Du möchtest WhatsApp-Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig schicken, ohne dabei den persönlichen Kontakt zu verlieren? Dann könnte die Broadcast-Funktion von WhatsApp für dich interessant sein. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über WhatsApp Broadcasts wissen musst – von der Funktionsweise bis hin zu praktischen Tipps, wie du das Beste aus dem Feature herausholst. Außerdem erklären wir, warum sich WhatsApp Broadcasts nur eingeschränkt für Unternehmen eignen und welche professionelle Alternative dir zur Verfügung steht.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein WhatsApp Broadcast?
- Wie funktioniert ein WhatsApp Broadcast?
- Vorteile eines WhatsApp Broadcasts
- WhatsApp Broadcast erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- 5 Tipps für erfolgreiche WhatsApp Broadcasts
- Einschränkungen von WhatsApp Broadcasts
- WhatsApp Business API: Erweiterte Broadcast-Optionen für Unternehmen
- Fazit: Wann WhatsApp Broadcasts Sinn machen – und wann nicht
Was ist ein WhatsApp Broadcast?
Ein WhatsApp Broadcast ist eine Funktion, mit der du WhatsApp-Nachrichten an bis zu 256 Kontakte gleichzeitig schicken kannst. Deine Nachricht musst du nur einmal eintippen. Für deine Empfänger:innen sieht sie trotzdem so aus wie eine normale Nachricht in einem privaten Chat: Sie sehen nicht, wer die Nachricht außer ihnen noch bekommen hat. Auch Antworten auf deine Broadcast-Nachricht erhältst du als private Nachricht. Damit unterscheiden sich Broadcasts zu klassischen WhatsApp-Gruppen-Chats, in denen der gesamte Nachrichtenverlauf für alle Mitglieder einer Gruppe sichtbar ist.
WhatsApp Broadcasts finden sowohl im privaten Bereich als auch in Unternehmen Anwendung. Häufig werden Broadcast-Listen erstellt, um Fotos mit Freund:innen und Familie zu teilen oder Einladungen an mehrere Personen gleichzeitig zu verschicken, ohne dabei die persönliche Note zu verlieren. Unternehmen nutzen die Funktion derweil, um Unternehmens-News mit ihren Kund:innen zu teilen, Angebote anzukündigen oder über neue Produkte zu informieren.
Wichtig: Broadcast-Listen lassen sich sowohl mit der WhatsApp-Anwendung für den Privatgebrauch, als auch mit der WhatsApp Business App erstellen. Wenn du Marketing-Nachrichten über den Messenger versenden möchtest, verwende dafür unbedingt WhatsApp Business. Die Nutzung der privaten App ist für solche Zwecke tabu.
Wie funktioniert ein WhatsApp Broadcast?
Wenn du eine Broadcast-Nachricht versenden willst, musst du zunächst eine Broadcast-Liste erstellen. Dort fügst du die WhatsApp-Kontakte hinzu, die du ansprechen willst. Wichtig dabei: Nur Personen, die deine Nummer in ihren Kontakten gespeichert haben, können Broadcast-Nachrichten von dir erhalten. Anschließend erstellst du deine Nachricht wie gewohnt und verschickst sie mit einem Klick an alle ausgewählten Kontakte. Wie du beim WhatsApp Broadcast Erstellen im Detail vorgehst, erklären wir dir gleich.
Vorteile eines WhatsApp Broadcasts
Für Unternehmen, die WhatsApp zu Marketing-Zwecken nutzen, bieten WhatsApp Broadcasts diverse Vorteile. Die wichtigsten haben wir dir hier aufgelistet:
- Hohe Öffnungs- und Klickraten: WhatsApp ist mit rund 60 Millionen aktiven Nutzer:innen die beliebteste Messaging App Deutschlands. Ein Großteil deiner Zielgruppe hält sich vermutlich bereits dort auf. Hinzu kommt, dass WhatsApp-Nachrichten überdurchschnittlich hohe Öffnungsraten verzeichnen – bis zu 98%. Die allermeisten WhatsApp-Nachrichten werden also geöffnet. In anderen Worten: Nutzt du WhatsApp für dein Marketing, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass deine Marketing-Botschaften dort ankommen, wo sie sollen.
