Mai 7, 2023

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung: So klappt’s

Lesezeit ungefähr 15 min
dsgvo-konforme newsletter anmeldung

Das Newsletter-Anmeldeformular ist das A und O im E-Mail Marketing. Denn ohne E-Mail-Adressen kein E-Mail-Versand. Nur mit einem Anmeldeformular kannst du Leads gewinnen und deine Empfängerliste vergrößern. 

Doch wie überall geht es auch im E-Mail Marketing nicht ohne rechtliche Vorgaben und Richtlinien. Seit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gilt: Kein Newsletter-Versand ohne ausdrückliche Zustimmung deiner Empfänger:innen. 

Das bedeutet: Für jede Art von E-Mail, die du versenden möchtest (Blog Newsletter, Werbe-E-Mails, etc.), benötigst du das Einverständnis deiner Kontakte. Und auch das lässt sich am besten mit einer entsprechenden Checkbox im Anmeldeformular einholen. 

Erfahre in diesem Artikel, wie du Schritt für Schritt DSGVO-konforme und interessensbasierte Anmeldeformulare mit mehreren Listen erstellst und welche Punkte du sonst noch beim Thema Datenschutz beachten musst.

DSGVO-konforme Anmeldeformulare: So geht’s!

Wie bereits gesagt: Im E-Mail Marketing führt kein Weg am Datenschutz vorbei.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die DSGVO. Mit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen sind die rechtlichen Anforderungen und Konsequenzen für Unternehmen erheblich gestiegen. 

Erfahre hier, was du sonst noch über E-Mail Marketing und die DSGVO wissen solltest.

Dein Unternehmen ist von der DSGVO betroffen, wenn du personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erhebst oder verarbeitest, ganz gleich in welchem Land dein Unternehmen ansässig ist.

Das bedeutet für dich: Geh auf Nummer sicher und gestalte dein Newsletter-Anmeldeformular von Anfang an DSGVO-konform. 

DSGVO-Checkliste für dein Newsletter-Anmeldeformular

Um dein Anmeldeformular rechtssicher zu gestalten und Abmahnungen zu vermeiden, solltest du unbedingt darauf achten, dass du die folgenden Punkte abdeckst:

  • Angaben zum Absender: Aus dem Formular muss klar hervorgehen, wer der Absender des Newsletters ist. Füge also das Logo oder/und den Namen deines Unternehmens hinzu.
  • Hinweis und Einwilligung zur Datenschutzerklärung: Auch wenn die Wenigsten das Kleingedruckte lesen werden, muss der Link zur Datenschutzerklärung unbedingt gesondert als Checkbox angegeben werden. Hol dir die aktive und eindeutige Zustimmung deiner Kontakte.
  • Hinweis auf Abmeldemöglichkeit: Weise eindeutig auf die Abmeldemöglichkeit hin. Alles andere ist nicht nur rechtswidrig, sondern schreckt deine Empfänger:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit ab. Die Möglichkeit, sich von einem Mailing abmelden zu können, beruhigt am Ende des Tages eben doch. Wer möchte schon ewige Verpflichtungen eingehen?
  • Versandfrequenz: Alle zwei Wochen oder einmal pro Monat – teile deinen potenziellen Abonnent:innen mit, wie häufig sie von dir hören werden. Und das Wichtigste: Halte dich daran.
  • Angabe eines Zwecks für die Datenerhebung und -verarbeitung: Teile potenziellen Abonnent:innen genau mit, welche Inhalte sie zu erwarten haben und halte dein Versprechen. Du möchtest einen monatlichen Newsletter mit den neuesten Blog Highlights versenden? Dann tu genau das. Wenn du die Daten zu mehreren Zwecken nutzen möchtest, musst du beispielsweise über verschiedene Checkboxen mehrere spezifische Zustimmungen einholen (Newsletter, Automation …). Mehr dazu weiter unten im Artikel.
  • Datensparsamkeit: Die Datensparsamkeit spielt im Rahmen der DSGVO eine große Rolle. Als Pflichtfeld abgefragt werden dürfen somit nur Daten, die für den Verarbeitungszweck auch wirklich notwendig sind. Bei der Newsletter-Anmeldung ist dies die E-Mail-Adresse. Alle weiteren Daten können als freiwillige Angaben abgefragt werden.
DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Newsletter-Anmeldung mit Double Opt-in

Damit du nachweisen kannst, dass dein Kontakt eindeutig dem Erhalt deines Newsletters zugestimmt hat, hat sich im E-Mail Marketing das sogenannte Double Opt-in-Verfahren etabliert.

