Die Suche nach einem VoIP-Anbieter bereitet dir Kopfzerbrechen? Kein Wunder – die Vielfalt der Angebote kann überwältigend sein und die Liste der Kriterien für einen Vergleich scheint unendlich. Dabei führt heute kein Weg mehr an VoIP (Voice over IP) vorbei. Denn die Technologie hat die Art und Weise, wie wir telefonieren, nachhaltig verändert.
Die Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters ist von entscheidender Bedeutung für eine moderne, kostenbewusste und effiziente Kommunikation. Wir helfen dir bei deiner Entscheidung für einen geeigneten Provider. Erfahre in diesem Artikel, was VoIP eigentlich ist, welche Vorteile es mit sich bringt und welche Vergleichskriterien besonders wichtig sind. Lerne außerdem 9 der wichtigsten VoIP-Anbieter kennen, die du bei deinem Vergleich berücksichtigen solltest.
Inhaltsverzeichnis
Warum brauche ich einen VoIP-Anbieter?
VoIP, kurz für Voice over Internet Protocol, ermöglicht dir das Telefonieren über das Internet. Deswegen wird in diesem Zusammenhang auch von der IP-Telefonie oder der Internettelefonie gesprochen. Heute wird VoIP sowohl für die Festnetztelefonie per Cloud-Telefonanlage genutzt, als auch für das Telefonieren über mobile Endgeräte.
Statt analoger Telefonleitungen werden bei der IP-Telefonie Sprachdaten in digitale Signale umgewandelt und über das Internet übertragen. Sie ermöglicht nicht nur Sprachanrufe, sondern auch Video- und Konferenzgespräche sowie Chats und den Austausch verschiedenster Daten über IP-Netzwerke.
Mittlerweile hat die VoIP-Technologie die Telefonie über klassische Telefon- oder ISDN-Leitungen vollständig abgelöst. Wenn du in Deutschland per Festnetz telefonieren möchtest, führt also kein Weg an einem VoIP-Anbieter vorbei. Außerdem hat das Telefonieren über das Internet diverse Vorteile – darunter die folgenden:
Einfache Einrichtung
Die Einrichtung von VoIP-Diensten oder einer VoIP-Telefonanlage erfordert nur wenige Schritte. Die meisten VoIP-Anbieter haben benutzerfreundliche Installationsassistenten, die dich durch den Prozess führen. Sogar Menschen ohne technische Vorkenntnisse können VoIP-Dienste ohne Schwierigkeiten einrichten. Grundvoraussetzung für eine gute Sprachqualität ist lediglich eine schnelle Internetverbindung, beispielsweise per DSL.
Spielt die Integration von CRM-Systemen oder Kommunikations-Tools eine Rolle für dein Unternehmen, bekommst du hierfür in der Regel einen maßgeschneiderten Service vom jeweiligen Provider.
Kosteneinsparung
Früher gab es neben der Telekom nur wenige Telefonieanbieter. Die heutige Vielfalt der VoIP-Anbieter ermöglicht jedoch mehr Wettbewerb und eine größere Preisspanne. Besonders bei internationalen Anrufen können deutliche Einsparungen für dich entstehen, da die Telefonie über das Internet abgewickelt wird und die Entfernung keine große Rolle mehr spielt. Du nutzt einfach deine bestehende Internetverbindung und wählst dich am PC oder Mobilgerät ein. Teure Roaming-Gebühren fallen dadurch keine mehr an. Und auch Hardware-Kosten entstehen dir (fast) keine, denn internetfähige Geräte besitzen deine Teams höchstwahrscheinlich sowieso bereits.
Standortunabhängigkeit
Mit VoIP genießt du maximale Standortunabhängigkeit. Im Prinzip kannst du von überall aus Anrufe tätigen und empfangen. Alles, was du brauchst, ist eine stabile Internetverbindung. Egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – du bleibst immer über dieselbe Nummer erreichbar.
Die Standortunabhängigkeit von VoIP ermöglicht flexibles Arbeiten und eine nahtlose Kommunikation, ganz ohne räumliche Einschränkungen. So kannst du zum Beispiel auf Geschäftsreisen deine VoIP-Verbindung nutzen und bleibst für deine Kundschaft und Mitarbeitenden jederzeit erreichbar. Und auch deine Mitarbeitenden können von überall aus über dieselbe virtuelle Telefonnummer telefonieren.
