Rundmails gehören zu den effektivsten Methoden im E-Mail Marketing, um Informationen schnell und unkompliziert an eine große Empfängergruppe zu versenden. Ob als Sammelmail an dein Team, als E-Mail an mehrere Empfänger:innen in deinem Netzwerk oder für Werbeaktionen – die richtige Rundmail spart Zeit und sorgt für eine klare Kommunikation. Doch wie gelingt der Versand reibungslos, ohne dabei wichtige Aspekte wie Datenschutz zu vernachlässigen?
In diesem Artikel erfährst du, was eine Sammelmail ist, wie sie sich von Massenmails unterscheidet und welche Schritte nötig sind, um eine erfolgreiche und DSGVO-konforme Rundmail zu erstellen.
Inhaltsverzeichnis
Rundmail: Was ist das und warum ist sie wichtig?
Was genau macht eine Rundmail aus und wie unterscheidet sie sich von Bulk Mails? Das wollen wir dir in diesem Kapitel zeigen.
Rundmail vs. Bulk Mail
Eine Rundmail ist eine E-Mail, die typischerweise für den internen Austausch, wichtige Updates oder gezielte Werbebotschaften genutzt wird. Dabei wird weniger auf Personalisierung gesetzt, sondern es wird dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig gesendet – wie eine Kopie.
Im Gegensatz dazu stehen Bulk Mails (auf Deutsch: Massenmails), die sich vor allem auf großflächige Werbeaktionen bezieht. Während Sammelmails an eine (mehr oder weniger) überschaubare Anzahl an Empfänger:innen gerichtet sind, werden Bulk Mails teilweise an tausende Kontakte verschickt. Diese Massenmails lassen sich dabei jedoch stärker personalisieren als Rundmails.
In unserem Artikel erfährst du alles zu Bulk Mails.
Sammelmail verschicken: Vorteile und Herausforderungen
Rundmails bieten zahlreiche Vorteile. Eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen zu senden, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die du kennen solltest, um erfolgreich damit zu arbeiten.
5 Vorteile beim Rundmail-Versand
- Effiziente Kommunikation: Egal ob interne Updates, Einladungen oder Werbekampagnen – Sammelmails sorgen für eine schnelle, klare und gleichzeitige Verbreitung wichtiger Informationen an größere Empfängerkreise.
- Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Von (unpersonalisierten) Newslettern über Event-Ankündigungen bis hin zu internen Mitteilungen – Rundmails sind flexibel einsetzbar.
- Messbarkeit: Mit Analysefunktionen kannst du Öffnungsraten, Klicks und andere KPIs auswerten und so den Erfolg deiner Sammelmail-Kampagnen messen.
- Automatisierungsmöglichkeiten: Mit modernen Tools kannst du Sammelmails zeitgesteuert und automatisch versenden, z. B. zu Jubiläen oder anderen Anlässen.
- Konsistenz in der Markenkommunikation: Durch Vorlagen und einheitliches Design wird deine Markenbotschaft klar und professionell vermittelt.
5 Herausforderungen bei E-Mails an mehrere Empfänger:innen
- Datenschutz und DSGVO: Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist essenziell, insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adressen.
- Spamfilter umgehen: Eine fehlerhafte Konfiguration oder minderwertige Adresslisten können dazu führen, dass deine Sammelmails als Spam markiert werden.
- Technische Anforderungen: Der Einsatz von SMTP Servern, Mail Servern und Drittanbieter-Tools erfordert technische Kenntnisse, die nicht jede:r besitzt.
- Empfängerliste aktuell halten: Veraltete oder falsche E-Mail-Adressen können hohe Absprungraten und Blockierungen durch Mail Server verursachen.
- Relevanz der Inhalte: Rundmails, die nicht auf die Interessen der Empfänger:innen abgestimmt sind, werden schnell ignoriert.
E-Mail an mehrere Empfänger:innen: So klappt's Schritt für Schritt
Rundmails zu erstellen, mag zunächst kompliziert wirken, doch mit der richtigen Anleitung wird der Prozess zum Kinderspiel. Hier erfährst du, wie du in wenigen Schritten und ohne große Vorkenntnisse eine effektive Sammelmail erstellst.