Double Opt-in bedeutet, dass deine Abonnent:innen nach der Anmeldung eine Bestätigungs-Mail mit einem individuellen Bestätigungslink zugeschickt bekommen, um die Registrierung abzuschließen. Ohne Klick auf diesen Link erhalten sie keine E-Mails von dir. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zur Double Opt-in-Methode verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um die aktive und eindeutige Einwilligung deiner Empfänger:innen zu erhalten.

Mit einer Double Opt-in Mail bist du aber nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern sie bringt noch weitere Vorteile mit sich: Du stellst damit sicher, dass deine Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und deinen Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf deine Empfängerqualität und somit auch auf deine Zustellrate aus.

Checkbox für mehrere Nutzungszwecke

Wie du bereits oben in der DSGVO-Checkliste gelesen hast: In deinem Newsletter-Anmeldeformular muss eindeutig erkennbar sein, wofür sich dein neuer Kontakt anmeldet und was genau er oder sie zu erwarten hat (Stichwort: Zweckbindung). Das bedeutet auch, dass für jeden Zweck, für den personenbezogene Nutzerdaten verwendet werden, eine spezifische Zustimmung des Kontakts eingeholt werden muss.

Lass uns das ganze einmal an einem Beispiel durchspielen:

Angenommen, du möchtest zukünftigen Abonnent:innen einen monatlichen Newsletter über die neuesten Produkt-Highlights sowie eine einmalige Werbeaktion (z.B ein Rabatt-Coupon in der Vorweihnachtszeit) senden. Darüber hinaus möchtest du sie in verschiedene Automatisierungsszenarien einbinden (z.B. Warenkorbabbrecher-Mails versenden).

Das bedeutet: Du benötigst von deinen Kontakten das Einverständnis für alle drei Nutzungszwecke

Die einfachste Lösung, um die spezifische Zustimmung deiner potenziellen Abonnent:innen zu erhalten, ist über das Hinzufügen einer Checkbox.

Das Hinzufügen von Checkboxen ist also nicht nur praktisch, um herauszufinden, wofür sich deine Kontakte interessieren, sondern auch datenschutzrechtlich wichtig, wenn du personenbezogene Daten zu mehreren Zwecken nutzen willst.

Für unser Beispiel von oben bedeutet das, dass du zunächst drei Kontaktlisten erstellen musst: 

  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt des Newsletters zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von Werbeangeboten zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von E-Mails basierend auf dem Nutzerverhalten zustimmen (Stichwort: Marketing-Automatisierung)

Erstelle anschließend dein Newsletter-Anmeldeformular (siehe unten Schritt 2). Wähle dann deine erste Liste „Werbe-E-Mails” aus und klicke auf „hinzufügen”. Wiederhole diesen Schritt, bis du alle Listen hinzugefügt hast.

Wir empfehlen dir, unter „Name des Labels“ ausdrücklich um die Zustimmung deiner Kontakte zu bitten. Zum Beispiel so: „Ich erkläre mich ausdrücklich damit einverstanden, dass…“.

Last but not least: Wähle am Seitenende deine Hauptkontaktliste und klicke auf „weiter”. Nun fügt dein Formular neue Abonnent:innen zu deiner Hauptliste und den entsprechenden Listen passend zur Auswahl hinzu.

Noch mehr Tipps und Tricks rund ums Thema Datenschutz im E-Mail Marketing gefällig? Dann wirf einen Blick in unseren kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs.

Step by Step: Präferenzen im Formular abfragen

Wie bereits gesagt: Anmeldeformulare sind das Grundgerüst für dein E-Mail Marketing.