- Zeitersparnis: Dank der Broadcast-Funktion von WhatsApp kannst du deine Nachricht einmal erstellen und sie dann an bis zu 256 Empfänger:innen zur gleichen Zeit verschicken. Damit sparst du jede Menge Zeit, da du deine Nachricht nicht jedes Mal erneut eintippen musst. Auch das Erstellen einer Broadcast-Liste geht schnell und ist innerhalb weniger Minuten erledigt.
- Persönlicher Kontakt: Ein entscheidender Vorteil von WhatsApp Marketing ist, dass du mit deiner Kundschaft auf Augenhöhe kommunizierst. Laut einer Meta-Umfrage sagen 75% der befragten Erwachsenen, dass sie mit Unternehmen auf die gleiche Art und Weise über Messenger kommunizieren möchten wie mit Freund:innen und Verwandten. WhatsApp Broadcasts machen das möglich: Sie sind persönlicher als Gruppen-Chats und sehen für deine Empfänger:innen aus wie private Nachrichten.
Erfahre hier noch mehr zum Thema WhatsApp Marketing und zum Einsatz von WhatsApp in Unternehmen.
WhatsApp Broadcast erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Du willst per WhatsApp Broadcast Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig schicken? In den folgenden Schritten zeigen wir dir, wie du schnell und unkompliziert Broadcast-Listen erstellen und bearbeiten kannst.
Broadcast-Liste für Android erstellen
- Öffne WhatsApp und gehe zu deiner Chat-Übersicht.
- Tippe oben rechts auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen.
- Wähle „Neuer Broadcast“.
- Wähle die Kontakte aus, die du zur Liste hinzufügen möchtest. Tippe auf das Häkchen, um die Broadcast-Liste zu erstellen.
- Erstelle deine Nachricht und sende sie – sie wird nun an alle ausgewählten Empfänger als Einzelnachricht verschickt.
Broadcast-Liste für Android bearbeiten oder löschen
Wenn du Änderungen an deiner Broadcast-Liste vornehmen möchtest, zum Beispiel, um neue Kontakte hinzuzufügen, gehst du dabei folgendermaßen vor:
- Öffne WhatsApp und gehe zur Chat-Übersicht. Wähle nun die Broadcast-Liste aus, die du bearbeiten oder löschen möchtest.
- Tippe auf die drei Punkte oben rechts und wähle „Broadcast-Listen-Info”.
- Um die Liste zu bearbeiten: Tippe auf das Stift-Symbol, um den Namen deiner Liste zu ändern. Wenn du Kontakte hinzufügen oder entfernen willst, tippe auf „Empfänger bearbeiten”.
- Um die Liste zu löschen: Scrolle etwas nach unten und wähle die Option „Broadcast-Liste löschen”.
Broadcast-Liste für iPhone/iOS erstellen
- Öffne WhatsApp und navigiere zum Tab „Chats“.
- Tippe oben links auf „Broadcast-Listen“.
- Wähle „Neue Liste“ unten auf dem Bildschirm.
- Wähle die gewünschten Kontakte aus. Tippe auf „Erstellen“, um die Liste zu speichern.
- Nun kannst du deine Nachricht verfassen und versenden.
Broadcast-Liste für iPhone/iOS bearbeiten oder löschen
- Öffne WhatsApp und navigiere zum Tab „Chats“.
- Tippe oben links auf „Broadcast-Listen“.
- Wähle die Liste, die du bearbeiten oder löschen möchtest.
- Um die Liste zu bearbeiten: Tippe auf „i“ oder „Liste bearbeiten“. Füge anschließend neue Kontakte hinzu oder entferne bestehende, oder gib einen neuen Namen für deine Broadcast-Liste ein.
