Juli 11, 2022

E-Mail Footer erstellen: So geht’s

Lesezeit ungefähr 10 min
mann schaut auf laptop und notiert sich etwas im notizbuch

Nicht nur der erste, sondern auch der letzte Eindruck zählt im E-Mail Marketing. Und das Letzte, was deine Leser:innen von deiner E-Mail sehen, ist dein E-Mail Footer.

Grundsätzlich gilt es hierbei zwischen Must-haves und Nice-to-haves zu unterscheiden. Denn: Wenn wichtige Pflichtangaben in deinem Footer fehlen, kann das schnell rechtliche Konsequenzen mit sich bringen und ganz schön teuer für dich werden.

Aber keine Sorge. In diesem Artikel verraten wir dir, was in keinem E-Mail Footer fehlen darf und wie du ihn darüber hinaus kreativ für dein Marketing nutzen kannst.

Was ist ein E-Mail Footer?

Beim Newsletter erstellen liegt das Hauptaugenmerk meist auf der Betreffzeile, dem Textinhalt, den Grafiken oder Links. Weniger Beachtung kommt hingegen dem Footer zu. Dabei steckt auch dieser voller Marketing-Potenzial, das du dir nicht entgehen lassen sollten.

Doch was ist überhaupt ein Footer?

Der E-Mail Footer oder die E-Mail-Signatur, wie sie auch genannt wird, befindet sich in der Fußzeile, das heißt, am unteren Ende deiner E-Mail. Einige Marketer betrachten ihn als Visitenkarte einer Marke. 

Neben Pflichtangaben (z.B. Impressum), die in jedem E-Mail Footer enthalten sein müssen, gibt es auch viele weitere denkbare Inhalte, die du einfügen kannst, um deinen Empfänger:innen einen zusätzlichen Mehrwert zu liefern und das Interesse an deiner Marke zu erhöhen.  

Der Footer wird in der Regel einmalig erstellt und ist bei jedem Newsletter-Versand identisch.

Pflichtangaben: Das muss in deinen E-Mail Footer

Ein Newsletter gilt in Deutschland als Telemedium und unterliegt als solches der Impressumspflicht

Das gilt sowohl für geschäftliche Newsletter als auch für solche, die redaktionelle Inhalte bereitstellen. Das heißt: Auch der Newsletter eines persönlichen Blogs ist impressumspflichtig, wenn er sich an die allgemeine Öffentlichkeit richtet.

Die Schwelle für die Einstufung als geschäftlich ist eher niedrig angesetzt. Entscheidend ist die Absicht, mit dem Angebot, zu dem der Newsletter gehört, Gewinn zu erzielen. 

Diese Voraussetzung erfüllst du bereits, wenn du auf deiner Website Affiliate-Links verwendest.

Mit anderen Worten: An einem Impressum kommt niemand vorbei.

Was genau muss ins Impressum?

Welche Angaben genau in ein Impressum gehören, hängt von der Rechtsform des Angebots ab. 

Für eine Privatperson gelten andere Regeln als für eine GmbH, für eine Genossenschaft andere als für eine AG, für Kaufleute andere als für Rechtsanwält:innen und so weiter.

Bei Privatpersonen gehören folgende Angaben ins Impressum:

  • Vor- und Nachname
  • Ladungsfähige Postadresse (kein Postfach)
  • E-Mail-Adresse

Bei einer GmbH wird es etwas anspruchsvoller. Hier sind gefordert:

  • Vollständiger Firmenname
  • Ladungsfähige Postadresse (kein Postfach)
  • E-Mail-Adresse
  • Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden
  • Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer:innen
  • Registergericht des Firmensitzes (z. B. Amtsgericht Hamburg)
  • Handelsregisternummer

Wenn du ein Unternehmen oder eine Organisation mit einer anderen Rechtsform vertrittst, informierst du dich am besten individuell, welche Angaben in deinem Fall ins Impressum gehören. Dafür genügt in der Regel eine schnelle Websuche.

Gelegentlich wirst du sehen, dass die Möglichkeit zur elektronischen Kontaktaufnahme und das Impressum im E-Mail Footer nur verlinkt sind – wie im Beispiel im Newsletter „Kindle-Angebot des Tages“ von Amazon:

Beispiel eines E-Mail Footers von Amazon

Rechtssicherer und kundenfreundlicher ist es aber, diese Angaben nicht nur zu verlinken, sondern direkt in den Newsletter aufzunehmen.

Wichtig: Der Link zum Abmelden

Seitdem in der EU die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt, ist das Double-Opt-In-Verfahren für Newsletter Pflicht. 