9 VoIP-Anbieter im Detailvergleich
Wenn es darum geht, einen passenden VoIP-Anbieter für dein Unternehmen zu finden, wirst du schnell feststellen: Es gibt jede Menge Provider, deren Funktionen und Preismodelle teils stark variieren. Häufig verstehen sich die Preisangaben auf monatlicher Basis und pro Nutzer:in bzw. pro Nebenstelle (damit ist die Anzahl der Telefonanschlüsse einzelner Mitarbeiter:innen gemeint).
Zusätzlich fallen Gesprächskosten an. Bei einigen VoIP-Anbietern gibt es dafür Minutentarife – du bezahlst also einen gewissen Centbetrag pro Gesprächsminute –, andere wiederum bieten dir Flatrates an, mit denen du eine unbegrenzte Anzahl an Telefonaten tätigen kannst. Und wieder andere VoIP Provider geben dir die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob du lieber einen Minutentarif oder eine Flatrate nutzen möchtest.
Um trotz dieser Unterschiede eine fundierte Entscheidung treffen zu können, solltest du neben dem Preis auch auf den Funktionsumfang der einzelnen Anbieter schauen. Zuweilen musst du wichtige Funktionen einzeln dazu buchen.
Grundsätzlich ist dein Risiko aber überschaubar, denn viele Anbieter ermöglichen dir eine kostenlose Testphase oder bieten Tarife an, die du monatlich kündigen kannst. Um dir einen Anhaltspunkt zu geben, welcher Anbieter für dich der richtige sein könnte, haben wir 9 VoIP-Anbieter genauer unter die Lupe genommen.
Brevo Phone
Brevo ist ein leistungsstarker VoIP-Anbieter mit vielen nützlichen Funktionen rund um die Cloud-Telefonie. Du kannst bei Brevo entweder eine kostenlose virtuelle Telefonnummer erstellen oder eine bereits vorhandene Nummer importieren und damit weltweit telefonieren – auf Wunsch auch per mobiler App. Darüber hinaus erhältst du bei Brevo Zugang zu Funktionen wie Anrufweiterleitungen, Voicemails, Willkommensnachrichten und mehr, die es dir ermöglichen, noch besser auf deine Kund:innen einzugehen.
Besonders praktisch: Brevo bietet nicht nur eine Cloud-Telefonanlage an, sondern eine komplette CRM-Suite mit diversen Marketing und Sales Tools. E-Mail Newsletter, Automatisierungen, WhatsApp-Kampagnen, Live Chat und ein Vetriebs-CRM: Diese und viele weitere Funktionen sind bei Brevo auf einer einzigen Plattform gebündelt. Dadurch musst du nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln und kannst deine Kund:innen ganzheitlich betreuen.
Grundlegende Funktionen gibt es bei Brevo Phone kostenlos, fortgeschrittene Funktionen wie z.B. Voicemail und Anrufaufzeichnungen bekommst du im Pro-Paket ab 19€/Monat.
Sipgate
Sipgate überzeugt mit einer besonders benutzerfreundlichen Plattform, die eine einfache Einrichtung und intuitive Nutzung ermöglicht. Die Skalierbarkeit der Dienste erlaubt zudem eine flexible Anpassung an sich veränderte Anforderungen in deinem Unternehmen. Dank einer breite Palette von Integrationen mit CRM-Systemen und Kollaborations-Tools kannst du Sipgate nahtlos in deine bestehenden Arbeitsabläufe intergrieren.
Preise für Unternehmen starten ab 12,95€ pro Monat und pro Benutzer:in. Das kleinste Paket bussiness S umfasst unter anderem die Telefonie per Festnetz und Mobilfunk, ein Softphone und eine Web-App für Nutzer:innen und Admins. Bei Bedarf kannst du eine Mobilfunk Flatrate hinzubuchen; eine Flatrate für Festnetzanrufe gibt es jedoch erst ab dem teureren business L Tarif. In den höheren Tarifen erhältst du außerdem Zusatzfunktionen wie eine Warteschleife, ein Sprachmenü (IVR) und ein Besetztlampenfeld (BLF).
Fonial
Fonial ist ein Unternehmen der EnBW. Es zeichnet sich durch eine zuverlässige Plattform und volumenbasierte Tarife aus. Du zahlst also nur, was du wirklich nutzt. Die Möglichkeit, VoIP-Dienste mit mobilen Geräten zu verbinden, erleichtert die Kommunikation von überall aus.
Fonial gibt es bereits ab 0,00€ im Tarif fonial FREE. Hier zahlst du keine Grundgebühr, sondern lediglich den entsprechenden Minutentarif (1,9 ct netto pro Minute ins deutsche Festnetz und 19 ct netto pro Minute ins deutsche Mobilfunknetz).
