Ob B2B oder B2C: Wer heutzutage Termine mit Kund:innen vereinbaren will, tut das am besten mit einem Online-Terminbuchungs-Tool. Das ist oft einfacher, als Termine per Telefon oder E-Mail zu vereinbaren. Eine beliebte Software, mit der du online Termine vereinbaren kannst, ist Calendly.
In diesem Artikel erklären wir, was Calendly zu bieten hat und vergleichen das Tool mit 9 Alternativen, die eventuell besser zu dir passen.
Das Wichtigste in Kürze
Warum lohnt sich ein Blick über Calendly hinaus?
Calendly ist zwar bekannt, hat aber Schwächen bei Datenschutz und Funktionsumfang – vor allem im kostenlosen Tarif.
Welche Calendly-Alternativen gibt es?
Zu den beliebtesten Calendly-Alternativen zählen Brevo, MeetFox, Doodle, Simplybook.me, OnceHub, Mixmax, Setmore, Chili Piper und Youcanbook.me.
Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Calendly-Alternative achten?
Einige wichtige Kriterien sind Funktionsumfang, verfügbare Integrationen, Lokalisierung und DSGVO-Konformität.
Inhaltsverzeichnis
Das kann Calendly
Calendly ist eines der bekanntesten Terminbuchungs-Tools. Doch was kann die Anwendung genau? Wir geben dir einen Überblick.
Terminbuchung
Die Kernfunktion von Calendly ist die Terminbuchung. Wenn Leads und Kund:innen deine Website besuchen und du dort Calendly eingebettet hast, können sie sich mit nur wenigen Klicks einen Slot im virtuellen Terminkalender aussuchen. Du kannst den Link zu deinem Kalender auch einfach kopieren und per E-Mail und Social Media teilen.
Automatisierung
Noch smarter wird die Online-Terminbuchung mit Calendly durch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten. So kannst du beispielsweise Workflows für den Versand von Erinnerungs-Nachrichten und Terminbestätigungen erstellen. Außerdem kannst du gebuchte Termine automatisch verfügbaren Teammitgliedern zuordnen.
Integrationen
Wenn du möchtest – und bereit bist, dafür zu zahlen – kannst du Calendly auch mit deinem CRM, deiner E-Mail Marketing Software und weiteren Kalendern, z.B. deinem Google Calendar, verbinden. Die meisten App-Integrationen sind allerdings erst ab dem Standard-Tarif verfügbar. Zu den bekanntesten Integrationen zählen Zoom, PayPal, Google Analytics und Mailchimp.
Viele Unternehmen nutzen Excel zur Terminplanung. Warum das nicht die beste Lösung ist, verraten wir in diesem Artikel.
Warum sollte ich mich nach einer Calendly-Alternative umschauen?
Klingt nicht schlecht, oder? Trotzdem kann es sich für dich lohnen, auf der Suche nach einem Terminbuchungs-Tool auch die ein oder andere Calendly-Alternative in Betracht zu ziehen. Warum, erklären wir in diesem Abschnitt.
DSGVO
Der wohl größte Nachteil von Calendly ist die mangelnde DSGVO-Konformität. Calendly ist ein US-amerikanischer Anbieter, dessen Server sich ebenfalls in den USA befinden. Das Problem: Wenn du Calendly nutzt, erhebst du personenbezogene Daten deiner Kund:innen, die dann in den USA gespeichert werden. Damit ist der Anbieter nicht zu 100% DSGVO-konform. Das Problem kannst du umgehen, indem du ein Tool wählst, das Daten auf Servern innerhalb der EU speichert.
Eingeschränkte kostenlose Version
Calendly kannst du völlig kostenlos nutzen. Das mag zunächst gut klingen, allerdings stößt du bezüglich des Funktionsumfangs mit der Gratis-Version von Calendly schnell an deine Grenzen. So sind die meisten Integrationen erst im Standard-Tarif für $ 10/Monat verfügbar. Außerdem kannst du mit der kostenlosen Version keine Erinnerungen verschicken und auch keine Zahlungen abwickeln. Bei einigen Calendly-Alternativen sind diese und weitere Funktionen bereits im kostenlosen Tarif inbegriffen.
Wenn du lieber per E-Mail eine Terminanfrage formulieren willst, findest du in diesem Artikel einige Formulierungshilfen.
Unsere Methodik bei Brevo: So vergleichen wir
Die in diesem Artikel genannten Tools wurden von uns auf Basis eigener Recherche und Analyse ausgewählt und evaluiert. Wie genau wir dabei vorgehen, kannst du in unserem ausführlichen Artikel nachlesen. Wir erhalten keine finanzielle Vergütung oder Provisionen für die Erwähnung dieser Produkte.
