Funktioniert Outlook mal wieder nicht oder vermisst du nützliche Features? Dann wird es Zeit, sich nach Alternativen umzuschauen. Moderne E-Mail-Programme punkten mit intuitiver Bedienung, cleveren Lösungen zur Optimierung deiner E-Mail-Kommunikation und teils kostenlosen Angeboten.
Ob privat oder geschäftlich, ob individuelle E-Mail oder Serien-Mailing – für jeden Anwendungsfall gibt es mittlerweile passende Lösungen. Entdecke mit uns die besten Outlook-Alternativen und finde heraus, welche am besten zu deinen Anforderungen passt.
Inhaltsverzeichnis
- Warum sollte ich mich nach einer Outlook-Alternative umschauen?
- Funktionen, die deine Outlook-Alternative haben sollte
- 9 der besten Outlook-Alternativen im Vergleich
- 3 Outlook-Alternativen für den Versand von Marketing Mails
- Schnellübersicht: 12 kostenlose Outlook-Alternativen
- Fazit: So findest du die passende Outlook-Alternative für dich
Warum sollte ich mich nach einer Outlook-Alternative umschauen?
Als historischer Bestandteil von Microsoft Office ist Outlook sowohl in Büros als auch in Privathaushalten weit verbreitet. Mittlerweile hat Microsoft seine Dienste in die Cloud verlagert und bietet Outlook als Komponente der Microsoft 365 Suite im Abo-Modell an.
Ein wenig intuitives Nutzererlebnis, mitunter lange Ladezeiten und mangelnde Transparenz bei Fehlfunktionen führen im Alltag mit MS Office oft zu Frustration. Lösungen mit höherer Benutzerfreundlichkeit erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sparen auch Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen. Auch wer besonderen Wert auf DSGVO-konformen Umgang mit sensiblen E-Mails legt, ist mit einem anderen Anbieter, der aus Europa stammt, möglicherweise besser beraten.
Zudem eignet sich Outlook nicht für professionelles E-Mail Marketing. Es bietet zwar eine Serienmail-Funktion, ist aber als reiner E-Mail Client nicht für Massensendungen ausgelegt. Moderne E-Mail Marketing Tools bieten hier die nötige Server-Infrastruktur und viele weitere wichtige Funktionen zum Versand und zur Auswertung von Newslettern.
Übrigens: Microsoft bietet mit Outlook.com auch einen Webmail-Dienst an. Dessen Funktionen sind jedoch im Vergleich zur Desktop-Version von Outlook begrenzt. Outlook.com eignet sich daher eher für die private E-Mail-Kommunikation.
Funktionen, die deine Outlook-Alternative haben sollte
Um die richtige Alternative zu Outlook zu finden, ist es wichtig zu verstehen, welche Features für dich unverzichtbar sind. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Funktionen von E-Mail Clients.
E-Mails verschicken
Die Kernfunktion jedes E-Mail Clients ist natürlich das Verschicken und Empfangen von E-Mails. Dabei zählt mehr als die reine Übertragung. Eine gute Outlook-Alternative sollte die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten ermöglichen. Zudem sparen automatische Signaturen und Vorlagen für häufig verwendete Texte im Alltag wertvolle Zeit – hier kann KI mit Vorschlägen punkten.
Eine übersichtliche Ordnerstruktur hilft beim systematischen Ablegen wichtiger Nachrichten, während intelligente Filter die wichtigen von den unwichtigen E-Mails trennen. Besonders praktisch sind Features wie zeitversetztes Senden oder automatische Antworten bei Abwesenheit.
Erfahre hier, wie du mit Outlook Newsletter erstellst – und welche professionelle Alternativen es dafür gibt.
Sicherheitsvorkehrungen
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass deine E-Mails nicht abgefangen und mitgelesen werden können. Außerdem sollte ein zuverlässiger Spam-Filter unerwünschte Werbung zuverlässig erkennen und ein effektiver Phishing-Schutz vor gefährlichen E-Mails warnen. Einige Outlook-Alternativen bieten auch spezielle Funktionen wie digitale Signaturen oder die Möglichkeit, E-Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch auf dem Server zu löschen.
Zudem sollte dein E-Mail Client die Zwei-Faktor-Authentifizierung deines E-Mail-Anbieters unterstützen. Besonders im geschäftlichen Kontext ist die DSGVO-konforme Datenspeicherung ein wichtiges Kriterium. In diesem Zusammenhang ist der Server aber von noch größerer Bedeutung als der Client. Achte darauf, dass die Server deines E-Mail-Anbieters innerhalb der EU stehen.
