Oh ja, wir kennen es: Wir schicken eine E-Mail und auf irgendeine mysteriöse Weise kommt die E-Mail einfach nicht beim anderen an. Was im privaten Bereich vielleicht nur maximal ärgerlich ist, kann Unternehmen ein Vermögen kosten. Was tun?
Wir verraten dir, mit welchen 5 Tipps du deine Zustellrate im Nullkommanix verbesserst und deine E-Mails ohne Umwege genau dort landen, wo sie landen sollen: im Postfach deiner Empfänger:innen.
Falls du noch tiefer ins Thema einsteigen möchtest, lade dir gerne unser kostenloses E-Book herunter und erfahre in 5 umfassenden Kapiteln, was du alles tun kannst, damit deine E-Mails wirklich ankommen.
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Definition von Zustellrate
First things first: Gute Planung ist die halbe Miete
Einfach mal schnell eine E-Mail an die gesamte Kontaktliste verschicken? Klingt natürlich verlockend - aber bitte nicht zu voreilig! Die Gefahr, dass sich viele deiner Kontakte gar nicht für dein Mailing interessieren oder dein Newsletter im Spam landet und nicht geöffnet wird, ist groß.
Dein Newsletter muss mehr sein als nur eine Benachrichtigung, die du standardmäßig jede Woche oder jeden Monat an beliebige Kund:innen sendest. Nimm dir deshalb die Zeit und plane deine Newsletter-Kampagne.
Beantworte hierbei vor allem folgende Fragen:
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Inhaltlicher Mehrwert vorhanden? Im Prinzip ganz simpel: Je relevanter deine Inhalte, desto höher deine Zustellrate. Oder anders gesagt: Interessieren sich deine Kontakte nicht für das Thema deines Newsletters, kann es schnell passieren, dass E-Mails gelöscht werden, Empfänger:innen sich abmelden und auch die nächsten Mailings nicht gelesen werden. Und das wiederum führt dazu, dass du als Versender:in vom Provider negativ bewertet und deine Mailings von Google, Yahoo oder GMX direkt in den Spam-Ordner katapultiert werden. Ob exklusive Webinar-Einladungen oder spannende Rabattaktionen – überlege genau, womit du das Interesse deiner Leser:innen weckst.
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Bist du für deine Leser:innen erkennbar? Hebe dich von deinen Wettbewerbern ab und finde dein Design, deine Tonalität und deine redaktionelle Linie. Generell gilt im E-Mail Marketing: Das Auge liest mit. Ein hübsches Layout, catchy Überschriften, passende Bilder und knackige Texte sind das A und O für eine erfolgreiche E-Mail Kampagne. Das sieht nicht nur schöner aus, sondern macht auch Lust auf weitere E-Mails von dir.
- Sprichst du die Richtigen an? Interessante Inhalte und hübsche Gestaltung schön und gut. Aber behalte Eines immer im Hinterkopf: Deine Leser:innen wollen rechtzeitig und passend informiert werden. Das heißt für dich: Sprich sie zur richtigen Zeit mit den richtigen Botschaften an. Wie das geht? Indem du deine Empfänger:innen zum Beispiel in verschiedene Listen segmentierst und individualisierte Workflows einrichtest. Auf diese Weise spielst du nur die Inhalte aus, die wirklich relevant für die jeweiligen Empfänger:innen sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Newsletter als Spam markiert wird, sinkt damit enorm.
Keep it clean: Saubere Empfängerlisten, höhere Zustellrate
Nicht nur zuhause, sondern auch im E-Mail Marketing lohnt es sich, regelmäßig klar Schiff zu machen. Entferne Empfänger:innen, die – je nach Versandfrequenz – deinen Newsletter innerhalb der letzten sechs bis zwölf Monate nicht mehr geöffnet haben. Sortiere zudem regelmäßig Abmelder und Bouncer aus. Als Faustregel gilt: Halte deine Bounce Rate möglichst unter 0,5 Prozent.
