Wenn von E-Mail Marketing die Rede ist, geht es meistens um Newsletter. Dabei gibt es noch eine andere Art von E-Mail, die in der Kundenkommunikation eine große Rolle spielt: die Bestätigungsmail. Diese erfüllt zwar einen anderen Zweck als ein Newsletter, sollte aber trotzdem nicht vernachlässigt werden.
Was es mit dieser Mail-Gattung auf sich hat, wie du selbst eine Bestätigungsmail-Vorlage erstellst und wie du solche Mails automatisierst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Bestätigungs-E-Mails sind Mails, die Kund:innen bekommen, wenn sie eine bestimmte Aktion durchführen. Meist werden sie automatisiert verschickt.
Welche Vorteile haben Bestätigungsmails?
E-Mail-Bestätigungen schaffen Transparenz, reduzieren Rückfragen und stärken Vertrauen sowie Kundenbindung.
Wie kann ich Bestätigungsmails verschicken?
Du kannst Bestätigungsmails manuell oder automatisiert verschicken – am besten über eine professionelle E-Mail Marketing Software.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Bestätigungs-E-Mails sind Mails, die Kund:innen bekommen, wenn sie eine bestimmte Aktion durchführen, also zum Beispiel einen Kauf tätigen. Sie gehören zur Kategorie der transaktionalen E-Mails. Ihr Hauptzweck besteht darin, Kund:innen wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen mitzuteilen. Sie sind dementsprechend meist kürzer und „abgespeckter” als Marketing E-Mails.
Bestätigungs-E-Mails sind dafür gedacht, Kund:innen über wichtige Ereignisse zu informieren, zum Beispiel über eine erfolgreiche Registrierung oder Buchung. Der Versand von Bestätigungsmails ist wichtig, um Kund:innen zu bestätigen, dass eine von ihnen durchgeführte Aktion erfolgreich war und um ihnen bei eventuellen nächsten Schritten zu helfen. Sie können aber noch mehr.
Mit Bestätigungsmails vermittelst du deinen Kund:innen Wertschätzung und zeigst ihnen, dass du dich um sie kümmerst. Das stärkt langfristig die Kundenbindung.
Du bist neu im E-Mail Marketing und interessierst dich für Statistiken, Trends und Inspirationen rund ums Thema Newsletter? Dann wirf doch mal einen Blick auf unsere Brevo Insights. Hier haben wir viele nützliche Infos für dich zusammengestellt.
Marketing Automation und Bestätigungsmails: Ein Dream Team
In Bestätigungs-E-Mails schlummert also jede Menge Potential, dass viele Marketer oft noch vernachlässigen. Dabei ist der Versand solcher Mails mit der richtigen E-Mail Marketing Software ein Kinderspiel. Denn: Bestätigungsmails kannst du ganz leicht automatisieren.
Dafür erstellst du mit der Software deiner Wahl zunächst eine Bestätigungsmail-Vorlage und anschließend einen Workflow. Dieser besteht aus einem Einstiegspunkt und verschiedenen Bedingungen, auch Wenn-Dann-Szenarien genannt. Stell dir das ganze wie einen Pfad vor, an dem sich deine Kund:innen mit jeder Aktion weiter entlang bewegen.
Ein einfacher Workflow für eine Bestätigungs-E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen: Ein Kontakt trägt sich in ein Anmeldeformular auf deiner Website ein und schickt dieses ab. Dadurch wird er automatisch zu einer Kontaktliste hinzugefügt. Das Hinzufügen zu dieser Liste wiederum initiiert den Versand einer Bestätigungsnachricht. Eigentlich ganz einfach, oder?
Natürlich kannst du deinen Kund:innen auch manuell E-Mail-Bestätigungen schreiben. Ab einer gewissen Kundenzahl ist das jedoch zeitlich kaum noch zu stemmen. Außerdem kann es leicht passieren, dass du das Schreiben einer Bestätigungsmail schlichtweg vergisst – und das kann bei deiner Kundschaft für Frust sorgen.
Was ist Marketing Automation und welche Arten von Workflows kannst du noch erstellen? In diesen Artikeln findest du Antworten.