- Um die Liste zu löschen: Navigiere zu „Broadcast-Listen” und tippe auf „Bearbeiten”. Wische nach links auf der Broadcast-Liste, die du entfernen möchtest und wähle „Löschen“, um die Liste endgültig zu löschen.
Hinweis: Du kannst nur auf deinem Smartphone Broadcast-Listen erstellen, nicht per WhatsApp Web bzw. über die Desktop-App.
5 Tipps für erfolgreiche WhatsApp Broadcasts
Die Broadcast-Funktion ist im Handumdrehen eingerichtet. Um sicherzustellen, dass deine Nachrichten auch den gewünschten Effekt erzielen, solltest du dir jedoch etwas mehr Zeit nehmen und ein paar Dinge beachten. Mit den folgenden Tipps gestaltest du deine WhatsApp Broadcasts noch effektiver.
Halte dich kurz
Die Zeichenbegrenzung bei WhatsApp ist zwar sehr großzügig – trotzdem solltest du darauf achten, dass du deine WhatsApp-Broadcast-Nachrichten kurz und prägnant hältst. Denn die meisten Menschen erwarten von WhatsApp-Nachrichten genau das. Überlege dir vor dem Versand, was deine Kontakte wirklich interessiert, und bringe dein Anliegen in wenigen Worten auf den Punkt.
Werde persönlich
Eine individuelle Ansprache macht den Unterschied und kann die Performance deiner WhatsApp Broadcasts erheblich verbessern. Denn wenn deine Empfänger:innen das Gefühl haben, dass du sie direkt ansprichst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auf deine Nachricht reagieren. Das erreichst du, indem du deine WhatsApp-Broadcast-Listen segmentierst und verschiedene Listen für verschiedene Demografien oder Interessengruppen anlegt.
Finde das perfekte Timing
Auch das Timing hat einen Einfluss auf den Erfolg deiner WhatsApp Broadcasts. Um zu vermeiden, dass sich deine Empfänger:innen von deinen Nachrichten genervt fühlen, solltest du Broadcasts nicht zu häufig senden. Lasse den Kontakt nach deinem ersten WhatsApp Broadcast aber auch nicht komplett abreißen, denn so kann es schnell passieren, dass du in Vergessenheit gerätst.
Um die perfekte Versandzeit für deine Zielgruppe herauszufinden, solltest du deren Gewohnheiten analysieren. Experimentiere mit verschiedenen Versandzeiten und beobachte, wann die meisten deiner Nachrichten gelesen und beantwortet werden.
Halte dich an die DSGVO
Wenn du als Unternehmen WhatsApp Broadcasts an deine Kund:innen verschicken willst, kommst du an der DSGVO nicht vorbei. Bevor du deinen Kontakten Marketing-Nachrichten und Co. schickst, solltest du deren ausdrückliche Zustimmung einholen (Opt-in). Dies kannst du beispielsweise durch ein Registrierungsformular auf deiner Website einholen. Außerdem sollten Empfängerinnen jederzeit die Möglichkeit haben, den Broadcast abzubestellen (Opt-out). Am besten ist es hier, wie auch beim Newsletter-Versand, wenn du deine Kund:innen ein Double-Opt-in durchführen lässt.
Warum die Einhaltung der DSGVO mit WhatsApp Business nur eingeschränkt möglich ist, und wie du dennoch DSGVO-konformes WhatsApp Marketing betreiben kannst, verraten wir dir hier.
Pflege deine Broadcast-Listen
Da du einen Broadcast nur an maximal 256 Kontakte gleichzeitig schicken kannst, ist es wichtig, dass du nur an Empfänger:innen versendest, die auch wirklich Interesse an der Kommunikation mit dir haben. Nimm dir daher regelmäßig Zeit, deine Broadcast-Listen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie auf dem aktuellsten Stand sind. Entferne inaktive Kontakte, die nicht mehr auf deine Nachrichten reagieren, und füge neue hinzu, die Interesse an deinen Inhalten gezeigt haben.
