Agenturen jonglieren täglich mit Dutzenden von Kontakten: Kund:innen, Leads, Freelancer:innen, Medienpartner:innen. Irgendwo dazwischen gehen E-Mails verloren, Fristen werden verpasst, und niemand weiß mehr, wer zuletzt mit welchem Kunden oder welcher Kundin gesprochen hat.
Laut einer Auswertung von crm.org verbessern Unternehmen, die ein CRM-System konsequent nutzen, ihre Kundenbindung um bis zu 27 %. Ein CRM löst genau dieses Problem. Aber welches Tool passt zu einer Agentur – und nicht nur zu einem Großkonzern mit eigener IT-Abteilung?
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein CRM und warum brauchen Agenturen es?
- Worauf kommt es bei einem Agentur-CRM an?
- Unsere Methodik bei Brevo: So gehen wir bei Vergleichen vor
- Die besten CRM Tools für Agenturen im Überblick
- Brevo CRM: Was es für Agenturen leistet
- CRM für Werbeagenturen: Use Cases
- CRM für PR-Agenturen: Kontaktpflege auf höchstem Niveau
- Fazit: Das richtige CRM finden
Das Wichtigste in Kürze
Warum brauche ich als Agentur ein CRM?
Ein CRM bündelt Kundendaten, Kommunikationsverläufe und Deals. Für Agenturen ist es die Grundlage für professionelles Arbeiten.
Worauf sollte ich bei der Wahl eines Agentur-CRMs achten?
Das CRM sollte einfach einzurichten sein, E-Mail Marketing integrieren und eine visuelle Pipeline bieten.
Welche CRM Tools eignen sich besonders für Agenturen?
Pipedrive punktet bei der Neukundenakquise. Brevo kombiniert CRM und E-Mail Marketing in einer Plattform.
Preise bei monatlicher Abrechnung. Stand: 25.06.2026.
Was ist ein CRM und warum brauchen Agenturen es?
Customer Relationship Management – kurz CRM – bezeichnet die systematische Pflege von Kundenbeziehungen. In der Praxis ist ein CRM-System eine Software, die alle relevanten Informationen zu Kontakten, Projekten und Kommunikationsverläufen an einem Ort zusammenführt.
Für Agenturen ist das keine Frage des Komforts, sondern der Professionalität. Wer mit mehreren Kund:innen gleichzeitig arbeitet, Angebote verwaltet, Kampagnen koordiniert und trotzdem keine E-Mail vergessen will, braucht mehr als eine Excel-Tabelle. Das Chaos entsteht ja nicht aus Unorganisiertheit – es entsteht, wenn Kundendaten über drei Tools, zwei Posteingänge und einen gemeinsamen Laufwerk-Ordner verteilt sind.
Gut zu wissen: Ein CRM ist kein Projektmanagement-Tool. Hier geht es nicht darum, Tasks zu verwalten, sondern Kundenbeziehungen zu pflegen – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur langfristigen Bindung.
Was ein CRM-System konkret leistet
Ein gutes CRM-System fasst alle Kundendaten zusammen, automatisiert Routineaufgaben wie Follow-up-E-Mails und macht den Status jedes Kontakts für das gesamte Team sichtbar. Die interne Zusammenarbeit verbessert sich, weil niemand mehr die Kolleg:innen fragen muss: „Haben wir da eigentlich schon nachgefasst?“
Worauf kommt es bei einem Agentur-CRM an?
Nicht jedes CRM ist für Agenturen gedacht. Enterprise-Lösungen sind mächtig, aber für ein Team von 5 bis 20 Personen oft schlicht überdimensioniert – und teuer dazu. Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt:
Einfache Kontakt- und Kundendatenverwaltung
Agenturen arbeiten mit vielfältigen Kontaktdaten: Entscheidungsträger:innen bei Kund:innen, Freelancer:innen, Pressekontakten, Mediahäusern. Ein gutes CRM muss diese Kontakte sauber segmentieren – ohne stundenlange Einrichtung. Kundendaten sollten zentral gespeichert, jederzeit aktuell und für alle Teammitglieder zugänglich sein.
Integration mit E-Mail und Marketing Tools
Die meisten Agenturen kommunizieren hauptsächlich per E-Mail. Ein CRM, das E-Mail-Verläufe automatisch mit Kontakten verknüpft, spart täglich Zeit. Tools, die E-Mail Marketing und CRM in einer Oberfläche vereinen, haben hier einen klaren Vorteil – weniger Schnittstellen, weniger Datenchaos.
