E-Mail Tracking leicht gemacht – so funktioniert’s

Eine große Empfängerliste ist gut, aber Empfänger:innen, die mit deinen Mailings interagieren, sind noch besser. Doch kann man solche Interaktionen überhaupt tracken? Ja, kann man!

Um herauszufinden, wie viele Menschen deine E-Mails öffnen und auf dort eingebettete Inhalte klicken, gibt es E-Mail Tracking. Wie genau das Tracken von E-Mails funktioniert und warum es für Marketer so wichtig ist, erklären wir in diesem Beitrag. 

Das hat es mit E-Mail Tracking auf sich

E-Mail Tracking bedeutet übersetzt so viel wie die Nachverfolgung von E-Mails. Konkret bezieht sich der Begriff auf Informationen, die Versendern Aufschluss über die Perfomance ihrer E-Mail-Kampagnen geben können, darunter beispielsweise Öffnungs- und Klickraten. E-Mail Tracking ist mit jeder professionellen E-Mail Marketing Software möglich. 

Im E-Mail Marketing sind solche Informationen Gold wert. Denn wenn du weißt, wie viele Empfänger:innen deine Mails öffnen und lesen, kannst du daraus wertvolle Learnings ableiten und so dafür sorgen, dass deine Marketing-Kampagnen in Zukunft noch besser performen. 

Wenn du E-Mail Tracking über deinen Gmail-Account betreiben willst, brauchst du dafür eine E-Mail Tracking Software, beispielsweise Mailtrack, Yesware oder Streak. Alternativ bieten dir auch viele professionelle E-Mail Marketing Softwares integrierte Tracking-Funktionen an, zum Beispiel Brevo. Das hat den Vorteil, dass du Newsletter und Co. von einer einzigen Plattform aus versenden und analysieren kannst.

Warum sollte ich E-Mails überhaupt nachverfolgen? 

Wenn du dir schon die Mühe machst und den perfekten Newsletter für deine Kund:innen erstellst, dann soll dieser natürlich nicht ungelesen im Posteingang enden, sondern geöffnet werden. Im Idealfall klicken deine Empfänger:innen dann noch auf Links in der Mail, zum Beispiel einen Link zu deinem Online Shop. Wenn du kein E-Mail Tracking nutzt, kannst du jedoch lediglich spekulieren, ob das der Fall ist. Deshalb ist E-Mail Tracking für Marketer eigentlich unverzichtbar. Konkret bietet dir das Tracken von E-Mails folgende Insights:

Öffnungsrate

Die Öffnungsrate gibt an, wieviel Prozent deiner Empfänger:innen eine E-Mail geöffnet haben. Einige E-Mail Tracking Tools schicken dir sogar Benachrichtigungen, sobald jemand deine E-Mail geöffnet hat – dadurch kannst du Follow-up E-Mails genau zum richtigen Zeitpunkt verschicken.

Klickrate

Anhand der Klickrate siehst du, wie viele Personen auf mindestens einen Link in deiner Mail geklickt und wie viele Klicks einzelne Links erhalten haben. Somit ist es ein Leichtes, festzustellen, welche Links deinen Empfänger:innen relevant erscheinen und welche eher weniger. Diese Information kannst du als Ausgangspunkt für zukünftige Kampagnen nehmen.

Im E-Mail Marketing spielen nicht nur Klick- und Öffnungsraten eine Rolle. Welche KPIs noch wichtig sind, liest du hier.

Standort

Ähnlich aufschlussreich können Informationen zum Standort deiner Abonnent:innen sein. Die Nachverfolgung des Standorts von E-Mail-Empfänger:innen wird im E-Mail Marketing als Geotracking bezeichnet. Zu wissen, wo sich Empfänger:innen zum Zeitpunkt der Öffnung oder des Klicks befunden haben, ist deshalb wichtig, da du so die geografische Verteilung deiner Kontakte besser verstehen kannst. Auf Basis dessen kannst du wiederum Empfängersegmentierung betreiben und Inhalte je nach Region deiner Empfänger:innen lokalisieren.

E-Mail Provider

Auch, welchen E-Mail Provider (z.B. Google Mail) deine Kontakte nutzen, kannst du dank E-Mail Tracking erfahren. 

Wie funktioniert E-Mail Tracking technisch?

Im E-Mail Marketing führt also kein Weg an E-Mail Tracking vorbei. Grund genug, sich das Ganze einmal im Detail anzuschauen. Wir erklären dir im Folgenden, wie Newsletter Softwares dir Informationen über Öffnungen, Klicks und Co. zur Verfügung stellen.

Messung der Öffnungsrate

Wie bereits erwähnt, gibt die Öffnungsrate eines Newsletters an, wie viele der Empfänger:innen diesen geöffnet haben. Das bedeutet, dass bei der Öffnung der E-Mail eine Art „Rückkanal“ zwischen Empfänger:in und E-Mail Marketing Software aufgebaut werden muss, damit diese Öffnung registriert und gespeichert werden kann.

E-Mail Tools wie Brevo integrieren dafür in jede E-Mail ein Bild – das sogenannte Tracking Pixel. Dieses Bild ist sehr klein (ca. 1 x 1 Pixel) und zudem auch noch transparent, sodass Empfänger:innen es nicht sehen können. Sobald dieses Bild beim Öffner angezeigt und damit von einem der Server abgerufen wird, kann nachvollzogen werden, wer das Bild wann und von wo abgerufen hat. Diese Informationen werden gespeichert und zu einer eindeutige Öffnungsrate (unique open rate) aggregiert.