Bitte beachte, dass es sich bei den hier genannten Funktionen immer nur um Auszüge aus dem Angebot der Softwares handelt. Um genaue Preisinformationen bezüglich eines bestimmten Features sowie eine vollständige, tagesaktuelle Funktionsübersicht zu erhalten, empfehlen wir dir, die Website des jeweiligen Anbieters aufzusuchen.
Welche Calendly-Alternativen gibt es? 9 Tools im Vergleich
Das sind die 9 besten Calendly-Alternativen 2025:
- Brevo
- MeetFox
- Doodle
- SimplyBook.me
- OnceHub
- Mixmax
- Setmore
- Chili Piper
- Youcanbook.me
All diese Tools bieten diverse Funktionen rund um die Online-Terminbuchung. Doch welches davon ist das richtige für dich? Wir haben uns 9 der besten Alternativen zu Calendly im Detail angeschaut und ihre Funktionen miteinander verglichen.
Brevo
Brevo ist eine CRM-Suite mit integriertem Terminplanungs-Tool, das dir die Vereinbarung von Kundenterminen erleichtert. Mit der Software kannst du eine eigene Buchungsseite erstellen und sie ganz nach deinem Geschmack individualisieren. Diese Seite kannst du dann in deine Website einbetten oder als Link mit Leads und Kund:innen teilen.
Die Terminbuchungsfunktion von Brevo ist Teil der kostenlosen Marketing Platform.
Weitere erwähnenswerte Funktionen von Brevo:
- Online-Buchungskalender
- Synchronisation mit Outlook- oder Google-Kalender
- Online-Meetings direkt im Browser starten
- Zahlungen abwickeln
Das macht Brevo zu einer guten Calendly-Alternative:
- DSGVO-konform: Deutscher Server-Standort, TÜV-Prüfbericht und rechtssichere Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung
- Preis: Alle Terminbuchungsfunktionen von Brevo sind dauerhaft kostenlos verfügbar
- Umfang: Wenn du willst, kannst du über Brevo nicht nur die Terminvereinbarung mit Kund:innen abwickeln, sondern beispielsweise auch E-Mail, WhatsApp und SMS Marketing betreiben
Erfahre, warum sich Unternehmen für Brevo entscheiden
Wir sind begeistert!
Wir hatten vorher in unserem Unternehmen ein anderes System, welches vom Workflow meiner Meinung sehr umständlich war. Durch Zufall hatte ich damals sendinblue (jetzt Brevo) entdeckt und war schon beim Testen begeistert. Alles viel logischer, besser übersetzt und vor allem viel viel schneller als das alte System. Wir nutzen es immer mehr und haben es auch schon weiterempfohlen.
Centralgarage Schaeffer GmbH,
Trustpilot-Rezensent:in
Brevo ist sehr übersichtlich
Brevo ist eine sehr übersichtliche Plattform für Direct-Marketing und Newsletter.
Martin Wohlmuth,
Trustpilot-Rezensent
Unkompliziert zu handhaben!
Ich finde die unkomplizierte Handhabung und die Zuverlässigkeit als sehr entspannend. Das Design wirkt sehr professionell und ist leicht zu erstellen.
Franconia - Heart of Europe,
Trustpilot-Rezensent:in
MeetFox
Das nächste Tool in unserem Vergleich stammt vom österreichischen Anbieter MeetFox. Auch mit MeetFox kannst du personalisierte Buchungsseiten erstellen, über die deine Leads und Kund:innen dann Termine mit dir vereinbaren können. Den entsprechenden Buchungslink kannst du auf deiner Website, aber auch auf Instagram, Facebook, Google und Co. einbetten.
Wie auch Calendly bietet MeetFox eine Synchronisierung mit Outlook- und Google-Kalendern an.
Das macht MeetFox zu einer guten Calendly-Alternative:
- DSGVO-konform: Die Server von MeetFox stehen innerhalb der EU – ein großer Vorteil gegenüber US-Anbietern wie Calendly
- Umfangreicher kostenloser Tarif: Bereits mit der Gratis-Version von MeetFox kannst du Zahlungen abwickeln (hier fällt lediglich eine Transaktionsgebühr an) – und deine Kund:innen automatisch an gebuchte Termine erinnern
Doodle
Das Schweizer Terminbuchungs-Tool Doodle dürfte vielen von euch bekannt sein. Mit diesem Tool kannst du Buchungsseiten erstellen, Terminerinnerungen einrichten und dank der Gruppenumfragen-Funktionen auch mit mehreren Personen gleichzeitig Termine planen. Diverse Integrationen sind auch verfügbar, zum Beispiel für Microsoft Teams, Google Meet und Zapier.