4 Tipps für gelungene Bestätigungs-E-Mails
Automatisierte Workflows für Bestätigungsmails sind im Handumdrehen eingerichtet. Auch das Erstellen der E-Mail-Vorlagen selbst ist kein Hexenwerk. Damit deine Mails ihren Zweck erfüllen, solltest du jedoch auf einige Dinge achten. Wir haben dir 4 Tipps für die Erstellung richtig guter Bestätigungsmails zusammengestellt.
1. Ansprechende Betreffzeile
Wie bereits erwähnt, werden in einer Bestätigungs-E-Mail wichtige, teils zeitkritische Informationen übermittelt. Es ist also wichtig, dass deine Empfänger:innen bereits vor dem Öffnen der Mail wissen, worum es darin geht. Dementsprechend solltest du auch deine Betreffzeile gestalten.
Verzichte im Betreff auf Umschreibungen und komm stattdessen gleich auf den Punkt. Ist deinen Empfänger:innen nicht sofort klar, dass es sich bei einer Mail um eine Bestätigungs-E-Mail handelt, so kann es passieren, dass die Mail erst viel zu spät gelesen oder sogar in den Papierkorb verschoben wird. Gute Betreffzeilen für Bestätigungsmails stechen aus dem Posteingang hervor und könnten zum Beispiel so aussehen:
- [Name Ihres Unternehmens]: Bestellbestätigung
- Wir haben Ihre Rücksendung erhalten
- Registrierung erfolgreich
- Buchungsbestätigung: Auftrag XY
- Willkommen im Club!
Wichtig: Achte darauf, dass du Spam-Begriffe wie „billig” oder „sofort” in deiner Betreffzeile vermeidest. Auch auf übermäßig viele Großbuchstaben oder Ausrufezeichen solltest du verzichten, um nicht im Spam-Ordner zu landen.
2. Relevante Informationen
Im Hauptteil deiner Mail sollte der Fokus vor allem auf den Informationen liegen, die du deinen Kund:innen mitteilen möchtest. Zwar sind visuelle Elemente wie Bilder und Emojis auch in Bestätigungs-E-Mails erlaubt; sie sollten jedoch nicht von der Botschaft deiner Nachricht ablenken.
Generell gilt: Erwähne die wichtigsten Informationen gleich am Anfang deiner Mail. Relevante Daten wie Bestellnummern, Rechnungsnummern oder Termine kannst du außerdem fett markieren oder andersfarbig hervorheben, damit diese deinen Empfänger:innen direkt ins Auge stechen.
3. Konkrete Anweisungen
Deine Kund:innen haben deine Bestätigungsmails geöffnet und die darin befindlichen Informationen gelesen. Es wäre doch schade, sie jetzt schon wieder gehen zu lassen, oder? Wenn du deine Bestätigungsmails zu Marketing-Zwecken nutzen willst, solltest du deshalb noch einen Schritt weiter gehen und deinen Kund:innen erklären, was als nächstes zu tun ist. Diese Anweisungen können, je nach Inhalt der Bestätigungsmail, ganz unterschiedlich aussehen.
Eine Mail an Neukund:innen, die sich gerade für einen Newsletter angemeldet haben, könnte beispielsweise einen Rabatt-Code enthalten, sowie die Handlungsaufforderung „Jetzt Willkommensrabatt sichern”. Alternativ könntest du Kund:innen auch auf deinen Blog oder deine Unternehmens-Website verweisen. Auch hier solltest du am besten einen Call-to-Action (CTA) einbauen, etwa „Jetzt loslegen”, „Jetzt reinlesen” oder „Im Kundenportal anmelden”.
4. Aussagekräftiger Footer
Er steht ganz unscheinbar am Ende einer E-Mail, sollte jedoch auf keinen Fall vernachlässigt werden: der E-Mail Footer. Dorthin gehören zunächst einmal Pflichtangaben wie dein Impressum inklusive Firmenname, Kontaktinformationen, Handelsregisternummer und Co. Im Falle eines Newsletters – also auch der Willkommens-Mail, die du neuen Abonnent:innen schickst – ist ein Abmeldelink ebenfalls ein Muss.
Zwingend erforderliche Transaktions-Mails wie Bestellbestätigungen oder Zahlungserinnerung gelten hingegen nicht als Marketing-E-Mails und müssen dementsprechend auch keinen Link zur Abmeldung enthalten.
