Was sind E-Mail Autoresponder und wie richte ich sie ein? 💡

Wenn Sie neu im E-Mail Marketing sind, haben Sie sicherlich eines schon bemerkt: An Akronymen und Fachbegriffen mangelt es hier nicht. Der Begriff Autoresponder ist definitiv einer von ihnen.

Wir verraten Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie zum Thema Autoresponder wissen müssen. Denn gerade in schnelllebigen, digitalen Zeiten wie heute ist es wichtig, dass Sie den Marketing Slang fließend drauf haben und stets den Überblick behalten.

Höchstwahrscheinlich haben Sie sogar schon einmal eine Autoresponse E-Mail versendet, ohne es bewusst mit diesem Fachbegriff in Verbindung zu bringen. Denn ein bekanntes Beispiel für Autoresponder sind Abwesenheits-E-Mails, die Sie einstellen, bevor Sie in den Urlaub fahren. 

Im E-Mail Marketing funktioniert ein Autoresponder auf ganz ähnliche Weise. Allerdings mit anderen Anwendungsfällen und Endzielen.

🤔 Was ist ein E-Mail Autoresponder?

Im Prinzip ganz simpel: E-Mail Autoresponder (auch Autoreply genannt) sind automatisch versendete E-Mails. 

Der E-Mail-Versand wird durch vordefinierte Ereignisse (sogenannte Trigger) wie zum Beispiel die Anmeldung zum Newsletter ausgelöst.

Fast alle professionellen E-Mail Marketing Softwares (Brevo (ex Sendinblue), Mailchimp, etc.) bieten heutzutage irgendeine Form von Autoresponder-Funktion an. Worin sich die Plattformen jedoch unterscheiden, ist der Grad der Komplexität dieser Funktion – aber dazu später mehr.

Wichtig für Sie zu wissen ist: Ein E-Mail Autoresponder ist quasi die einfachste Form von Marketing-Automatisierung.

Erfahren Sie hier alles, was Sie zum Thema Marketing Automation wissen müssen und erhalten Sie zudem ein kostenloses E-Book.

Der Unterschied zwischen E-Mail Marketing Automation und E-Mail Autoresponder?

Bei Marketing Automation Workflows handelt es sich um komplexere Abläufe, wobei das Ergebnis von Wenn/Dann/Sonst-Bedingungen bestimmt wird. Wir empfehlen den Einsatz von Marketing-Automatisierung, wenn Sie automatisch auf die Aktionen bzw. das Verhalten Ihrer Kontakte reagieren wollen. Versenden Sie beispielsweise einen Rabatt-Coupon, dann können Sie eine automatische Nachricht an diejenigen Kontakte verschicken, die auf den Link geklickt haben, sowie eine andere automatische E-Mail an diejenigen Kontakte, die den Link nicht geklickt haben.

Autoresponder-Sequenzen sind hingegen starrer und weniger komplex in ihrem Ablauf. Sie sind besonders geeignet, wenn Sie eine fortlaufende Serie von Nachrichten in bestimmten Abständen versenden möchten. Mehr dazu weiter unten in den Beispielen.

💙 Die Vorteile von Autoresponder E-Mails

Autoresponder E-Mails lassen sowohl auf Kund:innenseite als auch auf Marketer:innenseite Herzen höher schlagen. 

Falls Sie also bisher noch keine Autoresponse E-Mails versenden, dann überzeugen Sie ja vielleicht die folgenden Punkte:

• Sie sparen Zeit: Dank der Autoresponse-Funktion müssen Sie nicht jede E-Mail manuell erstellen und an all Ihre Empfänger:innen einzeln verschicken. Stellen Sie sich mal vor, wie viele unzählige Stunden Sie dadurch sparen? Ist die Autoresponder E-Mail einmal erstellt, versendet sie sich ganz von selbst. Immer und immer wieder.
  
• Sie entlasten Personal: Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es immer wichtiger, dass sich Mitarbeiter:innen nicht von wiederholenden Aufgaben ablenken lassen, sondern auf ihre Kerntätigkeiten und die wirklich wichtigen Dingen im Arbeitsalltag fokussieren. Damit steigt die Produktivität der Mitarbeiter:innen selbst und somit auch der Erfolg Ihres Unternehmens.
  