Das macht Doodle zu einer guten Calendly-Alternative:
- Gratis Gruppentermine: Bei Doodle hast du die Möglichkeit, entweder 1:1 Meetings mit Kund:innen zu buchen, oder mehrere Personen einer Gruppe hinzuzufügen und dieser dann Termine vorzuschlagen. Das ist bereits mit der kostenlosen Version möglich.
Erfahre hier, wie du im Handumdrehen Meeting-Einladungen versendest.
SimplyBook.me
Die nächste Terminplanungssoftware in unserem Vergleich heißt SimplyBook.me. Auch damit kannst du deinen Terminkalender in deiner Website integrieren, oder aber du leitest Interessent:innen per Link von Social Media oder Google auf deine Buchungsseite weiter.
Neben Standard-Funktionen aus dem Bereich der Online-Terminbuchung wartet diese Calendly-Alternative mit jeder Menge fortgeschrittener Features auf. So kannst du zum Beispiel individuelle Anmeldeformulare und sogar Gutscheine und andere Marketing-Extras erstellen. Die meisten dieser Funktionen sind jedoch erst in den höheren Tarifen erhältlich.
Das macht SimplyBook.me zu einer guten Calendly-Alternative:
- Funktionsumfang: SimplyBook.me bieten einige Funktionen, die es bei Calendly – und vielen anderen Calendly-Alternativen – nicht gibt (z.B. Gutscheine erstellen).
OnceHub (ehemals ScheduleOnce)
Die nächste Calendly-Alternative in unserer Liste ist OnceHub. Das Besondere an diesem Tool ist, dass du damit Terminvorschläge nicht nur auf deiner Buchungsseite anbieten kannst, sondern direkt im Kunden-Chat. Wenn ein Lead also per Live Chat oder Chatbot mit dir kommuniziert und Interesse zeigt, kannst du ihm direkt im Chat einen Termin vorschlagen.
Du solltest jedoch beachten, dass die OnceHub Server in den USA stehen und die Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar ist.
Das macht OnceHub zu einer guten Calendly-Alternative:
- Funktionen: OnceHub bietet eine Reihe interessanter Funktionen an, die du bei Calendly so nicht findest, darunter ein KI-Chatbot, der dich bei der Terminbuchung unterstützt.
Du möchtest dich lieber nach anderen Live Chat Softwares umschauen? Dann hilft dir unser Vergleich vielleicht weiter.
Mixmax
Mixmax ist mehr als nur ein Online-Buchungssystem und sticht auch sonst aus unserem Vergleich heraus. Denn diese Calendly-Alternative ist dafür gedacht, die Funktionalität von Gmail und Outlook zu erweitern. Mit Mixmax kannst du deinen E-Mails einen Terminkalender hinzufügen, über den deine Empfänger:innen mit nur wenigen Klicks Meetings mit dir buchen können.
Darüber hinaus bietet Mixmax Funktionen, die über die Terminvereinbarung hinausgehen. So kannst du mit der Software zum Beispiel E-Mail Tracking betreiben und automatisierte E-Mails einrichten, zum Beispiel für Follow-ups und Erinnerung.
Das macht Mixmax zu einer guten Calendly-Alternative:
- Terminbuchung per Gmail und Outlook: Wenn du Termine am liebsten per E-Mail vereinbarst, aber auf einen virtuellen Terminkalender nicht verzichten möchtest, dann solltest du dir Mixmax näher anschauen.
Setmore
Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Zahlungen, Integrationen: Auch mit Setmore bekommest du ein solides Tool zur Online-Buchung von Terminen. Generell ist das Tool Calendly sehr ähnlich, sowohl was den Funktionsumfang, als auch den Server-Standort USA angeht.
Das macht Setmore zu einer guten Calendly-Alternative:
- 4 kostenlose User: Bei Setmore können bis zu 4 Nutzer:innen auf die kostenlose Version zugreifen
- Zusatzfunktionen: Setmore bietet nützliche Features wie SMS-Erinnerungen und Integrationen mit Tools zur Zahlungsabwicklung schon ab $ 5/Monat. Bei Calendly zahlst du für die Integration von Stripe oder PayPal das Doppelte.
Chili Piper
Chili Piper ist ein Tool, das vor allem im Sales-Bereich genutzt wird und dessen Kernkompetenz es ist, Leads in Kund:innen zu konvertieren. Eine Option, online Termine zu buchen, gibt es bei Chili Piper auch – dank eines Feature namens ChiliCall.
Bei der Terminbuchung mit Chili Piper hast du einige interessante Möglichkeiten, die bei Calendly fehlen. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass wichtige Leads priorisiert Termine mit dir buchen können.
Das macht Chili Piper zu einer guten Calendly-Alternative:
- Sales-Fokus: Diverse nützliche Features für Sales Teams, z.B. automatische Weiterleitung von Leads an bestimmte Vertriebsmitarbeiter:innen
Du suchst noch nach einer geeigneten Videokonferenz-Software? Dann interessiert dich vielleicht unser Artikel zu den besten Zoom-Alternativen.