Einschränkungen von WhatsApp Broadcasts
WhatsApp Broadcasts sind persönlich, einfach einzurichten und kostenlos. Die perfekte Lösung für erfolgreiches WhatsApp Marketing sind sie dennoch nicht. In diesem Abschnitt stellen wir dir einige Schwachstellen vor, die du kennen solltest.
Eingeschränkte Empfängerzahl
Ein WhatsApp Broadcast kann nur an maximal 256 Empfänger:innen gesendet werden. Für den Privatgebrauch bzw. sehr kleine Unternehmen mag das ausreichen. Für größere Unternehmen, die professionelle WhatsApp Newsletter verschicken wollen, ist das Versandvolumen aber wahrscheinlich zu gering.
Eine weitere große Einschränkung: Du kannst Broadcasts nur an WhatsApp-Nutzer:innen senden, die deine Nummer in ihrem Adressbuch gespeichert haben. Für WhatsApp Marketing ist das eine große Hürde und verringert die Zahl der Personen, die du potentiell mit deinen Nachrichten erreichen kannst, ungemein.
Mangelnde DSGVO-Konformität
Einer der wohl größten Einschränkungen von WhatsApp Broadcasts ist die mangelnde DSGVO-Konformität. Auch bei der Verwendung von WhatsApp Business und ausdrücklicher Einwilligung deiner Kontakte ist das Marketing via WhatsApp Broadcasts nicht zu 100% DSGVO-konform. Warum?
Wenn du mit Kund:innen über WhatsApp kommunizierst, verarbeitest du deren personenbezogene Daten, die gemäß der DSGVO besonderen Schutz genießen. Ein Problem hierbei ist, dass WhatsApp Business automatisch alle Kontakte auf deinem Telefon mit der App synchronisiert. Das bedeutet, auch die Daten von Kund:innen, die der Übertragung ihrer Daten an WhatsApp nicht zugestimmt haben, werden verarbeitet.
Ein weiteres Risiko ergibt sich durch die automatische Backup-Funktion von WhatsApp Business. Wenn diese aktiviert ist, werden deine Chat-Verläufe unverschlüsselt in der Google oder Apple Cloud gespeichert. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass Unbefugte auf diese Daten zugreifen können.
Mangelnde Analysemöglichkeiten
Ein weiterer Nachteil von WhatsApp Broadcasts sind die begrenzten Analysemöglichkeiten. Du kannst zwar sehen, ob eine Nachricht zugestellt wurde, aber es gibt keine Möglichkeit, Kennzahlen wie Klick- und Öffnungsraten einzusehen. Das macht es schwierig, die Effektivität deiner Broadcast-Nachrichten zu messen und künftige Nachrichten zu optimieren.
Kaum Personalisierungsoptionen
Broadcast-Nachrichten lassen sich nur begrenzt personalisieren. Möchtest du auf spezifische Interessen, Bedürfnisse oder Interaktionen eingehen, musst du deine Empfänger:innen dafür in separate Broadcast-Listen gruppieren. Auf dynamische Platzhalter, mit denen du Kontakte namentlich ansprechen oder individuelle Daten in deine Nachrichten einfügen kannst, musst du bei WhatsApp Broadcasts gänzlich verzichten.
Keine Integrationen
Für die meisten Unternehmen ist die Kommunikation via WhatsApp Bestandteil einer umfassenden Multichannel-Marketing-Strategie. Neben WhatsApp nutzen sie häufig auch andere Tools wie E-Mail Marketing Softwares, CRM-Systeme und Marketing Automation Tools. Um eine nahtlose Kundenkommunikation sicherzustellen, sollten sich diese Programme per Integration miteinander verbinden lassen. WhatsApp Broadcasts bieten jedoch keine Integrationen an.