Preis-Leistung für kleine und mittlere Teams
Bekannte CRMs wie HubSpot funktionieren zwar gut – aber die Kosten steigen schnell, sobald man über die kostenlose Version hinausgeht. Für Agenturen unter 50 Personen ist ein CRM Tool, das die Kernfunktionen zu einem vernünftigen Preis liefert, oft die bessere Wahl.
Einen Vergleich der besten CRM Softwares für kleine Unternehmen sowie der besten CRM-Systeme für Start-ups findest du hier.
Übersichtliche Pipeline-Verwaltung
Welche Kund:innen sind aktiv akquiriert? Wer hat ein Angebot erhalten? Wer ist im Onboarding? Eine visuelle Pipeline hilft dem Team, den Überblick zu behalten – ohne wöchentliche Status-Meetings. Vertriebsprozesse landen im System, nicht im E-Mail-Postfach.
Unsere Methodik bei Brevo: So gehen wir bei Vergleichen vor
Die in diesem Software-Vergleich genannten Programme wurden von uns auf Basis eigener Recherche und Analyse ausgewählt und evaluiert. Wie genau wir dabei vorgehen, kannst du in unserem ausführlichen Artikel nachlesen. Wir erhalten keine finanzielle Vergütung oder Provisionen für die Erwähnung dieser Produkte.
Bitte beachte, dass es sich bei den hier genannten Funktionen immer nur um Auszüge aus dem Angebot der Softwares handelt. Um genaue Preisinformationen bezüglich eines bestimmten Features sowie eine vollständige, tagesaktuelle Funktionsübersicht zu erhalten, empfehlen wir dir, die Website des jeweiligen Anbieters aufzusuchen.
Die besten CRM Tools für Agenturen im Überblick
Eine universelle Antwort auf die Frage nach dem besten CRM für Agenturen gibt es nicht. Aber ein paar Tools haben sich in der Agenturpraxis besonders bewährt.
Stand: 25.06.2026
Brevo CRM
Brevo geht einen anderen Weg als klassische CRM-Anbieter: Das CRM ist Teil einer All-in-One-Plattform, die E-Mail Marketing, Marketing Automation, SMS Marketing und CRM-Funktionen kombiniert. Für Agenturen, die nicht drei verschiedene Tools jonglieren wollen, ist das ein echter Vorteil – eine Plattform für alle Kernprozesse.
Im Gegensatz zu HubSpot oder Salesforce liegt der Fokus auf kleinen und mittleren Teams. Die Einrichtung dauert keine Stunde – und das Starter-Paket beginnt bei 7 €/Monat ohne obligatorische Onboarding-Gebühr.
Preise: Kostenlos (1 Nutzer:in & 300 E-Mails/Tag), Starter-Paket ab 7 €/Monat (monatliche Abrechnung)
Ideal für: Agenturen, die CRM und E-Mail Marketing in einem bezahlbaren Tool vereinen wollen.
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Wir sind begeistert!
Wir hatten vorher in unserem Unternehmen ein anderes System, welches vom Workflow meiner Meinung sehr umständlich war. Durch Zufall hatte ich damals sendinblue (jetzt Brevo) entdeckt und war schon beim Testen begeistert. Alles viel logischer, besser übersetzt und vor allem viel viel schneller als das alte System. Wir nutzen es immer mehr und haben es auch schon weiterempfohlen.
Centralgarage Schaeffer GmbH,
Trustpilot-Rezensent:in
Brevo ist sehr übersichtlich
Brevo ist eine sehr übersichtliche Plattform für Direct-Marketing und Newsletter.
Martin Wohlmuth,
Trustpilot-Rezensent
Unkompliziert zu handhaben!
Ich finde die unkomplizierte Handhabung und die Zuverlässigkeit als sehr entspannend. Das Design wirkt sehr professionell und ist leicht zu erstellen.
Franconia - Heart of Europe,
Trustpilot-Rezensent:in
HubSpot CRM
HubSpot ist die Referenz im CRM-Markt. Die kostenlose Version deckt die Basics ab – Kontaktverwaltung, Deal Tracking, einfache E-Mail-Integration. Das Ökosystem ist umfangreich: Über 1.500 Integrationen, ein nativer E-Mail Editor und umfangreiche Reporting-Funktionen machen HubSpot zur meistgenutzten CRM-Plattform für Agenturen weltweit.