Den höheren Tarif fonial PLUS erhältst du ab 2,90€ im Monat. Die Minutentarife sind in diesem Paket deutlich günstiger. Zudem hast du hier die Option, eine Flatrate zu buchen. Zugriff auf eine Menge Zusatzfunktionen wie fortlaufende Rufnummern, Besetztlampenfelder, individuelle Wartemusik und vieles mehr sind in diesem Tarif ebenfalls inklusive.
Nfon
Der nächste VoIP-Anbieter in unserem Vergleich ist Nfon. Nfon bietet dir mit der Cloud-Kommunikationsplattform Cloudya eine umfassende Palette an Funktionen, die speziell für Unternehmen mit mehreren Standorten interessant sein dürften, wie zum Beispiel für den Einzelhandel. Auch dieser Internettelefonie-Anbieter erlaubt dir eine Anpassung an die jeweils aktuellen Anforderungen in deinem Unternehmen. So kannst du die Lösung mit über 300 CRM-Plattformen und diversen anderen Tools wie z.B. Outlook oder Google Contacts verknüpfen.
Du kannst bei Nfon entweder pro Minute bezahlen oder Flatrates buchen. Die Deutschland-Festnetz-Flatrate gibt es für 3,90€, die Deutschland-Festnetz-Mobil Flat für 8,90€. Nützliche Funktionen wie Rufweiterleitungen, Warteschleifen, Anrufbeantworter, IVR und Telefonkonferenzen sind dabei inklusive. Für einige Funktionen, beispielsweise die Computer Telephony Integration (CTI), musst du zusätzlich zahlen.
Easybell
Easybell richtet sich sowohl an große und kleine Unternehmen als auch an Privatpersonen. Entsprechend vielseitig sind die Tarife und Angebote. Neben einer Cloud-Telefonanlage bietet Easybell auch einen DSL-Anschluss und einen SIP-Trunk-Telefonanschluss an.
Entscheidest du dich für das günstigste Paket „Cloud Telefonanlage 10″, dann zahlst du dafür 9,95€/Monat (für 10 Nebenstellen und 10 Endgeräte). Obendrauf kommen die Verbindungskosten. Hier kannst du zwischen einem Minutentarif und diversen Flatrate-Optionen wählen.
Natürlich stehen dir auch bei Easybell diverse Zusatzfunktionen rund um die IP-Telefonie zur Verfügung, darunter Warteschleifen, individuelle Wartemusik, Rufweiterleitungen und vieles mehr. Auf Wunsch kannst du bei Easybell auch Hardware bestellen, zum Beispiel IP-Telefone und Router.
Aircall
Aircall setzt auf transparente Preispakete und Flexibilität für Unternehmen verschiedener Größen durch einfache Up- und Downgrades. Im Essentials-Tarif für monatlich 30€ pro Benutzer:in bekommst du eine örtliche Rufnummer, 1.000 Freiminuten für inländische Anrufe und Zugriff auf diverse nützliche Funktionen wie Anrufaufzeichnungen, Anrufstatistiken, Weiterleitungen und Telefonkonferenzen.
Im Professional-Tarif für monatlich 50€/Nutzer:in kannst du dann unbegrenzt lange innerhalb Deutschlands telefonieren. Zusätzlich profitierst du von fortgeschrittenen Funktionen wie Live Call Monitoring, einem unbegrenzten Zugang zu Anrufaufzeichnungen und noch detaillierteren Analysen. Neben Essentials und Professional bietet Aircall auch individuell zugeschnittene Pakete an.
Placetel
Der nächste VoIP-Anbieter in unserem Vergleich gehört zum Telekommunikationsunternehmen CISCO: Placetel. Der VoIP-Anbieter wirbt mit einer Einrichtung in nur fünf Minuten und mit über 150 Telefonanlagen-Funktionen. Ab 4,90€ pro Monat und Nutzer:in bekommst du hier eine solide VoIP-Lösung mit gängigen Funktionen, darunter IVR, Anrufaufzeichnungen und Anrufweiterleitungen. Integrationen, zum Beispiel mit HubSpot, Salesforce oder MS-Teams, lassen sich auf Wunsch ergänzen.
Bei Bedarf kannst du eine Allnet Flatrate kostenpflichtig hinzubuchen, oder du entscheidest dich für den höheren Tarif ab 9,90€ pro Monat und Nutzer:in (bei einer Laufzeit von 24 Monaten) – hier ist eine Flatrate inklusive. Das dürfte beispielsweise für Callcenter interessant sein. Außerdem sind in diesem Paket die Videokonferenz-Lösung Webex Meetings, eine Chat-Funktion und weitere fortgeschrittene Funktionen enthalten.