Leichte Bedienbarkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche mit klarer Struktur erleichtert dir den Umstieg von Outlook. Die wichtigsten Funktionen sollten ohne langes Suchen erreichbar sein. Eine leistungsfähige Suchfunktion hilft dir, alte E-Mails schnell wiederzufinden – idealerweise mit der Möglichkeit, auch Anhänge zu durchsuchen.
Praktische Drag-and-Drop Features machen das Organisieren von E-Mails zum Kinderspiel. Ob klassische Ansicht oder modernes Design, helle oder dunkle Farbgebung – je mehr Anpassungsmöglichkeiten deine Outlook-Alternative bietet, desto angenehmer wird die tägliche Arbeit.
Aufgabenverwaltung
Eine integrierte Aufgabenverwaltung hilft dir, den Überblick über alle anstehenden Projekte und Deadlines zu behalten. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, E-Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln. Intelligente Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass keine wichtige Deadline verpasst wird.
Viele Outlook-Alternativen bieten auch die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren und mit Tags zu versehen. Die Synchronisation mit mobilen Endgeräten ermöglicht es dir zudem, auch unterwegs auf deine Aufgabenliste zuzugreifen.
Integrierter Kalender
Der integrierte Kalender ermöglicht nicht nur die übersichtliche Planung deiner persönlichen Termine, sondern unterstützt auch die Koordination im Team. Die Funktion zur Freigabe deines Kalenders für Kolleg:innen erleichtert die Terminabstimmung erheblich.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Termine direkt aus E-Mails zu erstellen – inklusive aller relevanten Informationen wie Teilnehmerliste, Ort und Agenda. Die Synchronisation mit externen Kalendern stellt sicher, dass du auch private Termine im Blick behältst.
Erfahre in diesem Artikel, wie du souverän Kundentermine vereinbarst.
Integrationsmöglichkeiten
Eine gute Outlook-Alternative sollte sich problemlos in deine bestehende Software-Landschaft einfügen. Die Anbindung an CRM-Systeme ermöglicht es dir beispielsweise, Kundeninformationen direkt in deinem E-Mail Client zu sehen.
Die Integration von Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive vereinfacht den Austausch großer Dateien. Video-Konferenz-Tools wie Zoom oder Teams sollten sich ebenfalls problemlos einbinden lassen – idealerweise mit der Möglichkeit, Meetings direkt aus dem Kalender zu starten.
Einige E-Mail Clients bieten auch Schnittstellen zu Social-Media-Plattformen oder Marketing Automation Tools. Die Möglichkeit, Dokumente direkt in der E-Mail zu bearbeiten, ohne sie herunterladen zu müssen, spart zusätzlich Zeit. Je umfangreicher die Integrationsmöglichkeiten, desto effizienter können deine Arbeitsabläufe gestaltet werden.
9 der besten Outlook-Alternativen im Vergleich
Die Auswahl einer passenden Alternative zu Microsoft Outlook kann angesichts der vielen Anbieter zur Herausforderung werden. Von kostenlosen Open-Source-Lösungen bis zu umfangreichen Business-Suites ist für jeden Anwendungsfall und jedes Budget etwas dabei. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir neun kostenlose Outlook-Alternativen unter die Lupe genommen.
Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird ist eine kostenlose Open-Source-Alternative zu Outlook, die von Windows bis Linux mit verschiedensten Betriebssystemen funktioniert. Die Software überzeugt durch ihre hohe Anpassbarkeit – dank einer großen Auswahl an Add-ons, wie beispielsweise für Templates oder eine Später-Senden-Funktion, kannst du die Funktionalität nach Belieben erweitern. Das Kalendersystem Lightning ermöglicht eine übersichtliche Terminverwaltung, während das umfassende Adressbuch alle wichtigen Kontaktinformationen zentral speichert.
Da Thunderbird von der Mozilla Foundation entwickelt wird, die auch hinter dem Firefox Browser steht, profitierst du von ausgereiften Sicherheits- und Datenschutzfunktionen. Standardmäßig werden verschiedene E-Mail-Protokolle wie IMAP, POP3 und SMTP unterstützt und Verschlüsselungstechnologien nach OpenPGP und S/MIME.
SeaMonkey

