell. Da KI-Tools Texte aus Prompts generieren, sollten keine sensiblen Daten wie Name, Mail-Adresse oder IP-Adressen eingegeben werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Nutzung von KI-Tools DSGVO-konform ist.
ChatGPT speichert zwar selbst keine personenbezogenen Daten, aber OpenAI verarbeitet Eingaben zur Verbesserung der KI. Zusätzlich können Drittanbieter Daten erfassen, weshalb Unternehmen die datenschutzrechtlichen Anforderungen genau prüfen sollten.
Um ChatGPT sicher für das E-Mail-Schreiben zu nutzen, solltest du folgende Maßnahmen beachten:
- Keine sensiblen Daten in Prompts eingeben – dazu gehören Kundendaten, Bestellinformationen oder Vertragsdetails.
- Datenschutzfreundliche Formulierungen nutzen – z. B. allgemeine Anrede statt personalisierter Angaben.
- Datenschutzerklärung in geschäftlichen E-Mails verlinken – für mehr Transparenz und rechtliche Absicherung.
- KI-generierte Inhalte vor dem Versand prüfen – um sicherzustellen, dass keine datenschutzrechtlich kritischen Informationen enthalten sind.
- DSGVO-konforme Newsletter-Tools nutzen – Anbieter wie Brevo ermöglichen rechtssicheren Versand und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
- Ein DSGVO-konformes Formular zur Newsletter-Anmeldung verwenden – mit Double-Opt-in-Verfahren und transparenten Informationen zur Datenverarbeitung.
Wie die DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung funktioniert, erklären wir dir hier.
Nutze ChatGPT für ein effizientes E-Mail Marketing
Mit ChatGPT E-Mails schreiben spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für professionell formulierte, klare und überzeugende Nachrichten. Ob für Outreach, Kundentermine oder Willkommens-Mails – mit den richtigen Prompts lassen sich schnell personalisierte und wirkungsvolle E-Mails erstellen.
Wichtig ist, ChatGPT DSGVO-konform einzusetzen und dabei den Datenschutz zu beachten. Doch eine gute E-Mail braucht mehr als nur einen starken Text – sie muss auch zuverlässig versendet und automatisiert verwaltet werden. Genau hier kommt Brevo ins Spiel: Nutze unsere sichere und leistungsstarke Plattform, um KI-gestützte E-Mails DSGVO-konform zu versenden, Kampagnen zu automatisieren und deine Reichweite zu erhöhen.