Sammelmail erstellen in 8 Schritten
Schritt 1: Die Empfängerliste für Sammelmails vorbereiten
Bevor du loslegst, eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen zu senden, erstelle einen aktuellen und sorgfältig gepflegten Verteiler für deinen Empfängerkreis. Achte darauf, dass keine veralteten oder fehlerhaften E-Mail-Adressen enthalten sind. Wenn du verschiedene Zielgruppen hast, segmentiere die Liste entsprechend (z. B. nach Interessen oder Standorten).
Schritt 2: Die richtige Plattform für Rundmails auswählen
Ob ein E-Mail-Programm wie Gmail, Thunderbird oder Outlook oder ein spezialisiertes Tool wie Brevo – wähle eine Plattform, die deinen Anforderungen entspricht. Achte darauf, dass du ein Benutzerkonto bei einer Software erstellst, die DSGVO-konform ist.
Auf der Suche nach Outlook-Alternativen? Hier stellen wir dir 12 andere Softwares vor.
Schritt 3: Versandfelder für Sammelmails richtig ausfüllen
Trage deine eigene E-Mail-Adresse ins Feld "An" ein, um die Sammelmail scheinbar an dich selbst zu senden. Alle anderen Empfänger:innen gehören ins Bcc-Feld (der englische Begriff "Blind Carbon Copy" steht für "Blindkopie"), damit ihre Adressen geschützt bleiben. Falls das Bcc-Feld nicht sichtbar ist, kannst du es in den Einstellungen deines Mail-Programms aktivieren. So kannst du eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen senden, ohne dass einzelne Empfänger:innen die anderen Adressen sehen.
Schritt 4: Eine ansprechende Betreffzeile schreiben
Der E-Mail-Betreff entscheidet, ob deine Sammelmail geöffnet wird. Wähle eine kurze, prägnante und neugierig machende Formulierung, die den Inhalt der E-Mail an mehrere Empfänger:innen widerspiegelt.
Schritt 5: Die Sammelmail gestalten
Nutze Design-Vorlagen und/oder ein HTML-Format, um deine neue E-Mail optisch ansprechend zu gestalten. Achte bei deiner E-Mail an mehrere Empfänger:innen auf klare Schriftarten und einen übersichtlichen, kurzen und bündigen Aufbau.
Wir erklären dir in unserem separaten Artikel, wie du eine HTML Mail gestaltest.
Schritt 6: Rundmails testen
Bevor du deine Sammelmail abschickst, sende eine Testmail an dich selbst oder ein Team-Mitglied. Überprüfe, ob alle Links, Bilder und Formulierungen korrekt sind und die Mail auch auf mobilen Endgeräten gut dargestellt wird.
Schritt 7: Die E-Mail an mehrere Empfänger:innen absenden
Wähle die gewünschte Empfängergruppe aus und plane gegebenenfalls den Zeitpunkt, wann du die E-Mail an mehrere Empfänger:innen verschicken willst. Mit Tools wie Brevo kannst du den Versand automatisch zu optimalen Zeiten durchführen lassen.
Schritt 8: Ergebnisse deiner Rundmail analysieren
Nach dem Versand ist die Arbeit noch nicht beendet. Nutze Analysefunktionen, um die Öffnungs- und Klickraten zu überwachen und herauszufinden, wie gut deine Rundmail bei den Empfänger:innen ankommt.
Technische Anforderungen beim Versand von Rundmails
Damit der Versand deiner Sammelmail reibungslos funktioniert, ist die richtige technische Grundlage entscheidend. Hier sind die wichtigsten Anforderungen, die du beachten solltest, wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen sendest.
Mail Server und SMTP
Der Mail Server ist die technische Basis, über die deine Sammelmails verschickt werden. Mit dem Protokoll SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) wird sichergestellt, dass E-Mails an mehrere Empfänger:innen zuverlässig von deinem Mail-Programm zu den Personen in deinem E-Mail-Verteiler gelangen. Viele Anbieter bieten vorkonfigurierte SMTP Server an, die du nutzen kannst. Für professionelle Anwendungen ist es jedoch ratsam, auf dedizierte SMTP Server zu setzen, um eine höhere Zustellrate zu gewährleisten.
