WhatsApp ermöglicht seinen Nutzer:innen, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Trotzdem kann es vorkommen, dass du nicht direkt zur Stelle bist, wenn dir jemand eine WhatsApp-Nachricht schickt. Vor allem, wenn du den Messenger-Dienst in deinem Unternehmen zur Kundenkommunikation nutzt, kann das zum Problem werden – denn deine Kund:innen erwarten schnelle Antworten.
Eine automatische Antwort, wie man sie von E-Mail-Programmen kennt, käme da gelegen! Tatsächlich ist es möglich, bei WhatsApp solche Nachrichten zu erstellen. Wir erklären, wie es funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
Drei verschiedene WhatsApp-Anwendungen
Wie du bei WhatsApp automatische Antworten hinterlegen kannst, hängt davon ab, welche WhatsApp-Anwendung du benutzt. Denn es gibt nicht nur das eine WhatsApp. Zum einen ist da die Anwendung zum Privatgebrauch, die viele von euch wahrscheinlich zum chatten mit Freund:innen und Verwandten benutzen. Diese besitzt keine integrierte Autoresponder-Funktion. Das heißt, um automatische Antworten einzurichten, musst du eine weitere App benutzen.
Möchtest du WhatsApp jedoch für Marketing, Sales und Kundenservice nutzen, dann solltest du dafür eine extra auf Unternehmen zugeschnittene App namens WhatsApp Business einrichten. Die Anwendung eignet sich für sehr kleine Unternehmen und ermöglicht diesen zum Beispiel, virtuelle Produktkataloge zu erstellen, mit Kund:innen zu chatten – und eben auch, automatisierte Antworten zu hinterlegen. Aber dazu gleich mehr.
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Eine dritte Möglichkeit für die Nutzung von WhatsApp ist die sogenannte WhatsApp Business API (kürzlich umbenannt in WhatsApp Business Platform). Dabei handelt es sich nicht um eine App, sondern um eine technische Schnittstelle, die deinen WhatsApp Account mit einer professionellen Marketing Software verbindet. Über diese Software kannst du dann im großen Stil WhatsApp Newsletter verschicken, Kundenfragen beantworten und mehr.
Diese Lösung ist vor allem für mittlere und große Unternehmen ideal. Auch mit der API kannst du automatische Antworten einrichten. Um Zugang zur API zu erhalten, benötigst du einen sogenannten Business Solution Provider, zum Beispiel Brevo (ehemals Sendinblue).
Private WhatsApp-Nachrichten mit AutoResponder beantworten
Wenn du die private App verwendest und deinen Kontakten auf WhatsApp automatisch antworten möchtest, brauchst du dafür eine Drittanbieter-App, zum Beispiel „AutoResponder für WhatsApp”. Diese gibt es bislang allerdings nur für Android Smartphones. Und so richtest du automatische Antworten mit der kostenlosen AutoResponder App ein:
- Installiere die App aus dem Google Play Store.
- Gewähre der Anwendung per Klick auf den Schalter neben „AutoResponder für WhatsApp” Zugriff auf deine Benachrichtigungen. Klicke dann auf „Zulassen”.
- Klicke nun auf das Plus-Symbol unten rechts. Jetzt kannst du deine Antwort eintippen, die du automatisieren willst und einstellen, wann diese gesendet werden soll.
- Willst du nur für bestimmte Nachrichten automatisierte Antworten einrichten, dann kannst du hier festlegen, welche das sein sollen. Wähle dafür „Ähnlichkeitsübereinstimmung” aus und hinterlege Begriffe, bei denen automatisch eine Nachricht versandt werden soll. Willst du auf alle eingehenden Nachrichten automatisch antworten, wähle „Alle” aus.
- Außerdem kannst du entscheiden, an welche deiner WhatsApp-Kontakte die automatische Antwortnachricht gesendet werden soll.
- Jetzt musst du deine Einstellungen nur noch per Klick auf den Haken bestätigen.