Youcanbook.me
Das letzte Tool in unserem Vergleich der Calendly-Alternativen ist wieder eine reine Terminbuchungs-Software. Mit dem Tool des britischen Anbieters Youcanbook.me kannst du Buchungsseiten einrichten, E-Mail- und SMS-Erinnerungen an Leads und Kund:innen senden und deine Kalender, dein CRM oder deine Social-Media-Kanäle verknüpfen. Auch bei diesem Tool sind die Unterschiede zu Calendly eher gering.
Das macht Youcanbook.me zu einer guten Calendly-Alternative:
- Benutzerfreundlichkeit: Youcanbook.me hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die sich vorwiegend an kleine Unternehmen richtet – diese ist jedoch nur auf Englisch verfügbar.
Welche Calendly-Alternative passt zu mir?
Du siehst also: Wenn du nach einer Calendly-Alternative suchst, hast du oft die Qual der Wahl. Wie du im Dschungel der Terminplanungs-Softwares dennoch den Überblick behältst und eine Calendly-Alternative wählst, die wirklich zu dir passt? Ganz einfach: Mit unserer Checkliste!
1. Funktionsumfang: Was soll mein Tool können?
- Wofür willst du das Tool nutzen? Definiere im Vorfeld deine spezifischen Anforderungen.
- Willst du eine Buchungsseite in deine Website einbetten, oder geht es dir darum, deinen E-Mail-Kontakten einen virtuellen Terminkalender mitzuschicken, in den sich diese eintragen können?
- Legst du Wert auf eine Vielzahl ausgefeilter Funktionen, oder reichen dir grundlegende Terminbuchungs-Features aus?
2. Plugins: Welche Tools will ich verknüpfen?
- Lässt sich das Tool mit Softwares verknüpfen, mit denen du täglich arbeitest?
- Nützliche Integrationen sind zum Beispiel: CRM-Systeme (Brevo, HubSpot, Salesforce etc.), Newsletter Softwares (Brevo, Mailchimp etc.), CMS (z.B. WordPress), Kalender (Google Kalender, iCloud-Kalender etc.)
- Falls du über dein Tool auch Zahlungen abwickeln willst, solltest du dir Integrationen mit PayPal, Stripe und Co. näher anschauen.
- Suchst du noch nach weiteren Marketing- und Vertriebstools, kann eine All-in-One-Plattform Sinn machen, über die du z.B. E-Mail Marketing, Terminbuchungen und Vertriebsaktivitäten steuern kannst. So bleibt dir das Hin und Her zwischen verschiedenen Tools erspart.
3. Zugänge: Wie viele Personen sollen mit meinem Tool arbeiten?
- Viele Calendly-Alternativen werden teurer, je mehr User auf das Tool zugreifen beziehungsweise je mehr Kalender du mit deinem Tool synchronisierst.
- Stell dir deshalb bereits zu Beginn die Frage, wie viele Zugänge du benötigst.
4. Datenschutz: Wie wichtig ist mir die Einhaltung der DSGVO?
- Wenn du Wert auf eine DSGVO-konforme Calendly-Alternative legst, solltest du auf einen Server-Standort innerhalb der EU achten.
- Außerdem solltest du dir die individuellen Datenschutzbestimmungen der Anbieter durchlesen und dann entscheiden, ob die Softwares deinen Ansprüchen an den Datenschutz genügen.
5. Lokalisierung: Benötige ich eine deutsche Benutzeroberfläche?
- Eine deutsche Benutzeroberfläche und ein deutschsprachiger Support können helfen, das Tool intuitiver zu bedienen.
Fazit: Calendly-Alternativen finden – darauf kommt es an
Ein Tool zur Online-Terminbuchung nimmt dir und deinen (potentiellen) Kund:innen jede Menge Arbeit ab. Außerdem verschafft es dir einen Wettbewerbsvorteil: In einer Forsa-Umfrage sagten 38 % der Befragten, sie würden sich bei der Wahl eines Unternehmens eher für jenes entscheiden, das eine Online-Terminvergabe anbietet.
Ganz gleich, ob du ein kleines Start-up oder ein gewachsenes Unternehmen bist – wenn du regelmäßig Termine an Leads und Kund:innen vergibst, macht die Nutzung einer solchen Software also definitiv Sinn.
Die gute Nachricht: Die meisten unserer Calendly-Alternativen bieten dauerhaft kostenlose Versionen an. So kannst du in Ruhe testen, welches Tool dir am besten gefällt. Wie wäre es zu Beginn mit einem kostenlosen Brevo Account?
Dieser Beitrag wurde zuletzt am 12.08.2025 aktualisiert.