SeaMonkey ist eine umfassende Internet-Suite, die neben einem E-Mail Client auch einen Webbrowser, HTML Editor und IRC Chat bietet. Als Open-Source-Projekt der Mozilla-Community profitiert es von ausgereiften Sicherheitsfunktionen.
Der E-Mail Client basiert auf der gleichen Technologie wie Thunderbird und bietet ähnliche Grundfunktionen wie Spam-Filterung, Adressbuch und Nachrichtenfilter. SeaMonkey ist kostenlos verfügbar und eignet sich besonders für Nutzer:innen, die eine All-in-One-Lösung suchen.
Google Workspace

Google Workspace, früher als G Suite bekannt, bietet mit Gmail (ehemals Google Mail) eine leistungsstarke Outlook-Alternative in der Cloud. Die Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Kalender, Google Docs und Google Meet macht es zu einer umfassenden Produktivitätslösung.
Besonders hervorzuheben sind die KI-gestützten Funktionen wie Smart Compose und Smart Reply, die das Verfassen von E-Mails beschleunigen. Umfangreiche Filtermöglichkeiten und die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten sind weitere Stärken, aber unterstützen nur eine Handvoll E-Mail-Dienste. Google Workspace ist mit bis zu 15 GB Speicherplatz kostenlos. Mehr Speicherplatz und umfangreichere Funktionen gibt es im monatlichen Abo ab etwa 8 €.
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eM Client

eM Client hat sich als leistungsfähige Outlook-Alternative für die Betriebssysteme Windows und macOS etabliert. Der E-Mail Client unterstützt nahezu alle gängigen E-Mail-Dienste – von Gmail über Yahoo bis hin zu Exchange. Die hohe Integrierbarkeit von Kalendern, Aufgabenverwaltung und Chat-Funktionen verschiedener Hersteller macht eM Client zu einer umfassenden Kommunikationszentrale.
Die Software bietet eine kostenlose Version für bis zu zwei E-Mail-Konten sowie eine kostenpflichtige Pro-Version mit unbegrenzten Konten und erweitertem Support gegen eine Einmalzahlung von 59,95 € (oder 39,95 € für ein Jahr). Die moderne, aufgeräumte Benutzeroberfläche macht den Umstieg von Outlook besonders einfach.
Spark

Spark vereint die Funktionen von Webmailern und klassischen E-Mail Clients wie Outlook. Verfügbar für iOS, macOS und Android, sortiert Spark deinen Posteingang automatisch nach Priorität und Relevanz. Dabei werden allgemeine Nachrichten von Newslettern und Werbe-E-Mails getrennt, was die Übersicht deutlich verbessert.
Die Kollaborationsfunktionen sind besonders für Teams interessant – E-Mails können gemeinsam bearbeitet und diskutiert werden, ohne sie weiterzuleiten zu müssen. Die anpassbaren Swipe-Gesten ermöglichen eine schnelle und intuitive Bearbeitung deiner E-Mails. Spark bietet eine kostenlose Version für Einzelnutzer:innen sowie kostenpflichtige Premium-Tarife ab 8,99 € pro Monat.
Mailbird

Mailbird ist ein moderner E-Mail Client für Windows und MacOS, der sich durch seine schlanke und intuitive Benutzeroberfläche auszeichnet. Die Software unterstützt die Integration verschiedener Drittanbieter wie WhatsApp, Slack, Dropbox oder Google Kalender direkt in die Oberfläche.
Die Speed-Reader-Funktion hilft dir, E-Mails schneller zu erfassen, während die Snooze-Funktion es ermöglicht, E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen. Mailbird bietet eine kostenlose Version, eine Lifetime-Lizenz und ein Abo-Modell ab 5,75 € monatlich.
Spike