• Sie verbessern Ihre Kommunikation: Ob die neuesten Angebote, Produkte oder Unternehmens-News – Autoresponder E-Mails sind eine einfache und schnelle Möglichkeit, um Kund:innen auf dem Laufenden zu halten.
  
• Sie stärken Ihre Kund:innenbeziehung: Autoresponder E-Mails sind immer relevant und sorgen somit für ein besseres Kund:innenerlebnis. Mit Autoresponse E-Mails können Sie die Customer Journey aller Kund:innen in Echtzeit betreuen und versenden immer die richtige Botschaft zur richtigen Zeit. Und das wiederum stärkt das Vertrauen in Ihre Marke.
  
• Sie steigern Ihre Umsätze: Nutzen Sie die Momente, in denen das Interesse an Ihrer Marke am größten ist. Bieten Sie beispielsweise in Ihrer automatisierten Willkommens-Mail einen Rabattcode an und lassen Sie so Umsätze wachsen.

Autoresponder sind nur etwas für große Unternehmen?

Weit gefehlt. 

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon. Denn mithilfe des einfachen Automatisierungsprozesses lassen sich im Nullkommanix personelle, zeitliche und finanzielle Engpässe im Bereich des digitalen Marketings deutlich reduzieren.

Und das Beste an E-Mail Autorespondern? Die Einrichtung ist denkbar einfach.

Betrachten Sie Autoresponder E-Mails einfach als Ergänzung zu Ihrer Marketing-Kampagne.

😍 Anwendungsbeispiele für Autoresponder im E-Mail Marketing

Es gibt unzählige Beispiele dafür, wie Sie E-Mail Autoresponder in der Praxis einsetzen können. 

Im Folgenden stellen wir Ihnen die beliebtesten Anwendungsbeispiele vor.

Autoresponder-Beispiel: Double Opt-in Mail

Sie wissen ja: Im E-Mail Marketing führt kein Weg am Datenschutz vorbei. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). 

Das heißt: Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erhebt und verarbeitet, benötigen Sie zum Versenden Ihrer E-Mails immer das Einverständnis Ihrer Kontakte.

Mit einer Double Opt-in Mail geht das kinderleicht. Im Prinzip läuft das Double Opt-in-Verfahren so ab: 

• Jemand meldet sich mit seiner oder ihrer E-Mail-Adresse für Ihren Newsletter an.
  
• Sie versenden eine automatisierte E-Mail mit einem individuellen Link, um sich die Anmeldung bzw. Registrierung DSGVO-konform bestätigen zu lassen.
  
• Et voilà: Sie haben einen Kontakt mehr in Ihrer Verteilerliste. Ohne Klick auf diesen Link können und dürfen Sie keine E-Mails versenden. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zum Double Opt-in-Verfahren verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um sich die aktive und eindeutige Einwilligung Ihrer Empfänger:innen einzuholen.

Außerdem sind Sie mit Double Opt-in Mails nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und Ihren Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf Ihre Empfänger:innenqualität und damit auch auf Ihre Zustellrate aus.

Long story short: Double Opt-ins sind Autoresponder Mails, die wirklich jede:r Marketer:in verwenden sollte.

Autoresponder-Beispiel: Willkommens-Mailing

Die automatisierte Willkommens-Mail ist ebenfalls eine sehr beliebte Autoresponder E-Mail und erfolgt in der Regel direkt nach der Bestätigung der Newsletter-Anmeldung, also nach Abschluss des Double Opt-ins. 

Sie gehört zu denjenigen E-Mails mit der höchsten Öffnungsrate. Denn Ihre Empfänger:innen haben sich schließlich soeben aktiv und freiwillig in Ihren Onlineshop oder für Ihren Newsletter angemeldet. Nutzen Sie dieses Potenzial!