Achtung: Die Öffnung der E-Mail wird nur dann registriert, wenn Bilder im Newsletter angezeigt werden können. Unterdrücken Empfänger:innen also das Anzeigen von Bildern, kann nicht festgestellt werden, ob sie den Newsletter geöffnet haben oder nicht. Daher ist die Öffnungsrate in der Praxis meist etwas höher als angegeben. Eine andere technische Möglichkeit zum Tracking der Öffnungsrate in Newslettern gibt es (noch) nicht.

Messung der Klickrate

Die Klickrate wird gemessen, indem jeder einzelne Klick auf einen Link registriert und gespeichert wird. Auch hierfür gibt es eine Art „Rückkanal“ zwischen Newsletter-Abonnent:innen und Software. Hierbei wird jeder einzelne Link im Newsletter in einen eindeutigen Link umgeschrieben. Diese URLs werden auch „Tracking-Domains” genannt. 

Ein Beispiel: Du fügst in deinen Newsletter einen Link auf die Seite https://www.example.org ein. Beim Versand des Newsletters wird dieser Link automatisch umgeschrieben und sieht danach z.B. so aus: example.n2g02.com/l/328950081. Wenn Empfänger:innen des Newsletters nun auf diesen Link klicken, gelangen sie für den Bruchteil einer Sekunde auf eine Seite des von dir verwendeten E-Mail Tools, zum Beispiel Brevo, und werden dann sofort umgeleitet auf www.example.org. In der kurzen Zeit, in der die Empfänger:innen auf der Brevo-Seite sind, kann gespeichert werden, auf welchen Link geklickt wurde (www.example.org), wann geklickt wurde und wer geklickt hat.

Dafür werden nur einige Millisekunden benötigt. Für die Empfänger:innen geht dieser Prozess so schnell, dass sie gar nicht merken, dass sie kurzzeitig auf einer anderen Seite waren.

Dir gefällt nicht, dass im Newsletter nicht mehr dein ursprünglicher Link mit deiner Domain steht, sondern ein Link mit einer Domain von Brevo? Kein Problem. Bei Brevo hast du die Möglichkeit, deine eigene Tracking-Domain für den Versand deiner Newsletter anzugeben. Dadurch erreichst du, dass im Newsletter nicht mehr example.n2g02.com steht, sondern z.B. example.deinedomain.de. Das Linktracking funktioniert trotzdem.

Funktionsweise des Geotracking

Um Aufschluss darüber zu erhalten, wo sich deine Abonnent:innen geographisch aufhalten, kannst du Geotracking nutzen. Dabei wird dir in unterschiedlich großen Markierungen auf einer Weltkarte gezeigt, wie viele deiner Empfänger:innen sich wo aufhalten. Auch diese Informationen werden unter Zuhilfenahme des oben beschriebenen unsichtbaren Pixels gewonnen.

Beim Abruf dieses Pixels vom Server übermittelt der abrufende E-Mail Client (z.B. Outlook oder Thunderbird) die aktuelle IP-Adresse der Empfänger:innen. Die IP-Adresse wird dabei mit einer weltweit umfassenden IP-Geo-Datenbank abgeglichen. Dadurch kann genau ermittelt werden, wo sich Personen mit dieser spezifischen IP aufhalten. Diese Datenbank wird wöchentlich aktualisiert, damit die zugeordneten Daten stets aktuell und korrekt sind.

Ermittlung des E-Mail Clients

Zu guter Letzt kannst du mittels E-Mail Tracking ermitteln, mit welchem E-Mail Client Kontakte deine Mailings öffnen. Dafür wird ein sogenannter „User Agent String“ verwendet. Der User Agent String ist die Bezeichnung des E-Mail Clients, die Empfänger:innen, genau wie die IP beim Geotracking, beim Abruf des unsichtbaren Pixels mitsenden.

Der User Agent String ist allerdings recht kryptisch. Ein normaler Mensch wäre nur sehr bedingt in der Lage, anhand des User Agent Strings den richtigen E-Mail Client zu ermitteln. Du bräuchtest viel Erfahrung und viele Tests, um eine eindeutige Zuordnung von User Agent zu E-Mail Client treffen zu können. Viele professionelle E-Mail-Marketing-Lösungen sind jedoch in der Lage, sehr genaue Aussagen über die verwendeten E-Mail Clients machen zu können. Und so sieht es aus, wenn der User Agent String einem E-Mail Client zugeordnet wird:

Fazit: So kannst du deine gesendeten E-Mails tracken 

E-Mail Tracking ermöglicht dir detaillierte Einblick in das Öffnungs- und Leseverhalten deiner Empfänger:innen. Wenn du weißt, wer zu welcher Zeit deine E-Mails öffnet, wo sich deine Kontakte befinden und auf welche Inhalte diese am meisten klicken, kannst du daraus wertvolle Insights ableiten. So kannst du zum Beispiel künftige E-Mails besser personalisieren und relevantere Inhalte kreieren – und das wiederum kann deinen Öffnungs- und Klickraten einen Boost verpassen. 

Zur Wahrheit gehört aber auch, dass einige Empfänger:innen das E-Mail Tracking blockieren – oder, wie im Fall von Apple Mail, Datenschutzvorkehrungen das Erheben von Öffnungsraten erschweren. Trotzdem solltest du nicht auf die E-Mail-Kommunikation verzichten: Es ist nach wie vor eines der effektivsten Marketing Tools.

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