Du kannst deinen E-Mail Footer außerdem dazu nutzen, weitere Informationen zu kommunizieren. So kannst du in der Fußzeile zum Beispiel auf deine Social-Media-Kanäle verlinken oder die Telefonnummer von deinem Support Team teilen. Das hinterlässt einen positiven Eindruck und kann deine Markenbotschaft zusätzlich hervorheben.
Du willst noch tiefer ins Thema Transaktionsmails eintauchen? Dann empfehlen wir dir diesen Blog-Artikel.
5 Vorlagen für Bestätigungsmails
Bestätigungsmail ist nicht gleich Bestätigungsmail. Mails dieser Gattung können, je nach Zweck, sehr verschieden aussehen. Einige enthalten Bilder, Fließtext und CTAs, andere nur einen einzigen Satz. Wir stellen dir 5 Arten von Bestätigungs-E-Mails vor, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen.
Anmeldebestätigung für Newsletter
Wenn sich Kund:innen für deinen Newsletter anmelden, dann erwarten sie in der Regel eine Bestätigung darüber, dass ihre Anmeldung erfolgreich war. Bleibt die Anmeldebestätigung aus, führt das eventuell zu Unsicherheit und Frustration auf Seiten deiner Kundschaft. Verzichte also keinesfalls darauf!
Eine solche Bestätigungsmail lässt sich wunderbar mit einer Willkommens-Mail verbinden, in der du neue Abonnent:innen in deinem Netzwerk begrüßt und ihnen direkt einen Vorgeschmack darauf gibst, welche Themen und Inhalte sie künftig erwarten. Dafür könntest du zum Beispiel ausgewählte Blog-Artikel verlinken oder einige deiner beliebtesten Produkte vorstellen.
Auch ein Rabatt-Code als Dankeschön für die Newsletter-Anmeldung kommt immer gut an. Damit animierst du deine Abonnent:innen außerdem, deinen Online Shop zu besuchen – und das kann den Umsatz fördern.
Dieses fiktive Reisemagazin bedankt sich mit einem 10% Rabatt bei seinen neuen Abonnent:innen. Außerdem wird auf die Social-Media-Profile, eine Landingpage und ein Gewinnspiel verlinkt.
Übrigens: Diese Bestätigungs-E-Mail-Vorlage steht allen Brevo-Nutzer:innen kostenlos zur Verfügung.
Bevor du Newsletter verschickst, solltest du sicherstellen, dass deine Newsletter-Anmeldung DSGVO-konform abläuft. Richte deshalb am besten ein Double Opt-in ein.
Terminbestätigung
Viele Unternehmen bieten ihren Kund:innen an, kostenlos online Termine mit ihnen zu buchen. Dafür tragen sich Interessent:innen selbstständig in einen virtuellen Terminkalender ein. Auch Reservierungen, zum Beispiel für Restaurants, werden mittlerweile oft online per Terminbuchungs-Tool getätigt.
Wenn auch dein Unternehmen online Termine vergibt, ist eine E-Mail-Bestätigung inklusive einer Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten unabdingbar. Ansonsten könnte ein Teil deiner Kund:innen den gebuchten Termin vergessen oder davon ausgehen, die Terminbuchung hat nicht funktioniert. Für die Kundenbindung ist das alles andere als optimal.
Tipp: Ein Link, über den deine Empfänger:innen gebuchte Termine mit nur einem Klick ihrem Kalender hinzufügen können, sowie eine Möglichkeit zur Terminänderung bzw. -absage kann die Anzahl an No-Shows deutlich reduzieren.
Die Buchungsplattform DISH verschickt automatisch Bestätigungsmail, sobald ein Restaurant eine Reservierungsanfrage angenommen hat. In der Mail werden die wichtigsten Informationen wie Datum, Uhrzeit und Gruppengröße noch einmal zusammengefasst.
Lies hier, wie du erfolgreich Kundentermine vereinbarst.
Buchungs- und Bestellbestätigung
Zu den am häufigsten versendeten Bestätigungs-E-Mails gehören Buchungs- und Bestellbestätigungen. Diese werden verschickt, sobald Kund:innen einen Kauf getätigt haben. Im E-Commerce sind solche Mailings unverzichtbar.