Heißen Sie neue Newsletter-Abonnent:innen willkommen und schaffen Sie so von Anfang an eine enge Kund:innenbindung. Denn: Der berühmte erste Eindruck zählt auch im E-Mail Marketing. 

Versenden Sie Autoresponder Welcome Mails aber nicht nur, um neue Abonnent:innen zu begrüßen und sich für das Interesse an Ihrer Marke zu bedanken. Nutzen Sie die Aufmerksamkeit, um beispielsweise auch Ihre Blog Highlights zu bewerben oder Empfänger:innen mit einem exklusiven Rabatt-Coupon zu überraschen.

Lassen Sie sich gerne von unserer Autoresponder-Willkommens-Mail inspirieren, die wir im Rahmen unseres Brevo (ex Sendinblue) Blog Newsletters versenden:

So heißen Sie Ihre Kund:innen richtig willkommen: in wenigen Schritten zur perfekten Willkommens-Mail.

Weitere Einsatzmöglichkeiten für E-Mail Autoresponder

Neben automatisierten Double Opt-in E-Mails und Willkommens-Mails gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, um Autoresponder effektiv für Ihr E-Mail Marketing zu nutzen. 

Beliebte Einsatzmöglichkeiten sind zum Beispiel auch:

• Geburtstags-/Jubiläums-E-Mails: Vergessen Sie dank Autoresponder nie wieder einen Geburtstag oder ein Jubiläum. Personalisierte E-Mails wie diese sind nicht nur super einfach umzusetzen, sondern auch super effektiv. Versenden Sie zur Feier des Tages ein individuelles Geschenk (exklusive Event-Einladung, Rabatt-Coupon, E-Book Downloadlink etc.) und zeigen Sie auf diese Weise besondere Wertschätzung.
  
• Warenkorbabbrecher-Mails: Warenkorbabbrecher:innen sind im E-Commerce leider keine Seltenheit. Versenden Sie automatisierte Nachfass-Mailings, die auf Grundlage der Artikel im Warenkorb ähnliche Produktempfehlungen enthalten. Oder locken Sie sie mit exklusiven und zeitlich begrenzten Angeboten oder Gutscheinen zurück in Ihren Onlineshop.
  
• Reaktivierungs-Mails: Rufen Sie sich bei inaktiven Kontakten wieder ins Gedächtnis und machen Sie auf sich aufmerksam. Versenden Sie Ihre automatisierte Reaktivierungs-Mail beispielsweise an Kontakte, die (je nach Versandfrequenz) Ihren Newsletter in den letzten 3 Monaten nicht geöffnet haben.
  
• Onboarding Mails: Onboarding-E-Mails sind eine super Möglichkeit, um mit neuen Kund:innen in Kontakt zu bleiben und sie mit Ihrem Produkt vertraut zu machen. Leiten Sie Nutzer:innen Schritt für Schritt an, wann und wo sie es benötigen (z.B. bei der Integration eines bestimmten Plugins).

• Feedback E-Mails: In Feedback Mails können Sie Ihre Kund:innen darum bitten, bestimmte Produkte, Dienstleistungen oder Veranstaltungen zu bewerten. Integrieren Sie eine Umfrage oder eine Bewertungsskala, um herauszufinden, wie Kund:innen über Ihr Unternehmen denken.

Erfahren Sie hier alles über die drei beliebtesten Marketing Automation Workflows.

Achtung: Nicht für Transaktions-E-Mails geeignet

Eine wichtige Info, die Sie immer im Hinterkopf behalten sollten: E-Mail Autoresponder sind nicht für den Versand von Transaktions-E-Mails geeignet. 

Konkret meinen wir damit jegliche Form von Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder andere zeitkritische E-Mails, die nach einer Transaktion versendet werden.

Denn Transaktions-E-Mails werden über einen SMTP-Server verschickt und dienen einem anderen Zweck als Marketing E-Mails. 

Noch mehr zum Thema Transaktionsmails erfahren Sie in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

Einige E-Mail-Marketing-Plattformen – Brevo (ex Sendinblue) inbegriffen – ermöglichen es Ihnen, sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails unter einem Dach zu verwalten. 

