Vor diesem Part schrecken die meisten erst einmal zurück: das technische Set-Up für eine gute Zustellrate im E-Mail Marketing. Konkret geht es um SMTP Relay, SMTP Server und irgendwas mit Zustellbarkeit.
Zugegeben, klingt erstmal ganz schön technisch. Aber keine Sorge, wir möchten dir in diesem Beitrag keine lange und komplizierte technische Erklärung liefern, sondern kurz und knapp zeigen, wofür SMTP steht und warum diese vier Buchstaben erfolgskritisch für dein E-Mail Marketing sind. Keine Vorkenntnisse im Programmieren erforderlich. Versprochen.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet SMTP?
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol, was auf Deutsch übersetzt so viel bedeutet wie „Einfaches E-Mail-Transferprotokoll”. Im Prinzip handelt sich hierbei um ein Netzwerkprotokoll, mit dem E-Mails versendet werden. Wichtig ist die Tatsache, dass das SMTP ausschließlich zum Versenden beziehungsweise Weiterleiten von Nachrichten dient. Für das Abrufen von E-Mails kommen wiederum andere Protokolle zum Einsatz.
Was ist ein SMTP Server?
Server ist im Grunde nur ein fancy Wort für Computer? Nicht ganz.
Ein Server funktioniert etwas anders als dein privater Laptop. Der entscheidende Unterschied: Mit deinem persönlichen Computer kannst du zum Beispiel mithilfe von Programmen zahlreiche Anwendungen durchführen und Dateien lokal speichern, indem du ein Betriebssystem wie Windows oder Mac OS verwendest. Server hingegen sind Computer, die ausschließlich dazu dienen, Daten zu speichern, zu verarbeiten und beispielsweise an andere Server weiterzuleiten.
Der Begriff SMTP Server kann im Prinzip als Oberbegriff verstanden werden, der alle Mailserver, die am SMTP-Prozess beteiligt sind, zusammenfasst (MDA, MSA, MTA). Anders gesagt: Jeder Mailserver, der E-Mails über SMTP empfängt, bearbeitet, weiterleitet oder speichert, kann als SMTP Server bezeichnet werden.
Auf diesen Mailservern laufen Programme, die auf SMTP-Befehle von SMTP Clients (dem Absender) warten. Sobald der Ausgangsserver einen Befehl (oder eine Anfrage) vom SMTP-Client erhält, stellt er eine Verbindung zu diesem Client her und beginnt, wie bereits oben beschrieben, mit der Weiterleitung der Nachricht an den Posteingangsserver und damit an den entsprechenden Empfänger gemäß der festgelegten Regeln im SMTP (Protokoll).
Du wirst auf zwei Arten von SMTP Servern stoßen:
- „Normale“ SMTP Server für den Versand alltäglicher persönlicher E-Mails. Diese Server gehören in der Regel zu E-Mail-Anbietern wie Gmail, Internet-Dienstanbietern wie AT&T oder Webhosting-Anbietern wie Bluehost. Diese Server haben in der Regel feste tägliche Versandlimits.
- Dann wären da noch dedizierte SMTP Relay Server. Diese kommen für den Versand von Massen- und Transaktions-E-Mails zum Einsatz. Unternehmen wie Brevo (ehemals Sendinblue) verfügen über dedizierte Server, die den Versand großer Mengen von E-Mails ihrer Kund:innen unterstützen.
Was genau ist ein SMTP Relay?
SMTP Relays sind vereinfacht gesagt für die Weiterleitung deiner E-Mail zuständig. Im Grunde sind damit die Zwischen-Server gemeint, die E-Mails jedoch niemals abspeichern, sondern ausschließlich entgegennehmen und weiterleiten bis diese beim Ziel-Server ankommen. SMTP Relays werden vor allem von E-Mail Marketing Softwares (wie z.B. Brevo) verwendet, um E-Mails wie Transaktions-Mails sicher zu versenden. Relays können also auch als Bindeglied zwischen Postausgangs-Server und Posteingangs-Server gesehen werden.
