April 19, 2024

Double Opt-in Newsletter: So klappt die rechtssichere Anmeldung

Lesedauer etwa 12 min
double opt-in newsletter

Du hast bereits viele tolle Ideen für deinen Newsletter, aber scheiterst am Verständnis der Rechtslage? Wir machen es kurz: Die sicherste Lösung ist ein Double Opt-in Newsletter. Damit baust du Vertrauen bei deiner Zielgruppe auf und schützt dich effektiv vor rechtlichen Konsequenzen.

Aber was genau ist das Double Opt-in und welche Gesetze spielen eine Rolle? Erfahre in diesem Artikel, wie du einen DSGVO-konformen DOI Newsletter erstellst – mit praktischer Checkliste für deine Anmeldebestätigung.

Hinweis: Dieser Text wurde gründlich recherchiert, dennoch kann er eine Rechtsberatung nicht ersetzen. Bei Fragen oder Unklarheiten wendest du dich am Besten an einen Rechtsexperten bzw. eine Rechtsexpertin.

Definition: Was bedeutet Double Opt-in?

Double Opt-in ist englisch für „doppeltes Einverständnis“. Der Begriff stammt aus dem Online Marketing, genauer dem Permission Marketing. Dieses umfasst alle Werbemaßnahmen, die nur mit Werbeeinwilligung erlaubt sind.

Am häufigsten kommt das Double Opt-in (auch DOI) im E-Mail Marketing zum Einsatz, aber prinzipiell kann es in verschiedenen Werbekanälen angewendet werden – immer dann, wenn eine nachweisbare Einwilligung für einen rechtskonformen Kontakt notwendig ist.

Das gilt zum Beispiel auch für Werbung per SMS oder per Messenger. Double Opt-ins sind nicht nur aus rechtlicher Sicht eine Notwendigkeit, sondern entscheiden maßgeblich über die Qualität deiner E-Mail-Liste.

Double Opt-in ist auch für den Versand von Bulk Mails grundlegend. In unserem Artikel erfährst du alles Wichtige dazu.

Das Opt-in damals und heute

Früher war das Opt-out gängige Praxis in der Werbung. Hierbei mussten sich Empfänger:innen von Werbemitteln abmelden, wenn sie keine Werbung erhalten wollten. Mit dem Aufkommen des E-Commerce wurde das Versenden von Werbung jedoch sehr viel einfacher und neue Regelungen mussten entwickelt werden, um Verbraucher:innen vor unerwünschter Werbung, dem so genannten Spam, zu schützen. Dazu gehören unter anderem der CAN-SPAM Act in den USA und die DSGVO in Europa.

Ziel der gesetzlichen Vorgaben ist es, dass Verbraucher:innen selbst in der Hand haben, wer ihnen Werbung senden darf. Eine heute gängige Lösung für die Werbeeinwilligung ist das Double Opt-in. Bei diesem Verfahren muss eine Person zweimal ausdrücklich einwilligen, dass ihre persönlichen Daten für Werbezwecke verarbeitet werden dürfen. Nur auf diese Weise kann eine rechtskräftige Einwilligungserklärung erreicht werden.

4 Opt-in-Verfahren im Überblick

Warum überhaupt Double Opt-in? Gibt es etwa noch andere Opt-in-Möglichkeiten? Tatsächlich ist das Double Opt-in heute in Deutschland am weitesten verbreitet. Doch grundsätzlich gibt es noch andere Varianten des Permission Marketings.

Single Opt-in (SOI)

Wie der Name schon sagt, reicht beim Single-Opt-in-Verfahren ein einfaches Opt-in. Das heißt, Interessent:innen können sich für deinen Newsletter anmelden, indem sie einfach ihre E-Mail-Adresse in ein Anmeldeformular eingeben. Es ist keine zusätzliche Bestätigung erforderlich. Das klingt einfach, aber birgt eklatante Risiken.

Zum einen kann jeder jeden anmelden. Das bedeutet auch, dass dein Newsletter-Verteiler anfällig für Adressen-Spam und viele inaktive Kontakte ist. Eine lange Kontaktlist ist gut und schön, bringt dir aber wenig, wenn deine Kontakte kein Interesse an deinen Produkten oder Dienstleistungen haben und nicht mit deinen Mailings interagieren.

Wichtiger noch ist die fehlende Rechtsgrundlage zum Versand deines Newsletters. Bei einem Single Opt-in fehlt die Bestätigung, dass die Person, die die E-Mail-Adresse in deinem Anmeldeformular eingegeben hat, auch wirklich die Person ist, der das Postfach gehört.