Bei CleverReach verwalten Sie hingegen ausschließlich Ihre Marketing E-Mails. Sie benötigen also noch einen weiteren Dienst, um Transaktions-E-Mails zu versenden. 

Bei Mailchimp, GetResponse und HubSpot beispielsweise ist der Versand von transaktionalen E-Mails zwar möglich, aber nicht wie bei Brevo (ex Sendinblue) direkt in der Software verfügbar und integriert. Sie müssten bei Mailchimp und GetResponse noch ein zusätzliches, kostenpflichtiges Add-On (z.B. Mandrill) dazukaufen.

In unserem Mailchimp-Vergleich erfahren Sie, wie der Anbieter gegenüber anderen Marketing Tools abschneidet. Wenn Sie nach einer HubSpot-Alternative suchen, empfehlen wir Ihnen unseren HubSpot-Vergleich.

🛠️ So wählen Sie das passende Autoresponder Tool

Konnten wir Sie bereits von Autoresponder E-Mails begeistern? Wenn Ja, dann geht es nun an die Wahl des passenden Tools. 

Zugegeben, der Markt ist groß und macht die Wahl zu einer echten Herausforderung. Es gibt viele Autoresponder-Plattformen, deren Funktionen und Preise sich zum Teil erheblich unterscheiden. 

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, beantworten Sie sich zunächst folgende Fragen:

• Wie hoch ist Ihr Budget? 
  
• Wie viele E-Mails versenden Sie pro Monat?
  
• Wie viele Kontakte haben Sie in Ihrer Liste?
  
• Welche Automatisierungsfunktionen sind Ihnen wichtig?
  
• Haben Sie vor, transaktionale E-Mails wie zum Beispiel Bestell-, Versand- oder Terminbestätigungen zu versenden? Wie bereits gesagt: Transaktions-Mails sind keine Autoresponder E-Mails, aber viele Marketer:innen bevorzugen es, alle E-Mails unter einem Dach mit einem Tool zu managen und zu versenden. Deshalb sollten Sie diesen Punkt bei Ihrer Wahl eventuell auch mit in Erwägung ziehen.

Achten Sie bei der Wahl Ihrer E-Mail Marketing Software vor allem darauf, was der Dienst in Bezug auf E-Mail-Automatisierung zu bieten hat.

Vergleichen Sie hier alle Funktionen und Preise der 12 beliebtesten Newsletter Softwares.

Wenn Sie Formulierungen wie “einfache Automatisierungssequenzen” lesen, bezieht sich das auf den E-Mail Autoresponder. Achten Sie darauf, dass hierbei alle einfachen Anwendungsfälle, die wir Ihnen oben vorgestellt haben, mit abgedeckt sind. 

Autoresponder sind wie gesagt nur ein Teil von Marketing Automation. Sobald Sie erste Ergebnisse Ihrer Autoresponder E-Mails sehen, werden Sie mit Sicherheit noch tiefer in die Welt der Marketing-Automatisierung eintauchen wollen. 

Werfen Sie also unbedingt auch einen Blick auf weitere Marketing-Automatisierungsfunktionen (z.B. Segmentierung, Lead Scoring, SMS Automation etc.). 

Die gute Nachricht: Mit dem kostenlosen E-Mail Autoresponder von Brevo (ex Sendinblue) können Sie täglich bis zu 300 automatisierte E-Mails an 2.000 Kontakte versenden!

Die noch bessere Nachricht: Auch erweiterte Marketing Automation Workflows sind bereits im kostenlosen Paket von Brevo (ex Sendinblue) verfügbar.

Probieren Sie es einfach einmal aus. Denn: Warum heute tun, was Sie gestern hätten automatisieren können?

💪 So richten Sie einen E-Mail Autoresponder ein

Theorie schön und gut. Wie sieht das ganze aber nun in der Praxis aus? 

Wir zeigen Ihnen am Beispiel der Willkommens-Mail, wie Sie Schritt für Schritt einen E-Mail Autoresponder mit Brevo (ex Sendinblue) einrichten.  

 Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Willkommens-E-Mail-Vorlage

First things first: Erstellen Sie als erstes Ihre Willkommens-E-Mail-Vorlage, das heißt die E-Mail, die letztlich im Postfach Ihrer Empfänger:innen landen soll.

Gehen Sie hierfür im Haupt-Dashboard zu “Kampagnen” und klicken Sie auf “Vorlage”. Sie können entweder eine neue Vorlage erstellen oder eine der Standardvorlagen von Brevo (ex Sendinblue) verwenden.

Speichern Sie am Ende Ihre Vorlage.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Marketing-Automatisierungs-Workflow

E-Mail-Vorlage erstellt? Super. Dann geht es im nächsten Schritt an die Erstellung des E-Mail-Automatisierungs-Workflows. 

Bei Brevo (ex Sendinblue) stehen Ihnen hierfür zwei Optionen zur Auswahl. Sie können entweder:

• einen eigenen Workflow von Grund auf erstellen. 

ODER

• eine Workflow-Vorlage von Brevo (ex Sendinblue) verwenden.

Gehen Sie auf die Registerkarte „Automation“ und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“. Wählen Sie anschließend den Workflow “Willkommensnachricht” aus.

Das System führt Sie nun durch alle Schritte, die zur Erstellung Ihrer Willkommens-E-Mail nötig sind.

Schritt 3: Wählen Sie Ihre E-Mail-Liste aus

Mal angenommen, Sie möchten Ihre Willkommens-Mail an neue Newsletter-Abonnent:innen verschicken. 

Wie Sie wissen, ist Ihr Newsletter-Anmeldeformular immer mit einer Kontaktliste verknüpft, in der neue Abonnent:innen gespeichert und hinzugefügt werden.

Wählen Sie nun diese Verteilerliste in den Workflow-Einstellungen aus. 

Schritt 4: Bestimmen Sie den Versandzeitpunkt

Entscheiden Sie, wie viel Zeit vergehen soll, bis Abonnent:innen eine Willkommensnachricht von Ihnen erhalten.

Unser Tipp: Lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen und versenden Sie die Willkommens-Mail so schnell wie möglich. Wir empfehlen eine Zeitspanne von ca. 1-3 Minuten. So hat Ihr Kontakt Sie garantiert noch in Erinnerung. 

Schritt 5: Wählen Sie Ihre Willkommen-E-Mail-Vorlage aus

Wählen Sie nun die E-Mail-Vorlage für Ihre Willkommensnachricht aus, die Sie im ersten Schritt erstellt und gestaltet haben.

Schritt 6. Aktivieren Sie den Workflow

Sie haben es fast geschafft!

Werfen Sie nun einen Blick auf Ihren eben erstellen Workflow. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie oben rechts auf “aktivieren”.

Et voilà: Sie haben Ihren ersten E-Mail Autoresponder erstellt.

Falls Sie noch unsicher sind: In diesem kurzen Video aus unserem kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar (Brevo (ex Sendinblue) Academy) wird noch einmal alles Schritt für Schritt erklärt. 

🚀 Bringen Sie Ihr E-Mail Marketing auf ein neues Level

Sie wissen nun, welche Vorteile Ihnen E-Mail Autoresponder bieten und wie Sie automatisierte E-Mail im Handumdrehen einrichten.

Wie Sie gesehen haben, ist die Einrichtung eines Autoresponders mit der passenden Software ein echtes Kinderspiel. Probieren Sie es einfach selbst einmal aus.

Werfen Sie einen Blick auf Ihre Customer Journey und markieren Sie alle Stellen, an denen Autoresponse E-Mails einen echten Mehrwert bringen können.

Automatisieren Sie Ihre Marketing-Prozesse und verbessern Sie noch heute Ihre Kund:innenkommunikation und treiben Sie Umsätze nach oben.

Falls Sie noch mehr über Automatisierung erfahren möchten, dann empfehlen wir Ihnen noch diese Blog-Artikel:

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• 3 Marketing Automation Workflows zum Nachmachen
• 3 KPIs, auf die es bei Marketing Automation ankommt
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