Wenn du WhatsApp Business in deinem Unternehmen einsetzt, dann wahrscheinlich, um Kund:innen Fragen zu beantworten und WhatsApp Marketing zu betreiben. Das alles alleine von deinem eigenen Smartphone aus zu stemmen, ist zeitaufwändig.
Zum Glück gibt es die Möglichkeit, WhatsApp Business auf mehreren Geräten zu installieren und diese miteinander zu verknüpfen. So können mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig über deinen Unternehmens-Account kommunizieren und du musst dein Handy nicht herumreichen.
Wie du WhatsApp Business auf 2 Handys oder mehr verwendest, zeigen wir dir in diesem Artikel.
Option 1: So nutzt du WhatsApp Business auf bis zu 5 Geräten
Wenn du WhatsApp Business auf bis zu 5 Endgeräten nutzen willst, ist das relativ unkompliziert möglich – denn dafür gibt es bei WhatsApp die sogenannte Multi-Device-Funktion. Um diese zu nutzen, brauchst du ein Smartphone, das als dein Hauptgerät dient und auf dem WhatsApp Business installiert ist.
Anschließend kannst du bis zu 4 weitere Geräte verknüpfen – das können weitere Handys, aber auch Computer oder Tablets sein. Das gilt übrigens nicht nur für die WhatsApp Business App, sondern auch für die private Anwendung.
Du hast WhatsApp Business noch nicht eingerichtet? Hier erfährst du, wie es geht.
Multi-Device-Funktion aktivieren
Und so nutzt du WhatsApp Business auf mehreren Geräten:
Schritt 1: Öffne WhatsApp auf deinem Smartphone.
Schritt 2: Klicke auf die drei Punkte oben rechts (Android) bzw. auf „Einstellungen” (iOS) und navigiere zu „Verknüpfte Geräte”. Klicke nun auf „Gerät hinzufügen”. Wenn du ein iPhone verwendest, musst du den Handy nun entsperren.
Schritt 3: Öffne WhatsApp auf dem Gerät, das du verknüpfen möchtest. Das geht per Browser (WhatsApp Web) oder indem du dir die App herunterlädst. Die App gibt es sowohl für Mobilgeräte, als auch für den PC (WhatsApp Desktop).
Schritt 4: Auf deinem anderen Gerät wird nun ein QR-Code angezeigt. Scanne diesen nun mit deinem Smartphone. Fertig!
Multi-Device-Funktion deaktivieren
Du willst ein neues Gerät mit deinem WhatsApp Account verknüpfen? Solltest du bereits 4 zusätzliche Geräte mit deinem Haupt-Smartphone verbunden haben, musst du dafür zuerst ein bereits verknüpftes Gerät entfernen.
Dafür navigierst du erneut zu „Verknüpfte Geräte” in deinen WhatsApp-Einstellungen, klickst auf das Gerät, das du entfernen möchtest, und dann auf „Abmelden”. Jetzt kannst du dein neues Gerät verbinden. Folge dafür einfach den Schritten im vorherigen Abschnitt.
Wusstest du schon? Seit neuestem haben einige WhatsApp Business User die Option, von der kostenlosen App auf ein kostenpflichtiges WhatsApp-Premium-Abo mit erweiterten Funktionen umzusteigen. Mit WhatsApp Business Premium ist es dir unter anderem möglich, die App auf bis zu 10 Geräten gleichzeitig zu nutzen. WhatsApp Premium ist derzeit jedoch nur für einige Tester:innen und in bestimmten Ländern verfügbar.
Erfahre hier, wie Unternehmen WhatsApp gewinnbringend einsetzen können.
Option 2: So nutzt du WhatsApp Business auf 5+ Geräten
Für kleine Unternehmen mögen 5 Geräte ausreichen, um zeitnah auf alle Kundenanliegen zu antworten und in großem Stil WhatsApp Newsletter und Co. zu verschicken. In mittleren und großen Unternehmen wird das jedoch schwieriger.