Nur mit einem Anmeldeformular kannst du deine Verteilerlisten wachsen lassen, E-Mail-Kampagnen versenden und letztlich Umsätze ankurbeln.

Aber anonyme Massenmailings? Das war einmal. Modernes, erfolgreiches E-Mail Marketing muss heutzutage vor allem eines sein: personalisiert.

Denn je personalisierter dein Newsletter, desto relevanter und desto besser deine Gesamtperformance. Damit du personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden kannst, solltest du so früh wie möglich herausfinden, wofür sich deine Kontakte überhaupt interessieren. Am einfachsten lässt sich das mit Checkboxen und dem Erstellen mehrerer Listen umsetzen. 

Mit dem Anmeldeformular-Editor von Brevo geht das kinderleicht. Denn hier kannst du bereits im Anmeldeformular ganz einfach mit der Funktion „Anmeldung bei mehreren Listen” nach den Interessen oder Präferenzen deiner zukünftigen Abonnent:innen fragen.

Je nachdem, wo deine Kontakte ihr Häkchen setzen, fügt das Formular sie automatisch der entsprechenden Kontaktliste hinzu (Stichwort: Segmentierung).

Was genau du alles abfragen kannst? Gib deinen Kontakten zum Beispiel die Möglichkeit, Updates zu bestimmten Themen, Produkten oder anderen Interessengebieten zu erhalten. Oder lass sie zwischen verschiedenen Versandfrequenzen wählen (z.B. wöchentlich, monatlich oder nur während dem Sale).

Wenn du dich entschieden hast, welche Auswahlmöglichkeiten du als separates Kontrollkästchen anbieten möchtest, dann folge einfach unseren drei Schritten.

Mit diesen 10 Tipps sammelst du im Nullkommanix E-Mail-Adressen.

Schritt 1: Listen erstellen

Erstelle für deine Checkboxen zunächst die passenden Kontaktlisten:

Gehe hierfür zu: Kontakte > Listen > Eine neue Liste erstellen.

Wichtig: Du benötigst eine Kontaktliste pro Interessengebiet.

Zudem musst du auch immer eine Hauptliste erstellen, die automatisch alle Kontakte enthält, die dein Anmeldeformular ausfüllen. Wenn du also zum Beispiel drei Interessengebiete in deinem Formular abfragen möchtest, müsstest du mit der Hauptliste insgesamt vier Kontaktlisten erstellen.

In unserem Beispiel haben wir nun also vier Listen erstellt: die Hauptliste, zu der alle Kontakte ohne Unterscheidung hinzugefügt werden, und drei Listen, die den jeweiligen Interessen entsprechen.

Gut zu wissen: Der Name, den du deiner Liste gibst, ist ebenfalls auf dem Anmeldeformular sichtbar, außer du änderst ihn direkt im Formular.

Schritt 2: Anmeldeformular erstellen

Rufe die Formularseite auf (Kontakte > Formulare) und wähle ein vorhandenes Anmeldeformular oder erstelle einfach ein neues.

Erfahre im kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar unserer Brevo Academy, wie du Schritt für Schritt ein Anmeldeformular erstellst.

Du kannst auch eines deiner bestehenden Formulare bearbeiten, indem du auf das Bearbeitungssymbol klickst.

Schritt 3: Die Option „Anmeldung bei mehreren Listen” aktivieren

Ziehe das Feld „Mehrere Listen” einfach aus der linken Seitenleiste des Editors per Drag and Drop in dein Formular.

Anschließend kannst du über das Dropdown-Menü für die Auswahl deiner Listen in der linken Seitenleiste verschiedene interessen- oder präferenzbasierte Listen auswählen, die im Formular angezeigt werden sollen. 

Außerdem kannst du unter „Anzeigeoptionen” festlegen, ob die Option als Checkbox oder als Mehrfachauswahl-Dropdown-Menü angezeigt werden soll.