Versteh uns nicht falsch: Große E-Mail-Listen sind ohne Zweifel etwas Tolles! Aber: Qualität vor Quantität. Also alle, die schon einmal mit dem Gedanken gespielt haben, E-Mail-Adressen käuflich zu erwerben, sollten dies ganz schnell wieder aus ihrem Kopf streichen. E-Mail-Adressen kaufen ist nicht nur rechtlich ein absolutes No-Go, sondern bringt dir auch in Sachen Relevanz keine Punkte. Denn wie bereits gesagt: Was nicht interessiert, wird auch nicht geöffnet. Für deinen Marketing-Erfolg sind gekaufte Adresslisten deshalb ohnehin wertlos und dein Geld an anderer Stelle besser aufgehoben.
Ab ins Postfach: Treffende E-Mails, treffende Betreffe
Wer öffnet schon einen Newsletter mit dem Betreff „Newsletter Nr. 12731283477“? Wohl niemand. Denn was soll einem diese wilde Nummer schon vermitteln. Entsprechend wichtig ist es, der Betreffzeile ein wenig Kreativität und Bedeutung zu schenken. Betreffzeilen sind der erste Eyecatcher deiner E-Mail und müssen im Postfach deiner Empfänger:innen innerhalb weniger Sekunden für Aufmerksamkeit sorgen.
Ist der Betreff besonders unglücklich gewählt, sorgt er sogar dafür, dass es deine E-Mail noch nicht einmal bis in das Postfach schafft. Mit viel Pech landet sie direkt im Spam. Dafür sorgen Spamfilter der jeweiligen E-Mail Provider. Einige Wörter und Zeichen triggern diese Spamfilter und versetzen sie in Alarmbereitschaft. Was tun? Befolge einfach ein paar Regeln:
- Kurz & knackig: Die Betrefflänge sollte 40 bis 60 Zeichen nicht überschreiten. Und: Der wichtigste Inhalt kommt immer zuerst.
- Werde persönlich: Personalisierung bereits im Betreff fördert den emotionalen Bezug und die Öffnungsrate.
- Motiviere: Wähle aktivierende Verben und teaser nur das an, was Empfänger:innen auch wirklich in der E-Mail zu erwarten haben.
- Vorsicht vor der Spam-Falle: Verwende keine Spam-Trigger in Betreffzeilen. Vermeide zu werbliche Formulierungen und verzichte auf Wörter, die dich unseriös erscheinen lassen. Solche Spam-Begriffe sind zum Beispiel:
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Oh, Datenschutz!
Ach ja, der Datenschutz. Im E-Mail Marketing führt einfach kein Weg an ihm vorbei. Und auch beim Thema Zustellbarkeit geht es nicht ohne ihn. Mit Inkrafttreten der DSGVO 2018 sind die rechtlichen Anforderungen erheblich gestiegen und die Menschen empfindlicher gegenüber Spam, Werbung und Datenverarbeitung im Internet. Das ist aber noch lange kein K.O.-Kriterium für die E-Mail. Richtig umgesetzt kann die Zustellbarkeit dennoch gewährleistet werden. Denn wer deinen Newsletter wirklich haben will, der stimmt dem Erhalt eindeutig zu und verschiebt deine Mailings sicherlich nicht in den Spam-Ordner. Was genau du tun kannst?
I. Rechtssichere Anmeldeformulare
Im Sinne der Datensparsamkeit dürfen Anmeldeformulare nur die Daten erheben, die für den Zweck notwendig sind. Für einen Newsletter heißt das also: nur die Mail-Adresse. Felder wie Name oder Geburtstag kannst du freiwillig ausfüllen lassen. Eine Pflichtangabe ist es jedoch nicht.