Was ist also, wenn du mehr als 5 Geräte mit einem einzigen WhatsApp-Business-Konto nutzen willst? Die gute Nachricht: Das geht. Dafür musst du der kostenlosen Business App jedoch den Rücken kehren und stattdessen auf die sogenannte WhatsApp Business Platform, auch WhatsApp Business API genannt, zurückgreifen. Was es damit auf sich hat und wie du Zugang zur API bekommst, verraten wir dir jetzt.
Zugang zur WhatsApp Business Platform (API) bekommen
Die WhatsApp Business API ist eine technische Schnittstelle, die dein WhatsApp-Unternehmensprofil mit einer externen Software verbindet. Im Gegensatz zur kostenfreien WhatsApp Business App wird die API nicht von deinem Smartphone aus gesteuert.
Stattdessen chattest du über deinen Computer – genauer gesagt über die Software eines autorisierten Drittanbieters, auch WhatsApp Business Solution Provider (BSP) genannt. Das gute daran: Bei der Kundenkommunikation über die WhatsApp Business Platform gibt es keine Gerätebeschränkungen mehr. Es können also beliebig viele Mitarbeiter:innen über einen einzigen Unternehmens-Account chatten.
Und so bekommst kannst du die WhatsApp Business Platform nutzen:
Schritt 1: Finde einen geeigneten Business Solution Provider, z.B. Brevo.
Schritt 2: Erstelle oder verknüpfe einen WhatsApp Business Account mit deinem BSP.
Schritt 3: Lass dein Profil von Meta verifizieren. Auch das läuft über deinen BSP ab.
Schritt 4: Erstelle und verschicke deine erste Nachricht!
WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen: Welche Option ist die beste?
Du siehst also: Wenn du WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen willst, hast du zwei Optionen. Welche davon du wählen solltest, hängt vor allem davon ab, wie viele Geräte du verknüpfen willst: Sind es mehr als 4 (+ 1 Haupt-Smartphone), musst du entweder auf das (noch nicht überall verfügbare) WhatsApp Business Premium Abo umsteigen, oder dir einen BSP suchen. Warum die letztere Option in den meisten Fällen die bessere ist, erklären wir dir jetzt.
Unbegrenzte Gerätezahl
Wie bereits angesprochen, kannst du bei Nutzung der API WhatsApp Business auf beliebig vielen Geräten nutzen. So können mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig mit deiner Kundschaft in Kontakt treten. Nutzt du hingegen die klassische WhatsApp Business App, musst du deine Geräte herumreichen, falls einer deiner Mitarbeiter:innen mit WhatsApp-Zugang beispielsweise im Urlaub ist.
Mehr Funktionen
Wenn du WhatsApp Business auf mehreren Geräten verwenden willst, solltest du dir einiger Einschränkungen bewusst sein. So kannst du auf deinen verknüpften Geräten keine WhatsApp Broadcast-Listen erstellen, also keine Massennachrichten versenden. Das ist äußerst unpraktisch, denn viele Unternehmen nutzen WhatsApp Business, um WhatsApp Newsletter an ihre Kundschaft zu verschicken. Und auch das Teilen von Live-Standorte und Statusmeldungen auf ist nur mit deinem Hauptgerät möglich.
Bei Nutzung der WhatsApp Business Platform musst du nicht mit Einschränkungen rechnen. Im Gegenteil: Häufig gewinnst du durch deinen BSP eine Vielzahl nützlicher Funktionen hinzu. Über den BSP Brevo (ehemals Sendinblue) kannst du beispielsweise nicht nur deine WhatsApp Chats verwalten, sondern auch deine Instagram-, Facebook- und Live-Chat-Nachrichten. Außerdem kannst du mit der Software benutzerdefinierte Automation Workflows erstellen.