Diese Option ist nützlich, wenn du beispielsweise im Urlaub bist und deine WhatsApp-Nachrichten nicht oder nur unregelmäßig liest. Solltest du WhatsApp für geschäftliche Zwecke nutzen, benötigst du dafür allerdings WhatsApp Business – denn die gewerbliche Nutzung der privaten App ist untersagt!
Lies auch, wie du sowohl privat als auch geschäftlich Massenmails mit WhatsApp versenden kannst.
Automatische Antworten mit WhatsApp Business verschicken
Wenn du WhatsApp Business nutzt und deinen Kund:innen automatisiert antworten willst, hast du es leichter als die Nutzer:innen der privaten Anwendung. Denn bei WhatsApp Business ist die Funktion „Abwesenheitsnachrichten einrichten” bereits integriert! Und so funktioniert’s:
- Öffne WhatsApp Business und klicke auf die drei Punkte oben rechts, um zu den Einstellungen zu gelangen.
- Gehe zu Unternehmenstools > Abwesenheitsnachricht.
- Klicke auf den Schalter, um Abwesenheitsnachrichten zu aktivieren.
- Gib deine Nachricht ein.
- Klicke auf „Zeitplan”, um festzulegen, wann du deine automatische Antwortnachrichten versenden willst. Du hast die Wahl zwischen „Immer”, „Eigener Zeitplan” und – sofern du Geschäftszeiten in deinem Unternehmensprofil hinterlegt hast – „Außerhalb der Geschäftszeiten”.
- Wähle schließlich noch aus, ob du die automatisierte Antwort an alle oder spezifische Kontakte senden willst.
3 Beispiele für automatische Antworten, die gut ankommen
Das Einrichten von automatischen Antworten geht schnell und ist vor allem für Unternehmen eine wichtige Funktion. Um ihr volles Potential zu entfalten, sollten deine Antworten treffend formuliert sein. Wir geben dir 3 Tipps zum Formulieren automatischer WhatsApp-Nachrichten.
Opt-in-Nachricht
In der Kundenkommunikation ist die DSGVO ein wichtiges Thema. Das gilt auch für WhatsApp. Selbst wenn du die Handynummer deiner Kund:innen besitzt, ist es wichtig, dass diese ausdrücklich damit einverstanden sind, von dir über WhatsApp kontaktiert zu werden.
Auf Nummer sicher gehst du, wenn du Kund:innen, die dein Unternehmen erstmalig über WhatsApp anschreiben, eine automatisierte Antwort in Form einer Opt-in-Nachricht schickst. In dieser kannst du deine Kund:innen bitten, dir eine Nachricht mit Inhalten wie „Start” oder „OK” zu schreiben. Zum Beispiel:
“Schön, dass du uns kontaktierst! Damit wir mit dir chatten können, antworte bitte mit „OK” auf diese Nachricht”.
Übrigens: In unserem Blog-Artikel erfährst du, wie du WhatsApp Business DSGVO-konform nutzen kannst.
Abwesenheitsnotiz
Dieses Szenario ist ein Klassiker: Ein:e Kund:in schreibt deinem Unternehmen eine Nachricht, erreicht dich aber außerhalb deiner Arbeitszeiten. Du willst natürlich sicherstellen, dass deine Kund:innen wissen, dass ihre Nachricht angekommen und schnellstmöglich bearbeitet wird. Wie wäre es mit dieser Antwort:
“Hallo! Sie erreichen uns außerhalb unserer Geschäftszeiten – das macht aber nichts. Antworten Sie einfach auf diese Nachricht und wir kümmern uns so schnell wie möglich um Ihr Anliegen”.