Erfahre in diesem Artikel, wie du DSGVO-konform E-Mail-Adressen sammelst.

Confirmed Opt-in (COI)

Beim Confirmed Opt-in (bestätigtes Opt-in) erhalten deine Abonnent:innen nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail. Diese E-Mail enthält allerdings keinen Bestätigungslink. Sollten Dritte die E-Mail-Adresse eingetragen haben, muss sich die oder der Betroffene aktiv abmelden. Eine Nichtreaktion gilt als Einverständnis.

Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass für die erfolgreiche Newsletter-Anmeldung eine Hürde weniger genommen werden muss. Auf der anderen Seite bist du im Zweifelsfall rechtlich weniger gut abgesichert, weil du kein Double Opt-in nachweisen kannst.

Confirmed Opt-in Lite (COIL)

Eine Variante des Confirmed Opt-in ist das COIL. Dabei bekommen die Empfänger:innen keine Bestätigung ihrer Newsletter-Anmeldung. Sie werden aber auf deiner Empfängerliste gesondert markiert. Solange diese Personen nicht mit deinem Newsletter interagiert haben, behalten sie ihre Markierung.

Nach der ersten Interaktion (die keine Abmeldung ist) kann die Markierung verschwinden. Reagiert eine Person nach einer Anzahl X an Newslettern nicht, wird sie von der Liste gelöscht. Wie hoch die Anzahl X ist, entscheidest du selbst.

Double Opt-in (DOI)

Beim Double Opt-in Newsletter wird nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail mit Aktivierungslink verschickt. Es ist zwingend erforderlich, dass die Abonnentin oder der Abonnent den Aktivierungslink anklickt, um die Anmeldung abzuschließen.

Dieser doppelte Bestätigungsprozess bietet die höchste Sicherheit und Datenqualität. Er stellt sicher, dass nur Personen, die bewusst und aktiv einen E-Mail Newsletter abonnieren möchten, in den Verteiler aufgenommen werden.

Aus rechtlicher Sicht ist das Double-Opt-in-Verfahren besonders empfehlenswert, da es die Einwilligung der Abonnent:innen klar dokumentiert und somit den Anforderungen aller gängigen Datenschutzbestimmungen entspricht.

Erfahre hier alles zur DSGVO-konformen Newsletter-Anmeldung.

Double Opt-in und DSGVO: Die aktuelle Rechtslage

In Deutschland gibt es kein Gesetz, das explizit ein Double Opt-in für E-Mail Marketing vorschreibt. Es gibt aber verschiedene Gesetzesgrundlagen, die ein Double Opt-in quasi unumgänglich machen. Dazu gehören das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Werbeeinwilligungen und das UWG

Das UWG verbietet unlautere Werbepraktiken. Dazu gehört auch unerwünschte Werbung. § 7 des UWG definiert, was als „unzumutbare Belästigung“ gilt. Gemäß § 7 Absatz 2 Nummer 3 gehört auch „elektronische Post“ dazu, wenn keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Nur Double Opt-in Mails können Nutzer:innen in diesem Sinne ausreichend Schutz vor unerwünschter Werbung bieten und gleichzeitig für Unternehmen die notwendige Rechtssicherheit gewährleisten.

DSGVO-konform mit Double Opt-in Newsletter

Auch die DSGVO enthält verschiedene Artikel, nach denen ein Double Opt-in erforderlich ist. Artikel 7 Absatz 1 besagt: „Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“ Dies bedeutet, dass die Einwilligung der Nutzer:innen zur Verarbeitung ihrer Daten klar dokumentiert und nachweisbar sein muss.

Das Double-Opt-in-Verfahren bietet eine solche nachweisbare Einwilligung. Indem die Nutzer:innen nach der Anmeldung eine Bestätigungsmail erhalten und aktiv auf einen Bestätigungslink klicken müssen, wird ihre Einwilligung dokumentiert.

Wie du mit Kundendaten DSGVO-konform umgehst, erfährst du hier.

Artikel 4 Nr. 11 der DSGVO definiert eine Einwilligung als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einverstanden ist.“

Durch das Double-Opt-in-Verfahren wird dieser Definition Genüge getan, da die Nutzer:innen aktiv ihre Zustimmung geben, indem sie den Bestätigungslink anklicken. Dies entspricht zweifelsohne einer informierten Entscheidung.