Der Haken: Wer Automation, erweitertes Reporting oder den vollen Funktionsumfang braucht, zahlt ab Starter 10 €/Lizenz/Monat (monatliche Abrechnung). Wer das Smart CRM Professional braucht, zahlt ab 49 €/Lizenz/Monat – wer zusätzlich den Marketing Hub Professional nutzen will, schnell 880 €/Monat. Für Agenturen mit engem Budget kann das zum Problem werden, vor allem wegen der obligatorischen Onboarding-Gebühr für Professional-Tarife, die je nach Hub zwischen 1.470 € (Sales Hub) und 2.930 € (Marketing Hub) liegt.
Preise: Kostenlose Version verfügbar (bis 2 Nutzer:innen). Starter-Plattform ab 10 €/Lizenz/Monat (monatliche Abrechnung).
Ideal für: Agenturen mit Wachstumsplänen und entsprechendem Budget.
Auch interessant: Die beliebtesten HubSpot-Alternativen im Vergleich.
Salesforce
Salesforce ist die Enterprise-CRM-Software schlechthin. Die Plattform ist maximal flexibel – mit einem umfangreichen App-Ökosystem (AgentExchange), tiefen Anpassungsmöglichkeiten und einer Vielzahl an Integrationen. Besonders Agenturen, deren Kundschaft selbst Salesforce nutzt, profitieren von einer nahtlosen Datensynchronisation.
Die Kehrseite: Salesforce ist komplex und entsprechend teuer. Ohne dedizierte Admin-Ressourcen ist die Einrichtung aufwendig. Für die meisten Agenturen unter 50 Mitarbeitenden ist das schlicht überdimensioniert.
Preise: Kostenlose Version verfügbar (bis 2 Nutzer:innen), Starter Suite ab 25 €/Nutzer:in/Monat.
Ideal für: Agenturen, die direkt mit Enterprise-Kundschaft arbeiten, die selbst Salesforce nutzt.
Zoho CRM
Zoho CRM ist eine günstige Alternative mit solidem Funktionsumfang: Kontaktverwaltung, Pipeline-Ansicht, Automation und E-Mail-Integration sind alle vorhanden. Besonders attraktiv ist die kostenlose Version für bis zu 3 Nutzer:innen – und die nahtlose Integration in das breitere Zoho-Ökosystem (Zoho Projects, Zoho Campaigns, Zoho Desk).
Das Interface wirkt manchmal überladen, und die Lernkurve ist steiler als bei Pipedrive oder Brevo. Für Agenturen mit einem technisch versierten Team und dem Willen, tief in die Konfiguration einzusteigen, ist Zoho aber eine ernstzunehmende Option.
Preise: Kostenlose Version (bis 3 Nutzer:innen), Standard ab 20 €/Nutzer:in/Monat (monatliche Abrechnung).
Ideal für: Tech-affine Teams mit kleinem Budget, die das Zoho-Ökosystem nutzen wollen.
Pipedrive
Pipedrive ist in der Agenturpraxis besonders für aktive Neukundenakquise beliebt. Die visuelle Pipeline-Ansicht ist intuitiv gestaltet, der Einstieg geht schnell. Aktivitäten-Tracking, automatische Erinnerungen und über 500 Integrationen machen Pipedrive zu einem der meistgenutzten Vertriebstools für kleine Teams.
Beim Thema E-Mail Marketing lohnt ein genauer Blick: Pipedrive bietet mit dem Campaigns-Add-on eine E-Mail-Marketing-Funktion an – diese ist jedoch separat buchbar. Wer alles nativ in einem Tool haben will, sollte das bei der Budgetplanung berücksichtigen.
Preise: Ab 24 €/Nutzer:in/Monat (Lite-Paket, monatliche Abrechnung). Campaigns-Add-on ab 13,33 €/Monat.
Ideal für: Agenturen mit aktivem Vertrieb, die eine intuitive Pipeline-Verwaltung suchen.
Einen detaillierten Vergleich der besten CRM-Systeme findest du hier.
Brevo CRM: Was es für Agenturen leistet
Das Brevo CRM ist kein eigenständiges Enterprise-Produkt, sondern Teil einer Plattform, die für kleine und mittlere Agenturteams gebaut wurde. In der Praxis heißt das:
Alle Kundendaten landen an einem Ort – mit Tags, benutzerdefinierten Feldern und Segmentierungsmöglichkeiten. Deals und Pipelines zeigen den Akquise-Prozess, von der ersten Anfrage bis zur Vertragsunterzeichnung. E-Mails werden direkt aus dem CRM verschickt, Kommunikationsverläufe automatisch mit den Kontakten verknüpft. Automation Workflows für Follow-ups, Willkommenssequenzen oder interne Benachrichtigungen lassen sich ohne Programmierkenntnisse einrichten.