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Weiterhin muss im Formular erkennbar sein, für was genau sich dein neuer Kontakt anmeldet und was genau er zu erwarten hat (Zweckbindung). Eine Datenschutzerklärung und ein Hinweis zur möglichen Abmeldung sind obligatorisch.
Erfahre hier, wie du Schritt für Schritt DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare erstellst.
II. Das Double-Opt-In Mailing
Um wirklich genau nachweisen zu können, dass dein Kontakt eindeutig dem Erhalt des Newsletters zugestimmt hat, empfiehlt sich das Double-Opt-In-Mailing. Ein Double-Opt-In-Mailing wird nach der Anmeldung zum Newsletter an den Kontakt geschickt. In dem Mailing befindet sich ein Link, auf den geklickt wird, um die Anmeldung zu bestätigen.
Das hat folgenden Vorteil für dich: Es wird sichergestellt, dass sich dein neuer Kontakt tatsächlich selbstständig für den Newsletter angemeldet hat. Und das wirkt sich positiv auf deine Empfängerqualität aus. Denn du sorgst so dafür, dass nur Kontakte in deiner Liste sind, die sich auch wirklich für deine Themen und Mailings interessieren. Und das ist wieder gut für deine Zustellrate.
Jetzt wird's technisch: DNS, Warm-Up & irgendwas mit Reputation
Vor diesem Part schrecken die meisten erst einmal zurück: das technische Set-Up für eine wirklich gute Zustellrate. Eigentlich unbegründet, denn viel tun musst du dabei nicht wirklich. Das meiste erledigt der Software-Anbieter.
Worum geht es konkret? Zum Beispiel um das Thema Authentifizierung. Diese spielt für eine gute Zustellbarkeit eine besonders wichtige Rolle. Denn sie sorgt dafür, zu zeigen, dass deine Mailings kein Spam sind. Durch Authentifizierung wird die eigene Reputation an eine feste Domain gebunden und der empfangende Mailbox Provider kann somit sicherstellen, dass die E-Mail auch wirklich vom vermeintlichen Absender kommt und nicht gefälscht wurde. Für die Authentifizierung gibt es folgende Standards: DKIM, SPF oder DMARC. Aber wie gesagt: Alles technische übernimmt der Software-Anbieter.
Was du selbst tun kannst oder auch solltest, ist das Warm-Up deiner Domains. Da geht es eigentlich zu wie auf einer guten Party: Du fängst langsam an und steigerst mit der Zeit das Volumen. So können sich Empfänger:innen an die E-Mails gewöhnen und sie werden davon im Postfach nicht überrumpelt. Überrumpelte Empfänger:innen löschen E-Mails tendenziell oder verschieben sie direkt in den Spam-Ordner.
Noch mehr Tipps und Tricks für erfolgreiches E-Mail Marketing gibt es hier.
Zustellbarkeit ist keine Rocket Science
Die Gründe für das Nichtzustellen von E-Mails sind vielfältig. Aber noch viel vielfältiger sind die Maßnahmen, um genau das zu vermeiden. Nimm das Thema Zustellbarkeit einfach selbst in die Hand und sorge im Nullkommanix dafür, dass deine Mailings ankommen – und zwar so richtig. Denn was nützt der weltbeste Newsletter, wenn er nicht im Posteingang deiner Kund:innen landet und letztlich nicht gelesen wird?
Beeinflusse deine Zustellrate, indem du dein E-Mail Marketing rechtlich sauber umsetzt, deine Newsletter stets optimierst, Empfängerlisten sauber hältst und relevante Inhalte anbietest, die interessieren und zum Öffnen und Lesen motivieren. Kurz gesagt: gute Performance = gute Zustellrate. Alles Technische übernimmt der Software-Anbieter.
Also, worauf wartest du noch? Du weißt ja jetzt, worauf es ankommt. Und wenn du noch mehr wissen willst, als in diesem Artikel steht, dann lade dir einfach unser kostenloses E-Book zum Thema Zustellbarkeit herunter.