Korrekt konfigurierte SMTP Relay Server leiten aber nur dann E-Mails weiter, wenn sie eindeutig für die Mail-Adresse des Absenders und/oder des Empfängers zuständig sind. Leitet ein Relay auch dann E-Mails weiter, wenn er weder für Sender noch Empfänger zuständig ist, dann wird von einem offenen Relay gesprochen. Diese Art von Mailservern ist der Grund dafür, warum unsere Postfächer tagtäglich mit Spam E-Mails zugemüllt werden. Offene Relays werden nämlich zum massenhaften Spam-Versand missbraucht und landen häufig auf sogenannten Blocklists.
So rettest du deine E-Mails vor dem Spam-Filter.
Was hat es mit dem SMTP-Protokoll auf sich?
Im Grunde sind in diesem Protokoll alle Regeln und Rahmenbedingungen für die Datenübertragung festgelegt. Mit anderen Worten: Das Protokoll ist nichts anderes als die „Sprache”, in der sich deine Mailserver untereinander austauschen, damit deine E-Mail letztlich im gewünschten Postfach landet.
Wie finde ich die Adresse meines SMTP Servers?
Die Adresse deines SMTP Servers findest du in den Kontoeinstellungen deines E-Mail Clients oder deines Webmail Providers. Die Einstellungen teilen dem E-Mail Client oder dem Provider mit, wohin er eine E-Mail senden muss.
Jeder SMTP Server hat seine eigene Adresse oder seinen eigenen Server-Namen. Die SMTP-Server-Adresse von Gmail lautet beispielsweise smtp.gmail.com und die SMTP-Adresse von Brevo lautet smtp.relay.brevo.com.
Die wichtigsten SMTP-Vokabeln
Bevor wir das SMTP-Verfahren an einem Beispiel durchgehen, solltest du dir noch einmal einen Überblick über die wichtigsten Vokabeln verschaffen. Denn wie bereits erwähnt, kannst du dir SMTP wie eine Server-Sprache vorstellen.
Und eine Sprache erlernt man nicht, ohne Vokabeln zu lernen. Als netten Nebeneffekt kannst du mit dem extra Know-how garantiert beim nächsten Meeting vor deinem Tech Team glänzen. 🙂
Wichtige SMTP-Begriffe im Überblick:
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): die „Sprache”, welche MUAs beim Versand, sowie MTAs und MDAs miteinander “sprechen“
- MUA (Mail User Agent): ein klassisches E-Mail-Programm eines Endnutzers (z.B. Gmail, Yahoo, Outlook)
- MTA (Mail Transfer Agent): ein Mailserver zum Entgegennehmen oder Senden von E-Mails, typischerweise zu einem anderen MTA (oder MDA)
- MDA (Mail Delivery Agent): ein Mailserver, welcher E-Mails vom MTA entgegennimmt und auf Benutzerkonten verteilt
So werden E-Mails per SMTP versendet
Das kleine ABC des SMTPs kennst du ja jetzt. Aber wie genau läuft das E-Mail-Versenden per SMTP ab? Auch wenn der Ablauf nicht immer identisch ist, haben wir dir die 6 zentralen Schritte einmal an einem Beispiel zusammengefasst:
- Die E-Mail wird von einer MUA an die MSA eines Mailservers übermittelt
- Die Nachricht wird an den MTA des Servers übertragen (MTA und MSA befinden sich normalerweise auf demselben SMTP Server)
- Der MTA prüft den MX-Eintrag der Empfänger-Domain und leitet die Nachricht an einen anderen MTA weiter (dieser Schritt kann mehrmals erfolgen, bis die Nachricht vom richtigen Empfangs-Server empfangen wird)
- Die Nachricht wird an den MDA weitergeleitet, der sie im richtigen Format speichert, damit sie von der empfangenden MUA abgerufen werden kann
- Der empfangende MUA fordert die Nachricht vom MDA an (normalerweise mit POP3 oder IMAP)
- Die Nachricht wird an den Posteingang des empfangenden MUA zugestellt
Um den ganzen Prozess noch besser zu verstehen, hier eine kleine visuelle Darstellung:
So beeinflusst SMTP die Zustellbarkeit
Als Marketer interessiert dich vielleicht nicht jedes kleinste Detail zu SMTP. Aber was dich mit Sicherheit interessiert: SMTP ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, wenn es um die Zustellbarkeit deiner E-Mails geht. Und eine hohe Zustellrate ist nun mal das A und O im E-Mail Marketing. Denn was nützt der weltbeste Newsletter, wenn er nicht bei deinen Kund:innen im Posteingang, sondern im Spam-Filter landet und letztlich nicht gelesen wird?