Darüber hinaus stärkt das Double-Opt-in-Verfahren die Transparenz. Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO müssen personenbezogene Daten „auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden.“ Indem Nutzer:innen explizit bestätigen müssen, dass sie den Newsletter erhalten möchten, wird dieser Grundsatz erfüllt. Sie sind sich bewusst, welche Daten sie preisgeben und zu welchem Zweck diese verwendet werden.

In diesem Artikel erfährst du noch mehr rund ums Thema Datenschutz in der E-Mail-Kommunikation.

3 entscheidende Vorteile von Double Opt-in Newslettern

Das Double Opt-in-Verfahren schafft also die Grundlage für Rechtssicherheit im E-Mail Marketing. Doch darüber hinaus bietet es dir drei weitere Vorteile, die über den Erfolg deiner Kampagnen entscheiden können.

Du unterstreichst deine Professionalität

Das Double-Opt-in-Verfahren gehört mittlerweile zum Alltag aller User: Man kennt es von allen großen Portalen und Online Shops. Dadurch unterstreicht ein Double Opt-in Newsletter die Professionalität und Seriosität deines Unternehmens. Keine Bestätigungsmail zu erhalten, kann sogar nachlässig wirken.

Du erhältst hochwertige Kontaktlisten

Durch einen Double Opt-in Newsletter sicherst du die Qualität deiner Kontaktliste ab. Nur Personen, die wirklich an deinem Newsletter interessiert sind, werden ihre Anmeldung bestätigen. Dadurch vermeidest du unerwünschte Anmeldungen und erhältst eine Liste von Abonnent:innen, die aktiv an deinen Inhalten interessiert sind und im Idealfall sogar damit interagieren möchten.

Du schaffst Vertrauen

Ein Double Opt-in Newsletter trägt dazu bei, Vertrauen bei den Nutzer:innen aufzubauen. Du signalisierst, dass du Wert auf Transparenz und einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten legst – eine wichtige Grundlage für eine positive Beziehung zu deiner Zielgruppe. Dies kann langfristig zu einer stärkeren Bindung und Loyalität gegenüber deinem Unternehmen führen.

Praktisch: Mit Brevo erstellst du im Handumdrehen DSGVO-konforme Anmeldeformulare mit Double Opt-in. Auch Bestätigungsmails, Willkommensmails und Landingpages kannst du direkt über Brevo erstellen.

Das DOI-Anmeldeverfahren: In 5 Schritten zum Erfolg

Ein Double Opt-in Newsletter kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden, abhängig von der genutzten E-Mail-Marketing-Plattform oder dem eigenen System. Im Allgemeinen läuft der Prozess wie folgt ab:

Schritt 1: Anmeldung

Eine Interessentin oder ein Interessent gibt ihre oder seine E-Mail-Adresse in das Anmeldeformular auf deiner Website ein und bestätigt dadurch die Absicht, deinen Newsletter zu abonnieren. Eine andere Variante kann die Newsletter-Anmeldung in Kombination mit einem Kauf sein. Hier setzen interessierte Käufer:innen beim Kaufprozess ein Häkchen in der Checkbox zur Newsletter-Anmeldung.

Double opt-in Newsletter erstellen, Schritt 1: Anmeldung

Schritt 2: Bestätigungsmail

Nach dem Absenden des Formulars wird automatisch eine Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Diese E-Mail enthält einen Bestätigungslink oder -button, mit dem die betroffene Person ihre Anmeldung bestätigen kann.

Double opt-in Newsletter erstellen, Schritt 2: Betätigungsmail

Lerne hier, wie du die perfekte Bestätigungs-E-Mail schreibst.

Schritt 3: Nutzerseitige Bestätigung

Die Empfängerin oder der Empfänger öffnet die Bestätigungsmail und klickt auf den Bestätigungslink oder -button. Dadurch bestätigt sie oder er die Absicht, den Newsletter zu abonnieren.

Schritt 4: Systemseitige Bestätigung

Sobald der Aktivierungslink angeklickt wurde, wird die Anmeldung vom System verarbeitet und bestätigt. Hierfür eignet sich eine Landingpage in Form einer Bestätigungsseite mit ein paar Worten des Dankes für die Anmeldung, oder eine Willkommensmail, in der du neue Abonnent:innen herzlich willkommen heißt. Letztere kannst du sogar automatisieren, sodass sie ohne dein Zutun verschickt wird.

Double opt-in Newsletter erstellen, Schritt 4: Willkommensmail

Schritt 5: Hinzufügen zur Liste

Nach der doppelten Bestätigung wird die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person zu deiner Newsletter-Liste hinzugefügt. Ab jetzt erhält der User regelmäßige Newsletter von dir.