In einer Bestellbestätigungsmail sollten die folgenden Informationen nicht fehlen: Zusammenfassung der gekauften Produkte inklusive Preis, Bestellnummer und -datum und gegebenenfalls die Liefer- und Rechnungsadresse. Viele Unternehmen ergänzen Buchungs- und Bestellbestätigungsmails außerdem mit Links zum Kundenkonto, der Kundennummer und Zahlungsinformationen.
Buchungs- und Bestellbestätigungen kannst du außerdem gut dafür nutzen, um auf deinen Online Shop oder deine FAQ-Seite zu verlinken. Außerdem kannst du deinen Kund:innen in der Mail weitere Produkte empfehlen, die zu den soeben gekauften passen – Stichwort Cross-Selling.
In dieser E-Mail bestätigt ein fiktives Tech-Unternehmen den Eingang einer Bestellung, indem es wichtige Details übersichtlich zusammenfasst. Außerdem werden Empfänger:innen dazu animiert, weitere Aktionen durchzuführen, zum Beispiel die Sendung zu verfolgen oder den Einkauf fortzusetzen.
Auch diese Bestätigungsmail-Vorlage kannst du als Brevo-Kund:in kostenlos nutzen und nach deinem Geschmack anpassen.
Hinweis
Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmen in Transaktionsmails (z. B. Bestell- und Versandbestätigungen) für ihre Produkte und Dienstleistungen werben. Das solltest du lieber lassen, um einer Abmahnung aus dem Weg zu gehen – selbst, wenn es sich „nur” um einen Link zu deinem Online Shop handelt. Werbebotschaften gehören allein in Marketing E-Mails, für die eine vorherige ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
Versandbestätigung
Auf die Bestellbestätigung folgt die Versandbestätigung. Diese lässt deine Kund:innen wissen, dass die Bestellung auf dem Weg ist und ihr Warten bald ein Ende hat. In dieser Bestätigungs-E-Mail darf vor allem eine Info nicht fehlen: Die Sendungsnummer des Versandunternehmens, mit der Kund:innen eigenhändig überprüfen können, wo sich ihre Bestellung gerade befindet.
Oft werden in solchen Mails auch noch einmal die wichtigsten Bestellinfos aufgelistet, darunter Bestell- und Kundennummer.
Diese Bestätigungsmail von Poster Store ist übersichtlich gestaltet, enthält aber dennoch die wichtigsten Versandinformationen: Bestellnummer, Sendungsnummer, Lieferadresse sowie eine Zusammenfassung der bestellten Produkte. Ein farbiger Button führt Empfänger:innen zur Website des Versanddienstleisters, ein Link im Footer zur Website.
Onboarding
Vielleicht bietest du neben deinem Newsletter noch andere Inhalte an, für die sich Kund:innen online anmelden können – zum Beispiel ein Webinar oder einen Workshop. Auch hierbei solltest du deinen Kund:innen die erfolgreiche Registrierung per E-Mail bestätigen. Besonders hilfreich sind in diesem Kontext Onboarding E-Mails, die deinen Empfänger:innen klare Anweisungen geben, was als nächstes zu tun ist.
Denn während deine Kund:innen nach der erfolgreichen Newsletter-Anmeldung nichts weiter tun müssen, sind bei Webinaren und Co. meist weitere Schritte erforderlich, um Zugang zu den gewünschten Inhalten zu bekommen. Oft müssen sich Kund:innen beispielsweise auf der Unternehmens-Website einloggen.
In dieser kostenlosen Onboarding-Vorlage von Brevo erklärt ein Unternehmen seinen Empfänger:innen, was sie als nächstes tun müssen, um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
Noch mehr nützliche E-Mail-Vorlagen findest du in diesem Artikel.
Bestätigungs-E-Mails schreiben: So funktioniert’s mit Brevo
Wenn du E-Mail-Bestätigungen an mehr als eine Handvoll Kund:innen senden möchtest, führt kein Weg an Marketing Automation vorbei. Doch keine Sorge: Automation mag zwar kompliziert klingen, ist es aber gar nicht! Vor allem nicht mit einer professionellen E-Mail Marketing Software wie Brevo.
In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du mit Brevo im Handumdrehen einen Workflow für Bestätigungsmails einrichtest und eine eigene Bestätigungsmail-Vorlage erstellst.