Alles auf einen Blick: erfahre alles über die wichtigsten KPIs im E-Commerce.
Im Grunde kannst du dir das Ganze so vorstellen: Der SMTP Server, von dem du mit deinem E-Mail-Konto deine E-Mails versendest, ist immer mit einer IP-Adresse verknüpft. Diese IP-Adresse wiederum hat einen ziemlich großen Einfluss auf die Zustellbarkeit deiner E-Mails, da die Internet Service Provider (ISPs) dich anhand dieser IP-Adresse identifizieren und damit deinen Ruf als Absender bewerten. E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Yahoo nutzen komplexe Filter, um sicherzustellen, dass sich kein Spam in den Posteingang ihrer User verirrt. Diese Filter sieben besonders aggressiv solche E-Mails heraus, die von einem Server oder einer Domain mit negativer Sender-Reputation stammen.
Wenn du also viele E-Mails versenden willst, behalte Folgendes im Hinterkopf: Die SMTP Server von privaten E-Mail Providern (z.B. Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, Hotmail, T-Online, Thunderbird) eignen sich lediglich für den Versand persönlicher E-Mails und nicht für den Massenmail-Versand. Wieso? Weil IP-Adressen von diesen SMTP Servern nicht überwacht werden. Und das bedeutet: Du läufst geradewegs in die Spam-Falle.
Mit anderen Worten: Wenn du Massen-E-Mails von privaten E-Mail-Programmen verschickst, ist die Chance, dass die IP-Adresse deines Mailservers auf eine Block-Liste gesetzt und vom Empfänger-Server abgelehnt wird, sehr viel höher, als wenn du den E-Mail-Versand über eine professionelle E-Mail-Plattform managst.
Die beste SMTP-Server-Lösung: Brevo
Wenn du regelmäßig Newsletter versendest und möchtest, dass deine E-Mails auch wirklich im Posteingang deiner Kund:innen landen, dann solltest du definitiv einen professionellen SMTP-Relay-Dienst nutzen, der speziell auf das Versenden von Massenmails ausgerichtet ist.
Wir von Brevo verschicken für unsere Kund:inne täglich Millionen von E-Mails. An erster Stelle steht für uns dabei immer: Sender-Reputation schützen und sicherstellen, dass unsere Kund:innen nicht auf eine Block-Liste gesetzt werden. Wie wir das schaffen? Vor allem mit zuverlässigen SMTP-Server-Infrastrukturen. Das heißt, neue Konten mit einer gemeinsam genutzten IP-Adresse durchlaufen strenge Validierungsprozesse, um maximale Sicherheit und eine bestmögliche Zustellbarkeit für alle zu gewährleisten. Brevo ist zudem bei allen großen Verbänden wie der Certified Senders Alliance (CSA) auf der Allowlist.
Erfahre hier, mit welchen 5 Tipps und Tricks du deine Zustellbarkeit im Handumdrehen verbesserst.
Was in diesem Zusammenhang ebenfalls eine zentrale Rolle spielt, ist die Authentifizierung. SMTP-Authentifizierung ist wichtig, um bei Empfänger eindeutig identifizierbar zu sein und um sich als Sender eindeutig von Spam und Phishing abzuheben.
Für die Authentifizierung gibt es folgende Standards: SPF, DKIM und DMARC. Klingt alles erstmal sehr kompliziert. Ist es aber nicht, denn Brevo hilft bei der Umsetzung. Bei besonders hohem Versandvolumen, oder wenn du noch mehr Kontrolle über deine Reputation übernehmen möchtest, bietet Brevo auch dedizierte IP-Adressen an.
Neugierig geworden? Melde dich noch heute kostenlos bei Brevo an und starte voll durch!