Unbegrenztes Nachrichtenvolumen
Wusstest du, dass du mit der Broadcast-Funktion von WhatsApp eine Nachricht lediglich an maximal 256 Kontakte auf einmal schicken kannst? Der Kundenservice über WhatsApp oder der Versand von Marketing-Kampagnen ist damit nur im kleinen Rahmen möglich.
Mit der WhatsApp API kannst du währenddessen mit so vielen Kontakten gleichzeitig chatten, wie du möchtest. Der Versand von WhatsApp Newslettern an Hunderte – oder sogar Tausende – Personen ist somit problemlos möglich.
DSGVO-konform
Die DSGVO geht alle Unternehmen etwas an, die personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen verarbeiten. Wenn du letztere über WhatsApp kontaktierst, dann gehörst auch du dazu.
Das Problem: Wenn du die WhatsApp Business App nutzt, synchronisiert diese automatisch alle Kontakte, die du auf deinem Telefon gespeichert hast – unter anderem auch die Daten von Kund:innen, die der Datenübertragung an WhatsApp nicht zugestimmt haben. Die Zustimmung ist laut DSGVO jedoch ein Muss.
Ebenfalls problematisch: Die automatische Backup-Funktion von WhatsApp Business. Ist diese aktiviert, werden Chat-Verläufe von deinem Smartphone unverschlüsselt in der Google oder Apple Cloud gespeichert. Theoretisch ist es dadurch möglich, dass Unbefugte auf die Chat-Verläufe mit deinen Kund:innen zugreifen können.
Diese Schwachstellen gibt es bei der WhatsApp Business Platform nicht, da es sich dabei um keine Smartphone App handelt. Noch ein Vorteil: Kundendaten werden hier nicht von WhatsApp gespeichert, sondern von deinem Business Solution Provider. Wenn du dich also für einen Anbieter entscheidest, der deine Datenschutzansprüche voll erfüllt – zum Beispiel einen Provider mit Server-Standort innerhalb der EU – bist du rechtlich auf der sicheren Seite.
Noch mehr Details zur DSGVO-konformen Nutzung von WhatsApp kannst du hier nachlesen.
WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen: Am besten mit der API
WhatsApp Business auf mehreren Handys, Computern oder Tablets zu nutzen, macht einfach Sinn. Denn selbst, wenn dein Unternehmen noch am Anfang steht, wirst du nicht immer die Zeit haben, persönlich mit deinen Kund:innen zu chatten.
Generell hast du zwei Optionen, um WhatsApp Business auf mehreren Geräten zu verwenden: entweder, du entscheidest dich für die Multi-Geräte-Funktion der kostenlosen App, oder du nutzt die kostenpflichtige WhatsApp Business Platform (API). Einzelne Personen haben außerdem eine dritte Möglichkeit: Sofern verfügbar, kannst du dir auch WhatsApp Business Premium holen und damit bis zu 9 Geräte mit deinem Hauptgerät verknüpfen.
Hier ein kurzer Überblick, wie sich die Optionen voneinander unterscheiden:
| WhatsApp Business | WhatsApp Business Premium | WhatsApp Business Platform (API) | |
|---|---|---|---|
| Maximale Geräteanzahl (inkl. Hauptgerät) | 5 | 10 | unbegrenzt |
| Unbegrenzt viele Nachrichten gleichzeitig verschicken | ❌ | ❌ | ✅ |
| DSGVO-konform* | ❌ | ❌ | ✅ |
| Voller Funktionsumfang auf verknüpften Geräten | ❌ | ❌ | ✅ |
*im Bezug auf Marketing- und Kundensupport-Aktivitäten
Insgesamt kannst du bei allen oben genannten WhatsApp-Business-Anwendungen mehrere Geräte verknüpfen. Aufgrund ihrer erweiterten Funktionen und Datenschutzkonformität ist die WhatsApp Business Platform (API) für viele Unternehmen jedoch die beste Wahl.
Du hast dich für die WhatsApp Business Platform (API) entschieden? Dann erstelle dir noch heute deinen Brevo Account und verschicke WhatsApp-Nachrichten im großen Stil!