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Wir sind begeistert!
Wir hatten vorher in unserem Unternehmen ein anderes System, welches vom Workflow meiner Meinung sehr umständlich war. Durch Zufall hatte ich damals sendinblue (jetzt Brevo) entdeckt und war schon beim Testen begeistert. Alles viel logischer, besser übersetzt und vor allem viel viel schneller als das alte System. Wir nutzen es immer mehr und haben es auch schon weiterempfohlen.
Centralgarage Schaeffer GmbH,
Trustpilot-Rezensent:in
Brevo ist sehr übersichtlich
Brevo ist eine sehr übersichtliche Plattform für Direct-Marketing und Newsletter.
Martin Wohlmuth,
Trustpilot-Rezensent
Unkompliziert zu handhaben!
Ich finde die unkomplizierte Handhabung und die Zuverlässigkeit als sehr entspannend. Das Design wirkt sehr professionell und ist leicht zu erstellen.
Franconia - Heart of Europe,
Trustpilot-Rezensent:in
Schritt 1
Logge dich in dein Brevo-Konto ein und navigiere in der linken Seitenleiste zu „Automatisierungen”. Klicke anschließend oben rechts auf „Automatisierung erstellen”.
Schritt 2
Nun kannst du entweder per Klick auf „Von Grund auf neu erstellen” einen eigenen Workflow erstellen oder einen bereits vorgefertigten Workflow auswählen. Möchtest du eine Bestellbestätigungsmail versenden, eignet sich dafür der Workflow „Produktkauf” am besten. Um ihn zu nutzen, musst du zuerst deinen E-Commerce Shop mit Brevo verknüpfen.
Schritt 3
Wähle nun ein Ereignis aus, das deinen Workflow auslöst und klicke auf „Weiter”. Nun kannst du eine Zeitverzögerung einrichten, falls du möchtest, dass deine Bestätigungs-E-Mail nicht sofort nach dem Kauf verschickt wird. Im dritten Schritt kannst du ein bereits vorhandenes E-Mail Template auswählen oder eine neue E-Mail-Vorlage erstellen. Außerdem hast du folgende Optionen (zu finden unter „Zusätzliche Einstellungen”):
- Unter Sendezeit der E-Mail kannst du die Zeiten für den E-Mail-Versand konfigurieren.
- Unter E-Mail-Kopie kannst du u. a. eine Blindkopie der E-Mail an eine ausgewählte E-Mail-Adresse versenden, wann immer ein neuer Kontakt die E-Mail erhält.
- Außerdem kannst du das Tracking mittels Google Analytics aktivieren und deiner Nachricht einen Anhang hinzufügen.
Schritt 4
Solltest du dich dafür entschieden haben, eine eigene Bestätigungsmail-Vorlage zu erstellen, öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deine Mail ganz nach deinem Geschmack gestalten. Klicke anschließend auf „Verwende dieses Design in der Automatisierung”.
Am einfachsten ist es, wenn du ein bestehendes Design wählst und dieses mit unserem Drag-and-Drop Editor deinen Bedürfnissen anpasst.
Schritt 5
Nun kommst du automatisch zurück zum vorherigen Browser-Fenster. Gib hier noch Informationen wie die Betreffzeile und eine Absender-E-Mail-Adresse ein. Anschließend erhältst du eine schematische Ansicht deines Workflows und musst nur noch auf „Automatisierung aktivieren” klicken (oder zunächst auf „Testen”). Glückwunsch, ab jetzt werden all deine Kund:innen nach einem Kauf automatisch eine Bestätigungs-E-Mail erhalten!
Fazit: Automatisierung + Bestätigungs-E-Mails = glückliche Kund:innen
Bestätigungs-E-Mails können viel mehr als nur informieren. Richtig eingesetzt, können sie die Kundenbindung stärken und sogar deine Umsätze ankurbeln. Und das Beste: Hast du einmal eine Bestätigungsmail-Vorlage erstellt, kannst du deren Versand ganz leicht automatisieren. Mit einigen E-Mail Marketing Softwares, zum Beispiel Brevo, geht das sogar völlig kostenlos.
Also: Nutze das Potenzial und schicke deinen Empfänger:innen ansprechende E-Mail-Bestätigungen mit Mehrwert!