Technische Umsetzung

Technisch gesehen erfordert die Umsetzung des Double-Opt-in-Verfahrens eine professionelle E-Mail-Marketing-Plattform, zum Beispiel Brevo, oder die Entwicklung eigener Scripts oder Anwendungen, um den Anmeldeprozess zu verwalten und Bestätigungsmails zu versenden.

Wichtig ist, dass jeder Schritt von der ersten Anmeldung bis zur Bestätigung mit Zeitstempel dokumentiert wird, damit du deiner Auskunftspflicht gemäß Artikel 15 der DSGVO jederzeit nachkommen kannst.

Die meisten Newsletter Softwares bieten bereits integrierte Funktionen für Double Opt-in Newsletter an, was die technische Umsetzung vereinfacht.

Wusstest du schon? Brevo speichert alle Newsletter-Einwilligungen mit Datum und Zeitstempel. So kannst du genau nachvollziehen, wer sich wann angemeldet hat.

Checkliste: Das sollte dein Double Opt-in Newsletter (nicht) enthalten

Bei der Erstellung einer Anmeldebestätigung für deinen Newsletter gibt es einige wichtige Elemente, die du unbedingt berücksichtigen solltest. Hier ist eine Checkliste, damit dein Double Opt-in Newsletter am Ende auch wirklich rechtssicher ist.

Keine Werbung in der Anmeldebestätigung

Die Anmeldebestätigung zum Newsletter darf keine Werbung oder Marketing-Inhalte enthalten. Das Landgericht Stendal entschied am 12.05.2021, dass ein Verstoß gegen § 7 UWG vorliegt, wenn die Bestätigungsmail Werbung enthält. In dem Fall wäre die E-Mail wie eine einzelne Werbemail zu behandeln, und diese sind ohne Einwilligung unzulässig.

Unternehmenslogo

Die bloße Verwendung des Unternehmenslogos gilt nicht als Werbung. Es ist aber ein wesentliches Element, das deinen Newsletter sofort erkennbar macht und Vertrauen bei deinem Publikum aufbaut. Platziere es prominent im Header deines Newsletters, damit es sofort ins Auge fällt und deine Empfänger:innen sehen, für welchen Newsletter sie sich anmelden.

Einwilligungstext

Der Einwilligungstext ist der Teil deines Newsletters, der die Zustimmung deiner Empfänger:innen zur Verarbeitung ihrer Daten einholt. Dieser Text sollte klar und verständlich formuliert sein. Du kannst auch kurz erklären, welchen Inhalt der Newsletter bietet und welche Arten von Informationen deine Abonnent:innen erwarten können.

CTA mit Bestätigungslink

Der Call-to-Action (CTA) ist der Handlungsaufruf, der dein Publikum dazu auffordert, die Anmeldung zu bestätigen. Dieser sollte auffällig gestaltet sein und einen klaren Bestätigungslink enthalten. Der Link muss deutlich machen, dass durch das Klicken die Anmeldung abgeschlossen wird.

Impressum

Das Impressum ist ein laut § 5 des Telemediengesetzes (TGM) vorgeschriebenes Element, das nicht nur in deiner Anmeldebestätigung, sondern auch in jedem weiteren Newsletter enthalten sein muss. Es enthält die Kontaktinformationen deines Unternehmens, wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Stelle sicher, dass das Impressum gut lesbar und leicht zu finden ist.

Link zur Datenschutzrichtlinie

Ein Link zur Datenschutzrichtlinie ist ein weiteres rechtlich vorgeschriebenes Element. Dieser Link führt zu einer ausführlichen Erklärung darüber, wie dein Unternehmen personenbezogene Daten sammelt, verwendet und schützt. Stelle sicher, dass die Datenschutzrichtlinie leicht zugänglich und verständlich formuliert ist.

Fazit: DSGVO-konform dank Double Opt-in Newsletter

Zusammengefasst ist ein Double Opt-in Newsletter praktisch der einzige Weg, um DSGVO-konform per E-Mail zu werben. Darüber hinaus stärkst du durch das Double Opt-in von Anfang an die Beziehung zu deinen Empfänger:innen, weil du zeigst, dass du die Themen Datenintegrität und Transparenz ernst nimmst.

Am einfachsten geht die Einrichtung eines Double Opt-in Newsletters mit einer E-Mail Marketing Software wie Brevo. Melde dich jetzt kostenlos an und verschicke professionelle Double Opt-in Newsletter!

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