Du brauchst nicht nur eine virtuelle Telefonanlage, sondern auch die entsprechende Hardware, z.B. ein IP-Telefon? Auch das kannst du direkt über Placetel bestellen.
Equada
Der VoIP-Anbieter Equada bietet Cloud- und Datenspeicherlösungen für Geschäftskund:innen an, darunter auch SIP Trunks und eine Cloud-Telefonanlage – die sogenannte Hosted-PBX. Diese kannst du ab 3 Teilnehmenden für je 8,80€ im Monat buchen. Mit dabei sind Funktionen wie Weiterleitungen, Besetztlampenfelder, Anrufbeantworter und mehr. Außerdem gibt es diverse optionale Features, die du bei Bedarf hinzufügen kannst – zum Beispiel Sprachmenüs und Integrationen mit CRM-Systemen.
Übrigens: Mit steigender Nutzeranzahl sinken bei diesem Anbieter die Kosten pro Kopf. So bezahlst du bei 10 Teilnehmer:innen beispielsweise nur noch 7,80€ pro Person. Fürs Telefonieren selbst fallen wie überall zusätzliche Kosten an – hier kannst du zwischen einem Minutenpreis und einer Flatrate wählen.
Toplink
Der letzte VoIP-Anbieter in unserem Vergleich richtet sich nicht nur an große, sondern ausdrücklich auch an kleine und mittlere Unternehmen: Toplink ist spezialisiert auf digitale Arbeitsplätze sowie auf Lösungen für die Cloud-Kommunikation. Dazu zählen SIP-Trunking und eine Cloud-Telefonanlage.
Bei Toplink gibt es Tarife für Selbstständige und kleine Unternehmen ab einer monatlichen Grundgebühr von 4,90€. Für Anrufe ins deutsche Festnetz zahlst du in diesem Tarif 0,015€/Min., für Anrufe ins deutsche Mobilfunknetz 0,156€/Minute. Wenn du erst einmal testen willst, ob Toplink der richtige Anbieter für dich ist, kannst du eine kostenlose 30-tägige Testversion buchen.
Auch für höhere Ansprüche gibt es bei Toplink entsprechende Pakete, in denen eine Flatrate ins deutsche Festnetz entweder inklusive ist oder dazu gebucht werden kann. Bis zu 50 Telefonleitungen sind hier möglich.
Insgesamt bietet Toplink mehr als 160 Funktionen rund um die VoIP-Telefonie, darunter IVR, Rufweiterleitungen, Konferenzschaltungen und mehr. Auch eine Integration mit HubSpot, Salesforce, Microsoft Teams und anderen Softwares ist möglich.
5 Dinge, auf die du bei der Wahl deines VoIP-Anbieters achten solltest
Bei der Auswahl deines VoIP-Anbieters gibt es einige Faktoren, auf die du achten solltest. Überlege dir ganz genau, wie du deine VoIP-Verbindung einsetzen möchtest, damit du am Ende auch wirklich genau den Anbieter findest, der zu deinem Unternehmen passt.
Telefonieren du und deine Mitarbeitenden beispielsweise sehr viel? Dann macht es Sinn, sich nach VoIP-Anbietern umzuschauen, die eine Flatrate anbieten. Verwendest du ein CRM-System zur Verwaltung deiner Kundenbeziehungen? Dann solltest du darauf achten, dass du dieses nahtlos mit deiner VoIP-Lösung verknüpfen kannst, um Kundenprofile unkompliziert mit neuen Daten anzureichern.
Worauf du sonst noch bei der Wahl deins VoIP-Anbieters achten solltest, zeigen wir dir in diesem Abschnitt.
1. Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Aspekt bei der Wahl eines VoIP-Anbieters. Denn eine intuitive Oberfläche und leicht verständliche Funktionen erleichtern die Nutzung des Dienstes erheblich. Das ist vor allem dann wichtig, wenn technisch weniger versierte Personen mit der Lösung arbeiten sollen. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit trägt maßgeblich dazu bei, dass du das volle Potenzial deiner VoIP-Plattform ausschöpfen kannst.
2. Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit eines VoIP-Anbieters ist vor allem für KMUs von großer Bedeutung – schließlich soll die Lösung mit dem Wachstum deines Unternehmens Schritt halten können. Achte deshalb darauf, dass du problemlos zusätzliche Benutzer:innen, Funktionen und Nebenstellen hinzuzufügen und bestehende Konten anpassen kannst – und die Mehrkosten dafür noch tragbar sind. Auch die Option, eine Flatrate abzuschließen, kann praktisch sein, sobald du eine gewisse Anzahl an Anrufen tätigst.