In unserem Artikel stellen wir dir 6 Free SMTP Server vor.
Drittanbieter-Tools
Plattformen wie Brevo vereinfachen den Versand von Rundmails, indem sie Funktionen wie Empfängersegmentierung und verschiedene Analyse-Tools bereitstellen. So kannst du leichter technische Herausforderungen umgehen, wie die Konfiguration von Mail Servern und die Vermeidung von Spam-Filtern.
DSGVO-konforme Einstellungen
Stelle sicher, dass du alle technischen Anforderungen erfüllst, um den Datenschutz bei einer E-Mail an mehrere Empfänger:innen einzuhalten. Dazu gehört die Verschlüsselung deiner E-Mails und die Nutzung von Empfängerlisten, die nur mit Zustimmung der Kontakte erstellt wurden.
Erfahre hier, wie du deine Newsletter-Zustellbarkeit steigerst.
Sammelmails versenden: Best Practices für sichere Kommunikation
Rundmails erfolgreich zu versenden bedeutet nicht nur, Inhalte attraktiv zu gestalten, sondern auch technische und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Besonders wichtig (und bereits oft in diesem Artikel erwähnt) ist dabei der Datenschutz, um rechtliche Risiken zu vermeiden und Vertrauen bei den Empfänger:innen aufzubauen.
DSGVO-konforme Rundmails: Worauf du achten musst
Der Datenschutz spielt beim Versand von Rundmails eine zentrale Rolle. Seit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind Unternehmen dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten ihrer Empfänger:innen besonders zu schützen. Hier sind die 3 wichtigsten Punkte, die du beachten solltest, wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen sendest:
Sorge für Transparenz
Deine Sammelmail sollte klar angeben, warum die Empfänger:innen sie erhalten und wie ihre Daten verarbeitet werden. Ein Link zu einer Datenschutzerklärung ist dabei unerlässlich.
Speichere die Empfängerdaten sicher
Persönliche Informationen wie E-Mail-Adressen müssen sicher aufbewahrt werden. Nutze dazu Plattformen, die eine Verschlüsselung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung anbieten.
Verwende die Bcc-Funktion
Wie oben bereits beschrieben, solltest du beim Versand von Sammelmails das Bcc-Feld nutzen, um die E-Mail-Adressen der Empfänger:innen zu schützen. Durch die Nutzung von Blindkopien bleiben die Adressen für andere Empfänger:innen unsichtbar. Das Cc-Feld (der englische Begriff Carbon Copy steht für "Durchschlag") hingegen eignet sich, wenn die E-Mail-Adressen im Adressfeld für alle sichtbar sein sollen, beispielsweise bei einer kleineren, transparenten Empfängerliste.
Durch die Einhaltung dieser Richtlinien stellst du sicher, dass deine Sammelmails nicht nur erfolgreich, sondern auch rechtlich abgesichert sind.
Wir erklären dir, wie du ein DSGVO-konformes Newsletter-Anmeldeformular erstellst.
Vermeide Spammer-Fallen: 6 Tipps für den sicheren Versand
Spam-Filter und Blocklists sind Mechanismen, die E-Mails der Absender überprüfen, bevor sie den Posteingang der Empfänger:innen erreichen. Spam-Filter analysieren die Betreffzeile, Inhalte, Dateianhänge, Absenderadressen und technische Details einer E-Mail, um zu entscheiden, ob sie vertrauenswürdig ist. Blocklists hingegen sind Datenbanken, in denen E-Mail-Adressen oder Domains gelistet sind, die bereits negativ aufgefallen sind – etwa durch massenhafte Spam-Versendungen. Ist deine Absenderadresse dort gelistet, werden deine E-Mails automatisch blockiert.
Damit deine E-Mail an mehrere Empfänger:innen sicher zugestellt wird, solltest du folgende 7 Tipps beachten:
- Verwende eine vertrauenswürdige Absenderadresse: Nutze eine professionelle E-Mail-Adresse mit einer eigenen Domain. Freemail Domains wie ein Konto in Gmail oder Microsoft Outlook können als weniger vertrauenswürdig gelten.
- Vermeide Spam-Trigger-Wörter: Begriffe wie „gratis“, „Gewinnspiel“ oder „100 % garantiert“ können dazu führen, dass deine Sammelmails als Spam eingestuft wird.