Du hast zudem die Möglichkeit, einen Hilfetext hinzuzufügen, um deinen Kontakten die angebotene Kategorie näher zu beschreiben, oder du lässt das Textfeld einfach leer.

Klicke auf „weiter“. Je nachdem, bei welcher Checkbox deine zukünftigen Abonnent:innen ihr Häkchen setzen, fügt dein Formular diese nun automatisch der entsprechenden Liste hinzu. Und du kannst personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden. 

Gut zu wissen: Du kannst die Bezeichnung für jedes Interessengebiet umbenennen, indem du den Text direkt im Formular-Editor bearbeitest. 

Denk auch daran, deine Hauptliste auszuwählen, zu der all deine Kontakte ebenfalls hinzugefügt werden müssen.

Profilaktualisierungsformular

Du weißt ja jetzt, wie du Präferenzen bereits im Newsletter-Anmeldeformular abfragst.

Aber du kannst auch die Profile von bereits bestehenden Kontakten aktualisieren – und zwar mithilfe eines anderen Online-Formulars.

Brevo bietet dir hierfür einen speziellen Formulartyp – Profilaktualisierungsformular – mit dem du auch nachträglich noch Informationen über deine Abonnent:innenen sammeln kannst, wie zum Beispiel Kontaktdetails oder Präferenzen und Interessen.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Gehe hierzu unter „Kontakte“ zum Bereich „Formulare“ und klicke auf die Registerkarte „Profil aktualisieren„.

Dort findest du ein einsatzbereites Profilaktualisierungsformular, das du in die Fußzeile deiner Kampagne integrieren kannst.

Noch mehr Online-Formulare von Brevo sowie einen Vergleich der 5 besten Tools zum Online-Formulare erstellen findest du in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

Mustertexte für deine Newsletter-Anmeldung

Überzeugende Anmeldeformulare sind der Grundbaustein deines E-Mail Marketings. Denn eins steht fest: ohne Anmeldeformular keine neuen Kontakte für deine Verteilerliste. Lass dich ich von den folgenden Mustern für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare inspirieren.

Beispieltexte für Online Shops

Peek & Cloppenburg

Peek & Cloppenburg setzt, genau wie viele andere Online Shops auch, auf einen kleinen Willkommensrabatt bei der Anmeldung zum Newsletter. Dieser sticht durch den Titel und die Grafik auf der rechten Seite des Anmeldeformulars natürlich bewusst ins Auge und soll potenzielle Kontakte zum Abonnieren animieren.

Der Text des Anmeldeformulars ist mit Informationen zum Inhalt des Newsletters versehen und macht deutlich, dass eine Abmeldung vom Newsletter jederzeit möglich ist. Der Datenschutzhinweis mit Einwilligung wird hier mit einer Checkbox gelöst.

Sportscheck

Der Onlinehändler Sportscheck überzeugt in seinem Newsletter-Anmeldeformular vor allem durch seine Einfachheit. Durch die Vorsegmentierung durch Herren und Damen, kann der Versand des Newsletters je nach Abonnent:in besser personalisiert werden.

Der Einwilligungstext beinhaltet bereits einen Link zur Abmeldung und informiert über die Bedingungen des Gutscheincoupons, den der Kontakt bei seiner Anmeldung erhält.

computeruniverse

Der Technik Online Shop computeruniverse zeigt in seiner Grafik oberhalb der Eingabefelder alle Vorteile des Newsletters auf und lockt den potenziellen Kontakt mit einem 5€ Bestellgutschein bei abgeschlossener Anmeldung.

Auch hier werden die Einwilligungsbedingungen klar formuliert. Durch den Klick auf das Infosymbol können die Leser:innen zudem mehr über die Auswertung der Kundendaten erfahren.

Beispieltext für Blogs

OMR (Online Marketing Rockstars)

Das Beispiel der Online-Plattform OMR ist spritzig und zielgruppengerecht geschrieben. Das Anmeldeformular überzeugt durch ein sehr übersichtliches Design und überlässt seinen Abonnent:innen volle Kontrolle über den zukünftigen Inhalt des Newsletters.