Ein flexibler VoIP-Anbieter erlaubt es dir, deine Kommunikationslösung an die wechselnden Anforderungen in deinem Unternehmen anzupassen. Im besten Fall erhältst du außerdem Vergünstigungen, je mehr Nutzer:innen du anmeldest.
3. Datenschutz
Der Datenschutz ist ein zentraler Faktor bei der Auswahl eines VoIP-Anbieters – schließlich werden in Telefonaten oft sensible Kommunikationsdaten ausgetauscht. Informiere dich deshalb im Vorfeld, welche Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter trifft, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Ein vertrauenswürdiger VoIP-Anbieter nutzt zum Beispiel aktuelle Verschlüsselungstechnologien, um die Vertraulichkeit deiner Gespräche zu gewährleisten.
Zudem ist es hilfreich, wenn sich dein VoIP-Anbieter in Deutschland oder der EU befindet und sich mit den Anforderungen der DSGVO auskennt. Im Idealfall stehen auch die Rechenzentren des Anbieters innerhalb der EU.
4. Preis & Preismodell
Wie du in unserem Vergleich gesehen hast, sind die Preise und Preismodelle der VoIP-Anbieter äußerst vielfältig und können teils stark variieren. Viele Provider bieten dir beispielsweise an, zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Abrechnung zu wählen. Monatliche Zahlungen bieten dir mehr Flexibilität, während jährliche Abrechnungen meist mit Rabatten einhergehen. Steigende Nutzerzahlen bedeuten in der Regel günstigere Konditionen pro Kopf.
Neben der Höhe der Grundgebühr solltest du zudem darauf achten, ob bei deinem Anbieter Einrichtungsgebühren anfallen. Manche VoIP-Anbieter verzichten darauf, um den Einstieg oder den Wechsel zu erleichtern.
Ergänzend dazu fallen immer auch Kosten für ausgehende Anrufe an, die je nach Zielort und gewähltem Tarif variieren. Oft hast du hier die Möglichkeit, eine Flatrate oder einen Tarif mit Freiminuten zu wählen – das macht vor allem für Vieltelefonierer Sinn.
5. Integrationsmöglichkeiten
Die Integrationen externer Softwares mit deiner VoIP-Lösung eröffnet dir vielfältige Chancen zur Optimierung deines unternehmerischen Alltags. Durch die nahtlose Verknüpfung von Kommunikationsdaten und Kundeninformationen kannst du noch besser auf deine Kund:innen eingehen.
So kann es beispielsweise Sinn machen, dein CRM-System oder Kollaborations-Tools wie MS-Teams mit deiner Cloud-Telefonanlage zu verknüpfen. Das fördert außerdem eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Achte deswegen bei der Wahl deines VoIP-Anbieters darauf, dass sich die Lösung mit den Softwares verknüpfen lässt, die du bereits nutzt.
Fazit: So findest du den besten VoIP-Anbieter für dein Unternehmen
Zugegeben, die Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters kann vor allem Einsteiger:innen schnell überfordern. Denn nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch die Preismodelle variieren von Anbieter zu Anbieter. Eine Konstante gibt es dennoch: Bei allen von uns vorgestellten Providern profitierst du von den grundsätzlichen Vorteilen von VoIP – darunter Kosteneinsparungen, Standortunabhängigkeit und eine einfache Einrichtung.
Damit du einen VoIP Provider findest, der auch wirklich zu deinem Unternehmen passt, solltest du zunächst deine individuellen Anforderungen definieren. Frage dich zum Beispiel, welche Funktionen du unbedingt benötigst und wie viele Mitarbeiter:innen mit deinem VoIP-Telefonsystem telefonieren sollen.
Schau außerdem nicht nur auf den Preis, denn der Teufel liegt im Detail. Lässt sich dein CRM-System beispielsweise nicht mit deiner VoIP-Lösung integrieren, ist die Preisersparnis bei Anbieter A im Vergleich zu Anbieter B, der die Integration ermöglicht, vielleicht gar nicht mehr so attraktiv.
Achte schließlich auch auf zusätzliche Kriterien, die dir besonders wichtig sind. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erspart dir beispielsweise Frust im Alltag und eine gute Skalierbarkeit ist wichtig für die Wachstumspläne deines Unternehmens.
Hast du diese Fragen erst einmal geklärt, steht einer effektiven und zukunftssicheren Unternehmenskommunikation nichts mehr im Wege!
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