Tipp: Wer mit Brevo startet, kann sofort die E-Mail-Marketing-Funktionen nutzen – ohne ein zweites Tool zu abonnieren. Besonders für Agenturen, die Newsletter oder Kampagnen für Kund:innen betreuen, ist das ein direkter Zeitgewinn.
Das Starter-Paket beginnt bei 7 €/Monat (monatliche Abrechnung) – ohne obligatorische Onboarding-Gebühr. Wer das ausprobieren möchte, findet alle Informationen auf der Brevo CRM-Seite für Agenturen.
CRM für Werbeagenturen: Use Cases
Werbeagenturen haben spezifische Anforderungen an ihr CRM. 3 Szenarien, in denen ein gutes Setup den Unterschied macht:
Neukundenakquise strukturieren
Wer regelmäßig Pitches vorbereitet und potenzielle Kund:innen anspricht, braucht eine klare Pipeline. Im CRM lässt sich nachverfolgen, wo jeder Lead steht – wann das letzte Gespräch stattfand, welche Unterlagen verschickt wurden, wann ein Follow-up fällig ist. Lead Tracking ersetzt die mentale To-do-Liste und macht den Vertriebsprozess für das gesamte Team transparent.
Kundenstamm segmentieren
Werbeagenturen arbeiten oft mit Kund:innen aus ganz verschiedenen Branchen zusammen – E-Commerce, FMCG, B2B-Software. Eine gute Segmentierung der Kundendaten im CRM erlaubt es, relevante Informationen gezielt zu teilen: Branchenberichte, Trendanalysen oder Einladungen zu Kundenevents – nur an die, für die es wirklich relevant ist.
Kampagnen-Kommunikation automatisieren
Onboarding-Sequenzen für neue Kund:innen, automatische Zwischenberichte oder Geburtstagsgrüße für langjährige Kontakte – solche Automation ist kein Luxus mehr, sondern Standard. Mit einem CRM, das direkt an das E-Mail Marketing gekoppelt ist, lässt sich das ohne externen Dienstleister umsetzen. Die interne Zusammenarbeit profitiert, weil alle Teammitglieder den gleichen Kommunikationsstand sehen.
CRM für PR-Agenturen: Kontaktpflege auf höchstem Niveau
PR-Agenturen leben von ihren Netzwerken. Journalist:innen, Redakteur:innen, Influencer:innen, Medienpartner:innen – das sind keine klassischen „Kund:innen“, aber genauso wichtige Kontakte im Agenturgeschäft.
Ein CRM hilft dabei, diese Beziehungen systematisch zu pflegen: Welches Medium hat zuletzt über einen Kunden oder eine Kundin berichtet? Welche:r Journalist:in hat Interesse an Nachhaltigkeitsthemen gezeigt? Wann war der letzte Kontakt? Diese Daten systematisch zu erfassen, ist der Unterschied zwischen echter Beziehungspflege und einem Glückstreffer.
Medienlisten verwalten
Medienlisten in Excel sind fehleranfällig und schwer zu teilen. Im CRM lassen sich Medienkontakte segmentieren – nach Thema, Medium, Reichweite oder Beziehungsstatus – und direkt für E-Mail-Aussendungen nutzen. Das gesamte Team arbeitet auf der gleichen Datenbasis.
Noch mehr Gründe, warum CRM mit Excel problematisch sein kann, findest du in unserem separaten Artikel.
Pressemitteilungen gezielt versenden
Mit der Kombination aus CRM und E-Mail Marketing lassen sich Pressemitteilungen segmentiert aussenden – nicht mehr die gleiche Mail an 300 Kontakte, sondern relevante Inhalte an die richtigen Journalist:innen. Öffnungs- und Klickraten geben direktes Feedback, welche Themen ankommen.
Fazit: Das richtige CRM finden
Ein CRM ist kein Selbstzweck. Es funktioniert nur, wenn das Team es tatsächlich nutzt – und dafür muss es einfach genug sein. Für Agenturen ohne eigene IT-Abteilung und ohne fünfstelliges Jahresbudget für Software lohnt sich ein genauer Blick auf Tools, die Kernfunktionen ohne Komplexität liefern.
HubSpot und Salesforce setzen die Maßstäbe im CRM-Markt. Für viele Agenturen sind sie aber schlicht zu groß und zu teuer. Brevo bietet eine Lösung, die E-Mail Marketing und Automation in einem Tool vereint – zu einem Preis, der auch für kleinere Teams realistisch ist.
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