Das bedeutet: Wenn sich Interessierte für deinen Newsletter anmelden, musst du dir dies von den Empfänger:innen noch einmal bestätigen lassen, indem du ihnen eine E-Mail mit Bestätigungslink zuschickst. Denn: Erst dann kannst du sicherstellen, dass die betreffende Person deinen Newsletter wirklich empfangen will.

Doch natürlich kann sie sich das auch wieder anders überlegen. Für diesen Fall schreibt die DSGVO vor, dass in jedem Newsletter deutlich sichtbar eine Möglichkeit zur Abmeldung aufgeführt ist. Manchmal genügt dafür ein Klick, in anderen Fällen führt der Link zu einer umfassenderen Abonnement-Verwaltung. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Anbieter mehrere Newsletter oder Empfangsoptionen im Programm hat.

So oder so: Nimm immer einen Abmeldelink in den Footer auf. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und auch einfach guter Service. Apropos Service – von Noreply E-Mails, wie zum Beispiel Amazon sie verwendet, raten wir ab.

Wenn du noch mehr zum Thema Datenschutz speziell im E-Mail Marketing erfahren möchtest, empfehlen wir dir den kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs unserer Brevo (ehemals Sendinblue) Academy.

So viel zu den Pflichtangaben im Newsletter, die Anbieter meist im Footer platzieren. Um jedoch bei deinen Leser:innen in wirklich guter Erinnerung zu bleiben, solltest du noch einen Schritt weitergehen und das Marketing-Potenzial deines Footers voll ausschöpfen.

Kreative Ideen für den Footer als Marketing-Kanal

Was kannst du sonst noch mit dem E-Mail Footer anstellen?

Dein Footer sollte mehr sein als ein grauer Block Kleingedrucktes. Nutze die Fußzeile, um dich in bestem Licht zu präsentieren und wichtige Marketing-Botschaften unterzubringen.

Wir haben für dich drei Best Practices zusammengestellt.

Beispiel dress-for-less: Markenbotschaft, Service, Adressbuch

Beginnen wir mit dem Newsletter Footer des Marken-Mode-Outlets dress-for-less. Von ihm kannst du dir mehrere schlaue Gestaltungsideen abschauen.

Beispiel eines E-Mail Footers von dress-for-less

Im Vergleich zum eingangs erwähnten Amazon-Beispiel fällt sofort die klare Struktur auf, die sich aus der Aufteilung der Informationen in vier Kacheln ergibt. 

Das Auge kann sich schnell orientieren und die Angaben sind leicht zu erfassen. Du findest auf Anhieb alle Informationen, die du suchst.

Was an diesem Beispiel sonst noch gelungen ist?

Werbebotschaften und Social Proof

Die erste Kachel oben links gefällt uns an diesem Beispiel besonders gut. 

Sie transportiert in kompakter Form eine Reihe von Werbebotschaften, Serviceversprechen und Aspekte der Markenidentität. Wenn auch nur ein kleiner Teil davon hängenbleibt, ist das für die Marke ein Gewinn.

Die Botschaften in dieser Kachel sind nicht zuletzt deswegen stark, weil sie sich auf Fakten beziehen. 

Die Überschrift „Europas führendes Online Designer Outlet“ ist eine Art von „Social Proof“, ähnlich wie die beliebten Bewertungssternchen. Solche Informationen zeigen uns, dass ein Angebot bei anderen Menschen beliebt ist. Daraus schlussfolgern wir automatisch, dass es wohl ganz gut ist.

Kleinere und jüngere Unternehmen können meistens (noch) nicht auf solche eindrucksvollen Fakten verweisen. Aber Social Proof kann auch aus Kundenmeinungen oder – siehe oben – Bewertungssternchen bestehen. Lass deine Leser:innen zum Abschluss deines Newsletters wissen, wie gut dein Angebot anderen gefällt.

Die zweite Kachel deckt die Pflicht ab, eine schnelle Kontaktmöglichkeit anzubieten. Gleichzeitig präsentiert sich das Unternehmen damit als offen und ansprechbar. Bei Unklarheiten sehen Kund:innen hier sofort, wo sie Antworten erhalten. Das ist das positive Gegenbeispiel zur Noreply E-Mail, die eher Verschlossenheit signalisiert.

Um Aufnahme ins Adressbuch bitten

Nach dem ordentlichen Impressum in der dritten Kachel findest du in der vierten den obligatorischen Abmeldelink – und noch eine gute Idee: die Bitte, den Absender ins Adressbuch aufzunehmen. 

