April 2, 2024

Outlook Serienmails erstellen: So klappt es mit dem Massenversand

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mann schreibt etwas am laptop

Du willst eine Mail an viele Empfänger:innen verschicken, aber das Versenden an einzelne Kontakte dauert dir zu lange? Verständlich! Ob Einladungen zu einer Feierlichkeit im Freundeskreis oder Nachrichten an Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen: Es gibt so einige Szenarien, in denen es praktisch wäre, eine Nachricht an viele Kontakte gleichzeitig zu senden.

Wir haben gute Nachrichten für dich. Der Versand solcher Massenmails ist mit einem E-Mail-Programm möglich, das viele von euch wahrscheinlich bereits nutzen: Microsoft Outlook. Wie das funktioniert, wann der Versand von Outlook-Serienmails Sinn macht und welche Alternativen zum Outlook-Massenversand es gibt, erfährst du in diesem Artikel.


Was sind Outlook Massenmails und wofür werden sie genutzt?

Outlook ist ein privates E-Mail-Programm von Microsoft, mit dem du E-Mails empfangen und verwalten kannst. Der Versand einzelner E-Mails an individuelle Kontakte ist mit Outlook ganz einfach. Etwas komplexer wird es, wenn du eine einzige E-Mail an eine große Kontaktliste schicken möchtest –  also einen Massenversand tätigen willst. Das ist häufig in folgenden Szenarien der Fall:

Interne Kommunikation im Unternehmen

Nehmen wir an, du möchtest all deinen Mitarbeiter:innen eine Nachricht schicken, zum Beispiel eine Übersicht über die aktuellen Quartalszahlen. Es bietet sich an, solche unternehmensinternen Informationen als Outlook Serien-E-Mail zu verschicken – so bleibt dir das Verschicken vieler einzelner Mails mit ein und demselben Inhalt erspart. 

Private Kommunikation

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für eine Outlook Serienmail – manchmal auch Serienbrief genannt – ist die private Kommunikation, zum Beispiel mit Freund:innen und Verwandten. Willst du diese per E-Mail zu deiner Geburtstagsfeier, deiner Hochzeit oder einem anderen Anlass einladen, kannst du das bequem per Outlook Massenmail tun. Auch, wenn du all deine Geschäftspartner:innen zu einem Firmen-Event einladen möchtest, kann es Sinn machen, dafür die Massenversandoption bei Outlook zu wählen. 

Der Sinn und Zweck eines Outlook Serienbriefs ist also Zeitersparnis: Statt ein und denselben Inhalt an zig verschiedene Empfänger:innen zu versenden, kannst du diesen mit ein paar Klicks an alle Kontakte gleichzeitig schicken. Dennoch gibt es einige Situationen, in denen wir ganz klar vom Versand von Massen-E-Mails mit Outlook abraten – dazu aber später mehr. Jetzt geht es erst einmal ans Eingemachte.

Outlook Serienmails erstellen: So geht’s

Vorab solltest du wissen, dass du für den Outlook-Massenversand auch Zugriff auf Microsoft Word haben musst. Das sollte in der Regel aber kein Problem sein, denn beide Programme sind Teil von Microsoft Office.

Beim Erstellen einer Massenmail in Outlook gibt es für dich mehrere Optionen: Entweder, du gibst die Daten deiner Kontakte neu ein oder du wählst bereits vorhandene Kontakte aus deinem Outlook-Adressbuch oder einer Excel-Tabelle aus. Wir erklären dir alle Möglichkeiten.

Serienmails mit vorhandener Kontaktliste verschicken

Willst du eine neue Kontaktliste anlegen oder Adressen manuell aus deinem Outlook-Adressbuch auswählen, gehst du wie folgt vor:

Schritt 1:

Öffne ein Word-Dokument und schreibe deine E-Mail.

Schritt 2:

Klicke auf „Sendungen” in der oberen Leiste.