Spike verwandelt E-Mails in Chat-ähnliche Konversationen und schafft damit eine moderne, übersichtliche Kommunikationsumgebung. Der E-Mail Client entfernt überflüssige Signaturen und Kopfzeilen, um sich auf den wesentlichen Inhalt zu konzentrieren.
Neben der Chat-artigen Ansicht bietet Spike Funktionen wie Gruppen-Chats, Sprachnotizen und gemeinsame Notizen. Die Software ist plattformübergreifend verfügbar und synchronisiert sich nahtlos zwischen verschiedenen Geräten. Spike bietet sowohl eine kostenlose Version als auch kostenpflichtige Business-Pläne ab $5/Monat.
Proton Mail

ProtonMail wendet sich an Anwender:innen mit besonders hohen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz, die über die DSGVO hinaus gehen. Der in der Schweiz ansässige E-Mail-Dienst bietet standardmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle E-Mails und es ist möglich, E-Mails ein Ablaufdatum zu geben. Die kostenlose Version bietet 500 MB Speicherplatz. Die kostenpflichtige Version startet ab 4,99 € monatlich.
Erfahre hier, was du beim Thema Datenschutz in der E-Mail-Kommunikation beachten solltest.
Mailspring

Mailspring ist ein schneller E-Mail Client für Windows, macOS und Linux. Die Open-Source-Software bietet die üblichen Such- und Filterfunktionen. Die Pro-Version ab monatlich $8 bietet zusätzliche Features wie Lesebestätigungen, Später-Senden-Funktion und erweiterte Kontaktprofile.
3 Outlook-Alternativen für den Versand von Marketing Mails
Du verwendest Outlook für dein E-Mail Marketing? Dann hast du vielleicht festgestellt, dass du mit einem Versandlimit von nur 300 E-Mails pro Tag schnell an Grenzen stößt. Auch Darstellungsprobleme und fehlendes Reporting machen Outlook für Marketing-Zwecke ungeeignet. Weitaus problematischer ist allerdings das hohe Spam-Risiko. Versendest du Massen-Mails via Outlook, läuft deine E-Mail-Adresse Gefahr, auf eine Blocklist zu wandern. Alle zukünftigen E-Mails würden dann auch direkt im Spam-Ordner landen.
Diese Einschränkungen gelten jedoch nicht nur für Outlook, sondern für E-Mail Clients allgemein. Möchtest du professionelles E-Mail Marketing betreiben, solltest du dich deshalb nach einer darauf spezialisierten Software umschauen.
Nachfolgend schauen wir uns drei der beliebtesten Anbieter für Marketing Mails an, die dir hohe Zustellraten, DSGVO-konforme An- und Abmeldeprozesse, automatisierte E-Mail-Sequenzen und vieles mehr bieten.
Brevo

Der französische Anbieter Brevo überzeugt als moderne Marketing-Plattform mit einem besonders benutzerfreundlichen Ansatz. Das Herzstück der CRM-Suite ist der intuitive Drag-and-Drop Editor, mit dem du ganz einfach professionell aussehende E-Mails erstellen kannst – auch ohne technische Vorkenntnisse. Möchtest du deine E-Mails nicht von Grund auf neu gestalten, kannst du ganz einfach eine Vorlage aus der kostenlosen Vorlagengalerie auswählen.
Besonders spannend sind die umfangreichen Personalisierungsmöglichkeiten: Du kannst deine Kontakte nach beliebigen Kriterien segmentieren und ihnen maßgeschneiderte Inhalte zusenden. Mithilfe von Automatisierungen verschickst du personalisierte Nachrichten ganz automatisch und zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe. Und umfangreiche Analysemöglichkeiten verraten dir alles, was du über Öffnungs-, Klick- und Abmelderaten wissen willst.
Das Beste: Du kannst Brevo kostenlos nutzen und bis zu 300 E-Mails pro Tag versenden. Bezahlte Pakete gibt es bereits ab 6,33 € monatlich, wobei die Preise je nach Zusatzoptionen und E-Mail Volumen skalieren.
Gut zu wissen: Mit einem Server-Standort in Deutschland, ISO 27001:2013-Zertifizierung und vielen weiteren Datenschutzvorkehrungen sorgt Brevo für den Schutz von Nutzerdaten und die Einhaltung der DSGVO.
HubSpot