- Saubere Empfängerlisten: Sende Sammelmails nur an aktuelle Kontakte und entferne ungültige oder veraltete E-Mail-Adressen regelmäßig aus deiner Liste.
- HTML- und Text-Versionen bereitstellen: Viele Spam-Filter bevorzugen E-Mails, die sowohl eine HTML-Version als auch eine einfache Text-Version enthalten.
- Verwende SPF, DKIM und DMARC: Diese technischen Authentifizierungsverfahren helfen, deine Rundmails als vertrauenswürdig zu kennzeichnen und die Zustellrate zu verbessern.
- Testversand nutzen: Sende die Sammelmail vorab an dich selbst oder eine Testperson, um sicherzustellen, dass alles korrekt formatiert ist und die E-Mail bei anderen Empfänger:innen nicht im Spam-Ordner landet.
Indem du diese Maßnahmen berücksichtigst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Rundmails nicht nur sicher ankommen, sondern auch gelesen werden.
In unserem Artikel erfährst du alles Wichtige zu Spam-Filtern und Blocklists.
Personalisierte Werbung: Mehr Erfolg durch gezielte Ansprache
In der Regel sind Rundmails nicht groß personalisierbar, da diese E-Mails an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig gesendet werden. Dennoch kannst du gezielt auf die Interessen und Vorlieben deiner Empfänger:innen eingehen und so die Öffnungs- und Klickrate erhöhen. Wir haben im Folgenden 7 Personalisierungs-Beispiele für dich, ohne, dass du Kundendaten öffentlich machst:
- Segmentierte Inhalte basierend auf Interessen: Teile deine Empfängerliste nach spezifischen Interessen auf (z. B. „Produkt-Updates“ vs. „Branchen-Nachrichten“) und passe die Rundmail-Inhalte entsprechend an.
- Regionaler Bezug: Nutze geografische Daten, um Empfänger:innen mit relevanten Informationen zu versorgen, etwa lokalen Events, standortbezogenen Angeboten oder saisonalen Themen.
- Zeitbasierte Inhalte: Plane Rundmails für spezifische Zeitpunkte, die für deine Zielgruppe relevant sind, z. B. Ferienzeiten, Feiertage oder Branchen-Trends wie den Quartalsabschluss.
- Empfängergruppen nach Engagement: Richte dich an bestimmte Empfängersegmente, z. B. besonders aktive Leser:innen (mit Inhalten wie „Unsere neuesten Highlights für dich“) oder inaktive Kontakte (mit Reaktivierungs-Mails wie „Das hast du verpasst“).
- Sprachliche Anpassungen: Passe die Tonalität und die Sprache an, je nachdem, ob die Empfängerliste formelle Geschäftskontakte oder ein lockeres B2C-Publikum umfasst.
- Produkt-/Themenspezifische Nachrichten: Wenn du weißt, welche Art von Produkten oder Dienstleistungen für deine Empfänger:innen relevant ist, kannst du deine Inhalte darauf abstimmen. Beispiel: Für technikaffine Empfänger:innen mehr Infos zu neuen Features, für Einsteiger:innen einfache Tutorials.
- Branchenspezifische Inhalte: Versende branchenspezifische Rundmails, z. B. für Empfänger:innen im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im IT-Bereich, mit Tipps und relevanten Ressourcen.
Rundmails versenden mit Brevo
Rundmails sind ein vielseitiges Werkzeug, um wichtige Informationen schnell und effizient an mehrere Empfänger:innen zu versenden. Von der gezielten Ansprache bis hin zur rechtssicheren Umsetzung bietet die Sammelmail zahlreiche Vorteile – vorausgesetzt, du planst sorgfältig und nutzt die richtigen Tools.
Auf unserer Plattform Brevo bieten wir dir Tools für gut gepflegte Verteilerlisten sowie kreative Personalisierungs- und Automatisierungsfunktionen. Mit diesen Werkzeugen sendest du zuverlässig E-Mails an mehrere Empfänger:innen. Und das alles professionell und DSGVO-konform. Erstelle noch heute deinen Brevo-Account und entdecke, wie einfach und effizient der E-Mail-Versand ist!