Um den Kontakten die Entscheidung noch leichter zu machen, bietet jede wählbare Option ein Beispiel, das den möglichen Inhalt des Newsletters zeigt. Daumen hoch für dieses Anmeldeformular!

Beispieltext für Non-Profit-Organisationen

Nicht nur E-Commerce-Unternehmen bieten gute Beispiele für gelungene und DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare.

Diese gemeinnützige Organisation gibt ihren zukünftigen Empfänger:innen einen kurzen und knackigen Überblick, welcher Inhalt sie in den kommenden Newslettern erwartet und informiert im Text unter den Eingabefeldern über die Datenschutzbestimmungen.

Beispieltext für deine DSGVO-Checkbox

Für jeden Zweck, für den personenbezogene Nutzerdaten verwendet werden, muss eine spezifische Zustimmung des Kontakts eingeholt werden.

Das bedeutet, dass eindeutig erkennbar sein muss, wofür sich dein neuer Kontakt anmeldet und was genau er oder sie zu erwarten hat. Wenn du deine Empfänger:innen beispielsweise über die neuesten Produkt-Highlights oder Werbeaktionen (z.B ein Rabatt-Coupons) informieren möchtest, benötigst du von deinen Kontakten das Einverständnis für genau diese Nutzungszwecke.

Der Text für diese Einverständniserklärung kann zum Beispiel so aussehen:

  • „Ich willige ein, dass mich (Name/Firma des Verantwortlichen) per E-Mail über [Beschreibung von Waren und/oder Dienstleistungen] informiert. Meine Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck genutzt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.“
  • „Wenn Sie das Formular absenden, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Zusendung eines E-Mail-Newsletters mit Informationen über die Angebote von (Firmenname) und weitere Themen aus (Ihre Themengebiete) verwendet werden. Ihre Daten werden ausschließlich zur Versendung des Newsletters verwendet und nur an unseren E-Mail Marketing-Dienstleister weitergegeben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.“
  • „Durch Anklicken des Buttons „Abschicken“ erklären Sie sich damit einverstanden, dass die (Firmenname, Adresse) regelmäßig Informationen zu (Thema) per E-Mail zuschickt. Sie können sich jederzeit von diesem Newsletter abmelden.“

Du siehst, es gibt viele Wege, den Text für deine DSGVO-Checkbox zu formulieren. Achte vor allem darauf, dass du den Inhalt des Textes in jedem Fall einhältst. Tust du das nicht, verärgerst du nicht nur deine Abonnent:innen, sondern läufst auch Gefahr, eine Abmahnung zu kassieren – und das kann teuer werden.

Nun bist du an der Reihe

Lass Kundenherzen höher schlagen und versorge deine Newsletter-Abonnent:innen mit relevanten Inhalten und maßgeschneiderten Produktempfehlungen. Mit der Funktion „Anmeldung bei mehreren Listen” kannst du deinem Anmeldeformular im Nullkommanix Checkboxen hinzufügen und auf diesem Weg herausfinden, wofür sich deine Kontakte wirklich interessieren.  

Damit der Versand von interessenbasierten Newslettern auch DSGVO-konform ist, lassen sich über dieselbe Funktion auch Checkboxen hinzufügen, die nach einer eindeutigen und aktiven Zustimmung deiner Abonnent:innen fragen. 

Du möchtest ein DSGVO-konformes Newsletter-Anmeldeformular erstellen, aber hast noch nicht die passende E-Mail Marketing Software gefunden? Wir haben für dich die Funktionen und Preise der vier beliebtesten Newsletter Softwares verglichen.

Mit der All-in-One CRM-Suite Brevo erstellst du nicht nur hübsche und DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare, sondern auch weitere Online-Formulare. Übrigens: Das Thema Datenschutz spielt bei uns eine große Rolle, weshalb du dir sicher sein kannst, dass der Umgang mit Daten absolut rechtssicher ist. Ob Kontrollkästchen, Abmeldelinks oder Double-Opt-in Mails – mit unseren Newsletter-Anmeldeformularen sammelst du effektiv und DSGVO-konform E-Mail-Adressen.

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