HubSpot ist eine komplette Marketing-Suite in deren Mittelpunkt ein CRM-System mit fortschrittliche Segmentierungs- und Personalisierungsfunktionen steht. Im Leistungsumfang enthalten ist auch ein E-Mail Editor. Du kannst aus verschiedenen Vorlagen wählen oder eigene Designs erstellen.
Ein besonderes Plus sind die ausgereiften Analyse-Tools und A/B-Testing-Möglichkeiten. Auch Marketing-Automatisierung und komplexe Kampagnen sind dank der zentralen Kundendatenspeicherung im CRM kein Problem. Du kannst mit dem kostenlosen CRM und grundlegenden E-Mail-Funktionen starten. Der Marketing Hub Starter für bis zu 1.000 Kontakte ist ab 15 € pro Monat verfügbar.
Mailchimp

Der US-Anbieter Mailchimp hat sich als Spezialist für E-Mail Marketing einen Namen gemacht und sein Angebot um praktische Zusatzfunktionen wie Landingpages erweitert. Der benutzerfreundliche E-Mail Editor macht es auch Einsteiger:innen leicht, professionelle Newsletter zu erstellen. Die Plattform bietet grundlegende, aber effektive Möglichkeiten zur Segmentierung und Personalisierung deiner E-Mails.
Mit A/B-Tests kannst du verschiedene Versionen deiner Kampagnen testen. Die kanalübergreifenden Automatisierungsfunktionen sind nicht so umfangreich wie bei der Konkurrenz. Die Auswahl eines Versandzeitpunkts und das Einrichten von Follow-Up-Automatisierungen und E-Mail-Serien sind aber auch bei Mailchimp integraler Bestandteil. Du kannst Mailchimp kostenlos einen Monat lang testen. Die bezahlten Pläne beginnen bei $13 monatlich, wobei sich die Preise an der Anzahl der versendeten E-Mails und am Funktionsumfang orientieren.
Noch mehr Newsletter Softwares findest du in unserem großen Vergleichsartikel.
Schnellübersicht: 12 kostenlose Outlook-Alternativen
Hinweis: Kosten basierend auf dem jeweils günstigsten verfügbaren Bezahltarif. Stand: 26. November 2024. Beachte, dass der Funktionsumfang von Anbieter zu Anbieter variieren kann. Für eine aktuelle Preis- und Funktionsübersicht wirfst du am besten einen Blick auf die Websites der einzelnen Anbieter.
Fazit: So findest du die passende Outlook-Alternative für dich
Die Wahl der richtigen Outlook-Alternative hängt stark von deinem individuellen Anwendungsfall ab. Für die private oder interne Kommunikation eignen sich kostenlose E-Mail Clients wie Mozilla Thunderbird oder eM Client. Sie decken alle grundlegenden E-Mail-Funktionen ab. Wer besonderen Wert auf Datenschutz legt, ist bei europäischen Anbietern oder verschlüsselten Diensten wie ProtonMail gut aufgehoben.
Für E-Mail-Kampagnen und Newsletter hingegen führt kein Weg an einer professionellen Newsletter Software vorbei. Outlook stößt hier schnell an seine Grenzen und bietet nicht die nötigen Features für sicheres und erfolgreiches E-Mail Marketing. Tools wie Brevo gewährleisten hingegen hohe Zustellraten, bieten umfangreiche Analysemöglichkeiten und stellen sicher, dass dein E-Mail Marketing DSGVO-konform abläuft.
Bereit, loszulegen? Dann erstelle dir gleich einen kostenlosen Brevo Account und starte mit professionellem E-Mail Marketing durch!