Schritt 3:

Klicke nun auf das Feld „Seriendruck starten” und im Drop-Down-Menü auf „E-Mail-Nachrichten”. Tipp: Du kannst im Drop-Down-Menü auch die Option „Seriendruck Assistent” auswählen. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem du Schritt-für-Schritt Anweisungen zum Erstellen einer Massenmail erhältst.

outlook serienmail erstellen screenshot schritt 3

Schritt 4:

Jetzt kannst du entscheiden, an wen du deine Outlook Massenmail versenden willst. Klicke dazu auf das Feld „Empfänger auswählen” (direkt neben „Seriendruck starten”) und wähle eine der folgenden Optionen aus:

a) Neue Liste eingeben: Gib eine neue Liste ein, in der du Kontaktdaten manuell in ein neues Dialogfeld eingibst.

b) Vorhandene Liste verwenden: Verwende eine vorhandene Liste, zum Beispiel eine Excel-Datei. Wie genau das funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt.

c) Aus Outlook-Kontakten auswählen: Wähle die gewünschten Kontakte manuell aus deinen bestehenden Outlook-Kontakten.

outlook serienmail erstellen screenshot schritt 4

Schritt 5:

Wenn du deine Empfänger:innen ausgewählt hast, klicke auf „Fertig stellen und zusammenführen” und dann auf „E-Mail-Nachricht senden”.

Schritt 6:

Schreibe in das Popup-Feld „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile der E-Mail und klicke dann auf „Ok”.

Tipp: Du kannst die Grußzeile deiner E-Mail personalisieren, indem du in der oberen Leiste „Sendungen” und dann „Grußformel” anklickst. Hier fügst du eine Bedingung (Wenn-dann-sonst) deiner Wahl ein, zum Beispiel: Wenn Suffix = Herr, dann „Sehr geehrter Herr” einfügen, sonst „Sehr geehrte Frau”. Anschließend klickst du auf „Seriendruckfeld einfügen” und fügst ein Feld deiner Wahl hinzu.

Noch einfacher lassen sich personalisierte E-Mails mit einer professionellen E-Mail Marketing Software erstellen.


Outlook Serienmails mit Excel versenden

Du hast deine Kontaktdaten in einer Excel-Liste gesammelt und möchtest deine Massenmail an diese Kontakte senden? Das ist möglich, allerdings musst du deine Liste vorher entsprechend formatieren. So geht’s:

  1. Zunächst sollte deine Excel-Tabelle mindestens drei Spalten haben: Eine für Vornamen, eine für Nachnamen und eine für Mail-Adressen.
  2. Markiere eine der Spalten und wähle in der Registerkarte „Start” im Feld „Standard” eine Formatierung aus. Hier solltest du bei allen Spalten „Standard” oder „Text” auswählen.
  3. Kehre zu Schritt 4 aus dem oberen Abschnitt zurück und fahre mit der Option „Empfänger auswählen” → „Vorhandene Liste auswählen” fort. Hier wählst du deine soeben formatierte Excel-Datei aus.

Tipp: Klicke an dieser Stelle auf „Empfängerliste bearbeiten” in der oberen Leiste, um zu überprüfen, ob deine Kontakte auch wirklich richtig formatiert wurden.

Folge nun den Schritten 5 und 6 aus dem oberen Abschnitt – und fertig! Deine Empfänger:innen werden schon bald Post von dir erhalten. Das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook ist nicht wirklich kompliziert, aber kann durchaus zeitaufwendig sein – vor allem, wenn deine Kontaktdaten in einer CSV- oder TXT-Datei liegen und du diese erst einmal in Excel formatieren musst.

4 Nachteile von Outlook Massenmails 

Jetzt weißt du, wie du mit Outlook E-Mails an große Empfängerlisten senden und so wichtige Informationen mit vielen Kontakten gleichzeitig teilen kannst. Wie bereits erwähnt eignet sich diese Taktik gut für unternehmensinterne oder private Nachrichten. Anders sieht es jedoch beim Versand von Newslettern aus, in denen du Produkte bewerben oder Neuigkeiten mit deinen Kund:innen teilen willst. Folgende 4 Gründe sprechen gegen den Versand von Newslettern über Outlook:

  • Versandlimit: Je nachdem, wie du den Begriff Massenmail auslegst, kannst du mit Outlook an deine Grenzen stoßen. Mit dem E-Mail-Dienst kannst du nämlich maximal 300 Mails am Tag verschicken.
  • Spam-Risiko: Wenn du dich für den Massenversand von Newslettern entscheidest, hast du vermutlich wichtige Informationen mitzuteilen. Wie ärgerlich wäre es da, wenn deine E-Mails gar nicht bei den Empfänger:innen ankommen? Mit dem Versand per Outlook ist das gar nicht so unwahrscheinlich. Da Outlook vorwiegend auf die private Nutzung ausgelegt ist, landen Serienmails von diesem Anbieter oft direkt im Spam-Ordner.
  • Probleme mit der Darstellung: Outlook Massenmails werden in Microsoft Word formatiert und enthalten dadurch einen inkompatiblen HTML-Code. Dadurch kann es passieren, dass andere E-Mail Clients deine Mail nicht richtig anzeigen können. Dasselbe Problem kann auftreten, wenn deine Empfänger:innen eine andere Outlook-Version als du benutzen.
  • Kein Reporting: Wenn du als Unternehmen einen Newsletter erstellst, dann wahrscheinlich nicht nur zum Spaß, sondern um Kund:innen an deine Marke zu binden oder deine Umsätze zu steigern. Entsprechend wichtig ist es, einen Überblick darüber zu haben, ob deine Newsletter geöffnet werden und ob deine Empfänger:innen mit den Inhalten interagieren. Mit Outlook Serienmails erhältst du darüber leider keinen Aufschluss.

Eine Alternative: Serienmails mit Brevo verschicken

Wenn du diese Probleme umgehen willst, empfehlen wir dir, eine professionelle E-Mail Marketing Software zu nutzen. Falls du jetzt denkst, eine solche Plattform ist kompliziert und dazu noch teuer, können wir dich beruhigen: Viele Newsletter Tools sind intuitiv zu bedienen und völlig kostenlos! Und sind wir mal ehrlich: Kinderleicht ist das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook nicht gerade.

Die E-Mail Software von Brevo zum Beispiel bietet dir 5 starke Vorteile, auf die du bei der Nutzung von Outlook verzichten musst.

5 Vorteile gegenüber Outlook

Soviel vorab: Brevo bietet ein kostenloses Paket an, mit dem du täglich bis zu 300 E-Mails versenden kannst, ohne auch nur einen Cent dafür zu bezahlen. Damit ist das Versandlimit genau das gleiche wie bei Outlook! Außerdem bekommst du folgende Funktionen völlig kostenfrei dazu:

Design-Möglichkeiten

Brevo bietet dir ansprechende Newsletter Templates, also Design-Vorlagen, aus denen du einfach deine Favoriten auswählen kannst. Denn gerade, wenn du Massenmails an Kund:innen schickst, sollen deine E-Mails ja etwas hermachen, oder? Und auch dein Freundeskreis freut sich bestimmt über geschmackvoll gestaltete Einladungen und Co.

Zustellbarkeit

Brevo ist teil der Certified Senders Alliance (CSA), einer der wichtigsten E-Mail Marketing Whitelists für Europa. Das ist äußerst hilfreich, wenn es um die Zustellbarkeit von E-Mails geht. Denn wenn du E-Mails in der DACH-Region versendest, garantiert dir die CSA-Zertifizierung, dass deine Mails auch wirklich ankommen. Die Mails werden dann von den wichtigsten E-Mail Providern gar nicht erst auf Spam geprüft.

Alles, was du über Spam-Filter und Blocklists wissen musst, kannst du hier nachlesen.

Datenschutz

DSGVO-konforme Anmeldeformulare, Impressums- und Abmeldelinks, deutscher Server-Standort: Die Software von Brevo ist absolut rechtssicher. Zum Beispiel kannst du damit Double-Opt-In E-Mails verschicken. Das heißt, deine Kontakte müssen nach Anmeldung zum Newsletter per Bestätigungslink dem Empfang deiner Mailings zustimmen. Bei Outlook gibt es diese Option nicht. Vor allem beim Versand von Massenmails außerhalb deines privaten Umfelds ist diese Funktion unabdingbar.

Analyse

Du willst wissen, ob deine E-Mails geöffnet werden? Oder wie viele Empfänger:innen auf Inhalte in einer Mail geklickt haben? Mit der Software von Brevo geht das ganz einfach, übersichtlich und in Echtzeit.

Einfache Kontaktsynchronisierung

Wenn du deine Kontakte in Outlook oder Excel-Listen gespeichert hast und jetzt Angst hast, all diese händisch in ein Newsletter Tool deiner Wahl übertragen zu müssen – keine Sorge. Du kannst bereits vorhandene Kontakte entweder per Copy&Paste in deinen Brevo Account hochladen oder eine Excel-Tabelle importieren.

Massenmails versenden mit Brevo: So geht’s

Nicht schlecht, oder? Wenn du in Zukunft von diesen und vielen weiteren Vorteilen profitieren und mit Brevo Serienmails verschicken willst, zeigen wir dir jetzt, wie das geht.