Newsletter landen nämlich gerne mal im Spam-Ordner, wodurch dir als Anbieter viele wertvolle Kundenkontakte entgehen können. Diese Verluste kannst du durch eine solche Aufforderung verringern. Zusätzlich hat es eine psychologische Wirkung, wenn Empfänger:innen dich ins Adressbuch aufnehmen. Wer sich diese Mühe macht, nimmt deinen Newsletter danach als wertvoller wahr und steht umso stärker zu seiner oder ihrer Entscheidung für das Abonnement.

Beispiel Saturn: Apps und Social Media

Viele große Unternehmen mit professionellem Marketing nutzen ihren E-Mail Footer, um ihre Apps und Social-Media-Kanäle zu bewerben. Hier ein Beispiel des Elektronikmarkts Saturn:

Beispiel eines E-Mail Footers von Saturn

Darunter kommt noch das „Kleingedruckte“ mit den üblichen Impressumsangaben. Wir konzentrieren uns hier aber auf den gezeigten Ausschnitt.

Die kleinen Grafiken sind ein Blickfang und machen auf die Apps und Social-Media-Profile des Unternehmens aufmerksam, von denen Leser:innen vielleicht noch gar nichts wussten. Auch wenn diese nicht an den verlinkten Angeboten interessiert sind, strahlt der Block Professionalität aus.

Auch die Kontaktinformationen sind gut gelöst. Die Symbole helfen, die Inhalte schnell zu erfassen. Mit ihrer klaren Struktur wirken die Angaben glaubwürdig – das Unternehmen ist wirklich ansprechbar und hakt nicht nur die Impressumspflichten ab.

Fazit: Ob Apps, Social-Media-Kanäle, Blogs oder verwandte Webseiten – bewirb im Footer, was du sonst noch zu bieten hast und was deine Leser:innen interessieren könnte.

Beispiel Süddeutsche: Weiterempfehlung und Calls to Action

Unser drittes Beispiel ist kein Einzelhändler, sondern eine Zeitung: die Süddeutsche.

Beispiel eines E-Mail Footers von der Süddeutschen Zeitung

Auch hier haben wir einen Block mit üblichen Impressumsangaben weggelassen, die unter diesem Ausschnitt noch kommen.

Ein neues Element ist hier die Aufforderung zur Weiterempfehlung des Newsletters. Auch damit lohnt es sich zu experimentieren. Vielleicht fällt Leser:innen tatsächlich jemand aus dem Bekanntenkreis ein, der oder die sich für die Inhalte des Newsletters interessieren könnte – egal, ob es sich um journalistische Inhalte handelt oder um Sonderangebote eines Shops.

Persönliche Empfehlungen unter Bekannten sind das Beste, was einem Unternehmen passieren kann, da das Vertrauen in die Empfehlung hier besonders hoch ist.

Der SZ-Newsletter arbeitet viel mit Calls to Action (CTA), also Handlungsaufforderungen. Der Link zum Einsenden von Anregungen ist als Aufforderung formuliert, ebenso werden die Apps und Social-Media-Kanäle mit einem Appell präsentiert: „Entdecken Sie …“, „Folgen Sie …“.

CTAs gehören in jeden Newsletter (ob im Footer oder/und an anderer Stelle), da sie letztlich dafür verantwortlich sind, Verkäufe oder Traffic auf deiner Website zu generieren.

Das luftige Layout sorgt in Verbindung mit klaren Formulierungen und differenzierten Serviceangeboten dafür, dass Leser:innen sich rundum gut betreut und versorgt fühlen. Alle Optionen sind direkt sichtbar.

Die prominente Bitte um Feedback vermittelt authentisches Interesse an der Meinung der Leser:innen. Und das Beste hierbei: Wenn du tatsächlich Feedback erhältst, kann dieses wertvolle Informationen zur Verbesserung deines Produkt- und Service-Angebots liefern.

Noch mehr Newsletter-Tipps findest du in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

Nun bist du an der Reihe

Newsletter gehören zu den effektivsten Mitteln, deine Zielgruppe zu erreichen, und auch der Footer birgt wertvolle Chancen, deine Markenbotschaft zu stärken und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Wir hoffe, unsere Best Practices inspirieren dich beim Erstellen oder Optimieren deines E-Mail Footers. 

Lass deiner Kreativität freien Lauf, wenn du sie an den eigenen Markenauftritt anpasst und nach Geschmack und Bedarf neu kombinierst. Finde durch A/B-Tests heraus, was am besten funktioniert.

Und denk an die Pflichtangaben! Dann hast du beste Voraussetzungen, deinen Newsletter als tragende Säule deines digitalen Marketings zum vollen Potenzial zu nutzen.

Wir wünschen dir viel Spaß beim Erstellen deines E-Mail Footers und deiner nächsten Newsletter-Kampagne.

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