Nachricht vom Kundenservice
Ganz ähnlich sieht es aus, wenn einer deiner Kund:innen sich an deinen Kundenservice wendet. Nicht immer können Kundenfragen sofort im Live Chat beantwortet werden. Trotzdem sollen deine Kund:innen natürlich wissen, dass du dich um sie kümmerst. Eine automatische Antwort wie diese vermittelt das:
“Hallo! Unsere Mitarbeiter:innen haben gerade alle Hände voll zu tun. Wir sind gleich bei Ihnen! P.S: Haben Sie sich schon auf unserer FAQ-Seite umgeschaut? Vielleicht hilft Ihnen diese in der Zwischenzeit weiter.”
Andere automatisierte Nachrichten mit WhatsApp Business verschicken
Wie du siehst, sind automatische WhatsApp-Antworten ganz schön vielfältig. Aber wusstest du, dass Abwesenheitsnachrichten und Co. nicht die einzigen Mitteilungen sind, die du auf WhatsApp hinterlegen kannst? Diese Nachrichten kannst du außerdem automatisieren:
Begrüßungsnachrichten
Bevor du dich in eine Unterhaltung mit deinen Kund:innen stürzt, solltest du sie erst einmal Willkommen heißen. Das musst du nicht etwa händisch tun – auch Begrüßungsnachrichten kannst du automatisieren. Dafür klickst du in deinem WhatsApp Business Account wieder auf die drei Punkte und dann auf „Unternehmenstools”. Anstatt auf „Abwesenheitsnachricht” klickst du nun auf „Begrüßungsnachricht”. Dann gehst du wie beim Erstellen einer Abwesenheitsnachricht vor. Eine Willkommensnachricht könnte zum Beispiel so aussehen:
“Hallo! Schön, dass du bei uns bist! Womit können wir dir heute weiterhelfen?”
Quelle: WhatsApp
Schnellantworten für Standardfragen
Wer sagt, dass automatisierte Nachrichten nur zur Begrüßung oder Zeitüberbrückung eingesetzt werden können? In manchen Fällen kannst du beispielsweise auch Kundenfragen komplett automatisiert beantworten. So kann es sich für dich lohnen, automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen zu hinterlegen – zum Beispiel Fragen nach Öffnungszeiten oder der Adresse deines Unternehmens. Hast du dein Unternehmensprofil vollständig ausgefüllt, erstellt WhatsApp solche Schnellantworten sogar selbst.
Quelle: WhatsApp
Wenn du Schnellantworten selbst einrichten willst, klicke wieder auf die drei Punkte > Unternehmenstools > Schnellantworten. Klicke dann auf das Plus und verfasse deine Nachricht. Zum Schluss musst du noch ein Tastaturkürzel auswählen, mit dem du deine Nachricht in Zukunft schnell verschicken kannst.
Wenn du auf hinterlegte Schnellantworten zugreifen willst, klicke in einem Chat auf Anhängen > Schnellantworten und wähle dann eine Vorlage aus.
Auch E-Mails kannst du automatisieren. Wie wäre es zum Beispiel mit einer automatisierten Willkommens-Mail oder einer Mail mit Geburtstagswünschen?
Mit WhatsApp automatische Antworten einrichten: Auf die Anwendung kommt es an
Im Prinzip ist das Einrichten automatischer Antworten auf WhatsApp simpel. Wie simpel, das hängt davon ab, ob du WhatsApp privat oder geschäftlich nutzt. Nutzer:innen von WhatsApp Business haben es am einfachsten: Sie können automatische Antworten ganz leicht in der App hinterlegen.
Wenn du die WhatsApp Business API nutzt, hast du sogar noch mehr Möglichkeiten, Nachrichten zu automatisieren. Sofern dein Business Solution Provider diese Funktion unterstützt, kannst du sogar deinen eigenen Chatbot einrichten!
WhatsApp ist in deinem Unternehmen ein wichtiges Thema? Dann interessiert dich vielleicht unsere Blog-Artikel rund um WhatsApp Business:
- WhatsApp für Unternehmen: Das kannst du mit dem Messenger alles machen
- Der ultimative Whatsapp Business Guide
- WhatsApp Business Web: So chattest du auf dem Desktop