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WhatsApp Business API: Erweiterte Broadcast-Optionen für Unternehmen
Du siehst also: WhatsApp Broadcasts sind nicht wirklich für den Einsatz im Marketing geeignet. Während die Funktion im Privatgebrauch viele Vorteile mit sich bringt, überwiegen beim Einsatz im Unternehmen die Nachteile. Doch keine Sorge, auf WhatsApp Marketing verzichten musst du deshalb noch lange nicht. Denn es gibt es eine Alternative: die WhatsApp Business Platform (auch WhatsApp Business API genannt).
Anders als bei der WhatsApp Business App, bei der du direkt auf deinem Smartphone arbeitest, handelt es sich bei der API um eine technische Schnittstelle. Sie ermöglicht es dir, deinen WhatsApp Account mit einer externen WhatsApp Marketing Software, einem sogenannten WhatsApp Business Solution Provider (BSP), zu verbinden. Wenn du die WhatsApp Business API nutzen willst, lädst du dir keine Anwendung auf dein Smartphone herunter, sondern chattest am Desktop über einen BSP deiner Wahl.
Doch was macht die WhatsApp Business Platform besser als die normale WhatsApp Business App?
- DSGVO-konform: Da die WhatsApp Business Platform keine App ist, fallen Probleme wie die automatische Synchronisation von Kontakten oder unsichere Backups weg. Außerdem werden personenbezogene Daten nicht direkt von WhatsApp gespeichert, sondern von deinem Business Solution Provider. So kannst du einen Anbieter wählen, der deine Datenschutzanforderungen erfüllt – etwa einen mit Servern innerhalb der EU.
- Unbegrenzte Reichweite: Während in der WhatsApp Business App nur Broadcasts an maximal 256 Kontakte gesendet werden können, ist das bei der API kein Problem. Du kannst Nachrichten an beliebig viele Empfänger:innen schicken. Auch die Bedingung, dass Empfänger:innen deine Nummer in ihrer Kontaktliste gespeichert haben müssen, fällt bei Nutzung der WhatsApp Business Platform weg.
- Desktop-basierte Kommunikation: Das Chatten via Computer erleichtert vor allem bei hohem Nachrichtenaufkommen die Handhabung, da du nicht jede Nachricht auf deinem Smartphone eintippen musst. So behältst du auch bei vielen Anfragen den Überblick und kannst schneller reagieren.
- Mehr Geräte, mehr Flexibilität: Es gibt keine Begrenzung, wie viele Geräte auf deinen WhatsApp Account zugreifen können. Mehrere Mitarbeitende können so gleichzeitig von verschiedenen Geräten aus auf Chats zugreifen, was die Zusammenarbeit erleichtert und für Effizienz sorgt.
- Zusatzfunktionen für dein Marketing: Neben den klassischen Funktionen der WhatsApp Business App (Begrüßungsnachrichten, Schnellantworten etc.) bieten viele Business Solution Provider zusätzliche Features rund ums WhatsApp Marketing an. Dazu gehören etwa Chatbots, Automatisierungen, Insights zu Klick- und Öffnungsraten und vieles mehr.
In unserem separaten Guide erfährst du alles, was du über die WhatsApp Business API wissen musst.
Fazit: Wann WhatsApp Broadcasts Sinn machen – und wann nicht
WhatsApp Broadcasts erlauben es dir, mit einer größeren Anzahl an Kontakten direkt zu kommunizieren. Besonders für Privatpersonen und sehr kleine Unternehmen ist die Funktion eine gute Alternative zu WhatsApp-Gruppen-Chats. Unternehmen, die es mit WhatsApp Marketing ernst meinen und Wert auf die Einhaltung der DSGVO legen, empfehlen wir jedoch eine andere Lösung: die WhatsApp Business Platform (API).
Mit der API kannst du nicht nur unbegrenzt viele Nachrichten verschicken, sondern hast auch die Möglichkeit, deine Kommunikation zu automatisieren, zu personalisieren und in bestehende Systeme zu integrieren. Darüber hinaus kannst du sicherstellen, dass du alle Datenschutzbestimmungen einhältst, was besonders für Unternehmen in der EU von großer Bedeutung ist.
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