Schritt 1: Erstelle dein kostenloses Brevo-Konto

Zuerst benötigst du einen Account bei Brevo. Diesen kannst du in 4 Schritten und in weniger als 5 Minuten einrichten!

  1. Gib deine Informationen auf unserer Anmeldeseite ein.
  2. Überprüfe deinen Posteingang und klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail.
  3. Vervollständige dein Profil, indem du alle deine Informationen in die erforderlichen Felder eingibst.
  4. Schließe deine Kontoerstellung ab, indem du den Code eingibst, den du per SMS erhalten hast.


Schritt 2: Importiere deine Kontakte

Nun geht es ans Anlegen deiner Kontakte. Hier hast du mehrere Optionen: Entweder, du importierst bereits vorhandene Kontakte oder du fügst diese manuell hinzu. Im Gegensatz zu Outlook kannst du bei Brevo auch bequem CSV- oder TXT-Dateien importieren. Dafür klickst du in deinem Dashboard einfach auf „Kontakte“ und dann oben rechts auf „Kontakte importieren“.

Hinweis: Wenn du Massenmails zu geschäftlichen Zwecken sendest, beispielsweise einen Newsletter, benötigst du laut DSGVO zwingend die Zustimmung deiner Empfänger:innen. Diese einzuholen, ist jedoch kein Hexenwerk: Mit Brevo kannst du ganz leicht ein Double-Opt-in einrichten. Das heißt, dein Kontakt erhält eine E-Mail mit Bitte um Bestätigung seiner Newsletter-Anmeldung, wenn er seine Adresse in deinem Anmeldeformular angibt. Auch Anmeldeformulare lassen sich mit Brevo ganz einfach erstellen.


Schritt 3: Erstelle deine Serienmail

Anschließend kannst du auch schon deine E-Mail formulieren. So versendest du deine erste Serienmail mit Brevo:

  1. Klicke in deinem Brevo-Dashboard oben im Menü auf „Kampagnen“ und dann auf „Eine E-Mail-Kampagne erstellen“.
  2. Gib nun deiner Kampagne einen Namen und klicke anschließend auf „Kampagne erstellen“. Fülle dann die grundlegenden Informationen zu deiner Kampagne aus (Absenderinformationen, Empfänger:innen, Betreff).
  3. Gestalte deine E-Mail mit Klick auf „E-Mail gestalten“. Besonders schnell geht das, wenn du dir eine Vorlage aus unserer Vorlagengalerie aussuchst. Tipp: Mit einem Klick auf „Personalisierung hinzufügen” kannst du deiner Mail ganz einfach eine personalisierte Anrede hinzufügen!

Du willst deine E-Mails noch weiter personalisieren? Nichts leichter als das! Erfahre hier, wie das geht.



Schritt 4: Wähle deine Empfänger:innen aus

Falls du dies noch nicht in Schritt 3 erledigt hast, musst du abschließend noch entscheiden, an welche Kontaktliste du deine Massenmail versenden willst. Wenn du möchtest, kannst du dir selbst eine Test-Mail schicken, um zu sehen, wie deine Serienmail bei deinen Empfänger:innen ankommt. Wenn du zufrieden bist, musst du nur noch auf „Versand planen” klicken und dich für einen Versandzeitpunkt entscheiden. Das war’s schon!

Fazit: Serienmails mit Outlook verschicken – wann es Sinn macht und wann nicht

Prinzipiell spricht nichts dagegen, Massenmails mit Outlook zu versenden. Wenn du bereits Outlook nutzt, scheint das auf den ersten Blick die günstigste und unkomplizierteste Option zu sein. Doch der Schein trügt: Mit einer professionellen Newsletter Software lassen sich personalisierte Serienmails verschicken, die besser aussehen und im wahrsten Sinne des Wortes besser ankommen

Viele dieser Tools sind kostenlos und auch für Laien einfach zu bedienen – oftmals sogar einfacher als Outlook! Egal, ob du seriöses E-Mail Marketing betreiben oder einfach Freund:innen zu deiner Geburtstags-Party einladen willst: Der Massenversand von E-Mails geht mit einem professionellen Tool einfach leichter von der Hand.

Du willst eine professionelle E-Mail Software ausprobieren, aber weißt noch nicht genau, welche? Vielleicht helfen folgende Blog-Artikel ja bei der Entscheidungsfindung:

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